T HÔNG TIN CHUNG DOANH NGHIỆP
Tên: Công ty TNHH Sản xuất Kinh doanh Trường Tín
Địa chỉ văn phòng: Khu B, KCN Sông Công I, P Bách Quang, TP Sông Công, Thái Nguyên
Số nhà máy sản xuất: 01
Số lượng cán bộ công nhân viên: 150
Thời gian làm việc: 300 ngày/năm
Sản phẩm: Kìm các loại, dao băm gỗ, dao phay định hình
Sản lượng: 1.500.000 sản phẩm/năm
Tên các phân xưởng, khu vực chính: CNC, ngành 1, ngành 2, ngành 4, kho, văn phòng
Thị trường: nội địa và xuất khẩu sang Đài Loan, Mỹ
Hệ thống quản lý đang được áp dụng: ISO 9001:2015
H IỆN TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HÀNH 5S
Công ty TNHH Sản xuất Kinh doanh Trường Tín đã tham gia chương trình hướng dẫn thực hành 5S của Bộ Công Thương từ tháng 6 năm 2017, thông qua mạng lưới tư vấn Đây là doanh nghiệp chưa triển khai thực hành 5S trước đó Sau khi tiếp nhận phiếu đăng ký, đoàn tư vấn đã thực hiện phỏng vấn qua điện thoại để xác nhận nhu cầu và mục tiêu của công ty, sau đó tiến hành khảo sát và đánh giá tiềm năng triển khai 5S, từ đó đưa ra các kết quả đánh giá chính.
Nhà máy có tiềm năng lớn để cải thiện quy trình hướng dẫn và triển khai thực hiện Hiện tại, máy móc và nền xưởng vệ sinh chưa đạt tiêu chuẩn, trong khi nguyên liệu và dụng cụ được sắp xếp không hợp lý, gây lãng phí thời gian tìm kiếm Bên cạnh đó, một số vị trí trong nhà máy đang tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn lao động.
S4-S5 có khả năng hướng dẫn và triển khai tiêu chuẩn hóa, đào tạo và tái đào tạo về 5S, đồng thời khuyến khích thực hiện 5S trong tổ chức Để nâng cao hiệu quả, cần xây dựng và áp dụng cơ chế đánh giá định kỳ hoặc đột xuất nhằm đảm bảo sự tuân thủ và cải tiến liên tục.
Ban lãnh đạo nhận thức được sự cần thiết của 5S, sẵn sàng đầu tư nguồn lực cũng như quyết tâm thực hiện 5S thành công
Dựa trên nguồn lực, thời gian và ưu tiên của doanh nghiệp, chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S được thiết lập với mục tiêu và thời gian cụ thể.
Mục tiêu chung: Tổ chức và duy trì thực hiện 5S có hiệu quả tại phạm vi triển khai 5S, đạt được chứng nhận của Bộ Công Thương
Mục tiêu cụ thể: Giảm diện tích sử dụng mặt bằng; Cải thiện việc quản lý công cụ sản xuất, nguyên vật liệu, bán thành phẩm;
Phạm vi thực hiện: Toàn bộ công ty
Thời gian thực hiện từ tháng 7/2017 đến tháng 9/2018
H OẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI
Hoạt động hướng dẫn triển khai 5S được thực hiện tại doanh nghiệp bao gồm 6 giai đoạn chính với mục tiêu sau
Giai đoạn 1 của quá trình triển khai 5S là giai đoạn chuẩn bị, trong đó tư vấn và doanh nghiệp sẽ thống nhất về mục tiêu chi tiết, phương thức tổ chức và phân định trách nhiệm cho các bên liên quan Đồng thời, các phòng ban liên quan cũng sẽ được thông báo về kế hoạch này Tùy thuộc vào cách thức quản lý của từng doanh nghiệp, ban 5S có thể được thành lập ngay trong giai đoạn này hoặc sẽ được thiết lập ở giai đoạn 2.
Giai đoạn 2: Khởi động là bước quan trọng trong việc triển khai chương trình 5S tại doanh nghiệp Tư vấn tổ chức các buổi tập huấn về 5S theo nhu cầu của doanh nghiệp, hỗ trợ phát động phong trào 5S và thực hiện mẫu tại một khu vực cụ thể Tùy thuộc vào yêu cầu, một số doanh nghiệp có thể cần đào tạo cho Ban 5S, khu vực mẫu hoặc toàn bộ cán bộ công nhân viên Trong giai đoạn này, tư vấn cũng hướng dẫn ban hành quy chế 5S và quy chế khen thưởng 5S, tạo nền tảng cho việc triển khai hoạt động 5S hiệu quả.
Giai đoạn 3 trong quy trình 5S tập trung vào việc thực hiện 3S, trong đó Ban 5S và cán bộ công nhân viên được tư vấn và hướng dẫn triển khai 3S tại các khu vực mục tiêu Tư vấn cung cấp tài liệu và hướng dẫn, đồng thời ghi nhận kết quả 3S ban đầu Giai đoạn này cũng bao gồm việc lồng ghép các cơ chế theo dõi, khuyến khích việc lập kênh thông tin nội bộ để trao đổi các vấn đề quản lý trực quan hàng ngày, tạo nền tảng cho các hoạt động duy trì trong các giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 4 bao gồm việc đánh giá 3S và hướng dẫn 2S, trong đó tư vấn đóng vai trò đánh giá độc lập nhằm hỗ trợ các khu vực tiếp tục cải tiến 5S Giai đoạn này cũng hướng dẫn thiết lập hệ thống đánh giá nội bộ thông qua biểu mẫu đánh giá, từ đó giúp duy trì hiệu quả 5S tại doanh nghiệp.
Giai đoạn 5 của quy trình 5S là thực hiện 2S sau, trong đó ban 5S sẽ tiến hành thử nghiệm và đánh giá tại các tổ thực hiện 5S Để đảm bảo tính trung lập và hỗ trợ hiệu quả, tư vấn viên sẽ tham gia trực tiếp vào các nhóm thảo luận triển khai 5S, giúp ban 5S duy trì hoạt động sau khi chương trình kết thúc Trong quá trình đánh giá, các tiêu chí không phù hợp hoặc thiếu công bằng sẽ được điều chỉnh để nâng cao hiệu quả của chương trình.
Giai đoạn 6 của quy trình 5S bao gồm việc thực hiện đánh giá và lập hồ sơ cấp chứng nhận Trong giai đoạn này, các chuyên gia sẽ theo dõi kết quả thông qua các kênh trao đổi nội bộ và làm việc trực tiếp với ban 5S, đồng thời đánh giá tại hiện trường để xác định mức độ đạt được và động lực duy trì tại doanh nghiệp Thang điểm đánh giá cấp chứng nhận sẽ được chia sẻ với doanh nghiệp để cùng phấn đấu thực hiện Nếu sau đánh giá, doanh nghiệp vẫn còn nhiều điểm cần cải tiến, các chuyên gia sẽ tiếp tục tư vấn và hỗ trợ để đạt được kết quả quản lý trực quan bền vững, đặc biệt là duy trì hệ thống 5S, trước khi đề xuất Bộ Công Thương cấp chứng chỉ.
Thời gian và nội dung triển khai cụ thể tại doanh nghiệp như sau:
Bảng 2 Các bước triển khai 5S
Mục tiêu/ nội dung Thời gian Phạm vi/Đối tượng
1 Chuẩn bị: Xác định mục tiêu, phạm vi triển khai, cách thức triển khai, chuẩn bị nguồn lực
2 Khởi động: Đào tạo 5S, tuyên truyền 5S, tổ chức lễ phát động 5S
T9-T11/2017 Toàn bộ CB-CNV công ty
Toàn bộ CB-CNV công ty
4 Đánh giá 3S và hướng dẫn 2S
5 Thực hiện 2S T6-T9/2018 Toàn bộ công ty
6 Đánh giá thực hiện 5S T9/2018 Toàn bộ công ty
Lập hồ sơ xin cấp chứng nhận của Bộ Công Thương
Doanh nghiệp đã được cấp chứng chỉ của Bộ Công Thương số 5S/2018/DN-09, ngày 30 tháng 9 năm 2018
Chi tiết về quá trình triển khai thực hiện vui lòng liên hệ:
- Tư vấn: Bà Trịnh Thu Hằng, điện thoại: (024) 3641.0746, email: vanphongnscl@gmail.com, info@eprovn.com
- Doanh nghiệp: Ông Nguyễn Văn Liên, Phó Giám đốc, điện thoại 0983.393.289, email: truongtin.tpkhvt@gmail.com
Chương này tóm tắt các kết quả thu được trong quá trình triển khai 5S cũng như các bài học kinh nghiệm tại doanh nghiệp.
T ỔNG QUAN
Kết quả triển khai thực hành tốt 5S đã mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích sau:
Môi trường làm việc trở nên thông thoáng, sạch sẽ và an toàn hơn;
Việc sắp xếp hợp lý nguyên vật liệu, dụng cụ và sản phẩm không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng mà còn giúp quản lý hiệu quả hơn Các biển chỉ dẫn rõ ràng góp phần nâng cao hiệu suất công việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.
Máy móc thiết bị được lau chùi và kiểm tra thường xuyên giúp nâng cao khả năng sẵn sàng trong sản xuất;
Giao thông trong nhà xưởng trở nên an toàn hơn nhờ có các vạch kẻ và biển báo chỉ dẫn;
Nhân viên có ý thức hơn trong việc tuân thủ nội quy của công ty
Kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu khi đăng ký tham gia chương trình của doanh nghiệp hoàn toàn phù hợp với kỳ vọng của cả doanh nghiệp và tư vấn.
Chi tiết các kết quả được trình bày dưới đây.
G IAI ĐOẠN 1: C HUẨN BỊ
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã tiến hành gặp mặt và trao đổi để thực hiện các hoạt động quan trọng như khảo sát chi tiết hiện trạng doanh nghiệp, thống nhất mục tiêu và phạm vi thực hiện 5S, cũng như cách thức tổ chức và phân định trách nhiệm giữa các bên Bên cạnh đó, kế hoạch thực hiện đã được thiết lập và việc lựa chọn thành viên cho Ban 5S cũng đã được thống nhất, đồng thời thông báo cho các phòng ban liên quan.
Giai đoạn này được thực hiện từ tháng 7 đến tháng 9 năm 2017 Dưới đây là các hoạt động chính của giai đoạn này:
- Hoạt động 1: Khảo sát chi tiết hiện trạng doanh nghiêp để xác định các tiềm năng thực hiện 5S được tiến hành trong 2 ngày 3 và 4 tháng 7 năm
Năm 2017, toàn bộ nhà máy bao gồm các khu vực CNC, ngành 1 (sản xuất kìm), ngành 2 (dao cụ, khuôn gá, nhiệt luyện, cơ điện), ngành 4 (rèn dập, tạo phôi), cùng với khu vực kho và văn phòng đã được hoạt động đồng bộ.
Dựa trên hiện trạng và nguồn lực về con người, thời gian cùng tài chính, hai bên đã thống nhất triển khai 5S tại toàn bộ công ty Mục tiêu là duy trì hoạt động 5S và đạt chứng nhận từ Bộ Công Thương Quá trình thống nhất này diễn ra trong một tuần.
- Hoạt động 3: Cách thức tổ chức, trách nhiệm giữa bên tư vấn và doanh nghiệp, lộ trình triển khai 5S được trao đổi và đi đến thống nhất vào ngày 02/8/2017
Doanh nghiệp cần được tư vấn về cách lựa chọn thành viên cho Ban triển khai 5S, đồng thời quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần ban hành quyết định thành lập Ban triển khai 5S để đảm bảo quá trình thực hiện hiệu quả.
Doanh nghiệp cần thông báo rõ ràng về cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên trong Ban triển khai 5S ngay sau khi quyết định thành lập Ban 5S được ban hành Việc này giúp đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò của mình, từ đó thúc đẩy hiệu quả triển khai 5S trong tổ chức.
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 3 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn chuẩn bị
TT Kết quả thực hiện Ghi chú
1 Xác định được mục tiêu và phạm vi triển khai
Hợp đồng tư vấn số 28TT/EPRO/2017 (xem phụ lục 02)
2 Thống nhất cách thức tổ chức, trách nhiệm giữa tư vấn và doanh nghiệp cùng kế hoạch triển khai
Hợp đồng tư vấn số 28TT/EPRO/2017 (xem phụ lục 02)
3 Thành lập Ban triển khai 5S
4 Toàn bộ CB-CNV công ty hiểu về cơ cấu, vai trò, trách nhiệm của các thành viên Ban triển khai 5S
G IAI ĐOẠN 2: K HỞI ĐỘNG
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã tiến hành gặp gỡ và trao đổi để thực hiện các hoạt động quan trọng như tổ chức đào tạo 5S, hướng dẫn tuyên truyền về 5S, cũng như chuẩn bị và phát động phong trào 5S.
Giai đoạn này được thực hiện trong gần 10 tuần, từ 07/9/2017 đến 22/11/2017
So với kế hoạch ban đầu, thời gian thực hiện là đúng tiến độ Dưới đây là các hoạt động chính của giai đoạn này:
Vào ngày 07/09/2017, công ty đã tổ chức thành công hai lớp đào tạo 5S, một lớp dành cho cán bộ chủ chốt và một lớp cho công nhân sản xuất Trước đó, công ty đã chuẩn bị đầy đủ danh sách học viên, lịch đào tạo, phòng học, bàn ghế, máy chiếu và loa đài ít nhất 02 ngày Ngày 08/09/2017, tư vấn đã hướng dẫn Ban 5S thực hiện 3S tại hiện trường, giúp công ty tự thực hiện đào tạo 5S cho số cán bộ công nhân viên còn lại.
Hoạt động chuẩn bị các công cụ tuyên truyền 5S diễn ra từ ngày 09/9/2017 đến 18/9/2017, nhằm tư vấn và hướng dẫn doanh nghiệp trong việc tạo ra các công cụ như poster, khẩu hiệu và bảng tin 5S Các công cụ này được tư vấn chi tiết về số lượng, nội dung và quy cách, đồng thời cung cấp một số thiết kế có sẵn để doanh nghiệp có thể lựa chọn một cách nhanh chóng.
Lễ phát động phong trào 5S được chuẩn bị kỹ lưỡng từ ngày 19/9/2017 đến 27/10/2017, với yêu cầu chi tiết về lịch trình, nội dung, nhân sự, địa điểm và các công cụ, dụng cụ cần thiết.
- Hoạt động 4: Tổ chức lễ phát động 5S vào ngày 28/10/2018 Sau lễ phát động tập trung, công ty thực hiện tổng vệ sinh nhà máy
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 4 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn khởi động
TT Kết quả thực hiện Ghi chú
2 01 Bảng tin, 04 khẩu hiệu và 4 poster được treo tại những nơi dễ thấy nhằm tuyên truyền cho mọi người hiểu về 5S
3 Tổ chức lễ phát động 5S thể hiện cam kết của ban lãnh đạo và các CB-CNV công ty trong việc thực hiện 5S
G IAI ĐOẠN 3: T HỰC HIỆN 3S
Trong giai đoạn này, tư vấn viên và doanh nghiệp đã tiến hành gặp gỡ, trao đổi và thực hiện các hoạt động hướng dẫn áp dụng phương pháp 3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) cho toàn bộ công ty.
Giai đoạn này diễn ra từ tháng 10/2017 đến tháng 5/2018, kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu Dưới đây là những hoạt động chính trong giai đoạn này.
Hoạt động 1 bao gồm việc sàng lọc các vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc, với sự tư vấn hướng dẫn doanh nghiệp qua email về cách sử dụng biểu sàng lọc đồ vật và thực hiện gắn thẻ đỏ để làm căn cứ sàng lọc Quá trình này yêu cầu nhiều thời gian do doanh nghiệp sở hữu nhiều máy móc, công cụ và nguyên vật liệu cần được phân loại Thời gian thực hiện sàng lọc diễn ra từ ngày 28/10 đến 21/11/2018.
Vào ngày 22/11/2018, chúng tôi đã tư vấn và hướng dẫn Ban 5S trong việc sắp xếp và làm sạch khu vực dao cụ và khuôn gá Sau đó, công ty đã chủ động tiếp tục sắp xếp và làm sạch các khu vực khác còn lại.
Hoạt động 3 liên quan đến việc chụp ảnh trước và sau để thể hiện hiệu quả của việc thực hiện 3S Tư vấn đã hướng dẫn cán bộ phụ trách chụp ảnh cách ghi nhận hình ảnh qua mẫu và cung cấp hướng dẫn bằng văn bản vào ngày 22/11/2017.
Kết quả chính đạt được:
Hoạt động 5S đã cải thiện đáng kể sự ngăn nắp và sạch sẽ của nhà máy, với các biển thông báo và dấu hiệu định danh rõ ràng cho từng khu vực Công ty yêu cầu tất cả cán bộ công nhân viên dành 10 phút cuối ngày để dọn dẹp nơi làm việc và đã thiết lập tiêu chuẩn 5S Tuy nhiên, do việc di dời bất ngờ vào đầu năm 2018, hoạt động 5S bị gián đoạn và chỉ được tái khởi động vào tháng 5/2018.
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 5 Tổng hợp kết quả đạt được sau giai đoạn Thực hiện 3S
Mẫu gáy file không đồng nhất, sắp xếp không theo trật tự
Thống nhất mẫu gáy file và sắp xếp theo trật tự
Tài liệu và sản phẩm mẫu để lẫn lộn
Tách riêng tài liệu và mẫu, gắn tem nhãn quy định vị trí đặt để
Bàn làm việc bày bừa Thêm giá để tài liệu giúp bàn làm việc gọn gàng hơn
Văn phòn g Ống ghen dây điện thường vỡ Bọc ngoài ống ghen bằng ống nhựa dẻo để hạn chế vỡ ống Văn phòn g
Dây mạng thừa để thành búi mất mỹ quan
Bó gọn dây mạng thừa
Dưới bàn có nhiều đồ không cần thiết, dây mạng không gọn gàng
Loại bỏ những đồ không cần thiết, rút gọn các đoạn dây thừa
Dây điện và dây mạng nhằng nhịt mất mỹ quan
Dây điện, dây mạng đã được đi gọn gàng
Máy in không sạch sẽ do không có lịch vệ sinh và phân công lịch rõ ràng
Nhân viên vệ sinh máy sạch bụi và vết bẩn theo lịch được phân công
Máy tính nhiều bụi Máy in luôn sạch sẽ
Các ổ điện bám nhiều bụi bẩn Ổ điện được lau chùi thường xuyên Văn phòn g
Thùng rác thải sinh hoạt không có nắp đậy
Thay thế thùng các tông bằng thùng rác chuyên dụng
Bàn làm việc không rõ chức năng Bổ sung biển chỉ dẫn rõ ràng
Nhiều đồ vật không cần thiết trong phòng
Loại bỏ các đồ không cần thiết
Văn phòn g Để lẫn các vật dụng không cần thiết, vị trí tài liệu không rõ ràng
Loại bỏ vật không cần thiết, dán nhãn quy định vị trí để tài liệu
Tủ nhiều vết bẩn, không rõ chức năng sử dụng
Lau sạch bụi và phần lớn vết bẩn, dán nhãn quy định đồ dùng chứa trong tủ
Có vòi khí nén ngay lối đi lại gây nguy hiểm
Thay đổi vị trí vòi khí nén, đảm bảo an toàn trong nhà xưởng
Các nóc máy thường không được lau chùi
Máy móc sạch sẽ cả thân máy, nóc máy
Máy móc không được lau chùi sạch sẽ
Máy móc được lau sạch sau mỗi ca làm việc
Xe nâng và xe đẩy sau khi sử dụng không có vị trí để cố định
Kẻ vạch phân định vị trí xe nâng và xe đẩy khi không sử dụng, có biển hiệu nhận biết
Khay hứng dầu bị hở gây bẩn sàn Hàn kín lại khay hứng dầu, lau sạch vết dầu trên nền xưởng
Máy nén khí để tùy tiện do không có vị trí quy định
Dán nhãn quy định vị trí đặt máy nén khí
Máy nhiều bụi bẩn, đồng hồ nhìn không rõ
Máy được làm sạch bụi
Thiết bị nhiều bụi bẩn Thiết bị được vệ sinh sạch sẽ
Quạt điện không được lau chùi thường xuyên, giảm hiệu quả làm mát
Quạt luôn sạch bụi, không có mạng nhện, hoạt động tốt
Không quy định nơi để các xe đẩy nên nhà xưởng rất chật trội
Quy định nơi để xe đẩy để giải phóng không gian nhà xưởng
Tủ dụng cụ mượn kho sắp xếp lộn Sàng lọc, sắp xếp, làm sạch tủ đồng thời dán danh sách vật tư
Trước 5S Sau 5S xộn, nhiều dụng cụ mượn lâu ngoài cánh tủ để quản lý
Sàn bẩn, các nút điều khiển khó phân biệt
Vệ sinh sàn thường xuyên, dán tem chỉ dẫn các nút điều khiển
Dụng cụ để trên bàn máy vừa mất mỹ quan vừa thiếu an toàn
Làm giá treo dụng cụ bên sườn máy
Vật tư/ dụng cụ chưa phân loại tốt Vật dụng dư thừa được loại bỏ và xếp gọn gàng những vật tư còn lại
Nhiều chi tiết máy để trên sàn Sản phẩm và các chi tiết máy có giá để
Khu vực sản phẩm chờ sửa chữa không có biển nhận biết, sản phẩm sắp xếp chưa gọn
Có biển báo hiệu và sắp xếp gọn gàng hơn
Phôi để lộn xộn, không có biển báo
Phôi tận dụng đã được sắp xếp lại và có biển báo
Phoi vương vãi nhiều trên sàn Sử dụng các tấm chắn nhằm ngăn ngừa phoi phát tán
Không rõ chức năng của khu vực Treo biển tên khu vực
Biển báo thùng chứa phôi nung mờ, chưa quy định rõ chỗ để
Vị trí phôi nung đã xác định với biển báo rõ ràng
Không có sự phân biệt giữa sản phẩm đạt và không đạt
Có biển nhận diện nơi để sản phẩm đạt và không đạt
Tài liệu sản xuất không được bảo quản tốt, không quy định chỗ treo
Thiết kế giá treo tài liệu gắn vào máy
Thiếu cảnh báo hóa chất nguy hiểm
Có biển cảnh báo hóa chất rõ ràng
Trước 5S dụng cụ vệ sinh để bừa bãi
Dụng cụ vệ sinh được để gọn tại nơi quy định
Tấm chắn rãnh điện bằng thép có nguy cơ gây mất an toàn điện
Thay tấm chắn rãnh điện đúc bằng bêtông
Vật tư để trong thùng carton khó nhận biết, khó lấy
Sắp xếp vật tư nhỏ vào các khay nhựa, dán mã vật tư nên dễ nhận biết và dễ lấy hơn
Không có biển nhận diện giá đựng vật tư cho các bộ phận
Gắn thêm biển ghi rõ tên vật tư từng bộ phận
Bình gas để tùy tiện do không có vị trí quy định
Khu vực để bình gas đã được sắp xếp gọn gàng và có biển nhận biết
Nhà xưởng không có quy định về lối đi
Kẻ vạch phân định lối đi trong nhà xưởng
Sản phẩm để không có vị trí rõ ràng, nguy cơ mất an toàn cao
Quy định vị trí để sản phẩm và khống chế chiều cao sản phẩm
5S khu vực sản xuất không gọn gàng
Khu vực sản xuất gọn gàng và kẻ vạch phân cách, khu vực đẻ sản phẩm
Thùng rác chắn lối tiếp cận phương tiện PCCC
Sắp xếp lại vị trí thùng rác
Máy lọc nước chưa sạch sẽ, kê không vững
Máy lọc nước được sắp xếp lại có giá kê
Không quy định vị trí đỗ ô tô Quy định rõ vị trí đỗ ô tô
Quá trình triển khai 5S tại Trường Tín diễn ra khá chậm do công ty mất khoảng
Sau 4 tháng tạm ngừng hoạt động 5S do bận rộn với việc di dời sang địa điểm mới, việc triển khai 5S cần được thực hiện trong thời gian ổn định Để đảm bảo hoạt động 5S diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên tránh thực hiện trong giai đoạn mở rộng hoặc thay đổi địa điểm sản xuất.
G IAI ĐOẠN 4: Đ ÁNH GIÁ 3S VÀ HƯỚNG DẪN 2S
Trong giai đoạn này, tư vấn đã tiến hành đánh giá kết quả thực hiện 3S, kiểm tra kết quả đánh giá nội bộ và đưa ra các khuyến nghị Công ty sẽ hoàn thiện những điểm cần khắc phục dựa trên những đánh giá này.
Giai đoạn này được thực hiện vào ngày 22/5/2018, tuy nhiên so với kế hoạch ban đầu, thời gian thực hiện đã bị chậm tiến độ Dưới đây là những hoạt động chính trong giai đoạn này.
Vào ngày 22/5/2018, hoạt động đánh giá việc thực hiện 3S đã được tiến hành tại hiện trường, với sự tư vấn chụp ảnh và đưa ra các khuyến nghị cho những điểm cần cải thiện Để đảm bảo các khuyến nghị này được thực hiện, tư vấn khuyến khích các bộ phận tự nguyện đăng ký số ảnh trước và sau khi thực hiện 5S trong vòng 15 ngày.
Hoạt động 2: Hướng dẫn tiêu chuẩn hóa bao gồm việc tư vấn cho công ty xây dựng về quy định thời gian làm vệ sinh cuối buổi làm việc, thiết lập bảng biểu chỉ dẫn công việc rõ ràng, và áp dụng các tiêu chuẩn 5S để nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.
Hoạt động 3 tập trung vào việc hướng dẫn tự kiểm tra và thực hiện đánh giá chéo 5S, giúp các tổ trưởng và Ban 5S nhận diện các điểm chưa phù hợp Tư vấn đã cung cấp cách xây dựng và sử dụng bảng tự kiểm tra 5S cùng bảng đánh giá chéo 5S, là công cụ hữu hiệu cho công ty trong việc giám sát quá trình thực hiện 5S Điều này giúp phát hiện kịp thời các bất thường và có hướng khắc phục Đến ngày 30/5/2018, công ty đã ban hành bộ công cụ để tự kiểm tra và đánh giá chéo 5S, theo đó, các tổ trưởng sẽ thực hiện tự kiểm tra hàng ngày, trong khi Ban 5S sẽ tổ chức đánh giá chéo giữa các bộ phận hàng tuần.
Để khuyến khích mọi cá nhân tham gia vào hoạt động 5S, việc tuyên truyền kết quả thực hiện của từng cá nhân và phòng ban lên bảng tin chung và kênh Zalo là rất quan trọng Những kết quả này không chỉ là bài học kinh nghiệm mà còn là động lực thúc đẩy các bộ phận khác thực hiện 5S Khi các bộ phận biết đến thành tích của nhau, họ sẽ có thêm động lực để tạo ra những kết quả mới Bên cạnh việc truyền bá kết quả, cơ chế khuyến khích thông qua việc thưởng cũng được đề xuất để nâng cao hiệu quả thực hiện 5S.
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 6 Tổng hợp kết quả đạt được sau giai đoạn đánh giá 3S, hướng dẫn
TT Kết quả thực hiện
1 Tư vấn đưa ra danh mục các điểm cần khắc phục 5S
2 Công ty đưa ra quy định yêu cầu toàn bộ CB-CNV cần dành 10 phút cuối ngày tự dọn dẹp khu vực làm việc của mình
3 Công ty ban hành các biểu tự kiểm tra 5S và đánh giá chéo 5S
4 Công ty đưa ra quy định các tổ trưởng 5S phải tự kiểm tra 5S hàng ngày và việc đánh giá chéo 5S sẽ do ban 5S thực hiện 1lần/tuần
G IAI ĐOẠN 5: T HỰC HIỆN 2S
Trong giai đoạn này, việc tư vấn và trao đổi giữa doanh nghiệp diễn ra thường xuyên qua email và Zalo, tập trung vào kết quả thực hiện tự kiểm tra 5S, đánh giá chéo 5S, cũng như các hoạt động tuyên dương và khen thưởng.
Giai đoạn từ tháng 6 đến tháng 9 năm 2018 đã được thực hiện đúng tiến độ theo kế hoạch Dưới đây là những hoạt động chính diễn ra trong giai đoạn này.
Từ ngày 01/6/2018, các tổ trưởng tổ 5S tiến hành tự kiểm tra 5S hàng ngày Hoạt động này giúp họ phát hiện sớm những vấn đề chưa phù hợp, từ đó có thể thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.
Trong hoạt động đánh giá chéo 5S diễn ra trong 3 tháng, công ty đã tổ chức các buổi đánh giá hàng tuần Ban đánh giá đã đưa ra những khuyến nghị cụ thể và yêu cầu các bộ phận thực hiện những đề xuất này sau mỗi kỳ đánh giá.
- Hoạt động 3: Công ty tiến hành đào tạo 5S cho các nhân viên mới để họ có thể tham gia và hoạt động 5S toàn công ty
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 7 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn thực hiện 2S
TT Kết quả thực hiện
1 Các tổ trưởng biết cách tự đánh giá 5S trong phạm vi tổ mình quản lý, tần suất kiểm tra hàng ngày
2 Công ty đã xây dựng được cơ chế đánh giá chéo giữa các bộ phận, tần suất đánh giá hàng tuần
3 Công ty tiếp tục thực hiện đào tạo 5S cho các nhân viên mới và có kế hoạch tái đào tạo cho nhân viên cũ
G IAI ĐOẠN 6: Đ ÁNH GIÁ 5S VÀ LẬP HỒ SƠ CẤP CHỨNG NHẬN
Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã gặp mặt, trao đổi và thực hiện các hoạt động:
- Tư vấn trực tiếp đánh giá 5S
- Tổng kết kết quả đánh giá tại Doanh nghiệp và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận cho các khu vực đạt 5S
- Doanh nghiệp khắc phục các bộ phận chưa đạt 5S và hoàn thiện hồ sơ
- Tư vấn kiểm tra hồ sơ
Giai đoạn này được thực hiện trong 3 tuần, từ 6/9/2018 đến 30/9/2018 Dưới đây là các hoạt động chính của giai đoạn này:
- Hoạt động 1: Tư vấn trực tiếp đánh giá 5S ngày 6/9/2018 Kết quả cho thấy hoạt động 5S được thực hiện khá tốt, điểm đánh giá đối với bộ phận kho đ
- Hoạt động 2: Tổng kết kết quả đánh giá và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận cho các khu vực đạt 5S từ ngày 08/5 đến 15/5/2018
- Hoạt động 3: Tư vấn kiểm tra hồ sơ từ ngày 16/5/2018 đến ngày 23/5/2018 và xác nhận hồ sơ đạt yêu cầu
- Hoạt động 4: Tư vấn đệ trình bộ hồ sơ đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng nhận hoàn thành chương trình 5S cho doanh nghiệp từ 24/5/2018 đến ngày 31/5/2018
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 8 Tổng hợp các khuyến nghị và hoạt động sau khi đánh giá 5S
Khuyến nghị Hoạt động của doanh nghiệp sau khi đánh giá
Tiếp tục duy trì đánh giá nội bộ Hiện nay công ty duy trì đánh giá nội bộ 1 lần/tháng
Nâng cao tiêu chuẩn đánh giá Muốn duy trì tiêu chuẩn hiện thêm một thời gian nữa rồi mới nâng cao tiêu chuẩn
Xây dựng quy định về đào tạo mới và tái đào tạo 5S
Công ty cam kết sẽ ban hành quy định liên quan đến thực hành 5S, đã được cấp chứng chỉ số 5S/2018/DN-09 vào ngày 30 tháng 9 năm 2018 bởi Bộ Công Thương, chứng minh sự tuân thủ các tiêu chuẩn tốt nhất trong quản lý doanh nghiệp.
5 KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Hoạt động hướng dẫn thực hành tốt 5S diễn ra từ tháng 7/2017 đến tháng 9/2018, trong đó nhóm tư vấn đã hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị, khởi động và triển khai 3S Họ cũng thực hiện kiểm tra, đánh giá kết quả và triển khai 2S tiếp theo, đồng thời đánh giá toàn bộ chương trình 5S Doanh nghiệp đã cam kết nỗ lực cao trong việc bố trí thời gian, nguồn lực nhân sự và tài chính cho chương trình này.
Kết quả đánh giá cho thấy việc thực hành tốt 5S đã mang lại nhận thức và hiệu quả quản lý trực quan cho doanh nghiệp Cụ thể là:
Môi trường làm việc trở nên thông thoáng, sạch sẽ và an toàn hơn;
Nguyên vật liệu, dụng cụ và sản phẩm được sắp xếp một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và quản lý Các biển chỉ dẫn rõ ràng không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp hạn chế sai sót.
Máy móc thiết bị được lau chùi và kiểm tra thường xuyên giúp nâng cao khả năng sẵn sàng trong sản xuất;
Giao thông trong nhà xưởng trở nên an toàn hơn nhờ có các vạch kẻ và biển báo chỉ dẫn;
Nhân viên có ý thức hơn trong việc tuân thủ nội quy của công ty
Trong quá trình triển khai, chúng tôi đã đối mặt với những thách thức về thời gian và nguồn lực hạn chế Tuy nhiên, nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên, những khó khăn này đã được khắc phục kịp thời, giúp đạt được kết quả tốt nhất Dưới đây là một số bài học kinh nghiệm quý giá rút ra từ quá trình triển khai tại doanh nghiệp.
Phạm vi áp dụng phù hợp nhất: Các khu vực triển khai 5S có hiệu quả tiềm năng nhất đối với doanh nghiệp là:
- Khu vực kho vật tư, khu vực dao cụ- khuôn gá-nhiệt luyện-cơ điện
Giải pháp sàng lọc- sắp xếp - sạch sẽ hiệu quả nhất: Giải pháp được doanh nghiệp hài lòng nhất là:
- Dùng giá kệ để sắp xếp khuôn gá giúp nhà xưởng thông thoáng hơn
- Dùng các khay nhựa, hộp nhựa để sắp xếp vật tư trong kho giúp việc quản lý, xuất nhập vật tư dễ dàng hơn
- Có các biển báo, bảng chỉ dẫn rõ ràng tại các khu vực làm việc giúp việc
Giải pháp chăm sóc hiệu quả nhất mà doanh nghiệp hài lòng và cán bộ hưởng ứng tích cực là thường xuyên thực hiện đánh giá 5S, giúp hoạt động trở nên nề nếp và có tổ chức hơn.
Khó khăn lớn nhất trong quá trình thực hiện doanh nghiệp là việc phải di dời sang một địa điểm khác, dẫn đến tiến trình triển khai bị kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu.
Thông điệp với các doanh nghiệp khác là: 5S để sạch hơn, đẹp hơn và năng suất cao hơn
P HỤ LỤC 1 - P HIẾU ĐĂNG KÝ THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH
6.3 Phụ lục 3 - Kết quả đánh giá 5S
