T HÔNG TIN CHUNG DOANH NGHIỆP
Tên: Công ty TNHH Sơn Hải Vân
Địa chỉ văn phòng: 45/5 Phạm Viêt Chánh, Phường Nguyễn Cư Trinh, Q1, Tp HCM
Số nhà máy sản xuất: 01
Địa chỉ nhà máy áp dụng: Lô F1, Khu CN Thịnh Phát, Xã Lương Bình, Bến Lức, Long An
Số lượng cán bộ công nhân viên: 33
Thời gian làm việc: 300 ngày/năm, 8 giờ/ngày
Sản phẩm: Sơn các loại
Tên các phân xưởng, khu vực chính: Khu vực đánh paste, Khu vực nghiền, khu vực Pha loãng, khu vực Dung môi tổng hợp
Hệ thống quản lý đang được áp dụng: ISO 9001: 2015
Kế hoạch mở rộng sản xuất: Có thể (nếu có khách hàng mới).
H IỆN TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HÀNH 5S
Công ty TNHH Sơn Hải Vân biết đến chương trình hướng dẫn thực hành 5S của
Bộ Công Thương đã gửi email giới thiệu về chương trình và tổ chức buổi đào tạo tập trung cho hai cán bộ của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời đăng ký tham gia chương trình vào tháng 4 năm 2018 (xem phiếu đăng ký chương trình trong phụ lục 1) Đây là doanh nghiệp chưa triển khai thực hành 5S Sau khi nhận phiếu đăng ký, đoàn tư vấn đã thực hiện phỏng vấn qua điện thoại để xác nhận nhu cầu và mục tiêu, sau đó đến làm việc, trao đổi và khảo sát để đánh giá tiềm năng triển khai 5S tại doanh nghiệp.
S1-S2-S3: có tiềm năng hướng dẫn, triển khai thực hiện tại toàn bộ các khu vực (văn phòng, kho, xưởng sản xuất)
S4-S5: có tiềm năng hướng dẫn, triển khai về cơ chế ghi nhận thực hành tốt 5S, cơ chế thưởng 5S
Điểm mạnh: Công ty có ISO 9001, đội ngũ lãnh đạo nhiệt tình
Hình 1 Đánh giá tiềm năng thực hiện 5S tại công ty
Dựa trên nguồn lực, thời gian và ưu tiên của doanh nghiệp, chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S sẽ được thống nhất với các mục tiêu và thời gian cụ thể.
Mục tiêu chung: Tổ chức và duy trì thực hiện 5S có hiệu quả trên toàn Công ty
Tất cả cán bộ công nhân viên của công ty sẽ được đào tạo và nâng cao nhận thức đầy đủ về phương pháp 5S Bắt đầu từ tháng 9, công ty sẽ thực hiện đánh giá định kỳ hàng tháng về việc áp dụng 5S Đồng thời, sẽ có quản lý trực quan và theo dõi hồ sơ về lượng sơn quá hạn cũng như lượng phát sinh hàng tháng Mỗi phân xưởng sẽ thực hiện tối thiểu một cải tiến trong vòng ba tháng để nâng cao hiệu quả công việc.
Phạm vi thực hiện của dự án bao gồm toàn bộ công ty, với các khu vực cụ thể như: Khu vực Kho phụ gia, Xưởng sản xuất, Khu vực Nhựa (thùng nhựa nguyên liệu), Khu vực kho sản phẩm, Khu vực bảo vệ và Bảo trì, cùng với Khu vực văn phòng, bao gồm cả phòng thí nghiệm.
Thời gian thực hiện từ ngày 15/5/2018 đến ngày 30/11/2018
4 HOẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
Chương này mô tả hoạt động triển khai và các kết quả thu được trong quá trình thực hiện 5S cũng như các bài học kinh nghiệm tại doanh nghiệp.
T ÓM TẮT
Thời gian và nội dung triển khai cụ thể tại doanh nghiệp như sau:
Bảng 2 Các bước triển khai 5S
Mục tiêu/ nội dung Thời gian
1 Chuẩn bị: Xác định mục tiêu 5S, phạm vi áp dụng 5S, người phụ trách 5S chính, ban 5S
15/5 – 31/5 Giám đốc nhà máy Giám đốc công ty
2 Khởi động: Đào tạo về 5S cho toàn bộ nhà máy và Giám đốc công ty
Phát động 5S trong toàn công ty
31/5 – 30/6 Tất cả các phòng ban
Hướng dẫn cách thực hiện S1, S2, S3
4 Đánh giá 3S và hướng dẫn
2S sau: Thống kê số ảnh 5S Trước – Sau về S1, S2, S3 để đánh giá;
Hướng dẫn đánh giá 5S nội bộ
5 Thực hiện 2S sau: 9/8 – 25/10 Toàn bộ nhà máy
6 Thực hiện đánh giá 5S và lập hồ sơ cấp chứng nhận
26/10 – 26/11 Đánh giá toàn bộ nhà máy
Kết quả triển khai thực hành tốt 5S đã mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích sau:
Quản lý trực quan giúp nhà xưởng trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp và dễ quản lý Từ cổng vào đến sân, kho và khu vực sản xuất, mọi thứ đều dễ nhìn và dễ nhận biết, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý hiệu quả.
Phong trào 5S được triển khai đồng bộ tại tất cả các phòng ban, với việc đánh giá chéo định kỳ mỗi tháng và tự đánh giá hàng tuần Kết quả tự đánh giá và đánh giá chéo sẽ được tổng kết theo hệ số và trao thưởng cho các cá nhân, phòng ban có thành tích tốt Những thực hành 5S hiệu quả sẽ được ghi nhận và tuyên truyền trên nền tảng Zalo, với sự tham gia của ban lãnh đạo công ty.
Công ty đã đào tạo toàn bộ nhân viên (trên 30 người) về phương pháp 5S và hướng dẫn họ thực hiện Để đảm bảo hiệu quả, công ty áp dụng cơ chế thưởng – phạt liên quan đến 5S, thành lập ban 5S và cam kết thực hiện nghiêm túc phương pháp này.
Sau khi được tư vấn về 5S, nhận thức của lãnh đạo về tiêu chuẩn sạch sẽ đã thay đổi, từ việc chỉ coi động cơ không rò rỉ dầu là sạch sang việc nhìn thấy bụi và vết bẩn Các thùng đựng sơn được làm sạch và trông như mới Sau khi kết thúc hỗ trợ từ Bộ Công Thương, công ty vẫn tiếp tục đăng ký tham gia chương trình hỗ trợ TPM, thể hiện sự tin tưởng vào hiệu quả của các chương trình này.
Kết quả đạt được từ chương trình 5S tại công ty Sơn Hải Vân hoàn toàn phù hợp với mong đợi của doanh nghiệp và tư vấn Ông Lê Quốc Thời, Trưởng phòng Kỹ thuật, cho biết rằng sau khi triển khai 5S, công ty đã có nhiều chuyển biến tích cực trong công việc.
Không gian: Thông thoáng rộng rãi hơn, sạch sẽ gọn gàng hơn
An toàn: An toàn lao động và Phòng chống cháy nổ được nâng cao hơn
Sau 6 tháng triển khai hoạt động 5S, ý thức của công nhân về việc tuân thủ quy trình công nghệ và an toàn đã được cải thiện rõ rệt Ông Nguyễn Hoàng Phúc, Trưởng phòng sản xuất, nhận xét rằng công nhân đã có sự thay đổi tích cực trong việc giữ vệ sinh và sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, giảm thiểu đồ vật không cần thiết Về vật chất, công ty đã trang bị quạt hút để giảm mùi, đồng thời làm sạch máy móc và xác định vị trí cũng như công dụng của đồ dùng Môi trường làm việc đã được cải thiện đáng kể, với lối đi thông thoáng và không có chướng ngại vật.
Doanh nghiệp đã được cấp chứng chỉ của Bộ Công Thương số 5S/2018/DN-10, ngày 20 tháng 12 năm 2018
Chi tiết về quá trình triển khai thực hiện vui lòng liên hệ:
- Tư vấn: Ông Phạm Minh Công, điện thoại: (024)3641.0746, email: vanphongnscl@gmail.com, info@eprovn.com
- Doanh nghiệp: Ông Lê Quốc Thời; Chức vụ: Trưởng phòng Kỹ thuật; Điện thoại: 0906.553.580; Email: lequocthoi@sonhaivan.com
Chi tiết các kết quả được trình bày dưới đây.
G IAI ĐOẠN 1: C HUẨN BỊ
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã tiến hành gặp mặt và trao đổi, thực hiện các hoạt động như: (1) Giới thiệu và hướng dẫn các bước thực hiện 5S, đồng thời yêu cầu thành lập ban 5S; (2) Khảo sát, trao đổi và hướng dẫn lựa chọn mục tiêu 5S khả thi, sau đó ký hợp đồng.
Giai đoạn này diễn ra trong [xx] tuần, từ ngày 05/4/2018 đến 15/5/2018, và hoàn toàn đúng theo kế hoạch ban đầu Dưới đây là mốc thời gian cho các hoạt động chính trong giai đoạn này.
- Hoạt động 1 Giới thiệu và hướng dẫn các bước thực hiện 5S và yêu cầu thành lập ban 5S: từ 05/4/2018 đến 3/5/2018
- Hoạt động 2 Khảo sát, trao đổi và hướng dẫn chọn mục tiêu 5S khả thi và ký hợp đồng: từ 05/4/2018 đến 15/5/2018
Chi tiết các bước thực hiện được trình bày dưới đây:
- Hoạt động 1 Giới thiệu và hướng dẫn các bước thực hiện 5S và yêu cầu thành lập ban 5S: từ 05/4/2018 đến 3/5/2018
Ngay sau khi nhận được phiếu đăng ký của doanh nghiệp, tư vấn đã tiến hành phỏng vấn để xác định điều kiện tham gia Doanh nghiệp cũng bày tỏ mong muốn hiểu rõ về 5S, quy trình triển khai và vai trò của từng cá nhân trong việc thực hiện Tư vấn đã hướng dẫn thành lập ban 5S với sự tham gia của tất cả quản lý và nhân viên, nhằm tạo ra phong trào 5S trong công ty Đây là một trường hợp đặc biệt khi ban 5S được thành lập trước khi ký hợp đồng triển khai, giúp các hoạt động sau này diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Hoạt động 2 Khảo sát, trao đổi và hướng dẫn chọn mục tiêu 5S khả thi và ký hợp đồng: từ 05/4/2018 đến 15/5/2018
Tư vấn đã tiến hành phỏng vấn Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng Kỹ thuật và Trưởng phòng Sản xuất để thu thập thông tin chung về công ty, cũng như những mong muốn và kỳ vọng của công ty khi thực hiện 5S và tham gia chương trình hỗ trợ từ Bộ Công Thương.
Tư vấn hướng dẫn chọn mục tiêu 5S và chọn phạm vi áp dụng là toàn công ty
Hoạt động 2 bao gồm việc khảo sát hiện trạng tại công ty nhằm xác định cơ hội cải tiến thực hành 5S Qua khảo sát, tư vấn đánh giá công ty có tiềm năng thực hiện 5S, tập trung vào việc tăng cường quản lý trực quan, cải thiện mùi tại khu vực sản xuất và nâng cao an toàn (S6) cho công nhân.
So với kế hoạch ban đầu, các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này là đúng kế hoạch
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 3 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn chuẩn bị
TT Trước 5S Sau 5S Ghi chú
1 Công ty có 2 cán bộ đi học 2 ngày về 5S do Bộ Công Thương và EPRO tổ chức
5S hay có nhưng chưa hoạt động
Thành lập ban 5S sau khi được hướng dẫn qua email và trước khi tư vấn đến khảo sát trực tiếp
Quyết định số 14/2018/QĐ- SHV
2 Muốn làm 5S nhưng chưa có mục tiêu cụ thể
Có mục tiêu, và ghi thành văn bản trong hợp đồng
3 Chưa biết các bước triển khai 5S thế nào
Có kế hoạch 5S cụ thể
Trong giai đoạn này, tư vấn cần xác định rõ mục tiêu thực hiện 5S mà doanh nghiệp kỳ vọng, đồng thời trình bày từng bước triển khai để ban lãnh đạo công ty có cái nhìn rõ ràng về quy trình Cần chỉ rõ ai sẽ là người thực hiện các hoạt động S1, S2, S3 trong phong trào 5S Đối với công ty Sơn Hải Vân, với người lao động hưởng lương tháng, triết lý 5S phù hợp với việc tất cả mọi người đều tham gia thực hiện S1, S2, S3.
G IAI ĐOẠN 2: K HỞI ĐỘNG
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã tiến hành gặp gỡ và trao đổi để thực hiện các hoạt động quan trọng như: (1) Soạn thảo tài liệu đào tạo và tổ chức buổi đào tạo; (2) Hướng dẫn quy trình chụp ảnh trước và sau khi áp dụng 5S; (3) Tạo nhóm Zalo 5S mang tên “Nhóm 5S Hai Van Paint”.
Giai đoạn này diễn ra trong 3 tuần, từ ngày 28/5/2018 đến 15/6/2018, đúng theo kế hoạch ban đầu Dưới đây là mốc thời gian thực hiện các hoạt động chính trong giai đoạn này.
- Hoạt động 1: Chuẩn bị và đào tạo từ 30/5/2018 đến 03/6/2018
- Hoạt động 2: form ảnh Trước – Sau 5S, form tuyên dương 5S có gắn chân dung và mẫu băng rôn, khẩu hiệu: từ 4/6/2018 đến 20/6/2018
- Hoạt động 3: Tạo nhóm zalo 5S “Nhom 5S Hai Van paint”, từ 4/6/2018 đến 20/6/2018
Chi tiết các hoạt động được trình bày dưới đây:
- Hoạt động 1: Chuẩn bị và đào tạo từ 30/5/2018 đến 03/6/2018
Để chuẩn bị bài đào tạo hiệu quả dựa trên tài liệu 5S của EPRO, cần tìm kiếm và bổ sung các hình ảnh minh họa thực hành tốt 5S từ các công ty sơn Các hình ảnh này nên tập trung vào việc xếp kho sơn một cách khoa học và hợp lý, giúp người học dễ dàng hình dung và áp dụng các nguyên tắc 5S vào thực tế.
Hình 2 Bài tập nhận biết và phân loại cơ hội S1, S2, S3
Hình 3 Ví dụ 5S tại các nhà máy sơn trên thế giới –trích tài liệu đào tạo 5S
Tài liệu đào tạo có phần bài tập, phát hiện và phân loại các vị trí có tiềm năng thực hành tốt 5S và phân loại theo S1, S2, S3
Sau khi được đào tạo, công ty nhận thấy rằng việc sắp xếp sơn trên giá kệ giúp tiết kiệm không gian hiệu quả hơn so với hiện trạng Vì vậy, giám đốc công ty đã quyết định đầu tư lớn vào hệ thống giá kệ cho kho sơn, bắt đầu từ tháng 10/2018 đến tháng 2/2019.
- Hoạt động 2: Hướng dẫn form ảnh Trước – Sau 5S, form này có gắn chân dung người thực hiện 5S để tuyên dương: từ 24/5/2018 đến 27/5/2018
Hình ảnh Trước – Sau 5S là một phần quan trọng trong quá trình cải tiến, được tư vấn cho Trưởng ban 5S và các thành viên ban 5S Mẫu ảnh này không chỉ ghi lại sự thay đổi mà còn cần có chân dung của công nhân/cán bộ thực hiện Việc có ảnh chân dung giúp ghi nhận hành động đúng và tôn vinh người lao động, tạo động lực cho mọi người trong công việc.
Để nâng cao hiệu quả tuyên truyền về phương pháp 5S, công ty đã sử dụng hình ảnh Before – After (trước và sau 5S) để truyền đạt đến toàn bộ công nhân thông qua nhóm Zalo Với đặc thù nhà máy có số lượng nhân viên ít, việc chia sẻ hình ảnh này qua Zalo là giải pháp tối ưu, thay vì dán thông tin tại bảng tin hay trình chiếu trên tivi ở nhà ăn như các công ty đông người.
Nhà máy được tư vấn mẫu poster, khẩu hiệu 5S và bảng tin đa dạng để lựa chọn Không chỉ in và dán các mẫu đã có, nhà máy còn khuyến khích việc sáng tạo và thiết kế thêm các khẩu hiệu 5S mới.
- Hoạt động 3: Tạo nhóm zalo 5S “Nhom 5S Hai Van paint”
Công ty đã thành lập nhóm Zalo 5S Sơn Hải Vân để tư vấn và triển khai 5S Sau 3 tuần đào tạo, các thành viên đã chủ động thực hiện và chia sẻ hình ảnh 5S lên nhóm, tạo phong trào mạnh mẽ trong toàn thể nhân viên.
Hình 4 Tạo nhóm zalo có sự tham gia của các nhân viên công ty
So với kế hoạch ban đầu, các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này là đúng kế hoạch
Kết quả chính đạt được trong giai đoạn khởi động là việc tạo ra phong trào 5S toàn công ty với sự tham gia của toàn bộ nhân viên, từ công nhân đến quản lý sản xuất, bảo trì, kỹ thuật, vận tải giao hàng, và văn phòng tại thành phố HCM Mọi thành viên đều hiểu rõ các bước S1, S2, S3 trong quy trình 5S Dưới đây là bảng tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này.
Bảng 4 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn khởi động
TT Trước 5S Sau 5S Ghi chú
Chỉ có một cán bộ duy nhất trong công ty biết về 5S, sau khi tham gia lớp học 5S do Bộ Công Thương phối hợp với công ty EPRO tổ chức tại TP HCM Để nâng cao nhận thức và áp dụng phương pháp 5S, công ty đã tiến hành đào tạo cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, trong đó có sự tham gia của giám đốc và phó giám đốc.
Danh sách cán bộ tập huấn 5S (xem phụ lục 6.1)
2 Chưa có biểu mẫu ghi nhận các thực hành tốt 5S
Mọi thực hành tốt 5S về S1, S2, S3 đều được ghi lại vào Biểu mẫu Trước 5S – Sau 5S
Trước đây, những thay đổi nhỏ như lau chùi bình PCCC hay sắp xếp lại chổi thường bị mọi người bỏ qua Tuy nhiên, nhờ có chương trình 5S, mọi người đã trở nên nhiệt tình hơn trong việc tìm kiếm các cơ hội cải tiến S1, S2, S3, dù chỉ là những chi tiết nhỏ nhất.
3 Chưa có việc tuyên truyền, truyền thông về 5S
Có nhóm zalo truyền thông về 5S, kết nối người lao động và ban lãnh đạo các cấp
Mọi thực hành tốt 5S đều được chia sẻ lên zalo, lãnh đạo biết ngay khi có thay đổi, và góp ý về thay đổi đã đủ tốt chưa
Công ty Sơn Hải Vân khuyến khích việc chụp ảnh để phục vụ cho công tác tuyên truyền 5S qua Zalo, điều này giúp nâng cao hiệu quả truyền thông về 5S Trong khi nhiều công ty khác hạn chế việc chụp ảnh do lo ngại về bí mật công nghệ, Sơn Hải Vân đã tận dụng hình ảnh để minh họa cho các hoạt động 5S, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ và quảng bá.
Biểu mẫu ảnh Trước – Sau cần được đào tạo, hướng dẫn cho đúng người thì mới triển khai nhanh được
Với công nhân (không quen với làm máy tính, excel): nên chỉ cần chụp ảnh Trước 5S, ảnh Sau 5S và chân dung
Công ty đã lựa chọn 5 cán bộ thành thạo Excel từ 11 tổ 5S, mặc dù mong muốn có đủ 11 cán bộ nhưng không đủ người có kỹ năng Những cán bộ này sẽ nhận được sự tư vấn và hướng dẫn trực tiếp về cách thực hiện ảnh trước – sau, cùng với phương pháp làm việc hiệu quả nhất.
Trưởng phòng kỹ thuật yêu cầu các tổ 5S gửi ảnh trước và sau khi thực hiện tư vấn, nhằm khuyến khích phong trào 3S Nhờ đó, mọi người cùng tham gia và chia sẻ hình ảnh 3S trên Zalo.
G IAI ĐOẠN 3: T HỰC HIỆN 3S
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã tiến hành gặp mặt và trao đổi để thực hiện các hoạt động quan trọng, bao gồm: (1) Thực hiện các bước S1, S2, S3; (2) Nhận xét và góp ý về những thay đổi liên quan đến S1, S2, S3 qua Zalo tại toàn bộ nhà máy; (3) Phát động phong trào 5S trong công ty.
Giai đoạn này kéo dài 7 tuần, từ ngày 4 tháng 6 năm 2018 đến ngày 26 tháng 7 năm 2018, hoàn thành đúng theo kế hoạch ban đầu Dưới đây là mốc thời gian cho các hoạt động chính trong giai đoạn này.
- Hoạt động 1 Thực hiện S1, S2, S3: từ 4/6/2018 đến 30/6/2018
- Hoạt động 2 Nhận xét, góp ý các thay đổi về S1, S2, S3 qua zalo tại toàn bộ nhà máy: từ ngày 4/6/2018 đến 30/6/2018
- Hoạt động 3 Phát động phong trào 5S tại công ty: từ 30/6/2018 đến 30/6/2018
- Hoạt động 4: Tiếp tục thực hiện S1, S2, S3, từ 29/6/2018 đến 26/7/2018 Chi tiết các hoạt động được trình bày bên dưới:
- Hoạt động 1 Thực hiện S1, S2, S3: từ 4/6/2018 đến 30/6/2018
Trong giai đoạn đầu, tư vấn khuyến khích tất cả các thành viên chuyển từ trạng thái không làm gì sang mong muốn thực hiện 5S Mọi hình ảnh trước và sau khi áp dụng 5S đều được khuyến khích chia sẻ.
Nhóm Zalo được thành lập từ ngày 3/6/2018, với mục đích chia sẻ hình ảnh thực hiện 5S Các nhân viên đã tự hướng dẫn nhau cách gửi ảnh, trong khi những người không có điện thoại chụp ảnh đã nhờ người khác giúp đỡ Việc này đã tạo ra các nhóm trao đổi về thực hành 5S, nâng cao sự liên lạc và tuyên truyền Đến ngày 15/6, trưởng phòng Kỹ thuật đã yêu cầu các tổ 5S tăng cường gửi ảnh để ghi nhận các thực hành tốt của mọi người.
- Hoạt động 2 Nhận xét, góp ý các thay đổi về S1, S2, S3 qua zalo tại toàn bộ nhà máy: từ ngày 4/6/2018 đến 30/6/2018
Tư vấn hướng dẫn chụp ảnh trước và sau khi thực hiện 5S tại cùng một vị trí và góc độ, kèm theo ảnh chân dung của người thực hiện để tuyên dương và lan tỏa phong trào 5S Để khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người, các tổ trưởng nên yêu cầu mỗi nhân viên thực hiện một thay đổi cụ thể từ trước đến sau 5S Sau khi hoàn thành ảnh đầu tiên, mọi người sẽ nhận thấy rằng việc thực hiện 5S khá đơn giản, từ đó sẽ thúc đẩy họ tiếp tục tham gia.
- Hoạt động 3 Phát động phong trào 5S tại công ty: từ 29/6/2018 đến 30/6/2018
Về việc phát động phong trào 5S, có công ty phát động ngay khi bắt đầu làm 5S
Có công ty làm thử nghiệm 1-3 tháng, thấy có kết quả tốt, thì mới tổ chức phát động 5S (có kết hợp tuyên dương)
Tại công ty Sơn Hải Vân, quá trình tư vấn chọn hướng bắt đầu bằng việc phát động 5S trước khi thực hiện đồng bộ Tuy nhiên, trước ngày phát động chính thức 5S, đã có hơn 20 hình ảnh minh chứng cho sự thay đổi rõ rệt trước và sau khi áp dụng 5S được ghi nhận từ các tổ 5S.
Tư vấn đã hỗ trợ công ty trong việc chuẩn bị cho ngày phát động, đồng thời tiếp tục hướng dẫn các hoạt động S1, S2, S3 và tham gia lễ phát động 5S Sau sự kiện này, công ty sẽ tổ chức một buổi tổng vệ sinh toàn bộ.
Hình 5 Lễ phát động phong trào 5S tại công ty
Hình 6 Cam kết của các tổ trưởng 5S và tư vấn phát biểu tại buổi lễ phát động
- Hoạt động 4: Tiếp tục thực hiện S1, S2, S3, từ 30/6/2018 đến 27/7/2018
Sau giai đoạn đầu thực hiện S1, S2, S3 và lễ phát động 5S Các tổ 5S được yêu cầu:
Hàng tuần, xem xét và thực hiện các cải tiến về S1 (phân loại) và S2 (Sắp xếp) Chụp ảnh Trước và Sau
Hàng ngày, thực hiện S3 tại các khu vực (chụp ảnh duy trì S2, S3, chụp ảnh lỗi không duy trì được S2, S3)
Thống kê số ảnh Trước – Sau hàng tuần và báo cáo giám đốc qua zalo
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 5 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn thực hiện 3S
Chưa có ảnh Trước – Sau tại các bộ phận
Có các ảnh Trước – Sau 5S của đủ các bộ phận
Chưa truyền thông toàn bộ công ty mạnh mẽ về 5S
Tổ chức buổi lễ phát động 5S, có 12 tổ trưởng ký cam kết thực hiện 5S, và toàn bộ nhân viên tham gia
Chưa có thói quen làm thực hành tốt
Hàng tuần, đều có duy trì có thêm các thực hành tốt 5S, đăng zalo
Giai đoạn thực hiện này diễn ra nhanh hơn dự kiến, với nhiều hình ảnh trước và sau hơn kế hoạch ban đầu Sự tham gia của toàn thể các phòng ban, bao gồm cả phòng bảo vệ và văn phòng tại TP HCM, đã góp phần quan trọng vào tiến độ này.
Công ty đã thành công trong việc giao mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân, yêu cầu mỗi người cung cấp một bức ảnh Trước – Sau trong vòng 2 tuần đầu tiên Các công ty khác có thể học hỏi từ kinh nghiệm này để nâng cao hiệu quả làm việc.
Những người không sở hữu máy ảnh hoặc điện thoại có chức năng chụp ảnh sẽ được các thành viên trong xưởng hỗ trợ chụp hình Qua đó, một nhóm trao đổi được hình thành, giúp nhau cải thiện và duy trì tiêu chuẩn 5S hiệu quả hơn.
G IAI ĐOẠN 4: Đ ÁNH GIÁ 3S VÀ HƯỚNG DẪN 2S SAU
Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã gặp mặt, trao đổi và thực hiện các hoạt động (1) Đánh giá 3S và (2) Hướng dẫn 2S sau
Giai đoạn này diễn ra trong 02 tuần, từ 25/7/2018 đến 08/8/2018, đúng theo kế hoạch ban đầu Dưới đây là mốc thời gian cho các hoạt động chính trong giai đoạn này.
- Hoạt động 1 Đánh giá 3S: từ 25/7/2018 đến 26/7/2018
- Hoạt động 2 Hướng dẫn 2S sau: từ 25/7/2018 đến 08/8/2018
Chi tiết các hoạt động được trình bày bên dưới:
- Hoạt động 1 Đánh giá 3S: từ 25/7/2018 đến 26/7/2018
Sau 4 tuần triển khai, đã có 61 bức ảnh ghi lại hoạt động trước và sau khi áp dụng phương pháp 5S Những bức ảnh này thể hiện rõ những cải tiến và thực hành tốt mà nhà máy đã đạt được trong quá trình thực hiện 5S.
Hình 7 Ảnh Trước – Sau 5S được đóng quyển để lưu giữ và tổng kế số lượng ảnh
- Hoạt động 2 Hướng dẫn 2S sau: từ 25/7/2018 đến 08/8/2018
Hướng dẫn S4 và S5 bao gồm các nội dung đào tạo tập trung, hướng dẫn chấm điểm thử tại văn phòng, hướng dẫn chấm điểm thử tại một phân xưởng, cùng với sự hỗ trợ từ xa qua Zalo.
S4 đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và hiệu quả cho quá trình phát triển Khi S1, S2 và S3 hoạt động tốt, chúng tạo ra nền tảng vững chắc như bánh xe giúp dễ dàng vượt qua những thử thách Tuy nhiên, S4 giống như cái nêm của bánh xe; nếu thiếu S4, mọi nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa, giống như xe mất phanh và lao dốc không phanh.
Để thực hiện S4 hiệu quả, ban 5S cần tư vấn và hướng dẫn các hoạt động cụ thể cho tuần tới, bao gồm tiêu chuẩn hóa 3S về cách sắp xếp (định vị, định danh), phân loại (kẻ vạch phân khu) và làm sạch (cách làm sạch, yêu cầu làm sạch) Quản lý trực quan được thực hiện thông qua việc sử dụng đánh số, nhãn tên và màu sắc Ngoài ra, việc kiểm tra định kỳ cũng rất quan trọng, với tổ trưởng kiểm tra hàng ngày và ban 5S thực hiện kiểm tra hàng tháng.
Hình 8 Mô hình 5S với vai trò của S4
Bảng tự chấm và bảng đánh giá chéo được giới thiệu để cải thiện quy trình 5S Mỗi tháng, ban 5S sẽ thực hiện đánh giá chéo một lần, trong khi các tổ trưởng sẽ tự đánh giá 5S hàng tuần.
Hình 9 Các mẫu tự đánh giá 5S hàng tuần
Hình 10 Ban 5S cùng nhau tự chấm điểm 5S tại phòng đào tạo
Kết quả chính đạt được:
Đã tổng kết được số ảnh trước – sau 5S, với sự tham gia của tất cả các phòng, bộ phận
Sau buổi đào tạo về S4, S5 và hướng dẫn biểu mẫu đánh giá 5S, các tổ trưởng 5S đã nắm vững cách chấm điểm hiện trạng 5S tại khu vực sản xuất và văn phòng.
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 6 Tổng hợp kết quả đạt được khi đánh giá 3S, hướng dẫn 2S
KHUYẾN NGHỊ SAU KHI ĐÁNH GIÁ
Sử dụng bảng trước – sau 5S để ghi nhận các thực hành tốt 5S
Công ty có áp dụng, có in ảnh, đóng quyển ảnh Trước – Sau, qua đó tạo hiệu ứng tuyên truyền, và khuyến khích phong trào
Chưa có thực hành tốt 5S được ghi nhận
Có 61 thực hành tốt 5S được ghi nhận
Chưa có bảng chấm điểm 5S Có bảng chấm điểm 5S phù hợp với công ty
Chưa có dự định, kế hoạch đánh giá hiện trạng 5S định kỳ
Lập kế hoạch đánh giá 5S hàng tháng Sử dụng kết quả để khen thưởng
Thực hiện tự chấm điểm hàng tuần
Công ty có thực hiện
Lập kế hoạch chấm chéo tháng 8 và tháng 9
Công ty có thực hiện
Ban 5S Trưởng ban 5S cần đề xuất mục tieu ảnh thực hành tốt 5S hàng tuần cho từng người
Công ty có thực hiện
Ban 5S và lãnh đạo công ty
Ban hành quyết định về chấm chéo, tự chấm, cách tính điểm, quy định tuyên dương, khen thưởng 5S trong công ty trước 25/9
Công ty có thực hiện
Trong vòng 3 tuần, công ty đã huy động toàn bộ nhân viên tham gia thực hành 5S, với sự hướng dẫn chi tiết về cách chụp ảnh trước và sau khi thực hiện Mọi thành viên đều tích cực tham gia, điều này thể hiện sức mạnh của công ty trong việc triển khai 5S chỉ sau chưa đầy 1 tháng.
Kết quả từ việc áp dụng 61 thực hành tốt trong quản lý trực quan đã tạo điều kiện thuận lợi cho ban lãnh đạo công ty tăng cường hỗ trợ phong trào 5S, bao gồm việc dành thời gian và chi phí cho việc học và thực hiện 5S, cũng như thúc đẩy kế hoạch đánh giá định kỳ và đánh giá chéo 5S.
Bảng đánh giá 5S được công ty áp dụng và chỉnh sửa phù hợp chỉ trong 1 tuần, tạo cơ sở để giai đoạn sau triển khai đúng tiến độ.
G IAI ĐOẠN 5: T HỰC HIỆN 2S SAU
Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã trao đổi và thực hiện các hoạt động (1)
Tự đánh giá 5S; (2) Đánh giá chéo 5S; (3) Hướng dẫn Soạn thảo Quy chế Tuyên dương, khen thưởng
Giai đoạn này diễn ra trong 11 tuần từ 08/8/2018 đến 25/10/2018, đúng theo kế hoạch ban đầu Công ty tiếp tục thực hiện các thực hành tốt 5S cho S1, S2, S4 bên cạnh S4 và S5 Dưới đây là mốc thời gian cho các hoạt động chính trong giai đoạn này.
- Hoạt động 1 Tự đánh giá 5S: từ 20/8/2018 đến 25/10/2018
- Hoạt động 2 Đánh giá chéo 5S mỗi tháng: từ 8/2018 đến 10/2018
- Hoạt động 3 Hướng dẫn Soạn thảo Quy chế Tuyên dương, khen thưởng: từ 08/8/2018 đến 25/10/2018
Chi tiết các hoạt động được trình bày trong hình dưới:
- Hoạt động 1 Tự đánh giá 5S: từ 20/8/2018 đến 25/10/2018
Dựa trên biểu đánh giá 5S mà tư vấn hướng dẫn, các tổ 5S thực hiện tự đánh giá hàng tuần
Hình 11 Mẫu đánh giá 5S (tự đánh giá và đánh giá chéo)
Đánh giá chất lượng được chia thành các mức: 4 - Rất tốt; 3 - Tốt, có thể cải thiện; 2 - Có 1-3 yếu tố chưa đạt; 1 - Nhiều yếu tố chưa đạt; 0 - Tất cả đều chưa đạt Nếu không thể chấm điểm, hãy bỏ qua câu đó và tích vào ô "Không chấm".
1 Không có rác và các vật dụng thải bỏ trên nền nhà và lối đi
2 Có vạch phân chia lối đi và các khu vực sản xuất
3 Mọi đồ vật có định danh, định vị
4 Không có đồ vật để trên lối đi
5 Không có dây điện, ống khí nén, ống nước chạy ngang trên lối đi
6 Các bóng đèn, quạt thông gió không có bụi (nhìn bằng mắt)
7 Các dây điện, ống hơi, khí nén, ống nước làm mát không có bụi, mạng nhện, bố trí ngăn nắp, không đi loằng ngoằng
8 Các bảng điện, công tắc, ổ cắm chắc chắn và an toàn
9 Các thiết bị chữa cháy treo đúng vị trí quy định và không bị chắn lối tiếp cận
10 Máy móc không bị chảy dầu, dò nước, rò hơi, rò khí nén
11 Máy móc sạch sẽ (nhìn bằng mắt)
12 Có quy định vệ sinh lau chùi máy móc định kỳ (bằng miệng/bằng giấy tờ)
13 Các đồng hồ chỉ áp suất, thông số máy… nhìn rõ, biết min, max,
14 Máy móc phải có tên máy
15 Rác được phân loại đúng quy định
16 Thùng rác và các dụng cụ vệ sinh có định vị, định danh
17 Vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm có định vị, có nắp đậy bảo vệ
18 Khi vận hành, phải tuân thủ quy định của công ty về Bảo hộ lao động (tùy vị trí: quần áo, giầy, khẩu trang… )
An toàn 19 Các chỗ có rủi ro tai nạn (cháy, nổ, rơi trên cao xuống, vấp ngã…) phải được xác định và có cách báo hiệu
Tổng số mục chấm điểm: Điểm: (4 x ) + (3 x ) + (2 x ) + (1 x ) = / 4 x …
Nhận xét: Đề xuất các việc cần cải tiến sắp tới: Hạn Người phụ trách Điểm lần trước 1
Khi đánh giá, nếu cảm thấy sản phẩm hoặc dịch vụ đã đạt yêu cầu, hãy quyết định chấm 3 hoặc 4 điểm; chấm 3 điểm nếu có ý kiến cải tiến cần thiết, và chấm 4 điểm nếu không có điểm nào cần cải thiện Ngược lại, nếu phát hiện có nhiều vấn đề chưa tốt, hãy đếm số lượng vấn đề để xác định điểm số, có thể là 3, 2, hoặc 1 điểm Chỉ khi không có điểm nào tốt và có quá nhiều vấn đề, thì mới chấm 0 điểm.
Bảng đánh giá 5S (Phân xưởng sản xuất)
Tên đánh giá viên Địa điểm đánh giá Tên tổ trưởng:………
100-90%: Rất tốt Nên duy trì 5S thường xuyên / 89-75%: Tốt, có thể tiếp tục cải tiến hơn nữa / Dưới 74%: Cần hiểu rõ và áp dụng 5S tốt hơn
Vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm Đánh giá viên Địa điểm đánh giá
1 Bàn Mặtbàn, gầm bàn, ngănkéobàn/tủ cósạch sẽ không?
2 Ghế Cósạch sẽ vàđược sắp xếp gọn gàngđúng vị trí sau khi sử dụng không?
3 Giấy A4, mực máy in, đồ văn phòng chưa dùng Sạch sẽ, được định vị, định danh
4 Máy tính, máy in, điện thoại
Bề mặt sạch sẽ và không có máyhỏng để ở nơi làm việc
Tủ điện, dây điện, dây mạng và các thiết bị khác
Sạch sẽ, an toàn (không có các mối nối không an toàn) và không loằng ngoằng
6 Đèn Sạch sẽ, an toàn và không có đèn hỏng
7 Điều hòa, quạt Sạch sẽ, an toàn và không cóthiết bị hỏng không
8 Tường Không cóvết bẩn, vết nứt… nhìn thấy bằng mắt
9 Cửa sổ Sạch sẽ, không có mạng nhện, vết bẩn
10 Sàn nhà Không có rác, giấy, vết bẩn trên nền nhà.
11 Trần nhà Không cómạng nhện, vết bẩn, vết nứt, thấm nước…
12 Thùng rác Được định vịvà không bỏ lẫnrác sinh hoạt với giấy đã dùng xong.
13 Ấm chén Sạch sẽvà khôngđểlung tung sau khi dùng xong
14 Chổi, hót rác, cây lau nhà Được định vị, định danh và định lượng.
15 Các góc phòng Không cóđồ vật nào khôngcần thiết, tạigóc phòng
16 Bàn làm việc Cácđồtrên bàn làmviệc được để đúng vịtrí sau khi làm xong Có quy định không?
17 Tài liệu trên tủ, giá, kệ Tài liệu có sạch sẽ, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy
18 Tài liệu trên tủ, giá, kệ Cóbiết được tài liệu do aiquản lý không?
(trả lời được bằng miệnghaybằngquy định đều ok)
19 Tài liệu trên tủ, giá, kệ Tài liệu có dễ trả lại đúng vị trí ban đầu không?
20 Bảng thông tin Sạch sẽ, được lau sau khi dùng xong.
21 Trang phục Không có ai không mặc đồng phục công ty
22 Tiết kiệm điện năng Cótắt điện ở những vị trí hoặc máy móc không dùng đến hay không? Điểm: (4 x ) + (3 x ) + (2 x ) + (1 x ) = / (4 x ………… ) = ……… = … / ……… =………… %
Tổng điểm 100-90%: Rất tốt Nên duy trì 5S thường xuyên / 89-75%: Tốt, có thể tiếp tục cải tiến hơn nữa / Dưới 74%: Cần hiểu rõ và áp dụng 5S tốt hơn
Nhận xét: Các việc cần cải tiến sắp tới: Hạn Người phụ trách Điểm lần trước: 1
2 3 a Nếu thấy tốt rồi, thì nghĩ xem chấm 3 điểm hay 4 điểm (nếu đánh giá viên nghĩ ra được ý cần cải tiến thì chấm
Để đánh giá một cách hiệu quả, nếu không có ý tưởng cải tiến nào, hãy cho 4 điểm Trong trường hợp phát hiện ra những vấn đề chưa tốt, hãy đếm số lượng và chấm từ 3, 2 đến 1 điểm tùy theo mức độ Nếu có quá nhiều vấn đề mà không thấy bất kỳ điểm tích cực nào, thì mới cho 0 điểm Nếu không thể chấm được, hãy bỏ qua và tích vào ô "Không chấm".
Sạch sẽ được hiểu là không nhìn thấy bụi, dầu hay vết bẩn; gọn gàng nghĩa là mọi thứ đều ở đúng vị trí và không lấn vạch; hợp lý là tạo sự thuận tiện cho người sử dụng; và giữ gìn tốt có nghĩa là không làm biến dạng so với trạng thái ban đầu và vẫn hoạt động hiệu quả.
Lưu giữ và kiểm soát tài liệu
Phân loại TT Mục Các điểm kiểm tra Điểm
Dụng cụ văn phòng và máy móc thiết bị
Bảng đánh giá 5S (Văn phòng)
4 - Rất tốt; 3 - Tốt, có thể tốt hơn; 2 - có 1-3 vật chưa tốt; 1 - nhiều vật chưa tốt; 0 - Tất cả chưa tốt
Tổ 5S số……: Tên tổ trưởng:………
- Hoạt động 2 Đánh giá chéo 5S mỗi tháng: từ 8/2018 đến 10/2018
Dựa trên hướng dẫn của tư vấn, công ty đã thành lập 2 nhóm đánh giá chéo và lập kế hoạch đánh giá chéo hàng tháng
Hình 12 Kết quả đánh giá 5S tháng 8
Hình 13 Kế hoạch đánh giá 5S tháng 9
- Hoạt động 3 Hướng dẫn Soạn thảo Quy chế Tuyên dương, khen thưởng: từ 08/8/2018 đến 25/10/2018
Căn cứ vào kết quả tự đánh giá và chấm chéo 5S cùng với số lượng hình ảnh trước và sau khi thực hiện 5S, công ty đã xây dựng quy chế tuyên dương khen thưởng 5S Sau quá trình thực hiện và điều chỉnh qua 2-3 phiên bản, công ty đã chọn ra quy chế phù hợp và chính thức ban hành vào tháng 10/2018, với bản cập nhật mới vào tháng 12/2018.
Hình 14 Mức khen thưởng và Quy định mục tiêu 5S hàng tuần
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 7 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn thực hiện 2S
Ban 5S Chưa có kế hoạch đánh giá chéo Đã lập kế hoạch đánh giá chéo tháng 8 (2 lần/tháng) và đã thực hiện theo kế hoạch
Ban 5S Có 2 tổ trưởng chưa được đào tạo về tự đánh giá (do tách tổ) Đã đào tạo thêm về tự đánh giá
Chưa tin vào 5S giúp lợi ích về hiệu quả thiết bị
Công ty đang nỗ lực áp dụng phương pháp 5S nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thiết bị, đồng thời tích hợp thêm TPM vào quy trình Hiện tại, Ban 5S chưa hoàn thiện dự thảo quy định về việc tính điểm 5S, cũng như các hình thức tuyên dương và khen thưởng cho những cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc.
Tại công ty Sơn Hải Vân, giai đoạn thực hiện S4 tập trung vào hai nội dung chính là tự đánh giá và đánh giá chéo, trong khi S5 chủ yếu liên quan đến tuyên dương và khen thưởng Để thực hiện S4, công ty áp dụng nhiều giải pháp như tiêu chuẩn hóa, mã hóa vị trí bằng số và màu sắc, sử dụng kỹ thuật bóng mờ cho đồ vật, lập bảng tiêu chuẩn cơ sở về 5S và biểu mẫu bài học một điểm OPL Tuy nhiên, tư vấn ưu tiên hàng đầu vẫn là thực hiện hai nội dung tự đánh giá và đánh giá chéo.
G IAI ĐOẠN 6: Đ ÁNH GIÁ 5S VÀ LẬP HỒ SƠ CẤP CHỨNG NHẬN
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã thực hiện các hoạt động như: (1) Chuẩn bị và đánh giá 5S của tư vấn; (2) Tổng kết điểm và gửi bảng kết quả đánh giá đến doanh nghiệp; (3) Công ty chuẩn bị hồ sơ 5S; (4) Kiểm tra hồ sơ 5S; và (5) Đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S.
Giai đoạn này diễn ra trong 7 tuần, từ ngày 26/10/2018 đến 20/12/2018, hoàn thành đúng theo kế hoạch ban đầu Dưới đây là mốc thời gian cho các hoạt động chính trong giai đoạn này.
- Hoạt động 1 Chuẩn bị đánh giá và đánh giá 5S của Tư vấn: từ 21/10/2018 đến 23/10/2018
- Hoạt động 2 Tổng kết điểm và gửi Bảng kết quả đánh giá đến doanh nghiệp: từ 23/10/2018 đến 25/10/2018
- Hoạt động 3 Công ty chuẩn bị hồ sơ 5S: từ từ 25/10/2018 đến 30/11/2018
- Hoạt động 4 Kiểm tra hồ sơ 5S: từ 30/11/2018 đến 05/12/2018
- Hoạt động 5 Đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S: từ 05/12/2018 đến 30/12/2018
Chi tiết các hoạt động được ghi bên dưới:
- Hoạt động 1 Chuẩn bị đánh giá và đánh giá 5S của Tư vấn: từ 20/10/2018 đến 25/10/2018
Theo biểu mẫu đánh giá chung của tư vấn, tư vấn đã chuẩn bị lại các
Trong ngày đánh giá 5S, quá trình tư vấn diễn ra tại văn phòng và hiện trường Tại văn phòng, các nội dung được đánh giá bao gồm mục tiêu 5S và cách tổ chức phong trào 5S Tại hiện trường, tư vấn tập trung vào việc đánh giá hiện trạng các tiêu chí S1, S2, S3, thực hiện tự đánh giá và phỏng vấn nhân viên công ty về nhận thức và thực hành 5S.
Hình 15 Đánh giá hiện trạng 5S tại văn phòng
Hình 16 Ảnh chụp Hiện trạng 5S tại xưởng sản xuất (a Định danh, b định danh và làm sạch, c Khẩu hiệu tuyên truyền 5S, d bố trí layout và sơn mới)
- Hoạt động 2 Tổng kết điểm và gửi Bảng kết quả đánh giá đến doanh nghiệp: từ 23/10/2018 đến 25/10/2018
Dựa trên ghi nhận hiện trạng S1, S2, S3 tại nhà máy, chúng tôi đã tiến hành tư vấn và đánh giá theo điểm số Kết quả cho thấy các vị trí đánh giá đều đạt điểm khá Điểm số được nhân với các hệ số tương ứng: khu vực sản xuất 0,4, kho 0,15, văn phòng 0,1, tổ chức 5S 0,15 và mục tiêu 5S 0,2 Cuối cùng, kết quả tổng thể đạt yêu cầu.
Bảng kết quả được tư vấn gửi tới doanh nghiệp để xem và khắc phục những vị trí có cơ hội thay đổi
Hình 17 Kết quả đánh giá 5S
- Hoạt động 3 Tư vấn về quy chế Thưởng – phạt 5S và xác nhận các cải tiến và báo cáo hiện trạng triển khai, từ 25/10/2018 đến 12/12/2018
Sau khi được hướng dẫn, trưởng phòng sản xuất đã hoàn thành báo cáo về phong trào 5S, nêu rõ các ưu và nhược điểm của nó Đồng thời, tư vấn cũng đã hỗ trợ công ty xây dựng và ban hành Nội dung Thưởng – Phạt 5S, được giám đốc phê duyệt.
Hình 18 Báo cáo 5S đến tháng 12 và Nội dung Thưởng – phạt 5S
- Hoạt động 4 Công ty chuẩn bị hồ sơ 5S: từ 25/10/2018 đến 12/12/2018
Kế toán và Trưởng phòng kỹ thuật phụ trách thiện hồ sơ 5S gửi Bộ Công Thương, gồm:
Công văn đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S
Bảng kê tổng số tiền đã chi cho 5S, với hơn 58,3 triệu đồng, và nhiều hóa đơn các loại
Hình 18 Tổng hợp chi phí 5S và Ảnh chứng chỉ 5S
- Hoạt động 4 Kiểm tra hồ sơ 5S: từ 30/11/2018 đến 02/12/2018
Tư vấn và trao đổi với trưởng phòng kỹ thuật qua email để xem nội dung hồ sơ Sau đó, nhận bản cứng được công ty chuyển phát nhanh gửi đến và tiến hành rà soát, kiểm tra thực tế.
- Hoạt động 5 Đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S: từ 02/12/2018 đến 30/12/2018
Công ty TNHH Sơn Hải Vân đã gửi hồ sơ đến Vụ Khoa học và Công nghệ thuộc Bộ Công Thương nhằm đề nghị cấp chứng chỉ 5S.
So với kế hoạch ban đầu, giai đoạn này tập trung vào việc giảm khu vực kho sản phẩm sơn Giám đốc công ty nhận thấy cần thiết phải thay đổi layout sơn và đầu tư vào hệ thống giá kệ hiện đại để quản lý sơn theo ngày, tháng Dự kiến, việc đầu tư sẽ diễn ra từ tháng 10/2018 đến tháng 2/2019, sau đó mới áp dụng phương pháp 5S Mặc dù điều này khác với hợp đồng ban đầu, nhưng do tác động tích cực của 5S, giám đốc đã sẵn sàng cho việc đầu tư này.
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 8 Tổng hợp các khuyến nghị và hoạt động sau khi đánh giá 5S
Khuyến nghị Hoạt động của doanh nghiệp sau khi đánh giá
Tiếp tục duy trì đánh giá nội bộ hàng tháng Đã thực hiện đánh giá nội bộ tháng 8 (2 lần), tháng 9 (2 lần), tháng 10 (2 lần)
Cập nhật quy chế Thưởng –
Phạt 5S Đã cập nhật tháng 12/2018
Duy trì việc gửi ảnh Trước –
Sau về thực hành tốt 5S lên zalo
Kho thành phẩm Đang đầu tư lại layout cho kho thành phẩm Đang đầu tư
Sẽ đầu tư xây tòa nhà văn phòng mới, có mở rộng thiết kế phòng R&D so với trước 5S Đang đầu tư
Công ty đã được cấp chứng chỉ số 5S/2018/DN-10 ngày 20/12/2018 của Bộ Công Thương về thực hành tốt 5S tại doanh nghiệp
Nếu triển khai lại 5S, công ty sẽ đầu tư kho Sản phẩm sớm hơn
Các hoạt động triển khai 5S tại công ty được thực hiện đúng tiến độ hoặc thậm chí nhanh hơn kế hoạch Tinh thần của toàn bộ công nhân và nhân viên rất tích cực trong việc thực hiện 5S.
Các hoạt động hiệu quả để hình thành S4 bao gồm tự đánh giá, đánh giá chéo, tổng kết số lượng ảnh trước và sau, cũng như tổng hợp điểm đánh giá để khen thưởng Cần tăng cường hướng dẫn chấm điểm 5S cho nhiều cán bộ hơn nữa.
Cần tăng cường khuyến khích duy trì ảnh Trước – Sau 5S
5 KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Hoạt động hướng dẫn thực hành tốt 5S diễn ra từ tháng 5 đến tháng 12 năm 2018, trong đó nhóm tư vấn đã hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị, khởi động và triển khai 3S, cũng như kiểm tra và đánh giá kết quả Doanh nghiệp đã cam kết đầu tư thời gian, nguồn lực nhân sự và tài chính để tham gia chương trình 5S, nhằm đạt được hiệu quả tối ưu trong công tác quản lý và cải tiến quy trình làm việc.
Kết quả đánh giá cho thấy việc thực hành tốt 5S đã mang lại nhận thức và hiệu quả quản lý trực quan cho doanh nghiệp Cụ thể là:
Quản lý trực quan giúp nhà xưởng trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp, với hệ thống quản lý hiệu quả Từ cổng vào cho đến sân, kho và khu vực sản xuất, mọi thứ đều dễ nhìn, dễ nhận biết và dễ quản lý hơn.
Phong trào 5S được triển khai đồng bộ tại tất cả các phòng ban trong công ty, với việc đánh giá chéo định kỳ mỗi tháng và tự đánh giá hàng tuần Kết quả tự đánh giá và đánh giá chéo được tổng hợp theo hệ số và có chế độ thưởng cho những thực hành tốt Các thành tích nổi bật trong phong trào 5S được ghi nhận và tuyên truyền qua Zalo, với sự tham gia của ban lãnh đạo công ty.
Công ty cam kết thực hiện quản lý sản xuất hiệu quả thông qua việc đào tạo toàn bộ nhân viên (trên 30 người) về phương pháp 5S Nhân viên được hướng dẫn cụ thể để áp dụng 5S trong công việc hàng ngày Để khuyến khích việc thực hiện 5S, công ty đã thiết lập cơ chế thưởng – phạt và thành lập ban 5S nhằm giám sát và đảm bảo cam kết này.
Sau khi được tư vấn về 5S, nhận thức của lãnh đạo về tiêu chuẩn sạch sẽ đã thay đổi đáng kể, từ việc chỉ yêu cầu động cơ không rò rỉ dầu sang yêu cầu động cơ phải sạch sẽ, không có bụi bẩn Các thùng đựng sơn cũng được tự động làm sạch, trông như mới Sau khi Bộ Công Thương kết thúc hỗ trợ, công ty vẫn tiếp tục đăng ký tham gia chương trình hỗ trợ TPM, mặc dù chưa rõ về nội dung của TPM, điều này cho thấy sự tin tưởng vào hiệu quả của các chương trình đã được triển khai.
P HỤ LỤC 1 -P HIẾU ĐĂNG KÝ THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH VÀ DANH SÁCH ĐÀO TẠO 5S
Phiếu đăng ký tham gia chương trình 5S của công ty gửi Bộ Công Thương
Danh sách đào tạo 5S lần đầu.
P HỤ LỤC 2 - K ẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ 3S
Có 61 ảnh trước – sau 5S được thực hiện Tuy còn nhiều chỗ có tiềm năng 5S, nhưng đây là bước rất tốt để triển khai thành công.
C ÁC BẢNG BIỂU , TRAO ĐỔI TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN
Quyết định thành lập ban 5S:
Quy định đánh giá 5S định kỳ, được giám đốc ký duyệt Công ty thực hiện đều:
