T HÔNG TIN CHUNG DOANH NGHIỆP
Tên: Công ty TNHH Cơ điện Vận tải và Thương mại ESUN
Địa chỉ văn phòng và nhà máy: Xóm Dậu, xã Di Trạch, huyện Hoài Đức, Hà Nội
Số lượng cán bộ công nhân viên: 27
Thời gian làm việc: 12 tháng/năm
Sản phẩm: thiết bị tàu thủy, tủ điện, quạt điện công nghiệp
Tên các khu vực chính trong nhà máy: khu văn phòng, tổ điện, tổ cơ khí, kho vật tư và kho thành phẩm
Hệ thống quản lý đang được áp dụng: ISO 9001:2008
H IỆN TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HÀNH 5S
Công ty TNHH Cơ điện Vận tải và Thương mại ESUN đã tham gia chương trình hướng dẫn thực hành 5S của Bộ Công Thương từ tháng 8 năm 2018 Đây là doanh nghiệp chưa từng triển khai 5S trước đó Sau khi đăng ký, đoàn tư vấn đã tiến hành phỏng vấn qua điện thoại để xác nhận nhu cầu và mục tiêu của công ty, sau đó đến làm việc trực tiếp để khảo sát và đánh giá tiềm năng triển khai 5S Kết quả đánh giá đã chỉ ra các điểm chính về hiện trạng và khả năng áp dụng 5S tại doanh nghiệp.
S1-S2-S3 có tiềm năng lớn trong việc hướng dẫn và triển khai thực hiện tại toàn bộ nhà máy Cụ thể, cần tập trung vào việc áp dụng 3S tại khu vực kho để loại bỏ tình trạng lộn xộn của công cụ sản xuất, đồng thời cải thiện sự sạch sẽ của máy móc và nền xưởng trong khu vực sản xuất Ngoài ra, việc cải tiến cách lưu trữ và sắp xếp tài liệu tại khu vực văn phòng cũng rất quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc.
S4-S5 có khả năng hướng dẫn và triển khai tiêu chuẩn hóa, đào tạo và tái đào tạo về 5S, đồng thời khuyến khích thực hiện 5S trong tổ chức Ngoài ra, cần xây dựng và áp dụng cơ chế đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để đảm bảo hiệu quả của quá trình này.
Ban lãnh đạo nhận thức được sự cần thiết của 5S, sẵn sàng đầu tư nguồn lực cũng như quyết tâm thực hiện 5S thành công
Dựa trên nguồn lực, thời gian và ưu tiên của doanh nghiệp, chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S sẽ được xác định rõ ràng với các mục tiêu cụ thể và khung thời gian thực hiện phù hợp.
Mục tiêu chung: Tổ chức và duy trì thực hiện 5S có hiệu quả tại phạm vi triển khai 5S, đạt được chứng nhận của Bộ Công Thương
Mục tiêu cụ thể của chúng tôi là tối ưu hóa hiệu quả sử dụng không gian trong xưởng sản xuất, đồng thời giảm thiểu thời gian nhập và xuất vật tư tại kho, cũng như rút ngắn thời gian kiểm kê kho.
Phạm vi thực hiện: Toàn công ty
Thời gian thực hiện từ tháng 9 năm 2017 đến tháng 5 năm 2018.
H OẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI
Hoạt động hướng dẫn triển khai 5S được thực hiện tại doanh nghiệp bao gồm 6 giai đoạn chính với mục tiêu sau
Giai đoạn 1 của quy trình 5S là giai đoạn chuẩn bị, trong đó tư vấn và doanh nghiệp thống nhất về các mục tiêu chi tiết, phương pháp tổ chức triển khai và phân định trách nhiệm cho các bên liên quan Ngoài ra, các phòng ban liên quan cũng sẽ được thông báo về kế hoạch này Tùy thuộc vào cách thức quản lý của từng doanh nghiệp, ban 5S có thể được thành lập ngay trong giai đoạn này hoặc sẽ được thiết lập ở giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 2: Khởi động là bước quan trọng trong việc tư vấn tổ chức tập huấn về 5S cho các đối tượng tham gia theo nhu cầu của doanh nghiệp Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn và hỗ trợ để phát động phong trào 5S, thực hiện mẫu tại một khu vực cụ thể Một số doanh nghiệp yêu cầu đào tạo cho Ban 5S, trong khi những doanh nghiệp khác muốn đào tạo cho một khu vực mẫu hoặc cho toàn bộ cán bộ công nhân viên Tư vấn cũng sẽ hướng dẫn ban hành quy chế 5S và quy chế khen thưởng 5S, tạo tiền đề cho chính sách phát triển 5S tại doanh nghiệp.
Giai đoạn 3 trong quy trình 5S tập trung vào việc thực hiện 3S, trong đó tư vấn và hướng dẫn Ban 5S cùng cán bộ công nhân viên triển khai tại các khu vực mục tiêu Đội ngũ tư vấn cung cấp tài liệu, hướng dẫn và ghi nhận kết quả 3S ban đầu Đồng thời, giai đoạn này cũng lồng ghép các cơ chế theo dõi, khuyến khích việc thiết lập kênh thông tin nội bộ để trao đổi về quản lý trực quan, nhằm tạo tiền đề cho các hoạt động duy trì trong các giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 4 trong quy trình 5S bao gồm việc đánh giá 3S và hướng dẫn 2S Tại giai đoạn này, tư vấn viên thực hiện đánh giá độc lập để hỗ trợ các khu vực trong việc cải tiến liên tục về 5S Đồng thời, họ cũng hướng dẫn thiết lập hệ thống đánh giá nội bộ thông qua các biểu mẫu đánh giá, nhằm duy trì và nâng cao hiệu quả của 5S trong doanh nghiệp.
Giai đoạn 5 của quy trình 5S tập trung vào việc thực hiện 2S sau khi đã thử nghiệm và đánh giá 5S tại các tổ chức Trong giai đoạn này, việc tư vấn và hướng dẫn từ ban 5S là rất quan trọng, giúp hỗ trợ các nhóm thảo luận triển khai 5S một cách trung lập Điều này không chỉ giúp duy trì hiệu quả của chương trình sau khi kết thúc, mà còn đảm bảo rằng các tiêu chí đánh giá được điều chỉnh cho phù hợp và công bằng hơn trong quá trình đánh giá.
Giai đoạn 6 của quá trình 5S bao gồm việc thực hiện đánh giá và lập hồ sơ cấp chứng nhận Trong giai đoạn này, các chuyên gia sẽ theo dõi kết quả thực hiện thông qua các kênh trao đổi nội bộ và làm việc trực tiếp với ban 5S để đánh giá tại hiện trường, xác định mức độ đạt được và động lực duy trì tại doanh nghiệp Thang điểm đánh giá sẽ được chia sẻ với doanh nghiệp để cùng phấn đấu Nếu vẫn còn nhiều điểm cần cải tiến sau đánh giá, tư vấn sẽ tiếp tục hỗ trợ để đạt được kết quả quản lý trực quan bền vững, đặc biệt là duy trì hệ thống 5S, trước khi đề xuất Bộ Công Thương cấp chứng chỉ.
Thời gian và nội dung triển khai cụ thể tại doanh nghiệp như sau:
Bảng 2 Các bước triển khai 5S
Mục tiêu/ nội dung Thời gian Phạm vi/Đối tượng
1 Chuẩn bị: Xác định mục tiêu, phạm vi triển khai, cách thức triển khai, chuẩn bị nguồn lực
2 Khởi động: Đào tạo 5S, tuyên truyền 5S, tổ chức lễ phát động 5S
Toàn bộ CB-CNV công ty
Toàn bộ CB-CNV công ty
4 Đánh giá 3S và hướng dẫn 2S
6 Đánh giá thực hiện 5S 27/3/2018 và
Lập hồ sơ xin cấp chứng nhận của Bộ Công Thương
Doanh nghiệp đã được cấp chứng chỉ của Bộ Công Thương số 5S/2018/DN-04 ngày 19 tháng 6 năm 2018
Chi tiết về quá trình triển khai thực hiện vui lòng liên hệ:
- Tư vấn: Bà Trịnh Thu Hằng, điện thoại: (024) 3641.0746, email: vanphongnscl@gmail.com, info@eprovn.com
- Doanh nghiệp: Ông Nguyễn Hữu Nhật, Giám đốc, điện thoại 0915.770.075
Chương này tóm tắt các kết quả thu được trong quá trình triển khai 5S cũng như các bài học kinh nghiệm tại doanh nghiệp.
T ỔNG QUAN
Kết quả triển khai thực hành tốt 5S đã mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích sau:
Về quản lý trực quan: Toàn bộ nhà xưởng, kho bãi được phân khu, kẻ vạch, treo biển chỉ dẫn, sắp xếp ngăn nắp gọn gàng
Công ty đã thiết lập tiêu chí đánh giá 5S và thực hiện đánh giá chéo hàng tuần nhằm duy trì hiệu quả hoạt động 5S, từ đó nâng cao tác phong và nề nếp trong công việc.
Công ty cam kết nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất bằng cách đào tạo 100% cán bộ công nhân viên về phương pháp 5S Để khuyến khích tinh thần thực hiện 5S, hàng tháng, công ty tổ chức trao thưởng cho các nhân viên hoặc tổ nhóm có thành tích xuất sắc trong việc áp dụng phương pháp này.
Tại kho vật tư và kho thành phẩm, việc áp dụng các biện pháp tối ưu đã giúp giảm thời gian xuất hàng lên đến 60% và thời gian kiểm kê kho giảm tới 86%, chỉ còn 1 ngày cho mỗi nhân lực Ngoài ra, thời gian tìm kiếm công cụ dụng cụ sản xuất cũng được rút ngắn, tạo ra một môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ và an toàn hơn.
Kết quả đạt được từ chương trình doanh nghiệp hoàn toàn phù hợp với mục tiêu ban đầu mà doanh nghiệp và tư vấn đã đề ra.
Chi tiết các kết quả được trình bày dưới đây.
G IAI ĐOẠN 1: C HUẨN BỊ
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã tiến hành gặp gỡ và trao đổi để thực hiện các hoạt động như khảo sát chi tiết hiện trạng doanh nghiệp, thống nhất mục tiêu và phạm vi thực hiện 5S, xác định cách tổ chức và trách nhiệm của các bên, lập kế hoạch thực hiện, cũng như lựa chọn thành viên cho Ban 5S và thông báo cho các phòng ban liên quan.
Giai đoạn này được thực hiện trong 03 tuần, từ ngày 27/9/2017 đến ngày 18/10/2017 Dưới đây là các hoạt động chính của giai đoạn này:
Vào ngày 27/9/2017, một cuộc khảo sát chi tiết đã được thực hiện nhằm đánh giá hiện trạng doanh nghiệp và xác định các tiềm năng triển khai 5S Hoạt động này bao gồm tất cả các khu vực trong công ty như văn phòng, kho vật tư, kho thành phẩm, tổ điện và tổ cơ khí.
Dựa trên hiện trạng và nguồn lực về con người, thời gian và tài chính, hai bên đã thống nhất triển khai phương pháp 5S tại toàn bộ công ty Quá trình thống nhất này diễn ra trong 01 tuần, từ ngày 27/9/2017 đến 04/10/2017.
Vào đầu tháng 10, các bên tư vấn và doanh nghiệp đã tiến hành thảo luận và thống nhất về cách thức tổ chức, trách nhiệm của từng bên cũng như lộ trình triển khai 5S.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc triển khai 5S, doanh nghiệp cần tư vấn cách lựa chọn thành viên cho Ban triển khai 5S, đồng thời quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên Doanh nghiệp cũng nên ban hành quyết định thành lập Ban triển khai 5S để chính thức hóa quá trình này.
Doanh nghiệp cần thông báo rõ ràng về cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên trong Ban triển khai 5S ngay khi quyết định thành lập Ban 5S được ban hành Việc này giúp đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình triển khai, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên hiểu rõ vai trò của mình trong việc thực hiện 5S.
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 3 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn chuẩn bị
TT Kết quả thực hiện Ghi chú
1 Xác định được mục tiêu và phạm vi triển khai
Hợp đồng tư vấn số 1311ESUN/EPRO/2017 (xem phụ lục 02)
2 Thống nhất cách thức tổ chức, trách nhiệm giữa tư vấn và doanh nghiệp cùng kế hoạch triển khai
Hợp đồng tư vấn số 1311ESUN/EPRO/2017 (xem phụ lục 02)
3 Thành lập Ban triển khai 5S
4 Toàn bộ CB-CNV công ty hiểu về cơ cấu, vai trò, trách nhiệm của các thành viên Ban triển khai 5S
G IAI ĐOẠN 2: K HỞI ĐỘNG
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã tiến hành gặp gỡ, trao đổi và thực hiện các hoạt động như tổ chức đào tạo 5S, hướng dẫn tuyên truyền về 5S, cũng như chuẩn bị và phát động phong trào 5S.
Giai đoạn này được thực hiện trong gần 04 tuần, từ 19/10/2017 đến 17/11/2017
So với kế hoạch ban đầu, thời gian thực hiện là đúng tiến độ Dưới đây là các hoạt động chính của giai đoạn này:
Vào ngày 19/10/2017, công ty đã tổ chức một khóa đào tạo 5S, bao gồm một lớp cho Ban 5S và một lớp cho tất cả các thành viên khác Khóa học kết hợp lý thuyết, bài tập thực hành và trò chơi nhằm giúp mọi người hiểu nhanh và nhớ lâu về 5S Do đặc thù của ESUN, chỉ có một nửa nhân sự có thể tham gia trực tiếp tại nhà máy, trong khi số còn lại sẽ được công ty tự đào tạo từ ngày 20/10/2017 đến 27/10/2017.
- Hoạt động 2: Chuẩn bị các công cụ tuyên truyền 5S được thực hiện từ
Từ ngày 20/10/2017 đến 31/10/2017, chúng tôi cung cấp tư vấn cho doanh nghiệp về việc chuẩn bị các công cụ tuyên truyền 5S, bao gồm poster, khẩu hiệu và bảng tin 5S Nội dung, số lượng và quy cách của các công cụ này được hướng dẫn chi tiết, kèm theo một số thiết kế có sẵn để doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn.
- Hoạt động 3: Việc chuẩn bị lễ phát động phong trào 5S được thực hiện từ
Từ ngày 01/11/2017 đến 16/11/2017, công tác chuẩn bị cho sự kiện cần được lên kế hoạch chi tiết, bao gồm lịch trình, nội dung, nhân sự, địa điểm và các công cụ dụng cụ cần thiết như phông bạt, loa đài và hội trường.
Vào sáng ngày 17/11/2019, lễ phát động 5S đã được tổ chức, thu hút sự tham gia của đông đảo mọi người Sau buổi lễ, các thành viên đã tiến hành thực hiện 3S sơ bộ dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia tư vấn.
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 4 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn khởi động
TT Kết quả thực hiện Ghi chú
1 100% nhân sự được đào tạo về 5S (một nửa do tư vấn đào tạo, một nửa do công ty tự đào tạo) Danh sách CB-
CNV tham gia đào tạo (xem phụ lục 03 )
2 01 Bảng tin, 02 khẩu hiệu và 01 poster được treo tại những nơi dễ thấy nhằm tuyên truyền cho mọi người hiểu về 5S
3 Tổ chức lễ phát động 5S thể hiện cam kết của ban lãnh đạo và các CB-CNV công ty trong việc thực hiện 5S
Danh sách CB- CNV tham gia buổi phát động
4 Hướng dẫn thực hiện 3S tại hiện trường và thống nhất danh mục các hoạt động mà doanh nghiệp cần thực hiện
Trong buổi lễ phát động 5S tại ESUN, lãnh đạo đã tuyên bố về mục đích và kế hoạch triển khai 5S, cùng với lễ ký cam kết của các trưởng bộ phận Sự kiện còn có trò chơi đố vui 5S và các tiết mục văn nghệ, tạo không khí sôi nổi và khuyến khích mọi người tham gia hào hứng hơn.
G IAI ĐOẠN 3: T HỰC HIỆN 3S
Trong giai đoạn này, tư vấn và doanh nghiệp đã tổ chức các cuộc gặp gỡ và trao đổi, nhằm hướng dẫn thực hiện phương pháp 3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) trên toàn bộ công ty.
Giai đoạn này kéo dài 07 tuần, từ ngày 17/11/2017 đến 07/1/2018, hoàn thành đúng theo kế hoạch ban đầu Dưới đây là những hoạt động chính đã diễn ra trong giai đoạn này.
Hoạt động 1 bao gồm việc sàng lọc các vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc Doanh nghiệp cần được tư vấn và hướng dẫn sử dụng biểu sàng lọc đồ vật, đồng thời thực hiện gắn thẻ đỏ để xác định và loại bỏ các vật dụng gây bối rối.
Hoạt động 2 tập trung vào việc sắp xếp và làm sạch các vị trí đã được sàng lọc Doanh nghiệp cần được tư vấn để hướng dẫn cách sắp xếp lại và làm sạch ngay khi phát hiện điểm chưa phù hợp Việc phân định vị trí xếp đặt của các đồ vật thông qua vạch kẻ và biển báo, cũng như sử dụng giá kệ để tối ưu hóa không gian, là rất quan trọng Quá trình này diễn ra từ ngày 17/11/2017 đến 07/01/2018 và sẽ tiếp tục được hoàn thiện thực hiện 3S sau ngày 08/01/2018.
Để đánh giá hiệu quả của hoạt động 3S, việc chụp ảnh trước và sau là rất quan trọng Tư vấn đã cung cấp hướng dẫn chi tiết cho cán bộ phụ trách về cách ghi nhận hình ảnh, bao gồm việc thực hiện mẫu chụp và hướng dẫn bằng văn bản.
Kết quả chính đạt được:
Sau khi thực hiện quy trình 3S, không gian trong toàn bộ nhà máy đã trở nên thông thoáng, gọn gàng và sạch đẹp hơn Dưới đây là bảng tóm tắt một số kết quả quan trọng đạt được trong giai đoạn này.
Bảng 5 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn thực hiện 3S
Thiếu kẻ vạch, tem nhãn, vật tư không xếp gọn
Kẻ vạch định vị, dán nhãn vật tư rõ ràng, vật tư được sắp xếp gọn gàng
Vật tư để lộn xộn và không có chỗ xác định
Vật tư được phân loại, sắp xếp trên các khay có dán nhãn nhận biết
Thiếu giá kệ sắp xếp Đầu tư thêm giá kệ, chấm dứt việc đặt vật tư chồng chất trên sàn kho
Trần kho hở, dột Xử lý dột và lắp kín lại
Nhiều vật tư để lộn xộn dưới gầm bàn
Không để vật tư dưới gầm bàn, kẻ vạch định vị bàn thao tác
Nhiều vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc, thiếu giá kệ cho các hộp điện
Loại bỏ vật dụng không cần thiết, lắp thêm giá kệ tận dụng không gian
Nhiều vật dụng đặt tự do dưới sàn Không còn vật dùng đặt trên sàn mà đã được xếp lên kệ
Giấy tờ, CCDC còn đặt lên máy Đã có giá kệ và định vị vị trí của
CCDC cũng như vật liệu dành riêng cho máy
Không có giá treo mũ và mo hàn Có giá treo mũ và mo hàn dễ tìm dễ lấy
Máy khoan và cắt để chồng lên nhau trên giá, gây khó lấy và nhanh hỏng máy
Có giá treo máy lên và dễ tìm dễ lấy hơn
Tủ dụng cụ/hồ sơ
Chưa phân loại và quy định chỗ để rõ ràng Đã có tem nhãn quy định trong tủ, có cánh cửa đóng để dễ quản lý
Công nhân có ý thức phân loại
CCDC nhưng chưa quy định cụ thể vị trí Đã quy định vị trí cho từng ccdc của máy, tiết kiệm diện tích
Các vật dụng, phôi tiện còn để lộn xộn, không theo một trật tự nào
Các vật dụng, phôi tiện đã được sắp xếp gọn gàng, có trật tự
Còn để CCDC lên máy sau khi làm xong việc
Không còn tình trạng CCDC để trên máy sau khi làm xong việc
Nóc máy bụi bẩn, còn để CCDC lên trên
Máy sạch sẽ và không còn tình trạng dụng cụ để trên máy
CCDC thường gây ra sự chồng chéo, làm mất thời gian khi cần lấy dụng cụ Để khắc phục tình trạng này, cần quy định rõ ràng vị trí để từng chi tiết một cách riêng biệt.
- ốc vít dùng chung trong xưởng
CCDC để lên máy sau khi sử dụng, nóc máy bám bụi dầy, sơn bong tróc
Không còn để CCDC lên máy, bụi đã được lau và xử lý sạch sẽ Đèn chiếu sang tại máy
Không có trao đèn gây chói mắt người công nhân Đã có trao đèn chịu nhiệt, tránh ánh sang trực tiếp vào mắt Đèn chiếu sáng ở các máy
Không có trao đèn gây chói mắt Đã có trao đèn chịu nhiệt, tránh ánh sang trực tiếp vào mắt
Chưa có sự sạch sẽ gọn gàng Đã có sự sắp xếp và lau chùi sạch sẽ , chưa có tem nhãn chi tiết
Bình cứu hỏa bám bụi và hết hạn sử dụng
Có phiếu kiểm tra định kì theo tháng và sạch sẽ, quy định vị trí rõ ràng
Lối tiếp cận bình cứu hỏa bị xâm phạm
Có khu vực riêng để bình nước, không gây cản trở tiếp cận bình chữa cháy
Khu vực máy tiện to và máy cưa Để phôi, dụng cụ trên sàn tự do Sạch sẽ và có vị trí để phôi và dụng cụ
Máy không được vệ sinh tốt, còn để CCDC lên máy Đã có giá kệ để dụng cụ Máy được vệ sinh sạch sẽ sau cuối ngày làm việc
Phoi kim loại không được dọn dẹp thường xuyên
Phoi kim loại được dọn sạch sẽ sau mỗi ngày làm việc
Nhiều vật dụng không cần thiết đặt tại khu vực thao tác gây cản trở công việc
Không còn tình trạng vật dụng không cần thiết đặt ở xung quanh máy móc
Chỗ làm việc không được dọn dẹp sau ca làm việc Đã tiến hành dọn dẹp chỗ làm thường xuyên, gọn gàng
Hiện tại, chưa có quy định cụ thể về việc sắp xếp các vật dụng trong tủ Mặc dù đã có quy định về việc để mũ bảo hộ ở tầng đầu tiên, nhưng vẫn còn nhiều vật dụng khác xung quanh chưa được sắp xếp hợp lý.
Thành phẩm bụi bẩn, rách màng bọc
Sắp xếp lại để tiết kiệm diện tích và làm vệ sinh để thành phẩm được sạch sẽ
Rác để tràn trên sàn Có thùng đựng rác loại lớn Quy định loại rác để trong từng thùng bằng tem nhãn rõ ràng
Khu vực để xe hiện đã được kẻ vạch rõ ràng, giúp việc sắp xếp xe trở nên ngăn nắp và gọn gàng hơn, đồng thời loại bỏ các vật dụng không cần thiết tại đây.
Bình nén khí để không có vị trí cố định, gây cản trở lối đi lại
Có vị trí rõ ràng, không gây cản trở lối đi lại
Dụng cụ vệ sinh không có vị trí cụ thể, để dưới đất nên nhanh hỏng
Dụng cụ vệ sinh được treo lên tránh hỏng
Mũi ta rô xếp lộn xộn khó Mũi ta rô đã có vị trí rõ ràng và
Không có danh mục các vật tư Có danh mục vật tư để theo từng vị trí Giá kệ kho
Giá kệ chưa có địa chỉ, không có tem nhãn
Gắn địa chỉ cho các giá kệ Vị trí các vât tư đã được tổng hợp đánh dấu theo ngăn và tầng
Máy laser có thiết kế đường thoát khí gọn gàng, sát tường, giúp không gây cản trở trong khu vực cửa phụ, đảm bảo việc di chuyển dễ dàng và thuận tiện.
Chưa có sự sắp xếp rõ ràng và chưa xác định được vị trí để đồ, dẫn đến việc không có lối đi lại Tuy nhiên, đã có lối đi lại rõ ràng và sơ đồ phân loại khu vực để đồ vật, giúp cải thiện tổ chức không gian.
Việc sử dụng đèn sợi đốt tiêu tốn nhiều điện năng và làm tăng nhiệt độ trong nhà xưởng Để khắc phục tình trạng này, chúng tôi đã tiến hành lắp đặt đèn chiếu sáng LED, giúp đảm bảo ánh sáng đầy đủ cho công nhân trong quá trình làm việc.
Chưa có tem nhãn chi tiết cho Tem nhãn đầy đủ, chi tiết, gọn
Chưa có sự sắp xếp rõ ràng những lọ sơn, hóa chất
Có giá để đựng lọ sơn và có tem nhãn khu vực rõ ràng
Trong quá trình triển khai 3S, Giám đốc công ty thường xuyên khen thưởng nhân viên tích cực tham gia, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi về thời gian và công cụ để họ thực hiện công việc Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động 3S tại ESUN diễn ra suôn sẻ.
4.5 Giai đoạn 4: Đánh giá 3S và hướng dẫn 2S sau
Trong giai đoạn này, tư vấn sẽ đánh giá kết quả thực hiện 3S và đưa ra các khuyến nghị mới Đồng thời, hướng dẫn công ty duy trì 3S thông qua việc xây dựng và áp dụng biểu tự đánh giá cũng như đánh giá chéo Cuối cùng, tổ chức thi đua nhằm khuyến khích mọi cá nhân và bộ phận tích cực thực hiện 5S.
Giai đoạn này được thực hiện trong 2 ngày 08 và 09/01/2018, đúng theo tiến độ kế hoạch ban đầu Dưới đây là các hoạt động chính diễn ra trong giai đoạn này.
G IAI ĐOẠN 5: T HỰC HIỆN 2S SAU
Trong giai đoạn này, việc tư vấn và doanh nghiệp diễn ra thường xuyên thông qua các kênh liên lạc từ xa như email và điện thoại Các cuộc trao đổi tập trung vào kết quả thực hiện tự kiểm tra 5S, đánh giá chéo 5S, cũng như các hoạt động tuyên dương và khen thưởng.
Giai đoạn này diễn ra trong 10 tuần, từ ngày 10 tháng 1 năm 2018 đến ngày 26 tháng 3 năm 2018, và thời gian thực hiện đã đảm bảo đúng tiến độ so với kế hoạch ban đầu Dưới đây là những hoạt động chính trong giai đoạn này.
Các trưởng bộ phận tiến hành tự kiểm tra 5S trong khu vực của mình dựa trên biểu kiểm tra đã được xây dựng Qua hoạt động này, các tổ trưởng có khả năng phát hiện sớm những điểm chưa phù hợp, từ đó nhắc nhở nhân viên thực hiện các hành động khắc phục kịp thời.
Công ty tổ chức đánh giá chéo 5S hàng tuần giữa các bộ phận, giúp cải thiện hiệu suất làm việc Kết quả đánh giá cho thấy khu vực kho thường đạt kết quả tốt nhất, phản ánh sự nỗ lực và cam kết của đội ngũ trong việc duy trì tiêu chuẩn 5S.
- Hoạt động 3: Công ty thực hiện tuyên dương, trao thưởng cho cá nhân và bộ phận thực hiện 5S tốt nhất tháng
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 7 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn thực hiện 2S
TT Kết quả thực hiện Ghi chú
1 Các tổ trưởng biết cách tự đánh giá 5S trong phạm vi tổ mình quản lý, tần suất kiểm tra hàng ngày
2 Công ty đã áp dụng đánh giá chéo giữa các bộ phận, tần suất đánh giá 1 lần/tuần
3 Thực hiện tuyên dương, trao thưởng cho cá nhân và bộ phận thực hiện 5S tốt nhất tháng
Công ty ESUN không chỉ áp dụng biện pháp tuyên dương và khen thưởng để khuyến khích tinh thần tham gia 5S mà còn thực hiện chiến lược "mưa dầm thấm lâu" bằng cách tăng cường đào tạo và nhắc nhở những cá nhân chưa thực hiện 5S một cách hiệu quả.
G IAI ĐOẠN 6: Đ ÁNH GIÁ 5S VÀ LẬP HỒ SƠ CẤP CHỨNG NHẬN
Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã gặp mặt, trao đổi và thực hiện các hoạt động:
- Tư vấn trực tiếp đánh giá 5S
- Tổng kết kết quả đánh giá tại Doanh nghiệp và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận cho các khu vực đạt 5S
- Doanh nghiệp khắc phục các bộ phận chưa đạt 5S và hoàn thiện hồ sơ
- Tư vấn kiểm tra hồ sơ
Giai đoạn này được thực hiện trong 5 tuần, từ 27/3/2018 đến 31/5/2018 Dưới đây là các hoạt động chính của giai đoạn này:
Vào ngày 27/3/2018, hoạt động tư vấn trực tiếp đánh giá 5S cho thấy việc duy trì 5S tại công ty chưa đạt yêu cầu, với máy móc chưa được vệ sinh kỹ và nhiều đồ vật để sai quy định Tư vấn đã đưa ra khuyến nghị và yêu cầu công ty thực hiện các biện pháp khắc phục Đến ngày 07/5/2018, tư vấn quay lại và kết quả đánh giá lần 2 đã cải thiện đáng kể.
- Hoạt động 2: Tổng kết kết quả đánh giá và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận cho các khu vực đạt 5S từ ngày 08/5 đến 15/5/2018
- Hoạt động 3: Tư vấn kiểm tra hồ sơ từ ngày 16/5/2018 đến ngày 23/5/2018 và xác nhận hồ sơ đạt yêu cầu
- Hoạt động 4: Tư vấn đệ trình bộ hồ sơ đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng nhận hoàn thành chương trình 5S cho doanh nghiệp từ 24/5/2018 đến ngày 31/5/2018
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này
Bảng 8 Tổng hợp các khuyến nghị và hoạt động sau khi đánh giá 5S
Khuyến nghị Hoạt động của doanh nghiệp sau khi đánh giá
Tiếp tục duy trì đánh giá nội bộ Hiện nay công ty duy trì đánh giá nội bộ 1 lần/tháng
Nâng cao tiêu chuẩn đánh giá Muốn duy trì tiêu chuẩn hiện thêm một thời gian nữa rồi mới nâng cao tiêu chuẩn
Xây dựng quy định về đào tạo mới và tái đào tạo 5S
Cam kết sẽ ban hành quy định
Công ty đã được cấp chứng chỉ số 5S/2018/DN-04 ngày 19 tháng 6 năm 2018 của Bộ Công Thương về thực hành tốt 5S tại doanh nghiệp
5 KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Hoạt động hướng dẫn thực hành tốt 5S diễn ra từ tháng 9/2017 đến tháng 5/2018, trong đó nhóm tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các bước chuẩn bị, khởi động và triển khai 3S Các công tác kiểm tra, đánh giá kết quả cũng được thực hiện để triển khai 2S tiếp theo và đánh giá toàn bộ chương trình 5S Doanh nghiệp đã cam kết nỗ lực cao trong việc bố trí thời gian, nguồn lực nhân sự và tài chính cho chương trình này.
Kết quả đánh giá cho thấy việc thực hành tốt 5S đã mang lại nhận thức và hiệu quả quản lý trực quan cho doanh nghiệp Cụ thể là:
Về quản lý trực quan: Toàn bộ nhà xưởng, kho bãi được phân khu, kẻ vạch, treo biển chỉ dẫn, sắp xếp ngăn nắp gọn gàng
Công ty đã thiết lập tiêu chí đánh giá 5S và thực hiện đánh giá chéo hàng tuần nhằm duy trì hiệu quả hoạt động 5S, đảm bảo tác phong và nề nếp làm việc được cải thiện liên tục.
Tại công ty, 100% cán bộ công nhân viên được đào tạo về phương pháp 5S để nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất Hàng tháng, công ty tổ chức trao thưởng cho những nhân viên hoặc tổ nhóm thực hiện 5S tốt nhất, khuyến khích tinh thần làm việc và cải thiện môi trường làm việc.
Tại kho vật tư và kho thành phẩm, việc cải tiến quy trình đã giúp giảm thời gian xuất hàng tới 60%, trong khi thời gian kiểm kê kho được rút ngắn đến 86%, chỉ còn 1 ngày cho một nhân lực Ngoài ra, thời gian tìm kiếm công cụ dụng cụ sản xuất cũng được giảm đáng kể, góp phần tạo ra môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ và an toàn hơn.
Trong quá trình thực hiện, chúng tôi đã đối mặt với một số khó khăn về thời gian và nguồn lực hạn chế Tuy nhiên, cả hai bên đã kịp thời khắc phục để phối hợp đạt được kết quả tốt nhất Dưới đây là một số bài học kinh nghiệm quý giá trong quá trình triển khai tại doanh nghiệp.
Phạm vi áp dụng phù hợp nhất: Kho vật tư, kho thành phẩm, tổ điện và tổ cơ khí
Giải pháp sàng lọc- sắp xếp - sạch sẽ hiệu quả nhất:
- Sử dụng giá kệ để tận dụng không gian, gắn địa chỉ cho từng vật tư trong kho giúp giảm thời gian xếp dỡ và kiểm kê;
- Nhà xưởng luôn sạch sẽ vì được làm sạch hàng ngày giúp cho người lao động cảm thấy thoải mái hơn
Giải pháp săn sóc - sẵn sàng hiệu quả nhất: Giải pháp được doanh nghiệp hài lòng nhất và được các cán bộ hưởng ứng tốt nhất là:
- Thực hiện đánh giá chéo giữa các bộ phận nhằm duy trì hoạt động 5S
Thông điệp với các doanh nghiệp khác là “5S để làm việc nhẹ nhàng hơn và thông minh hơn”
