4 HOẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
4.7 GIAI ĐOẠN 6: ĐÁNH GIÁ 5S VÀ LẬP HỒ SƠ CẤP CHỨNG NHẬN
Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã gặp mặt, trao đổi và thực hiện các hoạt động (1) Chuẩn bị đánh giá và đánh giá 5S của Tư vấn (2) Tổng kết điểm và gửi Bảng kết quả đánh giá đến doanh nghiệp; (3) Công ty chuẩn bị hồ sơ 5S; (4) Kiểm tra hồ sơ 5S; (5) Đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S.
Thời gian:
Giai đoạn này được thực hiện trong 7 tuần, từ 26/10/2018 đến 20/12/2018. So với kế hoạch ban đầu, thời gian thực hiện là đúng kế hoạch. Dưới đây là mốc thời gian thực hiện các hoạt động chính của giai đoạn này
- Hoạt động 1 Chuẩn bị đánh giá và đánh giá 5S của Tư vấn: từ 21/10/2018 đến 23/10/2018.
- Hoạt động 2 Tổng kết điểm và gửi Bảng kết quả đánh giá đến doanh nghiệp: từ 23/10/2018 đến 25/10/2018
- Hoạt động 3 Công ty chuẩn bị hồ sơ 5S: từ từ 25/10/2018 đến 30/11/2018 - Hoạt động 4 Kiểm tra hồ sơ 5S: từ 30/11/2018 đến 05/12/2018
- Hoạt động 5 Đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S: từ 05/12/2018 đến 30/12/2018.
Chi tiết các hoạt động được ghi bên dưới:
- Hoạt động 1 Chuẩn bị đánh giá và đánh giá 5S của Tư vấn: từ 20/10/2018 đến 25/10/2018.
Trong ngày đánh giá 5S, tư vấn đánh giá tại văn phòng và đánh giá tại hiện trường. Tại văn phòng, tư vấn đánh giá các nội dung: Mục tiêu 5S, cách thức tổ chức phong trào 5S. Tại hiện trường, tư vấn đánh giá hiện trạng S1, S2, S3, thực tế tự đánh giá, phỏng vấn các nhân viên cơng ty về 5S.
Hình 15. Đánh giá hiện trạng 5S tại văn phịng
Hình 16. Ảnh chụp Hiện trạng 5S tại xưởng sản xuất (a. Định
danh, b. định danh và làm sạch, c. Khẩu hiệu tuyên truyền 5S, d. bố trí layout và sơn mới)
- Hoạt động 2 Tổng kết điểm và gửi Bảng kết quả đánh giá đến doanh nghiệp: từ 23/10/2018 đến 25/10/2018.
Tư vấn đánh giá theo điểm số dựa trên ghi nhận hiện trạng S1, S2, S3 tại nhà máy. Kết quả các vị trí đánh giá đều đạt điểm khá. Điểm đánh giá được nhân hệ số với khu vực sản xuất có hệ số 0,4, kho có hệ số 0,15, văn phịng có hệ số 0,1; tổ chức 5S có hệ số 0,15 và mục tiêu 5S có hệ số 0,2. Kết quả tổng thể đạt yêu cầu.
Bảng kết quả được tư vấn gửi tới doanh nghiệp để xem và khắc phục những vị trí có cơ hội thay đổi..
Hình 17. Kết quả đánh giá 5S
- Hoạt động 3 Tư vấn về quy chế Thưởng – phạt 5S và xác nhận các cải tiến và báo cáo hiện trạng triển khai, từ 25/10/2018 đến 12/12/2018
Sau ngày hướng dẫn, trưởng phòng sản xuất đã viết được báo cáo 5S, các ưu nhược điểm của phong trào 5S và tư vấn đã hướng dẫn công ty ban hành Nội dung Thưởng – Phạt 5S, được giám đốc phê duyệt.
Hình 18. Báo cáo 5S đến tháng 12 và Nội dung Thưởng – phạt 5S
- Hoạt động 4 Công ty chuẩn bị hồ sơ 5S: từ 25/10/2018 đến 12/12/2018. Kế tốn và Trưởng phịng kỹ thuật phụ trách thiện hồ sơ 5S gửi Bộ Công Thương, gồm:
Công văn đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S Nghiệm thu hợp đồng.
Bảng kê tổng số tiền đã chi cho 5S, với hơn 58,3 triệu đồng, và nhiều hóa đơn các loại.
- Hoạt động 4 Kiểm tra hồ sơ 5S: từ 30/11/2018 đến 02/12/2018.
Tư vấn trao đổi với trưởng phòng kỹy thuật để xem nội dung hồ sơ qua email. Sau đó nhận bản cứng được cơng ty chuyển phát nhanh tới, và rà xoát kiểm tra thực tế.
- Hoạt động 5 Đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S: từ 02/12/2018 đến 30/12/2018.
Tư vấn gửi hồ sơ của công ty TNHH Sơn Hải Vân đến Vụ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công Thương để đề nghị cấp chứng chỉ 5S với nội dung:
So với kế hoạch ban đầu, các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này là giảm khu vực kho sản phẩm sơn. Do trong quá trình tư vấn, giám đốc công ty thấy cần thiết thay đổi layout sơn, đầu tư hệ thống giá kệ hiện đại, đảm bảo quản lý được sơn theo ngày, tháng. Dự kiến đầu tư từ tháng 10/2018 đến 2/2019, sau đó mới áp dụng 5S. Điều này tuy sai khác so với hợp đồng, nhưng diễn ra do tác dụng của 5S, nên giám đốc sẵn sàng đầu tư.
Kết quả chính đạt được:
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này.
Bảng 8. Tổng hợp các khuyến nghị và hoạt động sau khi đánh giá 5S
Khu
vực
Khuyến nghị Hoạt động của doanh nghiệp
sau khi đánh giá
Tồn cơng ty
Tiếp tục duy trì đánh giá nội bộ hàng tháng
Đã thực hiện đánh giá nội bộ tháng 8 (2 lần), tháng 9 (2 lần), tháng 10 (2 lần) Tồn cơng ty Cập nhật quy chế Thưởng – Phạt 5S Đã cập nhật tháng 12/2018 Các tổ 5S
Duy trì việc gửi ảnh Trước – Sau về thực hành tốt 5S lên zalo Vẫn duy trì. Kho thành phẩm
Đang đầu tư lại layout cho kho thành phẩm
Nhà văn phòng
Sẽ đầu tư xây tòa nhà văn phịng mới, có mở rộng thiết kế phịng R&D so với trước 5S
Đang đầu tư
Công ty đã được cấp chứng chỉ số 5S/2018/DN-10 ngày 20/12/2018 của Bộ Công Thương về thực hành tốt 5S tại doanh nghiệp.
Bài học kinh nghiệm:
Nếu triển khai lại 5S, công ty sẽ đầu tư kho Sản phẩm sớm hơn.
Các hoạt động triển khai 5S tại công ty diễn ra đúng hoặc nhanh hơn kế hoạch. Tinh thần của toàn bộ cơng nhân và nhân viên rất tích cực thực hiện 5S.
Các hoạt động tạo thành S4 đượclàm tốt: Tự đánh giá, đánh giá chéo, tổng kết số ảnh Trước- Sau, tổng kết điểm đánh giá để khen thưởng. Tăng cường hướng dẫn chấm điểm 5S cho nhiều cán bộ hơn nữa.