Họat động hướng dẫn thực hành tốt 5S này được thực hiện trong thời gian từ tháng 7/2018 đến tháng 12/2018. Nhóm tư vấn đã tiến hành hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công tác chuẩn bị, khởi động, triển khai 3S, kiểm tra, đánh giá kết quả, triển khai 2S tiếp theo và đánh giá kết quả tồn bộ chương trình 5S. Doanh nghiệp đã cam kết có nỗ lực cao trong việc bố trí thời gian, nguồn lực về nhân sự và tài chính khi tham gia chương trình.
Kết quả đánh giá cho thấy việc thực hành tốt 5S đã mang lại nhận thức và hiệu quả quản lý trực quan cho doanh nghiệp. Cụ thể là:
Về quản lý trực quan: Công ty đã tiến hành kẻ vẽ lối đi lại cho người đi bộ, lối đi cho xe nâng và có dấu hiệu nhận biết rõ ràng, kẻ vẽ định vị các đồ dùng, dụng cụ dễ di chuyển như xe đẩy, cân, quạt…Bổ sung tem nhãn định danh cho tất cả các đồ dùng, vật dụng, giá kệ, gáy file tài liệu. Cơng ty đã bố trí các khẩu hiệu, poster và bảng tin 5S nhằm truyền thông hoạt động 5S trong nội bộ Công ty.
Về tác phong, nề nếp: Các tổ trưởng 5S từng phòng ban, bộ phận tiến hành đánh giá nội bộ hàng ngày theo biểu đã có. Các biểu đánh giá này được treo ngay tại bảng tin từng tổ. Với mỗi một tiêu chí khơng đạt, tổ trưởng có trách nhiệm nhắc nhở cá nhân liên quan và khơng để một tiêu chí khơng đạt q 3 ngày liên tiếp. Ban 5S phân cơng lịch đánh giá chéo, mỗi tuần sẽ có 2 tổ trưởng 5S đi đánh giá 5S của tất cả các tổ. Kết quả sẽ được tổng kết theo từng tháng. Về quản lý sản xuất: 100% cán bộ công nhân viên công ty đã tham gia đào tạo 5S. Trong đó 70% do Tư vấn đào tạo, 30% còn lại do ban 5S đào tạo. Trong khn khổ triển khai chương trình, Cơng ty đã ban hành Quyết định thành lập ban 5S, quy chế hoạt động ban 5S trong đó có nội dung thưởng phạt về 5S. Theo đó, hoạt động khen thưởng sẽ tập trung vào khen thưởng ý tưởng cải tiến của CBCNV, về phạt, cơng ty chỉ phạt lao động cơng ích thay vì phạt tiền. Các hiệu quả khác: Sau khi tiến hành thực hiện 5S tại khối văn phịng, ghi
nhận việc tìm kiếm giấy tờ tài liệu đang sử dụng trong năm và một vài năm gần đây cho thấy thời gian CBCNV tại các phịng ban tìm kiếm các giấy tờ này khơng quá 30s. Đây là con số ấn tượng khi trước khi thực hiện 5S, nhiều phịng ban khơng tham gia kiểm tra vì có thể “tìm cả buổi khơng thấy tài liệu”.
Quá trình thực hiện cũng gặp những khó khăn nhất định về thời gian, nguồn lực hạn chế và đã được hai bên khắc phục kịp thời để có thể phối hợp đạt kết quả tốt nhất. Dưới đây là một số kết luận:
Phạm vi áp dụng phù hợp nhất: Các khu vực triển khai 5S có hiệu quả tiềm năng nhất trong ngành đối với doanh nghiệp là khu vực văn phòng, kho linh kiện vật tư, phòng QA.
Giải pháp sàng lọc- sắp xếp - sạch sẽ hiệu quả nhất: Giải pháp được doanh nghiệp hài lòng nhất là sàng lọc các tài liệu cũ, hiện không sử dụng nhưng vẫn phải giữ và tập kết về khu vực kho chung; Phân loại tài liệu bằng cách mã hóa gáy file theo các màu sắc khác nhau, mỗi loại tài liệu có một màu gáy file khác nhau. Sàng lọc và sắp xếp lại cơng cụ dụng cụ, vật tư phịng bảo trì;
Giải pháp săn sóc - sẵn sàng hiệu quả nhất: Giải pháp được doanh nghiệp hài lòng nhất và được các cán bộ hưởng ứng tốt nhất là thiết lập biểu đánh giá chấm điểm để duy trì 5S, tuyên dương các tổ làm tốt và nhắc nhở các tổ thực hiện chưa tốt. Ngoài ra, tổ chức phát động 5S trong đó lồng ghép chơi trị chơi liên quan đến 5S giúp nâng cao tinh thần thi đua, nâng cao nhận thức của CBCNV.
Khó khăn lớn nhất: Quá trình thực hiện doanh nghiệp gặp khó khăn lớn nhất là công ty xây dựng, cải tạo nhà máy trong thời gian triển khai chương trình, do đó thời gian triển khai kéo dài hơn kế hoạch.
Thông điệp với các doanh nghiệp khác là Thực hiện 5S là nền tảng để áp dụng các công cụ năng suất chất lượng và hệ thống quản lý khác.
27