CƠ SỞ LÝ LUẬN
Cơ sở lý luận
2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ và vai trò của kế toán hành chính sự nghiệp
Trước hết phải tìm hiểu đơn vị HCSN: đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một số nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó (các cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực Nhà nước, cơ quan quản lý Nhà nước theo ngành, các tổ chức Đoàn thể…) hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho từng thời kỳ a) Khái niệm
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách của Nhà nước tại các đơn vị HCSN, là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị hành chính Do đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị HCSN phải lập dự toán cho các khoản chi tiêu này Dựa vào báo cáo dự toán, NSNN cấp kinh phí cho các đơn vị Chính vì vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng đối với NSNN
Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
Căn cứ vào chức năng hoạt động: bao gồm các đơn vị như sau:
- Cơ quan hành chính thuần tuý: như các các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND…)
- Đơn vị sự nghiệp (Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế…)
- Các tổ chức, đoàn thể xã hội (Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội…)
Căn cứ vào việc phân cấp tài chính: Các đơn vị dự toán được chia làm 3 cấp:
- Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp thuộc Trưng ương và địa phương (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục,
Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…) Đơn vị dự toán cấp 1 quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí
- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I (Kế toán cấp II)
- Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán (Kế toán cấp II) b) Đặc điểm
Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng và phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị này được trang trải thông qua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nước Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí đảm bảo sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị HCSN và yêu cầu tăng cường quản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế độ kế toán đơn vị HCSN có những đặc điểm riêng
- Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiền mặt nói riêng
- Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiến hành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị
- Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn ngân sách cấp và nguồn kinh phí khác, tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị Đơn vị HCSN bao gồm các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phi sản xuất, thực hiện quản lý Nhà nước, quản lý hành chính, thực hiện sự nghiệp giáo dục, y tế, quốc phòng, thể dục thể thao… Các đơn vị này tạo ra dịch vụ công nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội
Nguồn kinh phí đài thọ cho các đơn vị này thuộc NSNN cấp và từ các khoản thu khác do luật quy định Đơn vị HCSN là đơn vị kế toán phải có trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị mình để phục vụ cho các đối tượng sử dụng theo quy định Bao gồm: Báo cáo tài chính (quý, năm), Báo cáo quyết toán ngân sách năm, Báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm (đơn vị kế toán cấp trên) c) Nhiệm vụ kế toán HCSN
Trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng phát triển, cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế, các hoạt động sự nghiệp ngày càng phong phú và đa dạng, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế - xã hội Tuy nhiên, để các hoạt động sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp Một trong những biện pháp được quan tâm đó là hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị
Với vai trò đó, công tác kế toán trong các đơn vị HCSN phải có kế hoạch tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và để kiểm soát nguồn kinh phí; Tình hình sử dụng quyết toán kinh phí; Tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công; Tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị Đồng thời, kế toán HCSN với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành NSNN được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một tiết kiệm và hiệu quả cao Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các đơn vị HCSN phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Thu thập, phản ánh, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin về tình hình tiếp nhận, quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp, tiền quỹ, công nợ của đơn vị…
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước
- Kiểm tra việc quản lý việc sử dụng các loại vật tư, tài sản của đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, kỷ luật thanh toán công nợ…
- Ghi chép và phản ánh chính xác số vốn ngoài ngân sách do đơn vị tự thu và được phép để lại sử dụng
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN GIỒNG RIỀNG
Quá trình hình thành và phát triển của phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng, tỉnh Kiên Giang
3.1.1 Sơ lược về địa bàn huyện Giồng Riềng
Giồng Riềng là một huyện của tỉnh Kiên Giang, nằm cách Thành phố Rạch Giá khoảng 32 km Huyện có 1 thị trấn Giồng Riềng và 18 xã: Thạnh Lộc, Thạnh Hưng, Thạnh Hoà, Thạnh Bình, Thạnh Phước, Ngọc Thuận, Ngọc Chúc, Ngọc Thành, Ngọc Hoà, Hoà Lợi, Hoà Hưng, Hoà An, Hoà Thuận, Vĩnh Thạnh, Vĩnh Phú, Bàn Thạch, Long Thạnh, Bàn Tân Định
Theo thống kê năm 2008 dân số huyện khoảng 219.960 dân
Cư dân huyện chủ yếu là người Kinh, Khmer chiếm 16.28%, ngoài ra còn có dân tộc khác
Kinh tế chủ yếu là nông nghiệp Giồng Riềng là một trong những địa phương sản xuất lúa lớn của tỉnh Kiên Giang Ngoài ra trồng hoa màu khác như: khoai lang, bí đỏ, dưa hấu, đặc biệt dưa trồng gần như quanh năm Trong kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, Giồng Riềng là một vùng đất ác liệt và dữ dội
3.1.2 Sơ lược về UBND huyện Giồng Riềng
Uỷ Ban Nhân Dân Thị Trấn Giồng Riềng có địa chỉ tại Khu Vực 3 + 4 Thị Trấn Giồng Riềng - Huyện Giồng Riềng - Kiên Giang Mã số thuế 1700306813 Đăng ký & quản lý bởi Chi cục Thuế Huyện Giồng Riềng
Ngành nghề kinh doanh chính: Hoạt động của Đảng cộng sản, tổ chức chính trị - xã hội, hoạt động quản lý nhà nước nói chung và kinh tế tổng hợp 3.1.3 Sơ lược về phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng
- Tên đơn vị: phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng
- Địa chỉ: Khu Nội Ô, Thị trấn Giồng Riềng, Huyện Giồng Riềng, Kiên Giang
- Mã đơn vị quan hệ Ngân sách: 1079953
3.1.4 Quá trình hình thành và phát triển
Phòng Tài chính Kế hoạch được thành lập cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của huyện Phòng đã trải qua nhiều giai đoạn cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, phòng đã có nhiều thay đổi về tổ chức và tên gọi Phòng được thành lập ban đầu bao gồm các bộ phận: Tài chính ngân sách, thuế, giá Sau đó ngành thuế được tách riêng và phòng tiếp nhận thêm bộ phận kế hoạch từ phòng kế hoạch chuyển sang, từ đó chính thức lấy tên là Phòng Tài chính Kế hoạch Hiện nay phòng phụ trách 2 mảng cơ bản:
Bộ phận quản lý Tài chính ngân sách
Bộ phận Kế hoạch đầu tư.
Cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị
3.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Hình 3.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của phòng Tài chính Kế hoạch.
3.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận
Trưởng phòng: có nhiệm vụ phụ trách chung gồm phụ trách trực tiếp khối phường, xã, bộ phận kế hoạch đầu tư và bộ phận ngân sách Trực tập phụ trách các công tác: cân đối thu, chi ngân sách toàn huyện, quyết toán và quản lý cấp phát vốn đầu tư XDCB, tổ chức cán bộ
Phó phòng: là người giúp trưởng phòng, có nhiệm vụ phụ trách 5 bộ phận: bộ phận thẩm định và quyết toán dự án, chương trình XDCB và bộ phận kế hoạch tổng hợp, đồng thời chịu trách nhiệm điều hành chung các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng Ngoài ra còn phụ trách các công tác: cấp giấy chứng nhận ĐKKD, công tác kế hoạch, quản lý quỹ đào tạo và kinh phí nội bộ của phòng, tổ chức bán đấu giá quyền SDĐ và tài sản tịch thu, phụ trách bộ phận
Bộ phận thẩm định và quyết toán dự án chương trình XDCB
Bộ phận kế hoạch tổng hợp
Bộ phận kế toán HCSN
Bộ phận theo dõi giá đất và bán đấu gia quyền SDĐ kế toán HCSN và bộ phận theo dõi giá đất và bán đấu giá quyền sử dụng đất Đồng thời phụ trách trực tiếp các công việc: tài chính đối với HCSN, công tác bồi thường giải tỏa mặt bằng, quyết toán vốn đầu tư XDCB và quản lý cấp phát biên lai, in ấn
Bộ phận ngân sách: có chức năng chuyên quản tài chính, kiểm tra ngân sách tổng hợp của huyện và các đơn vị hỗ trợ đồng thời theo dõi tài khoản tiền gửi
Bộ phận thẩm định và quyết toán dự án chương trình XDCB: có chức năng thẩm định báo cáo kinh tế, kỹ thuật XDCB và chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo công tác này, thẩm tra quyết toán vốn đầu tư XDCB
Bộ phận kế hoạch tổng hợp: có chức năng tổng hợp, lập kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch vốn đầu tư XDCB, tham mưu ra chủ trương đầu tư XDCB, thẩm định hồ sơ đấu thầu và chỉ định thầu, đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp kết quả đấu thầu, chỉ định thầu Tổng hợp lập kế hoạch và báo cáo tình hình KT – XH của thành phố, thu lệ phí thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình và thẩm định kết quả đấu thầu
Bộ phận kế toán HCSN: có nhiệm vụ chuyên quản các đơn vị HCSN hưởng dự toán từ ngân sách huyện, theo dõi và tổng hợp báo cáo tài chính ngân sách các đơn vị để cung cấp số liệu kết hợp kế toán ngân sách tổng hợp chung cho toàn huyện
Bộ phận theo dõi giá đất và bán đấu giá quyền SDĐ: phụ trách công tác đấu giá quyền SDĐ và bán tài sản tịch thu, quản lý giá trên địa bàn huyện.
Tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị
Vốn bằng tiền Nguồn kinh phí Các khoản thu
Bảng tổng hợp số lượng nhân viên kế toán
STT HỌ VÀ TÊN GIỚI
TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN CHỨC VỤ GHI
01 Nguyễn Thị Oanh Nữ Đại học Kế toán trưởng
02 Từ Văn Sơn Nam Đại học Kế toán ấn chi
03 Nguyễn Thị Thái Nữ Đại học Kế toán đơn vị
04 Phạm Văn Rở Nam Đại học Kế toán ngân sách xã
Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận
Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo bộ phận kế toán trong đơn vị, thực hiện đúng chế độ chính sách, tổ chức đúng nguyên tắc chế độ kế toán của Bộ Tài chính
Kế toán (chi hoạt động, dự án): có nhiệm vụ quản lý các khoản chi hoạt động và dự án của các cấp
Kế toán ( vốn bằng tiền, nguồn kinh phí…) : chuyên trách quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lĩnh vực tài chính, nguồn kinh phí
Kế toán ngân sách xã: có nhiệm vụ kiểm tra tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ gốc để làm căn cứ trình chủ tài khoản, ghi chép và các loại sổ sách kế toán có liên quan, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Chính sách kế toán tại đơn vị 25_Toc448842258
Niên độ kế toán áp dụng: theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12
Đơn vị tính sử dụng trong kế toán: Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam
(Ký hiệu quốc gia là “d”, quốc tế là VND)
Chế độ kế toán áp dụng: đơn vị áp dụng chế độ kế toán HCSN theo
Quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC
Hình thức ghi sổ: Nhật ký – Sổ cái, có sự trợ giúp của Excel
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra về mọi mặt, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có kế toán ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào Nhật ký – Sổ cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho các chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một tháng hoặc một quý
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Nhật ký – Sổ cái, dùng để ghi vào Sổ Thẻ kế toán có liên quan
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán có liên quan phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ cái và các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu ở cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này
Ghi cuối tháng Đối chiếu , kiểm tra
Chứng từ gốc kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – Sổ cái, với:
Tổng số tiền của cột
“số tiền phát sinh” ở phần Nhật ký
Tổng số tiền phát sinh
Nợ của tất cả các Tài khoản
Tổng số tiền phát sinh
Có của tất cả các Tài khoản
Kế toán cộng các sổ kế toán chi tiết và căn cứ vào số liệu của các sổ kế toán chi tiết lập các “bảng tổng hợp chi tiết” của từng tài khoản tổng hợp Nhật ký –
Sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu và chỉnh lý số liệu được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác
Cuối kỳ, kế toán in các sổ chi tiết, báo cáo tài chính ra giấy, đóng thành bộ và lưu cùng sổ Nhật ký – Sổ cái theo quy định kế toán.
Kế toán nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị
Nguồn kinh phí hoạt động của phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng chủ yếu là nguồn kinh phí Ngân sách huyện cấp hoạt động mỗi năm để chi cho các hoạt động của đơn vị sự nghiệp Đào tạo (loại 490, khoản 504), kinh phí quy hoạch (loại 160, khoản 189), và quản lý hành chính (loại 460, khoản 463) trong đó có kinh phí tiết kiệm thêm 10% để bố trí cải cách tiền lương và thực hiện các chính sách an sinh xã hội
Kinh phí hoạt động của phòng bao gồm kinh phí thực hiện tự chủ và nguồn kinh phí không thực hiện tự chủ
Phòng TCKH huyện Giồng Riềng là một đơn vị HCSN thuần túy nên không có các khoản thu phát sinh bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị
Các quyết định, văn bản hướng dẫn việc quản lý và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị:
Luật NSNN số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002 do Quốc hội thông qua ngày 16 tháng 12 năm 2002, luật này quy định về lập, chấp hành, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, quyết toán ngân sách và về nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan Nhà nước các cấp trong lĩnh vực NSNN
Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 26/3/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật ngân sách
Thông tư số 79/2003/TT-BTC ngày 13 tháng 8 năm 2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua kho bạc Nhà nước
Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ được quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính
Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 6/9/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính
Quyết định số 33/2008//QĐ-BTC ngày 2/6/2008 của Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống mục lục ngân sách nhà nước
3.5.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
+ Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C 32 – HD)
+ Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu số C2-02/NS)
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu số C 33 - BB)
+ Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01)
+ Bảng đối chiếu dự toán kinh phí NS tại kho bạc (Mẫu F02 – 3a/H) + Các chứng từ ghi thu, ghi chi liên quan
Kế toán sử dụng tài khoản 461 – Nguồn kinh phí hoạt động
Và các tài khoản có liên quan như: TK 008 – dự toán chi hoạt động
Bảng 3.1 Bảng tài khoản theo dõi nguồn kinh phí hoạt động
Số hiệu tài khoản Tên Tài khoản
Nguồn kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí năm trước Nguồn kinh phí thường xuyên Nguồn kinh phí không thường xuyên
Nguồn kinh phí KTX ngân sách Nguồn kinh phí chi đào tạo cán bộ) Nguồn kinh phí năm nay
Nguồn kinh phí thường xuyên Nguồn kinh phí không thường xuyên
Nguồn kinh phí KTX ngân sách Nguồn kinh phí chi đào tạo cán bộ)
Dự toán chi hoạt động
Dự toán chi thường xuyên
Dự toán chi không thường xuyên
Dự toán chi ngân sách
Dự toán chi ngân sách KTC
Dự toán chi ngân sách CCTL)
Dự toán chi đào tạo cán bộ
Sổ sách sử dụng: Nhật ký – Sổ cái và các loại sổ kế toán chi tiết, các chứng từ có liên quan…
Nhận xét: Để theo dõi nguồn kinh phí hoạt động, đơn vị sử dụng TK 461 và mở các tài khoản chi tiết Việc mở các tài khoản chi tiết như vậy sẽ thuận lợi cho việc theo dõi, tập hợp, tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí
3.5.2 Công tác lập dự toán chi tại đơn vị
Hằng năm, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn lập dự toán, căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước và dự kiến cho năm kế hoạch Đơn vị lập dự toán chi ngân sách theo đúng quy định, trong đó xác định và thể hiện rõ dự toán chi ngân sách quản lý hành chính đề nghị giao thực hiện chế độ tự chủ và chế độ không tự chủ, có thuyết minh chi tiết theo nội dung công việc, gửi cơ quan chủ quản cấp trên hoặc cơ quan tài chính cùng cấp
Hình 3.4 Lưu đồ Luân chuyển Chứng từ Quá trình Lập và Giao Dự toán NS
Giải thích hình 3.4: Đầu năm, Phòng Tài chính kế hoạch huyện tiến hành lập kế hoạch hoạt động cùng với bảng dự toán ngân sách của năm sau đó trình cho thủ trưởng đơn vị xét duyệt, sau đó gửi kế hoạch hoạt động và bảng dự toán ngân sách đã duyệt
Phòng TCKH huyện Ủy ban Nhân dân tỉnh
Lập kế hoạch hoạt động
Quyết định giao dự toán
N Quyết định giao dự toán cho ủy ban nhân dân tỉnh xem xét và duyệt, sau khi duyệt ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành lập quyết định giao dự toán thành 2 bảng, 1 bảng gửi về phòng tài chính kế hoạch huyện còn 1 bảng giữ lại lưu tại nội bộ, sau khi nhận được quyết định giao dự toán thì phòng tài chính kế hoạch huyện tiến hành thực hiện dự toán đã được giao
Nhận xét: Qua lưu đồ luân chuyển chứng từ quá trình lập và giao dự toán ngân sách (hình 3.4) Ta thấy:
- Ưu điểm: tổ chức luân chuyển chứng từ của đơn vị qua các bộ phận tương đối hợp lý, từ khi phát sinh đến khi căn cứ vào chứng từ để lưu trữ chứng từ phù hợp với quy định của chế độ kế toán
- Nhược điểm: Quá trình luân chuyển chứng từ lập và giao dự toán ngân sách vẫn chưa chặt chẽ, thủ tục nhiều, mất khá nhiều thời gian
Bảng 3.2 Dự toán chi NSNN năm 2015 tại đơn vị
DỰ TOÁN CHI NSNN NĂM 2015 Đơn vị: Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng Đơn vị tính: Đồng
Dự toán chi ngân sách nhà nước 1.198.051.000
Trong đó: - Kinh phí thực hiện tự chủ 858.051.000
-Kinh phí không thực hiện tự chủ 340.000.000
1.1 Kinh phí thực hiện tự chủ 858.051.000
1.2 Kinh phí không thực hiện tự chủ 340.000.000
- Tiết kiệm 10% chi thường xuyên để thực hiện CCTL 51.000.000
- Tiền điện thắp sáng khu vực nhà công vụ các phòng ban 70.000.000
- Lương chi trả cho bảo vệ khu vực công vụ (ngoài khoản đóng góp của các phòng ban) 74.000.000
- Mua sắm tài sản thiết bị, Bảng chỉ dẫn sơ đồ các phòng ban 145.000.000
3.5.3 Rút dự toán và sử dụng kinh phí
Khi nhận quyết định giao dự toán năm 2015, hàng tháng khi đơn vị phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành làm thủ tục rút kinh phí về chi hoạt động gồm giấy rút dự toán ngân sách đối với những chứng từ thực chi hợp lệ đã được ký duyệt Kho bạc sẽ căn cứ vào dự toán ngân sách năm, và các chứng từ nêu trên thanh toán cho đơn vị Nếu chưa có đủ chứng từ hợp lý, đơn vị dùng Giấy đề nghị tạm ứng để được Kho bạc tạm ứng, sau khi có đủ các chứng từ đơn vị tiến hành thanh toán tạm ứng với Kho bạc
Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị gồm nguồn kinh phí tự chủ và nguồn kinh phí không tự chủ, tùy vào tính chất nghiệp vụ phát sinh là chi thường xuyên hay chi không thường xuyên mà kế toán rút và sử dụng các nguồn kinh phí khác nhau theo từng khoản phải chi trả
Tại đơn vị, rút dự toán ngân sách bao gồm rút tiền mặt hoặc chuyển khoản, để thực chi hay tạm ứng:
- Khi rút dự toán bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt kèm theo các chứng từ liên quan đem đến Kho bạc nhà nước rút tiền mặt nhập quỹ đồng thời lập phiếu thu tương ứng số tiền đã rút để thể hiện số tiền tăng khi nhập quỹ
Tình hình công tác kế toán các khoản chi hoạt động tại đơn vị
3.6.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
- Giấy rút dự toán ngân sách ( Mẫu số C2-02/NS)
- Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01)
- Phiếu chi (Mẫu số C 31 – BB)
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số C 27 – HD)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C 32 – HD)
- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số C 33 – BB)
- Giấy đi đường (Mẫu số C 06 – HD)
Tài khoản sử dụng: kế toán sử dụng tài khoản 661 – Chi hoạt động
Bảng 3.4 Bảng Tài khoản theo dõi chi hoạt động
Số hiệu tài khoản Tên Tài khoản
Chi hoạt động Chi hoạt động năm trước Chi thường xuyên
Chi không thường xuyên Chi KTX ngân sách Chi KTX đào tạo cán bộ) Chi hoạt động năm nay Chi thường xuyên Chi không thường xuyên Chi KTX ngân sách Chi đào tạo cán bộ
Sổ sách sử dụng: sổ chi tiết hoạt động
Nhận xét: Đơn vị đã mở tài khoản 661 chi tiết cho từng nguồn kinh phí hoạt động nên dễ dàng cho việc lập báo cáo, phân bổ chi tiêu, tập hợp chi phí và quyết toán chi cuối kỳ theo đúng quy định của chế độ kế toán
3.6.2 Nội dung và quy trình chi a) Nội dung chi:
Chi hoạt động là những khoản chi theo dự toán ngân sách đã được giao hàng năm để nhằm phục vụ cho công tác nghiệp vụ chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị Kinh phí của đơn vị đã được sử dụng để chi thường xuyên và chi không thường xuyên, các khoản chi này được phân ra Loại, khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục theo bảng
Bảng 3.5 Danh Mục Mục Lục Ngân Sách Nhà Nước tại Đơn Vị
TÊN TRONG MỤC LỤC NSNN
189 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác
Hoạt động của Đảng cộng sản, tổ chức chính trị - xã hội, quản lý NN, và an ninh quốc phòng, đảm bảo xã hội bắt buộc
463 Các hoạt động hành chính NN
0129 Chi thanh toán cho cá nhân
6001 Lương ngạch, bậc theo quỹ lương được duyệt
6050 Tiền công trả LĐTX theo hợp đồng
6051 Tiền công trả LĐTX theo hợp đồng
6113 Phụ cấp trách nhiệm theo nghề, theo công việc
6117 Phụ cấp thâm niên vượt khung
6253 Tiền tàu xe nghỉ phép năm
0130 Chi hàng hóa dịch vụ
6500 Thanh toán dịch vụ công cộng
6552 Mua sắm công cụ, dụng cụ văn phòng
6599 Vật tư văn phòng khác
6600 Thông tin, tuyên truyền, liên lạc
6601 Cước phí điện thoại trong nước
6617 Cước phí Internet, thư điện tử
6702 Phụ cấp công tác phí
6757 Thuê lao động trong nước
6900 Sửa chữa thường xuyên TSCĐ
7000 Chi phí VNCM của từng ngành
7006 Sách, tài liệu dùng cho công tác CM
0135 Chi hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp, các quỹ, đầu tư tài sản
9000 Mua, đầu tư tài sản vô hình
9003 Mua phần mềm máy tính
9050 Mua sắm tài sản dùng cho chuyên môn
9055 Trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng
7752 Chi kỷ niệm ngày lễ lớn
7756 Chi các khoản phí và lệ phí của các đơn vị dự toán
490 Giáo dục và đào tạo
504 Đào tạo lại và bồi dưỡng nghiệp vụ khác cho cán bộ, công nhân viên
6751 Thuê phương tiện vận chuyển
6757 Thuê lao động trong nước
6758 Thuê đào tạo lại cán bộ
6799 Chi phí thuê mướn khác
- Chi thường xuyên là các nguồn mà hàng năm phòng đều được giao dự toán, bao gồm chi hoạt động và chi đầu tư phát triển, được lấy từ nguồn kinh phí tự chủ
I Chi hoạt động là các khoản chi nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của phòng, bao gồm:
A Chi thanh toán cá nhân (như tiền lương, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản phải trả theo lương, các khoản phải thanh toán khác cho cá nhân….)
B Chi hàng hóa dịch vụ (như chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, công tác phí, chi phí thuê mướn… )
II Chi đầu tư phát triển: gồm các khoản chi khác như chi hỗ trợ khác, chi các khoản phí, lệ phí của đơn vị dự toán
- Chi không thường xuyên là những khoản chi mà đơn vị khi cần mới được giao dự toán, được lấy từ nguồn kinh phí thực hiện không tự chủ bao gồm:
- Chi cho hoạt động (như chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, chi phí thuê mướn và chi phí khác… ) b) Quy trình chi
Dựa vào dự toán chi NSNN được duyệt, nhu cầu và kế hoạch hoạt động chi cụ thể, khi phát sinh các khoản chi kế toán lập các chứng từ liên quan, giấy rút dự toán có ghi rõ nội dung chi theo mục lục NSNN, kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc Nhà nước để rút dự toán thực hiện việc chi trả KBNN tiến hành kiểm tra hồ sơ thanh toán, giấy rút dự toán để tiến hành chi trả cho đơn vị Dự toán được thanh toán có thể bằng tiền mặt về nhập quỹ để chi hoặc chuyển khoản trực tiếp qua tài khoản của đơn vị tại kho bạc Nếu dự toán được rút bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu chi để thực hiện việc chi trả theo số thực chi
Kho bạc tiến hành chi trả, thanh toán cho đơn vị khi đủ các điều kiện sau: đã có trong dự toán chi NSNN được giao (trừ một số trường hợp đặc biệt); đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; đã được thủ trưởng đơn vị quyết định chi ( Giấy rút dự toán ngân sách mẫu số C2-02/NS); có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán
Sau các nghiệp vụ chi phát sinh đã hoàn thành, kế toán xác định lại nguồn thực chi đã sử dụng để phản ánh đến cuối kỳ kết chuyển, lập báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán, làm cơ sở để phục vụ cho công tác quyết toán với cơ quan cấp trên
Khi sử dụng dự toán đã rút, kế toán đơn vị chi theo đúng mục lục ngân sách
Hình 3.6 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quá trình chi
Dựa vào dự toán chi ngân sách cùng các chứng từ có liên quan bộ phân sử dụng tiến hành lập giấy đề nghị thanh toán, đồng thời trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó bộ phận kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán ngân sách kèm theo giấy đề nghị thanh toán đã duyệt và các chứng từ liên quan gửi cho KBNN tiến hành xét duyệt giao dự toán, căn cứ vào đó bộ phận kế toán lập phiếu chi để thực hiện việc chi trả
Nhận xét: Qua lưu đồ luân chuyển chứng từ quá trình chi (hình 3.6) Ta thấy:
Bộ phận sử dụng Thủ trưởng đơn vị Kế toán Kho bạc
Lập giấy rút dự toán
Xét duyệt, giao dự toán
Giấy rút dự toán Giấy ĐN TT
Giấy rút dự toán Giấy ĐN TT
- Ưu điểm: tổ chức luân chuyển chứng từ của đơn vị qua các bộ phận tương đối hợp lý, từ khi phát sinh đến khi căn cứ vào chứng từ để lưu trữ chứng từ phù hợp với quy định của chế độ kế toán
- Nhược điểm: Quá trình luân chuyển chứng từ chi vẫn chưa chặt chẽ, thủ tục nhiều, mất khá nhiều thời gian
I Chi thường xuyên a) Chi thanh toán cho cá nhân
Tại đơn vị, chi thanh toán cho cá nhân gồm các khoản chi trả tiền lương cho cán bộ, công chức, chi tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo lương căn cứ vào hệ số lương, ngạch bậc, các khoản phụ cấp lương và ngày công lao động thực tế của CBCC theo quy định… Chi thanh toán cho cá nhân còn có các khoản chi công tác phí, chi tiền thưởng, chi phúc lợi…Đây là những khoản chi thường xuyên của đơn vị
1) Chi lương và phụ cấp lương:
Bảng thanh toán tiền lương, giấy rút dự toán ngân sách, phiếu thu, phiếu chi…
Thủ tục luân chuyển: Đầu tháng, căn cứ vào thực tế của cán bộ làm việc tại phòng, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương
Mục đích lập bảng thanh toán lương: bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán lương, phụ cấp và thu nhập tăng thêm cho CBCC, đồng thời để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CBCC trong đơn vị
Sau khi lập bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân rồi đưa hết cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt Kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán ngân sách
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Đánh giá công tác Kế toán Nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng
- Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng là một đơn vị HCSN, hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác Đơn vị luôn phấn đấu để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ Để đạt được mục đích đó, tập thể cán bộ, công chức của phòng đã đoàn kết, cố gắng học hỏi và tìm mọi biện pháp tổ chức quản lý phù hợp nhất Trong đó một công cụ rất quan trọng trong công tác quản lý đó là tổ chức công tác kế toán
- Một điểm quan trọng là đơn vị đã trang bị phần mềm kế toán (Misa) khá hoàn chỉnh và rất hợp lý, phù hợp với công tác kế toán tại đơn vị Thêm vào đó, bộ phận kế toán cũng đã phản ánh chính xác, kịp thời về mọi hoạt động phát sinh tại đơn vị mình; kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình chấp hành thu, chi ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế dộ chính sách tài chính của Nhà nước tại đơn vị mình Số liệu trong báo cáo tài chính rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ
- Chế độ kế toán được thực hiện theo đúng quy định hiện hành
- Đơn vị sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ cái với mẫu sổ đơn giản, trình tự và phương pháp ghi sổ theo đúng quy định, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dễ làm
- Sổ sách kế toán được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, bảo quản chu đáo
- Số liệu trên sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời, liên tục, chính xác, trung thực, có hệ thống tình hình tài sản, tình hình nhận cấp phát và sử dụng nguồn kinh phí, các khoản thu, chi
- Đơn vị nghiên cứu và chọn lọc, tổ chức hệ thống tài khoản thống nhất, phù hợp với quá trình hoạt động
- Việc lập báo cáo và phân tích quyết toán của đơn vị được trình bày một cách tổng hợp, tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ và tình hình sử dụng từng loại kinh phí đó Báo cáo tài chính của đơn vị đã được lập đúng mẫu biểu đã quy định, nội dung và các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính thống nhất với các chỉ tiêu của kế hoạch
Nhìn chung, công tác kế toán hành chính sự nghiệp tại phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng được thực hiện tương đối tốt Tuy nhiên ở một số khâu còn có những tồn tại những nhược điểm nhất định:
- Các quy trình luân chuyển chứng từ của đơn vị không được thường xuyên
Hệ thống biểu mẫu các chứng từ không đảm bảo cho công tác chuyên môn Hồ sơ lưu trữ quá nhiều, mất khá nhiều thời gian trong việc sắp xếp
- Đơn vị chưa mở sổ chi tiết các TK 461, 661 và TK 008
- Phần mềm Misa mà phòng kế toán sử dụng đã hỗ trợ rất nhiều trong việc tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh nhưng rất khó kiểm tra các lỗi hay xảy ra khi hạch toán Khi sửa chữa và kiểm tra hoặc kết xuất dữ liệu bằng phần mềm cũng gặp một số lỗi nhất định Khi sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ thì công việc nhập số liệu vào máy phải được thực hiện một cách thận trọng và chính xác vì nếu sai sót thì việc kiểm tra, chỉnh sửa rất khó khăn và mất nhiều thời gian
- Số lượng cán bộ nhân viên của đơn vị không đủ để đáp ứng được số lượng công việc
- Chưa phát huy được công tác tự kiểm tra giữa các bộ phận trong đơn vị.
Giải pháp hoàn thiện
Giải pháp 1:Hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán
- Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên, đồng thời xây dựng chi tiết, cụ thể và hệ thống các biểu mẫu chứng từ đáp ứng yêu cầu hoạt động nhằm đảm bảo cho cán bộ trực tiếp làm công tác chuyên môn tập hợp hồ sơ chứng từ thanh toán được dễ dàng, đúng quy trình, đảm bảo đầy đủ các loại chứng từ theo quy định
- Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tiền lương: Cần phối hợp với trưởng phòng tổng hợp hành chính và bộ phận kế toán để khi có trường hợp xin nghỉ không lương hoặc không hoàn thành công tác chuyên môn để truy thu lương một cách kịp thời
- Cần phân loại chứng từ theo thời gian lưu: lưu 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn; cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế toán để từ đó xác định mức độ lưu trữ của từng loại chứng từ phục vụ cho việc tìm kiếm, phục vụ công tác kiểm tra
- Công tác kiểm tra, rà sót chứng từ, hồ sơ chứng từ thanh toán cần được bộ phận kế toán thực hiện nghiêm túc và triệt để hơn; kiểm tra chứng từ một cách chặt chẽ, khắc phục những thiếu sót trong các đợt thanh tra của cơ quan tài chính
Giải pháp 2: Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán
- Mở sổ kế toán cho tất cả các tài khoản có phát sinh nghiệp vụ kế toán
- Hoàn thiện trình tự ghi sổ kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính, thực hiện đa dạng hóa đầu sổ theo từng đối tượng phản ánh
- Xây dựng phần mềm kế toán hiện đại
Giải pháp 3: Hoàn thiện hệ thống phần mềm kế toán
- Cần trang bị các phần mềm kế toán cải tiến hơn để dễ dàng hơn trong việc quản lý dữ liệu và sổ sách của đơn vị
- Mở các lớp tập huấn về kỹ năng tin học, để phục vụ tốt cho công tác trên phần mềm kế toán
Giải pháp 4: Hoàn thiện bộ máy kế toán
- Thực hiện chuyên môn hóa theo phần hành kế toán trong công tác tổ chức kế toán tại đơn vị
- Khi quy mô đơn vị được mở rộng, đơn vị cần tăng thêm số lượng kế toán trong bộ máy để đi sâu vào các phần hành kế toán, kịp thời cung cấp thông tin cho đối tượng có quan tâm
Giải pháp 5: Hoàn thiện công tác tự kiểm tra kế toán
- Tiếp tục tăng cường tự kiểm tra thường xuyên toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán của đơn vị
- Tổ chức công tác tự kiểm tra theo kế hoạch.
