CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG CHI PHÍ ĐỊNH MỨC
Những vấn đề chung về chi phí định mức
Chi phí định mức là ước lượng chi phí cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm, được xác định cho từng khoản mục chi phí sản xuất như nguyên liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và sản xuất chung Việc thiết lập chi phí định mức dựa trên lượng tiêu chuẩn cần thiết, chẳng hạn như số giờ lao động và số lượng nguyên liệu, cùng với giá tiêu chuẩn cho mỗi yếu tố, bao gồm giá ước tính cho 1kg nguyên liệu và mức lương ước tính cho 1 giờ lao động.
2.1.2 Bản chất của chi phí định mức
Chi phí định mức khác với chi phí chung được ấn định trước, tập trung vào tổng chi phí đơn vị và bao gồm ba yếu tố chính: nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Việc tính toán chi phí định mức chi tiết hơn so với chi phí chung, thường dựa vào các dự đoán từ chi phí trong quá khứ, trong khi chi phí định mức được ước lượng dựa trên cơ sở khoa học, phân tích nhu cầu, nguồn lực đầu vào, thời gian và hoạt động, cũng như loại và chất lượng nguyên liệu trực tiếp.
2.1.3 Đặc điểm Định mức chi phí thể hiện và gắn liền với những yếu tố cơ bản sau:
- Đơn vị sản xuất kinh doanh quy ước
- Những hao phí về lao động sống và lao động vật hoá theo một chuẩn mực, tiêu chuẩn nhất định
- Điều kiện sản xuất kinh doanh ở một đơn vị
2.1.4 Phân loại Định mức chi phí của một sản phẩm, dịch vụ được xây dựng từ hai yếu tố là định mức về lượng và định mức về giá:
Định mức lượng là tiêu chí quan trọng phản ánh số lượng các đơn vị đầu vào như vật tư, lao động, máy móc thiết bị cần thiết để đảm bảo thực hiện một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra.
Định mức giá là mức giá bình quân cần thiết để đảm bảo có đủ đơn vị đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm giá của vật tư, lao động và thời gian sử dụng máy móc Công thức tính định mức chi phí là Định mức chi phí = Định mức lượng x Định mức giá Định mức chi phí đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất.
Định mức chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng dự toán ngân sách hàng năm, từ đó góp phần tích cực vào việc phát huy ý nghĩa của dự toán.
Định mức chi phí không chỉ là cơ sở để các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi phí, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán chi phí.
Cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý là rất quan trọng trong việc ra quyết định hàng ngày, bao gồm định giá bán sản phẩm, chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt hàng, và phân tích khả năng sinh lời.
Việc thực hiện chi phí định mức sẽ phân quyền cho các cơ sở, do đó nhiều người sẽ phải chịu trách nhiệm trong việc đạt được các tiêu chuẩn định mức trong công việc của mình Sự tham gia của nhiều cá nhân không chỉ giúp tăng cường trách nhiệm mà còn mang lại nhiều lợi ích cho toàn bộ tổ chức.
Áp dụng chi phí đơn vị một cách rộng rãi và có sự theo dõi đồng bộ từ nhiều người sẽ giúp xác định biến động cho nhiều khoản mục, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
Đặt ra định mức chuẩn giúp công nhân sản xuất có mục tiêu cụ thể để phấn đấu, đồng thời nâng cao ý thức tiết kiệm chi phí trong quá trình làm việc.
Các loại định mức chi phí
Nếu căn cứ vào khả năng ứng dụng trong hoạt động, định mức chi phí được chia thành 2 loại là định mức lý tưởng và định mức thực hiện
Định mức lý tưởng là tiêu chuẩn được thiết lập dựa trên điều kiện sản xuất kinh doanh hoàn hảo, với mục tiêu tối ưu hóa hoạt động mà không có sự hư hỏng hay gián đoạn nào Điều này yêu cầu máy móc thiết bị hoạt động liên tục, nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn cao và trình độ lành nghề tối đa trong suốt quá trình làm việc Định mức lý tưởng không chỉ là một tiêu chuẩn phấn đấu mà còn là cơ sở để xây dựng các định mức thực hiện trong thực tiễn.
Định mức thực hiện là tiêu chuẩn xây dựng dựa trên điều kiện sản xuất kinh doanh trung bình tiên tiến, cho phép một số hư hỏng và trì trệ trong hoạt động Máy móc thiết bị hoạt động bình thường, chấp nhận một vài sự cố cho phép, trong khi vật tư có thể gặp một số sai sót trong cung ứng và chất lượng Trình độ lành nghề của người lao động cũng có thể đạt được định mức này với sự cố gắng nhất định.
Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí
Quá trình xây dựng định mức tiêu chuẩn chủ yếu mang tính chất định tính, kết hợp giữa tư duy và chuyên môn của những người chịu trách nhiệm về giá và chất lượng sản phẩm Do đó, cần xem xét nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được, đồng thời điều chỉnh và bổ sung dựa trên những thay đổi về điều kiện kinh tế, đặc điểm cung cầu và kỹ thuật để đảm bảo sự phù hợp.
Phương pháp xây dựng định mức chi phí
2.4.1 Phương pháp thống kê kinh nghiệm
Phương pháp này dựa trên số liệu thống kê thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh từ nhiều nguồn khác nhau Các dữ liệu này có thể được thu thập từ hoạt động của doanh nghiệp hoặc từ các đơn vị khác Dựa vào số liệu thống kê về lượng yếu tố đầu vào trung bình qua các kỳ, kết hợp với các biện pháp quản lý, chúng ta có thể xây dựng định mức lượng cho sản phẩm đầu ra Đồng thời, việc xác định mức giá hợp lý được thực hiện dựa trên mức giá bình quân thống kê từ các kỳ trước, cùng với sự biến động giá, tình hình thị trường và mức tồn kho hiện tại.
Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật được sử dụng để xây dựng định mức chi phí cho sản phẩm mới, dựa trên việc phân tích thiết kế kỹ thuật, tình hình máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, hành vi sản xuất và biện pháp quản lý sản xuất, cùng với mức giá thị trường Phương pháp này yêu cầu người lập định mức có kiến thức vững về cả kỹ thuật và kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xem xét những thay đổi về điều kiện kinh tế, kỹ thuật quản lí trong tương lai để điều chỉnh, bổ sung định mức cho phù hợp.
Xây dựng các định mức chi phí sản xuất
2.5.1 Định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp
Định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp được xây dựng dựa trên giá và lượng của các yếu tố đầu vào, bao gồm sự tổng hợp của định mức giá và định mức lượng nguyên liệu trực tiếp.
- Định mức lượng cho một đơn vị nguyên liệu trực tiếp phản ánh số lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm
Định mức giá cho một đơn vị nguyên liệu trực tiếp thể hiện giá cuối cùng của nguyên liệu đó sau khi đã trừ đi tất cả các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán.
Như vậy ta có công thức:
2.5.2 Định mức chi phí nhân công trực tiếp
Định mức chi phí nhân công trực tiếp bao gồm hai yếu tố quan trọng: định mức lượng thời gian cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm và định mức giá cho mỗi đơn vị thời gian lao động.
Định mức thời gian sản xuất phản ánh thời gian cần thiết (giờ, phút) để hoàn thành một đơn vị sản phẩm Có hai phương pháp xác định định mức này.
Phương pháp kỹ thuật chia công việc thành nhiều công đoạn và kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn giúp định thời gian chuẩn cho từng thao tác kỹ thuật.
- Cách 2: Phương pháp bấm giờ về lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm
- Định mức về giá cho đơn vị thời gian: Phản ánh chi phí nhân công một đơn vị thời gian (giờ, phút)
- Như vậy ta có công thức:
CPNLTT định mức cho 1 SP = Lượng NL định mức cho 1 SP x Đơn giá NL định mức
CPNCTT định mức cho 1 SP = Lượng lao động định mức cho 1 SP x Đơn giá lao động định mức
2.5.3 Định mức chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung theo mô hình ứng xử chi phí được chia thành 2 loại: biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung
2.5.3.1 Định mức biến phí sản xuất chung
Biến phí sản xuất chung bao gồm các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất tại phân xưởng, thường thay đổi theo mức độ hoạt động Các khoản chi phí này bao gồm nguyên liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, nhiên liệu và năng lượng.
Biến phí sản xuất chung có thể liên quan trực tiếp đến một loại sản phẩm hoặc gián tiếp đến nhiều loại sản phẩm Tùy thuộc vào đặc điểm chi phí sản xuất chung của từng công ty, tỷ trọng của biến phí này trong tổng chi phí sản xuất và mối quan hệ với các loại sản phẩm, có thể áp dụng những phương pháp khác nhau để xây dựng định mức biến phí sản xuất chung.
Nếu biến phí sản xuất chung có liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, việc xây dựng định mức về lượng và giá cho từng yếu tố biến phí sản xuất chung là cần thiết, tương tự như việc xây dựng định mức cho chi phí nguyên liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
2.5.3.2 Định mức định phí sản xuất chung
Định phí sản xuất chung bao gồm các chi phí phục vụ, tổ chức và quản lý tại phân xưởng Những chi phí này thường ít hoặc không biến động khi mức độ hoạt động thay đổi, chẳng hạn như chi phí khấu hao và chi phí thuê mặt bằng.
Định mức định phí sản xuất chung được thiết lập dựa trên các yếu tố tương tự như định mức biến phí sản xuất chung, bao gồm định mức về giá và định mức về lượng.
Sở dĩ tách riêng là nhằm giúp cho quá trình phân tích chi phí sản xuất chung sau này
Căn cứ vào định mức biến phí sản xuất chung và định mức định phí sản xuất chung, chúng ta tổng hợp để xác định định mức chi phí sản xuất chung.
CPSXC định mức cho 1 SP = Biến phí SXC định mức cho 1 SP + Định phí SXC định mức cho 1 SP
XÂY DỰNG CHI PHÍ ĐỊNH MỨC ĐỐI VỚI SẢN PHẨM IN
Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Inox Phát Thành
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên đầy đủ của công ty: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Inox Phát Thành
- Địa chỉ trụ sở hoạt động: 218, Đường 3/2, Phường Hưng Lợi, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ
- Đại diện pháp lý của công ty:
+ Họ và tên : Ông Phạm Ngọc Long
- Email: phatthanh.adv@gmail.com
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Inox Phát Thành bắt đầu từ cửa hàng Inox Phát Thành vào năm 2002 Sau đó, công ty được đổi tên thành Công ty TNHH Phát Thành, lúc này chưa có chữ “Inox” trong tên Đến ngày 26/02/2008, công ty chính thức được đổi tên thành Công ty TNHH Inox Phát Thành.
Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Inox Phát Thành
Công ty đã trải qua một quá trình dài xây dựng và phát triển, hiện tại có hai cơ sở hoạt động, mỗi cơ sở chuyên về một lĩnh vực riêng biệt.
+ Cơ sở 1 (trụ sở chính) đặt ở địa chỉ 218, Đường 3/2, Phường Hưng Lợi, Quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ chuyên doanh về thép không gỉ (inox) và phụ kiện inox
+ Cơ sở 2 được đặt ở địa chỉ 170 Nguyễn Văn Cừ, Phường An Khánh, Quận Ninh Kiều chuyên doanh về vật tư quảng cáo
Công ty cam kết uy tín, chất lượng và hiệu quả, từ đó không ngừng nâng cao vị thế và uy tín trên thị trường, đồng thời mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm đến nhiều tỉnh thành.
- Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, các sản phẩm chủ đạo của công ty gồm:
- Vật tư inox là sản phẩm truyền thống và chủ đạo hàng đầu của công ty trong
15 năm hoạt động kinh doanh Vật tư inox hiện nay do cơ sở 1 (trụ sở chính) phụ trách
+ Các sản phẩm vật tư inox gồm: thanh la inox, inox lắp, inox V, inox ống, inox tấm, inox cuộn và các phụ kiện inox
+ Gia công các thiết bị máy móc công nghiệp, thủy sản, y tế, thực phẩm
Vật tư quảng cáo là một sản phẩm mới nổi trong kinh doanh những năm gần đây, bao gồm các loại vật liệu như aluminium, foam, mica, keo silicon, acrylic, trần nhôm alcorest, gia công cắt CNC, led và in UV.
Tổ chức công tác quản lý của công ty
3.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lí
Vật tư inox Vật tư quảng cáo
(Nguồn: Phòng Kế Toán của Công ty TNHH Inox Phát Thành)
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ bộ máy quản lí của Công Ty TNHH Inox Phát Thành
3.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, đảm nhận vai trò điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày Họ có trách nhiệm pháp lý trong việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty
+ Là người đại diện về mặt pháp luật và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty
+ Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc
Chủ động và tích cực thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả hoạt động kinh doanh, và giải quyết các công việc được Giám đốc ủy quyền theo quy định pháp luật và điều lệ công ty.
PHÓ GIÁM ĐỐC CÔNG TY
+ Triển khai các công việc bán hàng, chịu trách nhiệm chính về doanh thu, doanh số bán hàng
+ Thiết lập mạng lưới kinh doanh, thu thập thông tin thị trường và phát triển kinh doanh trong khu vực
+ Lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng tiềm năng trong nước
+ Báo cáo hoạt động kinh doanh với Giám đốc Phát triển và duy trì hệ thống kênh phân phối và thị trường thuộc khu vực quản lý
Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng bao gồm việc đề xuất các chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu và các chương trình quảng bá nhằm tiếp cận hiệu quả với khách hàng, sau đó trình giám đốc phê duyệt.
+ Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình giám đốc và thực hiện theo chính sách được phê duyệt
+ Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của công ty
+ Duy trì và phát triển mối quan hệ với các khách hàng sẵn có Chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty
+ Đưa ra phương án kinh doanh có hiệu quả, phù hợp với tình hình kinh tế góp phần đem lợi nhuận cho công ty
+ Xây dựng và triển khai các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về việc kinh doanh của công ty
+ Tìm hiểu thông tin về thị trường bán:
- Nhu cầu của khách hàng về chất lượng, mẫu mã của sản phẩm
- Khiếu nại của khách hàng (nếu có)
- Sản phẩm, chất lượng, giá cả và hình thức khuyến mãi của các đối thủ cạnh tranh
- Xác định những nguy cơ và thách thức mới trong kinh doanh
Chủ trì và hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn công ty, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đồng thời kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán.
+ Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của công ty
Quyết toán quý và năm đúng hạn là rất quan trọng, giúp hoạch toán lãi lỗ cho công ty, từ đó cung cấp cho giám đốc cái nhìn rõ ràng về tình hình nguồn vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định của Nhà nước là cần thiết để phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty.
+ Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của giám đốc
+ Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính
+ Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chịu trách nhiệm trong việc xây dựng và quản lý quy trình công nghệ, quy trình kỹ thuật, cùng với các tiêu chuẩn định mức kỹ thuật nhằm nghiên cứu, sản xuất thử và triển khai các sản phẩm mới.
+ Nhận và thiết kế mẫu các mặt hàng
+ Chịu trách nhiệm về gia công cắt, in ấn
+ Phối hợp cùng với phòng kinh doanh, phòng kế toán để thực hiện đơn hàng và hoàn thành nhiệm vụ được giao
+ Nghiên cứu xây dựng kế hoạch, phương án đổi mới công nghệ, trang thiết bị, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty
+ Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ
Theo dõi xuất nhập kho vật tư và hàng hóa, sắp xếp hàng hóa trong kho theo quy định, cập nhật thẻ kho, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ một cách hệ thống.
+ Lập báo cáo hàng nhập, xuất, tồn kho cho Phòng Kế Toán, Phòng Kinh Doanh
+ Xuất nguyên liệu theo phiếu xuất kho
+ Chịu trách nhiệm về toàn bộ số hàng hoá, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị do mình quản lí
+ Cùng với bộ phận kế toán kiểm kê kho định kỳ theo tháng
Để đảm bảo hiệu quả quản lý hàng tồn kho, cần theo dõi số lượng hàng hóa xuất, nhập thường xuyên Nếu có sự biến động, hãy đề xuất với Giám Đốc về việc điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
Để đảm bảo kho hàng luôn đầy đủ, cần thực hiện thủ tục đặt hàng định kỳ theo kế hoạch Việc lập các phiếu yêu cầu mua hàng giúp theo dõi quá trình nhập hàng và đôn đốc việc mua sắm hiệu quả.
Tổ chức bộ máy kế toán công ty
3.3.1 Chính sách, chế độ và chuẩn mực kế toán áp dụng tại công ty
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, được ban hành vào ngày 14/09/2006.
Niên độ kế toán: Được tính theo năm dương lịch và được bắt đầu từ ngày
01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp
“Kê khai thường xuyên” để theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư, thành phẩm
Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty sử dụng phương pháp “Khấu hao theo đường thẳng” để tính khấu hao cho tài sản cố định
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
3.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng Kế Toán của Công ty TNHH Inox Phát Thành)
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công Ty TNHH Inox Phát Thành
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, có nhiệm vụ chỉ đạo và tư vấn cho lãnh đạo công ty về tài chính và chiến lược kế toán Vị trí này chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc trong phạm vi quyền hạn của mình.
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn, chỉ đạo và rà soát công việc của các kế toán viên để đảm bảo tính hợp lý Đồng thời, họ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và hợp lý của các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính.
Nắm bắt thông tin tài chính của công ty và báo cáo tình hình tài chính một cách nhanh chóng và kịp thời cho giám đốc theo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất.
+ Đảm bảo mối quan hệ với các cơ quan chức năng: thuế, cơ quan thanh tra, các tổ chức tín dụng, phòng kế hoạch và đầu tư
+ Hằng ngày kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp
Hướng dẫn xử lý nghiệp vụ kế toán cho nhân viên nhằm hỗ trợ kế toán viên trong phòng kế toán, bao gồm việc kiểm tra các định khoản nghiệp vụ và đảm bảo sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
Kiểm tra và đôn đốc tình hình thu hồi, quản lý tiền hàng và khách nợ là rất quan trọng, bao gồm theo dõi chi tiết từng khách hàng, số tiền nợ, thời hạn và tình hình trả nợ Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng sẽ hỗ trợ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh hiệu quả của công ty.
+ Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời
Phân loại các khoản nợ phải thu dựa trên thời gian thanh toán và đối tượng khách hàng là rất quan trọng Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn, cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ các khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số dư còn nợ.
Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ cho giám đốc, bao gồm nợ trong hạn, nợ quá hạn và các đối tượng gặp vấn đề, nhằm giúp đưa ra biện pháp xử lý hiệu quả.
Tổ chức ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ về tình hình lao động, bao gồm số lượng, chất lượng, sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
+ Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động
Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế là cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho người lao động Đồng thời, việc giám sát quỹ tiền lương và quỹ bảo hiểm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo sự minh bạch trong sử dụng nguồn lực.
+ Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
Lập báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) là trách nhiệm quan trọng của kế toán Việc tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương và quỹ bảo hiểm giúp đảm bảo hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực và tài chính của doanh nghiệp.
+ Thường xuyên kiểm tra kho, hàng hóa trong kho để nắm được thông tin cũng như chất lượng của sản phẩm hàng hóa
+ Kiểm soát tình hình nhập, xuất tồn kho Lập báo cáo nhập, xuất tồn kho hàng hoá cuối tháng hoặc theo yêu cầu của bộ phận liên quan
Kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho là cần thiết để đảm bảo hàng hóa và vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý Cần xác nhận rằng thủ kho tuân thủ các quy định của công ty và tiến hành đối chiếu số liệu nhập xuất giữa thủ kho và kế toán để đảm bảo tính chính xác.
+ Tham gia công tác kiểm kê hàng hoá định kỳ hay đột xuất trong công ty
Lập biên bản kiểm kê là bước quan trọng để phát hiện và đề xuất xử lý các vấn đề tồn tại, như chênh lệch hàng hóa giữa sổ sách và thực tế, chất lượng hàng hóa không đảm bảo, và hàng hóa lưu chuyển chậm.
+ Đề xuất hướng giải quyết những vấn đề thuộc hàng tồn kho như: thừa, thiếu hàng hóa, hàng kém chấp lượng, hàng tồn đọng chậm luân chuyển
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Chú thích : Ghi hằng ngày :
Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra :
(Nguồn: Phòng Kế Toán của Công ty TNHH Inox Phát Thành)
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung
Tình hình hoạt động SXKD tại Công ty TNHH Inox Phát Thành
3.4.1 Báo cáo KQHĐKD của Công ty qua 3 năm từ 2013-2015
Sổ nhật kí đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
(Nguồn: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Inox Phát Thành qua 3 năm 2013 -2015)
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Chênh lệch 2014/2013 Chênh lệch 2015/2014
1 Doanh thu bán hàng và CCDV 33.412.320.612 38.270.085.006 48.872.232.039 4.857.764.394 14,54 10.602.147.033 27,70
2 Các khoản giảm trừ DT - - - -
3 Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 33.412.320.612 38.270.085.006 48.872.232.039 4.857.764.394 14,54 10.602.147.033 27,70
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 2.828.552.159 3.010.371.068 4.085.704.493 181.818.909 6,43 1.075.333.425 35,72
6 Doanh thu hoạt động tài chính 2.554.019 1.798.019 1.097.018 (756.000) (29,60) (701.001) (38.99)
8 Chi phí quản lí kinh doanh 1.898.423.588 1.962.289.551 3.088.482.517 63.865.963 3,36 1.126.192.966 57,39
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 169.260.617 100.169.796 114.476.062 (69.090.821) (40,82) 14.306.266 14,28
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 169.213.058 127.201.666 126.960.759 (42.011.392) (24,83) (240.907) (0.19)
Nguồn: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh Công ty TNHH Inox Phát Thành
Trong giai đoạn 2013-2015, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty liên tục tăng trưởng qua ba năm.
Từ báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2013-2015, tổng doanh thu của công ty liên tục tăng trưởng, từ 33.412.320.612 đồng năm 2013 lên 38.270.085.006 đồng năm 2014, tương ứng với mức tăng 4.857.764.394 đồng Năm 2015, doanh thu tiếp tục tăng lên 48.872.232.039 đồng, vượt năm 2014 10.602.147.033 đồng Sự tăng trưởng này phản ánh sự phát triển nhanh chóng và quy mô mở rộng của công ty, với số lượng đơn hàng gia tăng từ thị trường mục tiêu tại Cần Thơ, hiện sản phẩm đã có mặt tại 8 tỉnh thành Đồng Bằng Sông Cửu Long như Vĩnh Long, Hậu Giang, Sóc Trăng, Đồng Tháp, Bạc Liêu, An Giang, Trà Vinh và Cà Mau, khẳng định vị trí và uy tín của công ty trên thị trường.
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ thể hiện tình hình Doanh thu - Chi phí - Lợi nhuận của công ty qua 03 năm 2013-2015
Tổng doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận
Kể từ năm 2012, công ty đã trở thành nhà phân phối độc quyền các sản phẩm aluminum tại Cần Thơ, điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và nâng cao doanh thu của công ty Doanh thu từ các sản phẩm mới này đã đóng góp đáng kể vào tổng doanh thu của công ty, khẳng định vị thế của công ty trên thị trường.
Khi công ty nhận được nhiều đơn hàng, điều này đồng nghĩa với việc phải chi một khoản lớn cho hoạt động Để phát triển, công ty cần đầu tư vào kênh bán hàng và tài sản cố định nhằm mở rộng sản xuất, đặc biệt là các sản phẩm mới để tăng trưởng thị phần Các chi phí đáng chú ý bao gồm giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh Theo bảng 3.1, doanh thu tăng kéo theo giá vốn hàng bán và chi phí quản lý cũng tăng mạnh Cụ thể, năm 2014, giá vốn hàng bán tăng 4.675.945.485 đồng so với năm 2013, và năm 2015 tiếp tục tăng 9.526.813.608 đồng so với năm 2014 Chi phí quản lý kinh doanh cũng ghi nhận sự gia tăng, với mức tăng 63.865.963 đồng vào năm 2014 so với năm 2013, và tăng 1.126.192.966 đồng vào năm 2015 so với năm 2014.
Mặc dù doanh thu của công ty tăng trong 3 năm qua, chi phí cũng tăng mạnh khiến lợi nhuận hoạt động kinh doanh giảm liên tục Lợi nhuận chủ yếu đến từ hoạt động kinh doanh, trong khi các khoản lợi nhuận khác không đáng kể Sự giảm sút này đã dẫn đến lợi nhuận sau thuế của công ty cũng giảm qua các năm Cụ thể, năm 2013, lợi nhuận sau thuế giảm từ 126.909.794 đồng xuống còn 99.217.299 đồng, tức giảm 27.692.495 đồng Đến năm 2015, lợi nhuận sau thuế tiếp tục giảm xuống còn 99.029.392 đồng, chỉ giảm 187.907 đồng so với năm 2014.
Dựa vào báo cáo kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2013-2015, mặc dù lợi nhuận có giảm nhẹ qua các năm, nhưng mức giảm không đáng kể Sau thời gian ổn định thị trường, các sản phẩm mới, đặc biệt là công nghệ in UV, hứa hẹn sẽ mở ra nhiều cơ hội và tiềm năng doanh thu dồi dào cho công ty.
3.4.2 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của công ty
Với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, công ty đã xây dựng được uy tín và chất lượng, từ đó tạo dựng thương hiệu nổi bật và có vị thế vững chắc trên thị trường.
Inox Phát Thành đã xây dựng niềm tin vững chắc với người tiêu dùng nhờ sự khác biệt về chất lượng sản phẩm, đa dạng mẫu mã và chính sách chăm sóc khách hàng ưu việt, tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn so với các công ty khác trên thị trường hiện nay.
- Chủ động được nguồn nguyên liệu trong nước, tìm kiếm được nhà cung cấp uy tín, nguồn hàng ổn định
Nội bộ đoàn kết là yếu tố quan trọng thể hiện quyết tâm cao trong công việc, giúp mọi người tin tưởng vào sự phát triển bền vững của công ty Sự đoàn kết này khuyến khích mỗi cá nhân phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần vào thành công chung của tổ chức.
Hằng năm, công ty chú trọng đầu tư vào phát triển cơ sở vật chất và kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh Việc đồng bộ hóa máy móc thiết bị theo công nghệ hiện đại giúp tối ưu hóa hiệu suất, mang lại nguồn thu lớn cho công ty.
Công ty có lợi thế nằm trên trục lộ giao thông chính của Thành Phố Cần Thơ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu mua và vận chuyển sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Bên cạnh những thuận lợi có được công ty phải đối mặt với không ít khó khăn:
Tại TP Cần Thơ, sự gia tăng nhanh chóng của các công ty kinh doanh trong ngành hàng inox đã tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt, khiến việc tồn tại và phát triển trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.
Các sản phẩm mới của công ty gặp nhiều thách thức trong việc thâm nhập thị trường, dẫn đến chi phí cho việc giới thiệu, quảng bá và chào mời sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn.
- Các mặt hàng từ inox, vật tư quảng cáo dễ bị móp méo, trầy xước, cong gãy trong quá trình vận chuyển
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty cần tập trung vào việc phát triển đa dạng hóa sản phẩm, ưu tiên cho các sản phẩm truyền thống đã có thị phần và uy tín vững chắc Đồng thời, việc nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới từ công nghệ in UV sẽ mở rộng thị trường và tạo ra cơ hội tăng trưởng mới cho doanh nghiệp.
Chúng tôi cam kết thực hiện các chính sách chăm sóc khách hàng hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ và áp dụng phương thức phục vụ văn minh Đặc biệt, chúng tôi cung cấp các chính sách ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng thân thiết, đồng thời tạo dựng niềm tin vững chắc cho những khách hàng mới lần đầu hợp tác với chúng tôi.
Tìm hiểu về công nghệ in UV tại Công ty TNHH Inox Phát Thành
Máy in mặt kính phẳng Océ Arizona 365 GT UV là một trong những dòng máy in tiên tiến và hiện đại nhất trên thị trường, nổi bật với danh hiệu là sản phẩm bán chạy nhất trong series Arizona Sản phẩm này đã nhận được nhiều giải thưởng lớn trong ngành in ấn, khẳng định chất lượng và hiệu suất vượt trội của nó.
Công nghệ in UV là phương pháp in phun trực tiếp lên vật liệu, sử dụng mực in UV và được sấy khô ngay lập tức bằng đèn UV Máy in UV thường được trang bị các đầu in công nghiệp, giúp đảm bảo độ bền và độ sắc nét tương tự như in offset.
Máy in UV nổi bật với khả năng in ấn trên đa dạng vật liệu, từ màu sắc đến trong suốt, và từ cứng đến dẻo Các vật liệu như kính, gỗ, mica, và gạch đều có thể được in với độ dày lên đến 50 mm.
In UV không chỉ cung cấp sản phẩm in ấn chất lượng cao mà còn mang tính nghệ thuật vượt trội so với các phương pháp in phun thông thường Hình ảnh in UV rất chân thực, đặc biệt phù hợp cho in quảng cáo ngắn hạn, đồng thời mang lại hiệu quả trang trí cao hơn nhiều lần nhờ vào chất lượng hình ảnh và độ bền màu xuất sắc.
Sản phẩm từ công nghệ in UV không chỉ thân thiện với môi trường mà còn được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như trang trí nội thất, quảng cáo trong nhà, in quà tặng và quà lưu niệm, cũng như in ấn vật phẩm sự kiện Đặc biệt, công nghệ này cho phép in ấn ngoài trời nhờ vào mực in UV có độ bền màu cao, giúp sản phẩm chịu được tác động của tia UV.
UV, mực không có thành phần chì gây độc hại hay ô nhiễm môi trường
3.5.2 Phân loại Để phân loại in UV dựa vào loại máy in để phân chia Hiện nay trên thị trường có hai dạng in UV phổ biến:
Máy in UV cuộn, hay còn gọi là máy in UV RTR (Roll-to-Roll), là thiết bị chuyên dụng để in trên các vật liệu dạng cuộn với kích thước từ 3m2 đến 5m2 Máy có khả năng in trên nhiều loại vật liệu như decal cao cấp 3M, mactac, bạt không gân cao cấp, bạt hiflex 3M, bạt chuyên dùng cho hộp đèn, băng rôn, banner và biển hiệu quảng cáo cao cấp.
Máy in bàn, hay còn gọi là máy in mặt kính phẳng, là thiết bị in ấn với mặt bàn phẳng, chuyên dùng để in lên các vật liệu có hình dạng chữ nhật hoặc vuông, không thể cuộn lại, với kích thước tối đa 125 cm x 250 cm Các vật liệu có thể in bao gồm alu, mica, form, kính, gỗ, gạch men, giấy và inox Máy in UV mặt kính phẳng được phân loại thành ba loại cơ bản dựa trên số lớp mực in, trong đó có in UV 1 lớp.
UV 2 lớp và UV 3 lớp Và lựa chọn in UV mấy lớp là phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng và tính chất của sản phẩm in Trong đó in UV 1 lớp là loại in được sử dụng phổ biến Lựa chọn in UV 1 lớp khi vật liệu in đã có sẵn một lớp nền (hầu hết là nền màu trắng) khi đó chỉ cần in 1 lớp màu lên vật liệu là sản phẩm hoàn thành, tuy nhiên đó không phải là mặc định ở công nghệ in UV tất cả đều phải biến động và xử lí theo từng loại vật liệu cụ thể, ví dụ như khi in vật liệu có nền trong suốt như kính hoặc mica trong thì cần in 2 lớp gồm 1 lớp trắng và 1 lớp màu Lớp trắng có tác dụng làm nền cho lớp màu
In UV 3 lớp tương tự như in UV 2 lớp, nhưng lớp thứ ba được tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng Khách có thể chọn in một lớp trắng, một lớp màu và cuối cùng là một lớp trắng, hoặc một lớp trắng, một lớp màu và một lớp màu, tùy thuộc vào cách họ muốn thể hiện chi tiết in ấn.
3.5.3 Tính chất của sản phẩm
Sản phẩm từ công nghệ in UV bao gồm các nguyên liệu chính như mực UV, primer và đèn UV, không sử dụng phụ liệu khác Công ty chuyên sản xuất hàng gia công, do đó khách hàng cung cấp toàn bộ vật liệu, mẫu mã và hình thức in theo yêu cầu Điều quan trọng là phải đảm bảo chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng đúng hẹn.
Mỗi sản phẩm in có yêu cầu riêng biệt dựa trên vật liệu, mẫu mã và ứng dụng Do đó, trong tổ chức sản xuất, cần chú trọng đến đặc tính của từng sản phẩm để lập kế hoạch sản xuất phù hợp, đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn mà khách hàng đề ra.
Công ty Inox Phát Thành chuyên sản xuất hàng gia công theo đơn đặt hàng, với quy trình sản xuất mang tính hàng loạt và chu kỳ ngắn Sản phẩm trải qua nhiều giai đoạn từ xử lý file, vệ sinh máy in, đến in và xịt bóng Công ty áp dụng công nghệ in UV cho nhiều loại vật liệu như gạch, mica, foam, kính, gỗ, inox, kim loại và giấy, tạo ra đa dạng mẫu mã và kích thước.
Thời gian sản xuất sản phẩm in UV phụ thuộc vào loại vật liệu được khách hàng lựa chọn Cụ thể, thời gian hoàn thành in trên vật liệu aluminium là 4 ngày, trong khi đó, với kính, mica và inox, thời gian sản xuất chỉ mất 2 ngày.
3.5.6 Quy trình in UV trên vật liệu gạch
(Nguồn: Phòng Kĩ Thuật của Công ty TNHH Inox Phát Thành)
Sơ đồ 3.4: Quy trình in UV trên vật liệu gạch
Các sản phẩm in của công ty được sản xuất theo hình thức gia công, với vật liệu được khách hàng cung cấp Sau khi nhận vật liệu, chúng sẽ được chuyển ngay đến phòng primer để xử lý Quy trình primer bao gồm việc làm sạch bề mặt vật liệu bằng cách lau chùi và loại bỏ bụi bẩn Sau khi bề mặt đã sạch, nhân viên kỹ thuật sẽ phun hỗn hợp primer lên bề mặt, bao gồm chất đóng rắn và xăng thơm Mục đích của việc này là bảo vệ mực in và tăng khả năng bám dính của mực lên vật liệu; nếu không có lớp primer, mực in sẽ dễ dàng bong tróc sau khi in xong.
Vật liệu khách gửi Đưa vật liệu lên bàn in
Căn phòng này có không gian thoáng đãng và sạch sẽ, giúp lớp primer khô nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng đến chất liệu in Quá trình này rất quan trọng và thường mất từ 24 đến 48 giờ để hoàn tất.
Xây dựng hệ thống định mức chi phí
Để xác định chi phí định mức khi in 1m² gạch, cần phân tích các khoản chi phí như nguyên liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, được trình bày chi tiết trong các mục 3.6.1 đến 3.6.3.
3.6.1 Xây dựng định mức các chi phí nguyên liệu trực tiếp
- Chi phí nguyên liệu trực tiếp tham gia vào quá trình in bao gồm ba khoản chi phí sau:
Chí phí đèn chiếu UV
- Từng loại chi phí trong chi phí nguyên liệu trực tiếp có những đặc điểm, cách xây dựng đặc trưng riêng, chi tiết thể hiện rõ từ mục 3.6.1.1 đến 3.6.1.3
3.6.1.1 Chi phí mực UV a Đặc điểm
Mực UV là loại mực gốc dầu không chứa dung môi, nên không thể tự khô như các loại mực thông thường Thay vào đó, mực này chỉ khô khi được sấy bằng tia UV thông qua hệ thống sấy sử dụng đèn UV.
Mực UV có khả năng in trên nhiều chất liệu khác nhau với độ bám dính tốt Một ưu điểm nổi bật của mực UV là độ trong suốt cao hơn so với các loại mực gốc khác, giúp dễ dàng tạo hiệu ứng bóng, mờ hoặc gồ hạt bề mặt một cách hiệu quả.
Hộp mực UV bao gồm 5 màu cơ bản: xanh, hồng, vàng, đen và trắng Mỗi màu được đóng gói trong túi có van vặn, với thể tích 2.000ml, giúp việc thay thế mực trở nên dễ dàng khi hết.
Để xác định chính xác lượng mực UV cần thiết cho việc in 1m² gạch, cần theo dõi và ghi chép từ hệ thống đo đếm mực resettable counters qua các thời điểm khác nhau Sau đó, các chỉ số đo lường sẽ được tổng hợp và so sánh với bảng thông số kỹ thuật do nhà sản xuất cung cấp Cuối cùng, tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Kết quả thực tế đo lường được để in được 1m 2 gạch cần dùng 0,0184 lít mực
Lượng mực UV lý thuyết được nhà sản xuất tính toán là 0,0170 lít với độ chênh lệch 0,0014 lít Tuy nhiên, giữa lý thuyết và thực tế luôn tồn tại sự khác biệt, bởi trong quá trình in ấn, thường xảy ra hao hụt mực do in test cho mỗi sản phẩm Do đó, định mức về lượng mực UV được xây dựng dựa trên con số lý thuyết cộng với lượng mực hao hụt thực tế.
Hao hụt UV trong quá trình in thử nghiệm so với thực tế được xác định với định mức 0,0184 lít mực UV cho mỗi mét vuông gạch, áp dụng cho tổng thể năm màu mực.
Bảng 3.2: Định mức lượng mực UV in 1m 2 gạch ĐVT: Lít
Màu mực UV Lượng mực UV cần dùng để in 1m 2
Lượng mực UV hao hụt do in test
(Nguồn: Phòng Kĩ Thuật Công ty TNHH Inox Phát Thành)
Vậy, định mức lượng mực UV cho 1m 2 gạch như sau:
Lượng mực UV cần dùng để in 1m 2 gạch 0,018 lít
Lượng mực UV hao hụt do in test 0,0004 lít Định mức lượng mực UV cho 1m 2 gạch 0,0184 lít c Định mức về giá
Trên thị trường hiện có nhiều loại mực UV với giá cả khác nhau, nhưng để đảm bảo máy in hoạt động ổn định và gia tăng độ bền, công ty luôn lựa chọn các sản phẩm chính hãng do nhà sản xuất cung cấp cho dòng máy in tương ứng.
Vì vậy, giá thành các sản phẩm mực UV không biến động mạnh
Định mức giá cho mực UV được xác định dựa trên việc theo dõi biến động giá cả qua các đơn đặt hàng, hợp đồng và công nợ của nhà cung cấp Qua đó, mức giá mua phù hợp sẽ được thiết lập, giúp đảm bảo rằng khi giá thị trường thay đổi, các chi phí này không bị ảnh hưởng nhiều.
Sau khi phân tích biến động giá mực UV, nhận thấy giá của bốn màu mực xanh, hồng, vàng, đen luôn đồng giá 3.000.000 đồng/lít, nhưng chỉ xảy ra từ một đến hai lần đặt hàng vào tháng 5/2016; trong các khoảng thời gian khác, giá mua là 2.970.000 đồng/lít, chênh lệch khoảng ± 30.000 đồng/lít Mực trắng, loại mực đặc biệt cho máy in UV, không thể thay thế bởi mực thông thường do ảnh hưởng đến chất lượng in ấn, luôn được mua từ nhà sản xuất với giá ổn định 3.300.000 đồng/lít Khi giá thị trường thay đổi, giá mực UV có biến động nhưng tỷ lệ rất thấp và nằm trong khoảng chấp nhận được Do đó, định mức giá mực UV được xây dựng dựa trên giá mua hiện tại cộng với chi phí liên quan đến quá trình thu mua, bao gồm cả chi phí vận chuyển.
- Ngoài ra, định mức giá còn được trừ đi khoản chiết khấu 5% khi mua hàng
Khoản chiết khấu này được nhà cung cấp áp dụng cho những đơn hàng trên
Bảng 3.3: Định mức giá mực UV khi in 1m 2 gạch ĐVT: Đồng
(Nguồn: Phòng Kế Toán Công ty TNHH Inox Phát Thành)
Màu mực UV Đơn giá
Chi phí vận chuyển (gửi trần xe) 200.000
Vậy, định mức giá cho 1 lít mực UV như sau:
Giá mua 1 lít mực UV 2.970.000 đồng
Cộng: Chi phí vận chuyển 200.000 đồng
Trừ: Chiết khấu 148.500 đồng Định mức giá 1 lít mực UV 3.021.500 đồng
Sau khi thiết lập các định mức về lượng và giá cho mực UV, nhà quản lý có thể ước tính và dự báo chi phí cho mực UV khi in 1m² gạch bằng công thức cụ thể.
Như vậy để in được 1m 2 gạch bằng công nghệ in UV công ty cần dùng
3.6.1.2 Chi phí primer a Đặc điểm
Quy trình in ấn đòi hỏi công việc primer, một bước tiêu tốn nhiều thời gian và cần sự tỉ mỉ Chi phí cho primer thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, làm cho nó trở thành một yếu tố quan trọng trong quy trình in.
Primer bao gồm hai giai đoạn quan trọng: xử lý vật liệu trước và sau khi in Quá trình này bắt đầu bằng việc phun trực tiếp hỗn hợp primer lên bề mặt vật liệu, tạo ra một lớp trung gian liên kết giữa mực in và vật liệu Nếu không có lớp primer, mực in sẽ không bám chắc, dễ bong tróc khi gặp va chạm hoặc trong quá trình vận chuyển Hơn nữa, lớp primer còn giúp tăng độ bóng và khả năng chống trầy xước cho sản phẩm in.
Hỗn hợp primer được pha trộn tùy thuộc vào từng loại vật liệu in, thường bao gồm hai nguyên liệu chính là sơn bóng 10 trong 1 và đóng rắn sơn 10 trong 1 Đối với các vật liệu in đặc biệt như kính, gỗ hay kim loại, cần bổ sung thêm một số phụ gia như xăng thơm và dung môi để đạt được hiệu quả tối ưu.
- Trước khi pha trộn hỗn hợp primer nhân viên kĩ thuật cần phải tính được
Chi phí mực UV cho 1m² gạch được tính bằng công thức: Định mức về lượng mực UV x Định mức về giá mực UV, cụ thể là 0,0184 x 3.021.500, tương đương với 55.596 đồng Việc sử dụng liều lượng hợp lý là rất quan trọng để tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt primer Nếu thiếu, nhân viên có thể pha thêm với tỷ lệ cần thiết, nhưng nếu thừa, công ty sẽ chịu thiệt hại do đặc tính của primer, khi đã pha trộn không được để quá 4 giờ, nếu không hỗn hợp sẽ mất tác dụng.
Tổng hợp các định mức chi phí sản xuất
Sau khi thiết lập các định mức tiêu chuẩn cho từng loại chi phí, chúng ta tiến hành lập bảng tổng hợp các định mức chi phí Dữ liệu tổng hợp này sẽ phản ánh chi phí định mức khi in 1m² gạch bằng công nghệ in UV.
Bảng 3.8: Bảng tổng hợp định mức chi phí khi in 1m 2 gạch ĐVT: Đồng
- Như vậy chi phí định mức khi in 1m 2 gạch bằng công nghệ in UV là 278.517 đồng
Định mức chi phí này giúp nhà quản lý tập trung vào các chi phí lớn, với chi phí nguyên liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng cao nhất (66,76%) Trong đó, chi phí primer là yếu tố quyết định, chiếm 57,14% do ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm in Hiện tại, quy trình sử dụng primer của nhân viên chưa hiệu quả, gây lãng phí chi phí do không gian phun xịt gần kho hàng nhiều bụi, làm tăng thời gian xử lý bề mặt vật liệu Thêm vào đó, giai đoạn chờ cho primer khô mất ít nhất 24 giờ, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
Trong tổng định mức chi phí sản xuất, chi phí nhân công trực tiếp chiếm 25,92% và chi phí sản xuất chung chiếm 7,32% Những định mức này giúp nhà quản lý đánh giá tính hợp lý của từng loại chi phí tiêu thụ, từ đó xác định nguyên nhân và tìm ra giải pháp khắc phục hiệu quả.
Ý nghĩa của việc xây dựng chi phí định mức
Để xác minh tính hợp lý và ý nghĩa của định mức chi phí xây dựng đối với công ty, nghiên cứu này tiến hành kiểm chứng kết quả thông qua tỷ suất sinh lời thực tế Việc xác định tỷ suất sinh lời thực tế của đề tài nghiên cứu là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả đầu tư.
Khoản mục Số lượng Đơn giá Chi phí định mức Tỷ trọng
2 Nhân công trực tiếp 2,98 giờ 24.230 72.205 25,92
3 Sản xuất chung 20.375 7,32 Chi phí định mức khi in 1m 2 gạch 278.517 tài tiến hành xác định thêm những khoản chi phí còn lại như chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp của 1m 2 gạch.
- Doanh thu bình quân tháng của gạch = 12.000.000 đồng
- Tỷ lệ chi phí bán hàng và quản lí doanh nghiệp trên doanh thu tại công ty lần lượt là 1,5% và 0,5%
Chi phí bán hàng gạch = Tỷ lệ chi phí bán hàng x Doanh thu bình quân tháng của gạch
Chi phí bán hàng gạch = 1,5% x 12.000.000= 180.000 đồng
- Như vậy tổng chi phí của 1m 2 gạch bằng:
= Chi phí định mức + Chi phí bán hàng gạch/m 2 + Chi phí QLDN gạch/m 2 = 278.517 + 6.000 + 2.000 = 286.517 đồng
- Từ tổng chi phí của 1m 2 gạch đề tài có thể tính được lợi nhuận thu về khi in 1m 2 gạch là bao nhiêu theo cách tính như sau:
Lợi nhuận khi in 1m 2 gạch = Giá bán của 1m 2 gạch – Tổng chi phí 1m 2 gạch
Lợi nhuận khi in 1m 2 gạch = 400.000 – 286.517 = 113.483 đồng
Để xác định tính hợp lý của chi phí định mức xây dựng tại công ty, đề tài sử dụng tỷ suất sinh lời thực tế làm cơ sở so sánh.
Số m 2 gạch in bình quân tháng = Doanh thu bình quân tháng của gạch Đơn giá bán của gạch
Số m 2 gạch in bình quân tháng = 12.000.000
Chi phí bán hàng gạch/m 2 = Chi phí bán hàng gạch
Số m 2 gạch in bình quân tháng Chi phí bán hàng gạch/m 2 = 180.000
30 Chi phí QLDN gạch = Tỷ lệ chi phí QLDN x DT bình quân tháng của gạch Chi phí QLDN gạch = 0,5% x 12.000.000 = 60.000 đồng
Chi phí QLDN gạch/m 2 = Chi phí QLDN gạch
Số m 2 gạch in bình quân tháng Chi phí QLDN gạch/m 2 = 60.000
Theo kết quả nghiên cứu, tỷ suất sinh lời thực tế đạt 28,37%, vượt qua tỷ suất sinh lời kỳ vọng của công ty là 25% Điều này chứng tỏ rằng hệ thống định mức chi phí được xây dựng là phù hợp và có khả năng đáp ứng mong muốn của công ty.
Tỷ suất sinh lời thực tế = Lợi nhuận khi in 1m 2 gạch x 100%
Tỷ suất sinh lời thực tế = 113.483 x 100% = 28,37%
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT, TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ TỐT CHI PHÍ
Giải pháp về chi phí nguyên liệu trực tiếp
Công nghệ in UV là một công nghệ in mới, chưa phổ biến tại khu vực miền Tây, dẫn đến việc nguồn nguyên liệu đầu vào không có sẵn trên địa bàn Do đó, các doanh nghiệp phải nhập nguyên liệu từ TP.Hồ Chí Minh, gây ra thời gian chờ đợi trong quá trình vận chuyển Điều này có thể dẫn đến chậm trễ trong tiến độ làm việc và không đảm bảo hoàn thành sản phẩm in đúng hạn để bàn giao.
Để đảm bảo tiến độ công việc mà không bị gián đoạn, phòng kỹ thuật cần theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên liệu và lập kế hoạch đề xuất mua sắm nguyên liệu từ cấp trên khi lượng nguyên liệu còn lại không đủ cho sản xuất hoặc chuẩn bị cho các đơn hàng tiếp theo.
Chi phí nguyên liệu đầu vào chiếm tỷ trọng cao, lên tới 66,76% trong giá vốn, với nguyên liệu chủ yếu được cung cấp từ một nhà sản xuất duy nhất, điều này cho thấy sự cần thiết phải tìm kiếm nguồn nguyên liệu đầu vào đa dạng hơn.
Giải pháp 2: Hiện nay, máy in đang trong thời gian bảo hành, do đó tất cả nguyên liệu sử dụng đều được cung cấp bởi nhà sản xuất Tuy nhiên, sau khi hết bảo hành, công ty có thể tìm kiếm các nguồn nguyên liệu giá rẻ hơn để thay thế cho một số thành phần như chất đóng rắn và sơn bóng.
Ngoài các nguyên liệu chính, xăng thơm loại thường có thể được thay thế bằng Xăng Nhật 515 Nguyên liệu này không chỉ rẻ mà còn giúp cải thiện bề mặt sản phẩm, giữ cho sản phẩm luôn mới và láng mịn, đồng thời ngăn ngừa sự hình thành nấm mốc trên bề mặt.
Phòng primer được đặt gần kho hàng và các phương tiện vận tải thường xuyên ra vào, dẫn đến môi trường xung quanh có nhiều bụi Điều này ảnh hưởng đáng kể đến thời gian làm việc của nhân viên, vì bụi bám liên tục khiến họ phải thao tác lại nhiều lần với cùng một vật liệu.
Để cải thiện môi trường làm việc cho việc sử dụng primer, cần bố trí phòng primer ở vị trí xa kho hàng hoặc sử dụng tấm che chắn để tránh tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa và phương tiện vận tải Việc này sẽ giúp đảm bảo không khí luôn thông thoáng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc.
Sau khi hoàn tất khâu in, sản phẩm sẽ không được bàn giao ngay cho khách mà cần thời gian chờ từ một đến hai ngày để lớp xịt bóng và primer khô hoàn toàn Thời gian chờ này có thể gây không hài lòng cho một số khách hàng, ảnh hưởng đến sự hợp tác lâu dài giữa hai bên.
Để tối ưu hóa quy trình giao hàng, cần lập kế hoạch cụ thể cho từng đơn hàng, chú trọng vào thời gian sử dụng primer và xịt bóng, nhằm tránh tình trạng phỏng đoán và đảm bảo giao hàng đúng hạn.
In UV khác với in ấn thông thường ở chỗ mực không khô tự nhiên mà phải sử dụng hệ thống sấy bằng đèn UV Tuy nhiên, việc dùng đèn UV để làm khô mực có thể gây ra hiện tượng biến dạng, ố vàng và giảm độ bóng của các vật liệu mềm và mỏng như giấy, do nhiệt độ tỏa ra từ đèn quá cao.
- Giải pháp 5: Trường hợp này nhân viên kĩ thuật cần chú trọng đến hai khâu:
+ Thứ nhất trong khâu tư vấn, khuyến khích khách hàng nên chọn các loại giấy có độ cứng và độ dày cao
Khi in ấn, nhân viên cần chọn mức chiếu sáng đèn phù hợp với từng loại vật liệu để tránh sử dụng chế độ đèn mặc định cho vật liệu giấy Năng lượng sấy khô đèn có bốn mức: 5, 7, 9 và 11 Đối với vật liệu giấy, nên chọn mức đèn 5, mức thấp nhất, nhằm giảm bớt độ nóng của đèn và bảo vệ chất lượng vật liệu.
- Tồn tại 6: Ở giai đoạn xử lí file xét về độ tương thích màu sắc trong file gốc so với file đã xử lí vẫn còn chênh lệch khá nhiều
Để đảm bảo độ tương thích giữa file xử lý và file gốc, nhân viên cần kiểm tra độ màu của file bằng cách in mẫu test từ một đến hai lần trước khi tiến hành in chính thức Nếu độ tương thích đạt yêu cầu, có thể tiếp tục in; nếu không, nhân viên thiết kế phải điều chỉnh tăng độ màu của file xử lý Việc này phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và trình độ của thiết kế viên, do đó, việc nâng cao tay nghề cho nhân viên là rất cần thiết.
Giải pháp về chi phí nhân công trực tiếp
Công ty đã thực hiện các biện pháp thiết thực nhằm đáp ứng nhu cầu cơ bản của nhân viên về ăn uống, đi lại và sinh hoạt Đặc biệt, công ty đã xây dựng thực đơn ăn trưa hàng ngày cho tập thể nhân viên, giúp đảm bảo nguồn năng lượng cần thiết cho hoạt động trong suốt cả ngày.
Công ty đã đổi mới giờ làm việc, bắt đầu từ 8 giờ và kết thúc lúc 16 giờ 30 phút, với thời gian nghỉ ngơi tại chỗ Chế độ làm việc này được thiết kế phù hợp với thực tế hoạt động trong lĩnh vực thương mại, giúp đảm bảo lượng nhân viên có mặt liên tục để phục vụ khách hàng Đồng thời, sự thay đổi này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc di chuyển.
Công ty cung cấp chế độ đãi ngộ hấp dẫn, bao gồm việc khen thưởng định kỳ cho những nhân viên xuất sắc trong công việc và hỗ trợ họ khi gặp khó khăn trong cuộc sống.
* Tồn tại và giải pháp
Đội ngũ nhân viên thiếu ổn định gây ra sự bị động về nguồn nhân lực trong công ty, đặc biệt ở các công đoạn quan trọng chỉ có một nhân viên đảm nhiệm.
Để đảm bảo hiệu suất làm việc trong những tháng sản xuất cao điểm, đặc biệt là cuối năm, phòng kinh doanh cần lập kế hoạch cụ thể nhằm tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực Việc này giúp ngăn ngừa tình trạng công nhân phải làm thêm giờ do khối lượng công việc lớn, dẫn đến mệt mỏi và giảm hiệu suất Đặc biệt, trong các công đoạn quan trọng như thiết kế file và primer, cần có ít nhất hai nhân viên lành nghề để có thể luân phiên thay thế khi một trong hai vắng mặt.
Công nghệ mới đang trong giai đoạn hoàn thiện và cần nhiều thời gian nghiên cứu Việc xử lý các độ khó của vật liệu và file ảnh đòi hỏi tư duy và tính toán, trong khi nguồn nhân lực hiện tại của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu này Do đó, những đơn đặt hàng có độ khó cao thường mất nhiều thời gian để nghiên cứu và xử lý.
Giải pháp 2 nhằm nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn cho nhân viên phòng kỹ thuật thông qua các khóa đào tạo ngắn hạn Cụ thể, nhân viên thiết kế nên tham gia các khóa học về Photoshop, Corel Draw và AI Đối với nhân viên phụ trách in, việc trao đổi và học hỏi kinh nghiệm từ các đoàn bảo hành của nhà sản xuất là rất cần thiết, vì công nghệ mới này chưa được phổ biến, gây khó khăn trong việc học hỏi từ các công ty khác.
Sắp xếp công việc giữa các bộ phận chưa hợp lý, khi phòng kỹ thuật chủ yếu tư vấn cho khách hàng về hình thức trình bày và loại in, nhưng không được giao nhiệm vụ báo giá Điều này khiến nhân viên kỹ thuật gặp khó khăn trong quá trình tư vấn và làm mất nhiều thời gian của khách hàng, trong khi giá thành vẫn là yếu tố quan trọng mà khách hàng luôn quan tâm.
Khi nhận được email từ khách hàng, bộ phận kế toán không trực tiếp phản hồi mà chuyển thông tin đến phòng kỹ thuật để yêu cầu phản hồi từ bộ phận này.
Giải pháp 3 là bố trí công việc hợp lý và phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhằm hạn chế sự kiêm nhiệm trong một bộ phận Cụ thể, nhiệm vụ báo giá cho khách hàng nên được giao cho phòng kỹ thuật, sau đó phòng kế toán sẽ kiểm tra lại, thay vì chỉ có phòng kế toán đảm nhận như hiện tại Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra đối chiếu và bổ sung thêm một bộ phận kiểm tra giá trị hợp lý của đơn hàng trước khi khách hàng thanh toán, từ đó giảm thiểu gian lận trong công tác báo giá.
Phòng kỹ thuật nên trực tiếp nhận và phản hồi email từ khách hàng, thay vì thông qua phòng kế toán, nhằm đảm bảo kiểm soát tất cả các email gửi đến Việc này giúp tránh tình trạng quá tải, khiến kế toán không kiểm soát được và dẫn đến mất đơn hàng Phân chia công việc rõ ràng giúp công ty xác định trách nhiệm của từng bộ phận một cách hiệu quả.
Giá thành cao của sản phẩm in UV tạo áp lực cho nhân viên kỹ thuật, vì nếu sản phẩm bị hỏng do lỗi thao tác, họ phải bồi thường thiệt hại cho công ty Điều này khiến hầu hết nhân viên kỹ thuật luôn cảm thấy căng thẳng và áp lực trong công việc.
Căng thẳng và áp lực là trạng thái phổ biến mà nhân viên phải đối mặt trong công việc Để giảm bớt căng thẳng và duy trì tâm lý thoải mái, nhiều nhân viên gặp khó khăn do thiếu kỹ năng giải quyết công việc, dẫn đến lo lắng về khả năng hoàn thành nhiệm vụ Khi tâm lý không ổn định, khả năng mắc sai sót trong công việc sẽ gia tăng.
- Tồn tại 5: Nhân viên thường xuyên tiếp xúc với các chất hóa học như mực
Sơn bóng và nước rửa có chứa UV và chất đóng rắn có thể gây hại cho sức khỏe, trong khi công ty chưa cung cấp đầy đủ dụng cụ bảo hộ cho nhân viên, dẫn đến việc họ phải tự túc trang bị.
Công ty cần trang bị cho nhân viên các dụng cụ bảo hộ cần thiết như găng tay y tế chuyên dụng, đảm bảo tương thích với hóa chất sử dụng, dễ đeo và khó bị cuốn tròn Gợi ý sử dụng găng tay VGLOVE không bột, phù hợp cho việc tiếp xúc với hóa chất Bên cạnh đó, công ty cũng nên cung cấp khẩu trang y tế và quần áo bảo hộ cho nhân viên để đảm bảo an toàn lao động.
- Tồn tại 6: Hiện tại nhân viên chưa thật sự gắn bó lâu dài với công ty tình trạng nhân viên nghĩ việc thường xuyên xảy ra
Giải pháp về chi phí sản xuất chung
Với đặc thù của công nghệ in UV, chi phí tổng hợp chủ yếu chỉ bao gồm một số loại chi phí cơ bản Điều này cho phép dễ dàng tập hợp riêng biệt cho từng loại vật liệu trong từng đơn hàng.
* Tồn tại và giải pháp
Công ty phụ thuộc vào nguồn năng lượng từ mạng lưới điện quốc gia, dẫn đến việc không chủ động trong việc cung cấp điện cho quá trình in ấn Khi xảy ra sự cố mất điện, máy in không có nguồn dự phòng, gây hỏng hóc cho vật liệu in do quá trình in bị ngừng đột ngột Khi điện trở lại, máy không thể tiếp tục in phần còn lại mà phải bắt đầu lại từ đầu Đối với vật liệu như mica, gạch và kính, có thể sử dụng chất tẩy rửa để loại bỏ phần in dở dang, nhưng nếu là giấy hoặc foam, sản phẩm sẽ bị hỏng do mực in đã bám chắc và không thể tẩy rửa.
Để đảm bảo nguồn điện luôn thông suốt trong quá trình in, công ty nên trang bị cho phòng kỹ thuật một bộ lưu điện (UPS) và máy phát điện UPS cung cấp nguồn điện dự phòng ngay khi điện lưới cúp đột ngột, đồng thời có chức năng ổn áp, ổn tần, chống xung lọc nhiễu và chống sét lan truyền Việc sử dụng thiết bị này giúp công ty tiết kiệm chi phí nguyên liệu và đảm bảo tiến độ công việc khi xảy ra sự cố mất điện.
Trong quá trình vệ sinh máy in UV, nhân viên cần chú ý không làm hỏng vật liệu do quên mở khóa các van mực Có tổng cộng 5 van mực cần được vệ sinh lần lượt, và trong mỗi lần vệ sinh, phải khóa các van khác lại Tuy nhiên, sau khi hoàn tất vệ sinh, nhân viên thường mắc lỗi quên mở khóa tất cả các van mực Nếu van mực không được mở khi in, mực sẽ không chảy xuống đầu phun, dẫn đến áp suất lớn làm mực phun ra mạnh mẽ, gây hư hỏng bề mặt vật liệu in.
Để khắc phục tình trạng quên mở khoá van mực sau mỗi lần vệ sinh máy in, phòng kỹ thuật cần cử người kiểm tra lại tất cả các công đoạn trước khi in Sau khi xác nhận công tác chuẩn bị đã hoàn thiện, việc in ấn sẽ được tiến hành, giúp hạn chế tiêu hao nguyên vật liệu.
Hiện nay, không gian phòng in không đủ lớn để đáp ứng khối lượng công việc Việc đưa vật liệu in có kích thước lớn hơn khổ máy in lên bàn in gặp nhiều khó khăn.
Để cải thiện quy trình in ấn, công ty nên thu hẹp diện tích kho nhằm mở rộng phòng in, bởi vì một số vật liệu in có kích thước lớn hơn không gian hiện tại, gây khó khăn trong việc di chuyển và thực hiện công tác in.
