Luận văn thạc sĩ UEH hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng giao thông vận tải TP HCM

7

T ổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 L ịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ Vào những năm đầu thế kỷ 20, khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện trong các tài liệu kiểm toán Tuy nhiên, tại thời điểm này, kiểm soát nội bộ chỉ được nhắc đến như là một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên Đến năm 1936, khái niệm kiểm soát nội bộ đã được mở rộng trong một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA): kiểm soát nội bộ là “các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách” [1]

Theo thời gian, nghiên cứu và đánh giá về kiểm soát nội bộ ngày càng trở nên quan trọng Năm 1949, AICPA đã công bố nghiên cứu “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và kiểm toán viên độc lập” Trong nghiên cứu này, AICPA định nghĩa kiểm soát nội bộ là “cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý”.

Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) thuộc AICPA đã phát hành báo cáo số 29, phân biệt giữa kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán Đến năm 1973, AICPA tiếp tục ban hành chuẩn mực kiểm toán 1, cung cấp các định nghĩa rõ ràng về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.

Sau nhiều vụ gian lận ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế, Ủy ban Chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) yêu cầu các công ty công khai báo cáo về kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực kế toán Điều này đòi hỏi phải thiết lập các tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Năm 1985, ủy ban COSO đã được thành lập bởi hội đồng quốc gia Hoa Kỳ nhằm chống gian lận trong báo cáo tài chính, dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp.

- Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)

- Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA )

- Hiệp hội Các nhà quản trị tài chính (FEI)

- Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA)

- Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA) [1]

Vào năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo COSO 1992, tài liệu đầu tiên trên thế giới cung cấp một khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và hệ thống Mặc dù chưa hoàn chỉnh, báo cáo này đã thiết lập một cơ sở lý thuyết quan trọng cho kiểm soát nội bộ, bao gồm năm bộ phận chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát.

Báo cáo COSO 1992 đã là tiền đề cho hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời, như:

COSO đã phát triển theo hướng quản trị, nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (ERM) vào năm 2001 và chính thức ban hành vào năm 2004 Đến năm 2008, COSO đã cung cấp hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro trong các tổ chức.

- Phát triển cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: COSO 2006

COBIT, được ISACA ban hành vào năm 1996, tập trung vào việc phát triển kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công nghệ thông tin Đồng thời, báo cáo của Ủy ban Basel năm 1998 cũng áp dụng các nguyên tắc kiểm soát nội bộ cho các ngân hàng và tổ chức tín dụng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động tài chính.

Nhiều quốc gia trên thế giới đã phát triển các khuôn khổ lý thuyết riêng về kiểm soát nội bộ, điển hình là báo cáo Turnbull năm 1999 tại Anh, nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của các tổ chức.

1.1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Đối với khu vực công, kiểm soát nội bộ cũng rất được quan tâm Một số quốc gia như Mỹ và Canada đã phát triển và công bố các hướng dẫn về kiểm soát nội bộ áp dụng cho các đơn vị công lập [7]

Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm

INTOSAI, được thành lập vào năm 1953, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI) hoàn thành nhiệm vụ kiểm toán tài khoản và hoạt động của chính phủ Hiệp hội này thúc đẩy quản lý tài chính hiệu quả và nâng cao chất lượng giải trình của chính phủ ở mỗi quốc gia Đồng thời, INTOSAI cũng là diễn đàn cho các kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới trao đổi về những vấn đề chung, cập nhật tiến bộ mới nhất trong các chuẩn mực kiểm toán, quy định nghề nghiệp và chia sẻ những thực hành tốt nhất.

Năm 1992, INTOSAI đã phát hành hướng dẫn về kiểm soát nội bộ cho khu vực công, kết hợp lý thuyết của báo cáo COSO với các đặc thù của khu vực này Hướng dẫn này được cập nhật vào năm 2001 và công bố vào năm 2004 Đến năm 2013, INTOSAI tiếp tục cập nhật và công bố phiên bản áp dụng vào năm 2014.

Năm 1999, cơ quan kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) đã ban hành chuẩn mực kiểm soát nội bộ cho chính quyền liên bang, cung cấp các quan điểm và hướng dẫn cần thiết về kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công.

Năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức INTOSAI Đến năm 1997, Việt Nam tham gia Tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao Châu Á (ASOSAI), được thành lập vào năm 1979 và hiện có 45 thành viên Từ tháng 10/2009, Việt Nam đã trở thành thành viên Ban điều hành ASOSAI trong nhiệm kỳ 2009 – 2012.

1.1.2 Khái ni ệm kiểm soát nội bộ Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2004

Kiểm soát nội bộ là một quy trình do nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức thực hiện, nhằm đối phó với các rủi ro và đảm bảo đạt được các mục tiêu chung một cách hợp lý.

Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2013

Đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu tại Việt Nam

Đơn vị hành chính sự nghiệp là những tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước để hoạt động chủ yếu trong quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công cho xã hội Các đơn vị này được phân thành hai loại chính.

Đơn vị hành chính là cơ quan quản lý Nhà nước từ trung ương đến địa phương, có nhiệm vụ duy trì bộ máy các cấp Ví dụ điển hình bao gồm Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố và các Bộ thuộc chính phủ như Bộ Tài Chính.

Đơn vị sự nghiệp là tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực như giáo dục, y tế, văn hóa và thông tin Các đơn vị này có thể thu phí trong quá trình hoạt động, được gọi là đơn vị sự nghiệp có thu Ví dụ điển hình của đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm các bệnh viện và trường học trực thuộc Bộ.

Kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu được cấp từ ngân sách nhà nước, do đó, đơn vị này còn được gọi là đơn vị dự toán hoặc đơn vị thụ hưởng ngân sách Đơn vị này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Ngân sách và được phân chia thành nhiều cấp khác nhau.

Đơn vị dự toán cấp 1 nhận dự toán ngân sách trực tiếp từ Thủ tướng Chính phủ hoặc từ UBND tỉnh, sau đó phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc.

Đơn vị dự toán cấp 2 là đơn vị trực thuộc đơn vị cấp 1, có nhiệm vụ nhận dự toán từ cấp 1 và thực hiện công tác quản lý ngân sách Đơn vị này chịu trách nhiệm quyết toán ngân sách của mình cùng với các đơn vị cấp dưới theo quy định, đồng thời phân bổ dự toán đã được giao cho đơn vị dự toán cấp 3.

- Đơn vị dự toán cấp 3: trực tiếp sử dụng kinh phí ngân sách cấp, được đơn vị cấp

1 hoặc cấp 2 giao dự toán ngân sách Dưới đơn vị cấp 3 có thể có các đơn vị trực thuộc

Đơn vị sự nghiệp có thu là các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực có phát sinh khoản thu từ phí và lệ phí, được phép giữ lại để bù đắp chi phí hoạt động.

Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động, đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau:

- Đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo

- Đơn vị sự nghiệp y tế

- Đơn vị sự nghiệp văn hóa thông tin

- Đơn vị sự nghiệp thể dục thể thao

- Đơn vị sự nghiệp kinh tế

- Đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ và môi trường

- … Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau:

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách Nhà nước cấp

- Đơn vị sự nghiệp được ngân sách Nhà nước đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên

Nguồn tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

Bao gồm 3 loại nguồn thu chính: nguồn từ ngân sách cấp, nguồn từ hoạt động sự nghiệp và nguồn khác

Nguồn từ ngân sách Nhà nước cấp gồm:

- Kinh phí hoạt động thường xuyên đối với đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí

Kinh phí cho các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, bộ, ngành, chương trình mục tiêu quốc gia và các nhiệm vụ đột xuất khác được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Kinh phí thanh toán cho các đơn vị thực hiện nhiệm vụ theo chế độ đặt hàng của Nhà nước, bao gồm các hoạt động như điều tra, quy hoạch và khảo sát, sẽ được xác định theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định.

Kinh phí được cấp để thực hiện việc tinh giản biên chế theo quy định của Nhà nước dành cho số lao động trong biên chế thuộc diện tinh giản.

Vốn đầu tư cho xây dựng cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động sự nghiệp được thực hiện theo dự án và kế hoạch hàng năm, bao gồm cả vốn đối ứng cho các dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp gồm:

Phần thu phí và lệ phí mà đơn vị thu được sẽ được để lại cho ngân sách Nhà nước theo quy định Mức thu và tỷ lệ phần trăm nguồn thu này sẽ được sử dụng bởi đơn vị theo các quy định của Nhà nước.

- Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ Mức thu các hoạt động này do

Thủ trưởng đơn vị quyết định theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích luỹ

- Các khoản thu sự nghiệp khác theo quy định của pháp luật (nếu có)

Nguồn khác theo quy định gồm: viện trợ, vay nợ, quà biếu, tặng (nếu có)

1.2.2 Ho ạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

Hoạt động kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có thu gắn liền với việc thực hiện các mục tiêu như:

M ục tiêu về hoạt động [7]

Mục tiêu chính của đơn vị sự nghiệp là tối ưu hóa lợi ích cho cộng đồng bằng cách sử dụng hiệu quả nguồn lực của Nhà nước Đối với các đơn vị sự nghiệp giáo dục, điều này đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giáo dục và phục vụ nhu cầu học tập của xã hội.

- Phù hợp với chiến lược, chính sách phát triển giáo dục của Đảng và Nhà nước.

Để đảm bảo chất lượng giáo dục đào tạo, cần chú trọng đến khối lượng và cấu trúc chương trình đào tạo, tiêu chuẩn về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, viên chức, cũng như chất lượng giảng dạy Bên cạnh đó, chuẩn đầu ra của người học sau khi tốt nghiệp cũng phải được xác định rõ ràng để đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động.

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, mở rộng hợp tác đào tạo.

M ục tiêu về báo cáo [7]

Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu cần cung cấp thông tin chi tiết về quản lý, sử dụng và quyết toán ngân sách, cũng như tình hình tài chính của mình Đối với các đơn vị sự nghiệp giáo dục, việc kiểm soát nội bộ phải được thực hiện một cách hợp lý, tập trung vào các khoản mục quan trọng.

- Tiền và tương đương tiền

- Vật tư và tài sản cố định

- Học phí và nguồn kinh phí khác, quỹ

- Các khoản thanh toán của đơn vị

- Thu, chi và xử lý chênh lệch thu chi

- Các tài sản khác là đối tượng kế toán của đơn vị

Th ực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công tại

Việt Nam và những sự kiện có liên quan

Báo cáo chuyên đề về việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công, được nhìn nhận từ góc độ Kiểm toán Nhà nước, đã được đăng tải trên website Nội dung báo cáo nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính công Thông qua việc áp dụng các biện pháp kiểm toán và đánh giá, các đơn vị sẽ cải thiện quy trình hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong quản lý ngân sách.

Hội Kế toán Thành phố Hồ Chí Minh năm 2007, PGS.TS Vũ Hữu Đức đề cập:

Trong khu vực công tại Việt Nam, khái niệm kiểm soát nội bộ vẫn còn mới mẻ và chưa được áp dụng một cách hệ thống Các nhà quản lý thường dựa vào quy định pháp luật và kinh nghiệm cá nhân thay vì có cái nhìn tổng quát về công tác kiểm soát Sự thiếu hụt kỹ năng phân tích từ mục tiêu, rủi ro đến hoạt động kiểm soát dẫn đến việc lãng phí nguồn lực vào các thủ tục không cần thiết, trong khi các rủi ro quan trọng lại bị bỏ sót.

Bộ phận kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong kiểm soát, đánh giá rủi ro và giám sát Theo Th.S Trần Thị Hoa Thơm trong bài viết trên trang web Kiểm toán Nhà nước năm 2010, hoạt động tự kiểm tra tài chính, kế toán hiện nay chủ yếu dừng lại ở công tác hậu kiểm, dẫn đến việc phát hiện sai phạm đã xảy ra mà chưa có khả năng ngăn ngừa hoặc quản lý rủi ro Thực trạng này cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước vẫn chưa hoạt động hiệu quả.

Kiểm soát nội bộ trong khu vực công ở Việt Nam hiện nay chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến tình trạng yếu kém trong quản lý Điều này gây ra thất thoát và lãng phí nguồn lực, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Gần đây, báo chí đã phản ánh nhiều vụ việc tiêu cực liên quan đến sự quản lý kém tại các đơn vị sự nghiệp.

Cuối năm 2012, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã đối mặt với sự chỉ trích mạnh mẽ về các sai phạm nghiêm trọng trong đào tạo và tài chính Kết luận thanh tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ ra rằng trường đã mắc lỗi trong việc bổ nhiệm và điều động cán bộ, đồng thời quy trình giải quyết khiếu nại còn nhiều bất cập, thiếu dân chủ và công bằng Trong lĩnh vực đào tạo, nhiều hoạt động không tuân thủ Quy chế và Luật Giáo dục, trong khi giai đoạn 2008-2012, trường đã để xảy ra nhiều sai sót tài chính, đặc biệt là thu vượt quy định hơn 51 tỷ đồng Những sai phạm này xuất phát từ sự quản lý lỏng lẻo của các cơ quan chức năng và công tác quản lý yếu kém tại trường.

Cuối tháng 8 năm 2013, báo chí đưa tin về vụ trục lợi bảo hiểm y tế tại Bệnh viện Đa khoa Hoài Đức, Hà Nội, liên quan đến việc "nhân bản kết quả xét nghiệm" Tương tự, vào cuối tháng 5 năm 2014, tại Hải Phòng, một số cán bộ, nhân viên của một phòng khám đa khoa đã bị phát hiện lập hồ sơ khống để trục lợi quỹ bảo hiểm y tế Cơ quan điều tra cho biết thủ đoạn của các đối tượng này rất đa dạng, tinh vi và có xu hướng gia tăng.

Tuy nhiên, nguyên nhân chính của các vụ việc này xuất phát từ sự lỏng lẻo và sơ hở trong công tác quản lý, giám sát và kiểm tra của các cơ quan chức năng.

Các vụ việc nêu trên xuất phát từ sự yếu kém trong quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ Để các đơn vị công hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững, cần có điều kiện phù hợp, bao gồm chính sách pháp luật đúng đắn và sự giám sát chặt chẽ từ các cơ quan chức năng Bên cạnh đó, công tác quản lý tốt và hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đóng vai trò rất quan trọng.

Trong chương 1, tác giả đã trình bày quá trình hình thành và phát triển các lý thuyết về kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong khu vực công theo hướng dẫn của INTOSAI năm 1992 (cập nhật năm 2004) Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố liên kết chặt chẽ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống này là đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị một cách hợp lý, mặc dù luôn có những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hướng dẫn kiểm soát nội bộ của INTOSAI hiện nay được áp dụng rộng rãi, phù hợp với các đặc điểm chính trị và quản lý riêng biệt của từng quốc gia Bài viết cũng nêu rõ một số đặc điểm chính của hoạt động các đơn vị hành chính sự nghiệp tại Việt Nam.

Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong khu vực công, nhưng hiện nay nhiều đơn vị vẫn chưa chú trọng đúng mức Tác giả đã chỉ ra thực trạng hoạt động của hệ thống này và những sự kiện liên quan, nhằm nhấn mạnh sự cần thiết phải cải thiện và tăng cường hiệu quả của nó.

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ dựa trên hướng dẫn của INTOSAI là nền tảng quan trọng để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM Qua đó, bài viết sẽ đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.

25

T ổng quan về trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM

2.1.1 L ịch sử hình thành và phát triển

Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP Hồ Chí Minh, được thành lập theo quyết định số 6939/QĐ-BDGĐT vào ngày 15 tháng 10 năm 2008, là sự phát triển từ Trường Trung học Giao thông Công chính TP Hồ Chí Minh Kể từ khi trở thành trường cao đẳng, trường trực thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và chịu sự quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo Trường hoạt động theo điều lệ do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, và đã trải qua hơn 35 năm hình thành và phát triển với nhiều giai đoạn khác nhau.

Trường Công nhân lái xe được thành lập vào năm 1977 theo quyết định của Sở Giao thông vận tải TP.HCM, kế thừa từ trường dạy lái xe trước ngày Giải phóng miền Nam 30/04/1975.

Trường Công nhân kỹ thuật được thành lập theo quyết định số 279/QĐ-TC vào ngày 18/03/1981 của Sở Giao thông vận tải TP.HCM, thông qua việc sát nhập hai trường: Trường Công nhân kỹ thuật và Trường Công nhân lái xe.

- Trường Công nhân kỹ thuật - nghiệp vụ được thành lập theo quyết định số 14/QĐ-

Vào ngày 09/04/1983, Sở Giao thông vận tải TP.HCM đã ban hành TC nhằm sát nhập hai trường: Trường Công nhân kỹ thuật và Trường Nghiệp vụ Sự kiện này đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực cho ngành giao thông vận tải tại TP.HCM.

Trường Công nhân kỹ thuật đường thủy và Trường Công nhân kỹ thuật đường bộ được thành lập theo quyết định số 126/QĐ-UB và 127/QĐ-UB ngày 10/06/1985 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM, nhằm tách Trường Công nhân kỹ thuật nghiệp vụ thành hai trường riêng biệt.

Sở Giao thông vận tải TP.HCM

Trường Kỹ thuật đường thủy, trước đây được biết đến với tên gọi Trường Công nhân kỹ thuật đường thủy, đã chính thức đổi tên theo quyết định số 47/QĐ-UB ngày 21/02/1991 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM.

Trường Kỹ thuật nghiệp vụ Giao thông – Công chánh được thành lập theo quyết định số 1268/QĐ-UB-NCVX vào ngày 27/02/1995 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM, trên cơ sở hợp nhất hai trường: Trường Kỹ thuật đường thủy và Trường Công nhân kỹ thuật đường bộ thuộc Sở Giao thông - Công chánh.

Trường Trung học Giao thông – Công chánh được thành lập theo quyết định số 4946/QĐ-UB-QLĐT vào ngày 23/09/1998 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM, nhằm nâng cấp từ Trường Kỹ thuật nghiệp vụ Giao thông – Công chánh.

Trường Trung học Giao thông – Công chính, được thành lập theo quyết định số 3353/QĐ-UB ngày 15/07/2005 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM, đã chính thức đổi tên từ Trường Trung học Giao thông – Công chánh Trường trực thuộc và chịu sự quản lý của Sở Giao thông – Công chính Thành phố Hồ Chí Minh.

Trường Cao đẳng Giao thông vận tải được thành lập theo quyết định số 6939/QĐ-BDGĐT ngày 15 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, trên cơ sở Trường Trung học Giao thông công chính Tp.HCM Trường trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo, hoạt động theo điều lệ trường cao đẳng do Bộ trưởng ban hành.

Trường đã trải qua quá trình hình thành và phát triển mạnh mẽ, hiện có đội ngũ giáo viên, cán bộ quản lý và nhân viên chất lượng cao cùng với cơ sở vật chất – kỹ thuật đáng kể.

Theo số liệu từ phòng Tổ chức Hành chính, đến tháng 9 năm 2014, tổng số CB-GV-NV của trường hiện có 240 người (biên chế 80 người, hợp đồng 160 người)

Có 28 cán bộ quản lý, 232 giảng viên (trong đó 111 GV dạy chính quy, 53 GV dạy nghề cơ hữu, 68 GV thỉnh giảng) và 76 công nhân viên

- Trình độ giảng viên: 02 Tiến sỹ, 57 Thạc sỹ, 49 Cử nhân

- Trình độ giáo viên: 21 Đại học, 05 Cao đẳng, 19 trung cấp, 10 khác

- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ: 16 GV đang học cao học, 03 GV đang nghiên cứu sinh

- Cán bộ công nhân viên: 76 người, trong đó có 20 giảng viên (18 giảng viên là cán bộ quản lý, 02 giảng viên kiêm nhiệm), trình độ thạc sỹ là: 07

Cơ sở vật chất – kỹ thuật Trường

 Diện tích đất đai: tổng diện tích đất 9,48 ha – Cơ sở 1: số 252 Lý Chính Thắng, phường 9, quận 3, có 2.853 m2;

– Cơ sở 2: Số 08 Nguyễn Ảnh Thủ, phường Trung Mỹ Tây, quận 12, có 67.791 m2;

– Cơ sở 3: Dương Đình Hội, phường Tăng Nhơn Phú, quận 9, có 21.101 m2

– Tổng diện tích sàn xây dựng đã được nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng từ 30/10/2012: 19.069 m2

– Diện tích sàn xây dựng trực tiếp phục vụ đào tạo từ 30/10/2012:

+ Giảng đường/phòng học: 56 phòng; diện tích sử dụng 5.997m2;

+ Hội trường: 7; diện tích sử dụng: 1000 m2 ; + Phòng máy tính: 11 phòng; diện tích sử dụng: 800 m2 + Phòng ngoại ngữ: 01; diện tích sử dụng: 56 m2

+ Thư viện: 01 phòng; diện tích sử dụng: 360 m2 + Phòng thí nghiệm: 05 phòng, diện tích sử dụng: 460 m2 + Xưởng thực tập, thực hành: 9 phòng, diện tích sử dụng: 4.588 m2

+ Ký túc xá, nhà ăn sinh viên: số sinh viên ở trong Ký túc xá: 100; số phòng:

10 phòng; diện tích sử dụng: 550 m2; diện tích nhà ăn: 402 m2 + Nhà đa năng, khu thể dục thể thao: diện tích sử dụng 2.988 m2 + Và các công trình khác

 Bến huấn luyện: Trường có một bến tàu thủy nội địa trên sông Sài Gòn, đặt tại

Quận Bình Thạnh, TP.HCM với 03 tàu thực tập, trong đó có 01 tàu 400 tấn

2.1.2 Ch ức năng, nhiệm vụ của trường

Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải là một cơ sở đào tạo công lập, thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và chịu sự quản lý trực tiếp của Ủy ban Nhân dân TP Hồ Chí Minh.

Sở Giao thông Vận tải TP Hồ Chí Minh hoạt động dưới sự quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo, đảm bảo thực hiện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển giáo dục Điều này bao gồm việc thiết lập tiêu chuẩn giảng viên, xác định mục tiêu, nội dung, chương trình và phương pháp đào tạo, cũng như quy trình tuyển sinh, tổ chức đào tạo, thi cử, kiểm tra, công nhận tốt nghiệp và cấp văn bằng, cùng với công tác thanh tra giáo dục.

Trường có nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có trình độ Cao đẳng về kinh tế và kỹ thuật, cũng như các trình độ thấp hơn, phù hợp với hệ thống giáo dục quốc dân Mục tiêu là phục vụ cho ngành giao thông vận tải và các lĩnh vực nghề nghiệp khác trong xã hội.

- Trường là cơ sở đào tạo đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, là cơ sở nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ

Trường không chỉ tập trung vào đào tạo mà còn thực hiện liên kết quốc tế, hợp tác và tư vấn trong lĩnh vực giao thông công chính Bên cạnh đó, trường còn tiến hành kiểm định các công trình và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, chính trị và xã hội.

TP Hồ Chí Minh và cả nước

- Trường có nhiệm vụ đào tạo:

Th ực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông

Các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của nhà trường bao gồm các quy định về giáo dục Đại học và Cao đẳng, các quy định cho công chức và viên chức, cùng với những quy chế và quy định quản lý nội bộ tại trường Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập khung pháp lý cho hoạt động giáo dục và quản lý trong các cơ sở giáo dục (Phụ lục 2.1: Danh mục các văn bản pháp quy, quy chế)

- Các số liệu đào tạo qua 3 năm học gần đây: năm học 2011 – 2012, năm học 2012 – 2013, năm học 2013 – 2014

Dữ liệu sơ cấp: bảng câu hỏi khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.

Khảo sát được thực hiện thông qua bảng câu hỏi đánh giá năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường, dựa trên bảng câu hỏi của INTOSAI và được điều chỉnh phù hợp với đặc điểm của nhà trường Bảng câu hỏi được phân loại theo đối tượng khảo sát và chia thành hai loại khác nhau.

Bảng câu hỏi khảo sát chung đã được phát đến tất cả cán bộ, nhân viên và giảng viên tại các phòng, khoa, trung tâm, với tổng số 40 bảng được phát ra và thu về.

Bảng câu hỏi khảo sát của Phòng Tài chính – Kế toán (phụ lục 2.3) đã được phát hành với 5 bảng và thu về 5 bảng Đối tượng khảo sát được xác định dựa trên nội dung của bảng câu hỏi Bảng khảo sát chung toàn trường được gửi đến cán bộ, nhân viên và giảng viên tại các phòng, khoa, trung tâm như Ban Giám hiệu, phòng Đào tạo và phòng Khảo thí.

Kiểm định chất lượng giáo dục là một phần quan trọng trong hoạt động của các phòng ban như Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Quản trị vật tư, và các trung tâm đào tạo như Trung tâm đào tạo ngắn hạn và giới thiệu việc làm, Trung tâm đào tạo và sát hạch lái xe Đặc biệt, Khoa Công nghệ Thông tin và Khoa Kinh tế cũng đóng góp vào quá trình này Bảng câu hỏi khảo sát của Phòng Tài chính – Kế toán được thiết kế dành cho trưởng phòng và nhân viên, nhằm thu thập ý kiến và đánh giá chất lượng dịch vụ tài chính trong tổ chức.

Kế toán Danh sách các đối tượng khảo sát thể hiện trong Phụ lục 2.4

Các câu hỏi có thể được phân thành hai loại dựa trên hình thức câu trả lời: câu hỏi nhiều lựa chọn và câu hỏi với ba lựa chọn.

- Có: yếu tố được hỏi là có tồn tại

- Không: yếu tố được hỏi là không tồn tại

- Không biết: không biết về yếu tố được hỏi

Tác giả lựa chọn thang đo 3 cấp độ thay vì thang đo Likert do đối tượng khảo sát chủ yếu là lãnh đạo các phòng ban và Ban Giám hiệu, với 70% trong số 40 người được khảo sát Những đối tượng này đã có kiến thức vững về kiểm soát nội bộ và quản lý tại trường, dẫn đến câu trả lời rõ ràng hơn ở 3 cấp độ, giảm thiểu yếu tố không chắc chắn so với thang đo Likert.

Thời gian khảo sát: tháng 8, tháng 9 năm 2014

Trao đổi trực tiếp: với lãnh đạo các phòng ban có liên quan và Ban Giám hiệu về nguyên nhân của những hạn chế và định hướng giải quyết

Phương pháp xử lý dữ liệu

Dữ liệu thứ cấp bao gồm việc tổng hợp các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của nhà trường, đồng thời phân tích và so sánh số liệu đào tạo qua các năm tại cơ sở giáo dục.

Dữ liệu sơ cấp:phương pháp thống kê mô tả, đánh giá ý kiến theo số đông

2.2.2 Th ực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông

Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Sự liêm chính và các giá trị đạo đức”

Không trả lời Ghi chú

1 Nhà trường có xây dựng các quy tắc đạo đức, ứng xử không?

2 Quy tắc đạo đức, ứng xử có được phổ biến tới toàn bộ CBVC, NLĐ trong nhà trường không?

3 Các quy tắc đạo đức,

100% Văn bản: 50%; lời nói: 60%; ứng xử được phổ biến bằng hình thức nào?

- Không phổ biến băng rôn biểu ngữ: 80%; không phổ biến: 10%

4 Nhà trường có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức, ứng xử đã đề ra không?

5 Anh (chị) có hiểu rõ hành vi nào là được chấp nhận hay không được chấp nhận trong nhà trường không?

6 Anh (chị) có hiểu rõ các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi không được chấp nhận không?

7 Nhà trường có chính sách khuyến khích CBVC, NLĐ tuân thủ đạo đức không?

Biểu dương, khen tặng, giấy khen, phần thưởng vật chất

Kết quả khảo sát cho thấy 95% đối tượng cho rằng nhà trường đã chú trọng xây dựng quy tắc đạo đức, ứng xử, được thể chế hóa bằng văn bản và băng rôn, biểu ngữ Tuy nhiên, chỉ 20% người được khảo sát biết đến việc phổ biến các quy tắc này, cho thấy thiếu hướng dẫn chi tiết cho cán bộ, giảng viên và nhân viên Điều này đã ảnh hưởng đến việc thực hiện các quy tắc đạo đức trong nhà trường.

Mặc dù đã có quy tắc, nhưng vẫn có khoảng 25% người chưa rõ ràng về các hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận, cũng như các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi không phù hợp.

Nhà trường áp dụng các chính sách khuyến khích cán bộ, viên chức và người lao động tuân thủ quy định pháp luật và nội quy nội bộ Hình thức khuyến khích chủ yếu là biểu dương kèm theo phần thưởng vật chất nhỏ nhưng có giá trị tinh thần cao.

Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Triết lý và phong cách lãnh đạo (Ban Giám hiệu)”

Không trả lời Ghi chú

1 Theo anh (chị), phong cách lãnh đạo của BGH là?

- Phong cách không rõ ràng

Phong cách dân chủ (85%), phong cách không rõ ràng

2 BGH có đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ không?

3 Khi được tư vấn của chuyên gia về sự yếu kém của kiểm soát nội bộ tại trường, BGH có sẵn sàng điều chỉnh không?

4 Lãnh đạo nhà trường có hiểu rõ trách nhiệm của mình không?

5 Lãnh đạo nhà trường có thường xuyên trao đổi với CBVC, NLĐ công việc hàng

6 BGH có sự hiểu biết về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp không?

7 BGH có kiên quyết chống các hành vi gian lận và sai trái không?

8 BGH và các Phòng, Khoa, Trung tâm có cùng nhau bàn bạc về các vấn đề tài chính và hoạt động của nhà trường không?

9 Cuộc họp giao ban giữa BGH và các trưởng Phòng,

Khoa, Trung tâm có diễn ra thường xuyên không?

10 Nội dung các cuộc họp có được công khai không?

Trang nội bộ trên website trường

11 Có thường xuyên xảy ra biến động nhân sự ở vị trí lãnh đạo không?

Kết quả khảo sát và phỏng vấn Ban Giám hiệu cho thấy họ rất chú trọng đến việc quản lý và giám sát hoạt động trong trường học Tuy nhiên, vẫn còn thiếu nhận thức rõ ràng về vai trò của kiểm soát nội bộ trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.

Trong quá trình công tác tại trường, tác giả nhận thấy Ban Giám hiệu có ý thức rõ ràng về trách nhiệm trong việc xây dựng và phát triển nhà trường Dù xuất thân từ các lĩnh vực quản lý và kỹ thuật, nhưng nhờ sự tư vấn của Kế toán trưởng, Ban Giám hiệu đã nắm vững chế độ quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp Họ cũng thường xuyên kiểm soát việc chi tiêu ngân sách và tổ chức các cuộc họp với phòng Tài chính Kế toán cùng các phòng ban liên quan để giải quyết các vấn đề tài chính.

Mỗi kỳ học, Ban Giám hiệu tổ chức các buổi họp với giảng viên và cán bộ, nhân viên để lắng nghe ý kiến và nguyện vọng của họ Hội nghị cán bộ công chức diễn ra hàng năm cũng nhằm mục đích tương tự Những hoạt động này đã giúp Ban Giám hiệu xây dựng một môi trường làm việc dân chủ và tích cực.

Kết quả khảo sát cho thấy Ban Giám hiệu tổ chức họp bàn thường xuyên với các trưởng Phòng, Khoa, Trung tâm Hàng tháng, các cuộc họp giao ban được thực hiện nhằm đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ và đề ra nhiệm vụ mới Nội dung các cuộc họp được đăng tải trên website trường và được các cán bộ chủ chốt truyền đạt lại cho giảng viên, nhân viên để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ.

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận

2.3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát kiểm soát nội bộ thông qua dữ liệu thứ cấp

• Căn cứ theo số liệu đào tạo của nhà trường

Tuyển sinh hàng năm cho các chương trình đào tạo cao đẳng chính quy, sơ cấp và bồi dưỡng ngắn hạn đang diễn ra ổn định và có xu hướng phát triển tích cực.

Trong ba năm qua, số lượng sinh viên nhập học mới ở bậc trung cấp chuyên nghiệp và cao đẳng liên thông đã có xu hướng giảm không ổn định Nguyên nhân chủ yếu là do Thông tư số 55/2012/TT-BGĐT của Bộ Giáo dục & Đào tạo về đào tạo liên thông cao đẳng, đại học có hiệu lực từ ngày 7/2/2013, cùng với sự cạnh tranh gia tăng từ các trường đại học, cao đẳng dân lập và các cơ sở đào tạo nghề tại địa phương.

Bảng 2.13: Thống kê kết quả tuyển sinh qua các năm học

TT Loại hình đào tạo

5 Sơ cấp, bồi dưỡng ngắn hạn 6.809 3.236 7.584 17.629

Mặc dù gặp khó khăn trong tuyển sinh do chính sách mới của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng như sự cạnh tranh từ các trường khác, tổng quy mô đào tạo của trường vẫn ổn định và phát triển bền vững Để đáp ứng xu thế này, các điều kiện về cơ sở vật chất và nhân lực đang được mở rộng và phát triển liên tục, đồng thời mô hình quản lý cũng sẽ được cải tiến và chú trọng hơn nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

Ban Giám hiệu là cơ quan quản lý cao nhất trong trường, có trách nhiệm quản lý mọi hoạt động và phân công chức năng cho các phòng, khoa, trung tâm Lãnh đạo các bộ phận này phải giám sát hoạt động của đơn vị mình và báo cáo kết quả cho Ban Giám hiệu Tất cả công việc và kết quả thực hiện đều dựa trên các quy định và quy chế của nhà trường.

Ban Giám hiệu nhà trường đã chú trọng xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định, tạo cơ sở cho các hoạt động và giám sát, đánh giá công việc tại các bộ phận Trong năm học 2014-2015, Ban Giám hiệu đã ban hành 11 quy chế, những quy chế này đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý tại nhà trường.

Mặc dù các quy chế hiện hành chưa bao quát đầy đủ mọi hoạt động của nhà trường, Ban Giám hiệu cần xây dựng thêm các quy định mới nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong thời gian tới.

2.3.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường thông qua dữ liệu sơ cấp

Kết quả khảo sát và trao đổi với lãnh đạo cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của trường đã có năm thành phần rõ rệt, nhưng chưa hoàn chỉnh do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan Mặc dù hệ thống đang vận hành tương đối tốt, tầm quan trọng của nó chưa được đánh giá đúng mức, đặc biệt là trong việc đánh giá rủi ro, một yếu tố cần được xem xét lại để cải thiện công tác quản lý Qua quan sát và trao đổi với lãnh đạo các phòng ban, tác giả nhận thấy những ưu điểm và hạn chế ở từng thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ.

2.3.2.1 Môi trường kiểm soát Ưu điểm:

Nhà trường cam kết xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và tích cực, với sự lãnh đạo gương mẫu từ Ban Giám hiệu và các lãnh đạo Họ nghiêm túc thực hiện các quy định nhằm đề cao tính chính trực và giá trị đạo đức, từ đó tạo niềm tin cho tập thể giảng viên và nhân viên.

Chính sách nhân sự hiệu quả đã giúp cán bộ, giảng viên và nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, hướng tới mục tiêu chung của nhà trường Đơn vị luôn chú trọng chuẩn hoá đội ngũ, tạo điều kiện cho mọi cá nhân nâng cao trình độ qua nhiều hình thức học tập khác nhau.

Cơ cấu tổ chức của trường được thiết kế phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động hiện tại, với việc phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm thông qua các văn bản liên quan.

Nhà trường chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể về tính chính trực và giá trị đạo đức, vì vậy việc thực hiện các tiêu chuẩn này chủ yếu phụ thuộc vào ý thức tự giác của từng cá nhân.

Một số cá nhân vẫn chưa chú trọng tìm hiểu các quy định và hoạt động của nhà trường, dẫn đến nhận thức sai lệch và không thực hiện nghiêm túc các nội quy, quy chế.

Mặc dù cơ cấu tổ chức đã tương đối hợp lý, vẫn tồn tại một số công việc bị chồng chéo, khiến một số bộ phận phải thực hiện nhiều nhiệm vụ không cần thiết Hơn nữa, sự phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân trong đơn vị còn hạn chế.

Ban lãnh đạo nhà trường luôn đặt sự chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, giảng viên, công nhân viên lên hàng đầu Tuy nhiên, họ chưa tạo điều kiện thuận lợi về thời gian và khối lượng công việc cho những cá nhân đang trong quá trình học tập nâng cao trình độ Điều này dẫn đến áp lực lớn cho những người này, khi họ vẫn phải đảm nhiệm khối lượng công việc và thời gian làm việc tương đương với các đồng nghiệp khác.

Chính sách khen thưởng hiện nay thường mang tính định mức và chỉ tiêu, với quy định mỗi năm các bộ phận phải đạt một tỷ lệ nhất định cá nhân được khen thưởng Điều này có thể dẫn đến tình trạng những bộ phận có nhiều nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ nhưng không được khen thưởng do không đạt chỉ tiêu Ngược lại, một số bộ phận lại có nhân viên chưa đủ tiêu chí nhưng vẫn được khen thưởng để đủ chỉ tiêu Hệ quả là điều này có thể hạn chế động lực và tinh thần phấn đấu của từng cá nhân trong tổ chức.

2.3.2.2 Đánh giá rủi ro Ưu điểm:

61

Quan điểm hoàn thiện

Để đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường, tác giả dựa vào các quan điểm sau:

Quan điểm kế thừa có chọn lọc

Hiện nay, nhà trường chưa chú trọng đúng mức đến hệ thống kiểm soát nội bộ, mặc dù hệ thống này đã được hình thành với đầy đủ năm yếu tố cấu thành.

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đang hoạt động tương đối hiệu quả, mặc dù còn một số hạn chế Để hoàn thiện hệ thống này, cần phát huy những ưu điểm hiện có và đưa ra các giải pháp khắc phục những thiếu sót còn tồn tại.

- Có sự cân đối giữa lợi ích và chi phí cũng như tính khả thi của các giải pháp

Dựa trên đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường, tác giả đề xuất một số giải pháp để khắc phục các hạn chế hiện có, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của trường Tác giả chọn lý thuyết nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ dựa vào hướng dẫn của INTOSAI 2004, thay vì INTOSAI 2013, do yêu cầu của INTOSAI 2013 cần phải phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ cao, trong khi nhà trường hiện chưa đáp ứng được điều kiện này.

Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý giúp tăng cường kiểm soát các nguồn lực, mang lại lợi ích về thời gian, sức lao động và hiệu quả công việc Những giải pháp được đề xuất dựa trên quan điểm này sẽ tạo ra sự thuận tiện và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và kiểm soát.

Các gi ải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng

3.2.1 Môi trường kiểm soát Để giúp Ban Giám hiệu quản lý việc thực hiện quy chế, chuyên môn một cách chặt chẽ; phát huy năng lực của mọi thành viên từ ban lãnh đạo đến nhân viên và toàn thể bộ phận trong nhà trường; giúp đội ngũ cán bộ giảng viên, nhân viên ngày một vững vàng trong chuyên môn và nghiệp vụ nhà trường cần thực hiện tốt hơn các công việc sau đây:

Xây dựng một môi trường giáo dục tập trung vào tính chính trực và giá trị đạo đức là nhiệm vụ quan trọng của nhà trường Để đạt được mục tiêu này, việc ban hành bộ quy tắc ứng xử là cần thiết, nhằm làm cơ sở điều chỉnh hành vi của học sinh và giáo viên trong môi trường học đường.

- Quy định phạm vi, đối tượng áp dụng cũng như mục đích của bộ quy tắc ứng xử trong nhà trường

Trong môi trường giáo dục, việc thiết lập các chuẩn mực đạo đức và văn hóa ứng xử là vô cùng quan trọng Điều này bao gồm việc xác định phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, tác phong và lối sống của giáo viên và nhân viên Ngoài ra, văn hóa ứng xử cần được áp dụng trong mối quan hệ với cơ quan Nhà nước, lãnh đạo, đồng nghiệp và học sinh, sinh viên, nhằm tạo ra một môi trường học tập và làm việc tích cực, thân thiện và chuyên nghiệp.

Trong môi trường học đường, học sinh sinh viên cần tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và văn hóa ứng xử, bao gồm tác phong và lối sống tích cực Điều này không chỉ thể hiện qua cách họ giao tiếp với gia đình, bạn bè, mà còn trong mối quan hệ với thầy cô và cán bộ công nhân viên trong trường Việc xây dựng một nền tảng văn hóa ứng xử tốt sẽ góp phần tạo nên một môi trường học tập lành mạnh và phát triển toàn diện cho học sinh sinh viên.

- Quy định rõ các hành vi được khuyến khích, hành vi bị nghiêm cấm

Để đảm bảo hiệu quả trong việc áp dụng các quy định, cần thiết phải có biện pháp xử lý cho những hành vi vi phạm và khen thưởng cho những cá nhân thực hiện tốt quy định Ban lãnh đạo cần tiên phong thực hiện các quy định này, tạo gương mẫu cho cán bộ, giảng viên và công nhân viên trong trường.

Nâng cao trình độ cho đội ngũ giảng viên, nhân viên trong trường

Để nâng cao chất lượng giảng dạy, cần tiếp tục khuyến khích và hỗ trợ giảng viên, đặc biệt là giảng viên trẻ, về thời gian và tài chính trong việc học tập nâng cao trình độ Nhà trường nên có chính sách hỗ trợ tài chính linh hoạt, phù hợp với chi phí thực tế mà người học phải chi trả, thay vì chỉ giới hạn ở mức hỗ trợ hiện tại (30 triệu đồng cho người lao động có thâm niên từ 5 năm trở lên và 15 triệu đồng cho các trường hợp khác) Đặc biệt, các nhân sự mới cần được hỗ trợ nhiều hơn để theo học các chương trình có học phí cao Bên cạnh đó, cần xây dựng chế tài nghiêm ngặt để đảm bảo tiến độ học tập; nếu người học chậm trễ, sẽ không được hỗ trợ về thời gian và học phí Tất cả giảng viên và công nhân viên chưa đạt trình độ chuyên môn yêu cầu phải tham gia học tập nâng cao, nếu không sẽ bị chuyển công tác hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

Tăng cường tập huấn đổi mới phương pháp dạy học và tổ chức các hoạt động như dự giảng, hội thi một cách thiết thực nhằm tạo cơ hội giao lưu và trao đổi kiến thức, kinh nghiệm giữa các giảng viên.

Bồi dưỡng năng lực giảng dạy tích cực thông qua các phương pháp như giảng dạy tình huống, thảo luận nhóm và mô phỏng là rất cần thiết Giảng viên cần phát triển khả năng truyền đạt hiệu quả qua bài giảng, tài liệu học tập, thuyết trình, và lắng nghe phản hồi Đồng thời, năng lực giải quyết vấn đề, ra quyết định, quản lý xung đột và đàm phán cũng đóng vai trò quan trọng Việc áp dụng công nghệ trong giảng dạy, như Power Point và các phần mềm chuyên môn, là cần thiết để nâng cao chất lượng giảng dạy Đặc biệt, khuyến khích giảng viên lâu năm nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ để tiếp cận tài liệu phong phú, từ đó tạo động lực học hỏi cho các giảng viên trẻ.

Tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề định kỳ tại các phòng, khoa và trung tâm, mời báo cáo viên có kinh nghiệm để cập nhật chính sách và học hỏi kinh nghiệm mới Đồng thời, phát động các cuộc thi nghiệp vụ nhằm khuyến khích sự sáng tạo và nâng cao tay nghề cho nhân viên, cải thiện thủ tục hành chính.

Nâng cao năng lực quản lý, điều hành các cán bộ lãnh đạo

Ban lãnh đạo cần nắm vững kiến thức về hệ thống kiểm soát nội bộ và truyền đạt cho toàn thể nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống này trong việc hỗ trợ đạt được mục tiêu của đơn vị.

Tăng cường công tác phối hợp giữa Ban Giám hiệu với các phòng, ban trong việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác chuyên môn:

+ Xây dựng kế hoạch năm học trên cơ sở bàn bạc thống nhất và được triển khai tới toàn thể giảng viên, nhân viên trong trường

+ Phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể hơn công việc, trách nhiệm của từng phòng ban tránh chồng chéo trong việc thực hiện

Để đạt được mục tiêu giáo dục hiệu quả, cần duy trì các cuộc họp định kỳ vào đầu năm, giữa năm và cuối năm học Những cuộc họp này giúp nắm bắt ý kiến đóng góp từ giảng viên, nhân viên và học sinh, sinh viên, từ đó khắc phục những vướng mắc và cải thiện chất lượng giảng dạy.

Tăng cường công khai tài chính, quyền lợi và chế độ cho người lao động là cần thiết để xây dựng môi trường làm việc lành mạnh Việc công bố kết quả đánh giá định kỳ của giảng viên, cán bộ và nhân viên cũng góp phần tạo động lực phấn đấu và vươn lên trong công việc.

Xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chính của nhà trường nhằm thể hiện rõ trình tự thực hiện, quan hệ xét duyệt – thực hiện – kiểm tra, cùng với quy định về thời hạn và chất lượng công việc cần đạt được Việc này không chỉ thuận tiện cho phân công công việc, kiểm tra và đánh giá mà còn xác định trách nhiệm cụ thể, từ đó đưa ra các chế tài xử lý phù hợp Lưu trình cũng giúp các đối tượng bên ngoài nắm rõ quy trình, góp phần giải quyết công việc nhanh chóng Đồng thời, cần điều chỉnh nội dung phù hợp theo từng hoạt động Tác giả đề xuất một số lưu trình cụ thể để thực hiện.

Lập danh sách các lớp học sẽ mở

Danh mục lớp học chính thức

Dự kiến các môn học Đăng ký giảng dạy Đăng ký học

Dạy và học theo thời khoá biểu Đánh giá giảng dạy

Lưu trình 3.1: Lưu trình tổ chức giảng dạy

Bước Trình tự thực hiện Bộ phận thực hiện

P.Đào tạo dựa trên nhu cầu học tập, yêu cầu của Tổ bộ môn lập danh mục các môn học sẽ học trong học kỳ

Giảng viênĐăng ký giảng dạy trên phần mềm quản lý dạy học hoặc phiếu đăng ký giảng dạy và gửi về Khoa quản lý môn học

3 Các Tổ bộ môn kiểm tra đăng ký đúng các môn học theo chuyên ngành đào tạo

P Đào tạo dựa trên danh mục các môn học đã đăng ký, nhu cầu học tập, phòng học lập danh sách các lớp học sẽ mở

5 Sinh viên đăng ký lớp, môn học

P Đào tạo kiểm tra theo điều kiện mở lớp môn học và ra các thông báo đăng ký lại các lớp, môn học (nếu có)

7 P Đào tạo lập danh mục các lớp học chính thức

Giảng viên, Sinh viên và các các đơn vị liên quan dạy và học theo quy trình dạy học

9 Giảng viên tự tổ chức đánh giá quá trình giảng dạy

Lưu trình 3.2: Lưu trình sửa chữa, mua sắm vật tư

Bước Trình tự thực hiện Bộ phận thực hiện

1 Các phòng, ban đề nghị

2 Phòng Quản trị vật tư lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa

Ban Giám hiệu duyệt và xin ý kiến đơn vị chủ quản (nếu cần)

Phòng Quản trị vật tư phối hợp với Phòng tài chính – kế toán thực hiện

Ban Giám hiệu Phòng Quản trị vật tư

Phòng Tài chính – kế toán Trưởng các bộ phận

6 Phòng Quản trị vật tư

Để hoàn thiện chính sách nhân sự, việc tuyển dụng giảng viên có trình độ chuyên môn cao là rất quan trọng Cần xây dựng các chính sách lương thưởng hợp lý và cải thiện điều kiện làm việc để thu hút những giảng viên chất lượng về giảng dạy tại trường.

Nhà trường cần công khai nhu cầu tuyển dụng cho tất cả các vị trí trên các phương tiện truyền thông để đảm bảo tính công bằng và thu hút nhân sự chất lượng cao Để cải thiện hình ảnh của trường, việc chuẩn hóa nguồn nhân lực là rất quan trọng Ban lãnh đạo nên tạo điều kiện thuận lợi về thời gian và khối lượng công việc cho giảng viên, nhân viên để họ có thể nâng cao trình độ Đồng thời, cần khuyến khích việc học tập đúng chuyên ngành tại các bộ phận còn thiếu nhân lực.

Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa

BGH duyệt Xin ý kiến cấp trên

Thực hiện sửa chữa, mua sắm

Nghiệm thu, thanh toán, bàn giao

Các điều kiện để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường

Ban Giám hiệu và lãnh đạo các bộ phận cần nhận thức rõ vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc đạt được mục tiêu của từng bộ phận cũng như toàn trường.

Lãnh đạo nhà trường cần nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với toàn thể cán bộ công nhân viên và giảng viên trong đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động.

Ban lãnh đạo cần hợp tác chặt chẽ với các phòng ban để xây dựng kế hoạch và tìm kiếm nhân sự cho việc thành lập ban tư vấn rủi ro cho Ban Giám hiệu, đồng thời bổ sung nhân sự cần thiết.

Ban kiểm tra quy chế có đủ năng lực và trình độ để kiểm tra công tác kế toán tại đơn vị

Ban Giám hiệu cần thường xuyên đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo hoạt động hiệu quả và kịp thời có những biện pháp chấn chỉnh cần thiết.

Các phòng, khoa, trung tâm cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình kiểm soát của nhà trường để đạt được mục tiêu đề ra Ban kiểm tra quy chế phải thực hiện kiểm tra và giám sát toàn bộ các bộ phận, công khai kết quả để xử lý nghiêm các vi phạm và đề xuất khen thưởng cho những cá nhân, tập thể thực hiện tốt nội quy, quy chế, từ đó tạo động lực phấn đấu và đảm bảo sự công bằng trong nhà trường.

M ột số kiến nghị

3.4.1 T ừ phía cơ quan Nhà nước

Trong quản lý giáo dục, khái niệm kiểm soát nội bộ vẫn còn mới mẻ và nhiều nhà quản lý chưa nhận thức đầy đủ về vai trò và tầm quan trọng của nó trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Do đó, Nhà nước cần xây dựng hướng dẫn về kiểm soát nội bộ trong khu vực công để tăng cường hiệu quả kiểm soát tại các đơn vị sự nghiệp Hướng dẫn này sẽ được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ của INTOSAI và tham khảo mô hình từ một số quốc gia khác.

Bộ Giáo dục và Đào tạo cần tích hợp vào chương trình đào tạo cho cán bộ quản lý những kiến thức và kỹ năng thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, vì tầm quan trọng của hệ thống này ngày càng được khẳng định.

3.4.2 T ừ phía cơ quan chủ quản – Uỷ ban Nhân dân TP HCM

Trường cần được hỗ trợ trong việc xây dựng và quy hoạch lại cơ sở 2 nhằm cải thiện cơ sở vật chất, từ đó nâng cao chất lượng giảng dạy và thực hiện hiệu quả các chiến lược, mục tiêu đã đề ra.

Chúng tôi nhanh chóng giải quyết và hướng dẫn thực hiện các vấn đề liên quan đến quy định và văn bản pháp lý có ảnh hưởng đến hoạt động của nhà trường.

Chỉ đạo và phối hợp với các sở, ban, ngành để tổ chức nhiều sân chơi và cuộc thi hơn cho các trường trong thành phố, nhằm tạo cơ hội giao lưu, học hỏi và quảng bá hình ảnh của nhà trường.

Tăng cường công tác thanh tra và giám sát hoạt động đào tạo tại các trường trong thành phố là cần thiết để xử lý nghiêm các vi phạm Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng giáo dục mà còn tạo điều kiện cho các trường có chất lượng đào tạo tốt phát triển mạnh mẽ hơn.

Dựa trên việc đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ ở chương 2, tác giả đã đề xuất các biện pháp khắc phục những hạn chế còn tồn tại để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của nhà trường.

Tác giả đánh giá rằng hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường hiện đang hoạt động đầy đủ với năm thành phần Dựa trên các quan điểm hoàn thiện, tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kế thừa có chọn lọc, áp dụng công nghệ phù hợp trong quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tác giả và các lãnh đạo nhà trường đã trao đổi để thu thập ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ Các giải pháp được đề xuất tập trung vào việc tổ chức hệ thống kiểm soát và năm yếu tố cấu thành, cùng với sự hỗ trợ từ UBND TP.HCM Mặc dù không chi tiết cho mọi hoạt động, tác giả hy vọng những giải pháp này sẽ góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trường.

Hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, các đơn vị, đặc biệt là trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM, rất cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả Trong bối cảnh kinh tế biến động mạnh và sự cạnh tranh khốc liệt giữa các trường, việc hoạt động hiệu quả của hệ thống này sẽ giúp trường đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Luận văn được cấu trúc thành 3 chương, trong đó chương 1 tập trung vào lịch sử hình thành và lý luận về kiểm soát nội bộ trong khu vực công theo hướng dẫn của INTOSAI 1992 (cập nhật 2004) Tác giả cũng nêu rõ những đặc điểm cơ bản của hoạt động các đơn vị hành chính sự nghiệp tại Việt Nam Để nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả chỉ ra rằng nhiều đơn vị trong khu vực công vẫn chưa chú trọng đến vấn đề này, đồng thời phân tích thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và các sự kiện liên quan.

Dựa trên các lý luận từ chương 1 và 2, tác giả đã tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động của năm yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM Qua việc phân tích các quy chế nội bộ, sử dụng bảng câu hỏi khảo sát, quan sát và phỏng vấn, kết quả cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của nhà trường hoạt động khá hiệu quả, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục Trong chương 3, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống này, với mong muốn nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trường.

1 Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP HCM

2012, Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông

2 Bộ môn Kế toán công, Khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP HCM

2012, Kế toán hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Phương Đông

3 Hồ Thị Thanh Ngọc, 2010 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây Dựng số 2 Luận văn Thạc sĩ kinh tế Trường Đại học Kinh tế TP.HCM

4 Luật số 01/2002/QH11 của Quốc hội: Luật Ngân sách Nhà nước, ban hành 16/12/2002, có hiệu lực thi hành từ năm ngân sách 2004

5 Luật số 58/2010/QH12 của Quốc hội: Luật Viên chức, thông qua 15/11/2010, có hiệu lực từ 01/01/2012

6 Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2012 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM Luận văn Thạc sĩ kinh tế Trường Đại học Kinh tế TP.HCM

7 Phan Nam Anh, 2013 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Trung học Lương thực Thực phẩm Luận văn Thạc sĩ kinh tế Trường Đại học Kinh tế TP.HCM