2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông
2.2.1. Phương pháp nghiên cứu
Thu thập dữ liệu
- Các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của nhà trường như: các văn bản liên quan đến giáo dục Đại học – Cao đẳng, các văn bản liên quan đến công chức, viên chức; các văn bản liên quan đến công tác quản lý nội bộ tại trường: các quy chế, quy định, … (Phụ lục 2.1: Danh mục các văn bản pháp quy, quy chế)
- Các số liệu đào tạo qua 3 năm học gần đây: năm học 2011 – 2012, năm học 2012 – 2013, năm học 2013 – 2014.
Dữ liệu sơ cấp: bảng câu hỏi khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
Nội dung khảo sát: việc khảo sát được thực hiện thông qua bảng câu hỏi đánh giá năm bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường. Bảng câu hỏi dựa trên bảng câu hỏi của INTOSAI và có điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm của nhà trường. Phân loại theo đối tượng khảo sát, bảng câu hỏi khảo sát được chia làm 2 loại:
Bảng câu hỏi khảo sát chung toàn trường được gửi đến các cán bộ, nhân viên và các giảng viên ở các phòng, khoa, trung tâm (Phụ lục 2.2) (phát ra: 40 bảng, thu về: 40 bảng)
Bảng câu hỏi khảo sát Phịng Tài chính – Kế tốn (phụ lục 2.3), được gửi đến phịng Tài chính – Kế tốn (phát ra: 5 bảng, thu về: 5 bảng)
Đối tượng khảo sát: tuỳ thuộc nội dung của bảng câu hỏi khảo sát. Bảng khảo sát chung toàn trường được gửi đến các cán bộ, nhân viên và các giảng viên ở các phòng, khoa, trung tâm: Ban Giám hiệu, phịng Đào tạo, phịng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục, Phịng Tổ chức Hành chính, Phòng Quản trị vật tư, Trung tâm đào tạo ngắn hạn và giới thiệu việc làm, Trung tâm đào tạo và sát hạch lái xe, Khoa Công nghệ Thông tin, Khoa Kinh tế. Bảng câu hỏi khảo sát Phòng Tài chính – Kế tốn thì đối tượng khảo sát là trưởng phịng và nhân viên phịng Tài chính – Kế toán. Danh sách các đối tượng khảo sát thể hiện trong Phụ lục 2.4
Mặt khác, nếu phân theo câu trả lời, các câu hỏi được chia làm 2 dạng: dạng câu hỏi nhiều lựa chọn và dạng câu hỏi với câu trả lời có 3 lựa chọn:
- Có: yếu tố được hỏi là có tồn tại
- Không biết: không biết về yếu tố được hỏi
Tác giả lựa chọn thang đo 3 cấp độ này mà khơng phải thang đo likert vì đối tượng khảo sát đa phần là các lãnh đạo ở các phòng ban và Ban Giám hiệu (28/40 người được khảo sát tương đương 70%); các đối tượng này đã có những hiểu biết nhất định về kiểm sốt nội bộ và cơng tác quản lý tại trường do đó, câu trả lời của họ khá rõ ràng ở 3 cấp độ chứ khơng có nhiều những yếu tố khơng chắc chắn như với thang đo likert.
Thời gian khảo sát: tháng 8, tháng 9 năm 2014
Trao đổi trực tiếp: với lãnh đạo các phịng ban có liên quan và Ban Giám hiệu về nguyên nhân của những hạn chế và định hướng giải quyết.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Dữ liệu thứ cấp: tổng hợp các văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động của nhà trường và phân tích, so sánh số liệu đào tạo các năm tại nhà trường.
Dữ liệu sơ cấp:phương pháp thống kê mô tả, đánh giá ý kiến theo số đơng.
2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM Vận tải TP HCM
2.2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Sự liêm chính và các giá trị đạo đức”
Câu hỏi Câu trả lời Không trả lời Ghi chú Có Khơng Khơng biết 1. Nhà trường có xây dựng các quy tắc đạo đức, ứng xử không? 90% 5% 5% 2. Quy tắc đạo đức, ứng xử có được phổ biến tới tồn bộ CBVC, NLĐ trong nhà trường khơng?
80% 10% 10%
3. Các quy tắc đạo đức,
100% Văn bản: 50%;
ứng xử được phổ biến bằng hình thức nào? - Văn bản
- Lời nói
- Băng rơn, biểu ngữ - Không phổ biến
băng rôn biểu ngữ: 80%; khơng phổ biến: 10% 4. Nhà trường có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức, ứng xử đã đề ra không? 95% 5% 5. Anh (chị) có hiểu rõ hành vi nào là được chấp nhận hay không được chấp nhận trong nhà trường không? 75% 25% 6. Anh (chị) có hiểu rõ các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi không được chấp nhận khơng? 75% 25% 7. Nhà trường có chính sách khuyến khích CBVC, NLĐ tuân thủ đạo đức không? 95% 5% Biểu dương, khen tặng, giấy khen, phần thưởng vật chất
Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn (95%) đối tượng khảo sát cho rằng nhà trường đã chú trọng đến việc xây dựng các quy tắc đạo đức, ứng xử. Các quy tắc này đã được thể chế hóa bằng văn bản; băng rôn, biểu ngữ. Tuy nhiên, việc hướng dẫn chi tiết để cán bộ giảng viên, nhân viên hiểu rõ và thực hiện theo lại chưa được quan tâm (20% đối tượng khảo sát trả lời không và không biết tới việc phổ biến các
quy tắc đạo đức). Do đó, phần nào ảnh hưởng đến việc cịn một số chưa thực hiện tốt những quy tắc đạo đức này.
Mặt khác, vì những quy tắc này cịn khá chung chung nên có khá nhiều người (25%) cịn chưa hiểu rõ hành vi nào được chấp nhận và không được chấp nhận và không hiểu rõ các biện pháp xử lý khi xảy ra các hành vi không được chấp nhận.
Nhà trường có những chính sách khuyến khích CBVC, NLĐ tn thủ quy định của pháp luật và nội quy của nhà trường. Hình thức khuyến khích chủ yếu là biểu dương đi kèm với các phần thưởng vật chất giá trị nhỏ, mang ý nghĩa tinh thần.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Triết lý và phong cách lãnh đạo (Ban Giám hiệu)”.
Câu hỏi Câu trả lời Không trả lời Ghi chú Có Khơng Khơng biết 1. Theo anh (chị), phong
cách lãnh đạo của BGH là? - Độc đoán - Dân chủ - Tự do - Phong cách không rõ ràng 100 % Phong cách dân chủ (85%), phong cách không rõ ràng (15%)
2. BGH có đánh giá cao vai trị của kiểm sốt nội bộ không?
75% 17.5% 7.5% 3. Khi được tư vấn của
chuyên gia về sự yếu kém của kiểm sốt nội bộ tại trường, BGH có sẵn sàng điều chỉnh không?
85% 5% 10%
4. Lãnh đạo nhà trường có hiểu rõ trách nhiệm của mình khơng?
90% 10%
5. Lãnh đạo nhà trường có thường xuyên trao đổi với CBVC, NLĐ công việc hàng
ngày khơng? 6. BGH có sự hiểu biết về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp khơng? 100 % 7. BGH có kiên quyết chống các hành vi gian lận và sai trái không? 90% 10% 8. BGH và các Phòng, Khoa, Trung tâm có cùng nhau bàn bạc về các vấn đề tài chính và hoạt động của nhà trường khơng?
95% 5%
9. Cuộc họp giao ban giữa BGH và các trưởng Phòng, Khoa, Trung tâm có diễn ra thường xun khơng?
100 %
Hàng tháng
10. Nội dung các cuộc họp có được cơng khai khơng?
100 %
Trang nội bộ trên website trường 11. Có thường xuyên xảy ra
biến động nhân sự ở vị trí lãnh đạo không?
100%
Từ kết quả khảo sát của bảng câu hỏi và trực tiếp phỏng vấn Ban Giám hiệu, tác giả thấy rằng Ban Giám hiệu rất quan tâm đến việc quản lý, giám sát các hoạt động trong nhà trường nhưng chưa nhận thức được rõ ràng vai trị của kiểm sốt nội bộ trong việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Qua thực tế quan sát trong q trình cơng tác tại trường, tác giả nhận thấy: ý thức rõ trách nhiệm của mình, Ban Giám hiệu ln đi đầu trong việc xây dựng và phát triển nhà trường. Mặc dù, xuất thân từ các khối ngành quản lý, kỹ thuật nhưng với sự tham mưu của Kế toán trưởng nên Ban Giám hiệu có sự hiểu biết đúng đắn về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Ban Giám hiệu cũng thường xuyên quan tâm kiểm soát việc chi tiêu sử dụng ngân sách. Để giải quyết những những vấn đề liên quan đến tài chính của đơn vị, Ban Giám hiệu thường có
sự họp bàn với phịng Tài chính Kế tốn và các phịng, ban có liên quan để đưa ra quyết định.
Mỗi kỳ học, Ban Giám hiệu đều có những buổi họp với giảng viên và những buổi họp với cán bộ, nhân viên để lắng nghe ý kiến đóng góp, nguyện vọng của các giảng viên, cán bộ, nhân viên. Mỗi năm một lần, hội nghị cán bộ công chức diễn ra cũng với mục đích này. Có thể nói Ban Giám hiệu đã xây dựng được một môi trường làm việc dân chủ và tích cực thơng qua những hoạt động này.
Kết quả khảo sát (100%) cho thấy việc họp bàn giữa BGH và các trưởng Phòng, Khoa, Trung tâm diễn ra thường xuyên. Hàng tháng, Ban Giám hiệu đều có các cuộc họp giao ban với cán bộ chủ chốt (là trưởng các Phòng, Khoa, Trung tâm) nhằm đánh giá và xem xét tình hình thực hiện nhiệm vụ và đề ra những nhiệm vụ mới. Nội dung các cuộc họp này đều được đăng ở mục thông tin nội bộ trên website của trường và được các cán bộ chủ chốt triển khai lại với giảng viên, nhân viên của mình để thực hiện theo tiến độ.
Nhà trường ít có sự biến động thường xuyên nhân sự ở cấp quản lý là kết quả của phong cách lãnh đạo dân chủ được sự tín nhiệm của cán bộ, giảng viên, nhân viên trong trường.
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Năng lực cán bộ viên chức”.
Câu hỏi Câu trả lời Không trả lời Ghi chú Có Khơng Khơng biết 1. Khi phân cơng cơng việc,
nhà trường có u cầu về kiến thức và kỹ năng của CBVC, NLĐ để giao việc không?
100%
2. Nhà trường có biện pháp nào để biết rõ CBVC, NLĐ có đủ năng lực cần thiết để thực hiện
nhiệm vụ không? 85% 15% Phiếu tự đánh giá công việc, dự giờ GV.
3. CBVC, NLĐ có được mơ tả cụ thể, chi tiết, dễ hiểu cơng việc của mình khơng?
87.5% 12.5%
4. Nhà trường có chính sách hỗ trợ, huấn luyện CBVC, người lao động nâng cao trình độ
khơng? 100% Hỗ trợ học phí, thưởng khi nhận bằng tốt nghiệp
Theo số liệu từ phịng Tổ chức Hành chính, đến tháng 9 năm 2014, tổng số CB-GV-NV của trường hiện có 240 người (biên chế 80 người, hợp đồng 160 người). Có 28 cán bộ quản lý, 232 giảng viên (trong đó 111 GV dạy chính quy, 53 GV dạy nghề cơ hữu, 68 GV thỉnh giảng) và 76 cơng nhân viên.
- Trình độ giảng viên: 02 Tiến sỹ, 57 Thạc sỹ, 49 Cử nhân
- Trình độ giáo viên: 21 Đại học, 05 Cao đẳng, 19 trung cấp, 10 khác
- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ: 16 GV đang học cao học, 03 GV đang nghiên cứu sinh.
Hàng năm, nhà trường đều cử cán bộ, giảng viên, nhân viên học tập nâng cao trình độ đặc biệt là đội ngũ giảng viên trẻ. Nhà trường cũng có những chính sách để hỗ trợ cho mỗi cán bộ, giảng viên học tập nâng cao trình độ như hỗ trợ học phí và thưởng khi cán bộ, giảng viên tốt nghiệp bậc học. Tất cả cán bộ, giảng viên, nhân viên đều được Ban Giám hiệu nhấn mạnh ý thức trách nhiệm, không ngừng trau dồi kiến thức và kỹ năng để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Nhà trường cũng hợp tác với các trường, đơn vị có liên quan để mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm nhằm đào tạo cán bộ, giảng viên đạt chuẩn góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
Kết quả khao sát cho thấy tất cả đối tượng khảo sát cho rằng khi phân cơng cơng việc, nhà trường đều có yêu cầu về kiến thức, kỹ năng để giao việc. Để được tuyển dụng vào làm việc tại trường, người được tuyển dụng cần đáp ứng được các
tiêu chuẩn về: trình độ chun mơn, ngoại ngữ, tin học và tham gia giảng thử để đánh giá khả năng truyền đạt của người được tuyển dụng. Ngồi ra, trong q trình giảng dạy, nhà trường thường tổ chức dự giờ, phát phiếu đánh giá cho người học đối với giảng viên, bảng tự đánh giá để qua đó biết được giảng viên có đủ năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ không. Tuy nhiên, những đối tượng khác như cán bộ, nhân viên làm việc ở các phịng chức năng thì thường ít có những hình thức kiểm tra để đánh giá năng lực làm việc, chỉ đánh giá qua bảng tự đánh giá thực hiện công việc.
Bảng 2.5: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Cơ cấu tổ chức”
Câu hỏi Câu trả lời Không trả lời Ghi chú Có Khơng Khơng biết 1.Định kỳ, nhà trường có xem lại
cơ cấu tổ chức hiện hành không? 95% 5% 2. Cơ cấu CBVC, NLĐ hiện tại
có đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của nhà trường khơng?
95% 5%
3. Có sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho từng CBVC, NLĐ trong hoạt động của nhà trường không?
100%
4. Trách nhiệm và quyền hạn giữa các Phịng, Khoa, Trung tâm có bị trùng lắp, chồng chéo không? 85% 15% Các văn bản quy định
5. Có sự kiểm tra lẫn nhau giữa
các chức năng thực hiện không? 60% 30% 10%
Kết quả khảo sát (95%) cho rằng cơ cấu hiện tại đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Công tác quản lý được chuyên mơn hố cao và có quy định rõ ràng trong việc báo cáo giữa các phòng ban với Ban Giám hiệu. Cụ thể: các Phó
Hiệu trưởng báo cáo cho Hiệu trưởng từng mảng cơng việc mình phụ trách, lãnh đạo các phòng, khoa, trung tâm báo cáo trực tiếp cho các Phó Hiệu trưởng.
Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho các bộ phận đều dựa vào chức năng của bộ phận và năng lực của người lao động. Điều này được thể hiện trong Quyết định về Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng, Khoa, Trung tâm thuộc Trường Cao đẳng Giao thông vận tải thành phố Hồ Chí Minh, số : 200/QĐ-TCĐGTVT. Tuy nhiên, sự kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận và giữa các chức năng thực hiện chưa thực sự tốt.
Kết quả khảo sát cho thấy mặc dù nhà trường đã ban hành các văn bản quy định trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng, khoa, trung tâm nhưng trong một số cơng việc vẫn có sự chồng chéo khiến người thực hiện ở bộ phận này lại phải làm lại cơng việc của bộ phận khác. Trong q trình làm việc tại trường, tác giả thấy rằng: Giáo viên chủ nhiệm ở các lớp phải thực hiện khá nhiều việc: tập hợp phiếu điểm danh hàng tháng về cho phịng Cơng tác Học sinh Sinh viên, hay thực hiện chấm điểm rèn luyện cho Học sinh Sinh viên lớp mình chủ nhiệm, rồi lập hồ sơ theo dõi, quản lý Học sinh Sinh viên lớp chủ nhiệm. Trong khi, những công việc này thuộc về chức năng của phịng Cơng tác Học sinh Sinh viên.
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Chính sách nhân sự”.
Câu hỏi Câu trả lời Không trả lời Ghi chú Có Khơng Khơng biết 1. Nhà trường có ban hành chính sách tuyển dụng bằng văn bản khơng? 100 % Quy chế tuyển dụng
2. Các tiêu chí khi tuyển dụng là gì? - Tuổi và giới tính - Kinh nghiệm - Trình độ 100 % Tuổi và giới tính (70%), trình độ (90%), kinh nghiệm (40%),
- Khác:…. khác: hộ khẩu thành phố, kỹ năng (20%) 3. Nhà trường có ban hành các hình thức, tiêu chí đánh giá CBVC, NLĐ khơng? 100 % Phiếu tự đánh giá, dự giờ GV 4. Nhà trường có các biện pháp nâng cao thu nhập cho CBVC, NLĐ không?
80% 20%
5. Nhà trường có trả lương, thưởng kịp thời cho CBVC, NLĐ khơng?
100 % 6. Nhà trường có xây dựng
quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng không?
80% 20%
Quy chế thi đua khen thưởng
7. Quy chế kỷ luật, khen thưởng có được thực hiện triệt để tại nhà trường không?