2.3. Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thơng Vận
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Qua quan sát trong quá trình tác giả làm việc tại trường và thực hiện trao đổi với Ban Giám hiệu, một số lãnh đạo các phòng, khoa, trung tâm để tìm ra nguyên nhân và biện pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại nhà trường. Theo đó, những hạn chế xuất phát từ các nguyên nhân sau:
Ban lãnh đạo nhà trường chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Do đó, các cơ chế hoạt động, quản lý nhà trường chỉ dựa vào sự chỉ dẫn của Nhà nước và học hỏi kinh nghiệm từ những trường khác nên ít có sáng kiến trong việc thay đổi cơ chế quản lý.
Ban lãnh đạo nhà trường cũng chưa quan tâm đến việc truyền đạt và hướng dẫn chi tiết, cụ thể các yêu cầu đạo đức và tính chính trực để cán bộ nhân viên, giảng viên hiểu rõ và căn cứ vào thực hiện theo.
Trong một số cơng việc ở các phịng chức năng chưa có sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng nên dẫn đến tình trạng chồng chéo nhau.
Ban lãnh đạo chưa quan tâm đến việc xây dựng các cơ chế nhằm nhận diện các rủi ro bên trong cũng như bên ngồi. Do đó, hầu như chưa có những biện pháp, kế hoạch nhằm phịng ngừa những rủi ro.
Các quy trình ln chuyển chứng từ, thủ tục thanh toán chưa được quy định bằng văn bản và phổ biến gây khó khăn trong việc hợp tác thực hiện thanh toán giữa phịng Tài chính Kế tốn với các bộ phận khác.
Cơ chế đánh giá khen thưởng cịn mang nặng tính chỉ tiêu làm giảm động lực phấn đấu trong mỗi cá nhân. Các hành vi vi phạm chưa được xử lý triệt để vì cịn mang tính nể nang làm giảm tác dụng của việc kiểm tra, giám sát.
Nhiều nhân viên chưa hiểu rõ về tầm quan trọng của thông tin và truyền thông. Do đó, chậm cập nhật thơng tin nên nhiều lúc khơng nắm rõ những quy trình hoạt động, cơng việc mình cần thực hiện dẫn đến trễ nải, thực hiện khơng đúng cơng việc của mình.
Nhà trường chưa có một bộ phận chuyên trách để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong ghi chép sổ sách kế tốn và thẩm định Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết tốn ngân sách mà phịng Tài chính Kế tốn lập. Do đó, nhiều sai sót, gian lận chưa được phát hiện và giảm thiểu trong quá trình thực hiện.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Ở chương 2, tác giả đã trình bày tổng quan trường Cao đẳng Giao thơng Vận tải TP HCM về quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của trường. Cơ cấu tổ chức tương đối phù hợp đã giúp bộ máy nhà trường vận hành tương đối ổn định trong thời gian qua. Tuy nhiên, cơ chế quản lý nhà trường còn bộc lộ một số những hạn chế khi phân tích theo hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Qua việc tiến hành phân tích các tài liệu nội bộ, khảo sát và trao đổi, tác giả nhận thấy nhà trường đã hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ với đầy đủ năm thành phần. Tuy nhiên, tầm quan trọng của hệ thống lại chưa được đánh giá một cách đúng mức. Đặc biệt là thành phần đánh giá rủi ro. Đây là thành phần quan trọng mà nhà trường cần phải xem xét lại để hoàn thiện cơng tác quản lý. Ngồi ra, bốn thành phần còn lại tại nhà trường thực hiện tương đối tốt tuy nhiên vẫn cịn có những hạn chế. Do đó, cần có những biện pháp để hồn thiện.
Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở chương này là cơ sở để tác giả đưa ra các đề xuất nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại nhà trường ở chương tiếp theo.
CHƯƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HCM