Để đưa ra các biện pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại trường, tác giả dựa vào các quan điểm sau:
Quan điểm kế thừa có chọn lọc
Hiện tại, nhà trường chưa có sự quan tâm đúng mức đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng hệ thống đã hình thành tại trường với đầy đủ năm yếu tố cấu thành. Bên cạnh những hạn chế cịn tồn tại, hệ thống kiểm sốt nội bộ tại trường đã và đang được vận hành tại nhà trường tương đối tốt. Do đó, các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của trường dựa trên quan điểm phát huy những ưu điểm hiện có đồng thời đưa ra những giải pháp để khắc phục những hạn chế còn tồn tại.
Quan điểm phù hợp
- Có sự cân đối giữa lợi ích và chi phí cũng như tính khả thi của các giải pháp. - Trên cơ sở đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường ở chương 2,
tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại phù hợp với quy mơ, đặc điểm và tính chất hoạt động của trường. Mặt khác, tác giả lựa chọn lý thuyết nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường dựa vào hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI 2004 mà không dựa theo INTOSAI 2013. Bởi hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI 2013 cần có sự phù hợp trong điều kiện ứng dụng công nghệ cao, điều kiện nhà trường chưa phù hợp với điều kiện này.
Quan điểm ứng dụng công nghệ trong quản lý
Để tăng cường kiểm soát các nguồn lực, việc ứng dụng khoa học công nghệ và những lý thuyết hiện đại trong cơng tác quản lý, kiểm sốt sẽ mang lại sự thuận tiện, lợi ích cả về thời gian, sức lao động và hiệu quả cơng việc cao. Do đó, những giải pháp tác giả đưa ra có dựa trên quan điểm ứng dụng cơng nghệ trong quản lý.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM
3.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Để giúp Ban Giám hiệu quản lý việc thực hiện quy chế, chuyên môn một cách chặt chẽ; phát huy năng lực của mọi thành viên từ ban lãnh đạo đến nhân viên và toàn thể bộ phận trong nhà trường; giúp đội ngũ cán bộ giảng viên, nhân viên ngày một vững vàng trong chuyên môn và nghiệp vụ nhà trường cần thực hiện tốt hơn các công việc sau đây:
Xây dựng mơi trường giáo dục chú trọng đến tính chính trực và giá trị đạo đức
Để làm được điều này nhà trường cần ban hành bộ quy tắc ứng xử, làm cơ sở điều chỉnh hành vi trong nhà trường. Cụ thể bao gồm các nội dung sau:
- Quy định phạm vi, đối tượng áp dụng cũng như mục đích của bộ quy tắc ứng xử trong nhà trường.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức, văn hóa ứng xử trong nhà trường như: phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với cơ quan Nhà nước, với lãnh đạo, với đồng nghiệp, với học sinh sinh viên.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức, văn hóa ứng xử mà học sinh sinh viên trong nhà trường cần đạt được như: tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với gia đình, bạn bè, thầy cơ, cán bộ cơng nhân viên trong trường.
- Quy định rõ các hành vi được khuyến khích, hành vi bị nghiêm cấm.
- Quy định các biện pháp xử lý cho những hành vi vi phạm và khen thưởng cho việc thực hiện tốt các quy định.
Để các quy định này thực sự được áp dụng hiệu quả, Ban lãnh đạo phải là những người tiên phong thực hiện tốt những quy định này để làm gương cho cán bộ, giảng viên, cơng nhân viên trong trường.
Nâng cao trình độ cho đội ngũ giảng viên, nhân viên trong trường
Tiếp tục đẩy mạnh khuyến khích, hỗ trợ về thời gian và tài chính cho lực lượng giảng viên, đặc biệt là giảng viên trẻ học tập nâng cao trình độ. Nhà trường nên có chính sách hỗ trợ riêng theo chi phí thực tế mà người học phải chi trả không theo quy định hiện tại (hiện tại mức hỗ trợ tối đa là 30 triệu đồng cho
tồn khố học đối với người lao động có thâm niên cơng tác từ 5 năm trở lên, các trường hợp còn lại chỉ hỗ trợ tối đa 15 triệu đồng). Vì có những chương trình học học phí khá cao, mức hỗ trợ như vậy còn thấp, hơn nữa các nhân sự mới vào làm việc ở trường cũng rất cần hỗ trợ kinh phí nhiều hơn để đi học. Ngồi ra, cũng cần xây dựng các chế tài như: thực hiện đúng tiến độ của khoá học nâng cao trình độ, nếu người học chậm trễ kéo dài thời gian học sẽ không hỗ trợ về thời gian và học phí nữa; tồn bộ giảng viên, cơng nhân viên nếu chưa đạt về trình độ chun mơn thì phải học tập nâng cao trình độ nếu khơng sẽ bị chuyển công tác khác cho phù hợp năng lực hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động.
Tăng cường tập huấn đổi mới phương pháp dạy học, tổ chức dự giảng, các hội thi một cách thiết thực để giao lưu, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm giữa các giảng viên.
Bồi dưỡng năng lực sử dụng các phương pháp giảng dạy tích cực (giảng dạy bằng tình huống, thảo luận nhóm, khám phá, mơ phỏng, …), năng lực truyền đạt (bài giảng và tài liệu học tập, thuyết trình, đặt câu hỏi, lắng nghe và phản hồi), năng lực giải quyết vấn đề và ra quyết định, năng lực quản lý xung đột và đàm phán, năng lực áp dụng cơng nghệ trong giảng dạy (Power Point, máy tính, web, các phần mềm chun mơn, …). Đặc biệt, khuyến khích các giảng viên lâu năm nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ để có thể đọc và nghiên cứu nhiều tài liệu hơn, có thể là tài liệu nước ngoài làm phong phú cho bài giảng và tạo động lực học hỏi tốt hơn cho các giảng viên trẻ.
Tổ chức đều đặn các buổi hội thảo chuyên đề ở các phòng, khoa, trung tâm; mời các báo cáo viên có kinh nghiệm trong các lĩnh vực có liên quan để thường xuyên cập nhật những chính sách, chế độ và học hỏi kinh nghiệm, những cách làm mới mẻ giúp thực hiện tốt hơn công tác chuyên môn, nghiệp vụ.
Đồng thời, phát động các cuộc thi về nghiệp vụ, chuyên môn nhằm tạo sân chơi lành mạnh và khuyến khích nhân viên ở các phịng có tinh thần sáng tạo, bổ sung kiến thức để nâng cao tay nghề, cải tạo thủ tục hành chính.
Ban lãnh đạo cần phải có những hiểu biết đúng đắn về hệ thống kiểm soát nội bộ và quán triệt cho tất cả các nhân viên thấy được tầm quan trọng của hệ thống trong việc hỗ trợ đắc lực thực hiện mục tiêu của đơn vị.
Tăng cường công tác phối hợp giữa Ban Giám hiệu với các phòng, ban trong việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác chuyên môn:
+ Xây dựng kế hoạch năm học trên cơ sở bàn bạc thống nhất và được triển khai tới toàn thể giảng viên, nhân viên trong trường.
+ Phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể hơn công việc, trách nhiệm của từng phòng ban tránh chồng chéo trong việc thực hiện.
+ Duy trì thực hiện đều đặn các cuộc họp đầu năm, trong năm và cuối năm học để kịp thời nắm bắt ý kiến đóng góp của giảng viên, nhân viên và học sinh, sinh viên trong trường nhằm khắc phục những vướng mắc, hoàn thành tốt mục tiêu.
Tăng cường cơng tác cơng khai tài chính, quyền lợi, chế độ, chính sách cho người lao động và kết quả đánh giá định kỳ của giảng viên, cán bộ, nhân viên nhằm tạo mơi trường làm việc lành mạnh, tích cực, tạo động lực phấn đấu, vươn lên.
Xây dựng lưu trình mơ tả các hoạt động chủ yếu của nhà trường. Các lưu trình sẽ thể hiện rõ trình tự thực hiện cũng như quan hệ xét duyệt – thực hiện – kiểm tra, quy định về thời hạn và chất lượng công việc cụ thể cần đạt được trong mỗi hoạt động.Việc xây dựng các lưu trình này sẽ thuận tiện cho việc phân cơng các cá nhân thực hiện công việc, kiểm tra, đánh giá cũng như xác định được trách nhiệm cụ thể từ đó đưa ra các chế tài xử lý thích hợp. Lưu trình cịn giúp cho đối tượng bên ngồi đến liên hệ cơng tác nắm rõ được quy trình, giúp cho cơng việc được giải quyết nhanh chóng. Đồng thời, căn cứ vào từng hoạt động mà điều chỉnh nội dung thích hợp. Tác giả đề xuất một số lưu trình như sau:
Lập danh sách các lớp học sẽ mở
Danh mục lớp học chính thức Dự kiến các mơn học
Đăng ký giảng dạy
Đăng ký học Kiểm tra
Kiểm tra
Dạy và học theo thời khố biểu
Đánh giá giảng dạy
Lưu trình 3.1: Lưu trình tổ chức giảng dạy
Bước Trình tự thực hiện Bộ phận thực hiện
1
P.Đào tạo dựa trên nhu cầu học tập, yêu cầu của Tổ bộ môn lập danh mục các môn học sẽ học trong học kỳ
2
Giảng viênĐăng ký giảng dạy trên phần mềm quản lý dạy học hoặc phiếu đăng ký giảng dạy và gửi về Khoa quản lý môn học
3 Các Tổ bộ môn kiểm tra đăng ký đúng
các môn học theo chuyên ngành đào tạo
4
P. Đào tạo dựa trên danh mục các môn học đã đăng ký, nhu cầu học tập, phòng học lập danh sách các lớp học sẽ mở
5 Sinh viên đăng ký lớp, môn học
6
P. Đào tạo kiểm tra theo điều kiện mở lớp môn học và ra các thông báo đăng ký lại các lớp, mơn học (nếu có)
7 P. Đào tạo lập danh mục các lớp học
chính thức
8
Giảng viên, Sinh viên và các các đơn vị liên quan dạy và học theo quy trình dạy học
9 Giảng viên tự tổ chức đánh giá quá trình
Lưu trình 3.2: Lưu trình sửa chữa, mua sắm vật tư
Bước Trình tự thực hiện Bộ phận thực hiện
1 Các phòng, ban đề nghị
2 Phòng Quản trị vật tư lập kế
hoạch mua sắm, sửa chữa
3
Ban Giám hiệu duyệt và xin ý kiến đơn vị chủ quản (nếu cần) 4 Phòng Quản trị vật tư phối hợp với Phịng tài chính – kế tốn thực hiện 5
Ban Giám hiệu Phòng Quản trị vật tư Phịng Tài chính – kế tốn Trưởng các bộ phận
6 Phòng Quản trị vật tư
Hồn thiện chính sách nhân sự
Trong việc tuyển dụng, cần thu hút các giảng viên có trình độ về giảng dạy tại trường bằng các chính sách lương thưởng và điều kiện cơng tác.
Nhà trường đã xây dựng Quy chế tuyển dụng, tuy nhiên cần thông báo công khai, rộng rãi nhu cầu tuyển dụng của tất cả các vị trí trên các phương tiện truyền thơng nhằm đảm bảo tính cơng bằng, tuyển dụng được nhân sự có chất lượng cao.
Để tạo dựng được hình ảnh về trường ngày một tốt hơn thì điều quan trọng là chuẩn hoá nguồn nhân lực. Ban lãnh đạo cần tạo điều kiện hơn nữa về thời gian làm việc và khối lượng công việc cho giảng viên, nhân viên học tập nâng cao trình độ. Đồng thời, khuyến khích học tập đúng chuyên ngành ở các bộ phận đang thiếu. Cụ
Đề nghị sửa chữa, mua sắm
Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa
BGH duyệt Xin ý kiến cấp trên
Thực hiện sửa chữa, mua sắm
Nghiệm thu, thanh toán, bàn giao
thể: hỗ trợ tồn bộ học phí cho giảng viên, nhân viên học tập nâng cao trình độ đúng chuyên ngành đang thiếu và chỉ hỗ trợ ở mức thấp hoặc khơng hỗ trợ học phí cho chun ngành các phịng, ban đã đủ hoặc ít có nhu cầu.
Về khen thưởng, kỷ luật: kịp thời khen thưởng xứng đáng cho cá nhân, tập thể có những sáng kiến cải tiến kỹ thuật có tính ứng dụng cao đem lại hiệu quả cho đơn vị. Ngồi ra, việc khen thưởng khơng hạn chế ở chỉ tiêu mà phải theo đúng năng lực, mức độ hồn thành cơng việc của các cá nhân, tập thể. Nhà trường nên xét điều chỉnh nâng lương theo hiệu quả cơng việc, các trường hợp có thành tích xuất sắc, nổi bật được nâng lương trước thời hạn. Mặt khác, có chế tài và xử phạt nghiêm những trường hợp vi phạm quy chế để toàn thể người lao động thực hiện nghiêm túc quy định của nhà trường. Để việc đánh giá thực hiện công việc được chính xác hơn, cần định lượng nhiều hơn các kết quả thực hiện cơng việc. Vì vậy, ngồi Phiếu đánh giá công chức hàng năm (Phụ lục 3.1), nhà trường cần sử dụng đồng thời bảng Thống kê công việc cá nhân (phụ lục 3.2) – bảng thống kê này do phịng Hành chính Tổ chức phối hợp cùng Khoa Kinh tế của trường soạn thảo và đang trình duyệt để áp dụng cho năm học 2014 – 2015.
Ngoài ra, để tăng thu nhập cho người lao động, Ban Giám hiệu nên phối hợp với các khoa, phòng, ban để tận dụng nguồn nhân lực và cơ sở vật chất của trường, triển khai mở thêm các lớp ngắn hạn nhằm tăng nguồn thu cho nhà trường, tăng thu nhập cho người lao động. Ví dụ: Khoa Kinh tế mở các lớp đào tạo thực hành Phần mềm kế toán MISA, thực hành lập Chứng từ kế tốn, Khai báo thuế,…; Khoa Cơng nghệ Thông tin phối hợp với Trung tâm Công nghệ Thông tin trường Đại Học Khoa học Tự nhiên để mở các lớp luyện thi Chứng chỉ tin học; Bộ môn Ngoại ngữ thuộc Khoa Đại cương phối hợp với Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Sư phạm TP HCM để mở các lớp luyện thi Chứng chỉ ngoại ngữ; Cơ sở 3 của trường diện tích khá rộng và chưa đi vào sử dụng hết, trường nên mở thêm lớp Đào tạo, Sát hạch lái xe ở đây; …
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Rủi ro từ bên ngoài và rủi ro bên trong mọi hoạt động của nhà trường luôn luôn tồn tại. Tuy nhiên, cơng tác quản trị rủi ro cịn chưa được quan tâm đúng mức,
một phần là do đặc điểm hoạt động của đơn vị ít tồn tại những rủi ro, chủ yếu là đào tạo theo chỉ tiêu của Bộ Giáo dục và Đào tạo; một phần do thiếu nguồn nhân lực có chun mơn về lĩnh vực quản trị rủi ro. Tuy nhiên, hiện nay những ngành nghề đào tạo của trường cũng có nhiều trường Đại học, Cao đẳng khác đào tạo; ngồi ra, những chính sách giáo dục hiện nay cũng đang có nhiều thay đổi do đó những rủi ro đơn vị gặp phải là khơng hề nhỏ. Vì vậy, Ban Giám hiệu cần nêu cao vấn đề quản lý rủi ro trong đơn vị, cần thành lập một ban tư vấn rủi ro chuyên tham mưu cho Ban Giám hiệu về những rủi ro bên trong, rủi ro bên ngoài đơn vị với những cách thức phịng tránh hoặc đối phó rủi ro, thành phần của ban tư vấn có thể là một số lãnh đạo của các phịng, ban như: phịng Đào tạo, phịng Tài chính – Kế tốn, khoa Kinh tế, trung tâm Đào tạo và Sát hạch lái xe. Các giải pháp trong một số công tác cụ thể như sau:
Trong công tác nhận dạng rủi ro
Hoạt động của nhà trường có thể gặp rủi ro từ bên trong và bên ngoài, ở cấp độ toàn đơn vị và từng hoạt động. Một khi nhận diện được các yếu tố rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ khơng đạt được mục tiêu giảm đi đáng kể. Do vậy, nhà trường cần thực hiện tốt cơng tác này. Ngồi việc thành lập một ban tư vấn về rủi ro cho Ban Giám hiệu, cần thực hiện một số hoạt động cụ thể:
- Để nhận dạng rủi ro bên ngoài:
+ Ban tư vấn cần liên tục cập nhật những thay đổi trong các chính sách Giáo dục, Kinh tế, Chính trị,… và những xu hướng về nhu cầu việc làm thông qua các cuộc khảo sát.
+ Thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề về nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp để nắm bắt nhu cầu của các doanh nghiệp cũng như xu hướng nghề nghiệp xã hội đang cần để nhận dạng rủi ro trong công tác tuyển sinh nếu như nhà trường khơng đẩy mạnh đào tạo những ngành nghề đang có nhu cầu cao đó.