Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
Cuối thế kỷ 19, sự phát triển kinh tế đã thúc đẩy nhu cầu về báo cáo tài chính trung thực, dẫn đến sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập và sự quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ Thuật ngữ kiểm soát nội bộ xuất hiện, ban đầu chỉ nhằm bảo vệ tiền, nhưng đến năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ mở rộng định nghĩa này để bao gồm bảo vệ các tài sản khác và kiểm tra tính chính xác trong ghi chép sổ sách Sự kiện phá sản của công ty Mc Kesson & Robins năm 1937 đã làm nổi bật vai trò quan trọng của kiểm soát nội bộ Đến năm 1949, AICPA đã định nghĩa kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức và các biện pháp nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo độ chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ chính sách quản lý.
Sau vụ tai tiếng chính trị Watergate, luật chống hối lộ nước ngoài ra đời năm
Năm 1976, Ủy ban Chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đã yêu cầu các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ liên quan đến kế toán Yêu cầu này về báo cáo kiểm soát nội bộ đã trở thành một chủ đề gây tranh luận sôi nổi trong cộng đồng doanh nghiệp và công chúng.
Cuối cùng đã đưa đến việc thành lập Ủy ban COSO (1985) dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp đó là:
Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)
Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Association)
Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executives Institute)
Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA – Institute of Management Accountants)
Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA - Institute of Internal Auditors)
Năm 1992, COSO phát hành Báo Cáo COSO, tài liệu đầu tiên cung cấp Khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách hệ thống Mặc dù chưa hoàn chỉnh, báo cáo này đã tạo nền tảng lý thuyết quan trọng cho sự phát triển của kiểm soát nội bộ, dẫn đến nhiều nghiên cứu mới trong các lĩnh vực khác nhau.
Vào năm 2001, COSO đã tiến hành nghiên cứu về hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM) dựa trên báo cáo COSO 1992 Dự thảo của nghiên cứu này được công bố vào tháng 7 năm 2003, và đến năm 2004, ERM đã chính thức được ban hành.
Năm 2006, COSO đã phát hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính” nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các công ty đại chúng quy mô nhỏ, trong việc cải thiện quy trình kiểm soát tài chính và nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Vào năm 1996, Hiệp hội Kiểm soát và Kiểm toán Thông tin đã phát hành Bản tiêu chuẩn "Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan" (CoBIT), đánh dấu bước phát triển quan trọng trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập, các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ đã chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ: Các chuẩn mực của IIA không đi sâu vào nghiên cứu các thành phần của kiểm soát nội bộ
• Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basel
(1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng
• Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ: Năm 2008, COSO cũng đưa ra
Dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ (Exposure Draft, COSO 2008) dựa trên khuôn mẫu COSO 1992
Báo cáo COSO 2013 đã thực hiện những thay đổi nhằm cập nhật Cơ cấu tổ chức năm 1992, đánh dấu một bước tiến hoá chứ không phải cuộc cách mạng Khuôn mẫu này vẫn giữ nguyên định nghĩa về kiểm soát nội bộ cùng với 5 thành phần cơ bản: Kiểm soát môi trường, đánh giá rủi ro, kiểm soát các hoạt động, thông tin và truyền thông, cũng như theo dõi các hoạt động.
Sự thay đổi có ý nghĩa nhất được thực hiện trong COSO 2013 chính là sự hệ thống hoá 17 nguyên tắc để hổ trợ cho 5 thành phần:
1 Các tổ chức phải thực hiện cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức
2 Ban giám đốc thể hiện sự độc lập từ việc quản lý và thực hiện giám sát sự phát triển và hoạt động của kiểm soát nội bộ
Nhà quản lý, dưới sự giám sát của Hội đồng, thiết lập cơ cấu, báo cáo, chức năng và quyền hạn nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Các tổ chức cam kết thu hút, phát triển và duy trì những cá nhân có năng lực, nhằm đảm bảo sự liên kết chặt chẽ với các mục tiêu đề ra.
5 Tổ chức yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm về trách nhiệm của họ trong kiểm soát nội bộ nhằm theo đuổi các mục tiêu
6 Tổ chức xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng, đầy đủ để giúp xác định và đánh giá rủi ro liên quan đến các mục tiêu
Tổ chức cần xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị, đồng thời tiến hành phân tích rủi ro để làm cơ sở cho việc xác định những rủi ro cần được quản lý hiệu quả.
8 Tổ chức xem xét khả năng gian lận trong đánh giá rủi ro để đạt được các mục tiêu
9 Tổ chức xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Các hoạt động kiểm soát
Tổ chức cần lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, từ đó đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả và trong mức chấp nhận được.
11 Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu
Tổ chức thực hiện các hoạt động kiểm soát thông qua việc xây dựng các chính sách rõ ràng, nhằm xác định những mong đợi trong các quy trình để biến chính sách thành hành động thực tiễn.
Thông tin và truyền thông
Tổ chức cần thu thập, tạo ra và sử dụng thông tin chất lượng phù hợp để hỗ trợ hiệu quả cho các chức năng của các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tổ chức truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu và trách nhiệm liên quan đến kiểm soát nội bộ Nó cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ các chức năng khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, đảm bảo sự phối hợp và hiệu quả trong quản lý.
Kiểm soát nội bộ ở khu vực công
Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI
Theo định nghĩa của INTOSAI GOV 9100, kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể tách rời, được thực hiện bởi nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức Quá trình này nhằm phát hiện rủi ro và cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện sứ mệnh của tổ chức, hướng tới việc đạt được các mục tiêu đề ra.
Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm giải trình
Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành Bảo vệ nguồn lực không bị thất thoát, lãng phí và sử dụng đúng mục đích.”
Trong định nghĩa trên có năm khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục và không thể tách rời, không chỉ là một sự kiện hay tình huống nhất thời Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được tích hợp sâu sắc vào các hoạt động của tổ chức, đóng vai trò thiết yếu và không thể thiếu, thay vì chỉ là một chức năng bổ sung Sự hiệu quả của kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào việc nó trở thành một phần không thể tách rời trong mọi hoạt động của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ là quá trình được thực hiện bởi nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức, với sự tập trung vào suy nghĩ và hành động của con người Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu, thiết lập biện pháp kiểm soát và triển khai chúng Do đó, kiểm soát nội bộ trở thành công cụ thiết yếu cho nhà quản lý Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, mỗi thành viên trong tổ chức cần nắm rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, với những giới hạn nhất định.
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và quản lý rủi ro Mọi nhiệm vụ có khả năng đạt thành tích đều phải đối mặt với nhiều loại rủi ro khác nhau Mặc dù kiểm soát nội bộ có thể giúp giảm thiểu các rủi ro này, nhưng nó chỉ có thể đảm bảo một mức độ hợp lý về việc hoàn thành nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu chung.
Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu chung, nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối Điều này là do những sai lầm của con người, sự thông đồng giữa các cá nhân, và lạm quyền của nhà quản lý có thể xảy ra.
Một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho kiểm soát nội bộ không được vượt quá lợi ích thu được Do đó, trong mọi tổ chức, dù có đầu tư nhiều vào thiết kế và vận hành, vẫn không thể đạt được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo.
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị, bao gồm cả mục tiêu chung Những mục tiêu này được hiện thực hóa thông qua các mục tiêu cụ thể cho từng chức năng, quy trình và hoạt động khác nhau.
1.2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004
Hình 1.1: Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ trường Môi kiểm soát Đánh rủi ro giá
Thông tin và truyền thông
Giám sát Hệ thống KSNB
Các bô phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa tổ chức và ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của nhân viên Nó tạo nền tảng cho các yếu tố khác của kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính kỷ luật, kỷ cương và cấu trúc tổ chức Các yếu tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm:
• Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố quan trọng mà nhà quản lý và nhân viên cần tuân thủ theo các quy định và nội quy về ứng xử trong lĩnh vực công Điều này bao gồm việc công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài, quà tặng, và báo cáo về xung đột lợi ích.
Cam kết năng lực bao gồm việc trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách có kỷ cương, tiết kiệm và hiệu quả Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về trách nhiệm cá nhân trong hệ thống kiểm soát nội bộ Đặc biệt, việc nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về các mục tiêu kiểm soát nội bộ và phát triển kỹ năng xử lý tình huống đạo đức là rất quan trọng.
• Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý phản ánh đạo đức, thái độ và quy tắc ứng xử trong tổ chức Khi nhà quản lý coi trọng kiểm soát nội bộ, nhân viên sẽ cảm nhận và hành động tích cực để xây dựng hệ thống kiểm soát đó Ngược lại, nếu nhân viên không thấy kiểm soát nội bộ quan trọng, mục tiêu kiểm soát của tổ chức sẽ khó đạt được hiệu quả như mong đợi.
Cơ cấu tổ chức là quá trình phân chia quyền hạn và trách nhiệm hợp lý giữa các phòng ban, bộ phận và cá nhân trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ giúp lập kế hoạch hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc điều hành, kiểm soát và giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều yếu tố quan trọng.
Sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Hệ thống báo cáo phù hợp
Cơ cấu tổ chức có thể bao gồm một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý Bộ phận này sẽ báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong đơn vị, giúp nâng cao trách nhiệm và sự giám sát trong hoạt động của tổ chức.
Chính sách nhân sự bao gồm tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật Mỗi cá nhân có vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ, vì vậy nhân viên cần có tư cách đạo đức và kinh nghiệm phù hợp để thực hiện tốt công việc Quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy môi trường đạo đức thông qua việc thực thi tính minh bạch trong các hoạt động hàng ngày.
1.2.3.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro có liên quan để đạt được các mục tiêu của tổ chức và xác định phản ứng thích hợp Đánh giá rủi ro gồm các bước sau:
Phương pháp đánh giá rủi ro chiến lược bắt đầu bằng việc xác định các rủi ro đối với các mục tiêu quan trọng của tổ chức Các rủi ro này cần được xem xét và đánh giá kỹ lưỡng, vì hoạt động của tổ chức có thể chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài Đánh giá rủi ro cần bao gồm tất cả các khả năng xảy ra, bao gồm cả nguy cơ gian lận và tham nhũng Quá trình xác định rủi ro phải diễn ra liên tục để giảm thiểu thiệt hại Việc áp dụng các công cụ phù hợp để đánh giá rủi ro là vô cùng cần thiết.
Đánh giá rủi ro là một nghệ thuật hơn là một khoa học, nhưng việc áp dụng các tiêu chí đánh giá sẽ giúp giảm thiểu tính chủ quan và tạo ra một khuôn khổ nhất quán Mục đích chính của đánh giá rủi ro là thông báo cho nhà quản lý về các lĩnh vực rủi ro, từ đó phân loại chúng theo mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức, ví dụ như rủi ro cao, trung bình hoặc thấp Qua quá trình này, rủi ro sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên quản lý, cung cấp thông tin cần thiết để xử lý Đặc biệt, những hoạt động có tiềm năng lớn thường đi kèm với nhiều rủi ro hơn.
Sau khi xác định và đánh giá mức độ rủi ro, nhà quản lý cần áp dụng các biện pháp phù hợp để ứng phó Có bốn phương pháp chính để xử lý rủi ro: tránh né, giảm thiểu, chia sẻ và chấp nhận rủi ro Tổ chức cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa mức độ rủi ro và chi phí cần thiết để ứng phó, nhằm giữ cho rủi ro ở mức chấp nhận được và duy trì hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kinh tế, công nghệ và chính sách của Nhà nước liên tục thay đổi, dẫn đến môi trường rủi ro cũng không ngừng biến động Do đó, các tổ chức cần thường xuyên xem xét và điều chỉnh các rủi ro theo thời gian để đảm bảo phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đối phó với rủi ro, giúp đạt được mục tiêu của tổ chức Để đạt hiệu quả, các hoạt động này cần phải phù hợp, nhất quán trong suốt thời gian và hiệu quả về chi phí Kiểm soát diễn ra trên toàn bộ tổ chức, ở mọi cấp độ và tất cả các chức năng, bao gồm cả kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện Để đảm bảo hiệu quả, các hoạt động kiểm soát cần được thực hiện một cách đồng bộ và liên tục.
Để đảm bảo tính phù hợp, cần tuân thủ các quy định hiện hành, đồng thời đảm bảo rằng các chi phí thực hiện kiểm soát không vượt quá lợi ích thu được Các hoạt động này phải liên quan trực tiếp đến các mục tiêu kiểm soát một cách đầy đủ và hợp lý.
• Các hoạt động kiểm soát phòng ngừa
Thủ tục ủy quyền và phê duyệt
Người được ủy quyền chỉ được thực hiện nghiệp vụ trong phạm vi quyền hạn của mình và theo chỉ thị từ quản lý Ủy quyền là phương tiện chủ yếu để đảm bảo các nghiệp vụ thực hiện đúng theo kế hoạch của Ban giám đốc Thủ tục ủy quyền cần ghi rõ các điều kiện và điều khoản cụ thể, đồng thời thông báo cho các nhà quản lý và nhân viên để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong công việc.
Sự thành công của INTOSAI
Theo INTOSAI GOV 9110, các thành viên của INTOSAI chia sẻ kinh nghiệm phát triển và đánh giá cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên hướng dẫn INTOSAI năm 1992.
New Zealand yêu cầu mỗi giám đốc điều hành của cơ quan chính phủ phải thực hiện vai trò quản lý, chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ Điều này nhằm đảm bảo báo cáo tài chính đạt độ tin cậy và minh bạch, cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các bên liên quan.
Trách nhiệm này, trước đây thường thuộc về giám đốc tài chính, hiện nay được chia sẻ giữa giám đốc điều hành và giám đốc tài chính Cả hai cùng ký tên trên một báo cáo trách nhiệm, bao gồm trong báo cáo thường niên của tổ chức và báo cáo tài chính đã được kiểm toán.
Các nước thành viên của INTOSAI thực hiện kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chặn vi phạm đạo đức Ví dụ, trong chi tiêu công của New Zealand, Văn phòng Kiểm toán phát hiện nhiều điểm yếu do thiếu liêm chính và thẩm quyền trong quản lý thu mua, cùng với việc không ghi chép quá trình ra quyết định và không có quy định rõ ràng về phê duyệt mua hàng.
Mục tiêu kiểm soát của chính phủ Cộng hòa Nam Phi là ngăn chặn sai sót và vi phạm trong quản lý thông tin tài chính Tổng báo cáo kiểm toán đã xác định một loạt các mục tiêu kiểm soát chung nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính.
Văn phòng Kiểm toán Quốc gia Iceland đã chỉ ra một điểm yếu trong kiểm soát nội bộ, đó là sự thiếu hiểu biết về tầm quan trọng của kiểm soát này Giữa cá nhân và nhà quản lý, có sự không tuân thủ các cấu trúc kiểm soát nội bộ đã được thiết lập Mặc dù chính phủ Iceland có thể nhận thức rõ về kiểm soát nội bộ trên lý thuyết, nhưng thực tế lại khác biệt Kiểm toán viên phát hiện rằng nếu không có sự hiểu biết và giám sát, nhân viên sẽ không thực hiện đúng các kiểm soát đã được quy định.
• Theo tuyên bố Bắc kinh 2013 thì INTOSAI có rất nhiều thành công, trong đó có những điểm nổi bật sau:
Sự công nhận của Đại hội đồng Liên Hiệp Quốc thông qua Nghị quyết 66 năm
Năm 2011 đánh dấu thành công đáng kể của INTOSAI trong việc thiết lập tiêu chuẩn kiểm toán khu vực công Các tiêu chuẩn này nhấn mạnh tính độc lập, hiệu quả, trách nhiệm và minh bạch trong quản lý hành chính công Sự tăng cường tổ chức kiểm toán tối cao được công nhận là yếu tố
Sự hợp tác của các Cơ quan Kiểm toán Tối cao (SAIs) với các đối tác bên ngoài như Liên hợp quốc, Ngân hàng Thế giới, OECD, IPU, IFAC và IIA đã nâng cao danh tiếng và tầm nhìn toàn cầu của INTOSAI, khẳng định vị thế của tổ chức này như một tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu.
INTOSAI đã ký Biên bản ghi nhớ với 21 nhà tài trợ, tiến hành nhiều hoạt động hợp tác nhằm đạt được các mục tiêu chung Qua đó, khung tiêu chuẩn INTOSAI, bao gồm các tiêu chuẩn của SAIs (ISSAIs) và hướng dẫn quản trị (INTOSAI GOVs), đã được thực hiện thành công Điều này cũng góp phần nâng cao sự hiểu biết về tầm quan trọng của SAIs và INTOSAI trong cộng đồng toàn cầu.
Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ không thể tự đảm bảo đạt được các mục tiêu chung đã định nghĩa trước đó vì:
Kiểm soát nội bộ không thể biến một quản lý kém thành một quản lý xuất sắc Hơn nữa, những thay đổi trong chính sách của chính phủ hoặc điều kiện kinh tế thường nằm ngoài tầm kiểm soát của ban quản lý, buộc nhà quản lý phải điều chỉnh mức độ rủi ro có thể chấp nhận được.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả có khả năng giảm thiểu rủi ro, nhưng nếu hệ thống này được thiết kế kém hoặc không hoạt động như mong đợi, thì vẫn có nguy cơ xảy ra rủi ro.
Kiểm soát nội bộ chịu ảnh hưởng lớn từ yếu tố con người, do đó dễ xảy ra sai sót trong thiết kế, diễn giải, hoặc do sự cẩu thả, thiếu tập trung, thông đồng, lạm dụng, và ghi đè.
Việc thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ phải đối mặt với hạn chế nguồn lực
Nhà quản lý phải cân nhắc giữa lợi ích của kiểm soát nội bộ với chi phí bỏ ra để duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc cải cách tổ chức và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu quả kiểm soát nội bộ và tâm lý nhân viên Do đó, quản lý cần thường xuyên xem xét và cập nhật các biện pháp kiểm soát để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả.
Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu
Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp có thu
Đơn vị sự nghiệp có thu là tổ chức hoạt động theo nhiệm vụ được Nhà nước giao, sử dụng nguồn kinh phí ngân sách và thu từ các hoạt động được giao Những đơn vị này phải tự chủ tài chính và chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ cũng như tổ chức bộ máy biên chế Các tiêu chí xác định đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm tính tự chủ và trách nhiệm trong hoạt động.
Đơn vị sự nghiệp là tổ chức được thành lập bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, với cơ sở vật chất được Nhà nước đầu tư và được đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên Đơn vị này được phép thu một số loại phí, lệ phí trong quá trình hoạt động Ngoài ra, đơn vị sự nghiệp còn có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng, đồng thời tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Các đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại theo tính chất hoạt động, bao gồm: đơn vị sự nghiệp văn hóa, thể thao; đơn vị sự nghiệp kinh tế; đơn vị sự nghiệp giáo dục, khoa học; đơn vị sự nghiệp y tế; và các tổ chức đoàn thể, nghề nghiệp, xã hội.
Căn cứ vào nguồn thu, các đơn vị sự nghiệp được phân loại để thực hiện quyền tự chủ tài chính Đơn vị sự nghiệp có thu tự chủ hoàn toàn đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên Đơn vị tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động khi có nguồn thu, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp Đối với những đơn vị có nguồn thu thấp hoặc không có nguồn thu, ngân sách nhà nước sẽ đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ.
Cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp có thu
Cơ chế quản lý tài chính bao gồm các quy định về nguồn kinh phí và định mức chi tiêu cho các hoạt động theo chức năng được giao Nguồn kinh phí của đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm nhiều yếu tố quan trọng.
Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ chức Nó bao gồm chi lương, phụ cấp cho cán bộ viên chức và hỗ trợ tinh giản biên chế Ngoài ra, kinh phí này còn được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu đề tài khoa học cấp Nhà nước.
Bộ, cấp ngành và chương trình mục tiêu quốc gia sẽ nhận kinh phí từ các nhiệm vụ đột xuất do cơ quan có thẩm quyền giao Nguồn vốn này bao gồm đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị và sửa chữa lớn tài sản cố định Ngoài ra, vốn đối ứng cho các dự án nước ngoài cũng sẽ được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền.
Kinh phí bổ sung được hình thành từ nhiều nguồn thu khác nhau, bao gồm thu phí và lệ phí theo quy định của Nhà nước, lãi suất từ tiền gửi ngân hàng, cùng với nguồn viện trợ, tài trợ và quà biếu từ các tổ chức trong và ngoài nước Ngoài ra, kinh phí cũng được tạo ra từ hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ.
• Từ các nguồn thu trên, đơn vị sự nghiệp thực hiện các khoản chi theo nhiệm vụ được giao:
Chi thường xuyên: Chi các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, chi phục vụ cho việc thu phí, lệ phí
Chi không thường xuyên bao gồm các nhiệm vụ khoa học và công nghệ, chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức, và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền Ngoài ra, chi còn liên quan đến việc tinh giản biên chế, đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị và sửa chữa lớn Hơn nữa, chi cũng bao gồm việc thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài và các hoạt động liên doanh, liên kết theo quy định.
Hàng năm, sau khi thanh toán các chi phí, thuế và các khoản nộp bắt buộc, nếu có phần chênh lệch thu lớn hơn chi, khoản này sẽ được sử dụng theo trình tự quy định.
Trích tỷ lệ phần trăm để lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
Trả thu nhập tăng thêm cho người lao động theo quy chế chi tiêu nội bộ
Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ dự phòng ổn định thu nhập là những nguồn tài chính quan trọng cho doanh nghiệp Mức trích lập cho quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi không được vượt quá 3 tháng lương, tiền công và thu nhập tăng thêm bình quân thực hiện trong năm Việc quản lý hiệu quả các quỹ này giúp đảm bảo sự công bằng và động viên nhân viên.
Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có
Hoạt động kiểm soát nội bộ tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ.
Mục tiêu hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp không phải là tối đa hóa lợi nhuận, mà là tối đa hóa lợi ích cộng đồng.
Mục tiêu của báo cáo là đảm bảo rằng các thông tin tài chính và phi tài chính được trình bày một cách trung thực và đáng tin cậy Những thông tin này cần được cung cấp kịp thời và phù hợp với từng đối tượng bên trong và bên ngoài của đơn vị.
• Mục tiêu tuân thủ:Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải chấp hành tuân thủ các quy định của Nhà nước và quy chế của đơn vị
Trong chương 1, tác giả phân tích lịch sử hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ và những thay đổi trong Báo cáo COSO 2013 Bên cạnh đó, tác giả cũng nêu rõ các đặc điểm cơ bản của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công theo INTOSAI 2004, bao gồm năm thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro;
Thông tin và truyền thông;
Giám sát là một yếu tố quan trọng, và tác giả đã nêu rõ những thành công đạt được trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công Bên cạnh đó, kế hoạch của INTOSAI cho giai đoạn 2011 – 2016 cũng được trình bày một cách rõ ràng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức khác nhau tùy thuộc vào loại hình hoạt động của đơn vị, nhằm ngăn chặn sai sót và gian lận Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công (INTOSAI 2004) là cơ sở để đánh giá mô hình kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2 Mục tiêu là phát hiện những sai sót và yếu kém trong hoạt động, đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, hướng tới việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU NUÔI TRỒNG THỦY SẢN 2
2.1 Tổng quan về Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thuỷ Sản 2
2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển
Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2, được thành lập theo Quyết định số 219 HS/QĐ vào ngày 22/12/1976, ban đầu mang tên Phân Viện Hải sản I, nhằm tiếp quản Viện Khảo cứu Thuỷ sản Miền Nam Việt Nam sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng Đến năm 1979, viện được đổi tên thành Phân Viện Nghiên cứu Thuỷ sản I, với nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển nuôi trồng thuỷ sản tại Đồng Bằng Nam bộ Năm 1983, theo quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng, Phân viện Thủy sản đã được nâng cấp thành Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2.
Cứu Nuôi Trồng Thuỷ Sản 2, tên giao dịch tiếng Anh: Research Institute for Aquaculture
No 2 (viết tắt RIA2), là tổ chức khoa học công nghệ thuộc Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn
2.1.2 Sơ đồ tổ chức của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Tổ chức Đảng lãnh đạo Viện theo Hiến pháp và pháp luật, thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình cùng với nghị quyết của Đảng Đoàn thanh niên hoạt động gắn liền với phương hướng phát triển của Viện Công đoàn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cán bộ, viên chức và người lao động, trong khi Ban thanh tra nhân dân đóng vai trò cầu nối giữa nhân viên và lãnh đạo, ghi nhận ý kiến và phản ánh từ nhân viên.
Ban Lãnh đạo Trung tâm CNSTH
Phòng hành chính Phòng Tài chính – Kế hoạch
Bộ môn dinh dưỡng và công nghệ thức ăn
Bộ môn công nghệ chế biến và bảo quản sau thu hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng nông sản Tại Xưởng sản xuất thực nghiệm Gò Vấp, các nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới được triển khai để tối ưu hóa quy trình chế biến Đồng thời, Xưởng sản xuất thực nghiệm thức ăn nuôi thủy sản tại Cái Bè – Tiền Giang cũng góp phần phát triển ngành thủy sản bền vững thông qua việc cung cấp thức ăn chất lượng cao.
Bộ môn VS và DT PT
- Phòng TN VS và LM
Bộ môn kinh tế xã hội
- Trại thực nghiệm Thủ Đức
Bộ môn nguồn lợi thủy sản
- Phòng TN ngư loại học
- Phòng TN chất lượng nước
- Phòng BT ngư loại và ngư cụ Bộ môn kinh tế xã hội
Ban lãnh đạo Trung tâm Cái Bè Phòng hành chính
Phòng tài chính kế hoạch Phòng di truyền và sản xuất giống
Phòng sản xuất giống và công nghệ nuôi
Phòng bệnh và môi trường
Ban lãnh đạo Quan trắc Phòng kế toán – hành chính Phòng nhận mẫu
Phòng mô học Phòng sinh học phân tử Phòng vi khuẩn dược lý Phòng virut
Phòng chất lượng nước Phòng tảo độc
Ban lãnh đạo Trung tâm Vũng Tàu
Phòng hành chính Phòng tài chính kế hoạch
Bộ môn bệnh môi trường
Ban lãnh đạo Phân Viện Minh Hải
Phòng kế toán - hành chính Phòng kỹ thuật nuôi
Phòng bệnh thủy sản Trại thực nghiệm Bạc Liêu
Viện Nghiên cứu Nuôi trồng Thủy sản 2 là nơi tập trung nghiên cứu và phát triển ngành thủy sản Đoàn thanh niên và Công đoàn đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động của viện Ban lãnh đạo viện cùng với Hội đồng khoa học và Ban thanh tra nhân dân thực hiện các nhiệm vụ quản lý và giám sát Trung tâm Quan trắc Môi trường và Phát triển bền vững cũng góp phần quan trọng trong việc bảo vệ môi trường và phát triển ngành thủy sản sau thu hoạch.
TT QG GTS NN Nam Bộ TT QG GHS Nam Bộ Phân Viện NC TS Minh HảiTC - HCKH - TC
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Viện Nghiên CứuNuôi Trồng Thủy Sản 2
Hội đồng Khoa học của Viện có nhiệm vụ xây dựng các chiến lược và kế hoạch hoạt động khoa học công nghệ cho cả ngắn hạn và dài hạn Đồng thời, Hội đồng cũng thực hiện kiểm tra, đánh giá và nghiệm thu kết quả thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp cơ sở.
Văn phòng Viện chịu trách nhiệm soạn thảo, chỉnh lý, in ấn, phát hành và lưu trữ các văn bản của Viện cũng như từ cấp trên và các ngành gửi đến Ngoài ra, văn phòng còn thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật của cơ quan, thực hiện công tác quản lý an ninh trật tự, quản trị cơ sở vật chất trong khuôn viên Viện và quản lý, điều hành hoạt động của đội xe ô tô.
• Phòng Kế hoạch – Tài Chính:
Bộ phận Kế hoạch hỗ trợ chủ đầu tư trong việc xây dựng, điều chỉnh và quản lý các dự án đầu tư Đồng thời, bộ phận này cũng thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá công tác sửa chữa lớn cũng như việc tăng cường thiết bị cho Viện.
Bộ phận tài chính đảm nhiệm việc tổ chức công tác kế toán theo đúng quy định của luật ngân sách nhà nước, luật kế toán và quy chế chi tiêu nội bộ hiện hành Đồng thời, bộ phận này cũng thực hiện kiểm tra và giám sát các đơn vị trực thuộc trong việc tuân thủ chế độ tài chính theo quy định.
Phòng quản lý khoa học có nhiệm vụ phối hợp với hội đồng khoa học để tư vấn, tổng hợp và đề xuất các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Đồng thời, phòng cũng đề xuất khen thưởng cho những sáng kiến và phát minh xuất sắc trong lĩnh vực khoa học công nghệ.
Tổng quan về Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Sơ đồ tổ chức Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Ban lãnh đạo Viện 2 nhận thức rõ vai trò và lợi ích của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế và quy trình hoạt động, cũng như các quy định pháp luật, từ đó đảm bảo tính chính xác của số liệu Hệ thống KSNB của Viện 2 hoạt động tương đối hiệu quả với 5 bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra và hoàn thành nhiệm vụ cấp trên giao Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, hệ thống KSNB vẫn còn tồn tại một số hạn chế đáng kể Tác giả sẽ trình bày kết quả khảo sát kết hợp với quan sát thực tế tại đơn vị.
2.2.1 Mô tả quá trình khảo sát 2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát
Để nâng cao hiệu quả quản lý, việc thu thập thông tin về tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết Phân tích và đánh giá hệ thống này sẽ giúp xác định các ưu điểm và nhược điểm, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện phù hợp.
Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với hoạt động của đơn vị
2.2.1.2 Đối tượng phỏng vấn khảo sát Đối tượng khảo sát là lãnh đạo trung tâm, trưởng phó phòng, trưởng phó bộ môn, chủ nhiệm đề tài dự án, kế toán đề tài, kế toán trưởng của các trung tâm và nhân viên
Dựa vào năm bộ phận của INTOSAI 2004, tác giả đã thiết kế một câu hỏi khảo sát bao gồm 5 thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát Trong đó, tác giả đặc biệt nhấn mạnh đến các hoạt động kiểm soát liên quan đến tiền lương, thực hiện và thanh toán đề tài, cùng với hoạt động kiểm soát sản xuất.
Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Mô tả quá trình khảo sát
Để tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, cần thu thập thông tin chi tiết về quy trình hoạt động của hệ thống Việc phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp xác định những ưu điểm nổi bật cũng như những nhược điểm cần khắc phục, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động của tổ chức.
Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với hoạt động của đơn vị
2.2.1.2 Đối tượng phỏng vấn khảo sát Đối tượng khảo sát là lãnh đạo trung tâm, trưởng phó phòng, trưởng phó bộ môn, chủ nhiệm đề tài dự án, kế toán đề tài, kế toán trưởng của các trung tâm và nhân viên
Dựa trên năm bộ phận của INTOSAI 2004, tác giả đã thiết kế câu hỏi khảo sát với năm thành phần chính: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, và hoạt động kiểm soát Trong đó, tác giả đặc biệt nhấn mạnh đến hoạt động kiểm soát tiền lương, kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài, cùng với hoạt động kiểm soát sản xuất Cuối cùng, thông tin truyền thông và giám sát cũng được đề cập như những yếu tố quan trọng trong quy trình kiểm soát.
Tác giả bắt đầu bằng việc thu thập các chính sách, quy định và quy trình liên quan Tiếp theo, 63 câu hỏi khảo sát được thiết kế dựa trên năm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004 Sau đó, bảng câu hỏi khảo sát được gửi đến các Trung tâm và tác giả đã trao đổi với các kế toán trưởng, đồng thời thực hiện quan sát thực tế công việc hàng ngày tại trụ sở chính của Viện 2.
Kết quả khảo sát
Trong khảo sát, tổng số phiếu gửi đi là 124 và toàn bộ 124 phiếu đã được nhận lại Dựa trên kết quả từ 124 phiếu trả lời, tác giả đã tiến hành thống kê và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, với chi tiết kết quả được trình bày trong phần phụ lục.
2.2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát
• Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người tham gia vào quá trình kiểm soát là yếu tố quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Kết quả khảo sát cho thấy 100% ý kiến đều cho rằng Viện 2 yêu cầu tất cả cán bộ phải có thái độ cư xử chuẩn mực đạo đức trong công việc.
Kết quả khảo sát cho thấy 100% lãnh đạo Viện 2 rất chú trọng đến việc truyền đạt chuẩn mực đạo đức và quy chế, quy định, đồng thời khuyến khích học tập theo gương Bác Hồ Tất cả các đơn vị và trụ sở chính của Viện 2 đều đã gắn bảng nội quy cơ quan tại sảnh ra vào, và các quy chế, quy định cũng được công khai trên trang thông tin điện tử của Viện.
2 Trong lễ tổng kết hằng năm của Viện 2, chủ tịch công đoàn luôn phát động phong trào xây dựng công đoàn vững mạnh
Viện 2 đã thành lập ban thanh tra nhân dân nhằm tăng cường tính chính trực và giá trị đạo đức trong hành động và lời nói của ban lãnh đạo Ban thanh tra này có nhiệm vụ ghi nhận phản ánh từ nhân viên về ban lãnh đạo cũng như các vi phạm nội quy, quy chế của cán bộ công nhân viên Kết quả khảo sát cho thấy 94% nhân viên đồng ý rằng lãnh đạo thực hiện tính chính trực trong lời nói và việc làm.
100% phiếu trả lời cho thấy cơ quan đã áp dụng biện pháp xử phạt đối với nhân viên vi phạm quy tắc và nội quy Nội dung xử phạt được quy định bằng văn bản trong quy chế của Viện 2 Tuy nhiên, các hình thức xử phạt vẫn còn mang tính chung chung và chưa có quy định chi tiết cho từng trường hợp cụ thể.
• Cam kết năng lực và chính sách nhân sự
Theo khảo sát, hơn 89% người tham gia cho rằng Viện 2 đã đưa ra quy định chi tiết về tuyển dụng nhân viên mới, bao gồm các tiêu chuẩn cho cán bộ nghiên cứu khoa học và kế toán Bên cạnh đó, Viện 2 cũng tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các khóa học ngắn hạn hoặc tập huấn, với gần 98% sự đồng ý Đặc biệt, đối với đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học, 100% phiếu trả lời đều khẳng định sự có mặt của chương trình đào tạo này.
Lãnh đạo Viện 2 thể hiện sự quan tâm mạnh mẽ đến việc nâng cao năng lực và kiến thức chuyên môn trong nghiên cứu khoa học Trong các buổi lễ tổng kết cuối năm, Viện 2 thường xuyên báo cáo số lượng cán bộ khoa học đang được đào tạo ở nước ngoài và công bố kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo Điều này giúp Viện 2 xây dựng một đội ngũ nghiên cứu viên vững mạnh, góp phần nâng cao chất lượng nghiên cứu và phát triển của Viện.
T iến sĩ T hạc sĩ Đại học và trung cấp
Hình 2.2: Thống kê trình độ nhân sự của Viện 2 đến ngày 01/03/2014 (Nguồn từ Văn phòng Viện 2)
Việc tuyển dụng nhân sự cho bộ phận hành chính và quản lý mạng gần như không tồn tại, với cán bộ chủ yếu được điều chuyển từ các phòng ban khác Kết quả khảo sát cho thấy hơn 68% người được hỏi cho biết cơ quan không có kế hoạch đào tạo cho cán bộ trong các bộ phận này Điều này cho thấy Viện 2 thiếu kế hoạch hàng năm để phát triển nguồn nhân lực.
Viện 2 chỉ đào tạo theo nhu cầu công việc của phòng ban, không phổ biến rộng rãi như việc đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học
Hơn 63% cán bộ đã biết đến văn bản quy định yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí chủ chốt, cho thấy văn bản này chưa được phổ biến rộng rãi Đối với quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ cho kế toán, có tới 74% phiếu trả lời “không” và 26% cho rằng “không biết”.
Theo khảo sát, gần 15% ý kiến cho rằng việc bố trí nhân sự ở các vị trí như Trưởng phòng Nhân sự và Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính không phù hợp với chuyên môn đào tạo của họ.
• Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Viện trưởng thường xuyên thăm các Trung tâm để đánh giá tình hình thực hiện đề tài và động viên tinh thần làm việc của cán bộ nghiên cứu khoa học Ban lãnh đạo Trung tâm tích cực theo dõi và hỗ trợ các chủ nhiệm hoàn thành công việc, đồng thời thường xuyên giao lưu với nhân viên để trao đổi công việc Kết quả khảo sát cho thấy 88% ý kiến khẳng định Ban lãnh đạo có sự tiếp xúc thường xuyên với nhân viên Hơn nữa, 88% cũng cho biết Ban lãnh đạo thường xuyên tổ chức họp với các thành viên đề tài để lắng nghe phản ánh và tìm hướng giải quyết trong quá trình thực hiện và thanh toán.
Cuối mỗi tháng, ban Lãnh đạo Viện cùng Giám đốc các đơn vị trực thuộc và Trưởng phòng họp giao ban để đánh giá tình hình hoạt động Các đơn vị sẽ báo cáo chi tiết về hoạt động trong tháng vừa qua, và Viện trưởng sẽ lắng nghe để giao nhiệm vụ cho tháng tới.
Viện không chỉ tập trung vào mục tiêu chung mà còn xác định mục tiêu trọng tâm hàng năm Cụ thể, vào năm 2014, Viện đã đưa ra khẩu hiệu “Đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả hợp tác nghiên cứu, sản xuất với địa phương, doanh nghiệp” Kết quả khảo sát cho thấy 100% người tham gia đều đồng ý với mục tiêu này.
• Sự phân chia quyền hạn
Theo khảo sát, 100% các đơn vị đều có sơ đồ tổ chức Để thuận tiện cho việc trình ký tại trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc, Viện 2 đã thông báo phân công nhiệm vụ trong ban lãnh đạo Thông báo này được phổ biến đến các phòng ban, trung tâm và cá nhân liên quan, với gần 88% người được hỏi biết về phân chia trách nhiệm của ban lãnh đạo cấp cao.
Theo khảo sát, tất cả các đơn vị đều có bản thông báo về chức năng và quyền hạn của lãnh đạo Trung tâm, với gần 80% người tham gia cho biết họ đã biết đến văn bản này.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy
Môi trường kiểm soát
• Tính chính trực và giá trị đạo đức
Viện 2 đưa ra nhiều quy chế, quy định để toàn thể cán bộ của Viện làm theo như là: quy chế chi tiêu nội bộ; quy chế quản lý cán bộ đi đào tạo sau đại học; quy chế quản lý đề tài, dự án và các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của Viện 2; quy chế công nhận sáng kiến, tiến bộ kỹ thuật, công nghệ mới và quy chế thị đua khen thưởng Mặt khác, ban chấp hành công đoàn của Viện 2 cũng xây dựng kế hoạch tổ chức, vận động công đoàn viên hưởng ứng các hoạt động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” Công đoàn cơ sở Viện 2 tiếp tục phấn đấu duy trì danh hiệu Công đoàn vững mạnh và bồi dưỡng những công đoàn viên ưu tú cho Đảng Bên cạnh đó, Viện 2 còn có đội ngũ ban thanh tra nhân dân sẵn sàng lắng nghe ý kiến trình bày phản ánh của nhân viên để từng bước hoàn thiện môi trường hoạt động của Viện 2 tốt hơn
Các hình thức xử phạt còn mang tính chung chung chưa cụ thể trong từng trường hợp Chẳng hạn như:
Quy định của cơ quan yêu cầu cán bộ công nhân viên đi làm đúng 7 giờ 30 phút
Viện 2 chưa có biện pháp hiệu quả nhằm hạn chế tình trạng đi làm muộn, đồng thời cũng chưa áp dụng hình thức xử phạt ngay trong ngày hoặc tháng.
Trong quy chế thi đua khen thưởng, các chi tiết về khen thưởng được nêu rõ để nhân viên có cơ sở tự đánh giá và hội đồng có cơ sở đánh giá thi đua Tuy nhiên, việc xét các hình thức khen thưởng như bằng khen Viện trưởng và chiến sĩ thi đua thường khiến nhiều nhân viên không hài lòng, gây ra sự bức xúc khi họ so sánh thành tích của mình với những nhân viên được khen thưởng.
Trong quy chế đào tạo, cán bộ được học bổng nước ngoài phải trở về phục vụ Viện 2, tuy nhiên, một số cán bộ không thực hiện nghĩa vụ này và không bồi thường các chi phí mà Viện 2 đã chi trả, bao gồm 100% tiền bảo hiểm và 60% tiền lương trong thời gian học Hiện tại, Viện 2 chưa có biện pháp ngăn chặn tình trạng này.
• Cam kết năng lực và chính sách nhân sự
Viện 2 luôn tạo điều kiện cho các cán bộ khoa học trẻ được học lên thạc sỹ, tiến sỹ trong và ngoài nước Điều này không chỉ tạo nên một lực lượng nghiên cứu vững mạnh cho Viện 2 mà còn tạo ra đội ngũ có chuyên môn sâu về kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất
Viện 2 xây dựng tiêu chuẩn tuyển chọn nhân viên rất chi tiết về tuyển dụng cán bộ nghiên cứu nhưng Viện 2 chưa thật sự thu hút được người tài từ bên ngoài vào Viện 2
Việc tuyển dụng nhân sự cho bộ phận hành chính và quản lý mạng tại Viện 2 rất hạn chế, chủ yếu do cán bộ được chuyển từ bộ phận bảo vệ mà không có chuyên môn về tin học hay nhân sự Điều này dẫn đến việc Viện 2 phải đầu tư thêm chi phí cho các khóa đào tạo ngắn hạn, trung cấp và đại học Hơn nữa, nguồn kinh phí thường xuyên từ nhà nước chủ yếu được sử dụng để chi trả cho 110 xuất lương trong biên chế của Viện 2.
Viện chưa thiết lập chính sách cho phép các chủ nhiệm đề tài, dự án sử dụng cán bộ lâu năm, dẫn đến việc nguồn kinh phí tiết kiệm cho các đề tài, dự án bị giảm Điều này cũng ảnh hưởng đến các khoản trích lập quỹ và khen thưởng cho nhân viên tham gia, làm giảm động lực và hiệu quả công việc.
Viện 2 không quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ cho nhân viên kế toán đề tài Cho nên, trong công tác thanh toán còn gặp nhiều hạn chế Những hạn chế trong thanh toán sẽ được tác giả trình bày trong phần kiểm soát
Viện chưa công bố rõ ràng các yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho các vị trí chủ chốt trong toàn bộ nhân viên Thông tin này chỉ được gửi đến giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, trưởng bộ môn và phó bộ môn.
Bố trí không đúng chuyên môn cho các vị trí lãnh đạo có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công tác điều hành, và cần một khoảng thời gian để cán bộ thích nghi với vai trò lãnh đạo của họ.
Thiếu sự luân chuyển cán bộ trong một phòng ban dẫn đến tình trạng khi có việc khẩn cấp hoặc nhân viên xin nghỉ phép năm, không có người thay thế Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến quyền lợi của nhân viên.
• Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Viện 2 là Viện nghiên cứu cho nên Ban lãnh đạo Viện 2 cũng như Giám đốc của các Trung tâm rất quan tâm đến tiến độ và kết quả nghiên cứu của các chủ nhiệm đề tài, dự án Vì việc tạo ra sản phẩm nghiên cứu tốt, chất lượng sẽ giúp Viện 2 hoàn thành nhiệm vụ của Bộ và cũng là bước đệm để Viện 2 tăng cường hợp tác với các địa phương, doanh nghiệp đưa sản phẩm nghiên cứu vào trong hoạt động sản xuất, chuyển giao công nghệ để tăng nguồn thu của Viện 2
Hàng năm, Viện 2 không chỉ đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu của năm trước mà còn xác định mục tiêu mới cho năm tiếp theo, nhằm đảm bảo sự phát triển liên tục và đạt được các mục tiêu chung của toàn Viện.
Khi đối mặt với các vấn đề quan trọng đột xuất, Viện trưởng tổ chức cuộc họp nội bộ để thu thập ý kiến từ trưởng phó phòng, giám đốc và phó giám đốc của các trung tâm liên quan Qua đó, Viện trưởng sẽ tóm tắt các ý kiến đóng góp và đưa ra quyết định cuối cùng.
Đánh giá rủi ro
Mục tiêu chính của Viện 2 là hoàn thành hiệu quả chức năng và nhiệm vụ được Bộ giao hàng năm, đặc biệt là các đề tài dự án trúng thầu Viện 2 cam kết hoàn thành đúng tiến độ và đạt kết quả cao trong các dự án nghiên cứu khoa học Để đạt được điều này, Viện 2 đã ban hành quy chế quản lý nhằm hỗ trợ các chủ nhiệm hoàn thành tốt các đề tài đã được đấu thầu, từ đó nâng cao uy tín của Viện.
Bộ và là bước đệm cho những đề tài tham gia đấu thầu tiếp theo Đẩy mạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của Viện 2
Vào năm 2014, Viện 2 đã đặt ra mục tiêu tăng cường và nâng cao hiệu quả hợp tác nghiên cứu và sản xuất với các địa phương và doanh nghiệp.
Tất cả cán bộ công nhân viên chức cần tuân thủ các quy định của Nhà nước và chấp hành nghiêm túc các quy chế do Viện 2 ban hành.
Lãnh đạo Viện 2 đã xác định mục tiêu cụ thể cho từng trung tâm và phòng ban trong cuộc họp phân công nhiệm vụ đầu năm, bên cạnh mục tiêu chung của toàn Viện.
Các Thủ trưởng Trung tâm và Trưởng phòng các phòng ban đã truyền đạt nội dung cuộc họp, phân công nhiệm vụ và xác định rõ ràng từng mục tiêu cụ thể được giao để thông báo cho nhân viên trong phòng ban.
Ban thanh tra nhân dân thường xuyên tương tác với cán bộ công nhân viên nhằm lắng nghe ý kiến đóng góp và tiếp nhận các tố cáo về hành vi vi phạm nội quy, quy chế của cơ quan cũng như các hành vi tham nhũng.
Viện 2 thường xuyên họp với chủ nhiệm đề tài để giải quyết những vấn đề đang tồn đọng Trong cuộc họp giao ban hàng tháng, các thủ trưởng các đơn vị nêu ra những khó khăn, vướng mắc trong tháng qua để cùng nhau bàn bàn bạc hướng giải quyết
Trong quá trình họp giao ban và họp nội bộ với chủ nhiệm đề tài, việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro thường chỉ dừng lại ở việc nhận xét những điều chưa hoàn thành hoặc những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện Điều này chủ yếu tập trung vào việc khắc phục hậu quả, mà chưa thực sự đi sâu vào việc phân tích các rủi ro tiềm tàng.
Hoạt động kiểm soát
Mặc dù không có quy trình kiểm soát tiền lương bằng văn bản nhưng về cơ bản đã tách biệt giữa người làm lương và người chuyển lương
Quy trình tiền lương chưa được mô tả cụ thể bằng văn bản chỉ làm theo sự hướng dẫn của những người đi trước Điều này sẽ làm cho:
Nhân viên mới thường cảm thấy bối rối khi bắt đầu công việc, không biết quy trình làm việc bắt đầu từ đâu, ai là người liên hệ và mất nhiều thời gian để làm quen với công việc.
Người lao động thường không hiểu rõ trách nhiệm giữa bộ phận tiền lương và kế toán, dẫn đến việc khiếu nại tiền lương không được gửi đến đúng người hoặc đúng nơi Điều này gây khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến tiền lương.
Bộ phận làm lương hiện tại vẫn chưa áp dụng phần mềm quản lý nhân sự, mà chỉ tính lương và các khoản đóng góp bằng Excel Việc này dẫn đến việc chưa sử dụng phần mềm kế toán hay phần mềm quản lý nhân sự, gây khó khăn trong quá trình quản lý.
Giữa bộ phận làm lương và bộ phận chuyển lương thiếu bảng thông báo về sự thay đổi nhân sự, dẫn đến việc kiểm soát bảng lương của bộ phận kế toán chỉ dừng lại ở các phép toán cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia Điều này khiến cho việc kiểm soát bảng lương không đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
Giữa bộ phận kế toán và bộ phận tiền lương chưa có bảng thông báo hoàn tất công nợ của người xin nghỉ việc, điều này dẫn đến khó khăn cho phòng kế toán trong việc thu hồi nợ từ những nhân viên đã nghỉ việc trước khi họ nhận sổ bảo hiểm.
2.3.3.2 Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài
Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong đề tài giúp chủ nhiệm theo dõi tiến độ công việc hiệu quả Điều này cho phép chủ nhiệm nhận diện kịp thời những vướng mắc trong quá trình thực hiện và đưa ra biện pháp giải quyết hợp lý.
Mặc dù kế toán đề tài được giao toàn bộ công việc liên quan đến mua hàng và thanh toán, nhưng họ không thể cấu kết với người bán để nâng giá hoặc mua hàng kém chất lượng Điều này xảy ra vì các nhà cung cấp đều nằm trong danh sách khách hàng do chủ nhiệm lựa chọn, và tất cả chứng từ liên quan đến đặt hàng, mua hàng và thanh toán đều phải được chủ nhiệm kiểm soát và phê duyệt trước.
Việc tìm kiếm nhà cung cấp mới để mở rộng danh sách bán hàng mang lại nhiều lựa chọn cho chủ nhiệm, nhưng cũng gặp nhiều khó khăn Trong trường hợp tổ chức đấu thầu cho các gói thầu thực phẩm và hóa chất trên 100.000.000 đồng, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới càng trở nên khó khăn hơn do các công ty cho rằng gói thầu không lớn và thủ tục quá rườm rà Điều này buộc chủ nhiệm phải dựa vào mối quan hệ cá nhân để hoàn tất thủ tục đấu thầu và ký kết hợp đồng mua bán Tình trạng này dẫn đến nguy cơ gian lận trong quy trình và khả năng cấu kết với nhà cung cấp trở nên cao.
Nhiều kế toán thường lập phiếu nhập, xuất kho, nhưng thực tế là nhiều phiếu không được thực hiện ngay khi nghiệp vụ phát sinh Thay vào đó, các phiếu này thường chỉ được hoàn thiện vào cuối năm hoặc trước khi đoàn kiểm toán nội bộ của Viện 2 tiến hành kiểm tra.
Việc ghi chép số lượng nhập xuất kho hiện nay không tuân theo mẫu kế toán thống nhất, dẫn đến mỗi đề tài có cách ghi và sổ sách khác nhau, như lập cuốn hoặc sử dụng tờ rời kẹp vào chứng từ thanh toán Hơn nữa, phiếu nhập xuất kho không được đánh số liên tục, cho thấy rằng nhiều đề tài thực hiện việc lập phiếu một cách qua loa, chỉ mang tính chất đối phó với đoàn kiểm toán nội bộ của Viện 2.
Viện 2 chưa phổ biến rộng rãi cho toàn thể cán bộ công nhân viên về quy trình đấu thầu đối với các gói thầu nguyên vật liệu trên 100.000.000 đồng Do đó, nhiều chủ nhiệm cũng như kế toán đề tài không biết thủ tục, quy trình tiến hành đấu thầu
Viện 2 gửi các văn bản pháp luật nhà nước cho các chủ nhiệm và các kế toán Trung tâm, trong đó có Thông tư 93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 10/04/2006 có đề cập đến phần kinh phí tiết kiệm, nhưng các chủ nhiệm không nắm được nội dung tiết kiệm
Trong năm 2013, Viện phổ biến văn bản pháp luật nhà nước nhưng chưa phổ biến bằng văn bản đến toàn thể nhân viên
Việc truyền đạt thông tin về số tiền đã thanh toán và tiến độ thực hiện đề tài giữa kế toán đề tài và kế toán trung tâm hoặc kế toán Viện 2 hiện còn nhiều hạn chế Hơn nữa, cách ghi chép và quản lý sổ sách không tuân thủ đúng quy định của luật kế toán, dẫn đến khó khăn trong việc đối chiếu với kế toán Trung tâm hoặc kế toán Viện 2.
Cuối năm, hồ sơ thanh toán thường tập trung, gây áp lực lớn cho kế toán trong việc kiểm soát tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ Áp lực công việc khiến kế toán không đủ thời gian để kiểm tra nội dung thanh toán so với đề cương và dễ dàng quên các chứng từ cần thiết cho quy trình thanh toán.
Trong quá trình thanh toán thì người làm thanh toán (người thụ hưởng, kế toán đề tài) thường mắc những lỗi như là:
Trong hồ sơ thanh toán, việc nắm rõ trình tự và thứ tự của các chứng từ phát sinh là rất quan trọng Các tài liệu cần được sắp xếp theo đúng ngày tháng, bao gồm tờ trình, chỉ định thầu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận hàng, phiếu báo giá và hóa đơn Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quá trình thanh toán.
Thông tin và truyền thông
Viện 2 đã triển khai các quy trình nhằm thúc đẩy hoạt động nghiên cứu thông qua việc gửi văn bản và đăng tải thông tin lên trang điện tử của viện Một trong những quy trình quan trọng là đăng ký công nhận tiến bộ kỹ thuật, giúp nâng cao hiệu quả nghiên cứu và phát triển.
Viện 2; quy trình đăng ký công nhận tiến bộ kỹ thuật công nghệ sinh học của ngành Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Hệ thống báo cáo tài chính tại Viện 2 yêu cầu các Trung tâm và Phân Viện thực hiện hạch toán độc lập theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp có thu Sau khi quyết toán được phê duyệt, các kế toán gửi báo cáo tài chính cho Kế toán trưởng của Viện Kế toán trưởng sẽ tổng hợp và trình bày báo cáo quyết toán tài chính toàn Viện lên Bộ để được duyệt.
Hiện nay, việc cập nhật tiến độ và tình hình thanh toán của các đề tài chưa được truyền đạt kịp thời đến những người liên quan qua mạng Để có được thông tin cần thiết về thanh toán và tiến độ thực hiện, người dùng thường phải gọi điện hoặc gửi email cho các bên liên quan.
Phần mềm kế toán hiện nay đã được áp dụng rộng rãi với các tính năng chi tiết như theo dõi vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định và tiền lương Tuy nhiên, nhiều tính năng quan trọng vẫn chưa được khai thác triệt để, đặc biệt là hệ thống tiền lương Hệ thống này bao gồm các chức năng như chấm công, lập bảng lương, thuế thu nhập cá nhân và theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, nhưng vẫn chưa được tích hợp đầy đủ trong phần mềm kế toán.
Giám sát
Trong quản lý đề tài và các hoạt động tại Viện, Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, đồng thời giám sát và đôn đốc công việc hàng ngày của họ.
Ban lãnh đạo Viện 2 thực hiện giám sát tình hình hoạt động của cấp dưới thông qua việc kiểm tra thực tế Họ tổ chức các cuộc họp định kỳ để nắm bắt tiến độ thực hiện đề tài và sản xuất, lắng nghe báo cáo từ từng chủ nhiệm và lãnh đạo Trung tâm về những thành tựu đạt được cũng như những khó khăn, vướng mắc gặp phải trong quá trình thực hiện.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác tài chính, hàng tháng, các kế toán tổ chức họp giao ban để trao đổi và giải quyết những vấn đề còn vướng mắc, đồng thời học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau Hàng năm, phòng kế toán thực hiện việc duyệt quyết toán tại các đơn vị, kiểm tra chứng từ chi thường xuyên, chi đề tài, hoạt động sản xuất kinh doanh, và đánh giá sự tuân thủ của báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Ngoài ra, phòng cũng rà soát các định mức chi tiêu của đơn vị để đảm bảo tính hợp lý và phù hợp với dự toán đã được phê duyệt.
Lãnh đạo Viện II phối hợp với phòng quản lý khoa học và phòng kế hoạch tổ chức kiểm tra định kỳ 6 tháng một lần về tiến độ thực hiện các đề tài và dự án nghiên cứu khoa học.
Trong quy trình chưa quy định rõ trách nhiệm của từng người cho nên công việc giám sát lẫn nhau không tốt
Một số Kế toán tại Trung tâm chưa có khả năng làm báo cáo tài chính và kiểm soát chứng từ tốt Việc chỉ thực hiện kiểm toán nội bộ một lần mỗi năm sẽ không đủ để kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai sót trong năm.
2.4 Nguyên nhân của những ngược điểm
Trong môi trường làm việc, sự nể nang giữa các nhân viên có thể dẫn đến những hệ quả tiêu cực Khi một nhân viên đi làm trễ mà không bị xử phạt, điều này có thể khuyến khích những nhân viên khác cũng làm theo, tạo ra hiệu ứng đi làm trễ đồng loạt Việc này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất làm việc mà còn làm suy giảm kỷ luật trong tổ chức.
Việc đánh giá còn mang nhiều cảm tính chưa rõ ràng làm cho nhiều nhân viên không muốn đăng ký thi đua và tỏ ra thái độ bất mãn
Ban lãnh đạo Viện 2 áp dụng chiến lược tâm lý nhằm thu hút và giữ chân những thạc sĩ, tiến sĩ được đào tạo ở nước ngoài bằng cách cung cấp mức lương và bảo hiểm hấp dẫn Viện 2 không sử dụng biện pháp chế tài, mà thay vào đó tạo điều kiện thuận lợi để khuyến khích họ trở về phục vụ.
Hệ số lương khởi điểm cho sinh viên tốt nghiệp đại học chỉ là 2,34, tương đương với mức lương 1.150.000 đồng, thấp hơn nhiều so với mức lương tại các công ty tư nhân và nước ngoài tại Việt Nam Đa số nhân viên tại Viện 2 vào làm nhờ mối quan hệ quen biết, và những người có kinh nghiệm thường được ưu tiên Khi có kỳ thi tuyển viên chức, hồ sơ sẽ được nộp, nhưng hội đồng ra đề và chấm thi là những người trong Viện 2, dẫn đến tình trạng cả nể vì có con em trong cơ quan.
Cho nên, việc đảm bảo công bằng trong thi tuyển sẽ không chắc chắn
Lãnh đạo Viện 2 đặc biệt chú trọng đến việc hỗ trợ những cá nhân và con em của những người có công với đất nước, tạo điều kiện thuận lợi cho họ trong việc học tập và phát triển sự nghiệp.
Viện luôn tạo điều kiện cho chủ nhiệm trong việc tuyển dụng chọn nhân viên nhằm mục đích làm tốt công việc được giao
Viện chỉ cung cấp các văn bản quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho những đối tượng liên quan Đối với những người không liên quan, việc công bố văn bản này sẽ không mang lại hiệu quả Do đó, Viện 2 không tiến hành phổ biến rộng rãi tài liệu này.
Ban lãnh đạo Viện tin rằng cán bộ nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực thủy sản có khả năng thực hiện mọi nhiệm vụ, do đó Viện 2 không có kế hoạch nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Kế hoạch – Tài chính và cũng không tuyển dụng cán bộ quản lý nhân sự theo đúng chuyên ngành.
Việc luân chuyển cán bộ trong cùng một phòng ban sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của công việc
Ban Lãnh đạo thiếu hụt kiến thức quản trị tài chính do không tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về tài chính do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tổ chức Việc này hạn chế khả năng bổ sung kiến thức tài chính và học hỏi kinh nghiệm quản lý tài chính từ các đơn vị khác.
Việc kiểm soát chứng từ của các Kế toán của một số Trung tâm còn nhiều thiếu sót
Giám đốc Trung tâm vừa là lãnh đạo vừa là chủ nhiệm đề tài dự án
Những chủ nhiệm lần đầu tiên làm đề tài phải cần có sự quản lý giám sát của Ban Lãnh đạo Viện 2
Viện 2 chưa có bộ phận chuyên biệt và không có công cụ phân tích những rủi ro tiềm tàng cũng như không ước tính chi phí phải mất nếu rủi ro xảy ra
Làm theo lề lối cũ, khi có những sai sót thì giải quyết nội bộ, không đưa ra trong cuộc họp
Sau khi tham gia khóa tập huấn về phần mềm quản lý tiền lương, nhân viên gặp khó khăn trong việc truyền đạt kiến thức cho cấp dưới và nhân viên kế thừa do hạn chế trong khả năng sử dụng vi tính.
Thủ tục thực hiện gói thầu phức tạp nhưng có giá trị nhỏ từ 100.000.000đ đến 200.000.000đ cần được chú ý Việc các công ty không tham gia mua hồ sơ thầu sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình tổ chức đấu thầu.
Kiểm soát phiếu nhập xuất kho còn lỏng lẻo, chưa quan tâm
Cách tổ chức truyền thông những thông tin về các văn bản còn hạn chế
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU NUÔI TRỒNG THUỶ SẢN 2
Quan điểm hoàn thiện
Dựa trên việc đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2 được trình bày ở chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống này.
• Phù hợp với quy định kiểm soát nội bộ theo lý thuyết của INTOSAI GOV 9100 với năm yếu tố:
Mội trường kiểm soát Đánh giá rủi ro
Hoạt động kiểm soát Thông tin và truyền thông Giám sát
• Phù hợp với quan điểm của tổ chức, tính chất hoạt động và các quy chế của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
• Đảm bảo sự cân đối giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra
• Dựa vào các văn bản pháp luật của Nhà nước, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
• Dựa vào những nhược điểm hiện nay của đơn vị theo đánh giá thực trạng trong chương 2.
Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy 2
• Tính chính trực và giá trị đạo đức
Việc thiết lập các định mức, quy định và quy chế rõ ràng, dễ hiểu giúp thể hiện mục tiêu và mong muốn của đơn vị đối với nhân viên Đồng thời, ban lãnh đạo cần thực hiện nghiêm túc các quy định này để làm gương cho nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả của môi trường kiểm soát nội bộ Điều này cũng là cơ sở quan trọng để đánh giá đạo đức, hành vi, thái độ và năng lực của nhân viên trong tổ chức.
Viện 2 cần thiết lập các quy định xử phạt bằng văn bản cho những trường hợp vi phạm nội quy và quy chế của cơ quan, bên cạnh các quy định về thi đua khen thưởng Việc quy định chi tiết mức độ xử phạt sẽ giúp tránh tình trạng xử phạt chung chung, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong công tác quản lý.
Nội quy cơ quan quy định cán bộ công nhân viên phải đi làm đúng 7 giờ 30 phút, nhưng nhiều người vẫn đi muộn Để khắc phục tình trạng này, tác giả đề xuất lắp đặt máy chấm công bằng vân tay tại mỗi cơ quan trực thuộc viện 2 và tại trụ sở Viện 2 Nhân viên phải lăn tay khi vào và ra, và bảo vệ sẽ không cho phép ra cổng nếu chưa lăn tay Điều này nhằm ngăn chặn việc cán bộ chỉ lăn tay vào đúng giờ rồi ra ngoài làm việc riêng Cuối tháng, phòng nhân sự sẽ dựa vào bảng chấm công để tính lương và phụ cấp cơm trưa, trừ tiền cơm trưa đối với những ai đi trễ và trừ lương cho những ngày không đi làm.
Trong quy chế thi đua khen thưởng, cần công khai lý do không cấp bằng khen cho cán bộ để họ có cơ sở phấn đấu trong năm tiếp theo, tránh cảm giác bất bình và cảm tính trong đánh giá Việc này giúp giảm thiểu tình trạng cán bộ có trình độ cao sau khi đào tạo ở nước ngoài không muốn trở về làm việc tại Viện 2, từ đó hạn chế rủi ro tài chính cho Viện Tác giả đề xuất các biện pháp chế tài nhằm hoàn thiện quy chế quản lý cán bộ, viên chức trong đào tạo sau đại học.
Thời gian về làm việc ở Viện 2 sau khi được đào tạo đối với thạc sỹ là năm năm và tiến sỹ là bảy năm
Việc chuyển 60% tiền lương của cán bộ đi học vào tài khoản tạm giữ của Viện 2 và nộp tiền tạm ứng trước khi đi đào tạo sẽ tương đương với số tiền mà Viện 2 chi trả cho các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn trong suốt thời gian học Số tiền này chỉ được sử dụng để hoàn trả tiền tạm ứng, tiền lương và lãi cho cán bộ sau khi họ hoàn thành khóa đào tạo và trở về Viện 2.
Sau khi cán bộ hoàn thành khóa học, Viện 2 sẽ hoàn trả tiền cho cán bộ theo từng năm phục vụ tại Viện Công thức tính số tiền hoàn trả dựa trên thời gian làm việc của cán bộ tại Viện 2.
Số tiền thực nhận hàng năm được tính bằng cách chia tổng số tiền lương còn lại và tiền tạm ứng còn lại cho số năm còn lại, sau đó cộng với phần lãi suất kỳ hạn 1 năm theo ngân hàng được tính từ số tiền đó.
Trong quy chế đào tạo của Viện 2, cần quy định rõ rằng nhân viên phải cống hiến ít nhất hai năm và tham gia tối thiểu một đề tài để đủ điều kiện xét duyệt học thạc sĩ nước ngoài Điều này nhằm tránh tình trạng những cán bộ lâu năm có nguyện vọng học bổng nhưng không được, trong khi những nhân viên mới chưa đủ thời gian lại được cử đi học Quy định này sẽ tạo tâm lý ổn định cho nhân viên, giúp họ yên tâm làm việc và tập trung hơn vào công việc Đồng thời, nhân viên mới cũng sẽ có động lực phấn đấu khi thấy được định hướng rõ ràng.
• Cam kết năng lực và chính sách nhân sự
Viện 2 cam kết đảm bảo quy trình thi tuyển viên chức công bằng và hiệu quả bằng cách tuân thủ chính sách tuyển chọn đã đề ra Đặc biệt, hội đồng ra đề và chấm thi được thành lập từ những người ngoài Viện 2, nhằm tăng cường tính minh bạch và khách quan trong quá trình tuyển dụng.
Để thu hút sinh viên tốt nghiệp đại học loại giỏi nộp đơn vào Viện 2, ngoài các quy định tuyển sinh, Viện 2 cần nhấn mạnh những điểm nổi bật của chương trình đào tạo, cơ hội nghề nghiệp và môi trường học tập chất lượng.
Việc đào tạo thạc sĩ nước ngoài tại Viện 2 nhằm khuyến khích những sinh viên xuất sắc có ý chí phấn đấu trong học tập và sự nghiệp, tạo cơ hội cho họ nộp đơn thi tuyển.
Mức lương sẽ được xác định theo quy định của Nhà nước, cùng với việc chi tăng thêm thu nhập theo quy chế chi tiêu nội bộ Đối với cán bộ thuộc bộ phận quản lý mạng, việc điều chỉnh tiền lương và nhân sự sẽ được thực hiện một cách bền vững trong tương lai.
Viện 2 không nên dùng cán bộ từ bảo vệ cho đi đào tạo trung cấp rồi đại học Viện 2 nên có kế hoạch tuyển dụng nhân viên có chuyên ngành Vì:
Tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đào tạo ban đầu;
Cán bộ được đào tạo trong quá trình đại học sẽ có kiến thức vững về nhân sự, lao động và tiền lương, cùng với kỹ năng tin học, đặc biệt là sử dụng thành thạo Excel và Word Những cán bộ này sẽ vượt trội hơn so với những người chưa có kinh nghiệm sử dụng vi tính Để tiết kiệm chi phí cho dự án và tăng tiền thưởng khích lệ cho các thành viên, Viện 2 và các chủ nhiệm đề tài nên tận dụng năng lực sẵn có của Viện theo thông tư 93/2006 của Bộ Khoa học Công nghệ và Bộ Tài chính.
Quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ khi tuyển kế toán đề tài cho dự án, đề tài Như là:
Kế toán trong các đề tài nghiên cứu cần có giấy chứng nhận tham gia khóa học kế toán hoặc bằng trung cấp kế toán Mỗi kế toán sẽ chuyên về một lĩnh vực cụ thể, nếu cán bộ khoa học kiêm nhiệm kế toán sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán Để tiết kiệm chi phí, mỗi kế toán có thể đảm nhận từ 02 đến 03 đề tài, tùy thuộc vào kinh phí và mức độ công việc.
Các kế toán đề tài phải thường xuyên tham dự các buổi họp mặt kế toán của
Viện 2 để đưa ra vấn đề còn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện cũng như thanh toán
