Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề Văn thư hành chính Cao đẳng)

Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN SOẠN THẢO VĂN BẢN 2 NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số[.]

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn nhu cầu công tác giảng dạy công tác đào tạo cán văn thư, văn phịng Giáo trình soạn thảo văn đời nhằm bổ sung thêm kiến thức cho học sinh - sinh viên, công cụ tham khảo giảng dạy giáo viên liên quan tới loại văn giấy tờ thông dụng phương pháp soạn thảo văn giấy tờ Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo hệ đào tạo ngành Văn thư Hành thay cho tập giảng Giáo trình trước Các tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chun mơn trường Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 25 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU Giấy mời 1.1 Khái niệm 1.2 Phương pháp soạn thảo 1.3 Thực hành soạn thảo giấy mời họp Giấy giới thiệu 2.1 Khái niệm 2.2 Phương pháp soạn thảo 2.3 Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu 10 Giấy đường 11 3.1 Khái niệm 11 3.2 Phương pháp soạn thảo 11 3.3 Thực hành soạn thảo giấy đường 13 Phiếu gửi 13 4.1 Khái niệm 13 4.3 Thực hành soạn thảo phiếu gửi 15 Phiếu giải văn đến 15 5.1 Khái niệm 15 5.2 Phương pháp soạn thảo 15 5.3 Thực hành soạn thảo 16 BÀI 2: SOẠN THẢO CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH 17 Soạn thảo công văn mời họp 17 1.1 Thu thập thông tin 17 1.2 Soạn thảo 17 Soạn thảo công văn trả lời 20 2.1 Thu thập thông tin 20 2.2 Soạn thảo 20 Soạn thảo công văn hướng dẫn 22 3.1 Thu thập thông tin 22 3.2 Soạn thảo 22 Soạn thảo công văn đề nghị 25 4.1 Thu thập thông tin 25 4.2 Soạn thảo 25 Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch 29 5.1 Thu thập thông tin 29 5.2 Soạn thảo 29 BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 32 Soạn thảo định nhân 32 1.1 Soạn thảo định tuyển dụng nhân 32 1.2 Soạn thảo định nâng bậc lương 37 1.3 Soạn thảo định đề bạt, bổ nhiệm 44 Soạn thảo định tổ chức 49 2.1 Soạn thảo định thành lập Hội đồng, Ban tư vấn giúp việc 49 2.2 Soạn thảo định thành lập đoàn thanh, kiểm tra 55 Soạn thảo định thi đua, khen thưởng 60 3.1 Thu thập thông tin 60 3.2 Soạn thảo văn 61 BÀI 4: SOẠN THẢO KẾ HOẠCH, BÁO CÁO, GHI BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG 66 Soạn thảo kế hoạch 66 1.1 Thu thập thông tin 66 1.2 Soạn thảo văn kế hoạch 66 Soạn thảo báo cáo 69 2.1 Thu thập thông tin 69 2.2 Soạn thảo văn báo cáo 69 Ghi biên 71 3.1 Phương pháp ghi 71 3.2 Soạn thảo văn 73 Soạn thảo hợp đồng 80 4.1 Thu thập thông tin 80 4.2 Soạn thảo 90 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN 99 Thu thập thông tin 99 Viết đề cương 100 Soạn thảo quy chế 101 Xin ý kiến 105 Tổ chức hội thảo 105 Hoàn thiện thảo 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã mơ đun: MĐ18 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị của mơ đun: - Vị trí: Mơ đun rèn kỹ quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mơ đun đào tạo thực học môn: Soạn thảo văn 1, Tiếng Việt thực hành học trước môn học Quản lý văn đến, văn đi, bố trí học vào kỳ năm thứ - Tính chất mơ đun: Là mơ đun chun mơn - Ý nghĩa vai trị của mô đun: Là mô đun quan trọng ngành văn thư hành Học xong mơ đun học sinh nhận biết văn bản, rèn luyện kỹ trình soạn thảo để phục vụ công việc Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày bước soạn thảo văn + Soạn thảo đựơc quy chế quản lý công tác văn thư quan + Soạn thảo định cá biệt, công văn trả lời, thông báo ghi biên hội nghị - Về kỹ năng: + Xác định xác thơng tin cần thu thập soạn thảo văn + Viết thành thạo loại giấy tờ biểu mẫu + Kiểm tra phát trường hợp văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày - Về lực tự chủ trách nhiệm:Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ, nghiêm túc gọn gàng q trình học tập thực hành Nội dung mơ đun: Bài 1: Viết loại giấy tờ, biểu mẫu Bài 2: Soạn thảo cơng văn hành Bài 3: Soạn thảo định Bài 4: Soạn thảo kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng Bài 5: Soạn thảo quy chế công tác văn thư quan BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU Mã bài: MĐ18.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, phương pháp soạn thảo văn - Soạn thảo loại giấy tờ, biểu mẫu - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc Nội dung chính: Giấy mời 1.1 Khái niệm Là văn dùng để mời đại diện quan khác cá nhân tham dự hoạt động (dự họp, hội nghị, hội thảo ) đến trụ sở quan để giải vấn đề có liên quan Trong thực tiễn, nội dung giấy mời số tình có ý nghĩa cơng văn mời họp, người viết cần tùy vào hồn cảnh cụ thể mà lựa chọn hình thức cho thích hợp 1.2 Phương pháp soạn thảo TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /GM- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY MỜI ………… (5)……………… (2) trân trọng kính mời: Ơng (bà) (6) Tới dự (7) Thời gian: Địa điểm ./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (8) A.xx (9) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung họp (6) Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đơn vị công tác người mời (7) Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị v.v… (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) 1.3 Thực hành soạn thảo giấy mời họp Bài 1: Sưu tầm loại giấy mời mà em biết (ít loại) Nêu giống khác văn giấy mời Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy mời họp quan, tổ chức; Giấy mời học sinh lên nhận thưởng; Giấy mời họp phụ huynh Giấy giới thiệu 2.1 Khái niệm Là văn cấp cho học sinh sinh viên, cán bộ, nhân viên quan…khi liên hệ, giao dịch với quan khác để thực nhiệm vụ giao giải việc riêng - Giấy giới thiệu tiêu chuẩn hóa thường in thành tập (dạng ấn phẩm), quan cần mua chế bản, chụp đóng thành - Giấy giới thiệu văn thư quan quản lý sử dụng theo nhu cầu, việc viết giấy giới thiệu cần tiến hành theo quy trình: + Người xin giấy giới thiệu cần cung cấp thông tin cần thiết để cán văn thư ghi vào giấy giới thiệu + Cán văn thư trình ký theo quy định  Giấy giới thiệu cấp cho cán chun mơn, trình trưởng phịng hành Chánh văn phòng ký theo thể thức thừa lệnh  Giấy giới thiệu cấp cho cán giữ cương vị lãnh đạo, quản lý quan cán chuyên môn cử làm nhiệm vụ đặc biệt trình thủ trưởng ký - Yêu cầu viết giấy giới thiệu: + Đủ thông tin cần thiết + Đúng: Đúng thơng tin, tả, tủ, câu, đẹp theo mẫu 2.2 Phương pháp soạn thảo Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /GGT- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY GIỚI THIỆU (2) trân trọng giới thiệu: Ông (bà) .(5) Chức vụ: Được cử đến: (6) Về việc: Đề nghị Quý quan tạo điều kiện để ơng (bà) có tên hồn thành nhiệm vụ Giấy có giá trị đến hết ngày ./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như trên; - Lưu: VT (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu) (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn (4) Địa danh (5) Họ tên, chức vụ đơn vị công tác người giới thiệu (6) Tên quan, tổ chức giới thiệu tới làm việc 2.3 Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu Bài 1: Sưu tầm số mẫu giấy giới thiệu quan, tổ chức (ít mẫu) Tìm khác nhau, lỗi sai mẫu Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu thực tế học sinh trường Cao đẳng nghề CĐXD Việt Xô Bài 3: Soạn thảo giấy giới thiệu nhập học, chuyển trường 10 ... 20 2. 2 Soạn thảo 20 Soạn thảo công văn hướng dẫn 22 3.1 Thu thập thông tin 22 3 .2 Soạn thảo 22 Soạn thảo công văn đề nghị 25 4.1... 25 4 .2 Soạn thảo 25 Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch 29 5.1 Thu thập thông tin 29 5 .2 Soạn thảo 29 BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 32. .. 1 .2 Phương pháp soạn thảo 1.3 Thực hành soạn thảo giấy mời họp Giấy giới thiệu 2. 1 Khái niệm 2. 2 Phương pháp soạn thảo 2. 3 Thực hành soạn