Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Q[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong giai đoạn trước tình hình ngày phát triển, đổi đất nước, thông tin ngày phát triển vũ bão cơng tác văn thư lưu trữ địi hỏi phải có số kiến thức định chuyên môn nghiệp vụ nhằm xử lý tốt văn chứa thông tin, công việc cách kịp thời hiệu Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo hệ đào tạo ngành Văn thư Hành thay cho tập giảng Giáo trình trước Các tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình quản lý văn bản, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chun mơn trường Về bố cục giáo trình chia làm nội dung gồm khái niệm, nguyên tắc chung văn bản; quản lý văn đến quản lý văn Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, cô đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 26 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Khái niệm quản lý văn 1.1 Văn đến 1.2 Văn 1.3 Văn giấy tờ nội 1.4 Đăng ký văn Yêu cầu, nguyên tăc chung quản lý văn 2.1 Nguyên tắc tập trung 2.2 Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời 2.3 Nguyên tắc bí mật 2.4 Nguyên tắc đảm bảo quy trình 2.5 Nguyên tắc thống 2.6 Nguyên tắc an toàn 2.7 Nguyên tắc xác BÀI 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận văn đến 1.1 Tiếp nhận văn đến 1.2 Kiểm tra, phân loại bì văn đến 10 1.3 Bóc bì văn đến 10 1.4 Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến 11 Đăng ký văn đến 12 2.1 Lập sổ đăng ký văn đến phương pháp đăng ký 12 2.2 Lập sổ đăng ký đơn thư 14 Trình chuyển giao văn đến 16 3.1 Trình văn đến 16 3.2 Làm thủ tục văn đến 17 3.3 Chuyển giao văn đến 17 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 19 4.1 Giải văn đến 19 4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 19 Thực hành 21 BÀI QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 22 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn 24 1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn 24 1.2 Ghi số ngày, tháng văn 26 1.3 Thực hành kiểm tra thể thức phát văn sai thể thức 31 Nhân bản, đóng dấu quan, dấu mật, dấu khẩn 31 2.1 Nhân 31 2.2 Đóng dấu quan 32 2.3 Đóng dấu độ khẩn, mật 32 2.4 Thực hành đóng dấu văn 33 Đăng ký văn 33 3.1 Đăng ký văn sổ 33 3.2 Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn 35 3.3 Thực hành đăng ký văn sổ đăng ký văn 35 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi trình chuyển phát văn 36 4.1 Làm thủ tục chuyển phát văn 36 4.2 Chuyển phát văn 38 4.3 Theo dõi việc chuyển phát văn 40 4.4 Thực hành 40 Lưu văn 40 5.1 Sắp xếp lưu 40 5.2 Bảo quản văn lưu 41 5.3 Phục vụ nghiên cứu văn lưu 41 5.4 Thực hành 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Mã mơ đun: MĐ20 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí : Quản lý văn đến, văn mơ đun nghiệp vụ quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mơ đun giảng dạy học môn Nhập môn công tác văn thư, môn Soạn thảo văn 1,2 học trước môn Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, - Tính chất: Là mơ đun chun mơn Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: + Trình bày quy trình quản lý giải văn đi, văn đến; + Phương pháp đăng ký chuyển giao văn đi, đến - Về kỹ năng: + Phát tình phát sinh trình giải văn + Làm thành thạo thao tác nghiệp vụ đăng ký, chuyển giao văn đến, văn - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc bảo mật nội dung văn Nội dung chính: Bài 1: Khái niệm nguyên tắc chung quản lý văn Bài 2: Quản lý văn đến Bài 3: Quản lý văn BÀI 1: KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ20.01 Mục tiêu: - Giải thích khái niệm văn đến, văn đi; - Trình bày yêu cầu nguyên tắc chung quản lý văn - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc bảo mật nội dung văn Nội dung chính: Khái niệm quản lý văn Trong hoạt động hàng ngày , để thực chức nhiệm vụ mình, quan phải ban hành văn để gửi cho quan, đơn vị cá nhân có liên quan, đồng thời tiếp nhận văn từ quan đơn vị khác gửi đến Văn quan gửi gọi văn văn quan nhận gọi văn đến Vân , đến bằn chứng, sở để quan giải công việc, thực công tác đạo theo dõi thực vấn đề việc thuộc chức nhiệm vụ mình, mặt khác khơng văn chứa đựng thơng tin mang bí mật nhà nước bí mật quan, cần quản lý chặt chẽ “ Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận , chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hành hoạt động ngày quan, tổ chức” 1.1 Văn đến Là văn gửi đến quan theo đường thống bưu điện tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến Văn thư cán bộ, lãnh đạo họp mang về) văn gửi qua hộp thư điện tử, Fax phải chuyển Văn thư để vào sổ, theo dõi 1.2 Văn Là văn quan gửi đến quan cấp trên, quan hữu quan đơn vị ngành để thực trao đổi công việc Văn gồm văn thông thường (bản giấy) mềm (máy vi tính); Văn xác định sản phẩm hành có đầy đủ tiêu chí sau: thể thức văn theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011; riêng văn gửi qua hộp thư điện tử Email xem thức có đủ số, ngày, tháng trùng với văn lưu văn thư phần chữ ký người có thẩm quyền ghi rõ “đã ký” 1.3 Văn giấy tờ nội Văn bản, giấy tờ nội loại công văn, giấy tờ quan ban hành để sử dụng nội quan mà không gửi quan khác 1.4 Đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn Theo quy định văn Chính phủ cơng tác văn thư tất văn (cả đến) phải đăng ký việc đăng ký phải thực nhanh chóng kịp thời Việc đăng ký văn công việc quan trọng vì: - Tiện cho việc quản lý bảo quản văn - Tra tìm văn thuận tiện sổ đăng ký văn cơng cụ tìm kiếm thuận lợi để kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao giải văn - Tạo thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn Qua sổ đăng ký thống kê văn giúp cán văn thư thủ trưởng quan thống kê cụ thể số lượng văn quan ban hành quan nhận trình hoạt động Yêu cầu, nguyên tăc chung quản lý văn 2.1 Nguyên tắc tập trung Nguyên tắc có nghĩa việc quản lý văn phải thực tập trung đầu mối phận phụ trách cơng tác văn thư quan Mục đích nguyên tắc để tránh tình trạng phân tán văn dẫn tới thất lạc văn trình giải văn bản, mặt khác tạo điều kiện để cán văn thư quan quản lý công việc cách chặt chẽ bảo vệ văn chứa bí mật quan nhà nước 2.2 Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời Công văn giấy tờ phương tiện quan trọng hoạt động quản lý , chuyển giao nhanh chóng , kịp thời góp phần nâng cao hiệu quản hoạt động quan, đặc biệt với văn cần giải gấp thời hạn định, khơng chuyển giao nhanh chóng, kịp thời làm tổn thất cho nhà nước, đơn vị, làm thiệt hại lợi ích cơng dân Thực yêu cầu đòi hỏi văn sau thủ trưởng quan ký ban hành phải nhanh chóng làm thủ tục chuyển giao khơng đươc chaamjj trễ, văn có dấu “ khẩn” “ thượng khẩn” “ hỏa tôc”, văn đến, việc chuyển giao văn quan cần thực theo đường ngắn hợp lý 2.3 Nguyên tắc bí mật Nguyên tắc cần thực chặt chẽ công tác văn thư liên quan trực tiếp tới công văn , giấy tờ, mà chứa đựng thơng tin mang bí mật nhà nước Do , nguyên tắc bị mật cần đảm bảo thực để tránh tình trạng làm lộ thơng tin bí mật nhà nước 2.4 Nguyên tắc đảm bảo quy trình Đảm bảo quy trình nguyên tắc địi hỏi cán thực cơng tác quản lý văn phải thực đầy đủ bước quy trình quản lý văn bản, khơng nóng vội bỏ quan bước quản lý văn Cũng theo yêu cầu này, thủ trưởng quan đơn vị phải theo dỗi, giám sát chặt chẽ công tác để công tác quản lý văn đảm bảo quy trình theo quy định pháp luật 2.5 Nguyên tắc thống Có nghĩa nghiệp vụ xử lý văn trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn đi, đến, mẫu loại sổ đăng ký văn cách ghi chép quản lý văn bản, tài liệu mật….đều phải tuân theo quy định chung quan nhà nước có thẩm quyền, khơng tùy tiện làm theo cách riêng 2.6 Ngun tắc an tồn Có nghĩa khơng để xảy tình trạng mát văn bản, thất lạc, hư hỏng lộ bí mật văn Yêu cầu có liên quan nhiều tới công tác văn thư tiếp nhận, chuyển giao, giải lưu giữ văn Nhà nước ban hành nhiều văn để đảm bào quan thực yêu cầu quan cần nghiêm chỉnh thực yêu cầu 2.7 Nguyên tắc xác Yêu cầu thể việc tiếp nhận, chuyển giao , vào sổ văn đi, đến, đòi hỏi nghiệp vụ phải thực chuẩn xác , khơng để sai sót, nhầm lẫn ghi sai địa chỉ, ghi sai ký hiệu… Đây yêu cầu quan trọng công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn nói riêng Câu hỏi ơn tập: Câu 1: Anh/ Chị trình bày khái niệm văn đi, văn đến, văn giất tờ nội bộ? Nêu ví dụ? Câu 2: Anh/ Chị trình bày nguyên tắc chung quản lý văn bản? Câu 3: Trong nguyên tắc chung quản lý văn bản, nguyên tắc quan trọng nhất? Vì sao? BÀI 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Mã bài: MĐ20.02 Mục tiêu: - Giải thích quy trình tổ chức quản lý giải văn đến; - Làm thành thạo thao tác nghiệp vụ: + Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bì văn đến; + Bóc bì văn đến, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; + Đăng ký chuyển giao văn đến - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc bảo mật nội dung văn Nội dung chính: NỘI DUNG QUY TRÌNH: Tổ chức quản lý giải văn Để thống việc quản lý công văn giấy tờ quan, tất văn đi, đến quan phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ lấy số văn Lưu đồ quy trình Các bước Trách nhiệm Trình tự cơng việc thực NVVT NVVT Tiếp nhận công văn đến NVVT Đăng ký công văn đến: vào số, quét, đính kèm văn chuyển cho lãnh đạo sở Lãnh đạo NVVT LĐ xử lý, chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phòng, ban chuyên môn chuyên viên xử lý (nếu phải gửi LĐ chuyển yêu cầu xuống cho NVVT xử lý) Đến cuối tháng NVVT in sổ đăng ký công văn đến để lưu theo dõi Tài liệu/ Diễn giải lưu đồ Bước 1: NVVT tiếp nhận cơng văn đến theo trình tự sau: - NVVT xem nhanh qua lượt ngồi bì xem có công văn gửi cho quan hay không, không chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên Bưu điện - Sau NVVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, thành loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, tin, khơng phải vào sổ cơng văn đến chuyển trực tiếp cho cá nhân Đối với văn gửi đến quan phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì loại khơng bóc bì: + Loại bóc bì vào sổ: Là văn ngồi bì đề tên quan, khơng có dấu “Mật” Nếu văn khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách NVVT phải chuyển đến Thủ trưởng quan (hoặc Phó Thủ trưởng thường trực Thủ trưởng vắng, trường hợp Thủ trưởng Phó Thủ trưởng vắng thi chuyển cho Chánh Văn phòng) thời gian ngắn Đối với văn gửi Chi uỷ đồn thể quan, văn thư bóc vào sổ đăng ký công văn đến chuyển cho thường trực Chi ủy đồn thể + Loại khơng bóc bì mà vào sổ, chuyển bì văn “Mật” cho lãnh đạo vào sổ đăng ký công văn đến mà không chuyển qua HSCV Bước 2: Sau bóc bì, phân loại, NVVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến, quét văn bản, đính kèm văn vào sổ đăng ký cơng văn đến chuyển xử lý cho Lãnh đạo qua phần mềm QLVB HSCV Bước 3: Lãnh đạo xem nội dung văn phân cho Lãnh đạo Phòng ban xử lý cơng việc Lãnh đạo phịng ban xác định xem lĩnh vực công việc chuyên viên phụ trách giao cho chun viên giải Nếu văn cần phải gửi cho đơn vị khác LĐ gửi yêu cầu xuống cho NVVT xử lý thực Bước 4: Hàng tháng, vào ngày cuối tháng NVVT có trách nhiệm lập sổ đăng ký công văn đến in lưu tra cứu theo quy định Tiếp nhận văn đến 1.1 Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, người làm văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung cán văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách ... Quản lý văn đến Bài 3: Quản lý văn BÀI 1: KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ20.01 Mục tiêu: - Giải thích khái niệm văn đến, văn đi; - Trình bày yêu cầu nguyên tắc chung quản. .. 1: Anh/ Chị trình bày khái niệm văn đi, văn đến, văn giất tờ nội bộ? Nêu ví dụ? Câu 2: Anh/ Chị trình bày nguyên tắc chung quản lý văn bản? Câu 3: Trong nguyên tắc chung quản lý văn bản, nguyên... trình chun mơn trường Về bố cục giáo trình chia làm nội dung gồm khái niệm, nguyên tắc chung văn bản; quản lý văn đến quản lý văn Với quan đi? ??m nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn