THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác Văn th.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần : Công tác Văn thư - Lưu trữ Mã phách:.………………………… Hà Nội – 2021 LỜI CẢM ƠN Lời cho em xin phép gửi lời cảm ơn đến BGH trường đại học Nội Vụ Hà Nội thầy khoa Chính Trị học trường đại học Nội Vụ Hà Nội trang bị cho tơi kiến thức bổ ích q trình học tập tạo điều kiện giúp đỡ em trình nghiên cứu làm tiểu luận Cảm ơn Đảng ủy – UBND – HDND – UBND phường Xuân La tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực tiểu luận Do thời gian tìm hiểu hiểu biết cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót sai phạm Vì em mong góp ý quý thầy, cô giáo để tiểu luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu tiểu luận CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .3 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Văn thư” 1.1.2 Khái niệm “Công tác văn thư” .3 1.1.3 Một số khái niệm liên quan .3 1.2.Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 1.2.1 Vai trị cơng tác văn thư 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư 1.3 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư .7 1.3.1 Nguyên tắc .7 1.3.2 Yêu cầu .7 1.4 Văn pháp lý công tác văn thư CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13 2.1 Giới thiệu khái quát ủy ban nhân dân phường Xuân La 13 2.1.1 Địa lý hành 13 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ UBND phường Xuân La 13 2.2 Kết nghiên cứu thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 17 2.2.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan .17 2.2.2 Tình hình kiểm tra rà sốt hệ thống văn quản lý quan 17 2.2.3 Tổ chức giải quản lý văn đến: .18 2.2.4 Tổ chức giải quản lý văn đi: 18 2.2.5 Công tác quản lý sử dụng dấu: 18 2.2.6 Công tác giao nộp tài liệu: 19 2.3 Một số nhận xét công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội 20 2.3.1 Ưu điểm 20 2.3.2 Hạn chế 20 CHƯƠNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 21 3.1 Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư 21 3.2 Giải pháp kiện toàn tổ chức máy biên chế văn thư 24 3.3 Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư 25 3.4 Giải pháp nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán văn thư 25 3.5 Giải pháp tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư .26 3.6 Giải pháp nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư .26 PHẦN KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .29 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng Do đó, quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Tại ủy ban nhân dân phường xuân la công tác thực tương đối tốt, xong bên cạnh cịn số hạn chê Chính từ lí đó, sinh viên trường đại học Nội Vụ khoa trị học chun nghành sách cơng học tập học phần Công tác Văn Thư – Lưu Trữ em lựa chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” để làm tiểu luận Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu đánh giá thực trạng cơng tác văn thư thư ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Đánh giá thực trạng công tác thư ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thư ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu sở lý luận công tác văn thư – lưu trữ Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư thư ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Phân tích, đánh giá thực trạng thư ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Phạm vi nghiên cứu: Thời gian: Từ 01/2021 – 06/2021 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát, vấn - Phương pháp phân tích tổng hợp Ngồi tác giả cịn sử dụng số phương pháp khác điều tra, lập luận,… Kết cấu tiểu luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, bảng danh mục từ Viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,…bài tiểu luận gồm Chương Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư Chương Thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Văn thư” Văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 1.1.2 Khái niệm “Công tác văn thư” Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, thảo văn (đối với TL đi) từ tiếp nhận (đối với TL đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào LTCQ 1.1.3 Một số khái niệm liên quan Văn hình thức thể truyền đạt ngơn ngữ viết chất liệu chun mơn, ý chí chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thơng báo hay địi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hành vi định đáp ứng nhu cầu người soạn thảo hay nói cách khác văn phương tiện để ghi nhận, lưu giữ truyền đạt thông tin, định từ chủ thể sang chủ thể khác ký hiệu hay ngơn ngữ định Văn hành (Việt Nam) loại văn hệ thống văn nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang tính thơng tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn pháp quy, giải vụ việc cụ thể khâu quản lý Văn điện tử Căn theo Khoản Điều Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định: “Văn điện tử liệu điện tử tạo trực tuyến quét (scan) từ văn giấy theo định dạng “.doc” “.pdf” thể xác, tồn vẹn nội dung văn giấy.” Nói cách khác, văn điện tử hiểu văn thể thông qua liệu điện tử lập trình sẵn thiết bị máy tính, điện thoại Văn điện tử tạo dạng trực tuyến scan từ giấy tờ giấy sang dạng hình ảnh dạng doc dạng pdf Về nội dung văn điện tử phải y nguyên như văn giấy Văn chuyên ngành loại văn quan nhà nước quản lý lĩnh vực định Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý lĩnh vực điều hành máy nhà nước Những loại văn liên quan đến nhiều lĩnh vực chun mơn khác như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Văn đến: tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Bản thảo văn hệ soạn thảo văn phần mềm ứng dụng cho phép thực thao tác liên quan đến việc soạn thảo văn bản: gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ in ấn văn Bản gốc văn “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử Như vậy, hiểu Bản gốc văn hồn chỉnh xong, người trực tiếp xử lý ký nháy sau có chữ ký người có thẩm quyền Bản văn (sau gọi chính): giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp đăng ký lại giấy tờ, văn cá nhân tự lập có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền Bản y chép tồn nội dung hình thức văn từ chính, đồng thời kèm theo dấu thị thực quan có thẩm nguyền Đây việc quan, tổ chức quản lý sổ gốc vào sổ gốc (bản chính) để cấp theo quy định Khoản Điều Nghị định 23/2015/NĐ-CP Bản lục đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định Bản trích sao xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định Bản trích sao xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 1.2 Vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.1 Vai trị cơng tác văn thư Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, song vài năm trở lại đây, khơng người coi công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần phải nhìn nhận lại Cơng tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ người hy sinh thầm lặng 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt cơng tác văn thư sẽ: – Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành – Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan – Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hố gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hố danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người gia đình có cơng với nước theo quy định pháp luật; Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức hình thức ni dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương 15 Lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương; Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước ngồi địa phương Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo: Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật Trong việc thi hành pháp luật Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật; Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền; Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật 16 2.2 Kết nghiên cứu thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 2.2.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao 2.2.2 Tình hình kiểm tra rà sốt hệ thống văn quản lý quan Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Cá nhân q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực quy định Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan có nhiệm vụ 17 a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định 2.2.3 Tổ chức giải quản lý văn đến: Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.2.4 Tổ chức giải quản lý văn đi: Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn 2.2.5 Công tác quản lý sử dụng dấu: Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm a) Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải lập biên 18 c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn d) Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật 2.2.6 Cơng tác giao nộp tài liệu: Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền khổng ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức 19 Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định 2.3 Một số nhận xét công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội 2.3.1 Ưu điểm - Về cơng tác soạn thảo ban hành văn nhìn chung theo thẩm quyền, thể thức theo quy định Nhà nước - Về khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo theo quy định quy trình nghiệp vụ nhà nước quan ban hành đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng nhanh chóng, xác, kịp thời nhằm phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng hoạt động quản lý Nhà nước UBND huyện 2.3.2 Hạn chế Cùng với ưu điểm cơng tác văn thư, lưu trữ UBND phường Xuân La tồn đọng số hạn chế sau: - Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ cịn hạn chế khơng đáp ứng u cầu công việc cần sử dụng gấp - Việc bố trí cán văn thư chuyên trách nay lúc không đáp ứng nhu cầu công việc khối lượng văn cần tiếp nhận phát hành nhiều, gây áp lực cho cán làm công tác 20 CHƯƠNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư Thường trực HĐND quận Tây Hồ vừa kết thúc chương trình giám sát phịng chun mơn UBND quận UBND phường địa bàn công tác văn thư lưu trữ Qua giám sát cho thấy, 20/20 đơn vị giám sát ban hành Quyết định quy chế làm việc Thông báo phân công nhiệm vụ công tác cán bộ, công chức, nhân viên đơn vị, có phân cơng cơng chức chịu trách nhiệm công tác văn thư - lưu trữ 20/20 đơn vị giám sát tổ chức triển khai, phổ biến văn quy định công tác văn thư, lưu trữ; ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Năm 2018 công tác văn thư đơn vị giám sát thực tốt; có số đơn vị thực tốt phòng: Thanh tra; Tư pháp; Lao động Thương binh & Xã hội; Quản lý đô thị; Tài nguyên & Môi trường quận UBND phường: Nhật Tân; Xn La Một số phịng chun mơn UBND quận bố trí phịng lưu trữ riêng khối lượng hồ sơ, tài liệu nhiều như: Phịng Tài ngun & Mơi trường (01 phịng); Nội vụ (02 phịng); Tư pháp (01 phịng), Tài (03 phịng), Văn hóa & Thơng tin (01 phịng) Giáo dục đào tạo (01 phòng); nhiên sở vật chất phòng lưu trữ đảm bảo phần nhỏ điều kiện theo quy định phòng chống cháy nổ, thiên tai, vệ sinh, độ ẩm tài liệu lưu trữ Riêng Văn phòng HĐND & UBND quận quan trực tiếp UBND quận giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu UBND quận, bố trí kho lưu trữ chun dụng gồm 04 phịng với diện tích đảm bảo quy định trang bị sở vật chất tương đối đầy đủ Đối với UBND phường: có 08/08 phường bố trí kho lưu trữ; có phường: Phú Thượng, Nhật Tân, Tứ Liên Xuân La trang bị số sở vật chất: máy điều hịa, quạt, bình bọt cứu hỏa, tủ đựng hồ sơ, giá, kệ, cặp, hộp 21 để tài liệu xếp kho lưu trữ tài liệu gọn gàng, đẹp nhiên sở vật chất chưa đầy đủ theo quy định Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Việc thu thập hồ sơ tài liệu tồn đọng từ năm 2016 trở trước: đơn vị thực thu kho báo cáo UBND quận, tình trạng tích đống, chờ chỉnh lý, xếp theo Đề án chỉnh lý tài liệu lưu tữ UBND quận Hồ sơ, tài liệu năm 2017, 2018 đơn vị gồm tài liệu văn thư đi, đến chuyển kho lưu trữ xếp lên giá phân theo năm để khai thác, tra cứu Kiểm tra thực tế 11 phịng chun mơn nhận thấy: hồ sơ TTHC liên quan phận “Một cửa” quận theo ISO đơn vị thực nghiêm túc Hồ sơ công việc theo lĩnh vực ngành số đơn vị: Thanh tra, Tư pháp; Lao động Thương binh & Xã hội; Quản lý đô thị, Tài nguyên & Môi trường, Giáo dục đào tạo thiết lập xếp đủ thành phần tài liệu, hồ sơ theo quy định ngành, nhiên chưa lập danh mục đánh bút lục hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn UBND quận Thông tư Bộ Nội vụ Thường trực HĐND quận Tây Hồ hạn chế, tồn tại, đơn vị xây dựng văn đạo tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ đơn vị; nhiên chưa đầy đủ, việc ban hành danh mục hồ sơ công việc đơn vị việc đạo cán bộ, công chức chuyên môn thực lập hồ sơ công việc chưa thực nghiêm túc theo quy định Một số đơn vị chưa thực quy trình xử lý quản lý văn đến phòng: Kinh tế; Y tế; Văn hóa & Thơng tin; Văn phịng HĐND & UBND UBND số phường: Yên Phụ, Tứ Liên, Phú Thượng Việc quản lý văn chưa đầy đủ, thiếu văn gốc, chưa đóng dấu văn gốc, chưa ghi đủ thông tin cột mục số công văn đi; lấy trùng số văn cịn xảy Cơng tác lưu trữ tất đơn vị cịn nhiều thiếu sót, hạn chế: sở vật chất kho lưu trữ đơn vị chưa đầy đủ, chưa đồng theo quy định Thông tư 09/2007/TT- BNV hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; việc lập hồ sơ công việc cán bộ, công chức; việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ năm 22 2018 tài liệu tồn đọng phận chuyên môn, cá nhân cán công chức từ năm 2017 trước đơn vị; việc sưu tầm, thu thập tài liệu quý (đối với UBND phường) thực chưa đúng, chưa đầy đủ Thường trực HĐND quận đề nghị UBND quận Tây Hồ xây dựng Đề án ‘Tăng cường công tác văn thư, lưu trữ địa bàn Quận giai đoạn 2019- 2021” để tập trung đạo triển khai thực nhiệm vụ, khắc phục tồn hạn chế nêu báo cáo Hàng năm tổ chức tập huấn cho cán bộ, cơng chức chun mơn nói chung cán lãnh đạo quản lý nâng cao trình độ, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn cho tồn thể cán cơng chức, viên chức quận việc lập danh mục hồ sơ công việc; công tác phân loại xác định giá trị tài liệu ngành, lĩnh vực chuyên môn để thực tiêu hủy tài liệu theo quy định UBND quận sớm đạo phịng Nội vụ, phịng Tài quận tham mưu, hướng dẫn đơn vị thực chế độ hỗ trợ mức phụ cấp độc hại cán làm công tác lưu trữ UBND phường cân đối nguồn tự chủ đơn vị để bồi dưỡng cho cán văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm phịng chun mơn Chỉ đạo Văn phịng HĐND & UBND quận rà soát, tham mưu UBND quận xếp bố trí phịng lưu trữ số phịng chun mơn thuộc UBND quận có nhiều hồ sơ, tài liệu có phương án phù hợp công tác lưu trữ tài liệu UBND quận phịng chun mơn Chỉ đạo phịng Nội vụ quận phối hợp với Văn phòng HĐND & UBND Ban đạo CNTT Quận tham mưu UBND quận xây dựng phần mềm ứng dụng công tác văn thư, lưu trữ để đơn vị chun mơn khơng có cơng chức chun trách văn thư, lưu trữ sử dụng để xếp hồ sơ, lưu trữ khoa học, thuận lợi trình quản lý, khai thác sử dụng tài liệu đơn vị Chỉ đạo đơn vị liên quan nghiên cứu, tham mưu kế hoạch triển khai số hóa lĩnh vực cơng tác hộ tịch để việc khai thác, sử dụng phục vụ nhân dân thuận lợi, xác nhanh gọn đáp ứng yêu cầu thực dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ triển khai thực địa bàn Quận Bên cạnh đó, xây dựng kế hoạch, khảo sát thực tế UBND phường đơn vị thuộc UBND quận để đánh giá thực trạng sở vật chất; hồ sơ tài liệu 23 đơn vị để có kế hoạch phân bổ kinh phí thực cơng tác văn thư, lưu trữ địa bàn đảm bảo quy định theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn kho lưu trữ chun dụng Đối với 12 phịng chun mơn UBND 08 phường, cần nghiêm túc rút kinh nghiệm khắc phục hạn chế, thiếu sót nêu việc ban hành văn đạo, hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đơn vị 3.2 Giải pháp kiện toàn tổ chức máy biên chế văn thư Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước - Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia 24 3.3 Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư Theo thông tin mà bạn cung cấp đơn vị chưa chi trả phụ cấp người làm công việc văn thư lưu trữ Căn vào quy định Công văn 2939/BNV-TL có quy định mức hưởng người làm công việc văn thư lưu trữ sau: Căn quy định Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức, Bộ Nội vụ hướng dẫn thực mức phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc kho lưu trữ thuộc quan nhà nước đơn vị nghiệp Nhà nước sau: 1) Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tài liệu tổ chức sử dụng tài liệu kho lưu trữ 2) Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tài liệu, tu sửa phục chế tài liệu hư hỏng Cách tính trả phụ cấp độc hại, nguy hiểm thực theo quy định Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức 3.4 Giải pháp nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán văn thư Cán bộ, công chức giao soạn thảo văn phải bảo đảm trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn theo quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung thể thức) văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo chỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật thể thức trình bày văn Lãnh đạo cần nắm rõ lực công chức làm công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với người Việc cử công chức đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, 25 lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; cần có sách khuyến khích, động viên tinh thần vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ tiếp cận thực tế quan lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 3.5 Giải pháp tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư Về lâu dài, kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thơng gió Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho cần quan tâm đến thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thơng thường khác Đồng thời, cần có biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột tổ chức lại tài liệu kho, xử lý tài liệu trước nhập kho, xếp tài liệu giá, lập sơ đồ giá kho, đưa tài liệu sử dụng, kiểm tra tài liệu kho Giải phóng khơng gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ 3.6 Giải pháp nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Hiện nay, nhiệm vụ bảo quản an tồn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tất yếu lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành theo xu phát triển xã hội hội nhập giới Tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử PDF Đây hình thức lưu trữ ngày phổ biến thư viện quan lưu trữ giới Thực chủ trương “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự” theo Thơng tư liên tịch số 03/2018/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC-BQP ngày 01/02/2018 hướng dẫn trình tự, thủ tục thực ghi âm ghi hình có âm thanh; sử dụng, bảo quản, lưu trữ kết ghi âm ghi hình có âm q trình điều tra, truy tố, xét xử 26 Kiểm sát viên tiến hành tố tụng nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu lúc mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; phục vụ tối đa cho hoạt động tranh tụng phiên tòa; lưu trữ gọn gàng, lâu, tránh mối mọt phục vụ tốt cho công tác đạo điều hành việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng tiếp cận hồ sơ… Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thu hẹp không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc in, nhân văn không bị gián đoạn 27 PHẦN KẾT LUẬN Có thể thấy cơng tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước Tuy nhiên nay, công tác văn thư, lưu trữ chưa phát huy hết vai trò ý nghĩa vốn có Trong nhiều quan, đơn vị nhà nước làm tốt cịn số quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn việc triển khai thực nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, tất quan đơn vị lập hồ sơ công việc, nhiên chất lượng chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Việc ban hành văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ) chậm Nhiều quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Một phần kho lưu trữ đơn vị khó khăn, chưa đạt u cầu; q trình tổ chức xếp sử dụng tài liệu lưu trữ cịn hạn chế định Tình hình dẫn đến phải tốn khoản kinh phí lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu thời gian tới Ngồi ra, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chưa thực đồng số quan, đơn vị Cơng tác văn thư cịn bỏ ngỏ, chưa quan tâm nhiều Tình trạng cho nợ số văn đnag diễn Do trình độ chuyên mơn chưa cao cịn chưa đào tạo nên trình soạn thảo văn ban hànhvawn UBND phường số văn mắc lỗi tả, ngơn ngữ diễn đạt, mắc lỗi thể thức, xác định tên loại văn Phường Xuân la cần trọng công tác văn thư 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ba cá nhân thuộc Thành phố Hồ Chí Minh tặng Kỷ niệm chương "Vì nghiệp Văn thư, lưu trữ" 30/3/2020 Bảng so sánh điểm Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư 8/7/2020 Câu hỏi trả lời công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 8/7/2020 Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 công tác văn thư 10/3/2020 Hướng dẫn việc tổ chức ngày bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XV, đại biểu Hội đồng nhân dân cấp nhiệm kỳ 2021 – 2026; ngày 23 tháng năm 2021 7/5/2021 Nghị định xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức 23/10/2020 Thông tư quy định chi tiết thẩm quyền, trình tự, thủ tục, biện pháp bảo vệ vị trí cơng tác người tố cáo cán bộ, công chức, viên chức 23/10/2020 Triển khai văn Hội đồng bầu cử quốc gia số vấn đề cần lưu ý công tác bầu cử (đợt 1) 6/5/2021 Triển khai văn Trung ương, Thành phố số vấn đề cần lưu ý công tác bầu cử (đợt 2) 12/5/2021 10 Triển khai Công văn số 3608/SNV-CCVTLT ngày 27/8/2020 Sở Nội vụ 13/10/2020 11 Triển khai Công văn số 5081/BNV-CCVC ngày 26/9/2020 Bộ Nội vụ 13/10/2020 12 Triển khai hướng dẫn văn bằng, chứng người tham dự kỳ thi tuyển công chức Thành phố 24/11/2020 13 Triển khai Nghị định 108/2020/NĐ-CP ngày 14/9/2020 Chính Phủ 7/10/2020 14 Triển khai Nghị định 120/2020/NĐ-CP ngày 07/10/2020 Chính phủ 13/10/2020 29 ... giá thực trạng công tác văn thư thư ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Đánh giá thực trạng công tác thư ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. .. công tác văn thư Chương Thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường. .. 1.4 Văn pháp lý công tác văn thư CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13 2.1 Giới thiệu khái quát ủy ban nhân dân phường Xuân