CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH OAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CHỦ ĐỀ: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH OAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Nhập môn công tác văn thư Sinh viên: Nguyễn Kim Minh Mã phách: ............................................ Hà Nội – 2021 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn nhập môn công tác Văn thưvào chương trình giảng dạy. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua. Trong thời gian tham gia lớp học Công tác Văn thư vào của thầy, cô, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc. Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này. Môn Công tác Văn thưvào là môn học thú vị, vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao. Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên. Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ. Mặc dù em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong thầy cô xem xét và góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn   MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1.Lý do lựa chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu của đề tài 3 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ 4 1.1.Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ 4 1.1.1.Khái niệm hồ sơ 4 1.1.2.Khái niệm lập hồ sơ 5 1.2.Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ trong cơ quan 5 1.2.1.Vị trí ………………………………………………………………………………5 1.2.2.Vai trò của việc lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng 6 1.3.Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ 7 1.4.Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU CƠ QUAN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH OAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 9 2.1. Khái quát về điều kiện tự nhiên và kinh tế xã hội huyện Thanh Oai 9 2.1.1. Khái quát về điều kiện tự nhiên 9 2.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội 10 2.2.1. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 10 2.2.2. Những tồn tại hạn chế 17 2.2.3. Nguyên nhân của tồn tại hạn chế 19 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH OAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 20 3.1. Nâng cao ý thức và tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc 20 3.2. Tăng cường công tác hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện 20 3.3. Nâng cao trình độ năng lực đội ngũ cán bận làm công tác văn thư 21 3.4. Tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ 21 3.5. Nghiên cứu ứng dụng khoa học trong công tác văn thư 22 3.6. Thực hiện chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư 22 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 MỞ ĐẦU

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH OAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Nhập môn công tác văn thư Mã phách: Hà Nội – 2021 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa mơn nhập mơn cơng tác Văn thưvào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Công tác Văn thư vào thầy, cơ, em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau Môn Công tác Văn thưvào môn học thú vị, vơ bổ ích có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn sinh viên Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em cố gắng chắn tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót nhiều chỗ cịn chưa xác, kính mong thầy xem xét góp ý để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Hiện nay, lập hồ sơ cơng việc thường xun có vị trírất quan trọng hoạt động quan, tổ chức Thực tốt công tác lậphồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành quátrình hoạt động quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vịvà cán chuyên môn giải công việc; nâng cao chất lượng, hiệu suất làmviệc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ việc bảo quản, tổ chức vàkhai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cần UBND huyện Thanh Oai quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận UBND thành phố Hà Nội cáclĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa –xã hội… Cùng với mặt hoạt động cơquan, cơng tác văn thư nói chung cơng tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữUBND cấp quận thành phố Hà Nội nói riêng chiếm vai trò lớn hoạtđộng Văn phòng Văn phòng UBND huyện phận tham mưu, giúp lãnh đạođôn đốc, nhắc nhở đơn vị UBND huyện chủ động lập hồ sơ nộp lưu hồsơ vào lưu trữ Thực tế, công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đượcUBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội thực nhiều năm qua thuđược kết đáng kể : số đơn vị quan lập hồ sơ hiệnhành, hồ sơ nguyên tắc Tuy nhiên, qua khảo sát nhận thấy naycơng tác này, thực hiện, cịn gặp phải nhiều hạn chế bấtcập: việc lập hồ sơ thiếu tính chủ động, chưa thực trở thành thói quen thựchiện nhiệm vụ cán bộ, cơng chức quan ; số phịng, ban đơnvị không coi công tác lập hồ sơ trách nhiệm cán cơng chức nói chung vàcủa đơn vị quan nói riêng Ở UBND huyện chưa có thống khâu nghiệp vụ lập hồ sơ, không hiểu phương pháp lập chưa chunmơn hố, hồ sơ lập không đầy đủ, chất lượng hồ sơ lập chưa cao, nhiều tài liệubị tích đống, rời lẻ từ năm qua năm khác đơn vị UBND huyện gâynên nhiều khó khăn cho việc quản lý, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Xuất phát từ lý nêu trên, em lựa chọn chủ đề nghiên cứu “Các giải pháp nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội” làm chủ đề nghiên cứu kết thúc môn học Công tác Văn thư Qua việc nghiên cứu đề tài nhằm đưa giải pháp để nâng cao hiệu việc lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ ủy ban nhân dân huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ quan UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội Khách thể nghiên cứu: ủy ban nhân dân huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội 3.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu lưu trữ quan UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu như: Khảo sát thực tế, điều tra xã hội học, vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh…dựa quan điểm mang tính phương pháp luận Chủ nghĩa Mác-Lênin Các phương pháp nêu thực cách đan xenvà kết hợp linh hoạt suốt trình thực đề tài Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo tài liệu kết cấu làm chương Chương Cơ sở lý luận vấn đề nghiên cứu Chương Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội Chương Giải pháp nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội NỘI DUNG CHƯƠNG MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ 1.1 Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ 1.1.1 Khái niệm hồ sơ Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc Ý khẳng định hồ sơ sản phẩm tồn q trình giải cơng việc sau công việc kết thúc, tài liệu chất thành đóng với bó, gói chờ có chỉnh lý đưa để lập thành hồ sơ Công việc lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Như vậy: Hồ sơ sản phẩm q trình giải cơng việc Có nghĩa hồ sơ bắt đầu hình thành từ thời điểm công việc bắt đầu Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ mà trình tập hợp, xếp cơng văn giấy tờ thành hồ sơ Thống quan điểm ý nghĩa mặt học thuật mà cịn quan trọng việc đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tiến hành công tác kiểm tra, tra công tác lập hồ sơ nước ta Một số loại hồ sơ Theo khái niệm hồ sơ trên, quan, tổ chức có loại hồ sơ sau: Hồ sơ cơng việc: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Hồ sơ nguyên tắc: tập văn văn quy phạm pháp luật mặt công tác, nghiệp vụ định, dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc hàng ngày Hồ sơ nhân sự: tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh…) Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành hồ sơ vụ án ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân… 1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ Khoản 10, Điều 2, Luật lưu trữ: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Việc lập hồ sơ hành người thực hiện, giải công việc lập; tiến hành đồng thời với q trình giải cơng việc Việc lập hồ sơ hành đàm bảo văn bản, tài liệu phản ánh công việc, chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ đạt hiệu Lập hồ sơ chỉnh lý: việc phục hồi lập hồ sơ, tiến hành công việc giải xong mà tài liệu cơng việc khơng lập thành hồ sơ Lập hồ sơ chỉnh lý cán lưu trữ lập trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ, lộn xộn 1.2 Vị trí, vai trị cơng tác lập hồ sơ quan 1.2.1 Vị trí Lập hồ sơ khâu quan trọng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư (công tác văn thư) Sau giải xong công việc chưa xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi chưa hoàn thành cơng việc; Lập hồ sơ mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới cơng tác lưu trữ 1.2.2 Vai trò việc lập hồ sơ tốt có tác dụng Đối với cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác, tạo tác phòng làm việc khoa học… Đối với quan, tổ chức việc lập hồ sơ nhằm quản lý tồn cơng việc quan, quản lý chặt chẽ tài liệu Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ quan giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh Hồ sơ lập khoa học góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác quan, tổ chức tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, xác, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Hiệu hoạt động quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hành nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Như vậy, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng công tác văn thư công tác lưu trữ, kết hợp công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ, mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ Trong hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động quan, tạo xác để giải nhanh chóng, đắn hiệu công việc quan cán công chức Lập hồ sơ tốt giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước quan, hạn chế văn bản, giấy tờ vơ dụng bỏ sót tài liệu quý Làm tốt công tác lập hồ sơ góp phần phục vụ cho nghiên cứu trước mắt lâu dài Đây sở, tiền đề giúp người làm công tác lưu trữ làm tốt khâu nghiệp vụ chun mơn xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu…, xây dựng cách nề nếp, khoa học cơng tác văn thư tránh tình trạng nộp tài liệu bó gói vào lưu trữ tài liệu để tồn động, tích đống 1.3 Những nguyên tắc lập hồ sơ Chỉ đưa vào hồ sơ văn thuộc chức năng, nhiệm vụ giao; hồ sơ người, quan lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan: Chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị sở cho hoạt động quan, đơn vị quy định Luật, định thành lập quan Nhà nước có thẩm quyền Văn hình thành trình hoạt động, quan đơn tất vị yếu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị đó, phản ánh hoạt động quan, đơn vị, phản ánh hoạt động quan, đơn vị mặt công tác, vấn đề, việc cụ thể Toàn hộ hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị thể chức năng, nhiệm vụ giải vấn đề, việc đề cập hồ sơ Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức nhiệm vụ quan, đơnvị loại gửi đến để biết khơng lập thành hồ sơ Văn hồ sơ phải hồn chỉnh có liên hệ mật thiết, hợp lý chặt chẽ công văn, giấy tờ, phản ánh hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế công việc: 10 ứng dụng công nghệ cao 11 sản phẩm OCOP đạt chất lượng TP cơng nhận b) Về văn hóa- xã hội Chương trình phát triển văn hóa, xã hội có nhiều tiến bộ, năm 2020 có 86% làng 90% quan, đơn vị văn hóa; 90% hộ gia đình văn hóa, có làng văn hóa sức khỏe; làng văn hoá kiểu mẫu, Bệnh viện huyện đạt tiêu chuẩn bệnh viện hạng 2; tỷ lệ người dân tham gia BHYT 90,1% (chỉ tiêu đại hội 80%) Tỷ lệ hộ nghèo giảm 0,52% (đã trừ BTXH – ĐH 22 đề 2%); làm tốt công tác phòng chống dịch bệnh, đặc biệt phòng chống đại dịch Covid-19 An ninh trị, trật tự an tồn xã hội giữ vững Cơng tác quốc phịng tăng cường, củng cố, hoàn thành 100% tiêu giao qn đưa cơng an quy làm việc xã, thị trấn Công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống trị có đổi mạnh mẽ đạt kết bật Trách nhiệm nêu gương cán bộ, đảng viên việc học tập làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh có nhiều chuyển biến tích cực Công tác xếp tổ chức, máy tinh giản biên chế, luân chuyển cán có hiệu tốt Chỉ đạo tổ chức thành công Đại hội đảng bộ, chi sở nhiệm kỳ 2020-2025, tiền đề quan trọng để Đại hội Đảng huyện lần thứ XIII thành công 2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ quan UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội 2.2.1 Thực trạng quy trình cơng tác lập hồ sơ quan Trong thời gian qua, kết hoạt động quản lý nhà nước công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thuộc nguồn lưu nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử huyện nhận thức rõ hơn, đầy đủ eve trí, vai trị, tầm quan trọng cảu công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Do vậy, quan tổ chức quan tâm 13 nhiều đến công tác này, từ việc ban hành danh mục hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ vào quan lưu trữ Từ tạo trách nhiệm nhận thức công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào Lữu trữ quan, bước nghiên cứu phương pháp nội dung công tác lập hồ sơ để thực đạt kết Trong trình làm việc UBND huyện xây dựng quy trình lập hồ sơ cơng việc sau: Bước Mở hồ sơ Đối với quan có Danh mục hồ s: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, kí hiệu 14 tiêu đề vào bìa Trong q trình giải cơng việc có việc đột xuất phải giải lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ bổ sung thêm tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ Trơờng hợp chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào nhiệm vụ giao, công việc phải giải thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ Bước Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Muốn lập hồ sơ đầy đủ, hồn chỉnh có chất lượng, cán bộ, công chức trhhh giải công việc cần phải trọng thu thập kịp thời văn bản, tii liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói việc nào, thuộc hồ sơ noo đưa vào việc đó, hồ sơ đó: tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác Cần ý loại văn bản, tài liệu khó thu thập phát biểu Lãnh đạo, bnn tham luận đại biểu dự hội nghị, dự thảo gửi xin ý kiến Cán phụ trách công tác đào tạo quan quan tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ phải thu thập tất văn bản, tài liệu lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để lập hồ sơ Cán phụ trách công tác văn phịng tổ chức Hội nghị phải thu thập văn bản, tài liệu Hội nghị để lập hồ sơ Trong quan có cán vi phạm phải xử lý kỉ luật tất văn bản, tài liệu liên quan đến vụ xử lý kỉ luật phải thu thập đầy đủ để lập hồ sơ Bước Phân chia đơn eve bảo quản xếp văn bản, tii liệu hồ sơ hay đơn vi bảo quản Phân chia đơn vi bảo quản Sau thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại bỏ văn nháp, tài liệu tham khảo, văn trùng văn bản, tài liệu hết giá trị khỏi hồ sơ Mỗi loại văn bản, tài liệu cần giữ 15 chính, khơng có dùng có giá trị để thay Sau số lượng văn bnn, tài liệu 200 tờ nên chia thành tập, tập đơn eve bảo quản Khi phân chia đơn eve bảo quản cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý Sắp xếp văn bnn, tài liệu hồ sơ đơn eve bảo quản Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ để cố ihhh trật tự văn tài liệu, đảm bảo mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện Sắp xếp theo thứ tự thời gian: thời gian ngày tháng năm văn bản, tài liệu Sắp xếp theo thứ tự thời gian văn bản, tài liệu có ngày tháng năm sớm xếp lên trước; văn bản, tài liệu có ngày tháng năm muộn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp hồ sơ vấn đề vụ việc mà vấn đề vụ việc đơn eve bảo quản áp dụng để xếp hồ sơ nguyên tắc Sắp xếp theo văn bản: vào số thứ tự văn để xếp văn tài liệu có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp tập lưu văn theo tê gọi văn thư quan (như tập lưu Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thơng tư…) Sắp xếp theo q trình giải giải cơng việc: q trình giải cơng việc từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt văn đề xếp trước, đến văn bản, tài liệu giải vấn đề cuối văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: xếp hồ sơ thành lập quan, đơn vi…) Sắp xếp theo mức độ quan trọng cùa văn mức độ quan trọng tác giả: 16 Nếu hồ sơ (đơn vi bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác vào mức độ quan trọng văn để xếp, loại quan trọng xếp trước, quan trọng xếp sau (như: Luật, Phấp lệnh, Nghị định, Chỉ thị…) Nếu hồ sơ (đơn vi bảo quản) có nhiều tác giả tác giả quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như: Chính phủ xếp trước Bộ; tỉnh xếp trước huyện…) Sắp xếp theo chữ cái: hồ sơ (đơn vi bảo quản), có nhiều tên địa phương tên người săp xếp theo vần chữ A,B,C… Bước Biên mục hồ sơ Hồ sơ biên mục công việc giải xong vụ việc kết thúc Trước biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu hồ sơ, cịn thiết thu thập, bồ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách xếp đảm bảo trật tự khoa học Nội dung việc biên mục gồm việc sau Đánh số tờ Mục đích việc đánh số tờ để cố định thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn eve bảo quản đánh số liên tục từ tập đến tập cuối Ví dự tờ số 01 đến số tờ 1.200 hồ sơ gồm 06 tập), bảo đảm không bị thất lạc, quản lý tra tìm thuận lợi Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, xác Phương pháp đánh số tờ: văn abnr, tài liệu đơn vi bảo quản dù lớn hay nhỏ đánh số vào góc phải, phía tờ văn chữ số ả Rập, bút chì đen, mềm, khơng đánh bút mực, bút bi, dừng máy dập số để đánh số tờ Ghi mục lục văn Mục lục văn thống kê văn bản, tài liệu đơn vi bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý tra tìm nghiên cứu 17 Mục lục văn dùng cho đơn eve bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài Những đơn vi bảo quản có thời hạn bảo quản tạm thời khơng cần ghi mục lục văn 2.2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ quan Xuất phát từ ý nghĩa tầm quan trọng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, UBND thành phố ban hành Chỉ thị số 02 ngày 20/5/2015 việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử huyện Như vậy, công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan quy định cụ thể, sở pháp lý quan trọng bắt buộc quan, tổ chức cán bộ, công chức, viên chức phạm vi huyện phải thực trình theo dõi giải công việc, đồng thời sở để quan có thẩm quyền tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan theo quy định hành Danh mục hồ sơ ban hành bao quát hết nhóm hồ sơ cần lập, xác định thời gian bảo quản hồ sơ theo Thông tư số 09/2011/TTBNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức Kết hoạt động quản lý nhà nước công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử huyện; Phòng, ban ngành, quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu huyện UBND xã, thị trấn nhận thức rõ hơn, đầy đủ vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp; vậy, quan tâm nhiều đến công tác từ việc ban hành danh mục hồ sơ quan, tổ chức quan tâm, có 42/76 quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ (Văn phòng UBND, Phòng Lao động, Thương binh Xã hội,…); bố trí cán hướng dẫn lập hồ sơ, đơn đốc, kiểm tra giao nộp 18 hồ sơ vào lưu trữ quan nhận thức rõ trách nhiệm cơng tác lập hồ sơ cơng việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan; bước nghiên cứu phương pháp nội dung công tác lập hồ sơ để thực đạt hiệu Các quan, tổ chức quan tâm nhiều đến công tác từ việc ban hành danh mục hồ sơ, bố trí cơng chức có nghiệp vụ hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Từ tạo trách nhiệm nhận thức công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc giao nộp Lưu trữ quan, bước nghiên cứu phương pháp nội dung công tác lập hồ sơ để thực đạt hiệu Cán làm công tác lưu trữ học tập để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Vì vậy, đội ngũ cán làm công tác lưu trữ tăng số lượng chất lượng Công tác nghiệp vụ lưu trữ trọng thường xuyên, đặc biệt cán lưu trữ làm công tác lưu trữ UBND huyện đào tạo bản, đảm bảo đủ số lượng Các sách, chế độ cán làm công tác lưu trữ lãnh đạo UBND huyện thực quan tâm thực đầy đủ Công tác thu thập hồ sơ tiến hàng thường xuyên; hàng năm kho lưu trữ thư khoảng 90% hồ sơ cơng việc có hiệu lực pháp luật thi hành; hồ sơ, tài liệu thi bảo quản an toàn phục vụ khai thái, sử dụng có hiệu đáp ứng yêu cầu Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tăng cường nhiều so với thời gian trước đây, quan, tổ chức quan tâm mua sắm thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ như: Bìa hồ sơ, cặp ba dây, văn phịng phẩm khác có liên quan đến cơng tác lập hồ sơ bước tăng cường bổ sung đáng kể 19 2.2.3 Những tồn hạn chế Mặc dù công tác lập hồ sơ được kết đáng khích lệ, nhiên, qua kiểm tra khảo sát thực tế quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu củahuyện xã/ thị trấn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt Phần lớn cán bộ, cơng chức, viên chức chưa hình thành thói quen lập hồ sơ cơng việc phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp hạn hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ quan Trong báo cáo quan, tổ chức thực tế kiểm tra việc lập Danh mục hồ sơ tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc quan, tổ chức hạn chế, chưa vào nề nếp quy định pháp luật Nhiều Danh mục hồ sơ ban hành chưa bao quát hết đề mục nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định thời hạn bảo quản hồ sơ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Trong thực tế, quan ban hành Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ thường cán văn thư, lưu trữ đến tận phòng, ban để trực tiếp đôn đốc, nhắc nhở hướng dẫn, chuyên viên độc lập thực lập hồ sơ Đối với quan chưa ban hành Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ theo cảm tính, khơng theo nội dung phương pháp lập hồ sơ quy định Hiện nay, có nhiều quan coi việc lưu hồ sơ trình ký lập hồ sơ cơng việc quản lý hồ sơ Đây văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống để lại gánh nặng cho lưu trữ phải xử lý Quan niệm chung quan, tổ chức cho việc xây dựng Danh mục 20 hồ sơ cơng việc khó khăn, khơng thể hình dung trước hồ sơ lập năm Vấn đề quan trọng cần phải có lãnh đạo quan quan tâm, đạo liệt công tác lập hồ sơ quan, đơn vị mình; cán văn thư, lưu trữ phải có kỹ việc tham mưu giúp Thủ trưởng quan xây dựng Danh mục hồ sơ, hướng dẫn tổ chức thực việc lập hồ sơ theo Danh mục Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu diễn phổ biến Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ theo danh mục cịn gặp nhiều khó khăn đơi khơng nhận hợp tác tích cực từ cán bộ, công chức, viên chức Trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ đầu tư, nhiên chưa đáp ứng đủ cho nhu cầu thực tế; kinh phí dành cho cơng tác lưu trữ cịn hạn hẹp; việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ chưa thực Công tác kiểm tra, đạo nghiệp vụ chưa UBND huyện thực thường xuyên, việc ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ thống tồn huyện cịn chạm, chưa thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ Công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, khai tác, sử dụng hồ sơ án chưa phát huy đầy đủ nên chưa đáp ứng yêu cầu công tác nhu cầu xã hội Đa số quan, tổ chức thực giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan theo quy định, nhiên số quan chưa thực chưa nghiêm túc, không theo quy định nhà nước Các tập lưu văn thư (kể tập lưu văn đến tập lưu hồ sơ trình ký) nộp lưu sớm quy định (thường tháng, có tháng nộp vào lưu trữ quan); hồ sơ, tài liệu phòng, đơn vị sau đến năm nộp, dạng tích đống 21 2.2.3 Nguyên nhân tồn hạn chế Có nhiều nguyên nhân làm cho công tác lập hồ sơ nộp lưu nhiều vướng mắc tồn Sự quan tâm đạo chưa sát lãnh đạo huyện cơng tác lập hồ sơ nộp lưu Trình độ chuyên môn nghiệp vụ số phận cán làm cơng tác văn thư cịn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công việc Cơ sở vật chất đầu tư chưa đáp ứng yêu cầu công tác lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ Chưa ứng dụng khoa học công nghệ sâu rộng 22 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH OAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Nâng cao ý thức tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc Không ngừng thông tin, tuyên truyền hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trước mắt cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 110, Nghị định số 09 Chính phủ, Thơng tư 01 Bộ Nội vụ công tác văn thư, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, quản lý văn đi, văn đến hướng dẫn phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thơng tư 01 Bộ nội vụ 3.2 Tăng cường công tác hướng dẫn kiểm tra việc thực Tổng kết 03 năm thực Chỉ thị 02 UBND thành phố lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 307/QĐ-CTUBND ngày 23/02/2012 UBND thành phố để đánh giá kết đạt đề phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp biểu dương khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích việc thực Chỉ thị 02 UBND thành phố Nhóm giải pháp kiện tồn tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Nội dung công tác văn thư tổ chức thực nhiều phận quan Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu Các công việc khác soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức công văn lưu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 23 cấp Bộ phận lưu trữ thực thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan Như vậy, việc kiện toàn tổ chức máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải quan tâm cho phù hợp với nội dung cơng việc 3.3 Nâng cao trình độ lực đội ngũ cán bận làm công tác văn thư Tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng vị trí việc làm đội ngũ làm cơng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần thực sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ quy định văn Bộ Nội vụ Lập kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách Số lượng cán cần đào tạo mới, đào tạo lại cần bồi dưỡng để nâng cao trình độ theo yêu cầu tiêu chuẩn chức danh đảm nhận Nội dung đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật để cán văn thư, lưu trữ làm tốt chức văn thư, lưu trữ mà cịn phải có đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm lịng yêu nghề 3.4 Tăng cường sở vật chất cho văn thư, lưu trữ Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất công tác văn thư, lưu trữ cần phải tiếp tục tăng cường như: Bố trí phịng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại; tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, cặp dây, bìa hồ sơ; máy điều hòa nhiệt độ; đồng hồ treo tường; vật phẩm văn phòng cần thiết; kho lưu trữ bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… tất thiết bị vật 24 phẩm văn phịng phải bố trí hợp lý cố định để dễ sử dụng cần thiết 3.5 Nghiên cứu ứng dụng khoa học công tác văn thư Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; nay, hầu hết quan, tổ chức ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn số quan, tổ chức bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập sở liệu quản lý văn đi, quản lý văn đến Trong đó, khả ứng dụng cơng nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư, quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc 3.6 Thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng vật người làm việc điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại chế độ trang bị bảo hộ lao động cần thiết Ngồi ra, tính chất cơng việc đòi hỏi đội ngũ cán văn thư, lưu trữ phải bố trí ổn định việc phân công nhiệm vụ cho cán văn thư, lưu trữ phải cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ để cán văn thư, lưu trữ phát huy hết lực phục vụ cho cơng việc, góp phần đưa cơng tác lập hồ sơ cơng việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử tỉnh bước ngày khoa học, thống nhất, nâng lên tầm cao công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ theo quy định Luật Lưu trữ Việt Nam 25 KẾT LUẬN Để đảm bảo tính trung thực xác kịp thời cơng văn, giấy tờ lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm, đạo sát không ngừng nâng cao trang thiết bị đại cho công tác văn thư – lưu trữ Mặt khác cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ phải tự trau dồi kiến thức, chun mơn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Cần quan tâm chăm lo đến đời sống vật chất tinh thần cho cán công nhân viên tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát huy lực Ban lãnh đạo ban nhân dân cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp nhân viên, tạo khơng khí thân mật gần gũi giúp đỡ nhân viên thoát khỏi tâm trạng nặng nề, sợ sệt lãnh đạo Sự quan tâm giúp đỡ tận tình lãnh đạo ủy ban làm cho họ cảm thấy quan tâm họ ngày nỗ lực tận tụy với công việc để xứng đáng với tín nhiệm lãnh đạo, làm việc hăng hái, nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm cao sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ giao phó Có cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ lưu trữ quan thực hiệu 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo kinh tế xã hội huyện Thanh Oai năm 2017 Báo cáo kinh tế xã hội huyện Thanh Oai năm 2018 Báo cáo kinh tế xã hội huyện Thanh Oai năm 2019 Báo cáo kinh tế xã hội huyện Thanh Oai năm 2020 Biện pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành quan, tổ chức địa phương.https://ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn/ Giáo trình Cơng tác văn thư, Nxb Đại học Quốc Gia Hội thảo khoa học “Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan – thực trạng giải pháp” Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan.https://ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn/ Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc giao trữ.https://ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn/ 27 nộp hồ sơ vào lưu ... công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội Chương Giải pháp nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội NỘI DUNG... lưu vào lưu trữ Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng cơng tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ ủy ban nhân dân huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp. .. tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan – thực trạng giải pháp? ?? Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan.https://ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn/ Nhóm giải pháp nâng cao nhận