Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội

Thực hiện tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, đơn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHẠM THỊ HẠNH

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ

VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số:60 32 24

Hà Nội - 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Phạm Thị Hạnh

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ

VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 4

PHẦN NỘI DUNG 14

Chương 1 14

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI 14

1.1 Tổng quan về các quận của thành phố Hà Nội 14

1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận của thành phố Hà Nội 15

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND cấp quận: 22

1.2.Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận 25

1.3.Vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội 28

1.3.1 Vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ 28

1.3.2 Ý nghĩa của việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ 29

Chương 2 34

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 34

2.1Quy định của Nhà nước và của UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 34

2.1.1 Các văn bản của Nhà nước và UBND thành phố Hà Nội về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 34

2.1.2 Các văn bản của UBND các quận quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 35

2.2.1 Việc áp dụng các văn bản của Nhà nước và của UBND quận đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 37

2.2.2 Kết quả khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UBND một số quận của thành phố Hà Nội 41

Khảo sát tại UBND các quận Long Biên; Hoàng Mai, Ba Đình, Cầu Giấy, Hoàn Kiếm, Tây Hồ chúng tôi nhận thấy rằng: 42

2.2.3 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội 62

Chương 3 68

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ

UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 68

3.1 Nhóm giải pháp chung 68

3.1.1 Ban hành quy chế Văn thư Lưu trữ ở UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội 68

3.1.2 Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ 70

3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 72

3.2.1 Tổ chức tuyên truyền, phổ biến luật pháp Nhà nước về quản lý hồ sơ, tài liệu 72

3.2.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, tổ chức hướng dẫn lập hồ sơ ở UBND cấp quận 73

3.2.3 Nâng cao trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 75

3.2.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 77

3.2.5 Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 78

3.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 80

PHẦN KẾT LUẬN 85

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

Danh mục các bảng

Bảng 2.1: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn công tác ở các đơn vị thuộc UBND cấp quận của thành phố Hà Nội( trang 43)

Bảng 2.2: Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội( trang 44)

Bảng 2.3: Bảng thống số lượng văn bản đi do UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 49)

Bảng 2.4: Bảng thống số lượng văn bản đến do UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 50)

Bảng 2.5: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ hiện hành và các đơn vị đã lập hồ sơ ở UBND các quận(trang 54)

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Hiện nay, lập hồ sơ là một trong những công việc thường xuyên và có vị trí rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Thực hiện tốt công tác lập

hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, đơn vị

và cán bộ chuyên môn giải quyết công việc ; nâng cao chất lượng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ trong việc bảo quản, tổ chức và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu khi cần

UBND các quận của Hà Nội là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa –xã hội… Cùng với các mặt hoạt động của cơ quan, công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội nói riêng chiếm vai trò rất lớn trong hoạt động của Văn phòng Văn phòng UBND quận là bộ phận tham mưu, giúp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trong UBND quận chủ động lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ

Hàng năm, ở UBND cấp quận hình thành rất nhiều văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Trong đó có nhiều văn bản chứa đựng các nội dung thông tin quan trọng phản ánh quá trình hoạt động về mọi ngành, mọi lĩnh vực khác nhau Văn bản, tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc cần được tập hợp thành hồ sơ theo vấn đề hoặc sự việc cụ thể để quản lý và phân loại hợp lý, khoa học phục vụ cho mục đích khai thác sử dụng không phải chỉ đối với cán bộ công chức đang công tác ở UBND cấp quận mà còn phục vụ cho nhân dân có nhu cầu sử dụng thông tin

Thực tế, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã được UBND cấp quận của thành phố Hà Nội thực hiện trong nhiều năm qua và đã thu

được những kết quả đáng kể : một số đơn vị trong cơ quan đã lập được hồ sơ hiện hành, hồ sơ nguyên tắc Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi nhận thấy hiện nay công tác này, mặc dù đã thực hiện, nhưng còn gặp phải rất nhiều hạn chế và bất cập: việc lập hồ sơ thiếu tính chủ động, chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức trong cơ quan ; một số phòng, ban và đơn

vị không coi công tác lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ công chức nói chung và của các đơn vị trong cơ quan nói riêng Ở UBND quận chưa có sự thống nhất trong các khâu nghiệp vụ về lập hồ sơ; không hiểu phương pháp lập và chưa được chuyên môn hoá ; hồ sơ lập ra không đầy đủ ; chất lượng hồ sơ lập chưa cao; nhiều tài liệu

bị tích đống, rời lẻ từ năm này qua năm khác ở các đơn vị của UBND cấp quận gây nên rất nhiều khó khăn cho việc quản lý, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy, việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội còn có những hạn chế như: Chưa xây dựng được danh mục hồ sơ ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu và danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ; chưa có văn bản hướng dẫn về công tác lập hồ sơ Ngoài ra, việc kiểm tra chất lượng hồ sơ đã lập không được thực hiện thường xuyên, định

kỳ ; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lập hồ sơ vẫn còn hạn hẹp Những hạn chế này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý, điều hành cũng như việc bảo quản, tra tìm hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc UBND cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội

Trước những bất cập về công tác lập hồ sơ ở UBND cấp quận –thành phố Hà Nội như đã nêu ở trên, việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế công tác lập hồ

sơ, làm rõ những ưu điểm và tồn tại của công tác này, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hồ sơ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, qua đó giúp cán bộ công chức thấy được lợi ích của công việc này ở UBND cấp quận thành phố Hà Nội

Với tất cả những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài: “Các giải pháp nâng

cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UBND cấp quận của thành phố

Hà Nội ” làm luận văn thạc sỹ của mình

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài :

*Mục tiêu của đề tài:

- Tìm hiểu việc thực hiện văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nước và địa phương về công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội

- Làm rõ thực trạng ; phân tích những ưu điểm, hạn chế ; đánh giá và nhận xét

trên cơ sở điều tra, khảo sát công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội

* Nhiệm vụ của đề tài :

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của UBND cấp quận trong hệ thống hành chính Nhà nước nói chung, thành phố Hà Nội nói riêng

- Tìm hiểu các loại văn bản, tài liệu hình thành và giá trị của chúng trong hoạt động của UBND cấp quận thành phố Hà Nội

- Điều tra, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ của UBND cấp quận thành phố Hà Nội

- Đề xuất kiến nghị và đưa ra giải pháp để thực hiện các mục tiêu đặt ra

3 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề sau :

- Hệ thống các văn bản quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước và UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

-Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận và các đơn vị cấu thành

- Các loại văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận

- Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này và đội ngũ cán bộ công chức đang làm việc và trực tiếp lập hồ sơ tại các đơn vị và phòng ban thuộc UBND cấp quận

- Ứng dụng ISO 9001 vào công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ tại UBND cấp quận

4 Phạm vi nghiên cứu:

Do hạn chế về thời gian nghiên cứu, nên luận văn chỉ tập trung tìm hiểu, khảo sát tài liệu hình thành ở UBND cấp quận ; thực trạng công tác lập hồ sơ và thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp quận mà chưa thể mở rộng phạm vi nghiên cứu đến UBND các huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội

và Nhân văn Hà Nội và Đại học Nội vụ Hà Nội cũng lấy vấn đề này làm chủ đề nghiên cứu Mỗi một đề tài đều nghiên cứu ở các góc độ và phạm vi khác nhau, ví

dụ như :

- Đề tài « Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành TW Đảng- thực trạng và giải pháp »

- Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà – 2006 ;

- Đề tài « Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng TW Đảng- thực trạng và giải pháp‟- Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tâm – 2008 ;

- Đề tài « Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội‟- Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Kim Oanh – 2008 ;

- Đề tài « Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND quận Ngô Quyền – Hải Phòng» - Khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Huyền - 2006

- Đề tài « Tình hình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tại Tổng công ty điện lực Việt Nam - Khóa luận tốt nghiệp của Lã Thị Mai – 2005

Ngoài ra, cũng có nhiều bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan :

- Lã Thị Hồng « Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các

hồ sơ công việc » Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2006 ;

- Trần Trung Kiên « Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở địa phương » Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2008 ;

- PGS Nguyễn Văn Hàm „Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong‟‟, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2011

-GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm „„Trách nhiệm công vụ và thể chế hóa công tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền‟‟, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011

Mới đây, Trường Đại học Nội vụ tổ chức hội thảo khoa học : « Lập hồ sơ hiện hành, lý luận thực tiễn và những vấn đề đặt ra‟‟ Hà Nội tháng 10/2010

Qua quá trình tìm hiểu của bản thân, nhìn chung các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, các bài viết mới chỉ dừng lại ở phạm vi nghiên cứu về công tác lập hồ sơ của một số cơ quan Bộ, cơ quan Đảng, một số địa phương (Hải Phòng ), hoặc một quận của UBND thành phố Hà Nội(quận Thanh Xuân) mà chưa có công trình nghiên cứu các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội Vì vậy, việc nghiên cứu các giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội –cơ quan Hành chính Nhà nước cấp quận ở địa phương là một trong những yêu cầu cấp thiết

và cũng là một hướng đi mới của đề tài

Chúng tôi thực hiện đề tài này với mong muốn từ khảo sát, điều tra thực tế công tác lập hồ sơ, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lập

hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ, đồng thời cũng mong muốn qua đề tài này, UBND cấp quận của thành phố Hà Nội, cán bộ công chức của cơ quan nhận thấy được vai trò, trách nhiệm trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ, đồng thời phải đưa công tác lập hồ sơ trở thành trách nhiệm công vụ phải thực hiện cùng với những nhiệm vụ khác của cơ quan

6 Phương pháp nghiên cứu :

Để thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi áp dụng phương pháp nghiên cứu chính như : Khảo sát thực tế, điều tra xã hội học, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh…dựa trên các quan điểm mang tính phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen

và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài

- Phương pháp khảo sát thực tế được tiến hành bằng cách trực tiếp xem tài liệu và tình hình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở các quận: Hoàn Kiếm; Long Biên; Hoàng Mai; Ba Đình; Tây Hồ; Cầu Giấy Bởi vì đây là những quận có sự đầu tư, quan tâm và làm tương đối tốt công tác này

- Phương pháp điều tra xã hội học được thực hiện bằng cách gửi phiếu khảo sát đến Văn phòng UBND các quận Hai Bà Trưng, Thanh Xuân; Hà Đông; Đống

Đa để tìm hiểu số lượng cán bộ biên chế ở Văn phòng ; biên chế cán bộ làm công tác văn thư UBND cấp quận; tổng số văn bản của cơ quan ban hành trong năm; thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

- Phương pháp phỏng vấn được thực hiện đối với một số cán bộ quản lý UBND cấp quận( Chánh; Phó Chánh Văn phòng; Trưởng; Phó Trưởng phòng Nội vụ); cán bộ văn thư, lưu trữ; cán bộ chuyên môn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Nội dung của phiếu điều tra khảo sát đề cập đến: Nhân sự và trình độ chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ làm công tác văn phòng UBND quận; biên chế và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ văn thư cơ quan; các loại văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ nói riêng

- Phương pháp hệ thống và thống kê nhằm đánh giá tình hình, số lượng hồ sơ hiện hành được lập ở các phòng, ban thuộc UBND cấp quận

- Phương pháp phân tích, tổng hợp để chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công này ở các quận của thành phố Hà Nội

7 Các nguồn tài liệu tham khảo

- Các giáo trình, tập bài giảng về công tác văn thư nói chung, lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ nói riêng của Trường Đại học khoa học xã hội Nhân văn như : Lý luận và phương pháp công tác văn thư ; Trường Đại học Nội vụ Hà Nội : Nghiệp vụ công tác văn thư ; Nghiệp vụ công tác Lưu trữ…

- Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan quản lý Nhà nước có quy định liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan : Luật Lưu trữ ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2102 của Bộ

Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…

-Các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo khoa học tại hội thảo, các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ;

- Các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ của UBND cấp quận : Quy định về công tác văn thư lưu trữ; Danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND một số quận…

- Sách, báo, tạp chí đề cập đến ISO 9000 và việc áp dụng ISO 9001 trong công tác văn thư;

- Các báo cáo về việc áp dụng ISO 9001 của một số cơ quan hành chính Nhà nước về công tác văn thư

- Các nguồn tài liệu được khảo sát trực tiếp tại các quận của thành phố Hà Nội trong những năm gần đây

8 Đóng góp của đề tài

-Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế về

công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, để từ đó nâng cao hiệu quả, chất lượng lập hồ sơ ở UBND cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội

-Đề tài này cũng nhằm làm rõ trách nhiệm lập hồ sơ đối với cán bộ công chức của cơ quan, từng bước đưa công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp và là công việc thường xuyên và bắt buộc đối với các cán bộ công chức công tác ở UBND cấp quận

9 Bố cục của đề tài:

Đề tài này được chia làm 3 phần:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, đề tài luận văn được chia là 3 chương:

Chương 1: Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội

Trong chương 1 vấn đề chủ yếu được tập trung đề cập đến : Vị trí của cấp quận trong hệ thống Hành chính Nhà nước ; Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp quận và các đơn vị cấu thành ; Thành phần, đặc điểm, nội dung và giá trị của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận – Thành phố

Hà Nội ; Lập hồ sơ và tầm quan trọng của lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UNND cấp quận của thành phố Hà Nội

Ở chương này, chúng tôi đề cập đến các văn bản chỉ đạo về công tác lập hồ

sơ và nêu thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UBND cấp quận bằng các phương pháp nghiên cứu, phỏng vấn, khảo sát, phân tích, so sánh tình hình thực tế ở từng UBND cấp quận cụ thể; đội ngũ cán bộ làm các công việc liên quan đến công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng Qua đó, chúng tôi đánh giá, nhận xét những kết quả đã đạt được, hiệu quả hồ sơ đã lập, thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và những hạn chế cần khắc phục

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội

Trên cơ sở thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ tại UBND cấp quận, căn cứ vào yêu cầu và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ

sơ và nộp lưu vào lưu trữ, để từng bước đưa công tác lập hồ sơ là nhiệm vụ, là công việc và trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan UBND cấp quận

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này, do thời gian có hạn, nên quá trình nghiên cứu đề tài không tránh khỏi một số hạn chế thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý của các thầy cô giáo, các bạn đồng nghiệp Qua đây, chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn tới cán bộ công chức UBND các quận của thành phố Hà Nội; các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giúp

đỡ và động viên chúng tôi hoàn thành luận văn Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới PGS Nguyễn Văn Hàm, người hướng dẫn khoa học đề tài luận văn này

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2013

Học viên

Phạm Thị Hạnh

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1.1 Tổng quan về các quận của thành phố Hà Nội

Hà Nội là thủ đô của Việt Nam, là thành phố đứng đầu Việt Nam về diện tích với 3328,9km2

, đồng thời cũng là địa phương đứng thứ nhì về dân số với 6.699.600 người (2011) Hiện nay, thủ đô Hà Nội là đô thị loại đặc biệt của Việt Nam Hà Nội nằm giữa đồng bằng sông Hồng trù phú, nơi đây đã sớm trở thành một trung tâm chính trị và tôn giáo ngay từ những buổi đầu của lịch sử Việt Nam Năm 1010, Lý Công Uẩn, vị vua đầu tiên của nhà Lý, quyết định xây dựng kinh đô mới ở vùng đất này với tên gọi Thăng Long Trong suốt thời kỳ của các triều đại Lý, Trần, Lê, Mạc, kinh thành Thăng Long là nơi buôn bán, trung tâm văn hóa, giáo dục của cả miền Bắc Khi Tây Sơn rồi nhà Nguyễn lên nắm quyền trị vì, kinh đô được chuyển

về Huế và Thăng Long bắt đầu mang tên Hà Nội từ năm 1831, dưới thời vua Minh Mạng Năm 1902, Hà Nội trở thành thủ đô của Liên bang Đông Dương và được người Pháp xây dựng, quy hoạch lại

Tháng 8, năm 2008, toàn bộ địa giới của Hà Tây, huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc) cùng 4 xã của Hòa Bình sáp nhập vào thủ đô Hà Nội.Đến nay, trong tâm thức mỗi người dân Thủ đô đã quen với một Hà Nội có quy mô rộng lớn không chỉ về diện tích mà còn về những thế mạnh, tiềm năng phát triển kinh tế -văn hóa - xã hội Sau đợt mở rộng địa giới hành chính vào tháng 8 năm 2008, Hà Nội hiện nay gồm 10 quận:Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Long Biên, Hà Đông, Tây Hồ, Hoàng Mai; 1 thị xã và 18 huyện ngoại thành Hiện nay, Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh là hai trung tâm kinh tế - chính trị đặc biệt quan trọng của Việt Nam Hà Nội cũng là một trung tâm văn hóa, giáo dục với các nhà hát, bảo tàng, các làng nghề truyền thống, những cơ quan truyền thông cấp

quốc gia các trường đại học và các Viện nghiên cứu lớn mà không một đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố nào sánh được

Cấp quận của thành phố Hà Nội giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong bộ máy hành chính Nhà nước ở địa phương Đây là cấp chính quyền có trọng trách đưa các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và của UBND thành phố Hà Nội đến với người dân thủ đô Điều này đã được ghi rõ trong Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân năm 2003 và các văn bản hướng dẫn của Chính phủ và của UBND thành phố Hà Nội trong thời gian qua

1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận của thành phố Hà Nội

* Chức năng của UBND quận

UBND quận do Hội đồng nhân dân quận bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân quận, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội

UBND quận chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND quận, nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn UBND cấp quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương đến cơ sở[24;tr8]

*Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp quận

Luật tổ chức HĐND và UBND do Quốc hội khóa 11 nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/ 2003 thì UBND quận có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

Trong lĩnh vực kinh tế:

-Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

-Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, phường

Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

-Tham gia với Uỷ ban nhân dân thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn

-Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

ở các xã, phường;

-Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân thành phố

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

-Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

-Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

-Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

-Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn quận;

-Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

-Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao:

-Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

-Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo

vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

-Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

-Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:

-Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

-Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

-Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn quận; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

-Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

-Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các

biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

-Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

-Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

-Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật:

-Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phường thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

-Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

-Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật; -Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở địa phương

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

-Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

-Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận;

-Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định

Luật tổ chức HĐND và UBND được quốc hội khóa 11 thông qua ngày 25/11/2003, quy định nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp huyện trong bộ máy hành chính Nhà nước ở địa phương rất cụ thể Tuy nhiên do đặc thù của UBND cấp quận khác UBND cấp huyện về vị trí địa lý nên ngoài những quy định trên, UBND cấp quận còn thực hiện các nhiệm vụ khác:

- Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;

-Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ;

-Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;

-Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao trên địa bàn quận [24,tr7]

Các lĩnh vực này tương ứng với các loại hồ sơ hình thành ở các bộ phận chuyên môn của UBND cấp quận: Hồ sơ về việc quy hoạch các dự án trọng điểm trên địa bàn quận; Hồ sơ về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; HS thẩm định; Hồ sơ về cấp giấy phép xây dựng; Hồ sơ về giải phóng mặt bằng… Đây cũng chính là một trong những nét đặc thù tạo nên sự khác biệt của các hồ sơ hình thành

ở các bộ phận chuyên môn giữa UBND cấp quận và UBND cấp huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội

* Cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận

UBND cấp quận là cơ quan được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ UBND cấp quận thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, ngăn ngừa và chống các bệnh quan liêu, cửa quyền, lãng phí và các biểu hiện tiêu cực khác của các cán bộ công chức trong bộ máy chính quyền ở địa phương

Tổ chức bộ máy lãnh đạo của UBND cấp quận gồm: Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Tuy nhiên số lượng các Phó chủ tịch ở UBND cấp quận phụ trách các lĩnh vực chuyên môn có sự khác nhau do đặc thù của mỗi quận có sự khác nhau

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ- CP, ngày 04/02/2008, của Chính phủ đã quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, thị xã,thành phố thuộc tỉnh gồm:

1 Phòng Nội vụ

2 Văn phòng

3 Phòng Tài chính- Kế hoạch

4 Phòng Tư pháp

5 Phòng Tài nguyên và Môi trường

6 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

7 Phòng Văn hoá và Thông tin

8 Phòng Giáo dục và Đào tạo

Như vậy, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp quận là cơ quan tham mưu, giúp UBND cấp quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp quận chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố

Hà Nội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND cấp quận:

- Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng

quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán

bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước: ; tôn giáo; thi đua - khen thưởng

- Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử

lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác

- Phòng Tài chính - Kế hoạch: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

- Phòng Tài nguyên và Môi trường: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ và biển (đối với những địa phương có biển)

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: tham mưu, giúp Ủy ban nhân

dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới

- Phòng Văn hoá và Thông tin: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản

- Phòng Giáo dục và Đào tạo: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

- Phòng Y tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số

- Thanh tra quận: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp quận; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợp

cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch

Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành và cung cấp thông tin phục vụ quản lý, hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân

- Phòng Kinh tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công nghiệp; thương mại;

- Phòng Quản lý đô thị: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà

ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi

đỗ xe đô thị)

Như vậy, về cơ bản các lĩnh vực giữa UBND cấp quận và UBND cấp huyện được phân công thực hiện nhiệm vụ là giống nhau Tuy nhiên, do vị trí và vai trò của UBND cấp quận và UBND cấp huyện có một số khác biệt, cho nên ngoài các lĩnh vực quản lý như đã nêu ở trên, UBND quận còn thực hiện một số nhiệm vụ khác: quy hoạch đô thị của thành phố; quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai; quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao trên địa bàn quận Đây chính là nét khác biệt giữa UBND

cấp quận và UBND cấp huyện trong việc quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương Điều này lưu ý chúng tôi tìm hiểu loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận có nét đặc thù hơn so với tài liệu hình thành ở UBND cấp huyện

1.2.Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận

1.2.1 Thành phần tài liệu

UBND quận là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội về các lĩnh vực: chính trị- xã hội, kinh tế, đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, thương mại …, vì thế thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận rất phong phú và đa dạng

Hàng năm, các văn bản sản sinh ra trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận chiếm số lượng rất lớn, đa dạng về nội dung, phong phú về thể loại, phản ánh toàn diện hoạt động của cơ quan với nhiều loại hình tài liệu như: tài liệu hành chính , tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ, tài liệu nghe nhìn… Ngoài văn bản đi do UBND cấp quận ban hành còn có văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến như: Văn bản, tài liệu của quốc hội ; Chính phủ ; của UBND thành phố Hà Nội; các Sở, ban ngành ; các cơ quan cùng cấp : UBND các quận gửi tới và của các đơn vị cấp dưới chuyển đến : UBND các phường thuộc quận

*Tài liệu hành chính:

- Tài liệu của cơ quan cấp trên chỉ đạo về các lĩnh vực kinh tế; văn hóa- xã

hội trên địa bàn quận;

- Hồ sơ, tài liệu về chương trình, kế hoạch, quy hoạch phát triển kinh tế - xã

hội của quận;

- Tập báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch xây dựng, phát triển kinh

tế của quận hàng năm hoặc nhiều năm

- Tập tài liên quan đến công tác chỉ đạo, lãnh đạo của quận đối với các nhiệm

vụ được giao

-Hồ sơ về công tác tuyển dụng cán bộ công chức, viên chức trên địa bàn quận

-Hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng của quận;

-Tập văn bản của UBND quận quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

-Hồ sơ về công tác cải cách hành chính của UBND quận

-Hồ sơ về việc miễn nhiệm, bổ nhiệm, luân chuyển, điều động cán bộ công chức của quận

- Tài liệu về công tác bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp

- Hồ sơ về việc giải quyết chế độ chính sách cho người có công

- Hồ sơ về quản lý việc sử dụng đất nông nghiệp trên địa bàn quận…

* Tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ:

- Hồ sơ bản đồ địa giới hành chính của quận

- Hồ sơ về việc xây dựng các trạm bơm thoát nước

- Hồ sơ xây dựng, tu bổ các công trình trên địa bàn quận

-Hồ sơ về thẩm định, đấu thầu phê duyệt các dự án đầu tư trên địa bàn quận

- Báo cáo đầu tư công trình cải tạo nâng cấp đường đi lại trên địa bàn quận

- Hồ sơ về việc quản lý dự án xây dựng trên địa bàn quận…

* Tài liệu nghe nhìn:

Loại hình tài liệu này chiếm số lượng rất ít trong các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận của thành phố Hà Nội: một số tài liệu về

kiểm kê cổ vật, di tích trên địa bàn quận; hồ sơ về việc tổ chức các hoạt động thể thao, một số băng đĩa, hình ảnh về các hoạt động văn hóa trên địa bàn quận…

1.2.2 Nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận

Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân[23,tr1] Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND cấp quận nói

chung và các phòng ban của quận nói riêng mà tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận không chỉ phản ánh nội dung về một lĩnh vực mà còn có chứa đựng nội dung thông tin về nhiều lĩnh vực khác nhau: Tổng hợp, Nội chính, Kinh tế, Văn xã…Các văn bản, tài liệu này do cơ quan cấp trên gửi đến; của đơn vị thuộc và trực thuộc UBND cấp quận sản sinh ra để phục vụ cho hoạt động,lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND cấp quận có hiệu quả Văn bản, tài liệu sẽ phát huy giá trị khi văn bản đó phải chứa đựng các nội dung thông tin chân thực và tin cậy về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa- xã hội trên địa bàn quận, ngoài ra văn bản phải có đầy đủ các yếu tố thể thức… Quản lý được văn bản sẽ giúp cho việc nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu suất lao động không phải chỉ đối với đơn vị mà còn nâng cao hiệu quả làm việc cho cán bộ chuyên môn chủ trì giải quyết công việc Bảo quản, lưu giữ văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận sẽ là một trong những yếu tố giữ gìn bí mật của Nhà nước và của cơ quan, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng nguồn thông tin khi cần thiết

Như vậy, có thể thấy thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận rất phong phú và đa dạng Để các hồ sơ, tài liệu phát huy được giá trị phục vụ cho việc quản lý, theo dõi giải quyết công việc thì công tác lập hồ sơ hiện hành phải được cán bộ công chức ở UBND cấp quận quan tâm chú trọng và thấy đó là trách nhiệm bắt buộc phải thực hiện khi công việc đã được xử lý xong

1.3.Vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội

Lập hồ sơ hiện hành là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan, tổ chức nói chung và nhiệm vụ của các cán bộ công chức, viên chức chủ trì giải quyết công việc nói riêng, là điểm nối quan trọng giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Ở UBND cấp quận, công tác lập hồ sơ muốn đi vào nề nếp, nâng cao được hiệu quả và chất lượng lập hồ sơ hiện hành thì bản thân cán bộ công chức, cán bộ chuyên môn chủ trì giải quyết công việc phải hiểu được thế nào là hồ sơ, lập hồ sơ, từ đó sẽ nhận thức được vai trò và ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ

1.3.1 Vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận, cùng với các công việc khác hình thành trong quá trình giải quyết công việc của UBND thì công tác lập hồ sơ cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, tổ chức Nếu giải quyết xong công việc mà chưa lập hồ sơ, rất khó cho lãnh đạo UBND cấp quận quản lý được khối lượng công việc phải thực hiện trong năm, cán bộ công chức không nắm

rõ được diễn biến công việc đã chủ trì, dẫn đến thất lạc văn bản tài liệu và khó khăn cho việc tra tìm, hơn nữa nếu lập hồ sơ không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ của cơ quan trong việc khôi phục hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu…

Nộp lưu hồ sơ là công việc bắt buộc phải thực hiện khi hồ sơ hiện hành được lập ở giai đoạn văn thư Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định của Nhà nước và phù hợp với thực tế mỗi cơ quan, nếu thực hiện tốt công tác này sẽ hạn chế được tình trạng văn bản, tài liệu bó gói, phân tán ở nhiều đơn vị, nhiều bộ phận khác nhau của UBND cấp quận Đây là việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cán bộ công chức có trách nhiệm lập hồ sơ Hồ sơ hiện hành được giao nộp đầy đủ và đúng thời hạn sẽ góp phần giữ gìn an toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, phục vụ có hiệu quả nhu cầu khai thác, sử dụng trước mắt và

lâu dài Ngược lại, nếu UBND cấp quận không thực hiện tốt công tác này, hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, phân tán khi khai thác sử dụng gặp rất nhiều khó khăn

Ví dụ: Tập lưu văn bản của UBND quận Cầu Giấy tháng 01 năm 2012 Tập lưu này chỉ phát huy giá trị và phục vụ cho việc khai thác sử dụng khi kết thúc tháng 01, cán bộ văn thư cơ quan có nhiệm vụ tập hợp các văn bản do UBND quận Cầu Giấy ban hành,;sắp xếp, biên mục theo trật tự khoa học Hồ sơ này không chỉ

có giá trị thực tiễn mà còn có giá trị lâu dài phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan

1.3.2 Ý nghĩa của việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ

Một là, lập hồ sơ hiện hành góp phần nâng cao chất lượng công tác cho cán

bộ công chức công tác tại UBND cấp quận Công việc sau khi giải quyết xong được lập thành hồ sơ theo từng vấn đề hoặc sự việc cụ thể sẽ không chỉ giúp cho lãnh đạo UBND cấp quận quản lý được khối lượng công việc hình thành trong quá trình hoạt động của cấp quận trong năm mà qua các hồ sơ hiện hành đã lập sẽ nắm rõ được nhiệm vụ của các đơn vị thuộc quận và cá nhân chủ trì giải quyết công việc Chất lượng lập hồ sơ tốt, sẽ giúp cho lãnh đạo UBND quận và cán bộ công chức tra tìm được văn bản trong hồ sơ một cách hệ thống và đầy đủ, nghiên cứu vấn đề một cách trọn vẹn từ khi bắt đầu một công việc cho đến khi công việc đó được giải quyết xong Lập hồ sơ công việc sẽ nâng cao được hiệu quả công tác, cách thức làm việc khoa học và nề nếp Nếu không chia theo từng nhóm nội dung công việc cụ thể, bản thân cán bộ chủ trì giải quyết công việc không nắm rõ được công việc mình đã làm, trình tự công việc đã được giải quyết, không theo dõi và báo cáo kịp thời tiến độ và hiệu quả giải quyết công việc khi lãnh đạo UBND quận hay các phòng ban hoặc cán

bộ công chức trong cơ quan yêu cầu

Ví dụ: Hồ sơ nâng lương cho cán bộ công chức của UBND quận Thanh Xuân năm 2012

Qua hồ sơ này, lãnh đạo UBND quận Thanh Xuân nắm rõ được quy trình thực hiện việc nâng lương cho các cán bộ công chức của cơ quan trong năm, thời gian tổ chức thực hiện,số lượng cán bộ được nâng lương Tạo điều kiện rất lớn giúp cán bộ lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu Mang lại lợi ích thiết thực cho việc quản lý

và tra tìm các loại văn bản trong hồ sơ Mục đích cuối cùng của việc lập hồ sơ là bảo quản an toàn tài liệu, khi cần có thể: dễ tìm, dễ thấy; dễ lấy

Hai là, lập hồ công việc sẽ giúp UBND cấp quận và cán bộ công chức chủ trì giải quyết công việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận chặt chẽ, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, góp phần giữ gìn bí mật của Nhà nước nói chung và bí mật của cơ quan nói riêng Lập hồ sơ hiện hành tốt, sẽ giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được thành phần, khối lượng văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và đơn vị, xác định được mức

độ và tầm quan trọng của từng hồ sơ đã lập Văn bản, tài liệu sau khi được tập hợp thành hồ sơ, được sắp xếp, đánh số tờ, viết mục lục và viết tiêu đề hồ sơ hợp lý, khoa học không chỉ giúp ích cho cán bộ công chức của UBND cấp quận quản lý tài liệu mà từng bước sẽ tạo được thói quen cho cán bộ công chức biết coi trọng giá trị của văn bản, tài liệu từ đó sẽ có ý thức và trách nhiệm cao hơn đối với công tác lập

hồ sơ hiện hành

Ba là, lập hồ sơ hiện hành tốt, sẽ là điều kiện cần thiết giúp cho cán bộ công chức của UBND cấp quận lựa chọn và giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan

và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Theo Luật Lưu trữ „„Trong thời hạn

01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan; Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu [23, tr 5]

Việc giao nộp hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan phải dựa trên cơ sở các hồ

sơ đã được lập chứ không phải là các văn bản, tài liệu rời lẻ hoặc không có giá trị

Do đó, để việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, thì việc lập hồ sơ hiện hành

là một yêu cầu bắt buộc đối với cán bộ công chức chủ trì giải quyết công việc Chỉ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan khi việc lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt- có nghĩa là văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận được phân theo từng vấn đề, sự việc cụ thể, văn bản, tài liệu trong hồ

sơ phải đầy đủ và có mối liên hệ mật thiết với nhau, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và phải được biên mục Có thực hiện tốt được điều này, cán bộ lưu trữ của UBND các quận không mất thời gian để khôi phục hồ sơ, có điều kiện thuận lợi để

tổ chức khoa học tài liệu, nâng cao hiệu suất công tác và chất lượng tài liệu lưu trữ, đáp ứng cho việc bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức và cá nhân

Ví dụ: Tập báo cáo tổng kết công tác tháng, quý, năm 2012 của các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND quận Ba Đình Nếu đưa tất cả các văn bản này vào một

hồ sơ là không hợp lý, có sự trùng lặp thông tin trong hồ sơ Chất lượng lập hồ sơ không cao Muốn hồ sơ lập ra có chất lượng, cán bộ chuyên môn phụ trách công việc này phải phải lập 02 hồ sơ:

+ Hồ sơ 1: Tập báo cáo tổng kết công tác tháng, quý năm 2012 các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND quận Ba Đình

+ Hồ sơ 2: Tập báo cáo tổng kết công tác năm 2012 các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND quận Ba Đình

Có thể nhận thấy, trong hai hồ sơ trên, hồ sơ thứ hai có giá trị lớn hơn hồ sơ thứ nhất, hồ sơ này sẽ không chỉ phát huy giá trị trong thời gian ngắn mà các nguồn thông tin trong hồ sơ này sẽ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng lâu dài hoặc vĩnh

viễn Hồ sơ thứ nhất chỉ có thời hạn bảo quản tạm thời và không phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Thứ tư là, lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt không phải chỉ ở một số phòng, ban của UBND quận mà phải được thực hiện đồng bộ đối với tất cả các đơn

vị trong cơ quan, làm tốt công tác này sẽ tiết kiệm được kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ; sẽ loại bỏ một số lượng lớn văn bản, tài liệu trùng lặp, hết giá trị Tiết kiệm tối đa kinh phí chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, đầu tư cơ sở vật chất mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm để bảo quản tài liệu

Lập hồ sơ hiện hành thực hiện tốt ở các đơn vị trong cơ quan còn là bước chuẩn bị, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

* Tiểu kết chương 1: UBND cấp quận – thành phố Hà Nội là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong các lĩnh vực kinh tế; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường…Thành phần và nội dung tài liệu phong phú

và đa dạng về chính trị; kinh tế, văn hóa trên địa bàn quận Hồ sơ, tài liệu hình thành ở UBND các quận có ý nghĩa quan trọng phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, là nguồn thông tin có giá trị phục vụ như cầu khai thác, sử dụng Vì thế, lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ là công việc cần thiết phải thực hiện ở UBND quận nói chung và cán bộ công chức của UBND quận nói riêng Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế chúng tôi thấy công tác này mới chỉ được một số cán bộ công chức thực hiện Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng, công tác thi đua khen thưởng của Phòng Nội vụ đã lập được Hồ sơ tuyển dụng nhân sự; Hồ sơ thi đua khen thưởng; Cán bộ phụ trách về mảng Tài chính đã lập được hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của UBND quận; Cán bộ ở phòng Tư pháp cũng đã lập được hồ sơ quản lý hộ tịch và hồ sơ quản lý các hoạt động công chứng, chứng thực…,còn lại rất nhiều cán bộ công chức làm công việc chuyên môn ở các phòng, ban chưa hiểu vai trò, ý nghĩa, xem thường và coi nhẹ

công tác lập hồ sơ Đây cũng chính là một trong những khó khăn cho cơ quan nói chung và các bộ phận giúp việc lãnh đạo UBND cấp quận( Văn phòng, Phòng Nội vụ) quản lý và thực hiện công tác này nói riêng Vì vậy, chúng tôi nhận thấy, việc nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận là công việc rất cần thiết phải thực hiện

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1Quy định của Nhà nước và của UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ

và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ, trong những năm qua,các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này Dưới đây là những quy định và hướng dẫn chủ yếu về công tác này:

2.1.1 Các văn bản của Nhà nước và UBND thành phố Hà Nội về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và giá trị của công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963, ban hành bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu

trữ, điều 21 quy định: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm”

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư , mục 3, chương III, đã có 4 điều( 21,22,23,24) quy định về phương pháp lập hồ

sơ hiện hành, trách nhiệm của các cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

- Luật Lưu trữ quy định:

1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức[23,tr4]

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan[23,tr5]

3 Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan(Chương II, mục 1, điều 9)[23,tr5]

Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 07/2012/TT- BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Thông tư này đã đề cập đến các yêu cầu của lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan…

Qua khảo sát thực tế ở UBND các quận, chúng tôi nhận thấy văn bản của UBND thành phố Hà Nội và văn bản của Chi cục Văn thư Lưu trữ Hà Nội về việc chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ chưa nhiều, chủ yếu là các văn bản về

kế hoạch tổ chức tập huấn về công tác lập hồ sơ hay triển khai công tác kiểm tra chéo của UBND các quận với nhau về công tác văn thư lưu trữ.Ví dụ:

-Công văn 840/SNV-CCVTLT, ngày 26/4/2013 của Chi Cục Văn thư Lưu trữ

Hà Nội về việc tổ chức tập huấn công tác văn thư lưu trữ

- Quyết định số 2950/QĐ-SNV, ngày 26/4/2013 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ…

Như vậy, chúng ta có thể thấy được sự quan tâm của cơ quan quản lý Nhà nước và UBND thành phố Hà Nội về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Tuy nhiên số lượng văn bản chưa nhiều, chưa phủ hết các nội dung của công tác lập hồ sơ mà mới chỉ dừng lại về việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn về công tác này

2.1.2 Các văn bản của UBND các quận quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Ở UBND các quận, trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối

Qua khảo sát thực tế tại một số quận của thành phố Hà Nội, chúng tôi nhận thấy ở đây đã có sự quan tâm và ý thức được tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ

và nộp lưu vào lưu trữ, do đó đã ban hành được một số văn bản, chỉ đạo hướng dẫn

về công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng:

-Năm 2001, UBND quận Thanh Xuân đã ban hành Quy định hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ Trong quy định về việc lập hồ sơ hiện hành nêu rõ:

“Về cơ bản, các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đều có các loại tài liệu giống nhau Văn thư phải chủ động, đề xuất, tham mưu cho thủ trưởng các đơn vị phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ công chức có liên quan phối hợp thực hiện các nội dung theo chuyên môn nghiệp vụ”[53,tr2 ]

-Tìm hiểu tại UBND quận Tây Hồ về công tác lập hồ sơ, chúng tôi thống kê

cơ quan này đã ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ như:

+ Năm 1998, UBND quận ban hành Quy định về công tác Văn thư, Lưu trữ Hiện nay, quy định này đang được sửa đổi, bổ sung và thay thế bằng Quy chế mới phù hợp với tình hình thực tế của UBND quận Tây Hồ

+Năm 2006, UBND quận ban hành Quyết định số 1023/QĐ-UBND, ngày 30/8/2006 về danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ

+ UBND quận xây dựng được quy trình ISO 9001: 2000 trong công tác văn thư Hàng năm UBND quận cũng đã ban hành được kế hoạch giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hoặc các bản báo cáo đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong năm

-UBND quận Long Biên đã xây dựng được quy chế Văn thư Lưu trữ và xây dựng được quy trình ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ…

Tuy nhiên, không phải UBND các quận của thành phố Hà Nội đều quan tâm

và chú trọng đến công tác này Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy, chỉ có một số

quận như đã nêu ở trên đã ban hành được các văn bản quy định về công tác lập hồ

sơ và nộp lưu vào lưu trữ, còn lại nhiều quận(Hoàng Mai, Cầu Giấy, Ba Đình, Hai

Bà Trưng) chưa ban hành được quy chế văn thư- lưu trữ và các văn bản quy định hay hướng dẫn về công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nói riêng UBND quận nếu không ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến hậu quả thiếu chế tài xử phạt đối với các cá nhân không lập hồ sơ; làm mất, thất lạc văn bản tài liệu của cơ quan… Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng văn bản, tài liệu rời lẻ, tích đống nhiều năm ở các

bộ phận chuyên môn và là trở ngại cho việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp quận của thành phố Hà Nội

2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UBND quận

Tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND các quận thành phố Hà Nội, phương pháp khảo sát mà chúng tôi thực hiện: Khảo sát trực tiếp tại UBND các quận: Tây Hồ, Hoàng Mai, Ba Đình, Hoàn Kiếm, Cầu Giấy, Long Biên; phỏng vấn Chánh, Phó Chánh Văn phòng UBND quận; Trưởng,

Phó Trưởng phòng Nội vụ và gửi phiếu điều tra đến các quận còn lại(mẫu phiếu điều tra khảo sát chúng tôi đính kèm ở phần phụ lục).Trên cơ sở điều tra, phỏng

vấn, phân tích, tổng hợp số liệu chúng tôi đưa ra kết quả như sau:

2.2.1 Việc áp dụng các văn bản của Nhà nước và của UBND quận đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Như trên đã nói, văn bản của Nhà nước về công tác lập hồ sơ đã có, văn bản của một số cơ quan, tổ chức cũng đã ban hành Tuy nhiên, từ trước tới nay, cán bộ

công chức thường hiểu: Chỉ cần có văn bản của Nhà nước, hay văn bản của cơ

quan hoặc thậm chí chỉ cần hướng dẫn qua phương pháp lập hồ sơ hiện hành là

có thể làm được Cơ quan quản lý Nhà nước đã đưa phương pháp lập hồ sơ, trách

nhiệm lập và một số chế tài vào các văn bản đã ban hành nhằm mục đích giúp cho cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan căn cứ vào văn bản để thực thi nhiệm

vụ: Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 cũng đề cập đến vấn đề này

Ngoài các văn bản trên, một số quận có đề cập đến trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong Quy định về công tác Văn thư, Lưu trữ Ví dụ: Quy định về công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ ban hành năm

1998, nội dung văn bản này đề cập đến: Trách nhiệm lập hồ sơ của công chức, viên chức; Trách nhiệm của cán bộ văn thư cơ quan và thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ…

Các cơ quan nói chung và cán bộ công chức trong cơ quan nói riêng căn cứ vào văn bản sẽ thấy được trách nhiệm và những việc phải làm để từ đó thực hiện tốt các công việc được giao Qua các văn bản của Nhà nước và văn bản của cơ quan, lãnh đạo UBND cấp quận sẽ kiểm soát được tình trạng cán bộ công chức trong các

bộ phận chuyên môn lập hay không lập hồ sơ Chúng ta có thể nhận thấy và đôi khi

tự đặt câu hỏi, tại sao văn bản của Nhà nước đã có quy định và hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành mà chỉ có rất ít cán bộ công chức ở UBND cấp quận thực hiện, còn đại đa số các cán bộ khác thường đưa ra lý do: không biết văn bản này, không hiểu cách thức làm, không có thời gian Một trong những lý do đưa ra là:

- Một số lãnh đạo UBND các quận không quan tâm đến công tác này, thường coi nhẹ công tác văn thư nói chung, coi nhẹ việc lập hồ sơ hiện hành trong các bộ phận của cơ quan nói riêng Rất nhiều lãnh đạo UBND các quận hiểu công tác văn thư một cách thuần túy là việc đóng dấu và đăng ký văn bản đi, đến của cơ quan Rất ít cơ quan quan tâm đến chế độ đãi ngộ dành cho cán bộ làm tốt công tác lập hồ

sơ, cán bộ văn thư, lưu trữ Vì vậy, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quy định về công tác lập hồ sơ đã có nhưng cán bộ công chức không quan tâm và không vận dụng văn bản để thực thi công việc hàng ngày mà cán bộ công chức phải thực hiện

Ví dụ:

- Một số quận mới chỉ ban hành Quy định về công tác Văn thư, Lưu trữ, thời gian ban hành văn bản quá lâu, nội dung đề cập chưa chi tiết và cụ thể Quy định công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ ban hành năm 1998, ở khoản C: Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, điều 8 quy định:

+ Công chức, viên chức được giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ liên quan đến công văn, giấy tờ phải lập hồ sơ thuộc lĩnh vực mình phụ trách Việc lập hồ sơ phải tuân thủ đúng quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước

+ Sau một năm hoặc sớm, tài liệu từ bộ phận văn thư được chuyển sang bộ phận lưu trữ quản lý Tài liệu phải được lập hồ sơ đầy đủ[43,tr 2]

Rõ ràng, trong quy định này không có nội dung nào giải thích các từ ngữ liên quan đến hồ sơ, lập hồ sơ, phương pháp thực hiện Hơn nữa, cán bộ công chức căn

cứ vào văn bản mới chỉ nhận thức được trách nhiệm của cá nhân phải lập hồ sơ, lập như thế nào? cách thức lập ra sao? cán bộ công chức không có cơ sở để vận dụng vì trong văn bản không đề cập đến nội dung này Không những thế, thời hạn nộp lưu

hồ sơ đã có sự thay đổi kể từ khi Luật Lưu trữ ra đời Vì thế vận dụng văn bản này

để thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ là không phù hợp với tình hình thực tế hiện nay

Qua điều tra và khảo sát chúng tôi thấy rằng, bản thân cán bộ văn thư của cơ quan, người thường xuyên phải cập nhật và thực hiện các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư cũng chưa thu thập đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn mới nhất về công tác văn thư Cán bộ văn thư cơ quan, cán bộ lãnh đạo Văn phòng hay Phòng Nội vụ của UBND quận chưa thấy được vấn đề chiến lược và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ nên hậu quả của việc làm không tốt công tác lập hồ sơ trong hoạt động của nhiều cơ quan là rất phổ biến

Ví dụ: UBND quận Hoàng Mai đã phê duyệt các dự án về đường vành đai 2

và vành đai 3 nhưng từ khi phê duyệt văn bản đến nay, thời gian đã quá 10 năm vẫn chưa thực hiện được vì gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc giải phóng mặt bằng