quan
Lãnh đạo UBND cấp quận và các bộ phận tham mƣu kiểm tra, đánh giá chất lƣợng lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan, coi đó là một nhiệm vụ thƣờng xuyên và không thể thiếu trong công tác văn thƣ, lƣu trữ. Có tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm và có cơ chế khen thƣởng nhằm khuyến khích tính tự giác của cán bộ công chức trong công tác lập hồ sơ hiện hành.
81
Mục đích của công tác kiểm tra nhằm phát huy vai trò của từng tập thể và cá nhân trong việc tổ chức, triển khai, thực hiện tốt các nhiệm vụ công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng. Tạo ra phong trào thi đua trong các đơn vị, góp phần thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu về công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan. Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành và phát huy giá trị của các hồ sơ đã lập.Nội dung kiểm tra đối với công tác này là:Kiểm tra các yêu cầu khi lập hồ sơ hiện hành;tình trạng văn bản tài liệu trong hồ sơ;nội dung thực hiện biên mục hồ sơ.
Hình thức kiểm tra có thể diễn ra thƣờng xuyên; định kỳ 3 tháng 1 lần; 6 tháng một lần- một năm hai đợt kiểm tra; kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ. Đối tƣợng kiểm tra là các phòng, ban và cán bộ công chức của các đơn vị.Thực hiện công việc này do Phòng Nội vụ đảm nhiệm,bộ phận Văn phòng sẽ sắp xếp thời gian để cùng phối hợp thực hiện: kiểm tra việc thực hiện đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ, chất lƣợng hồ sơ; thông báo công khai kết quả kiểm tra sau mỗi lần kiểm tra, hoặc đƣa kết quả kiểm tra vào báo cáo sơ kết tháng, quý, năm.
Ngoài ra, phong trào thi đua chuyên đề về văn thƣ, lƣu trữ nên phát động và đăng ký ở tất cả các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND cấp quận.Việc bình xét thi đua, khen thƣởng dân chủ, khách quan, đúng đối tƣợng, đúng tiêu chuẩn và thành tích đạt đƣợc của tập thể, cá nhân theo.
Đƣa yêu cầu lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu vào tiêu chuẩn thi đua hàng năm ở UBND cấp quận
Hàng năm, UBND cấp quận phải có sơ kết, tổng kết để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của một đơn vị và cá nhân thông qua số lƣợng và chất lƣợng hồ sơ đã lập. Trong kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của một đơn vị, cá nhân phải có khối tài liệu thuộc trách nhiệm quản lý để đƣa vào tiêu chuẩn thi đua của đơn vị và cá nhân đó.
82
Dựa vào kết quả kiểm tra, cần định kỳ biểu dƣơng các đơn vị hoàn thành tốt việc lập hồ sơ và nêu những thiếu sót của đơn vị và cá nhân trong việc chƣa thực hiện tốt công tác lập hồ sơ để kịp thời rút kinh nghiệm.
Tùy thuộc vào tiêu chí đánh giá của từng quận, dựa theo quy định chung của nhà nƣớc về công tác văn thƣ lƣu trữ mà đề ra những chế tài xử lý thật cụ thể nhƣ: đề bạt về vị trí cao hơn, nâng lƣơng trƣớc thời hạn, bình bầu danh hiệu thi đua khen thƣởng về vật chất đến tinh thần…đối với các cán bộ, công chức, viên chức làm tốt công việc này.
VD: UBND quận Long Biên, Tây Hồ đã làm tốt công tác kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ. Việc kiểm tra công tác này ở quận Long Biên do bộ phận Văn phòng phối hợp cùng phòng Nội vụ thực hiện. Ngoài 2 đơn vị tham mƣu kiểm tra; cán bộ chuyên môn trong đơn vị cùng kiểm tra chéo công tác lập hồ sơ. Vì thế, trong các quận mà chúng tôi tới khảo sát, 2 cơ quan trên là những quận tiêu biểu nhất đã làm tốt công tác này.
83
Tiểu kết chƣơng 3: Từ thực trạng công tác lập hồ sơ ở UBND cấp quận của Thành phố Hà Nội, để nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan, việc đề xuất các các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ sẽ khắc phục đƣợc những tồn tại hiện nay của công tác này. Trong các nhóm giải pháp chúng tôi đƣa ra, nhóm giải pháp về: Tuyên truyền phổ biến luật pháp về quản lý tài liệu lƣu trữ; Nâng cao trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức về việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ; Bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ; Triển khai công tác kiểm tra,đánh giá kết quả đạt đƣợc, theo quan điểm của chúng tôi, đây là các nhóm giải pháp quan trọng. Thực hiện tốt hay không tốt công tác lập hồ sơ ở UBND cấp quận hiện nay cũng chính là việc thực hiện các giải pháp này có hiệu quả hoặc ngƣợc lại.
Thứ nhất, muốn cán bộ công chức lập đƣợc hồ sơ tốt, cơ quan phải tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp quy về công tác văn thƣ lƣu trữ để cán bộ công chức trong cơ quan nắm rõ giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để từ đó ý thức đƣợc việc lƣu giữ, sắp xếp và lập hồ sơ khoa học;
Thứ hai, lãnh đạo UBND cấp quận phải thấy rằng, công tác lập hồ sơ không phải là trách nhiệm của một cá nhân trong cơ quan mà còn là trách nhiệm của lãnh
84
đạo, Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Nội vụ, cán bộ chuyên môn và cán bộ văn thƣ lƣu trữ. Trong các cá nhân trên, ngƣời trực tiếp lập hồ sơ phải là cán bộ chuyên môn của các đơn vị trong quận. Muốn hồ sơ công việc lập tốt, lãnh đạo UBND cấp quận phải quan tâm và kiểm tra việc thực hiện. Để hồ sơ lập ra đạt yêu cầu, cán bộ văn thƣ lƣu trữ phải hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho các cán bộ chuyên môn.
Thứ ba, UBND cấp quận phải thƣờng xuyên tổ chức tập huấn công tác lập hồ sơ, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện. Có chế tài khen thƣởng, xử lý vi phạm chi tiết, công khai trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ mới có sự động viên khích lệ để cán bộ công chức của UBND cấp quận coi đó là trách nhiệm công vụ trong việc lập hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong.
UBND cấp quận nói chung và các cơ quan, tổ chức nói riêng nên đƣa trách nhiệm lập hồ sơ, chất lƣợng hồ sơ đã lập là một trong những tiêu chí đánh giá công việc mà cán bộ công chức cần phải hoàn thiện trong năm.
85
PHẦN KẾT LUẬN
Công tác văn thƣ, lƣu trữ có vai trò rất quan trọng đối với nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cùng của công tác văn thƣ và là mắt xích gắn liền công tác văn thƣ với công tác lƣu trữ. Vì vậy, hiện nay UBND cấp quận của thành phố Hà Nội luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ. Văn bản, tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận phản ánh mọi lĩnh vực hoạt động trên địa bàn quận. Bảo quản và lƣu giữ tài liệu có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hƣớng chƣơng trình, kế hoạch công tác về chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng nhƣ khoa học kỹ thuật… Do đó, việc lƣu trữ văn bản, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng và cần thiết đối với UBND cấp quận của thành phố Hà Nội.
Đối với UBND cấp quận, công tác lập hồ sơ có vai trò đặc biệt quan trọng. Trong quá trình hoạt động của các quận đều sản sinh những văn bản, tài liệu liên quan đến các lĩnh vực khác nhau và những hồ sơ, tài liệu có giá trị đều đƣợc lƣu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Thành phần tài liệu bên trong hồ sơ là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Trong cơ quan, việc xây dựng và ban hành văn bản đã quan trọng, việc lập hồ sơ và lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị và nộp vào lƣu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ còn quan trọng hơn nhiều.
Qua khảo sát thực tế ở UBND cấp quận, rất nhiều cán bộ công chức( lãnh đạo cơ quan và cán bộ chuyên môn) quan niệm rằng: công việc đƣợc giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chƣa ý thức đƣợc việc lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận không chỉ có giá trị hiện hành mà còn có giá trị phục vụ cho lợi ích khai thác, sử dụng lâu dài cho cơ quan. Hiện nay, rất nhiều tài liệu của UBND cấp quận bị chất đống, bỏ trong bao tải, thùng catton hoặc lƣu giữ trong các tủ để tài liệu của cán bộ chuyên môn tại
86
đơn vị không phải một năm mà rất nhiều năm nay, hay nói một cách khác nhiều văn bản, tài liệu đã bị rơi vào quên lãng, khi cần không thấy, khó khăn cho tra tìm. Hồ sơ, tài liệu thực sự có ý nghĩa khi đƣợc đƣa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lƣu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trƣớc, mà những thế hệ sau mới hiểu đƣợc lịch sử hình thành và phát triển của UBND các quận hiện nay.
Thực hiện đề tài này, chúng tôi muốn khẳng định một lần nữa vị trí, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND cấp quận thành phố Hà Nội. Lập hồ sơ hiện hành góp phần nâng cao chất lƣợng công tác của cán bộ công chức trong việc lƣu giữ, bảo quản văn bản tài liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ của cơ quan.
Từ việc thực hiện đề tài này, chúng tôi đã nêu thực trạng và nhận xét những ƣu điểm, tồn tại và đƣa ra một số giải pháp để nâng cao vị trí và tầm quan trọng của công tác này ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. :
-Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến Luật Lƣu trữ trên nhiều kênh thông tin khác nhau để cán bộ công chức hiểu rõ và thực hiện đúng Luật; Tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra thƣờng xuyên việc thực hiện công việc này ở các đơn vị thuộc và trực thuộc quận.
- Ban hành các văn bản về chế độ khen thƣởng cho các đơn vị, cán bộ chuyên môn ở UBND cấp quận làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ theo đúng quy định; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Không chỉ có lãnh đạo UBND quận nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công việc này mà các bộ phận chuyên môn cũng phải từng bƣớc hoàn thiện, khắc phục tồn tại hiện nay để thực hiện tốt hơn công tác lập hồ sơ hiện hành
Giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, đơn vị và cá nhân. Một mặt nó góp
87
phần giải quyết đƣợc những tồn tại hiện nay và nâng cao chất lƣợng công tác UBND quận, mặt khác, đây là cách thức hữu hiệu để nâng cao uy tín, năng lực quản lý của cơ quan
Những nội dung nghiên cứu trên đây mà chúng tôi thực hiện là cơ sở của những kiến thức lý luận tiếp thu đƣợc trong quá trình học tập tại trƣờng; những kiến thực thu nhận từ thực tế công tác; những số liệu, tài liệu thực tế đƣợc điều tra, khảo sát ở UBND cấp quận; các công trình nghiên cứu trong những lĩnh vực có liên quan.
Chúng tôi nhận thấy rằng, luận văn còn có những vấn đề đặt ra, song chƣa đƣợc nghiên cứu, giải quyết thấu đáo. Những vấn đề còn bỏ ngỏ, chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới để giải quyết vấn đề một cách đầy đủ và trọn vẹn hơn.
88
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo số 235/BC-UBND, ngày 28/9/2012 của UBND quận Tây Hồ về kết quả thực hiện công tác ban hành văn bản, công tác Văn thƣ- Lƣu trữ quận Tây Hồ năm 2012, Tƣ liệu Văn phòng UBND quận Tây Hồ
2. Báo cáo số 131/BC-UBND, ngày 10/10/2012 của UBND quận Long Biên về kết quả thực hiện công tác ban hành văn bản, công tác Văn thƣ- Lƣu trữ năm 2012, Tƣ liệu Văn phòng UBND quận Long Biên
3. Báo cáo số 1168/BC-UBND, ngày 09/10/2012 của UBND quận Hai Bà Trƣng về kết quả thực hiện công tác quản lý Nhà nƣớc về Văn thƣ- Lƣu trữ năm 2012, Tƣ liệu Văn phòng UBND quận Hai Bà Trƣng
4. Báo cáo số 157/BC-UBND, ngày 29/10/2012 của UBND quận Đống Đa về kết quả thực hiện công tác quản lý Nhà nƣớc về Văn thƣ- Lƣu trữ năm 2012, Tƣ liệu Văn phòng UBND quận Đống Đa
5. Nguyễn Trọng Biên, Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước. Đề tài nghiên cứu khoa học, Tƣ liệu thƣ viện Trung tâm nghiên cứu khoa học Lƣu trữ, Hà Nội, 2005.
6. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2005), Kỷ yếu Hội nghị khoa học, Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Nhà nước, Hà Nội, 2005, Tƣ liệu thƣ viện trung tâm Nghiên cứu khoa học Lƣu trữ.
7. Cục Văn thƣ và lƣu trữ Nhà nƣớc (2006),Kỷ yếu hội thảo khoa học: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 trong công tác
văn thư lưu trữ, Hà Nội, 2006. Tƣ liệu thƣ viện Trung tâm Nghiên cứu khoa học
Lƣu trữ
8. Công văn số 840/SNV-CCVTLT ngày 26/4/2013 của Sở Nội vụ Hà Nội về việc tổ chức tập huấn công tác văn thƣ lƣu trữ
89
9. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vƣơng Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990): Lí luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
10. Trịnh Thị Hà(2006), Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành TW Đảng- thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lƣu trữ học và Tƣ liệu học, Hà Nội, 2006
11. PGS. Nguyễn Văn Hàm (2010):Trách nhiệm công vụ trong việc lập hồ sơ công
việc đã giải quyết xong, Lập hồ sơ hiện hành – Lý luận, thực tiễn và những vấn đề đặt ra(kỷ yếu hội thảo khoa học), Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, tr29-31
12. Lã Thị Hồng (2006), .« Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các hồ sơ công việc », Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 1/2006
13. Ths. Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
14. TS. Trần Hoàng (2006), Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở nước ta trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa , Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc, số 1+2/2006.
15. Kế hoạch số 27b/KH- VP ngày 16/02/2012 của Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ về việc thu và giao nộp tài liệu lƣu trữ năm 2012
16. Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 27/02/2012 của UBND quận Cầu Giấy về việc thu thập lƣu trữ tài liệu tại UBND quận Cầu Giấy
17. Kế hoạch số 100/KH-UBND ngày 30/7/2012 của UBND quận Thanh Xuân về việc kiểm tra công tác Văn thƣ, Lƣu trữ năm 2012
18. Kế hoạch số 440/KH-SNV ngày 08/3/2013 Kế hoạch của Sở Nội vụ Hà Nội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
về kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2013.