3.2 Nhóm giải pháp cụ thể
3.2.1 Tổ chức tuyên truyền, phổ biến luật pháp Nhà nƣớc về quản lý hồ sơ, tài liệu sơ, tài liệu
Để nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận, đồng thời đƣa công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp, khoa học, việc tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp quy của cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác lập hồ sơ là rất cần thiết. Các văn bản UBND cấp quận cần phải phổ biến: Luật Lƣu trữ, Nghị định 01/2013/NĐ- CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ; Thông tƣ 07/2012/TT-BNV về việc hƣớng dẫn quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
73
Đối tƣợng đƣợc phổ biến trƣớc hết là cán bộ lãnh đạo UBND cấp quận( trong đó có Chủ tịch UBND quận và các phó Chủ tịch); Chánh, phó Chánh Văn phòng; Trƣởng, phó Phòng Nội vụ, Trƣởng các đơn vị của UBND cấp quận và cán bộ chuyên môn ở các bộ phận trong cơ quan. Việc tuyên truyền, phổ biến luật pháp Nhà nƣớc về quản lý tài liệu giúp cho lãnh đạo cơ quan hiểu đƣợc vị trí, tác dụng của lập hồ sơ, ý nghĩa của việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Thực hiện đƣợc công việc này có ý nghĩa rất lớn đối với công tác lập hồ sơ hiện hành.
Việc tuyên truyền phải đƣợc cụ thể hóa trong kế hoạch của cơ quan: chúng ta thấy rằng, lãnh đạo UBND cấp quận phải quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau: Nội chính, Kinh tế, Văn xã…, lĩnh vực nào cũng quan trọng, nhƣng bộ phận giúp việc cho lãnh đạo UBND cấp quận về công tác này là Văn phòng và phòng Nội vụ phải có tầm nhìn, cân đối công việc của cơ quan để sắp xếp lịch phổ biến vào thời gian thuận tiện; lên danh sách đối tƣợng bắt buộc tham dự là ai? Phòng Nội vụ nghiên cứu hệ thống văn bản cần phổ biến, nhân bản và chuyển tới cho các đối tƣợng tham dự. Bộ phận Văn phòng UBND lên kế hoạch mời các chuyên gia có kinh nghiệm về công tác này đến phổ biến luật pháp.Kết quả của việc phổ biến Luật pháp về quản lý tài liệu nhằm thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành ngày càng phát triển.