Trình bày khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức. Trình bày các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan và cách vận dụng. Cho ví dụ

Câu 1: Mô tả và quay clip quy trình lập và quản lý hồ sơ tại một cơ quan. Câu 2: Trình bày khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức. Trình bày các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan và cách vận dụng. Cho ví dụ. Bài làm Câu 1: Quy trình lập và quản lý hồ sơ tại cơ quan 1.1. Quy trình lập hồ sơ 1.1.1. Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ và phân loại hồ sơ  Hồ sơ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. (Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 và Khoản 4, Điều 3, Nghị định 302020NĐCP).  Lập hồ sơ Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Theo Khoản 15, Điều 3, Nghị định 302020NĐCP: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Câu 1: Mơ tả quay clip quy trình lập quản lý hồ sơ quan Câu 2: Trình bày khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phơng lưu trữ quan, tổ chức Trình bày phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ quan cách vận dụng Cho ví dụ Bài làm Câu 1: Quy trình lập quản lý hồ sơ quan 1.1 Quy trình lập hồ sơ 1.1.1 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ phân loại hồ sơ  Hồ sơ Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân (Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 Khoản 4, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP)  Lập hồ sơ Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Theo Khoản 15, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định  Phân loại hồ sơ Hồ sơ quan chia làm loại: - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ công việc - Hồ sơ nhân 1.1.2 Trách nhiệm yêu cầu lập hồ sơ  Trách nhiệm lập hồ sơ Chức vụ Thủ trưởng quan Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) Trách nhiệm - Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Tham mưu việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ - Phân công người lập hồ sơ Trưởng đơn vị - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ giải - Tổ chức lựa chọn hồ sơ để nộp - Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ Cá nhân sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan  Yêu cầu việc lập hồ sơ: - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc 1.1.3 Trình tự lập hồ sơ  Lập danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo số thứ tự, ký hiệu, đơn vị (hoặc người lập) thời hạn bảo quản hồ sơ - Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ - Xây dựng danh mục hồ sơ (cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ): + Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, đơn vị + Quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư quan, tổ chức + Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, đơn vị cá nhân + Danh mục hồ sơ năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ quan - Phương pháp lập danh mục hồ sơ: + Đối với cán Văn thư quan: Cán Văn thư dự kiến danh mục hồ sơ  gửi đơn vị đóng góp ý kiến; đơn vị sau đóng góp ý kiến  gửi lại cho cán Văn thư hoàn thiện “Danh mục hồ sơ”  gửi lên Lãnh đạo duyệt ban hành + Đối với cán bộ, công chức, viên chức: Cán bộ, công chức, viên chức người dự kiến hồ sơ  gửi lãnh đạo đơn vị điều chỉnh bổ sung  gửi tới cán Văn thư hoàn thiện “Danh mục hồ sơ”  gửi lên lãnh đạo quan duyệt ban hành  Quy trình lập hồ sơ công việc Bước 1: Mở hồ sơ - Theo Danh mục hồ sơ - Theo kế hoạch công tác năm - Đối với quan có danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề vào bìa - Trường hợp quan chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào nhiệm vụ giao, vào công việc phải giải thực tế tài liệu hình thành mà xác định thơng tin: tiêu đề hồ sơ, số kí hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập thời gian bắt đầu Bước 2: Thu thập, cập nhật văn tài liệu vào hồ sơ - Trách nhiệm: Cán bộ, viên chức, cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở - Nguồn tài liệu: từ văn đến, văn (tất văn bản, tài liệu, phim ảnh, ghi âm); bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ - Yêu cầu: nhanh chóng, xác, đầy đủ Bước 3: Kết thúc hồ sơ - Hồ sơ kết thúc công việc giải xong - Người lập hồ sơ: rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu hồ sơ; loại văn trùng, văn nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện kết thúc hồ sơ - Đối với hồ sơ giấy: người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên; viết “Mục lục văn bản” hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ - Đối với hồ sơ điện tử: người lập hồ sơ cập nhật vào hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc “Biên mục văn bản” hồ sơ thực chức hệ thống Hồ sơ biên mục công việc giải xong vụ việc kết thúc Trước biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu hồ sơ, cịn thiếu thu thập, bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách xếp bảo đảm trật tự khoa học Nội dung việc biên mục hồ sơ bao gồm: Đánh số tờ: hồ sơ có thời hạn bảo quản năm trở lên Ghi mục lục văn bản: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn  Viết chứng từ kết thúc: tất hồ sơ  Viết bìa hồ sơ 1.2 Quy trình nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 1.2.1 Mục đích việc nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan   - Bảo đảm, bảo vệ an toàn tài liệu - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực nghiệp vụ - Thuận lợi cho công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu 1.2.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan  Thành phần hồ sơ nộp lưu: - Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đầy đủ thành phần, thời hạn, thực theo trình tự, thủ tục quy định - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu bao gồm: toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ năm trở lên; trừ loại sau: (1) Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân; cá nhân giữ lại tự hủy sau văn hết hiệu lực (2) Hồ sơ công việc chưa giải xong (3) Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) (4) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo  Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (Khoản 1, Điều 11, Luật Lưu trữ 2011) - Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc - Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng - Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp để phục vụ cơng việc phải lãnh đạo quan đồng ý phải lập “Danh mục hồ sơ, tài liệu” giữ lại gửi cho phận Lưu trữ quan - Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn  Thủ tục nộp, lưu hồ sơ:  Đối với hồ sơ giấy - Khi nộp lưu tài liệu phải lập loại bản: (1) “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (2) “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Khi đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan, phải giữ loại + “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”: kê có hệ thống tên hồ sơ (đơn vị bảo quản); thông tin dẫn cần thiết khác khối hồ sơ, tài liệu quan + Trách nhiệm lập: Đối với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”: công chức, viên chức Văn thư đơn vị chịu trách nhiệm thống kê hồ sơ đơn vị vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Đối với “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu”: trách nhiệm lập thuộc Lưu trữdựng quan Xây Lập hồ sơ Mở hồ sơ “Danh mục hồ sơ”Đối với hồ sơ điện tử - Các cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan hệ thống - Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử hệ thống Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan Lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan Kết thúc hồ sơ Kiểm tra, đôn đốc, tổng kết đánh giá Video mơ tả quy trình lập quản lý hồ sơ Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh Lào Cai (Video đính kèm) Câu 2: 2.1 Khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức 2.1.1 Một số khái niệm liên quan  Tài liệu lưu trữ Có nhiều định nghĩa, khái niệm tài liệu lưu trữ, nhiên nghiên cứu em lựa chọn khái niệm tài liệu lưu trữ quy định Khoản Điều Luật Lưu trữ năm 2011: - Tài liệu lữu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử để lựa chọn để lưu trữ - Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp  Phông lưu trữ quan, tổ chức - Phông lưu trữ quan, tổ chức theo Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích: Khoản Điều 2, Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Khoản Điều 2, Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức - Tên quan hình thành khối tài liệu dùng để đặt tên phông - Cơ quan trình hoạt động hình thành khối tài liệu gọi đơn vị hình thành phơng Ví dụ: - Phơng lưu trữ Văn phịng phủ - Phông lưu trữ Bộ Nội vụ - Phông lưu trữ Đại học Nội vụ Hà Nội - Phông lưu trữ Bộ Ngoại giao - Phông lưu trữ Bộ Nội thương - Phông lưu trữ Hội đồng nhân dân xã Hát Môn  Phân loại tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức Là vào đặc trưng phổ biến việc hình thành tài liệu để phân chia chúng thành khối, đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác với mục đích quản lý sử dụng có hiệu tài liệu 2.1.2 Mục đích phân loại tài liệu phơng lưu trữ quan, tổ chức Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới ba mục đích bản: - Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Chúng ta biết tài liệu lưu trữ phơng lưu trữ có số lượng lớn (từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu) Mặt khác, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại hình thành phạm vi rộng lớn Vì vậy, khơng tiến hành phân loại khơng thể tổ chức khoa học khối tài liệu quốc gia tài liệu quan Nhờ phân loại tài liệu, xác định mạng lưới trung tâm, kho lưu trữ để bảo quản tài liệu phạm vi toàn quốc - Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, quan lưu trữ xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề Mặt khác, nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác thuận lợi việc tra tìm thơng tin tài liệu theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề mà họ quan tâm - Ba là, phân loại tài liệu nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ Nhờ phân loại, tài liệu phông lưu trữ quan tổ chức thành khối, nhóm cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, xếp tài liệu thực tế Từ dễ dàng quản lý tài liệu cách chặt chẽ, tài liệu mang tính bảo mật quốc phòng, quân 2.2 Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức cách vận dụng  Khái niệm Phương án phân loại phơng lưu trữ kê nhóm tài liệu dự kiến phân loại xếp chúng theo trật tự khoa học dùng làm sở để phân loại xếp tài liệu phông lưu trữ Các nhóm tài liệu phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt để tất tài liệu có phơng lưu trữ  Cơ sở lựa chọn phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức Khi chọn xây dựng phương án phân loại cho phông lưu trữ cần dựa vào đặc trưng sau: - Đặc trưng cấu tổ chức - Đặc trưng mặt hoạt động - Đặc trưng thời gian - Đặc trưng địa danh - Đặc trưng vấn đề Khi phân loại tài liệu, không vận dụng đặc trưng mà phải biết kết hợp cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác Vì vậy, đặc trưng phân loại nêu khơng phải có ý nghĩa tất phơng lưu trữ mà có đặc trưng chủ yếu đặc trưng thứ yếu Đặc trưng chủ yếu đặc trưng áp dụng để phân tài liệu thành nhóm từ bước tiến hành phân loại tài liệu phạm vi toàn phơng lưu trữ Đó đặc trưng: cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, vấn đề Những đặc trưng áp dụng để phân loại tài liệu từ nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ xem đặc trưng thứ yếu  Thông thường để phân loại tài liệu phông lưu trữ quan ta áp dụng bốn phương án sau: - Phương áp cấu tổ chức - thời gian - Phương án thời gian - cấu tổ chức - Phương án mặt hoạt động - thời gian 10 - Phương án thời gian - mặt hoạt động Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ quan cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng phơng lưu trữ lịch sử đơn vị hình thành phơng Phương án phân loại tài liệu phải bảo đảm phản ánh xác lịch sử hoạt động đơn vị hình thành phơng, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác bảo quản khai thác, sử dụng độc giả • Phương án cấu tổ chức - thời gian Áp dụng phương án có nghĩa tồn tài liệu phông phân chia thành nhóm theo cấu tổ chức quan, đơn vị hình thành phơng, sau tài liệu nhóm phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian Đơn vị thời gian tính theo năm hoạt động theo thời kỳ phù hợp với lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng Phương án phân loại cấu tổ chức - thời gian thường áp dụng để phân loại tài liệu phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức ổn định, thay đổi • Phương án thời gian - cấu tổ chức Theo phương án phân loại trước hết tài liệu phơng phân chia thành nhóm theo đặc trưng thời gian, sau tài liệu nhóm lại phân chia bước hai theo cấu tổ chức quan, đơn vị hình thành phông Phương án thường áp dụng để phân loại tài liệu phơng lưu trữ có cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng khơng ổn định, có nhiều thay đổi Tuy nhiên, thay đổi theo dõi Đây phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng phù hợp với tình hình tổ chức hoạt động quan nhà nước Việt Nam • Phương án mặt hoạt động - thời gian Theo phương án tài liệu phơng trước hết phân chia thành nhóm theo mặt hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng, sau tài liệu nhóm lại tiếp tục phân chia bước hai theo đặc 11 trưng thời gian Phương án phân loại thường áp dụng để phân loại tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi đơn vị hình thành phơng ngừng hoạt động • Phương án thời gian - mặt hoạt động Áp dụng phương án phân loại tồn tài liệu phơng trước hết phân chia thành nhóm theo đặc trưng thời gian, sau tài liệu phân chia bước hai theo mặt hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt động thường áp dụng để phân loại tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức hay thay đổi, hoạt động thực tế Trên kiểu phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Khi phân loại tài liệu phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại cho phù hợp với đặc điểm tài liệu đặc điểm đơn vị hình thành phơng Sau phân loại khối, nhóm tài liệu phải phản ánh xác trình hoạt động chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác sử dụng tài liệu độc giả  Ví dụ phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ theo thời gian – cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Phú Thọ giai đoạn 2008 – 2014 12 UBND TỈNH PHÚ THỌ SỞ NỘI VỤ CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: /PA-SNV Phú Thọ, ngày tháng năm Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LỮU TRỮ SỞ NỘI VỤ TỈNH PHÚ THỌ GIAI ĐOẠN 2008 – 2014 Căn vào Quyết định số: 1979/2008/QĐ-UBND việc quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội Vụ tỉnh Phú Thọ; Căn thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ Sở Nội Vụtỉnh Phú thọ; Phương án phân loại cho sở lựa chọn phân loại phông lưu trữ thời gian – cấu tổ chức Vận dụng phương án trước hết ta lấy tài liệu phông phân loại thời gian (năm/giai đoạn); sau phân chia thành đơn vị/ tổ chức; phân loại theo lĩnh vực hoạt động A Năm 2008 - Văn phòng sở - Phòng Tổ chức, biên chế tổ chức phi phủ - Phịng Cơng chức, viên chức - Phịng Xây dựng quyền cơng tác niên - Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ Cải cách hành - Phịng Tơn giáo- Thanh tra sở I Văn phòng - Vấn đề chung - Tài liệu quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm đề án, chương trình cơng tác nội vụ, công tác Sở - Tài liệu báo cáo tổng hợp, nhiệm vụ phòng ban chuyên môn vàcác tổ chức trực thuộc 13 - Hồ sơ, tài liệu công tác tổ chức, quy oạch, nhân sự, tuyển dụng quản lý công chức, viên chức quan ngành nội vụ - Văn bản, tài liệu xây dựng hệ thống quy chế quy định nội - Hồ sơ, tài liệu công tác văn thư lưu trữ, công tác pháp chế cáctài liệu hướng dẫn, kiểm tra thể thức thủ tục việc ban hành văn sở - Tài liệu dự toán ngân sách, công tác tài vụ - Hồ sơ, tài liệu cơng tác tài chính, tài sản thuộc sở - Hồ sơ, tài liệu tổ chức hội nghị, hội thảo, buổi tập huấn Các tàiliệu thuộc nhiệm vụ chuyên môn, công tác hậu cần thuộc sở - Hồ sơ, tài liệu công tác bảo vệ an ninh nội bộ; quan an tồn, quan văn hóa; cơng tác quân lực lượng tự vệ; tài liệu phối hợp với quyền địa phương, quan liên quan thực cơng tác phịng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh mơi trường sở - Chương trình, kế hoạch triển khai công tác an ninh mạng nội công tác bảo mật - Chương trinh, kế hoạch cơng tác cải cách hành chung sở, công tác tiếp nhận trả kết theo chế “một cửa” sở tài liệu liên quan đến áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO sở - Hồ sơ, tài liệu, thông tin quản trị mạng, quản trị Website quanvà đơn vị trực thuộc - Hồ sơ tập lưu văn QPPL, văn hành thơng thường khác sở đơn vị - Tập lưu văn khác II Phòng Tổ chức biên chế Tổ chức phi phủ - Tài liệu lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện 14 - Tài liệu lập, sáp nhập, giải thể, hợp đơn vị nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh - Văn bản, tài liệu dự thảo quy định, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND tỉnh - Hồ sơ văn bản, tài liệu phối hợp quan chuyên môn cấp hướng dẫn UBND cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng ban chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND cấp huyện - Tài liệu, hồ sơ tổ chức máy, biên chế đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật Dịch vụ công - Hồ sơ tài liệu văn đạo, hướng dẫn tổ chức hoạt động dịch vụ công lĩnh vực công tác - Tập văn hành thơng thường dịch vụ cơng Quản lý, sử dụng biên chế hành nghiệp - Hồ sơ kế hoạch, báo cáo biên chế tỉnh - Hồ sơ, tài liệu văn tiêu biên chế hành chính, nghiệp nhà nước - Hồ sơ Quản lý, định mức hợp đồng với quan chuyên môn thuộcUBND tỉnh, UBND cấp huyện đơn vị nghiệp Công tác tổ chức hội tổ chức phi phủ - Hồ sơ Thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ hội, tổ chức phi phủ - Tài liệu hướng dẫn, kiểm tra điều lệ hội, tổ chức phi phủ, xử lý viphạm hội, tổ chức phi phủ địa bàn - Tài liệu định xuất chế độ, sách khác tổ chức hội Về quản lý chức danh thuộc diện UBND tỉnh quản lý - Hồ sơ, tài liệu định bổ nhiệm, điều động, đánh giá, nhận xét, kỷ luật cho nghỉ hưu cán bộ, công chức, viên chức thuộc sở ban ngành, đơn vị nghiệp, tổ chức thuộc UBND tỉnh, UBND huyện 15 - Hồ sơ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức với chức danh thuộc UBND tỉnh quản lý III Phịng Cơng chức, viên chức Công tác tuyển dụng, sử dụng quản lý đội ngũ cán công chức, viên chức - Văn quy hoạch, kế hoạch xây dựng phát triển đội ngũ cán bộ, công chưc, viên chức - Văn hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra cơng tác tuyển dụng, chế độ, sách đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; lao động hợp đồng quan hành chính, đơn vị nghiệp - Hồ sơ, tài liệu quy định chức danh, tiêu chuẩn; tổ chức tuyển dụng cơngchức hành chính, nâng ngạch, nâng bậc lươn cán công chức, viên chức - Tài liệu quy định văn hóa cơng sở quan hành chính, đơn vị nghiệp quy tắc ứng xử cán bộ, công chức viên chức Công tác đào tạo, bồi dưỡng - Hồ sơ, tài liệu quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, cơng chức - Chương trình, kế hoạch mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán công chức hàng năm Quản lý, tiếp nhận, bố trí học sinh, sinh viên cử tuyển - Tài liệu công tác quản lý, tiếp nhận, bố trí học sinh sinh viên cử tuyển tốt nghiệp trường Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công chức cấp xã - Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ứng dụng công nghệ thông tin Hồ sơ, tài liệu thống kê số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước lĩnh vực giao 16 IV Phịng xây dựng quyền công tác niên Về tổ chức hoạt động quyền - Tài liệu hướng dẫn tổ chức hoạt động máy quyền địa phương cấp địa bàn - Tập văn tổ chức, hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân cấp theo quy định - Tài liệu kết bầu cử, thủ tục bầu cử - Hồ sơ, tài liệu báo cáo số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân thành viên UBND cấp; công tác bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân cấp Về quản lý cán bộ, công chức cấp xã, người hoạt động chuyên trách thôn, khối phố - Tập tài liệu độ ngũ cán bộ, công chức cấp xã - Hồ sơ văn tuyển dụng quản lý, sử dụng thực chế độ, sách cán bộ, cơng chức cấp xã; sách cán bộ, công chức xã - Hồ sơ văn quy định tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức xã, hướng dẫn quản lý hồ sơ cán bộ, công chức xã - Hồ sơ văn quy định chức danh, số lượng, chế độ, sách với người hoạt động khơng chun trách cấp xã thôn, khối phố Về cơng tác địa giới hành phân loại đơn vị hành - Hồ sơ văn quản lý cơng tác hành chính, đề án, thủ tục vềviệc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành chính, nâng cấp đô thị địa bàn - Hồ sơ, đồ địa giới, mốc địa giớ hành cấp tỉnh - Hồ sơ văn hướng dẫn kiểm tra hoạt động thôn, khối phố Về công tác niên 17 - Tập văn quy hoạch kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liênquan đến niên công tác niên; tập dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hang năm thuộc phạm vi quản lýnhà nước công tác niên địa bàn tỉnh - Tập văn QPPL niên công tác niên - Tài liệu kiểm tra, hướng dẫn thực quy định pháp luật vềthanh niên cơng tác niên, sách chế độ, tổ chức quản lý thanhniên, công tác niên tỉnh - Hồ sơ, tài liệu công tác tiến phụ nữ, bình đẳng giới địa bàn tỉnh - Báo cáo, tổng hợp tình hình hoạt động cơng tác niên tài liệu khác liên quan đến công tác niên V Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ Cải cách hành Về Quản lý cơng tác Văn thư – Lưu trữ - Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra quan hành chính, tổ chức nghiệp doanh nghiệp nhà nước địa bàn văn thư lưu trữ - Hồ sơ chế độ, quy định pháp luật văn thư lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu kế hoạch, báo cáo văn thư lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị địa bàn Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Hồ sơ Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vàoTrung tâm Lưu trữ tỉnh đơn vị - Hồ sơ, tài liệu Danh mục tài liệu hết giá trị Về công tác cải cách hành - Hồ sơ, tài liệu cải cách thể chế - Hồ sơ, tài liệu cải cách tổ chức máy hành - Hồ sơ tài liệu xây dựng phát triển độ ngũ cán bộ, công chức 18 - Hồ sơ, tài liệu cải cách tài cơng - Hồ sơ, tài liệu đại hóa hành - Tài liệu văn hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra quanchuyên môn thuộc UBND tỉnh UBND cấp huyện cấp xã triển khai kế hoạch công tác cải cách hành - Chương trình, kế hoạch chế cửa, cửa liên thông cơquan cấp - Hồ sơ, tài liệu kế hoạch, báo cáo định kỳ cải cách hành theo quy định VI Phịng tơn giáo - Những vấn đề chung tôn giáo - Các văn đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủchương đảng, sách, pháp luật nhà nước tôn giáo công táctôn giáo - Tập hồ sơ, tài liệu vê định, quy định, báo cáo công tác tôn giáo - Tài liệu sách đãi ngộ tổ chức, cá nhân tôn giáo; tài liệu nghiên cứu khoa học lĩnh vực tôn giáo - Văn đạo, hướng dẫn tổ chức quản lý nhà nước tôn giáo thuộc Phòng Nội vụ cấp huyện giải vấn đề tôn giáo VII Thanh tra sở - Vấn đề chung tra - Chương trình, kế hoạch cơng tác kiểm tra hàng năm thực sách pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch công tác nội vụ thuộc sở; Các kế hoạch tra, kiểm tra phê duyệt tra, kiểm tra đột xuất Giám đốc sở 19 - Các văn hướng dẫn thực công tác tra phòng ban thuộc sở, tổ chức thuộc sở; Các quy định công tác tra giải khiếu nại, tố cáo lĩnh vực nội vụ thuộc phạm vi tỉnh - Tài liệu công tác tiếp công dân việc tra - Hồ sơ, tài liệu, đơn thư tổ chức cá nhân có nội dung khiếu nại, tố cáo - Tài liệu tổng hợp kết kê khai, xác minh tài sản quan, đơn vị tỉnh báo cáo định kỳ - Tập văn pháp luật quy định cấp ó thẩn quyền chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cuả tra sở - Các tập lưu văn khác có liên quan B Năm 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 phương án phân loại giống năm 2008./ Nơi nhận: Giám đốc (đã ký) - Giám đốc, Phó Giám đốc (để biết); - Các phòng, ban trực thuộc Sở (để t/h) - UBND huyện; - Lưu: VT Hoàng Quốc Việt 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO Kiến thức chuyên môn giảng viên Ths Tạ Thị Liễu Luật Lưu trữ ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 Website decis.jsc, Phân loại tài liệu lưu trữ, http://www.decis.jsc.com.vn 21