BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI MÔ TẢ MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI MỘT SỐ LỖI V.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: MÔ TẢ MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI MỘT SỐ LỖI VI PHẠM ĐÓ VÀ ĐỀ XUẤT CÁCH XỬ LÝ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Văn thư – lưu trữ Mã phách: ………………………… Hà Nội – 2021 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên dạy bộ môn Tổ chức quản lý văn bản và dấu đã cung cấp cho những kiến thức quý báu để có thể hoàn thành bài tập này Qua bài nghiên cứu này rất mong nhận được sự quan tâm đóng góp ý kiến của thầy giáo, cô giáo và các bạn để bài nghiên cứu của thêm hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi Mọi thơng tin và số liệu đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn trung thực và được ghi rõ nguồn gốc MỤC LỤC MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu .2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .2 Kết cấu CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN .3 1.1 Khái niệm 1.2 Quy trình tổ chức giải quyết quản lý văn đến CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC .7 2.1 Một số lỗi vi phạm 2.2 Nguyên nhân hạn chế 2.2.1 Nguyên nhân khách quan 2.2.2 Nguyên nhân chủ quan CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI VI PHẠM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN HIỆN NAY 11 KẾT LUẬN .15 TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của quan, tở chức Vì vậy, làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng cơng tác của quan, tở chức và phịng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ Đặc biệt, thực hiện tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt đợng của các quan, tở chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành Khi làm tốt công tác văn thư, công việc của quan, tổ chức được văn bản hóa, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ Công tác lưu trữ có vị trí, vai trị quan trọng nhiều mặt của đời sống xã hội Xã hội ngày một phát triển và lên theo mợt tiến trình cao qua các thời kỳ lịch sử, đôi với sự phát triển đó là lượng thông tin và nhu cầu cung cấp, địi hỏi đáp ứng thơng tin ngày càng lớn Để đáp ứng và quản lý được lượng thông tin đó người đã tìm rất nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hợi và văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng không thể thiếu xã hội loài người Thực tế đã chứng minh điều đó, bất kỳ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào việc trao đởi thơng tin văn bản là một hoạt động tất yếu, diễn thường nhật tại quan Văn bản không là phương tiện thông tin để các quan Nhà nước truyền đạt kịp thời các chủ trương, đường lối, sách của Đảng và Nhà nước mà nó cịn là cơng cụ để Nhà nước thực hiện quyền quản lý, giám sát tình hình thực hiện chủ trương đường lối sách đó Chính vậy, cơng tác văn thư - lưu trữ là một những công tác quan trọng sự phát triển xã hội nói chung và quá trình dựng nước và giữ nước của nhân dân ta nói riêng Ở quan, tổ chức dù to hay nhỏ, dù người hay nhiều người phải có bợ phận phịng đảm nhiệm công việc chuyên trách việc quản lý văn bản Thực tế hiện nay, công tác quản lý văn bản đến của các quan, đơn vị thực hiện cơng việc chưa được tốt, ngun nhân là đợi ngũ cán bợ làm cơng tác văn thư – lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu của quan, đội ngũ văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo đầy đủ chuyên môn, nghiệp vụ Xuất phát từ những lý thực tiễn trên, em đã quyết định chọn: “Mô tả số lỗi vi phạm phát sinh quy trình quản lý văn đến quan tổ chức Phân tích trách nhiệm cá nhân số lỗi vi phạm đề xuất cách xử lý” làm đề tài cho bài tập lớn của Nhiệm vụ nghiên cứu - Làm rõ một số vấn đề lý ḷn quy trình quản lí văn bản đến - Chỉ một số lỗi vi phạm phát sinh quy trình quản lý văn bản đến của quan, tổ chức - Đề xuất giải pháp khắc phục những lỗi vi phạm Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác quản lý văn bản đến ở các quan, tổ chức - Phạm vi nghiên cứu: một số quan nhà nước, tổ chức Kết cấu Ngoài phần mở đầu và phần kết ḷn, phần nợi dung của đề tài được chia làm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận quy trình quản lý văn đến Chương 2: Một số lỗi vi phạm phát sinh trình quản lý văn đến quan, tổ chức Chương 3: Đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục những lỗi vi phạm quản lý văn đến CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Khái niệm Văn bản là mợt thể hoàn chỉnh hình thức, trọn vẹn - nội dung, thống nhất cấu trúc và độc lập giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là ngôn ngữ viết Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến quan, tở chức CƠNG BÁO/Số 15 + 16/Ngày 12-01-2013 Tóm lại, tất cả văn bản, thư từ, tài liệu quan nhận được từ bên ngoài gửi đến gọi tắt là văn bản đến Quản lý văn việc tổ chức thực quản lý hệ thống văn đến văn quan theo nguyên tắc trình tự định Quản lý văn bản đến có ý nghĩa rất quan trọng là góp phần đảm bảo thông tin cho công tác văn thư – lưu trữ; giúp cho cán bộ, công chức làm công tác quản lý công tác văn thư – lưu trữ nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết nhanh chóng và đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ được giao, góp phần giữ gìn những cứ, chứng hoạt động của quan, đơn vị phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát; góp phần cải cách hành chính, hiện đại hóa hướng tới mợt hành hiệu lực, hiệu quả, xây dựng, trì và cải tiến liên tục hoạt đợng đảm bảo chất lượng các nhiệm vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu của pháp luật và không ngừng nâng cao chất lượng tương tác với phương châm hiệu quả - minh bạch - chất lượng, góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến quan, tở chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia 1.2 Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn đến ● Các nguyên tắc giải quản lý văn đến: - Tất cả các văn bản đến phải qua văn thư của quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất, chất - Văn bản phải được chuyển qua Thủ trưởng quan, tở chức, Chánh văn phịng Trưởng phịng hành trước phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết; - Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng; - Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nước ● Quy trình xử lý văn đến: - Bước 1: Nhận văn bản đến Xem nhanh phong bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có địa không, nếu không địa phải trả cho nơi gửi Xem phong bì cịn ngun vẹn khơng, hay đã bị bóc trước, nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản - Bước 2: Phân loại sơ bộ văn bản - Loại phải vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi quan, thủ trưởng những người có chức vụ lãnh đạo quan - Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, sách, báo, bản tin - Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên quan, chức danh thủ trưởng quan, không có dấu mật - Loại không được bóc bì: Chỉ vào sở khơng được bóc bì và chún cả bì gồm những cơng văn gửi Đảng uỷ, các đoàn thể và cơng văn ngoài bì ghi rõ tên người nhận - Bước 3: Bóc phong bì văn bản + Văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn, khẩn cần được bóc trước Sau đó bóc phong bì những văn bản khác + Khi bóc phong bì không làm rách văn bản, làm mất địa nơi gửi và dấu bưu điện Cần soát lại phong bì xem đã lấy hết văn bản chưa, có sót khơng + Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài phong bì với thành phần tương ứng của văn bản lấy phong bì và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp văn bản kèm theo phiếu gửi) Nếu có điểm nào không khớp phải gửi lại để hỏi quan gửi + Đối với những văn bản không thể thức, chữ ký không thẩm quyền, bản chụp phôtôcopy dấu đen, vượt cấp, chữ mờ, nhàu nát phải trả lại nơi gửi để thực hiện quy định - Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN Số đến:…………… ĐẾN Ngày đến:………… Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến Thủ trưởng quan không xem xét những văn bản đến chưa có dấu đến Dấu đến được đóng vào khoảng trống số và ký hiệu, trích ́u (của cơng văn) khoảng trống giữa tên quan ban hành và tiêu đề văn bản Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01-01 đến hết ngày 31-12 cuối năm Có thể ghi số tuỳ theo loại văn bản - Bước 5: Vào sổ đăng ký Đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến là một bước quan trọng tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Đó là sự ghi lại những thông tin bản của văn bản số, ký hiệu, quan ban hành, ngày, tháng của văn bản Mục đích đăng ký văn bản là để nắm được số lượng văn bản, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến nhằm cung cấp những thông tin này kịp thời theo yêu cầu Có hình thức đăng ký văn bản đến là dùng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính Hình thức dùng sở có ưu điểm là đơn giản, tốn kém, dễ thực hiện Thơng thường có các loại sổ đăng ký văn bản đến cho: + Văn bản thường + Văn bản mật + Các đơn từ khiếu nại, tố cáo + Văn bản không tuyến được gửi trở lại - Bước 6: Trình văn bản Văn bản đến sau đã vào sổ, văn thư trình Chánh văn phịng, Trưởng phịng hành chính, người được Thủ trưởng uỷ nhiệm xem toàn bộ văn bản đến để xin ý kiến phân phối, giải quyết Sau đã có ý kiến, văn bản được đưa lại cho văn thư chuyển giao cho người đơn vị trực tiếp giải quyết - Bước 7: Chuyển giao văn bản Khi chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Văn bản phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào số chuyển giao văn bản của văn thư + Văn bản đề ngày nào phải chuyển giao ngày đó + Trường hợp nhiều người nhiều đơn vị tham gia giải qút mợt văn bản gửi cho cá nhân, đơn vị Nhưng bản phải lưu lại giao cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm - Bước 8: Theo dõi việc giải quyết văn bản đến Văn bản đến được lưu lại hồ sơ công việc của người thừa hành Khi công việc đã giải quyết xong, người thừa hành phải lập hồ sơ có thông tin phản hồi việc giải quyết văn bản đó cho người có trách nhiệm theo dõi - Những văn bản có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 2.1 Một số lỗi vi phạm -Việc hiện đại hóa công tác văn thư nhất là việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử Voffice hạn chế: Đối với văn bản đến, văn thư là đầu mối cập nhật thơng tin văn bản, trình văn bản, cập nhật ý kiến đạo từ bút phê chuyển đến các đơn vị nhận, chưa chuyên môn hóa đồng bợ - Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm làm lại nhiều lần không sát với thực tế thiếu sót quá trình ban hành Tình trạng văn bản sai thể thức cịn nhiều, mợt số lỗi nhầm nợi dung văn bản (như các lỗi tả, đánh máy nhầm tên, số ) - Việc quản lý văn bản nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, đó văn bản nằm rải rác ở các phòng ban chức Khi cần tra tìm khơng có mất nhiều thời gian - Theo quy định việc đóng dấu văn bản :"Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn bản" Tuy nhiên, đặc thù công việc, các tài liệu, phục lục kèm theo rất quan trọng lại quá dày nên Văn thư ở một số ngành khó mà thực hiện theo quy định này việc đóng dấu giáp lai văn bản (có thể 10-20 trang văn bản/1 dấu giáp lai) - Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bợ phận Văn thư đến phịng chuyên môn từ – 24 ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều thứ 6, có thể đến 72 giờ), vậy, khoảng thời gian này tương đối nhiều, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết nội dung xử lý của văn bản - Vẫn xảy tình trạng có mợt số văn bản đến trực tiếp các phịng chun mơn hay lãnh đạo Sở không được chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn bản - Việc bố trí văn phịng hiện khá hợp lý, nhiên chưa thực hiện được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, nhiều cá nhân có thể vào phòng văn thư khá tự Công tác quản lý văn bản chưa chặt chẽ: Việc mượn và lưu giữ bản gốc trả khơng thời gian, đơi cịn qn; tự ý thay nội dung bên của văn bản chưa được sự đồng ý của lãnh đạo - Mặc dù việc quản lý văn bản hành được thực hiện chủ yếu mạng máy tính, cịn mợt số văn bản cịn được thực hiện giấy tờ tình trạng chồng chéo giữa các văn bản - Quản lý công tác lưu trữ đã có những tiến bộ nhất định chưa đều, chưa thường xuyên Viên chức được giao nhiệm vụ làm công tác lưu trữ của các quan, đơn vị hiện chưa đáp ứng kịp những yêu cầu mà công tác lưu trữ hiện đặt Nhân sự làm việc tại bộ phận khơng cố định: Dù được bố trí nhân lực ln tình trạng người ở vị trí tăng cường cho bợ phận văn thư, quá tải, các nhiệm vụ khác Do vậy, cơng việc thiếu sự chủ động sáng tạo thực thi nhiệm vụ Chuyên viên các đơn vị thực hiện chưa nghiêm túc, quy định pháp luật lập hồ sơ công việc Cuối năm không thực hiện xử lý, giao nộp tài liệu lưu trữ đầy đủ Thực tế đó khiến cho hoạt động xử lý tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn khối lượng công việc của lưu trữ viên quá lớn Công việc năm sau chồng lên năm trước -Việc quản lý văn bản đến thực tế cịn có những tồn tại sở đăng ký không thống nhất; việc tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến có nơi, có lúc chưa được thực hiện theo trình tự, có nơi lưu toàn bộ văn bản đến tại văn thư - Một thực trạng nữa là có rất nhiều văn bản của quan, đơn vị khác giản đến huyện mà không thông qua bộ phận văn thư mà lại gửi trực tiếp đến các phòng ban các cá nhân theo địa phong bì, đó không được đăng ký sau đó lại được chuyển xuống bộ phận văn thư để làm thủ tục đăng ký gây rất mất thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc,… Tất cả những sai sót thuộc trách nhiệm của Lãnh đạo các quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hợi, Chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) - người trực tiếp giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của quan, tổ chức và trực tiếp đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư ở các quan, tổ chức cấp và đơn vị trực thuộc, trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách các quan, tổ chức đảng, tở chức trị-xã hợi việc quản lý và giải quyết văn bản đến Công tác quản lý văn bản đến hiện là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được một các quan, tở chức đảng, tở chức trị-xã hợi Vì vậy, các quan, tở chức đảng, tở chức trị - xã hợi cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt đợng của quan, tở chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước… 2.2 Nguyên nhân hạn chế 2.2.1 Nguyên nhân khách quan Thứ nhất, một số văn bản thay đổi, điều chỉnh việc tập huấn và phổ biến chưa kịp thời Điều này gây khó khăn việc triển khai, thực hiện các nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở quan Thứ hai, nguồn kinh phí từ Ngân sách Trung ương bố trí cho việc quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ ở các quan, đơn vị hiện hầu không có 2.2.2 Nguyên nhân chủ quan Thứ nhất, nhận thức của một số lãnh đạo các đơn vị trực thuộc các quan, đơn vị vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của quản lý công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa quan tâm dành nguồn nhân lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này Hoặc bố trí nhân lực chưa tận tâm, chưa đủ lực đảm nhiệm công việc Viên chức làm trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ; lãnh đạo và hầu tất cả người chưa thực sự hiểu được tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nước Thứ hai, công tác lập kế hoạch, kiểm tra, giám sát, đôn đốc công tác quản lý công tác văn thư, lưu trữ chưa thực tế, chưa sát sao, thường xuyên Do vậy, công tác này chưa phát huy hiệu quả Thứ ba, công tác đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, viên chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là chương trình ngắn hạn, lớp học đông, không thể truyền tải, giải đáp hết được những vấn đề cần giải đáp công việc Do vậy, kiến thức tiếp nhận thời gian học không được nhiều Tại các quan, đơn vị chưa tổ chức cho các viên chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ được tập huấn cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nước Thứ tư, cán bộ, viên chức làm công tác quản lý văn bản thiếu sự cập nhật những văn bản luật, nghị định, thông tư hay các văn bản hướng dẫn quản lý công tác văn thư, lưu trữ đến việc quản lý các văn bản đến, chưa hiệu quả, chưa kịp tiến độ hiện đại hóa nước Các quan, ban ngành chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quy định rõ ràng, cụ thể, hướng dẫn chi tiết phù hợp với thực tế hiện Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn bản khiến hoạt động này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống mạng, đường truyền nên cần một sự cố hỏng hóc nhỏ hệ thống mạng dẫn đến sự đình trệ việc tiếp nhận và giải quyết công việc 10 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI VI PHẠM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN HIỆN NAY Thứ nhất, ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư Ngoài quy chế văn thư, lưu trữ ban hành năm 2017 đến chưa ban hành thêm văn bản nào Đây là vấn đề hết sức khó khăn cho bộ phận lưu trữ tiến hành các nghiệp vụ của Trong tương lai để hoạt đợng lưu trữ vào nề nếp khoa học cần phải ban hành thêm các văn bản hướng dẫn cụ thể để công tác lưu trữ có cứ thực hiện nhiệm vụ được tốt Xây dựng, sửa đổi bổ sung và ban hành các văn bản công tác văn thư cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của quan để thực hiện chức QLNN lĩnh vực lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của đơn vị trực thuộc Đặc biệt là việc sửa đổi bổ sung Quy chế văn thư, lưu trữ để tạo sở pháp lý đưa hoạt động quản lý văn bản dần vào nếp, góp phần cụ thể hóa các quy định của nhà nước công tác lưu trữ đồng thời đảm bảo sự phù hợp với tình hình thực tế của quan, giúp các đơn vị tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động công tác quản lý Thứ hai, tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, quan, tổ chức công tác văn thư – lưu trữ các quan, đơn vị tổ chức Đồng thời, thực hiện phổ biến, triển khai đồng bộ các văn bản hướng dẫn, quy định quản lý công tác văn thư – lưu trữ đến các đơn vị, cá nhân co quan Tuyên truyền để nâng cao nhận thức của lãnh đạo các đơn vị vị trí, vai trị làm cơng tác văn thư – lưu trữ Thứ ba, chăm lo xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý công tác văn thư – lưu trữ 11 Tiếp tục kiện toàn tở chức, bố trí biên chế chuyên trách, bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các quan, tổ chức theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư Nâng cao chất lượng cán bộ thực hiện công tác văn thư – lưu trữ Cần đảm bảo số lượng cán bộ làm văn thư, lưu trữ phù hợp với thực tế Vì cơng tác văn thư – lưu trữ là cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ kỹ thuật, để làm tốt cơng tác này, địi hỏi phải có đợi ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ phải hiểu sâu kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời phải là những người cẩn trọng, tin tưởng Việc chăm lo, xây dựng để có được đội ngũ cán bộ đủ lực đảm đương công việc là trách nhiệm của lãnh đạo các quan, tổ chức Lãnh đạo các quan cần sớm đạo chấn chỉnh tổ chức, kiện toàn lãnh đạo, biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ các đơn vị tḥc quan, tở chức Bố trí nhân lực phù hợp, đủ, cố định cho bộ phận làm chuyên môn công tác văn thư, lưu trữ Việc tuyển dụng cán bộ phải đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn và tiêu chuẩn trị Cần trọng cơng tác đào tạo, tập h́n nâng cao trình đợ cho cán bộ, ý đầu tư có chiều sâu để tạo nên đội ngũ chuyên gia giỏi lĩnh vực chuyên môn Văn thư, lưu trữ là công tác thầm lặng và khá vất vả, cần quan tâm thực hiện cho tốt chế đợ, sách cán bợ văn thư, lưu trữ Cần bổ sung lãnh đạo phụ trách lĩnh vực quản lý công tác văn thư, lưu trữ Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần người đảm nhiệm làm lĩnh vực quản lý này 12 Đồng thời, tăng cường mở lớp tập h́n, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình đợ chuyên môn cho đội ngũ làm công tác văn thư – lưu trữ Mời chuyên gia của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đến định kỳ để giúp Văn phịng văn thư triển khai thực hiện các nợi dung quản lý nhà nước lưu trữ Tập trung tập huấn vào các nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ môi trường mạng; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản; hướng dẫn việc lựa chọn tài liệu có giá trị để số hóa phục vụ quản lý và tra tìm nhanh chóng, hiệu quả, tránh số hóa tràn lan tài liệu lưu trữ Trong tình trạng thiếu hụt nhân lực chun mơn cao hiện nay, giải pháp này giúp khắc phục được tình trạng quá tải khối lượng cơng việc, chấn chỉnh lại các khâu của toàn bộ công tác văn thư - lưu trữ để tạo nề nếp tốt nhất cho công tác lưu trữ quan Tăng cường bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ làm công tác lưu trữ; hợp tác với các quan, tổ chức nước ngoài lưu trữ để cập nhật các công nghệ, xu hướng lưu trữ nước và thế giới Thứ tư, Lãnh đạo tại các quan, đơn vị cần quan tâm, sát sao, kiểm tra, đôn đốc, đánh giá, tổng kết việc thực hiện quản lý công tác văn thư – lưu trữ Hàng năm, hàng quý cần tra, kiểm tra các hoạt động quản lý của công ty nói chung và hoạt động quản lý cơng tác văn thư nói riêng Chánh Văn phịng/trưởng phịng Hành - Tởng hợp có trách nhiệm tham mưu và giúp Giám đốc thực hiện việc tra, kiểm tra nghiệp vụ nhằm hướng dẫn và chấn chỉnh cơng việc, nhằm mục đích đơn đốc cơng việc, kiểm tra giám sát công việc tiến hành và giải quyết có tiến độ và quy định đã đề Ngoài ra, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử phạt vi phạm pháp luật nghiêm túc thực hiện 13 Thứ năm, trang cấp trang thiết bị, sở, vật chất tốt, hiện đại phù hợp với yêu cầu thời đại hiện đại hóa Trong thời gian tới, vấn đề này cần được ý mức hơn, trước hết cần đạo việc xây dựng hệ thống tủ văn thư, kho chuyên dụng bảo quản tài liệu lưu trữ và lựa chọn các trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ theo hướng phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, bền, đẹp, tránh tình trạng vừa đầu tư xong đã lạc hậu Bên cạnh đó, cần tiếp tục đầu tư kinh phí thường xuyên cho các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Tiếp tục đầu tư có hiệu quả sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Nhất là tập trung đầu tư cho hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị phần cứng, phần mềm chuyên dụng quản lý công tác văn thư – lưu trữ nhằm ứng dụng công nghệ thông tin việc lưu trữ dữ liệu (số hóa tài liệu) Thường xuyên có giải pháp chống mối, chống mọt, chống ẩm cho tài liệu Tăng cường đầu tư sở vật chất cho công tác lưu trữ Xây dựng lại phòng lưu trữ, trang bị vật tư chuyên dụng tủ, cặp đựng tài liệu, kệ, giá, bàn xử lý tài liệu ; xây dựng, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy chuyên dụng cho kho lưu trữ tài liệu Đồng thời, thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành Thứ sáu, tăng cường mối quan hệ phối hợp lĩnh vực văn thư Vì quản lý cơng tác văn thư đạt hiệu quả giữa Văn phòng và các đơn vị trực thuộc có mối quan hệ hợp tác tốt công tác nhận, chuyển giao, xử lý công văn và đến bảo đảm kịp thời, đủ 14 KẾT LUẬN Quản lý công tác văn thư là một nội dung hoạt động không thể thiếu công tác văn phịng của quan, gắn liền với hoạt đợng của quan, là hoạt động cung cấp đầy đủ, kịp thời, xác thơng tin cho các hoạt đợng lãnh đạo của quan, giữ gìn bí mật của Đảng, của Nhà nước Từ lý luận và thực tiễn cho thấy, muốn tăng cường quản lý công tác văn thư – lưu trữ thời gian tới các quan, đơn vị, tổ chức phải xác định rõ 04 phương hướng: Thứ nhất phải hướng tới phục vụ triển khai thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ trị theo quan điểm, đường lối của đạo của Đảng bối cảnh mới; Thứ hai, Đảng ủy, các cấp ủy của các đơn vị trực thuộc quan và người đứng đầu các quan, tổ chức phải nhận thức đúng, đầy đủ vai trị, vị trí rất quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Thứ ba, tiếp tục tổ chức quán triệt và triển khai thực hiện nghiêm các quy định của Đảng và Nhà nước công tác văn thư – lưu trữ; Thứ tư, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ các đơn vị, các bộ phận quá trình thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ; kịp thời chấn chỉnh những sai sót để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư – lưu trữ 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Quốc Bảo chủ biên, Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia,2004 Lê Văn In, Mẫu soạn thảo văn dùng hoạt động quản lý nhà nước quyền xã, phường, thị trấn, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Hà nội, 2008 Nguyễn Hữu Thân Quản trị hành chánh văn phòng.TP.HCM, Nhà xuất bản Thống kê, 2002 Lưu Kiếm Thanh, Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, 2004 https://ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn/index.php/vi/nghiep-vu/quan-ly- van-ban-den/to-chuc-giai-quyet-van-ban-den-25.html 16 ... thực tiễn trên, em đã quy? ?́t định chọn: ? ?Mô tả số lỗi vi phạm phát sinh quy trình quản lý v? ?n đến quan tổ chức Phân tích trách nhiệm cá nhân số lỗi vi phạm đề xuất cách xử lý? ?? làm đề tài cho... cột ghi CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ V? ?N BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 2.1 Một số lỗi vi phạm -Vi? ?̣c hiện đại hóa công tác v? ?n thư nhất là vi? ?̣c ứng dụng... 2: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ V? ?N BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC .7 2.1 Một số lỗi vi phạm 2.2 Nguyên nhân hạn chế 2.2.1 Nguyên nhân khách quan