Đang tải... (xem toàn văn)
TÊN ĐỀ TÀI: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN. TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM VÀ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp thì nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị Xã hội. Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiện hành nhằn đảm bảo thông tin. Mọi hoạt động quản lý đều liên quan đến công văn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý. Vì vậy công tác văn thư, lưu trữ là công tác không thể thiếu ở mỗi cơ quan. Công tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức được suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành một hệ thống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống dưới. Quản lý khâu này tốt là góp phần vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ được trôi chảy nhất. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đến. Những lỗi vi phạm phát sinh của từng cá nhân trong quy trình quản lý văn bản đến. Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình quản lý văn bản đến. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đối tượng: Công tác quản lý văn bản đến của công ty Hà Phương. Phạm vụ nghiên cứu: Phòng quản lý văn thư tại công ty Hà Phương. 4. Phương pháp nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và thống kê. Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu. Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động quản lý văn bản đến của công ty Hà Phương. 5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài Hiểu rõ hơn những sai phạm trong quá trình quản lý văn bản đến từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương. 6. Cấu trúc của đề tài. Đề tài ngoài Lời cảm ơn, Phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc gồm 3 phần: Một là, cơ sở lý luận chung về quản lý văn bản đến. Hai là, một số lỗi vi phạm và trách nhiệm của từng cá nhân đối với lỗi vi phạm phát sinh trong quá trình quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương. Ba là, giải pháp nâng cao quy trình quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương. PHẦN NỘI DUNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1. Khái niệm văn bản đến. Theo Nghị định 302020NĐCP về Công tác văn thư quy định: “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan tổ chức cá nhân khác gửi đến. 1.2. Quy trình quản lý văn bản đến. Quy trình quản lý văn bản đến quy định tại Nghị định 302020NĐCP như sau: Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến. Bước 2. Đăng ký văn bản đến. Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến. Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến. Đối với văn bản giấy: a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký. Đối với văn bản điện tử:
TÊN ĐỀ TÀI: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM VÀ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Tổ chức quản lý văn dấu Mã phách: ……………………………………… Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Khái niệm văn đến .3 1.2 Quy trình quản lý văn đến 1.2.1 Tiếp nhận văn đến 1.2.2 Đăng ký văn đến 1.2.3 Trình, chuyển giao văn đến 1.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến .6 1.3 Các nguyên tắc quản lý văn đến MỘT SỐ LỖI VI PHẠM VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG 2.1 Giới thiệu công ty Hà Phương .8 2.1.1 Giới thiệu chung công ty 2.1.2 Quá trình phát triển công ty 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng .9 2.2 Một số lỗi vi phạm q trình quản lý văn đến cơng ty Hà Phương 11 2.3 Trách nhiệm cá nhân lỗi vi phạm phát sinh q trình văn đến cơng ty Hà Phương 11 2.3.1 Trách nhiệm người đứng đầu phòng ban văn thư việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ .11 2.3.2 Trách nhiệm cá nhân 12 2.3.3 Trách nhiệm phòng ban tiếp nhận văn đến từ phận văn thư công ty .13 GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG 14 3.1 Tuyên truyền, nâng cao nhận thức cán bộ, công nhân viên công ty quy trình quản lý văn đến công ty 14 3.2 Cơ sở vật chất, sở hạ tầng, trang thiết bị 15 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 15 3.4 Nhân 15 3.5 Các giải pháp khác 16 PHẦN KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển doanh nghiệp nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, trị Xã hội Nói đến cơng tác văn thư, lưu trữ nói đến cơng văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải văn lập hồ sơ hành nhằn đảm bảo thông tin Mọi hoạt động quản lý liên quan đến công văn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý Vì cơng tác văn thư, lưu trữ công tác thiếu quan Cơng tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt động quan, tổ chức suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành hệ thống đồng xuyên suốt từ xuống Quản lý khâu tốt góp phần vào việc giải vấn đề liên quan đến giấy tờ trơi chảy Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu quy trình quản lý văn đến - Những lỗi vi phạm phát sinh cá nhân quy trình quản lý văn đến - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quy trình quản lý văn đến Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Công tác quản lý văn đến công ty Hà Phương - Phạm vụ nghiên cứu: Phòng quản lý văn thư công ty Hà Phương Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp tổng hợp thống kê - Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận số liệu - Phương pháp quan sát thực tế trình hoạt động quản lý văn đến cơng ty Hà Phương Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài Hiểu rõ sai phạm trình quản lý văn đến từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến công ty Hà Phương Cấu trúc đề tài Đề tài Lời cảm ơn, Phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc gồm phần: Một là, sở lý luận chung quản lý văn đến Hai là, số lỗi vi phạm trách nhiệm cá nhân lỗi vi phạm phát sinh trình quản lý văn đến công ty Hà Phương Ba là, giải pháp nâng cao quy trình quản lý văn đến công ty Hà Phương PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Khái niệm văn đến - Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Công tác văn thư quy định: “Văn đến tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan tổ chức cá nhân khác gửi đến 1.2 Quy trình quản lý văn đến Quy trình quản lý văn đến quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP sau: Bước Tiếp nhận văn đến Bước Đăng ký văn đến Bước Trình, chuyển giao văn đến Bước Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 1.2.1 Tiếp nhận văn đến - Đối với văn giấy: a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký - Đối với văn điện tử: a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống 1.2.2 Đăng ký văn đến - Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật - Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử - Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 1.2.3 Trình, chuyển giao văn đến - Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn - Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải - Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “đến” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn - Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải 1.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến - Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải 1.3 Các nguyên tắc quản lý văn đến - Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký - Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải - Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc - Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc MỘT SỐ LỖI VI PHẠM VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG 2.1 Giới thiệu công ty Hà Phương 2.1.1 Giới thiệu chung công ty - Tên công ty: Công ty Cổ Phần Hà Phương - Tên giao dịch quốc tế: Ha Phuong joint stock company - Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân - Địa trụ sở chính: Thơn Kinh Triều xã Thủy Triều huyện Thủy Nguyên thành phố Hải Phịng - Đại diện pháp luật: Ngũn Hữu Hơm - Vốn điều lệ: 8.000.000.000 đồng (Tám tỷ đồng) - Mã số thuế: 0200468317 - Fax: 02253874313 - Số điện thoại: 02253874105 - Lĩnh vực: Buôn bán vật liệu thiết bị lắp đặt khác xây dựng 2.1.2 Quá trình phát triển cơng ty Cơng ty Cổ Phần Hà Phương thành lập vào ngày 09/08/2002 (đã hoạt động 18 năm) ngày cấp giấy phép 25/07/2002 Cơng ty có giấy phép kinh doanh số 0200468317 sở kế hoạch đâu tư thành phố Hải Phòng cấp Với kiến thức học kinh nghiệm kinh doanh, am hiểu thị trường ngành hàng mối quan hệ hữu hảo với nhà cung cấp sản phẩm xây dựng hoàn thiện nước Với hãng sản xuất lớn Hà Phương phát triển mở rộng hoạt động kinh doanh nhiều lĩnh vực xây dựng trú trọng phát triển mảng bn bán vật liệu, cung cấp thiết bị lắp đặt khác xây dựng Trải qua 18 năm thành lập với bao thách thức công ty đứng vững vượt qua cách xuất sắc với khó khăn thử thách trước mắt Cơng ty Hà Phương không ngừng vươn lên mặt tổ chức, chất lượng hàng hóa Với đội ngũ cơng nhân viên lành nghề, có trình độ học vấn chuyên môn cao, đào tạo chu đáo bản, xuất phát từ đơn vị hoàn thiện lâu năm thị trường Việt Nam cam kết mang lại cho quý khách hàng dịch vụ tốt nhất, cạnh tranh 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương thể sơ đồ sau Giám Đốc Phòng Kinh Doanh Phòng Hành Chính Phịng cơng tác văn thư Chính Phịng Kế Tốn Phịng Vật Tư (Ng̀n: Phòng kế tốn) 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng - Tham mưu giúp lãnh đạo thực công tác tổ chức, cán - Bảo vệ trị nội - Đảm nhiệm cơng tác hành – tổng hợp, văn thư - lưu trữ - Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật - Thực công tác tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hành - Quản lý công tác bảo vệ tổ xe - Xây dựng tổ chức máy hoạt động quan theo quy định Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung doanh nghiệp - Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán công nhân viên theo giai đoạn trung hạn, dài hạn Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quy mô phát triển phận - Làm đầu mối việc xây dựng văn quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phòng, ban - Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch sổ Bảo hiểm xã hội cán bộ, viên chức hợp đồng lao động - Thực chế độ sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản phụ cấp khác theo qui định Nhà nước - Thống kê báo cáo công tác tổ chức nhân theo định kỳ đột xuất - Thực cơng tác bảo vệ trị nội - Xây dựng chương trình, lập kế hoạch cơng tác quan theo giai đoạn: tháng, quý, năm - Thực cơng tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý sử dụng dấu Soạn thảo, ban hành văn thuộc lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ cán làm công tác văn thư, văn phòng đơn vị trực thuộc - Thẩm định thể thức văn đơn vị soạn thảo trước trình lãnh đạo ký - Điều hành quản lý phương tiện lại phục vụ hoạt động quan 10 - Thực quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định hành - Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực tốt công tác thi đua, khen thưởng cho giai đoạn 2.2 Một số lỗi vi phạm trình quản lý văn đến công ty Hà Phương Dưới sai phạm hay gặp phải phận văn thư công ty Hà Phương - Tiếp nhận văn đến: + Khi nhận văn đến không cập nhật kịp thời vào bảng theo dõi văn đến + Khơng phân loại xem văn thuộc loại gì: hồ sơ, hợp đồng, hóa đơn, phịng ban + Để quên làm thất lạc giấy tờ - Đóng dấu văn đến, ghi vào sổ văn + Nhiều giấy tờ hợp đồng đối tác cần bên cơng ty đóng dấu phận văn thư lại không phân loại đúng, chuẩn, kịp thời dẫn đến bị phạt hủy hợp đồng khơng phát sớm + Đóng dấu sai vào vị trí cần phải đóng dấu + Dùng sai dấu + Quên không ghi sổ văn 2.3 Trách nhiệm cá nhân lỗi vi phạm phát sinh trình văn đến cơng ty Hà Phương Những sai sót vi phạm q trình văn đến cơng ty Hà Phương chia trách nhiệm sau đây: 2.3.1 Trách nhiệm người đứng đầu phòng ban văn thư việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ 11 + Trưởng phận văn thư công ty + Nhân viên trực tiếp phụ trách thực tiếp nhận lưu trữ văn đến + Bộ phận phòng ban tiếp nhận văn đến từ phận văn thư công ty - Chưa xây dựng quy trình quản lý văn đến cách hợp lý cho công ty, theo quy định hành - Việc phân công khơng xác cho đối tượng nhân viên dẫn đến việc thực hiện, trách nhiệm sức nhân viên - Khơng thường xun kiểm tra, chỉnh đốn sai phạm trình thực nhân viên, dẫn đến sai phạm trầm trọng làm văn thư, thất lạc, sai sót 2.3.2 Trách nhiệm cá nhân - Không cập nhật kịp thời văn đến: Một ngày doanh nghiệp tiếp nhận nhiều văn đến từ văn cứng đến văn gửi file mềm - Lưu sai nội dung thông tin văn - Phân loại sai văn đến dẫn đến đưa cho phòng ban sai Ảnh hưởng đến trình quản lý lưu trữ văn công ty - Cập nhật thông tin không vào phần mềm quản lý văn doanh nghiệp dẫn đến việc tra cứu, lưu trữ, tìm kiếm thơng tin phận khác trở lên khó khăn thời gian - Làm việc không thực hết trách nhiệm - Sắp sếp chứng từ khơng theo trình tự thời gian, loại chứng từ - Làm hư hỏng, thất lạc văn - Những văn cần phận quản lý ký đóng dấu lại khơng cập nhật phân loại kịp thời dẫn đến trì trệ tiến độ, hậu nghiêm trọng dẫn đến thiệt hại kinh tế công ty 12 2.3.3 Trách nhiệm phòng ban tiếp nhận văn đến từ phận văn thư công ty - Khơng có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản cận thận - Dùng xong quên không đưa lại cho phận văn thư lưu trữ dẫn đến thất lạc Nhiều chứng từ hồ sơ lấy lại - Không đọc kỹ nội dung văn đến, phản hồi lại thơng tin chậm, thiếu sót thơng tin 13 GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG 3.1 Tuyên truyền, nâng cao nhận thức cán bộ, công nhân viên cơng ty quy trình quản lý văn đến công ty - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến quy trình cho văn gửi cho nhân viên trực tiếp soạn thảo văn nhân viên văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ để thực quy định Nhà nước - Thường xuyên phổ biến cập nhật hố quy định Nhà nước cơng tác công văn giấy tờ cũng kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ cơng tác văn phòng cho cán nhân viên văn phịng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cao cơng việc - Trong khâu tiếp nhận văn đến + Văn đến từ nguồn phải qua văn thư phòng văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận, thiếu sai sót văn thư phải báo cho nơi gửi biết để khắc phục + Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) + Thời gian giải quyết: ngày + Văn đến ngồi hành chính, vào ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết nhân viên thường trực có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn bàn giao đầy đủ cho văn thư phịng hành tổng hợp vào đầu ngày làm 14 việc tiếp theo; văn khẩn, phải báo cáo cho Lãnh đạo phịng Hành Tổng hợp để xử lý kịp thời 3.2 Cơ sở vật chất, sở hạ tầng, trang thiết bị - Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác quản lý giải văn việc đầu tư sở vật chất cần thiết - Trang bị máy loại máy, máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho cơng tác văn thư lưu trữ - Mua phần mềm quản lý văn vào công ty, giúp cho việc quản lý giải văn nhanh chóng, kịp thời - Thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, thực nghiêm chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư cần thiết, khâu nghiệp công tác văn thư nhờ vào trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế nạn quan lưu giấy tờ - Trang bị phần mềm Misa, mail Các ứng dụng khác để gửi văn thư vietpost, be, grap, 3.4 Nhân - Nhân vấn đề quan trọng, văn thư cán Nội vụ kiêm nhiệm tiếp nhận khối cơng việc lớn Vì cơng ty nên bố trí thêm nhân viên phụ trách cơng tác văn thư để tránh tình trạng công việc bị tồn đọng - Nhân viên văn thư chưa đào tạo chuyên ngành nên việc thực chun mơn gặp khó khăn Cơng ty nên mở lớp tập huấn, cử nhân viên học nâng cao trình độ chun mơn văn thư - Khuyến khích nhân viên tự học nâng cao trình độ, lực 15 - Có chế độ phụ cấp trách nhiệm cho cán văn thư, lưu trữ 3.5 Các giải pháp khác - Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu cao Các đơn vị phòng ban chức đưa mục lục hồ sơ đơn vị để dựa vào cán văn thư lập danh mục hồ sơ cho cho quan - Cán văn thư cần trọng thực nhiệm vụ để cơng tác văn thư quan đạt kết cao - Hiện phòng văn thư qua tìm hiểu tơi, nhận thấy nhân viên văn thư cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc Ngồi cơng việc nhận cơng văn đến, photocopy tài liệu cịn đảm nhận việc mua sắm văn phòng phẩm cho văn phịng cho phịng ban khác Vì nên bố trí thêm người phân bổ cơng việc cho nhân viên khác - Thực nghiêm túc quy chế công tác công văn giấy tờ lưu trữ Bố trí thêm cán có trình độ chun mơn vào phận Để cập nhật hố hồ sơ vào hệ thống máy tính địi hỏi phải có nhân viên giỏi lĩnh vực máy tính 16 PHẦN KẾT LUẬN Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Đồng thời làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, chế độ Quản lý tốt trình quản lý văn đến cách tốt để đảm bảo giấy tở, sổ sách công ty xác , hồn thiện giúp cho việc quản lý phận trở lên trơn tru, dễ kiểm soát Làm tư liệu tham khảo sau doanh nghiệp 17 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 phủ cơng tác văn thư Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đến, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Quyết định 5576/QĐ-ĐHYD ngày 20/12/2017 Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh phân công Ban Giám hiệu Công văn 231/ĐHYD-HC ngày 05/4/2013 Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh việc quản lý văn đến Công văn 340/ĐHYD-HC ngày 15/4/2015 Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh việc quản lý văn đến 18 ... Một là, sở lý luận chung quản lý văn đến Hai là, số lỗi vi phạm trách nhiệm cá nhân lỗi vi phạm phát sinh trình quản lý văn đến công ty Hà Phương Ba là, giải pháp nâng cao quy trình quản lý văn. .. MỘT SỐ LỖI VI PHẠM VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG 2.1 Giới thiệu công ty Hà Phương .8... đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu quy trình quản lý văn đến - Những lỗi vi phạm phát sinh cá nhân quy trình quản lý văn đến - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quy trình quản lý văn đến Đối tượng