Tiểu luận hệ thống thông tin quản lý khách sạn

TRƯ ỜN G ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA Q UẢN TRỊ KINH DOANH - - BÁO CÁO TIỂU LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN GVHD Lớp SVTH : THS NGUYỄN VĂN NĂM : QTKD.VB2 : Lê Thành Vinh Nguyễn Thị Vui Nguyễn Thanh Vũ Trương Anh Vũ Nguyễn Nguyên Đan Vy Hồ Công Xuân Đặng Như Ý Phan Vũ Thuận Yến Vũ Lê Hải Yến 10 Nguyễn Hoàng Zico 11 Hoàng Thương Vũ MSSV: MSSV: MSSV: MSSV: MSSV: MSSV: MSSV: MSSV: MSSV: MSSV: MSSV: 33101020596 33101026678 33101026308 33101024462 33101024195 33101026898 1068210440 33101024989 33101024194 33101020807 33101026073 TP Hồ Chí Minh, 08/2010 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN G15 Mô tả hệ thống: G15 khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, nhà hàng bán đồ ăn thức uống, sàn nhảy phòng giải trí Doanh số đạt nhờ cho th phịng bán đồ ăn, thức uống Ban giám đốc đặc biệt quan tâm cơng việc Phịng Tiếp tân Chính khâu mà khách hàng liên hệ đặt phịng, tìm phịng th, nhận chìa phịng, đặt tiệc, u cầu dịch vụ ( giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ) toán tiền lúc rời khách sạn Khách đặt phòng phải liên hệ với nhân viên phòng tiếp tân, nhân viên phải phân tích yêu cầu khách tham khảo hồ sơ dành chỗ trạng khách sạn để giải yêu cầu khách Cần phải biết khách có người, từ ngày đến ngày nào, khách cần phòng hạng ( phịng hạng sang hay phịng bình dân), có u cầu đặc biệc khơng? Để dành phịng cho khách đến thời điểm khách đến phòng trống ( phịng chưa đặt khơng cịn khách ở) Khi khách hàng đến Đa số khách đến khách sạn có đặt phịng trước Số cịn lại đến th với hy vọng thuê phòng để thuê Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận hỏi xem vị khách có đặt phịng trước hay khơng đặt trước với tên Như phải cần tham khảo đến hồ sơ đặt phịng trước Đơi khách khăn khăng có đặt phịng, thật khơng có Khi khách đến khơng đặt phịng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem phòng trống hay không Nếu không, nhân viên phải thông báo tên cho khách tên số khách sạn có khả cịn phịng Nếu có phịng đáp ứng u cầu khách nhân viên tiếp tân yê cầu khách xuất trình giấy tờ giữ lại giấy chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác( khách khơng có CMND) Giấy tờ trả lại khách hoàn tất thủ tục rời khách sạn Mỗi phòng tùy theo kiểu, vị trí tiện nghi bố trí bên mà có biểu giá riêng Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu thuê phòng Mỗi phiếu thuê phòng lập cho người khách, thường người chịu trách nhiệm toán sau Trên phiếu thuê phòng cần phải ghi rõ khách bố trí phịng nào, vào khoản thời gian ( ngày nào) để thuận tiện việc khai báo tạm trú, tạm vắng nhà chức trách đến kiểm tra Nhân viên tiếp tân cho biết giá phòng người nhóm ( nhóm chung, mướn nhiều phịng trả tiền chung) Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thơng tin quản lý khách sạn Nếu khách có u cầu dịch vụ ( giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke…), nhân viên tiếp tân phải lập kê Mỗi kê có số thứ tự lập cho khách, ghi tất dịch vụ mà khách yêu cầu suốt trình lưu trú khách sạn Trong phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ vào thời điểm nào, chi phí tương ứng Bảng kê chi phí nhân viên tiếp tân giữ lại yêu cầu khách toán rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc, nhân viên tiếp tân phải lập hóa đơn Trên hóa đơn ghi nhận mà khách yêu cầu Qua hóa đơn thể hiệncác yêu cầu khách (số lượng, thẩm mỹ, cách thời gian bay trí, ) từ nhân viên tiếp tân thỏa thuận với khách hàng đơn giá cho Một hóa đơn giao cho nhà hàng để phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có số thứ tự ghi cho khách hàng Khách hàng tốn hóa đơn tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau Khi khách đi: Mọi thủ tục diễn Phòng tiếp tân Lúc phiếu th phịng, bảng kê dịch vụ hóa đơn tiệc tùng chưa tốn sở yêu cầu khách phải trả Bộ phận phục vụ kiểm tra phịng mà khách xem có hư hao khơng xác nhận vào phiếu th phịng Nếu khách làm hư hại đồ đạc phịng khách phải đền bù họăc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại Khi khách hàng trả tiền phiếu thu lập Mỗi phiếu thu có số thứ tự, thu tiền khách hàng, ngày thu, lý ( thu phiếu thuê phòng, kê, hóa đơn nào) với số tiền thu Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách, ký xác nhận vào phiếu thu, lập thành liên liên lại liên giao cho khách hàng Ban Giám đốc muốn tin học hóa cơng việc: đặt phòng trước, theo dõi lưu trứu, yêu cầu dịch vụ, đặt tiệc toán khách hàng Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Sơ đồ dòng liệu sơ đồ ngữ cảnh Yêu cầu đặt phòng Trả lời yêu cầu đặt Yêu cầu thuê phòng Khách Trả lời yêu cầu thuê Yêu cầu dịch vụ Trả lời yêu cầu dịch Yêu cầu đặt tiệc Trả lời yêu cầu đặt Yêu cầu trả Lập phiếu thu Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Yêu cầu cập nhật danh mục loại Yêu cầu cập nhật danh mục Yêu cầu báo Báo cáo Yêu cầu thông tin khách Ban quản lý Thông tin khách lưu Yêu cầu cập nhật danh mục dịchphiếu vụ đặt tiệc Yêu cầu cập nhật Yêu cầu cập nhật danh mục Yêu cầu cập nhật danh mục thức Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý khách sạn Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Sơ đồ chức nghiệp vụ quản lý khách sạn (BFD) Quản lý khách sạn Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Quản lý tài nguyên hệ thống Quản lý đặt tiệc Quản lý đặt phòng Quản lý thuê phòng Quản lý khách lưu trú Quản lý trả phòng Hình 3.1: Sơ đồ chức hệ thống thơng tin quản lý khách sạn 3.1 Sơ đồ chức nghiệp vụ quản lý đặt phòng Quản lý đặt phòng Tra cức thơng tin phịng cịn trống Cập nhật phiếu đặt phòng Cập nhật danh mục khách hàng Hình 3.1: Sơ đồ chức quản lý phịng Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 3.2 Sơ đồ chức nghiệp vụ thuê phòng Quản lý thuê phịng Tra cứu thơng tin khách đặt phịng Tra cứu thơng tin phịng cịn trống Cập nhật phiếu thuê phòng Cập nhật danh mục khách hàng Hình 3.2: Sơ đồ chức quản lý th phịng 3.3 Sơ đồ chức nghiệp vụ quản lý khách lưu trú Quản lý khách lưu trú Tra cứu thơng tin khách hàng Đổi phịng cho khách (Nếu khách có u cầu) Hình 3.3: Sơ đồ chức quản lý khách lưu trú Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 3.4 Sơ đồ chức trả phòng Quản lý trả phòng Kiểm tra phòng xác nhận phiếu thuê phòng Cập nhật phiếu thu Hình 3.4: Sơ đồ chức quản lý trả phịng 3.5 Sơ đồ chức quản lý tài nguyên hệ thống Quản lý tài nguyên hệ thống Cập nhật danh mục dịch vụ Cập nhật danh mục thức uống Cập nhật danh mục ăn Cập nhật danh mục Phịng Cập nhật danh mục loại phịng Hình 3.5: Sơ đồ chức năn quản lý tài nguyên hệ thống Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 3.6 Sơ đồ chức quản lý dịch vụ Quản lý dịch vụ Cập nhật kê dịch vụ Cập nhật danh mục dịch vụ Hình 3.6: Sơ đồ chức quản lý dịch vụ 3.7 Sơ đồ chức quản lý đặt tiệc: Quản lý đặt tiệc Cập nhật phiếu đặt tiệc Cập nhật danh mục khách hàng Cập nhật danh mục ăn Cập nhật danh mục thức uống Hình 3.7: Sơ đồ chức quản lý đặt tiệc Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Sơ đồ dòng liệu logic (DFD) Các ký hiệu: Quá trình xử lý liệu Tác nhân bên Tác nhân bên Lưu trữ liệu Dòng liệu 4.1 Quản lý đặt tiệc: Khách hàng Ban quản lý A1 B1 B2 Cập nhật phiếu đặt tiệc A2 A31 Phiếu đặt A32 Cập nhật danh mục khách hàng A311 Danh mục khách A33 Cập nhật danh mục ăn A321 Cập nhật danh mục thức uống A331 Danh mục thức Danh mục thức Hình 4.1: Sơ đồ dịng liệu quản lý đặt tiệc Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn A1: Cập nhật phiếu đặt tiệc có khách hàng đặt tiệc A2: Lưu phiếu đặt tiệc A31: Cập nhật danh mục khách hàng ( khách hàng mới) A311: Lưu thông tin khách hàng A32: Cập nhật danh mục ăn (nếu ăn mới) A321: Lưu thơng tin ăn A33: Cập nhật danh mục thức uống (nếu thức uống mới) A331: Lưu thông tin thức uống Điều chỉnh phiếu đặt tiệc B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt tiệc ( sai sót phiếu đặc tiệc) B2: Lấy phiếu đặt tiệc từ sở liệu lên cập nhật lưu lại 4.2 Quản lý đặt phòng: Khách hàng A1 A2 B1 Ban quản lý Tra cứu thơng tin phịng cịn trống A3 B2 A5 Cập nhật phiếu đặt phòng A4 Phiếu đặt phòng Cập nhật danh mục khách hàng A6 Danh mục khách hàng Hình 4.2: Sơ đồ dịng liệu quản lý đặt phịng Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Lưu đồ giải thuật cập nhật phiếu đặt tiệc: Bắt đầu Tạo phiếu đặt tiệc Đ S Đã có số phiếu Gán số phiếu Kết thúc Chọn khách hàng Kết thúc Khách hàng có mã S Cập nhật danh mục khách hàng Đ Món ăn thức uống có danh mục Chọn ăn thức uống Đ S Cập nhật danh mục ăn thức Kết thúc Kết thúc 17 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 5.2 Quản lý đặt phòng: Bắt đầu Tạo phiếu đặt phòng S Còn phòng Kết thúc Đ Khách hàng có mã khách hàng Đ Mở CSDL phiếu đặt phịng S CSDL chưa có mẫu tin Đ Cập nhật danh mục khách hàng Gán số phiếu đặt phòng mẫu tin (PDP0001) S Kết thúc Kết thúc Gán số phiếu đặt phòng mẫu phát sinh kế tiếp(PDP0002) Kết thúc 18 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 5.3 Quản lý th phịng: Bắt đầu Khách có đặt chỗ trước chưa Tạo phiếu thuê phòng S Đ S Còn phòng trống Kết thúc Đ Khách hàng có mã khách hàng Đ Mở CSDL phiếu thuê phịng S CSDL chưa có mẫu tin Đ Cập nhật danh mục khách hàng Gán số phiếu thuê phòng mẫu tin (PDP0001) S Kết thúc Kết thúc Gán số phiếu thuê phòng mẫu phát sinh kế tiếp(PDP0002) Kết thúc 19 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 5.4 Quản lý khách lưu trú ( đổi phịng cho khách): Bắt đầu Tra cứu CSDL tìm phòng Còn phòng trống S Kết thúc Đ Cập nhật phiếu th phịng Hình 5.4: Sơ đồ logic đổi phịng cho khách 5.5 Quản lý tài nguyên hệ thống: Bắt đầu Cập nhật danh mục phịng CSLD chưa có mẫu tin Mở CSDL danh mục Đ Kết thúc Gán số phòng mẫu tin (P0001) Gán số phòng mẫu tin (P0002) S Kết thúc Hình 5.5: Sơ đồ logic cập nhật danh mục phòng 20 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bắt đầu Cập nhật danh mục phịng CSLD chưa có mẫu tin Mở CSDL danh mục loại phòng Đ Kết thúc Gán mã loại phòng mẫu tin (LP0001) S Gán mã loại phòng mẫu tin (LP0002) Kết thúc Hình 5.5.2: Sơ đồ logic cập nhật danh mục loại phòng Bắt đầu Cập nhật danh mục dịch v CSLD chưa có mẫu tin Mở CSDL danh mục dịch vụ Đ Kết thúc Gán mã dịch vụ mẫu tin (DV0001) Gán mã dịch vụ mẫu tin (DV0002) S Kết thúc Hình 5.5.2: Sơ đồ logic cập nhật danh mục dịch vụ 21 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bắt đầu Cập nhật danh mục ăn CSLD chưa có mẫu tin Mở CSDL danh mục ăn Đ Kết thúc Gán mã ăn mẫu tin (DV0001) S Gán mã ăn mẫu tin (DV0002) Kết thúc Hình 5.5.2: Sơ đồ logic cập nhật danh mục ăn Bắt đầu Cập nhật danh mục thức uống CSLD chưa có mẫu tin Mở CSDL danh mục thức uống Đ Kết thúc Gán mã thức uống mẫu tin (DV0001) Gán mã thức uống mẫu tin (DV0002) S Kết thúc Hình 5.5.2: Sơ đồ logic cập nhật danh mục thức uống 22 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 5.6 Quản lý trả phòng: Bắt đầu Tạo phiếu thu Mở CSDL Phiếu thuê phòng Mở CSDL Bản kê dịch vụ Có sử dụng dịch vụ Cập nhật phiếu thu Đ S Kết thúc Mở CSDL Phiếu đặc tiệc Mở CSDL Phiếu thu Đ Có đặt tiệc S CSDL có mẫu Gán số phiếu thu mẫu tin (PT0001) S Đ Kết thúc Gán số phiếu thu mẫu tin (PT0002) Kết thúc Kết thúc Hình 5.6: Sơ đồ logic quản lý trả phịng 23 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Xây dựng mô hình liệu 6.1 Xác định tập thực thể n Phòng Loại Phòng n n n n Phiếu đặt phòng Phiếu thuê phòng Phiếu thu n n n n Khách n n n Dịch vụ Phiếu đặt tiệc n n n Món ăn Thức uống Dựa sơ đồ hệ thống thông tin quản lý khách sạn gồm thực thể sau: Phịng, Loại phòng, Phiếu đặt phòng, Phiếu thuê phòng, Phiếu thu, Khách, Dịch vụ, Phiếu đặt tiệc, Món ăn, Thức uống Đối với mối quan hệ n-n thêm thực thể vào để làm rõ thêm nghiệp vụ: 24 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn  Khách – Dịch vụ: Thêm thực thể Bản kê dịch vụ( để ghi nhận khách sử dụng dịch vụ gì, ngày nào)  Phiếu đặt tiệc- Món ăn: Thêm thực thể Dịng PDT/Món ăn  Phiếu đặt tiệc – Thức uống: thực thể Dòng PDT/Thức uống  Phiếu đặt phòng – Phòng: thực thể Dòng PDP/Phòng  Phiếu thuê phòng – Phòng: thực thể Dòng PTP/Phòng n Phòng 1 Loại Phòng n n Dòng PDP/ Phòng Dòng PTP/Phòng n n 1 Phiếu đặt phòng Phiếu thuê phòng Phiếu thu n n 1 n Khách n Bản kê dịch vụ n n 1 Phiếu đặt tiệc Dịch vụ n n Dòng PDT/Món ăn Dịng PDT/Thức Uống n n 1 Món ăn Thức uống 25 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 6.2 Xác định thuộc tính tập thực thể PHỊNG Tên thuộc tính Ghi Số Phịng Thuộc tính khóa Mã loại Phịng Vị trí Mơ tả phịng LOẠI PHỊNG Tên thuộc tính Ghi Mã loại phịng Thuộc tính khóa Tên loại phịng Giá Mơ tả loại phịng 26 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn KHÁCH HÀNG Tên thuộc tính Ghi Mã khách hàng Thuộc tính khóa Tên khách hàng Thơng tin định danh Số CMND, Hộ chiếu, lái xe Địa Điện thoại Fax Nước Khách đến từ nước DỊCH VỤ Tên thuộc tính Ghi Mã dịch vụ Thuộc tính khóa Tên dịch vụ Mơ tả dịch vụ BẢNG KÊ Tên thuộc tính Ghi Số kê Thuộc tính khóa Mã khách hàng Ngày sử dụng 27 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thơng tin quản lý khách sạn DỊNG BẢN KÊ / DỊCH VỤ Tên thuộc tính Ghi Số kê Thuộc tính khóa Mã dịch vụ Thuộc tính khóa Giá Đơn vị tính Số lượng MĨN ĂN Tên thuộc tính Ghi Mã ăn Thuộc tính khóa Tên ăn Mơ tả ăn THỨC UỐNG Tên thuộc tính Ghi Mã thức uống Thuộc tính khóa Tên thức uống Mơ tả ăn 28 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn PHIẾU ĐẶT TIỆC Tên thuộc tính Ghi Số phiếu đặc tiệc Thuộc tính khóa Ngày đặt tiệc Số lượng bàn Mô tả đặt tiệc DỊNG PDT/ MĨN ĂN Tên thuộc tính Ghi Số phiếu đặt tiệc Thuộc tính khóa Mã ăn Thuộc tính khóa Giá Đơn vị tính Số lượng DỊNG PDT/ THỨC UỐNG Tên thuộc tính Ghi Số phiếu đặc tiệc Thuộc tính khóa Mã thức uống Thuộc tính khóa Giá Đơn vị tính Số lượng 29 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn PHIẾU ĐẶT PHÒNG Tên thuộc tính Ghi Số phiếu đặt phịng Thuộc tính khóa Ngày đặt phịng DỊNG PDP/PHỊNG Tên thuộc tính Ghi Số phiếu đặt phịng Thuộc tính khóa Số phịng Thuộc tính khóa Số ngày dự kiến DỊNG PTP/PHỊNG Tên thuộc tính Ghi Số phiếu đặt phịng Thuộc tính khóa Số phịng Thuộc tính khóa Số ngày th 30 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn PHIẾU THU Tên thuộc tính Ghi Số phiếu thu Thuộc tính khóa Ngày lập Mã số khách hàng Số phiếu đặc tiệc Số kê dịch vụ Số phiếu thuê phòng 31 Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... lý khách sạn Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Quản lý tài nguyên hệ thống Quản lý đặt tiệc Quản lý đặt phòng Quản lý thuê phòng Quản lý khách lưu trú Quản lý trả phịng Hình 3.1: Sơ đồ chức hệ thống. .. hệ thống thơng tin quản lý khách sạn Nhóm 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Sơ đồ chức nghiệp vụ quản lý khách sạn (BFD) Quản lý. . .Hệ thống thông tin quản lý khách sạn HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN G15 Mơ tả hệ thống: G15 khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, nhà hàng bán đồ ăn thức