phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ *** ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TẠI KHÁCH SẠN VENUS TAM ĐẢO Sinh viên thực : Phan Thị Mai Quỳnh Mã sinh viên : 11194514 Lớp chuyên ngành : Hệ thống thông tin quản lý 61A Giảng viên hướng dẫn : TS Trịnh Hoài Sơn Hà Nội, 2022 LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc kính trọng tới – Thầy Cô giảng viên Viện Công nghệ thông tin Kinh tế số, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đặc biệt thầy Trịnh Hoài Sơn – người trực tiếp hướng dẫn em thực đề án dành nhiều thời gian, cơng sức hướng dẫn tận tình, bảo em suốt q trình Tuy có nhiều cố gắng, đề án em khơng thể tránh khỏi thiếu sót cách hiểu, lỗi trình bày Em kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy để đề tài em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng 06 năm 2022 Sinh viên MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN VENUS 1.1 Giới thiệu khách sạn Venus Tam đảo 1.2 Cơ cấu tổ chức: 1.3 Tổng quan quy trình hoạt động khách sạn CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI KHÁCH SẠN 2.1 Thực trạng công tác quản lý khách sạn 2.1.1 Thực trạng sở vật chất khách sạn 2.1.2 Thực trạng quy trình quản lý khách sạn 2.2 Phân tích yêu cầu 2.2.1 Phân tích nghiệp vụ quản lý khách sạn Venus Tam Đảo 2.2.2 Đề xuất hướng giải toán 2.2.3 Lợi ích từ việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý khách sạn Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 3: TIN HỌC HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI KHÁCH SẠN VENUS TAM ĐẢO 3.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD - Information Flow Diagram) 3.1.1 Sơ đồ IFD quy trình cho th phịng 3.1.2 Sơ đồ IFD quy trình sử dụng dịch vụ 10 3.1.3 Sơ đồ IFD quy trình trả phòng 11 3.2 Sơ đồ ngữ cảnh (CD - Context Diagram) 12 3.3 Sơ đồ phân rã chức (BFD - Business Function Diagram) 12 3.4 Sơ đồ luồng liệu (DFD - Business Function Diagram) 13 3.4.1 Sơ đồ DFD mức 13 3.4.2 Sơ đồ DFD mức quy trình quản lý danh mục (phịng, thiết bị) 13 3.4.3 Sơ đồ DFD mức quy trình quản lý th phịng 14 3.4.4 Sơ đồ DFD mức quy trình quản lý khách hàng 14 3.4.5 Sơ đồ DFD mức quy trình quản lý sử dụng dịch vụ 15 3.4.6 Sơ đồ DFD mức quy trình quản lý báo cáo – thống kê 15 3.5 Sơ đồ thực thể liên kết (ERD - Entity Relationship Diagram) 15 3.5.1 Xác định thực thể thuộc tính thực thể 15 3.5.2 Các bảng sở liệu 16 3.5.3 Sơ đồ quan hệ 19 3.6 Thiết kế giao diện 20 3.6.1 Giao diện đăng nhập 20 3.6.2 Giao diện hình 20 3.6.3 Giao diện quản lý danh mục 21 3.6.4 Giao diện quản lý chức 23 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Bảng giá phịng cơng bố Khách sạn Venus Tam Đảo Bảng 2: Bảng giá dịch vụ Khách sạn Venus Tam Đảo DANH MỤC HÌNH Hình 1: Sơ đồ cấu tổ chức khách sạn Venus Tam Đảo Hình 2: Sơ đồ thực thể liên kết ERD hệ thống thông tin quản lý khách sạn 16 Hình 3: Sơ đồ quan hệ quản lý khách sạn Venus 19 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại cơng nghiệp hóa - đại hóa ngày nay, cơng nghệ thơng tin trở thành công cụ thiếu lĩnh vực đời sống Các thiết bị đại điện thoại thông minh, máy tính cá nhân, tivi… dễ dàng kết nối Internet giúp cập nhật đầy đủ thông tin dễ dàng, kết nối với thao tác đơn giản qua hình Đây liên kết khó tách rời thời kỳ phát triển tồn giới nói riêng cơng đổi đất nước ta nói riêng Không phương tiện hỗ trợ cho sống, nhu cầu cá nhân, cơng nghệ thơng tin cịn xem thước đo phát triển tổ chức, quốc gia Việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin đời sống nhằm mục đích giảm thiểu sức lao động thời gian làm việc cho người, nâng cao hiệu xử lý thông tin phức tạp, đặc biệt mang lại thuận tiện nhanh chóng cơng tác quản lý, đảm bảo an tồn thơng tin dần trở thành nhu cầu tất yếu xu hướng phát triển xã hội Du lịch ngành kinh tế mũi nhọn phát triển bền vững Việt Nam Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý nhiều hạn chế Cụ thể, việc quản lý khách sạn thực hành cách thủ công, chủ yếu dựa vào sức người, như: liệu phịng th, thơng tin khách hàng, quản lý doanh thu… Do đó,việc phát triển phần mềm hệ thống thông tin quản lý khách sạn điều cần thiết, nhằm phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát, theo dõi, quản lý khách sạn Hệ thống thông tin quản lý đảm bảo cho việc thực thủ tục diễn dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng nhân viên, tăng khả giám sát, quản lý ban giám đốc Từ đó, ban giám đốc định chiến lược phù hợp với thực trạng khách sạn CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN VENUS 1.1 GIỚI THIỆU VỀ KHÁCH SẠN VENUS TAM ĐẢO Tên khách sạn: Mã số thuế: Khách sạn VENUS Tam Đảo 0101417985-004 Địa chỉ: Hotline: Khu 1, thị trấn Tam Đảo, huyện Tam Đảo, tỉnh Vĩnh Phúc 0843583838 Đại diện pháp luật: Lê Văn Sử Email: info@venushotel.vn Website: https://venushotel.vn Mã số ĐKKD: 0101417985-004 Ngày cấp GPHĐ: 25/1/2019 Khách sạn Venus Tam Đảo tọa lạc trung tâm thị trấn Tam Đảo, địa điểm lý tưởng để du khách có dịp tận hưởng phong cảnh hữu tình, núi rừng hùng vĩ nơi đây, hay ghé thăm chợ địa phương mua sắm đặc sản Venus Tam Đảo sở hữu 198 phòng nghỉ đạt đến tiêu chuẩn bốn Quốc tế, mang lối đậm nét đặc trưng Châu Âu đem lại cho khách hàng giây phút nghỉ ngơi, thư giãn khách sạn đẳng cấp Tam Đảo 1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC: Hình 1: Sơ đồ cấu tổ chức khách sạn Venus Tam Đảo ‐ Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm vấn đề kinh doanh khách sạn, đảm bảo đem lại hiệu lợi nhuận cao ‐ Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân cho khách sạn quản lý hoạt động mảng nhân xếp nhân công theo công việc khác ‐ Phịng kế tốn: chịu trách nhiệm thực hoạt động cơng tác kế tốn kế hoạch tài chính, cụ thể lập kế hoạch tài chính, dự trù ngân sách, theo dõi việc thu chi khách sạn kiểm soát hoạt động tài ‐ Bộ phận lễ tân: tiếp đón, đăng ký khách, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ‐ khách hàng nghỉ ngơi khách sạn tốn phịng cho khách Bộ phận buồng phòng: đảm bảo vệ sinh cho khách sạn Các công việc cụ thể phận chuẩn bị phòng đến vệ sinh buồng phòng, vệ sinh khu vực khác khách sạn đến việc chuẩn bị vật dụng cần thiết ‐ cho khách hàng lưu trú Bộ phận nhà hàng dịch vụ: phụ trách việc ăn uống sử dụng dịch vụ khác khách hàng khách sạn ‐ Bộ phận kỹ thuật: giám sát, quản lý hệ thống trang thiết bị kỹ thuật khách sạn, đảm bảo chúng hoạt động tốt ‐ Bộ phận bảo vệ: giữ vai trò bảo vệ tài sản khách hàng khách sạn Bên cạnh đó, phận chịu trách nhiệm tuần tra, canh gác hỗ trợ khách hàng có cố xảy 1.3 TỔNG QUAN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA KHÁCH SẠN ‐ Khách hàng có nhu cầu đặt trước phòng khách sạn liên hệ với ‐ phận lễ tân Bộ phận tiếp nhận cập nhật thông tin, tạo phiếu đăng kí, bố trí phịng th phù hợp với u cầu khách hàng Khách hàng trực tiếp đến thuê phòng khách sạn tiếp nhận lễ tân, phận kiểm tra phòng trống phù hợp với yêu cầu khách, tạo ‐ phiếu đăng kí, xác nhận cập nhật thơng tin khách hàng vào hệ thống Khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ, phận tương ứng tiếp nhận yêu ‐ cầu cung cấp dịch vụ cho khách Khi khách hàng có trả phịng, nhân viên lễ tân lập chi tiết hóa đơn bao gồm ‐ tiền phòng sử dụng dịch vụ khách hàng cho họ Ban quản lý chịu trách nhiệm công viêc hoạt động khách sạn CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI KHÁCH SẠN 2.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 2.1.1 Thực trạng sở vật chất khách sạn Khách sạn VENUS có tất 198 phịng, bao gồm phịng đơn, phịng đơi phịng ba, với hệ thống nước, đèn chiếu sáng đồ nội thất mang nét phong cách châu Âu, góp phần tạo nên thư giãn, tinh tế khoảng thời gian nghỉ ngơi khách hàng Ngoài ra, nhà hàng Venus Tam Đảo có khu vực nhà ngồi trời, vừa đem lại cho khách hàng trải nghiệm ẩm thực đáng nhớ, vừa giúp khách hàng tận hưởng khung cảnh thiên nhiên Tam Đảo Bên cạnh đó, khách sạn khu vui chơi nằm tầng hầm V7, mang đến trị chơi vừa mang tính giải trí vừa rèn luyện tinh thần thể thao cho trẻ Khơng vậy, Venus Tam Đảo cịn phục vụ dịch vụ khác Fitness Center, Spa & Massage bể bơi, với mục đích mang lại cho khách hàng trải nghiệm đáng nhớ Tam Đảo Bảng 1: Bảng giá phịng cơng bố Khách sạn Venus Tam Đảo (Đơn vị: VND/ngày) Loại phòng Đơn giá Loại phịng Số lượng phịng Ba 5,500,000 Đơi 10 4,800,000 Đơn 20 3,100,000 Ba 3,100,000 Đôi 10 2,600,000 Đơn 20 2,300,000 Đôi 97 2,600,000 Đơn 30 2,100,000 STT 2 Standard Luxury Superior niêm yết Bảng 2: Bảng giá dịch vụ Khách sạn Venus Tam Đảo (Đơn vị: VND/người) STT Loại dịch vụ Đơn giá niêm yết Khu vui chơi trẻ 100,000 Spa & Massage 200,000 Bể bơi 150,000 Fitness Center 200,00 Karaoke 100,000 2.1.2 Thực trạng quy trình quản lý khách sạn ‐ Tất liệu phịng th, phịng trống, thơng tin khách hàng, quản lý doanh thu lưu trữ dạng file excel hệ thống máy tính dễ dẫn đến q tải, nhầm lẫn thơng tin, khó đồng Bên cạnh đó, việc quản lý khách sạn excel khiến việc quản lý nhiều thời gian việc tổng hợp liệu lập báo cáo ‐ ‐ ‐ Nếu có cố điện cháy nổ đột ngột làm điện hệ thống máy tính dẫn đến thơng tin chưa kịp lưu trữ biến gây tốn thời gian, công sức nhập liệu thông tin Lưu trữ thủ công excel làm giảm khả giám sát ban quản lý khơng có mặt trực tiếp gây rủi ro vấn đề bảo mật trường hợp nhân viên làm rị rỉ thơng tin hay nhập sai lệch thơng tin Vào cao điểm mùa du lịch, số lượng nhu cầu khách du lịch muốn thuê phòng tăng lên với số lượng lớn dẫn đến công tác đăng ký thủ tục tốn thời gian, lộn xộn khó khăn việc xác định phịng trống cơng tác quản lý Và vài người vừa hướng dẫn xác nhận thủ tục đăng ký khách hàng nên nhiều thời gian chờ đợi, gây tâm lý mệt mỏi cho hai bên ‐ ‐ Nhu cầu thông tin chưa đáp ứng kịp thời: Thơng tin trạng phịng khách sạn thay đổi liên tục, thực thủ công gây lãng phí thời gian Việc tra cứu, tìm kiếm thơng tin gặp nhiều khó khăn tốn thời gian Khi khách hàng hoàn tất dịch vụ hoàn trả phịng th trước có mong muốn th tiếp phải thực lại quy trình đăng ký gây tốn thời gian khơng lưu trữ thơng tin khách hàng 2.2 PHÂN TÍCH U CẦU 2.2.1 Phân tích nghiệp vụ quản lý khách sạn Venus Tam Đảo ‐ Quy trình đặt trước phịng Khách hàng có nhu cầu đặt phịng trước thực trực tiếp quầy lễ tân khách sạn liên hệ qua hotline email Bộ phận lễ tân tư vấn tiếp nhận yêu cầu khách số phòng, loại phòng, ngày đến, ngày Nếu khách đồng ý đặt trước, khách hàng phải đặt cọc số tiền ứng với loại ‐ phòng theo quy định khách sạn Nhân viên nhận thông tin khách hàng, cập nhật hệ thống xác nhận tiền đặt cọc khách hàng Quy trình th phịng trực tiếp Khách hàng đăng ký th phịng trực tiếp quầy lễ tân Bộ phận tiếp nhận yêu cầu khách hàng cập nhật thông tin vào hệ thống Trong trường hợp khách hàng nhóm người ghi nhận người đại diện, th nhiều phịng lúc ghi tên người ‐ ‐ hóa đơn tốn phịng Quy trình sử dụng dịch vụ Khi muốn sử dụng dịch vụ khách sạn, khách hàng đưa yêu cầu tới nhân viên lễ tân Bộ phận lễ tân tiếp nhận thông tin, cập nhật lên hệ thống, yêu cầu sau chuyển tiếp cho phận cung cấp dịch vụ tương ứng Quy trình trả phịng tốn Khách hàng u cầu trả phịng tốn với phận lễ tân Khách hàng thuê phịng nhiều số ngày mà đăng ký trước Số ngày tính đến thời điểm khách hàng trả phịng Hóa đơn tốn bao ‐ gồm tiền phịng chi tiết dịch vụ khách hàng sử dụng Nhân viên nhận u cầu, in hóa đơn tốn cho khách hàng cập nhật hệ thống Quy trình cập nhật thơng tin phịng th, thiết bị, dịch vụ 18 3.5.3 Sơ đồ quan hệ Hình 3: Sơ đồ quan hệ quản lý khách sạn Venus 19 3.6 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 3.6.1 Giao diện đăng nhập 3.6.2 Giao diện hình 20 3.6.3 Giao diện quản lý danh mục 3.6.3.1 Giao diện quản lý danh mục phòng 3.6.3.2 Giao diện quản lý danh mục dịch vụ 21 3.6.3.3 Giao diện quản lý danh mục khách hàng 3.6.3.4 Giao diện quản lý danh mục hóa đơn 22 3.6.3.5 Giao diện quản lý danh mục đặt phòng 3.6.4 Giao diện quản lý chức 3.6.4.1 Giao diện quản lý chức đặt phòng 23 3.6.4.2 Giao diện quản lý chức thuê phòng 3.6.4.3 Giao diện quản lý chức sử dụng dịch vụ 24 3.6.4.4 Giao diện quản lý chức trả phịng 3.6.4.5 Hóa đơn tốn 25 3.6.4.6 Báo cáo doanh thu khách sạn theo phòng 26 3.6.4.7 Báo cáo doanh thu sử dụng dịch vụ 27 3.6.4.8 Báo cáo doanh thu khách sạn theo khách hàng 28 3.6.4.9 Báo cáo doanh thu theo tháng 29 KẾT LUẬN Kết đạt đề tài Để hệ thống thơng tin quản lý nói chung hệ thống quản lý khách sạn nói riêng xây dựng hoàn thiện mà vấn đề đáp ứng từ bước khảo sát, phân tích đưa hướng giải tốn bước xây dựng đưa vào hệ thống vào kiểm thử đòi hỏi nhiều nguồn lực Đề án em giải giai đoạn phân tích, thiết kế tốn quản lý khách sạn khách sạn Venus Tam Đảo module xây dựng cài đặt, khâu hệ thống phần mềm tự động hóa làm cho việc quản lý trở nên đơn giản, tiện lợi để người dùng dễ dàng tham gia vào sử dụng hệ thống Ưu điểm hệ thống: Thông qua q trình tìm tịi với việc nghiên cứu hệ thống khách sạn Venus Tam Đảo thời gian, em thu kết sau: ‐ Nghiên cứu, đưa đánh giá thực trạng hệ thống thời tồn ‐ ưu, nhược điểm Nêu mơ hình liệu, phân tích mơ hình mối quan hệ bắt buộc để mơ hình lý thuyết nghiên cứu đảm bảo tối ưu ‐ Các chức toán nghiên cứu thiết lập chức cập nhật, thêm mới, sửa, xóa, thống kê tìm kiếm liệu hệ thống xử lý xác nhanh chóng Nhược điểm hệ thống: Tuy nhiên hệ thống tồn hạn chế cần đề cập tới: ‐ Chưa hoàn thiện thật sự, yêu cầu đặt khách sạn ‐ đại, năm chưa đáp ứng Vẫn gặp lỗi trình giải trọn vẹn phát sinh xảy sử dụng ‐ Hệ thống chưa đạt tính thẩm mỹ trọn vẹn 30 Hướng phát triển đề tài Do hạn chế thời gian khả thân nên em chưa phát triển toàn chức hệ thống thông tin quản lý khách sạn Venus Tam Đảo Trong tương lai, em hoàn thiện thêm module như: ‐ Cần phát triển thêm module khoản thuế phải nộp, quản lý sở vật ‐ ‐ chất trường hợp khách hàng làm hỏng Tối ưu khả bảo mật, an tồn thơng tin hệ thống Để sử dụng nơi thời điểm cần phải xây dựng thêm app mobile dựa chức để tiện lợi cho người dùng Kết luận Bằng việc vận dụng kiến thức mà em tiếp thu thời gian học tập trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em hy vọng giải pháp mà em đưa góp phần giúp khách sạn Venus Tam Đảo cải thiện tình trạng hoạt động quản lý, em nhận thấy kiến thức thân tích lũy chưa nhiều cịn thiếu sót trình làm đề tài Qua trình tìm hiểu đề tài, em học hỏi cách ứng dụng kiến thức, kĩ công nghệ thông tin vào trình quản lý doanh nghiệp thực trạng doanh nghiệp Việt Nam ngày việc ứng dụng công nghệ vào quản lý Do thân em hạn chế mặt kiến thức kinh nghiệm nên đề tài không tránh sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để đề án em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Trần Thị Song Minh, & TS Trương Văn Tú (2012) Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân Venus Hotel Online Available from: https://venushotel.vn [Accessed 26 June 2022] 32 ... trình CHƯƠNG 3: TIN HỌC HĨA HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ TẠI KHÁCH SẠN VENUS TAM ĐẢO Với phân tích quy trình quản lý khách sạn, để hiểu rõ hệ thống thơng tin phải làm em mơ tả chức hệ thống việc mô... Hình 1: Sơ đồ cấu tổ chức khách sạn Venus Tam Đảo Hình 2: Sơ đồ thực thể liên kết ERD hệ thống thông tin quản lý khách sạn 16 Hình 3: Sơ đồ quan hệ quản lý khách sạn Venus 19 LỜI MỞ... Để hệ thống thông tin quản lý nói chung hệ thống quản lý khách sạn nói riêng xây dựng hồn thiện mà vấn đề đáp ứng từ bước khảo sát, phân tích đưa hướng giải toán bước xây dựng đưa vào hệ thống