Trường Đại Học Trần Đại Nghĩa Khoa Công Nghệ Thông Tin Báo cáo mơn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Chủ đề: Quản lý khách sạn Hoa Phượng Hồng Giáo viên giảng dạy: THS.Đại úy: “Nguyễn Kiên Cường” Nhóm thực gồm: - Phạm Văn Nghĩa © Nguyễn Thanh Tùng Nguyễn Quang Nam Tp.HCM, ngày 16 tháng năm 2016 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Mục Lục Lời mở đầu Ngày phát triển mạnh mẽ tin học làm cho máy tính khơng thể thiếu lĩnh vực đời sống Hơn lúc hết tính máy tính khai thác cách triệt để Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch xu hướng tất yếu Ứng dụng tin học công tác quản lý khách sạn khách sạn mơ hình quản lý mới, đem lại khả công tác quản lý khách sạn như: việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng dịch vụ khách đến khách sạn việc tốn cho khách hàng nhanh chóng thuận tiện khách đi, lãnh đạo kiểm sốt tình hình doanh thu hàng ngày dễ dàng, kiểm soát tình hình phịng, dịch vụ khách sạn, mặt khác giảm số KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN nhân viên phục vụ cho cơng việc hành chính, giải thắc mắc khiếu nại khách hàng nhanh chóng Mục tiêu báo cáo phân tích, thiết kế để xây dựng chương trình quản lý khách sạn với tính nêu phục vụ cho việc quản lý khách sạn hồn tồn tự động máy tính Hiện khoa học công nghệ ngày phát triển nhanh chóng Chúng ta đạt nhiều thành tựu to lớn tất lĩnh vực, ngành nghề đời sống xã hội Đặc biệt, phát triển ngành công nghệ thông tin làm cho việc quản lí hệ thống thơng tin trở nên tiện lợi, an tồn, có tính tự động hóa cao Trong số phải nói đến hệ thống quản lí khách sạn Đó cơng việc phức tạp, có lưu lượng thơng tin quản lí lớn Tồn hoạt động khách sạn đặt trả phòng, quản lí phịng, quản lí nhân viên, quản lí khách, thống kê, kế toán, hoạt động dịch vụ khác… địi hỏi phải nhanh chóng, xác chất lượng phục vụ cao đáp ứng nhu cầu khách sạn đại, phù hợp với phát triển chung Em nhận thấy việc lí khách sạn nói chung chưa đáp ứng yêu cầu nhà quản lí khách hàng Các khách sạn có số KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN lượng phòng khách đến nhiều Số phịng cho th lên tới hàng trăm phịng Có loại phịng giành cho người, có loại hai người (phịng cho gia đình), số người th phịng tối đa lên tới hàng trăm chí hàng nghìn người Vì cần phải cải tiến tích cực quy trình nghiệp vụ với áp dụng công nghệ thông tin đại, cần xây dựng mơ hình phù hợp, tiện lợi cho khách sạn đem lại hiệu kinh doanh cao PHẦN MỘT ĐẶT VẤN ĐỀ Hiện trạng mục tiêu khảo sát: Hiện nay, dịch vụ khách sạn phát triển quy mô lớn.Số lượng nhà hàng khách sạn ngày tăng, dẫn đến dịch vụ cho khách sạn đáp ứng nhu cầu trước Khách sạn bạn kinh doanh phát đạt, bạn phải mướn thêm nhân viên đẻ quản lý khách sạn, điều chưa làm bạn hài lịng việc quản lý.Nó làm bạn nhiều thơi Nhân viên bạn phải ghi chép sổ sách nhiều, đơi cịn bị nhầm lẫn? KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Sự chậm trễ trình liên lạc phận nghiệp vụ khách sạn, với việc tra cứu thông tin chậm trễ không xác làm bạn bỏ lỡ hội cho th phịng.Bất kỳ sai sót nhỏ khiến uy tín khách sạn bạn bị giảm sút, điều bạn không mong đợi… Hàng hóa dịch vụ đơi bị thất thoát, Bạn bận rộn với nhiều việc,nên bạn cần biết tình hình kinh doanh khách sạn bạn cần, thường bạn phải đợi đến cuối tháng nhân viên hoàn tất báo cáo Tất lý đặt yêu cầu phải có hệ thống phần mềm quản lý khách sạn với nhiều ưu điểm để khắc phục nhược điểm trên, thực tốt công việc nghiệp vụ phận: - Dễ dàng quản lý, truy cập, thay đổi chỉnh sửa - Việc tìm kiếm, liên hệ nhanh chóng thực dễ dàng - Q trình lưu trữ nhanh lưu trữ nhiều thông tin Phương án giải cụ thể: Khảo sát mô hình quản lý khách sạn, nhà nghỉ xây dựng từ trước…để tìm hiểu thơng tin cần quản lý Tìm hiểu thơng tin cần quản lý thực tế Phân tích, tổng hợp thơng tin để đưa mơ hình tổng qt, đưa sơ đồ liên quan thiết KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN kế hệ thống tổ chức quản lý khách sạn hoàn chỉnh Tiến hành chọn ngơn ngữ lập trình, chọn hệ quản trị sở liệu xây dựng chương trình chạy máy đơn sử dụng hệ điều hành Windows XP u cầu chương trình lưu trữ khối lượng thơng tin lớn, thêm, sửa, xóa thuận tiên, tìm kiếm thơng tin nhanh theo nhiều tiêu chí khác PHẦN HAI XÁC LẬP DỰ ÁN Dự trù trang thiết bị Thiết bị dự tính gồm máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP hệ quản trị sở liệu, ngơn ngữ lập trình phần mềm hỗ trợ kem Kế hoạch thực hiện: a) Khảo sát: - Lên kế hoạch, xác định nội dung cần khảo sát - Thực khảo sát b) Phân tích thiết kế hệ thống: - Tổng hợp thông tin khảo sát - Phân tích, tổng hợp đưa sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng liệu… KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN - Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết chương trình cần xây dựng c) Xây dựng, hồn thiện thử nghiệm chương trình: - Xây dựng chương trình, xây dựng modul thư viện kèm cần - Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi thử nghiệm chức để xem cét tính khả thi tìm chức cần bổ sung - Thực sửa lỗi sau kiểm tra hồn thiện chức cịn thiếu Công việc lặp lại đến đáp ứng u cầu - Sau hồn thiện thức đưa chương trình vào hoạt động - Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục lỗi xảy PHẦN BA KHẢO SÁT - Tên sở khảo sát: Hoa Phượng Hồng - Địa chỉ: 135 Nguyễn Oanh p.10 quận Gò Vấp Vài nét khách sạn Hoa Phượng Hồng - Khách sạn Hoa Phượng Hồng xây dựng sử dụng vào năm 2003 ông Phạm Văn Nghĩa làm chủ Địa 135 Nguyễn Oanh p.10 quận Gò Vấp tp.HCM KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN - Do kinh phí có hạn nên nhà nghỉ vào hoạt động với qui mô tương đối nhỏ Khách sạn gồm tầng (tổng cộng 30 phòng) Tầng gồm phòng tiếp tân, phịng giám đốc Tiền sảnh rộng rãi, có khn viên đậu xe Tầng có lợi có chỗ nghỉ mát cho khách, khách trị chuyện - Nhà nghỉ có loại phịng, tất phịng có đầy đủ tiện nghi như: Ti vi, tủ lạnh, Telephone - Đội ngủ cán nhân viên nhiệt tình lịch sự, vui vẻ dẫn cho khách khách có yêu cầu (trong giới hạn cho phép) khách sạn nằm gần mặt đường thuận tiện cho việc lại Cơ cấu tổ chức nhà nghỉ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Giám đốc khách sạn Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, vấn đề nhà nghỉ phải thơng qua giám đốc giám đốc có quyền định tất thông tin xử lý nhà nghỉ - KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN - Phịng tiếp tân Có nhiệm vụ hồn thành cơng việc đăng ký, giao phịng cho khách nhận lại phịng, lập phiếu tốn thu tiền khách, nhận yêu cầu khách, giới thiệu giải đáp thắc mắc khách - Phịng bảo vệ Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý giữ gìn an ninh trật tự nhà nghỉ Theo dõi thiết bị khách sạn chịu trách nhiệm hệ thống ánh sáng - Phòng phục vụ Kiểm tra dọn vệ sinh phịng Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách xe khách sạnkhi khách có yêu cầu Đặc tả toán Một khách sạn cần tự động hố việc quản lý Sau tìm hiểu, khảo sát trạng nắm thông tin sau: - Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng khách sạn khách sạn quản lý thông tin sau: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại_Fax (nếu có), E_mail (nếu có), số CMND_Passport (hoặc văn khác có hình), quốc tịch Nếu khách hàng cơng chức quản lý thêm thơng tin sau: Tên quan, địa quan, E_mail quan - Quản lý phòng: Các phòng khách sạn quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá nhà nghỉ gồm có KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ba loại phòng 1, 2, tương ứng với sau 150.000 đ , 200.000 đ , 250.000 đ (trong có 10% VAT) Ngồi phòng cònđược trang bị tiện nghi, nên tiện nghi quản lý theo mã tiện nghi, tên tiện nghi Còn trang bị tiện nghi theo phòng quản lý dựa vào phòng số số lượng tiện nghi phòng - Quản lý đăng ký _ thuê phịng: Tất thơng tin đăng ký th phịng quản lý dựa số đăng ký, họ tên khách đăng ký, ngày đến, đến, ngày đi, đi, số lượng người lớn, số ượng trẻ em số tiền đặt cọc - Quản lý thông tin nhận phịng: Khách sạn quản lý thơng tin sau: Số nhận phòng, họ tên người nhận phòng, ngày nhận, nhận Tất thơng tin nhận phịng dựa vào thơng tin đăng ký th phịng khai báo trước Vì khách hàng có đăng ký nhận phịng theo thơng tin mà khách đăng ký - Quản lý việc trả phịng: Dựa thơng tin đăng ký th phịng thơng tin nhận phịng, việc trả phịng khách sạn quản lý thơng tin sau: Số trả phòng, ngày trả, trả, họ tên người trả (có thể trả phịng trước thời hạn đăng ký) Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian khách sạn phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại Bên cạnh việc trả phòng khách nhà nghỉ kiểm tra lại tình trạng phịng - Quản lý thơng tin huỷ đăng ký: Cũng việc quản lý cơng việc việc huỷ đăng ký quản lý thông tin sau: Số huỷ KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 10 đăng ký, ngày huỷ đăng ký, huỷ đăng ký, họ tên người huỷ đăng ký - Quản lý nhân viên phục vụ khách sạn: Tất nhân viên làm việc khách sạn quản lý thông tin sau: Họ nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ nhân viên Ngoài khách sạn cịn quản lý thơng tin dịch vụ: tên dịch vụ; tiện nghi Tại khách sạn có nhiều loại dịch vụ như: điện thoại, ăn uống, giặt ủi, đưa đón khách, chuyên chở đồ cho khách (khi khách yêu cầu) * Quy trình quản lý: - Khi khách hàng có nhu cầu khách sạn khách hàng liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phịng khách hàng làm thủ tục thuê nhận phòngđể ( trường hợp phịng cịn trống ) Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại - Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký khách hàng phải khai báo đầy đủ thơng tin thơng tin quan (nếu có) Bộ phận Lễ tân (BPTL) yêu cầu Hầu hết khách hàng phải đặt cọc số tiền định dựa vào loại phịng mà đăngký - Trường hợp tổ chức th phịng tổ chức cử đại diện đến khách sạn làm thủ tục đăng ký Việc quản lý thông tin tổ chức quản lý thông tin quan công ty, thông tin người đại diện quản lý thông tin công chức hay nhân viên quan - Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu tuần khách hàng đăng ký theo đoàn phải gửi KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 11 cho khách sạn bảng bố trí phòngở thành viên để khách sạn phân bố phòng cho hợp lý - Khi khách hàng đến nhận phịng ngồi số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho BPLT CMND_Passport (hoặc văn có hình cịn thời hạn sử dụng) BPLT vào để kiểm tra lại thông tin khách đăng ký phòng Sau kiểm tra xong BPLT trả lại văn khách hàng làm xong thủ tục trả phịng Sau BPLT kiểm tra lại tình trạng phịng để tiến hành giao phịng cho khách Nếu khách khơng đồng ý làm thủ tục đổ phòng cho khách (nếu phòng trống) Trong thời gian khách sạn, khách sử dụng loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ Mọi yêu cầu BPLT đảm nhiệm đáp ứng phạm vi hoạt động khách sạn Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa tốn Bộ phận dịch vụ ghi hố đơn nợ chuyển đến BPLT tính vào hố đơn tổng - Sau đặt phịng khách huỷ đăng ký phải bồi thường cho khách sạn theo quy định thoả thuận Vì tiền đặt cọc phải có trước nhận phịng Để tránh rủi ro số tiền đặt cọc phải lớn hay số tiền phải bồi thường Tuy nhiên trước ngày nhận phòng khách huỷ đăng ký bồi thường - Khi hết thời hạn thuê phịng đăng ký khách phải trả phịng cho khách sạn Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT kiểm tra lại tình trạng phịng, tổng hợp lại hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa toán thời gian khách khách sạn Sau tổng hợp in hoá đơn tổng để khách tốn trả lại CMND_Passport cho khách Hình KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 12 thức toán nhà nghỉ chủ yếu tiền mặt (tiền Việt nam_VNĐ) ❖ Ghi chú: - Giá phịng thay đổi theo mùa, khách quen trẻ em - Nếu khách hàng vợ chồng phải có giấy đăng ký kết *Cơng việc tin học hố nhằm đáp ứng: a Cập nhật thông tin Danh mục khách hàng Danh mục phòng Danh mục dịch vụ Danh mục nhân viên b Xem thông tin in cần Danh sách khách hàng (DSKH) khách sạn DSKH đăng ký thuê phòng DSKH huỷ đăng ký Danh sách phịng Danh sách nhân viên Phiếu tốn tiền c Tra cứu thông tin Khách hàng theo tiêu chí họ tên, phịng số Hố đơn sử dụng dịch vụ Hố đơn tiền phịng KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 13 PHẦN BỐN XÂY DỰNG SƠ ĐỒ KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 14 Sơ đồ chức Sơ đồ luồng liệu: a Ngữ cảnh: b Mức đỉnh: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 15 c Sơ đồ mức đỉnh: Sơ đồ liên kết tập thực thể: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 16 Cấu trúc liệu bảng KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 17 Các biểu mẫu: - Hóa đơn khách: Khách sạn Hoa Phượng Hồng Số PHIẾU THANH TOÁN TIỀN KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 18 Họ tên khách: Ngày đến: Giờ đến: Sốphòng: đi: Tổng số tiền Ngày Ngày đi: Tiền Phòng Dịch vụ Giờ Tổng số tiền TỔNG CỘNG chữ: Ngày tháng năm KHÁCH (Ký) - GIÁM ĐỐC (Ký) TIẾP TÂN (Ký) Ghi vào sổ thuê khách: Ngày 20/8/2016 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 19 Mãsổ: H201 Phịng: 201 Nguyễn Văn A CMND: 12345678 Ngơ Văn B CMND: 125345679 Địa chỉ: Gỏ Vấp 9h 20/8/2016 - 18 h 20/08/2016 - Ghi vào sổ dịch vụ: STT - Mãsổ: A202 Phòng: 202 Nguyễn Văn C CMND 123456780 Lê Văn D CMND : 123456781 Địa chỉ: Bình Thạnh 12h 20/8/2016 - 15 h 20/8/2005 Phòng dọn Người dọn Time dọn Ghi Yêu cầu không dọn 205 Tú 201 Tuấn 15h 101 Thái 18h Giặt ủi Biểu mẫu lập danh mục phịng: có loại phịng (A, B, C) với mức giá Tương ứng (150.000đ, 170.000đ, 200.000đ): STT Danh mục phòng Loại Phòng Đơn giá Ghi phòng 303 A 150.000 304 B 170.000 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 20 - Biểu mẫu lập phiếu th phịng: có loại khách (nội địa nước ngồi) Mỗi phịng có tối đa khách Nội địa, Nước ngồi Phiếu Th Phịng Phòng 102 Khách STT hàng Nguyễn Văn F Nguyễn Thị E Ngày bắt đầu thuê 6/8/2016 Loại Địa CMND khách 12345678 Bình D Tân 12345678 Tân D Bình - Biểu mẫu lập danh sách phịng: (Tình trạng: 0_trống, 1_đã đặt chỗ, 2_đã thuê) Danh sách phòng STT Phòng Loại 001 A 002 A … … … Đơn giá Tình trạng 150.00 150.00 … … - Biễu mẫu báo cáo doanh thu theo tháng loại phòng: Báo cáo doanh thu theo loại phòng Tháng 8/2016 Loại STT Doanh thu Tỉ lệ phòng A 1.000.000 51.4% B 2.000.000 28.8% C 3.000.000 19.8% KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 21 Phần Năm Kết luận Mặc dù cố gắng tìm hiểu việc “ Quản lý khách sạn” khơng tránh khỏi sai sót Mong thầy bạn thơng cảm đóng góp ý kiến để hoàn thiện hơn, em chân thành cảm ơn Do trình độ hiểu biết em hạn hẹp nên cịn việc phân tích cài đặt tốn chưa hồn thiện phần mềm Em cố gắng để hoàn thiện - - Tài liệu tham khảo Microsoft Visual Basic Lập Trình sở liệu Nguyễn Thị Ngọc Mai ( chủ biên), NXB Lao Động-Xã Hội Bài giảng Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin thầy Ths Nguyễn Kiên Cường Bài báo cáo khóa trước KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 22 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 23 ... tình lịch sự, vui vẻ dẫn cho khách khách c? ? yêu c? ??u (trong giới h? ??n cho phép) khách sạn nằm gần mặt đường thuận tiện cho vi? ?c lại C? ? c? ??u tổ ch? ?c nhà ngh? ?? SƠ ĐỒ TỔ CH? ?C Giám đ? ?c khách sạn C? ? nhiệm... kh? ?c giảm số KHẢO SÁT H? ?? THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN nhân viên ph? ?c vụ cho c? ?ng vi? ?c h? ?nh chính, giải th? ?c m? ?c khiếu nại khách h? ?ng nhanh chóng M? ?c tiêu báo c? ?o phân tích, thiết kế để xây dựng chương... Khi khách h? ?ng c? ? nhu c? ??u khách sạn khách h? ?ng liên h? ?? với khách sạn để tiến h? ?nh làm thủ t? ?c đăng ký phịng khách h? ?ng làm thủ t? ?c thuê nhận phòngđể ( trường h? ??p phòng c? ??n trống ) C? ? hai h? ?nh