MÔN HỌC: PHÁT TRIỂN CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài : Phát triển hệ thống thông tin quản lý khách sạn

PHẦN 1: ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN1PHẦN 2: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN NGHIÊN CỨU SƠ BỘ11PHẦN 3: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH CHI TIẾT15PHẦN 4: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ LOGIC HỆ THỐNG27PHẦN 5: THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI46PHẦN 6: THỰC HIỆN KỸ THUẬT50PHẦN 7: KẾT LUẬN52

ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN

Thực trạng và giải pháp HTTT của khách sạn

1 Mô tả về khách sạn A&EM VILLA

A&EM VILLA tọa lạc tại Hà Nội, chỉ cách trung tâm thương mại Vincom Center Nguyễn Chí Thanh 2,8 km Chỗ nghỉ này cung cấp sân hiên và chỗ đỗ xe riêng, nằm trong bán kính 3 km từ Văn Miếu - Quốc Tử Giám, 3,2 km từ Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam và 3,6 km từ Nhà Thờ Lớn Với lễ tân 24 giờ và dịch vụ phòng, A&EM VILLA cũng cách Chùa Một Cột 3,6 km và trung tâm thương mại Tràng Tiền Plaza 3,7 km Sân bay quốc tế Nội Bài là sân bay gần nhất, cách chỗ nghỉ 24 km.

Các phòng nghỉ tại khách sạn được trang bị đầy đủ tiện nghi như máy điều hòa không khí, truyền hình cáp màn hình phẳng, ấm đun nước, chậu rửa vệ sinh (bidet), máy sấy tóc và bàn làm việc Mỗi phòng còn có tủ quần áo và phòng tắm riêng, mang đến sự thoải mái và tiện lợi cho khách hàng.

● Các tiện nghi được ưa chuộng nhất

● Quy mô khách sạn:6 tầng

- Tầng 1: Nhà bếp và kho để đồ dùng và phòng cho nhân viên

- Tầng 2: 3 phòng đôi + 3 phòng đơn + 2 phòng VIP

- Tầng 3: 3 phòng đôi + 3 phòng đơn + 2 phòng VIP

- Tầng 4: 4 phòng đôi + 4 phòng đơn

- Tầng 5: 4 phòng đôi + 4 phòng đơn

- Tầng 6: Sân thượng gồm quán cafe và chỗ phơi đồ của khách sạn

Khách sạn được thiết kế dành cho giới trẻ và trung niên yêu thích phong cách mới mẻ, ấm áp và cá tính Nơi đây lý tưởng cho cả cặp đôi và những cá nhân du lịch ngắn hạn, mang đến trải nghiệm thoải mái và thân thiện Khách sạn nhắm đến đối tượng bình dân, tạo điều kiện cho mọi người tận hưởng kỳ nghỉ đáng nhớ.

● Cơ cấu tổ chức: Khách sạn bao gồm bốn bộ phận được quản lý bởi chủ khách sạn:

- Bộ phận lễ tân: tiếp khách và lên thông tin hóa đơn cho khách

- Bộ phận buồng phòng: vệ sinh và kiểm tra chất lượng của phòng

- Bộ phận ẩm thực: cung cấp dịch vụ đồ ăn, thức uống

- Bộ phận kỹ thuật và bảo vệ: theo dõi, quản lý và bảo trì các thiết bị và đảm bảo an ninh cho khách sạn

- Bộ phận lễ tân: 4 nhân viên

- Bộ phận buồng phòng: 5 nhân viên

- Bộ phận ẩm thực: 5 nhân viên

- Bộ phận kỹ thuật và bảo vệ: 5 nhân viên

- Bộ phận hành chính: 3 nhân viên

2 Mô tả về HTTT hiện thời tại khách sạn

Khi khách sạn mới mở, việc quản lý chủ yếu dựa vào Excel và phương pháp thủ công Tuy nhiên, khi lượng khách tăng lên, khách sạn gặp khó khăn trong công tác quản lý Hiện tại, khách sạn vẫn sử dụng ba máy tính và một máy in để nhập thông tin khách hàng, hóa đơn và thông tin nhân viên trên Excel.

Mô tả các bước làm việc hiện tại

● Bước 1: Khách hàng yêu cầu đặt phòng

● Bước 2: Bộ phận xác nhận yêu cầu đặt phòng và tạo phiếu thuế phòng bằng máy in thủ công

● Bước 3: Nhân viên lấy thông tin khách hàng và nhập thông tin vào excel

● Bước 4: Khách hàng nhận thông tin phòng, thẻ phòng và gửi lại CMND hoặc hộ chiếu

● Bước 5: Khách yêu cầu trả phòng, nhân viên xuất hóa đơn và thu tiền

● Bước 6: Nhân viên lập báo cáo qua excel rồi gửi cho chủ khách sạn

3 Thực trạng bài toán và vấn đề ứng dụng tin học tại khách

Khách sạn đã hoạt động lâu năm nhưng vẫn duy trì quy trình thủ công dựa vào kinh nghiệm nhân viên Sự gia tăng lượng khách và tình trạng phòng luôn đầy khiến công tác quản lý dữ liệu về khách hàng, nhân viên và doanh thu trở nên tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót Điều này gây thiệt hại lớn cho khách sạn.

● Các dữ liệu hoàn toàn rời rạc và không có sự liên kết cần thiết để truy vấn thông tin một các nhanh chóng

● Khách sạn chưa có phần mềm quản lý nên việc xử lý và truy vấn thông tin gặp nhiều khó khăn và sai sót

● Khó lập báo cáo và nắm bắt doanh thu

● Khó nắm bắt tình trạng phòng

● Dễ lộ thông tin khách hàng

Sự gia tăng số lượng khách hàng và sự thay đổi thông tin của họ đã khiến cho các khách sạn gặp khó khăn trong việc tiếp cận kịp thời Điều này dẫn đến việc tra cứu thông tin trở nên mất nhiều thời gian hơn, ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ khách hàng.

● Không chính xác thông tin dẫn đến để mất khách hàng, dữ liệu khách hàng bị trùng lặp, khiến công việc trở nên khó khăn

● Việc ghi chép số liệu nhiều khi không nhất quán, tình trạng đổ lỗi cho nhau của các nhân viên khi bị lỗi vẫn còn xảy ra thường xuyên

● Việc lập hoá đơn thủ công sẽ mất nhiều thời gian, thiếu chuyên nghiệp và dễ mắc sai lầm

Để quản lý hiệu quả dữ liệu khách hàng và doanh thu, cũng như lập báo cáo nhanh chóng và dễ dàng, các khách sạn cần áp dụng các phương pháp phù hợp với hoạt động của mình Việc này sẽ giúp thu thập thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, việc phát triển phần mềm quản lý giúp tính toán và lưu trữ thông tin kinh doanh một cách chính xác và dễ hiểu là cực kỳ quan trọng So với phương pháp thủ công trên Excel và giấy tờ, ứng dụng công nghệ mang lại hiệu quả vượt trội và tiết kiệm thời gian.

4 Giải pháp Để khắc phục được những nhược điểm từ phương pháp thủ công mang lại, việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý khách sạn là giải pháp tối ưu nhất giúp khách sạn giải quyết được các vấn đề trên một cách tự động nhanh chóng, chính xác mà lại có tính bảo mật cao

Hệ thống quản lý khách sạn giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm chi phí hiệu quả Sự kết hợp giữa con người và công nghệ cho phép chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt thông tin và điều phối hoạt động, từ đó nâng cao độ chính xác trong dịch vụ và tiền phòng, tránh sai sót không cần thiết Việc áp dụng giải pháp này còn tiết kiệm thời gian vận hành và nhanh chóng giải quyết yêu cầu của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra nguồn khách hàng ổn định cho khách sạn.

Mô tả các bước làm việc khi có hệ thống quản lý khách sạn

● Bước 1: Khách hàng yêu cầu đặt phòng

● Bước 2: Lễ tân truy cập hệ thống kiểm tra phòng

● Bước 3: Bộ phận xác nhận yêu cầu đặt phòng và tạo phiếu thuê phòng

● Bước 4: Nhân viên lấy thông tin khách hàng và nhập thông tin vào phiếu thuê

● Bước 5: Khách hàng nhận thông tin phòng, thẻ phòng và gửi lại CMND hoặc hộ chiếu

● Bước 6: Khi khách hàng sử dụng dịch vụ, nhân viên cập nhật vào phiếu thu

● Bước 7: Khách yêu cầu trả phòng, nhân viên xuất hóa đơn và thu tiền

● Bước 8: Kết thúc ca làm việc, nhân viên lập báo cáo

● Bước 9: Chủ khách sạn nhận báo cáo, xem kiểm kê để nắm bắt tình hình

Hệ thống quản lý khách sạn giúp:

● Quản lý thông tin khách hàng chính xác và nhanh chóng giúp nhà quản lý và nhân viên cập nhật nhu cầu và phản hồi của khách hàng.

Quản lý phòng ốc trở nên đơn giản hơn với hệ thống cho phép kiểm tra tình trạng phòng ngay lập tức Người quản lý có thể dễ dàng xác định xem phòng khách yêu cầu có sẵn hay không, và trong trường hợp phòng đó đã hết, có thể nhanh chóng đề xuất một phòng khác thay thế.

Quản lý vật dụng và đồ dùng trong từng phòng một cách hiệu quả là rất quan trọng để kịp thời bổ sung khi thiếu Điều này giúp tránh tình trạng thiếu đồ trong phòng, đặc biệt khi kho cũng không còn hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Quản lý nhân viên hiệu quả giúp xác định ca làm việc, phòng ban và nhân viên chịu trách nhiệm, đặc biệt trong trường hợp khách hàng mất đồ hoặc gặp sự cố sau khi sử dụng dịch vụ khách sạn Điều này cho phép khách sạn phối hợp nhanh chóng với cơ quan điều tra để hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất.

Từ đó uy tín của khách sạn được nâng cao.

Quản lý doanh thu và lợi nhuận trở nên hiệu quả hơn với phần mềm tự động, cho phép lập báo cáo hàng ngày, hàng tháng và hàng năm chỉ với vài cú click chuột Phương pháp này mang lại sự tiện lợi và độ chính xác cao, vượt trội so với việc thực hiện thủ công trên Excel.

Quản lý nhà cung cấp hiệu quả giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt thông tin từ các nhà cung cấp, từ đó thực hiện việc mua sắm hàng hóa với mức giá tốt hơn và chất lượng cao hơn Bằng cách so sánh các nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tác phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.

Các hoạt động của dự án

Hoạt động 1 tập trung vào việc thu thập thông tin và khảo sát hiện trạng nhằm xác định phương hướng xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lý khách sạn Mục tiêu bao gồm phát triển phần mềm với việc thiết lập một trang web hoặc form online để thu thập thông tin cần thiết cho khảo sát Đồng thời, cần phát triển nguồn nhân lực thông qua đào tạo nhân viên và khách hàng về cách sử dụng bảng khảo sát hiệu quả Cuối cùng, quy chế và tổ chức sẽ được xây dựng với sự phối hợp của các chuyên viên công nghệ để phân tích và thiết lập câu hỏi khảo sát, đảm bảo hệ thống được xây dựng chính xác và phù hợp.

Hoạt động 2: Lập kế hoạch chi tiết, tổng thể cho dự án ã Mục tiờu:

Phân bổ thời gian và công việc rõ ràng cho từng thành viên là bước quan trọng trong quản lý dự án, giúp tạo ra cái nhìn tổng quan về trình tự các hoạt động cần thực hiện trong từng giai đoạn Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

+ Xác định chi phí dự kiến và công cụ đầy đủ trước khi tiến hành

Xây dựng một hệ thống quản lý khách sạn tiện lợi và vững chắc là rất quan trọng Cần phân bổ nhân lực hợp lý cho từng bộ phận và hoạt động để tránh lãng phí nguồn nhân lực hiện có Đồng thời, việc bổ sung nhân lực kịp thời cho các hoạt động chuyên môn hạn chế cũng là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động của khách sạn.

Hoạt động 3 tập trung vào việc phát triển phần cứng và viễn thông theo kế hoạch tổng thể nhằm lưu trữ thông tin khách hàng như số phòng, tên phòng, loại phòng và các thông tin quản lý đặt phòng, trả phòng Để đạt được điều này, cần đầu tư vào các loại máy tính có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn và bảo mật cao, cho phép quản lý và nhân viên truy cập thông qua website hoặc phần mềm Đồng thời, máy chủ cần được nâng cấp thường xuyên để xử lý nhanh chóng và hỗ trợ việc tìm kiếm, cập nhật thông tin khách hàng Việc nâng cấp đường truyền viễn thông cũng rất quan trọng để đảm bảo khách hàng và quản lý có thể truy cập hệ thống một cách mượt mà Cuối cùng, phát triển nguồn nhân lực là cần thiết, có thể kết hợp với Viện Công Nghệ Thông Tin và Kinh tế số hoặc thuê chuyên viên bên ngoài để tư vấn, duy trì và sửa chữa hệ thống kịp thời.

Hoạt động 4 tập trung vào việc xây dựng và phát triển các mô hình logic, cơ sở dữ liệu và phần mềm hệ thống nhằm hỗ trợ quản lý khách sạn Mục tiêu là xác định chi tiết và chính xác các chức năng mà hệ thống mới sẽ thực hiện, đồng thời tạo ra cơ sở dữ liệu đáp ứng yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin đầu ra Phần mềm sẽ trở thành công cụ hữu ích cho nhà quản lý, nhân viên và khách hàng, với giao diện thân thiện và dễ sử dụng Cụ thể, phần mềm sẽ bao gồm các tính năng quản lý dịch vụ thuê phòng, thông tin nhận phòng, trả phòng, quản lý khách hàng và các dịch vụ khác của khách sạn.

Hoạt động 5: Hoàn thành hệ thống để thử nghiệm ã Mục tiờu:

+ Giúp quá trình sử dụng hệ thống được nhanh chóng, thuận tiện, không bị vướng mắc đem lại cả lợi ích cho khách hàng và nhân viên

Để cải thiện chất lượng giao diện phần mềm, cần tạo ra một thiết kế đơn giản, dễ nhìn và tích hợp đầy đủ các chức năng của hệ thống Quy trình phát triển phần mềm nên dựa trên bản mẫu hoàn chỉnh, trong đó nhân sự của bên phát triển sẽ thực hiện các hoạt động kiểm tra, sửa lỗi và cung cấp bản hoàn thiện cho ban quản lý khách sạn Hệ thống máy chủ lớn cần đáp ứng đủ yêu cầu để triển khai các dịch vụ khác nhau, đồng thời hệ thống máy trạm phải bao gồm các thiết bị cung cấp đầu vào như máy quét, máy sao lưu dữ liệu và mã vạch.

Hoạt động 6: Đưa hệ thống vào thử nghiệm và sửa lỗi nhằm phát hiện các lỗi và bất tiện mà người dùng gặp phải, từ đó điều chỉnh phần mềm để nâng cao tính hoàn thiện và thân thiện với người dùng Đồng thời, việc thử nghiệm hiệu quả của phần cứng và viễn thông sẽ giúp xác định xem chúng có đáp ứng đủ nhu cầu tiếp nhận, lưu trữ và xử lý thông tin của khách hàng hay không, từ đó đưa ra phương án xử lý kịp thời.

Hoạt động 7: Cài đặt và lập kế hoạch bảo trì ã Mục tiờu:

Áp dụng hệ thống quản lý trong khách sạn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực, đồng thời tăng cường năng suất làm việc và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Để đảm bảo hiệu suất tối ưu của hệ thống ngay từ khi đưa vào sử dụng, cần thực hiện bảo trì và hiệu chỉnh kịp thời Đồng thời, lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp hệ thống thích ứng với những thay đổi trong quá trình sử dụng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

+ Đánh giá và lựa chọn phương thức chuyển đổi phù hợp

+Nhóm xây dựng (bảo trì) theo dõi hệ thống đánh giá hiệu quả hệ thống và tiến hành bảo trì hiệu chỉnh nhanh chóng

Hoạt động 8: Hướng dẫn và đào tạo người sử dụng nhằm mục tiêu giúp người dùng nắm vững các tính năng của hệ thống, từ đó sử dụng hiệu quả và nhanh chóng các chức năng có sẵn Phương thức thực hiện sẽ tập trung vào việc cung cấp kiến thức cần thiết để người dùng có thể dễ dàng thao tác và tận dụng tối đa công cụ hỗ trợ.

+ Soạn thảo, thiết kế tài liệu chi tiết hướng dẫn từng bước sử dụng, các thức hoạt động đối với các đối tượng khác nhau

+ Tổ chức buổi học trực tiếp giới thiệu để hướng dẫn và giải đáp một cách rõ ràng hơn

Bảng dự trù kinh phí

Bảng 1 : Bảng dự trù kinh phí chi tiết của dự án

TT Công việc/Hàng hóa/Tư vấn Thành tiền Thời hạn giải ngân

1 Thu thập thông tin, khảo sát hiện trạng 55.000.000 01/09/2021-

2 Phát triển phần cứng và viễn thông dựa trên kế hoạch tổng thể dự án.

3 Xây dựng, phát triển các mô hình logic, cơ sở dữ liệu và phần mềm hệ thống hỗ trợ quản lý khách sạn.

4 Hoàn thành hệ thống để thử nghiệm 25.000.000 10/11/2021-

5 Đưa hệ thống vào thử nghiệm và sửa lỗi 45.000.000 02/12/2021-

6 Cài đặt và lập kế hoạch bảo trì 50.000.000 11/12/2021-

7 Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng 70.000.000 08/01/2022-

Đối tượng hưởng lợi và các lợi ích được hưởng

Bảng 3 : Lợi ích của dự án đối với các đối tượng

TT Tên đối tượng được hưởng lợi

Lợi ích từ dự án

1 Chủ khách sạn + Truy xuất dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng, kịp thời đề ra chiến lược quản lý doanh thu có lợi.

Hệ thống cung cấp báo cáo về tình hình hoạt động của khách sạn giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thủ tục phức tạp Thay vì phải chờ đợi nhân viên thực hiện báo cáo thủ công mất vài giờ, người dùng chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản để nhận báo cáo ngay lập tức.

+ Tiếp cận dễ dàng đến khách hàng và nhà cung ứng, sẽ mang lại nhiều lợi ích về kinh tế và thương hiệu cho khách sạn.

+ Hệ thống tương thích trên nhiều thiết bị điện tử, giúp quản lý và điều hành công việc từ xa mà không cần túc trực thường xuyên.

Các nhà quản lý nên giảm thời gian dành cho các công việc hành chính bằng cách áp dụng hệ thống tự động hóa Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo điều kiện cho họ có thêm thời gian để nghiên cứu và phát triển các hướng đi mới.

Cung cấp tiến độ làm việc của nhân viên giúp nhà quản lý theo dõi tình hình và duy trì sự hài lòng cũng như năng suất của đội ngũ Điều này cũng giúp dễ dàng nắm bắt hoạt động kinh doanh của khách sạn và kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.

+ Có thể xem xét và theo dõi các loại khách hàng, xem các chiến lược tiếp thị của mình có nhắm đến đúng khách hàng hay không.

+ Tiết kiệm thời gian cho công việc nhờ hệ thống đã tự động hóa xử lý một phần công việc

+ Các loại văn bản, báo cáo, tài liệu khác được cung cấp kịp thời.

4 Nhân viên + Dễ dàng sử dụng, tìm kiếm thông tin đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhà quản lý.

Việc nhập liệu thủ công trong ngành khách sạn mất nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi có lượng khách check-in, check-out lớn Tuy nhiên, với hệ thống quản lý khách sạn hiện đại, nhân viên chỉ cần nhập liệu một lần duy nhất, giúp tự động xuất hóa đơn và báo cáo, giảm thiểu công sức và tăng độ chính xác.

5 Khách hàng + Khách hàng có thể đăng ký phòng online, không cần chờ đợi quá lâu để đặt phòng trực tiếp.

+ Có hệ thống chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc và phục vụ khách hàng tốt hơn.

6 Đối tác/Nhà cung cấp

+ Hệ thống cung cấp thông tin cần thiết để đối tác/ nhà cung cấp hiểu rõ hơn về khách sạn, gia tăng sự tin tưởng

7 Cơ quan QLNN + Theo dõi một số tình hình của khách sạn như về việc đóng thuế, kinh doanh đúng hợp pháp không,

Kết luận, đề xuất và kiến nghị

1 Đánh giá chung về dự án

Dự án khách sạn A&EM VILLA là một giải pháp tiềm năng nhằm khắc phục các vấn đề trong việc lập hóa đơn, quản lý nhân viên và thông tin khách hàng Dự án này không chỉ giải quyết những tồn tại hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển các dự án quản lý khách sạn trong tương lai.

Dự án này mang lại lợi ích lớn cho tổ chức và các bên liên quan, không chỉ giảm bớt áp lực công việc thuê phòng cho nhân viên khách sạn mà còn tối ưu hóa việc quản lý thông tin khách hàng, nhân sự và dịch vụ Nhờ đó, tổ chức có thể hoạt động với công suất và hiệu suất cao hơn.

● Dự án có tính thực tiễn lớn, đặc biệt là trong cuộc cách mạng công nghệ4.0 hiện nay

2 Phương hướng mở rộng và phát triển

Khách sạn hướng đến việc phát triển hoạt động mạnh mẽ hơn nữa với mục tiêu tăng thêm 100 lượt khách mỗi ngày Để đạt được điều này, khách sạn sẽ nâng cao chất lượng quản lý thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin, nắm bắt thông tin về khách hàng và thị trường Từ đó, khách sạn có thể xây dựng chiến lược marketing phù hợp và chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

● Đảm bảo sự phát triển bền vững và hoạt động ổn định của hệ thống, dự kiến trong năm 2023 sẽ mở thêm 1 chi nhánh khách sạn

3 Đề xuất của dự án

● Đề xuất về thời gian: Tổng thời gian dự kiến: 4 tháng (Từ 01/09/2021 đến 07/01/2022)

● Đề xuất về chi phí: Tổng kinh phí dự kiến: 620 triệu đồng

● Đề xuất các nhiệm vụ cần thực hiện:

- Thu thập thông tin, khảo sát hiện trạng

- Phát triển phần cứng và viễn thông dựa trên kế hoạch tổng thể dự án

- Xây dựng, phát triển các mô hình logic, cơ sở dữ liệu và phần mềm hệ thống hỗ trợ quản lý khách sạn

- Hoàn thành hệ thống để thử nghiệm

- Đưa hệ thống vào thử nghiệm và sửa lỗi

- Cài đặt và lập kế hoạch bảo trì

- Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng

4 Kiến nghị với các cấp

Hiện nay, số lượng khách thuê phòng đang gia tăng, điều này đòi hỏi sự phát triển của hệ thống để giải quyết các vấn đề mà nhà quản lý và nhân viên đang gặp phải Do đó, tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm cải thiện và phát triển hệ thống hiện tại một cách hiệu quả nhất.

Nhà quản lý cần thường xuyên cập nhật những bất cập trong quá trình quản lý để đề xuất các giải pháp phù hợp, nhằm phát triển hệ thống và đáp ứng yêu cầu thực tiễn khi hệ thống đi vào vận hành.

Nhân viên cần được đào tạo chi tiết về cách sử dụng hệ thống và phương pháp xử lý lỗi Việc phối hợp với Ban quản lý cũng cần được cải thiện để dễ dàng giải quyết các yêu cầu và vấn đề phát sinh từ hệ thống.

- Hệ thống cần được bảo trì định kỳ, nâng cấp cao hơn để hoàn thiện và tương lai sẽ tích hợp thêm nhiều chức năng mới

BÁO CÁO GIAI ĐOẠN NGHIÊN CỨU SƠ BỘ

Bảng dự trù kinh phí và lợi nhuận của dự án

Chi phí phát triển Năm 0 Năm 1 Năm 2 Năm 3

Chi phí lương nhóm phát triển 200 0 0 0

Chi phí đào tạo phát triển 50 0 0 0

Phần cứng và phần mềm 250 0 0 0

Cài đặt nhà cung cấp 25 0 0 0

Không gian văn phòng và thiết bị 35 0 0 0

Chi phí chuyển đổi dữ liệu 25 0 0 0

Chi phí vận hành Năm 0 Năm 1 Năm 2 Năm 3

Phí cấp phép phần mềm 3 0 0 0

Chi phí nhóm vận hành 0 50 70 80

Lợi ích hữu hình Năm 0 Năm 1 Năm 2 Năm 3

Giảm số lượng nhân viên 0 100 0 0

Giảm hàng số phòng trống 0 90 100 180

Giảm chi phí công nghệ thông tin 0 20 5 20

Giá của nhà cung cấp tốt hơn 0 30 50 70

Lợi ích vô hình Năm 0 Năm 1 Năm 2 Năm 3

Tăng khả năng nhận diện thương hiệu

Tăng chất lượng sản phẩm 0 20 60 (tăng 6%) 70 (tăng 7%)

Tăng dịch vụ khách hàng 0 20 60 (tăng 6%) 70 (tăng 7%)

Quan hệ nhà cung cấp tốt hơn 0 20 60 (tăng 6%) 70 (tăng 7%)

Present value of total costs 620 145.454.545 2.066.115.702 217.881.292 118.994.741

Present value of total benefits 0 363.636.364 4.132.231.405 525.920.361 130.277.986

Lưu ý: Tất cả chỉ số là so với năm đầu tiên (Năm 0)

BÁO CÁO GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH CHI TIẾT

Bảng phân tích đối tượng hưởng lợi từ hệ thống

Chủ khách sạn BQL khách sạn Nhân viên khách sạn

Khách hàng Đối tác/ Nhà cung cấp Cơ quan

Quản lý cho thuê phòng

Quản lý nhà cung cấp X X X

Sơ đồ luồng thông tin IFD

1 IFD quản lý cho thuê phòng

2 IFD thanh toán lương nhân viên

3 IFD phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp

4 IFD quản lý khiếu nại

5 IFD Quản lý trả phòng

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

2.1 DFD Quản lý thuê phòng

2.2 DFD Quản lý dịch vụ.

2.3 DFD Quản lý nhân viên

BÁO CÁO GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ LOGIC HỆ THỐNG

Xác định các đầu ra

1 Phiếu thanh toán dịch vụ theo phòng

2 Phiếu đặt phòng khách sạn

8 Thời gian đến dự kiến

9 Số lượng phòng (R) 10.Loại phòng (R)

11.Phương thức thanh toán 12.Ghi chú

7 Thông tin các tài sản gửi

7 Họ và tên người mua

9 Tên hàng hóa (R) 10.Tên nhà cung cấp 11.Địa chỉ nhà cung cấp 12.Đơn vị tính (R) 13.Số lượng (R)

16.Tổng số tiền viết bằng chữ (RS)

5 Phiếu theo dõi sửa chữa

2 Thời gian lập phiếu(Từ ngày đến ngày…)

7 Thời gian nhận sửa chữa/bảo dưỡng (R)

8 Người nhận sửa chữa/bảo dưỡng (R)

13.Tổng số tiền ghi bằng chữ (RS)

4 Họ và tên nhân viên (R)

13.Tổng số tiền bằng chữ (S)

Chuẩn hóa dữ liệu

Phiếu thanh toán dịch vụ theo phòng

Số lượng (R) Đơn giá (R) Đơn vị tính (R)

Mã khách hàng Tên khách hàng

Chi tiết thanh toán dịch vụ

Số lượng Đơn giá Đơn vị tính

Tên dịch vụ Đơn giá Đơn vị tính

Phiếu đặt phòng khách sạn

Thời gian đến dự kiến

Số fax Tên người đặt phòng Ngày đến

Ngày đi Thời gian đến dự kiến

Số lượng phòng Phương thức thanh toán Ghi chú

Số fax Tên người đặt phòng Ngày đến

Ngày đi Thời gian đến dự kiến Phương thức thanh toán

Số phòng Địa chỉ khách hàng

Thông tin các tài sản gửi

Số phòng Địa chỉ khách hàng

Số hộp Ngày gửi Thông tin các tài sản gửi Nhân viên nhận gửi

Số hộp Ngày gửi Thông tin các tài sản gửi

Mã khách hàng Địa chỉ khách hàng

Họ và tên người mua

Tên nhà cung cấp (R) Địa chỉ nhà cung cấp (R) Đơn vị tính (R)

Tổng số tiền viết bằng chữ (RS)

TK Nợ Tên người mua

Mã nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp

TK Có Đơn vị tính

Tên nhân viên Phòng ban

Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp

Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá

Phiếu theo dõi sửa chữa

Thời gian nhận sửa chữa/ bảo dưỡng (R)

Người nhận sửa chữa/bảo dưỡng (R)

Tổng số tiền ghi bằng chữ (RS)

Thời gian lập phiếu Người lập phiếu

Chi tiết sửa chữa STT

Tên vật dụng Tình trạng Người báo hỏng Thời gian nhận sửa chữa/ bảo dưỡng Người nhận sửa chữa/bảo dưỡng Thời gian hoàn thành Kết quả

Thời gian lập phiếu Người lập phiếu

Tên vật dụng Tình trạng Người báo hỏng Thời gian nhận sửa chữa/bảo dưỡng Người nhận sửa chữa/bảo dưỡng Thời gian hoàn thành Kết quả

Ngày tháng năm Người lập

Chi tiết thanh toán lương

Tổng số tiền bằng chữ

Tên nhân viên Bậc lương

Số tiền Phụ cấp BHXH Thuế TNCN

Số tiềnPhụ cấpBHXHThuế TNCN

Tích hợp - Tạo cấu trúc bảng

Phiếu thanh toán dịch vụ

Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng

Thời gian đến dự kiến

Tên dịch vụ Đơn giá Đơn vị tính

Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá

Tên vật dụng Tình trạng Người báo hỏng Thời gian nhận sửa chữa/bảo dưỡng

Người nhận sửa chữa/bảo dưỡng Thời gian hoàn thành

Tên nhân viên Phòng ban

2 Đặt kiểu dữ liệu và kích cỡ cho bảng dữ liệu

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION NOTE

SDT char nvarchar nvarchar nvarchar

Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng SĐT

Table: Phiếu thanh toán dịch vụ theo phòng

NGUOILAP char char date nvarchar char

Mã khách hàng Ngày thanh toán

Table: Chi tiết thanh toán dịch vụ

Table: Bảng kê mua hàng

BOPHAN char char char nvarchar date nvarchar nvarchar nvarchar

Mã nhân viên Quyền số Ngày tháng Tài khoản nợ

Họ và tên người mua

Table: Chi tiết phiếu kê

SOLUONG char char nvarchar int

Mã hàng hóa Tài khoản có

Số phòngLoại phòng Đơn giá

NGUOILAP char char nvarchar date date date nvarchar nvarchar char

Số fax Ngày đến Ngày đi Tgian dự kiến Phương thức thanh toán Ghi chú

Table:Chi tiết đặt phòng

DVTINH char nvarchar int nvarchar

Mã dịch vụ Tên dịch vụ Đơn giá Đơn vị tính

Mã hàng hóaTên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá

Table: Phiếu theo dõi sửa chữa

Số phiếu Thời gian lập phiếu

Table: Chi tiết sửa chữa

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION NO

Số phiếu Người nhận Vật dụng Tình trạng Thời gian nhận sửa chữa

Table: Phiếu thanh toán lương

Số phiếu Ngày tháng Người lập

Table: Chi tiết thanh toán lương

THUETNCN char char int float int int int int int

Mã nhân viên Bậc lương

Mã nhân viên Tên nhân viên

Table: Phiếu gửi tài sản

NVNHANGUI char char char nvarchar date nvarchar char

Số phiếu Tên khách hàng

Số hộp Ngày gửi Thông tin tài sản Nhân viên nhận gửi

3 Tạo cấu trúc cho các bảng dữ liệu

THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI

Thiết kế form nhập liệu

2 Phiếu thanh toán dịch vụ

Thiết kế báo cáo

1 Báo cáo doanh thu thuê phòng

2 Báo cáo cho thuê dịch vụ

4 Báo cáo nhận gửi tài sản

THỰC HIỆN KỸ THUẬT

Yêu cầu về cấu hình máy chủ:

CPU: Intel Pentium 4 2.8ghz hoặc tương đương là tối thiểu RAM: 1TB DDRAM 3

HDD: 10GB đĩa trống, chuẩn giao tiếp SCSI hay SAS

Có khả năng kết nối internet

Yêu cầu về cấu hình máy tính

CPU: Intel Pentium 4 2.8ghz hoặc tương đương là tối thiểu

RAM: 16GB DDRAM II là tối thiểu

HDD: 1GB đĩa trống tối thiểu

Có khả năng kết nối internet

Máy in: Độ phân giải cao nhất: 5760 x 1440 dpi

Hệ thống vòi phun: đen 180 vòi phun, mỗi vòi 5 màu

Hệ thống mực: 6 màu độc lập

Kích thước giấy: epson ep 803a phù hợp đa dạng giấy như: L-size, 2L- size, KG, A4,B5, A5,A6

Khối lượng giấy phù hợp: nặng từ 80-200 gram

Dung lượng giấy: epson ep 803a có thể chứa lên tới 120 tờ với A4, 50 tờ bưu thiếp

Phụ kiện đi kèm: 1 dây nguồn + 1 cap USB,

Hệ thống mạng nội bộ gồm:

Core Module: Cisco 4500X 24-port Gigabit VSS

Distribution Module : Cisco 4500X 24-port Gigabit Stackable

Internet Module : Router Cisco ISR 4431

Firewall Cisco: ASA 5500-X with FirePOWER Services

Server Module : Cisco SG2960X 24-port Gigabit Stackable no POEAccess Module : 2960X 24-port Gigabit Stackable with POE cho Camera hoặc wifi

Tiêu đề	Phát Triển Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Khách Sạn
Tác giả	Nhóm 4
Trường học	Trường Đh Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Phát Triển Các Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Thể loại	bài tập lớn
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	54
Dung lượng	3,12 MB