(Luận văn đại học thương mại) phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty TNHH rhythm precision việt nam

TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và trở thành yếu tố thiết yếu cho sự tồn tại của doanh nghiệp trên thị trường Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa các doanh nghiệp và môi trường xã hội, nằm ở trung tâm hoạt động của doanh nghiệp Nó hỗ trợ quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách hiệu quả, giúp quản lý dễ dàng hơn, nâng cao năng suất và tiết kiệm thời gian, công sức.

Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam, tôi nhận thấy công ty đã áp dụng nhiều hệ thống thông tin quản lý như quản lý nhân sự, bán hàng và dự án trong hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của khách hàng, từ đó phát triển triết lý “Khách hàng là giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, là lý do tồn tại duy nhất và góp phần vào sự phát triển của xã hội.”

Quản lý khách hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, vì họ chính là nguồn doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp.

Quản lý khách hàng là yếu tố quyết định cho sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp Để nâng cao khả năng cạnh tranh và đạt được thành công lâu dài, việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam là rất cần thiết.

MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

Đề tài được tiến hành nghiên cứu với các mục tiêu chính

- Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

- Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý khách hàng nói chung và của công ty nói riêng.

- Phân tích và đánh giá thực trạng tình hình quản quản lý khách hàng tại công ty.

Để cải thiện hiệu quả quản lý khách hàng, cần đề xuất một số định hướng và giải pháp cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng của công ty Mục tiêu là xây dựng một hệ thống thông tin phù hợp, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nghiên cứu tìm hiểu về quy trình quản lý khách hàng của Công ty TNHHRhythm Precision Việt Nam và cách thức truyền thông tin trong công ty.

Thông qua những phương pháp, công cụ hỗ trợ để hoàn thành được các mục tiêu đã đề ra.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp phiếu điều tra được sử dụng để thu thập thông tin từ các phòng ban, nhằm đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng hiện tại Qua đó, chúng tôi cũng tìm hiểu nhu cầu xây dựng một hệ thống thông tin quản lý khách hàng mới cho công ty.

Phương pháp quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc của công ty giúp nắm bắt các nghiệp vụ quản lý khách hàng hiệu quả.

Phương pháp nghiên cứu tài liệu là bước quan trọng trong việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng Tôi đã tìm hiểu quy trình quản lý khách hàng và các tài liệu liên quan để xác định các chức năng cần thiết cho hệ thống Bên cạnh đó, tôi cũng thu thập thông tin từ các bài báo, sách, internet và các nghiên cứu trước đó nhằm hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ cần quản lý.

Các thông tin thu được bằng phương pháp thu thập dữ liệu có độ chính xác cao nhưng mất nhiều thời gian và công sức để thu thập.

Phương pháp xử lý dữ liệu

Tổng hợp và phân tích số liệu là bước quan trọng sau khi thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, nhằm so sánh và đánh giá để có thông tin chính xác nhất Qua đó, có thể rút ra những đánh giá về thực trạng quản lý khách hàng và hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty.

Để thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic kết hợp với việc truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu từ SQL Server Điều này giúp thiết kế các giao diện người dùng hiệu quả Đồng thời, bộ công cụ Rational Rose được áp dụng để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng.

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic nổi bật với khả năng lập trình trực quan thông qua giao diện người dùng đồ họa Nó cho phép tích hợp các thư viện liên kết động và sử dụng các chức năng sẵn có của Windows mà không cần thiết kế lại, như các hộp thoại chung của hệ điều hành Bên cạnh đó, Visual Basic dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu từ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, mang lại sự tiện lợi cho người lập trình.

SQL Server là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng SQL để trao đổi dữ liệu giữa máy Client và máy cài SQL Server Nó được tối ưu để xử lý cơ sở dữ liệu lớn lên đến Tera-Byte và phục vụ hàng ngàn người dùng đồng thời SQL Server cũng có khả năng tích hợp hiệu quả với các server khác.

Rational Rose là một bộ công cụ phát triển phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ UML, cho phép người dùng tạo, quan sát, sửa đổi và quản lý các biểu đồ một cách trực quan Tập ký hiệu của Rational Rose hoàn toàn thống nhất với các ký hiệu trong UML, giúp nâng cao hiệu quả trong việc thiết kế hệ thống.

KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Bài khóa luận gồm có 3 chương nội dung như sau:

Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu khách hàng Chương 2 tổng hợp kết quả phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam, chỉ ra những điểm mạnh và yếu trong việc triển khai hệ thống này.

Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác và ràng buộc lẫn nhau, phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung Các phần tử này có thể bao gồm vật chất như máy móc, hoặc phi vật chất như con người, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động và quy trình xử lý.

( Đàm Gia Mạnh, 2017, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Thống

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố như phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và quy trình nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong các tổ chức và doanh nghiệp Hệ thống này có thể hoạt động theo cách thủ công thông qua các công cụ truyền thống như giấy và bút, hoặc theo cách hiện đại với sự tự động hóa nhờ vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ tiên tiến.

Hệ thống thống tin phát triển qua bốn loại hình:

+ Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ.

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin tích hợp, bao gồm cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin, hỗ trợ con người trong quá trình sản xuất, quản lý và đưa ra quyết định hiệu quả.

+ Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.

+ Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh.

Các thành phần của hệ thống thông tin

Phần cứng là các bộ phận vật lý cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, bao gồm các thiết bị hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thông tin Những thiết bị này là hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm được.

Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, được sắp xếp theo thứ tự nhất định để thực hiện chức năng hoặc giải quyết vấn đề Nó bao gồm những ý tưởng trừu tượng, thuật toán và chỉ thị cần thiết cho quá trình xử lý thông tin.

Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối qua đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nhất định Hệ thống mạng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin, cho phép truyền tải thông tin giữa các máy tính và giữa người dùng một cách hiệu quả.

Con người là yếu tố chủ chốt trong việc điều hành và sử dụng hệ thống thông tin, bao gồm hai nhóm chính: những người sử dụng hệ thống thông tin để phục vụ công việc và những người có trách nhiệm xây dựng, bảo trì hệ thống này.

Cơ sở dữ liệu là hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị như băng đĩa và đĩa từ Nó cho phép nhiều người dùng và ứng dụng khai thác thông tin đồng thời với các mục đích khác nhau.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là phần mềm chuyên dụng giúp quản lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến CSDL, bao gồm tính chủ quyền, cơ chế bảo mật và phân quyền truy cập Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các tranh chấp trong quá trình truy cập dữ liệu.

Hệ thống thông tin quản lý là công cụ quan trọng cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý của tổ chức Hệ thống này bao gồm con người, thiết bị, và quy trình để thu thập, phân tích, đánh giá, và phân phối thông tin một cách kịp thời và chính xác, giúp hỗ trợ cho quá trình ra quyết định trong tổ chức.

1.1.2 Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin a Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.

Để cải thiện hoạt động của hệ thống thông tin cũ, cần thu thập thông tin và tài liệu, cũng như nghiên cứu hiện trạng Qua đó, chúng ta sẽ làm rõ tình hình hoạt động hiện tại và từ đó đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới hiệu quả hơn.

+ Khảo sát hệ thống đang làm gì.

+ Đưa ra đánh giá về hiện trạng.

+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.

+ Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.

+ Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác.

Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng:

+ Phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp các đối tượng liên quan (giám đốc, nhân viên, vị trí làm việc…)

+ Lập phiếu điều tra, thăm dò.

+ Quan sát, thu nhập mẫu biểu.

Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế

Mục đích: Nắm được các thông tin của hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Phân tích sâu hơn các chức năng và dữ liệu của hệ thống cũ để đưa ra mô tả của hệ thống mới (giai đoạn thiết kế logic).

+ Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống.

Phân tích hệ thống dữ liệu là bước quan trọng trong việc xây dựng lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic, giúp lưu trữ lâu dài các thông tin cần thiết cho hệ thống.

+ Phân tích khả thi về kỹ thuật: xem xét khả năng kỹ thuật hiện đại có để đề xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng cho HTTT mới.

Phân tích khả năng kinh tế là bước quan trọng trong việc đánh giá khả năng tài chính cho việc xây dựng hệ thống thông tin mới Việc này không chỉ giúp xác định nguồn lực cần thiết mà còn chỉ ra những lợi ích tiềm năng mà hệ thống sẽ mang lại, từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc đến tăng cường hiệu quả kinh doanh.

+ Phân tích khả thi hoạt động: khả năng vận hành hệ thống trong điều kiện khuôn khổ, điều kiện tổ chức và quản lý cho phép của tổ chức.

Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính

Mục đích: Nắm được tính khả thi của HTTT định triển khai, ước lượng được chi phí triển khai hệ thống để có thể tiến hành xây dựng HTTT.

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống tập trung vào việc đưa ra quyết định về cài đặt, nhằm đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã được xác định trong giai đoạn phân tích, đồng thời phù hợp với các điều kiện ràng buộc trong thực tế.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

Khách hàng là nhóm đối tượng có nhu cầu và liên quan đến việc mua sắm cũng như sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp Họ là mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới, với mục đích đáp ứng nhu cầu và lợi ích của khách hàng nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững.

Khách hàng bên ngoài là những đối tượng ngoài doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm hàng hóa từ tổ chức sản xuất Họ có thể giao dịch trực tiếp, qua điện thoại hoặc trực tuyến, và bao gồm cá nhân, doanh nghiệp, người làm kinh doanh như nhà cung cấp, ngân hàng, đối thủ cạnh tranh, cũng như các cơ quan nhà nước và tổ chức tình nguyện.

Khách hàng nội bộ bao gồm tất cả các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp, những người tiêu dùng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp nội bộ Mỗi cá nhân không chỉ đóng vai trò là người cung ứng mà còn là người sản xuất và khách hàng của chính sản phẩm đó.

Khách hàng có thể được phân loại thành hai nhóm chính dựa trên hành vi mua sắm, bao gồm khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân.

Khách hàng cá nhân thường có quyết định mua sắm đơn giản hơn so với khách hàng tổ chức Hành vi mua sắm của họ bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi các yếu tố văn hóa, xã hội, cá nhân và tâm lý.

Khách hàng cần cung cấp thông tin cơ bản bao gồm họ tên, giới tính, số chứng minh thư nhân dân, cùng với tên và thông tin về đơn vị công tác như địa chỉ, fax, số điện thoại và mã số đăng ký Ngoài ra, khách hàng cũng cần ghi rõ chức vụ công tác, địa chỉ gia đình, số điện thoại và hộp thư điện tử để đảm bảo liên lạc hiệu quả.

Khách hàng doanh nghiệp thường có quy trình mua sắm phức tạp, liên quan đến số tiền lớn và nhiều yếu tố kinh tế kỹ thuật Quyết định mua thường mất thời gian hơn do sự ảnh hưởng của nhiều người trong doanh nghiệp So với người tiêu dùng, quy trình mua của doanh nghiệp có tính chất chính thức hơn, yêu cầu chi tiết kỹ thuật, thảo luận về yêu cầu mua hàng và nghiên cứu kỹ lưỡng về nhà cung cấp Ngoài ra, việc thu thập thông tin không chỉ dừng lại ở đại diện hợp pháp mà còn bao gồm thông tin về lĩnh vực sản xuất kinh doanh và tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

HTTT quản lý khách hàng sẽ mang lại những lợi ích chính sau đây:

- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp

- Hỗ trợ quy trình ký kết hợp đồng với khách hàng: hoạt động ký kết hợp đồng và hỗ dịch vụ sau khi ký hợp đồng

- Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc

Quá trình ra quyết định của doanh nghiệp được hỗ trợ bởi các đặc trưng của khách hàng, bao gồm đặc điểm kinh doanh, quy mô, chính sách và phương hướng kinh doanh Những yếu tố này không chỉ phản ánh quan niệm kinh doanh mà còn thể hiện tiềm lực phát triển và năng lực tiêu thụ của doanh nghiệp, cùng với khu vực phục vụ mà họ hướng đến.

Giao dịch chủ yếu liên quan đến các hoạt động bán hàng của khách hàng, các vấn đề hiện tại, những ưu điểm cần phát huy, và các chiến lược trong tương lai Ngoài ra, quỹ tín dụng, danh tiếng và hình tượng của doanh nghiệp cũng như nguồn vốn và điều kiện giao dịch hiện tại là những yếu tố quan trọng cần xem xét.

1.2.2 Quy trình tác nghiệp quản lý khách hàng

Sơ đồ 1.1 Quy trình tác nghiệp quản lý khách hàng Quy trình tác nghiệp quản lý khác hàng được tóm tắt như sau:

Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, nhân viên kinh doanh sẽ thu thập yêu cầu và phối hợp với các phòng ban liên quan để tìm giải pháp phù hợp Sau đó, họ tư vấn và cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng Nhân viên sẽ lập hồ sơ cho từng khách hàng và khi khách hàng đồng ý, hợp đồng sẽ được ký kết Họ cũng cập nhật thông tin và giao dịch liên quan đến khách hàng, đồng thời thực hiện các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán Cuối tháng, nhân viên sẽ kiểm tra và thống kê tổng hợp các giao dịch.

TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Quản lý khách hàng là yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhận thức rõ giá trị của khách hàng, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng hiệu quả.

Trong quá trình nghiên cứu, em đã tham khảo luận văn tốt nghiệp “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty TNHH Đào Vũ” của Nguyễn Diệu Linh, sinh viên K47S4, khoa HTTT kinh tế, Đại học Thương mại Luận văn cung cấp cơ sở lý luận đầy đủ và phân tích sâu về hoạt động của Công ty TNHH Đào Vũ, đồng thời đảm bảo hệ thống đáp ứng các chức năng cần thiết Tuy nhiên, giao diện thiết kế còn đơn giản và cơ sở dữ liệu chưa đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin của người sử dụng.

Luận văn “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách tại công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt” của Trần Ngọc Tuân K45S3 đã đánh giá thực trạng quản lý khách hàng tại công ty, cung cấp lý thuyết và phân tích thiết kế hệ thống thông tin Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại hạn chế trong việc phân tích chi tiết thực trạng và quy trình thiết kế chưa thực sự ứng dụng Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng thân thiết của thẩm mỹ viện” của Phan Thị Trà My và Võ Thị Ngọc Giàu đã trình bày lý thuyết xây dựng hệ thống thông tin và tiến hành phân tích thiết kế, nhưng các chức năng còn đơn giản, giải thuật chưa chi tiết, và cơ sở dữ liệu chưa được tối ưu hóa.

Dựa trên các phân tích trước đó, tôi nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại: việc phân tích thực trạng quản lý khách hàng tại công ty chưa được thực hiện một cách chi tiết, và quy trình phân tích thiết kế còn thiếu sót, không đủ tính ứng dụng trong thực tế.

KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH RHYTHM PRECISION VIỆT NAM

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH RHYTHM PRECISION VIỆT NAM

Tên công ty: Rhythm Precision Việt Nam - Công Ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam

Tên giao dịch: RHYTHM PRECISION VIETNAM CO., LTD Năm thành lập: 2005

Logo của công ty hiện nay:

Loại hình doanh nghiệp: Nhà sản xuất

Mã số thuế: 0101771390 Địa chỉ: lô 42 & 87a, Khu Công Nghiệp Nội Bài, Xã Quang Tiến, Huyện Sóc Sơn, Thành Phố Hà Nội

2.1.2 Lịch sử phát triển, lĩnh vực hoạt động và sản phẩm của công ty

Công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam, được thành lập vào năm 2005, là một doanh nghiệp FDI với 100% vốn đầu tư từ Nhật Bản, được thành lập bởi hai công ty Rhythm Watch và Tohoku Rhythm.

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

+ 2005: Nhận giấy chứng nhận đầu tư thành lập Rhythm Precision Việt Nam + 2006: Xây dựng nhà máy số 1 (2040m2) và bắt đầu vận hành

+ 2007: Triển khai 2 dây truyền SMT, thành lập phòng thiết kế + 2009: Nhận chứng chỉ ISO 9001, ISO 14001

+ 2010: Thành lập phòng khuôn + 2013: Bắt đầu sản xuất lắp ráp thành phẩm hoàn chỉnh + 2015: Xây dựng nhà máy số 2, bắt đầu vận hành

Sau hơn 10 năm hoạt động, công ty khởi nghiệp chuyên sản xuất linh kiện nhựa cho thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy fax và máy ảnh kỹ thuật số, phục vụ cho các khách hàng lớn tại Nhật Bản Được hỗ trợ và đào tạo bởi các chuyên gia hàng đầu từ Tổng công ty và các công ty thành viên, công ty đã mở rộng sang nhiều lĩnh vực sản phẩm khác, bao gồm khuôn đúc, SMT bảng mạch điện tử, lắp ráp sản phẩm kỹ thuật cao và sản xuất đồng hồ.

Đội ngũ kỹ thuật chủ chốt của công ty, bao gồm các chuyên gia người Việt được đào tạo bài bản, đã chủ động phát triển các công nghệ cao trong các lĩnh vực chuyên môn Công ty không ngừng nâng cao kinh nghiệm và thực hiện việc hướng dẫn, đào tạo các thế hệ kế cận nhằm duy trì hệ thống một cách hiệu quả và bền vững.

Môi trường làm việc lý tưởng, liên tục được cải tiến, không chỉ thu hút mà còn giữ chân nhân lực ổn định, góp phần vào việc sản xuất hàng loạt các sản phẩm với chất lượng tối ưu.

Với phương châm “Hướng tới mục tiêu dẫn đầu”, toàn thể cán bộ công nhân viên công ty luôn nỗ lực không ngừng, đoàn kết và phát huy tinh thần chuyên nghiệp trong mọi công việc hiện tại và tương lai.

Hội đồng cổ đông Ban giám đốc

Ban ĐHSX điện tử Oshima

Phòng QLSX N.Thuy phòng ĐBCL Bích

Ban quản lý điều hành

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:

Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch và nghiên cứu nhu cầu thị trường Ngoài ra, phòng cũng thiết kế các dự án, xây dựng chiến dịch quảng cáo và thúc đẩy hoạt động bán hàng hiệu quả.

Ban điều hành sản xuất chính xác:

Phòng khuôn, được thành lập từ năm 2010, chuyên sản xuất khuôn theo quy trình khép kín và được đào tạo bởi các chuyên gia từ công ty Tohoku Rhythm Chúng tôi cam kết tạo ra các sản phẩm mới với chất lượng cao nhất thông qua việc bảo trì và sửa chữa định kỳ cho các sản phẩm đang sản xuất Hiện tại, sản lượng đạt từ 15-25 khuôn mỗi tháng.

Phòng đúc nhựa đóng vai trò trung tâm trong việc sản xuất các sản phẩm chính xác cho khách hàng, với hệ thống đảm bảo chất lượng hoạt động 24/24 Chất lượng được kiểm soát bởi đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản và trang thiết bị hiện đại Điều này giúp tạo ra các sản phẩm có độ chính xác cao nhất, đảm bảo kế hoạch giao hàng đúng hạn và giảm thiểu rủi ro phát sinh ở mức thấp nhất.

Phòng lắp ráp cam kết không ngừng đổi mới và cải tiến quy trình lắp ráp, từ những chi tiết nhỏ nhất đến các sản phẩm hoàn chỉnh với độ chính xác cao Với sản lượng hàng tháng đạt 500.000 bộ, quy trình lắp ráp diễn ra nhanh chóng và đảm bảo chất lượng sản phẩm tối ưu.

+ Phòng đảm bảo chất lượng: giám sát, kiểm tra chất lượng của các phòng theo đúng các tiêu chí đã đề ra.

Ban điều hành sản xuất điện tử bao gồm phòng quản lý sản xuất, phòng sản xuất và phòng kiểm tra chất lượng Chúng tôi luôn lắng nghe và phân tích nhu cầu của từng khách hàng để phát triển các sản phẩm đáp ứng yêu cầu thị trường Đội ngũ của chúng tôi không ngừng sáng tạo ra những sản phẩm mới, tiên tiến về công nghệ và đa dạng về mẫu mã.

Ban điều hành sản xuất đồng hồ bao gồm phòng quản lý sản xuất và phòng sản xuất đồng hồ, chính thức hoạt động tại Việt Nam từ năm 2015 Nhiệm vụ của ban là tạo ra các sản phẩm đồng hồ có chất lượng vượt trội và tính thẩm mỹ cao, đáp ứng đa dạng nhu cầu của thị trường Mục tiêu của ban là trở thành tập đoàn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực sản xuất đồng hồ.

Ban quản lý điều hành: gồm phòng quản lý, phòng kế toán và phòng mua

Phòng quản lý có nhiệm vụ điều chỉnh cơ cấu nhân sự, giải quyết các vấn đề hành chính và hỗ trợ xây dựng, quản lý cũng như điều hành các phần mềm, website và mạng máy tính trong công ty.

Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện báo cáo định kỳ và lập hóa đơn thanh toán Bộ phận này đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến kế toán, thu chi và theo dõi hoạt động tài chính của công ty, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Phòng mua có nhiệm vụ mua sắm vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất của công ty, đồng thời theo dõi giá cả và kiểm tra việc cấp phát vật tư theo định mức cho các phòng ban Ngoài ra, phòng cũng quản lý việc cấp phát và thu hồi vật tư, đảm bảo luân chuyển theo quy định của công ty.

2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty 2015- 2017 Đơn vị: VNĐ

5 Lợi nhuận thuần hoạt động kinh doanh 118.779.889.000 189.710.386.000 86.468.319.000

6 Lợi nhuận hoạt động khác -100.376.000 -2.810.000 104.020.000

7 Tổng lợi nhuận trước thuế 118.679.513.000 189.707.576.000 86.572.339.000

(Nguồn: Báo cáo tài chính Phòng kế toán công ty RPV)

Qua bảng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta thấy, trong giai đoạn 2015-2017 hoạt động tăng trưởng của công ty không ổn định Cụ thể:

Doanh thu thuần tăng dần qua các năm với mức tăng thấp và không đồng đều, năm 2016 tăng 7% so với năm 2015, năm 2017 tăng 1,89% so với năm 2017

Tổng lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2015 là 118.679.513.000 đồng, năm

2016 là 189.707.576.000 đồng tăng 71.028.063 đồng Năm 2017 lợi nhuận trước thuế của công ty giảm 54,37% so với năm 2016

2.2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH RHYTHM PRECISION VIỆT NAM

2.2.1 Quy trình quản lý khách hàng tại công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam

Thu thập thông tin khách hàng Lập hồ sơ khách hàng Liên hệ giao dich

Chăm sóc khách hàng Báo giá hợp

Kiểm tra báo đông cáo

Xác định nhu cầu khách hàng

Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý khách hàng tại công ty TNHH Rhythm Precision

Hoạt động quản lý khách hàng của công ty chủ yếu được thực hiện bởi phòng kinh doanh, phòng quản lý và các phòng quản lý sản xuất Ban giám đốc cũng tham gia vào quá trình này để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý.

Quá trình quản lý khách hàng của công ty được diễn ra như sau:

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY

TY RHYTHM PRECISION VIỆT NAM

Công ty hiện chưa có hệ thống thông tin quản lý chuyên biệt cho việc quản lý khách hàng, dẫn đến nhiều nghiệp vụ phải thực hiện thủ công, như soạn thảo hợp đồng bằng MS Word và MS Excel Hợp đồng được ký trên bản mẫu in ra và sau đó gửi đến phòng quản lý, trong khi thông tin hợp đồng chỉ được nhập vào Excel, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và xử lý thông tin khách hàng Việc lưu trữ thông tin khách hàng chung với hợp đồng trong file Excel không chỉ làm chậm tốc độ xử lý mà còn tạo ra nhiều hạn chế, như mất thời gian trong việc lọc thông tin và không thể phân loại, quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả.

Nhân viên công ty đã khắc phục được những hạn chế của phần mềm Excel khi xử lý một lượng khách hàng và hợp đồng vừa phải Tuy nhiên, với sự phát triển ngày càng nhanh chóng của công ty và sự gia tăng số lượng khách hàng cũng như giao dịch, việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng trở nên cần thiết để hỗ trợ nhân viên trong công tác quản lý hiệu quả hơn.

Dựa trên khảo sát quy trình quản lý khách hàng và phiếu điều tra, tôi đã hiểu rõ các yêu cầu về chức năng, giao diện và quy trình phân tích thiết kế của phần mềm Từ đó, tôi tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng theo hướng đối tượng.

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CHO CÔNG TY TNHH

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG, XÁC LẬP DỰ ÁN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm, nhân viên kinh doanh sẽ thu thập yêu cầu và gửi báo giá đến phòng quản lý sản xuất Phòng quản lý sản xuất sẽ phản hồi với báo giá, giúp phòng kinh doanh tìm ra giải pháp phù hợp và cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng Sau khi khách hàng đồng ý, hợp đồng sẽ được ký kết và nhân viên kinh doanh sẽ lập hồ sơ, lên lịch hẹn để nhân viên kỹ thuật trao đổi trực tiếp Sau khi hợp đồng có hiệu lực, nhân viên kinh doanh theo dõi tiến độ thực hiện, cập nhật thông tin liên quan cho đến khi hợp đồng kết thúc Thông tin về hợp đồng sẽ được chuyển đến phòng quản lý, và khi giám đốc yêu cầu báo cáo, hệ thống sẽ thống kê số lượng hợp đồng đang triển khai, đã hoàn thành và bị hủy.

3.1.2 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý khách hàng Yêu cầu chức năng

Công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam cần cải thiện công tác quản lý khách hàng bằng cách triển khai hệ thống thông tin quản lý khách hàng với các chức năng quan trọng Hệ thống này phải đáp ứng nhu cầu thực tế và hỗ trợ trong việc nghiên cứu tổng quan về khách hàng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Chức năng quản lý thông tin khách hàng cho phép thêm mới, sửa chữa và xóa bỏ dữ liệu khách hàng một cách dễ dàng Khi nhân viên cần truy cập thông tin, hệ thống hỗ trợ tìm kiếm theo tên và các tiêu chí khác, giúp tổng hợp dữ liệu từ nhiều kho lưu trữ để cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng.

- Chức năng quản lý hợp đồng: thêm hợp đồng, sửa hợp đồng, xóa hợp đồng và tìm kiếm hợp động

- Chức năng quản lý giao dịch: Thêm giao dịch, sửa giao dịch, xóa giao dịch, tìm kiếm giao dịch

- Chức năng quản lý lịch hẹn: thêm lịch hẹn, sửa lịch hẹn, xóa lịch hẹn, tìm kiếm lịch hẹn

- Chức năng quản lý dịch vụ khách hàng: quản lý thống tin bảo hành, quản lý thông tin khiếu nại của khách hàng

Chức năng thống kê và báo cáo hàng tháng được thực hiện theo yêu cầu của giám đốc, với mỗi bộ phận cung cấp báo cáo riêng Các chức năng con bao gồm thống kê doanh thu, thống kê hợp đồng, thống kê hàng đã bán và thống kê hàng tồn kho.

Hệ thống thông tin quản lý khách hàng không chỉ có ba chức năng chính mà còn bao gồm chức năng đăng nhập Nhân viên cần đăng nhập để sử dụng hệ thống, và khi kết thúc công việc, chỉ cần tắt form để tự động đăng xuất.

Yêu cầu phi chức năng

Về giao diện: Giao diện của hệ thống cần: Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn, thuận tiện, thân mật với người sử dụng.

Về vận hành: Cần có một nhóm phụ trách riêng về tính ổn định của hệ thống.

Nếu quá trình cập nhật thông tin có sai sót, cần có cơ chế dễ dàng chỉnh sửa Tránh mất công sức trong chỉnh sửa

Phần mềm cung cấp hiệu năng vượt trội với tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác, đồng thời dễ dàng trong việc sao lưu và phục hồi Hệ thống cho phép nhiều người sử dụng truy cập thông tin đồng thời, mang lại kết quả nhanh chóng và đảm bảo thông tin luôn sẵn sàng Thiết kế hệ thống được tối ưu hóa nhằm tiết kiệm chi phí tối đa cho người dùng.

Hệ thống bảo mật cao đảm bảo an toàn thông tin, ngăn chặn xâm nhập từ bên ngoài và cung cấp chức năng phân quyền cho người sử dụng.

Nhân viên được quyền truy cập thông tin trong phạm vi được phép, trong khi chỉ có ban Giám đốc mới có quyền xem và chỉnh sửa thông tin trên toàn bộ hệ thống Ngoài ra, việc sao lưu dữ liệu định kỳ là cần thiết để đảm bảo an toàn thông tin.

Hệ thống được phát triển với khả năng tích hợp linh hoạt vào các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp, bao gồm hệ thống quản lý hàng hóa, quản lý dự án và quản lý nhân sự.

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

Dựa theo những chức năng yêu cầu, biểu đồ usecase tổng quát như sau:

Quan ly lich hen Quan ly dich vu khach hang

Quan ly thong tin khach hang

Quan ly thong ke bao cao nhân viên kinh doanh

Ban giam doc Dang nhap

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ usecase tổng quát

Bảng 3.1: Kịch bản mô tả usecase tổng quát

Tác nhân Chức năng Mô tả

Quản lý thông tin khách hàng

Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các thông tin liên quan tới khách hàng

Quản lý hợp đồng Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các thông tin liên quan tới hợp đồng

Quản lý giao dịch Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các thông tin liên quan tới các giao dịch

Quản lý lịch hẹn Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các thông tin liên quan tới lịch hẹn Quản lý dịch vụ khách hàng

Quản lý thông tin bảo hành sản phẩm và khiếu nại của khách hàng bao gồm việc thêm, sửa, xóa và tìm kiếm dữ liệu liên quan Nhân viên phòng quản lý có trách nhiệm thống kê doanh thu và hợp đồng, trong khi ban giám đốc yêu cầu các báo cáo về doanh thu và hợp đồng để theo dõi tình hình hoạt động.

 Biểu đồ use case chi tiết Use case quản lý thông tin khách hàng

Quan ly thong tin khach hang

Thêm thông tin khach hang

Sua thong tin khach hang

Xoa thong tin khach hang

Tim kiem thong tin khach hang

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ usecase quản lý thông tin khách hàng

Bảng 3.2: Kịch bản mô tả usecase quản lý thông tin khách hàng

Tên use case Use case “quản lý thông tin khách hàng”

Tác nhân chính Nhân viên kinh doanh

Mức 2 Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào hệ thống Điều kiện ra Cập nhật thành công thông tin khách hàng

- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Khách hàng”

- Hệ thống hiểm thị giao diện chính

- Nhân viên ấn nhập các thông tin, sau đó chọn nút thêm (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm).

- Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu

- Quá trình thao tác kết thúc

-Form đăng nhập hiện lên, Hệ thống yêu cầu nhập user_name và mật khẩu.

-Hệ thống thông báo lỗi nếu không đúng user_name, mật khẩu

- Hệ thống thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form khách hàng.

Use case quản lý hợp đồng

Biểu đồ 3.3 Biểu đồ usecase quản lý hợp đồng

Bảng 3.3: Kịch bản mô tả usecase quản lý hợp đồng

Tên use case Use case “quản lý hợp đồng”

Mức 2 Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào hệ thống Điều kiện ra Cập nhật thành công hợp đồng

- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “hợp đồng”

- Hệ thống thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form hợp đồng.

Use case quản lý giao dịch

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ usecase quản lý giao dịch

Bảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lý giao dịch

Tên use case Use case “quản lý giao dich”

Mức 2 Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào hệ thống Điều kiện ra Cập nhật thành công các giao dịch

- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “ giao dịch”

- Hệ thống thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form giao dich.

Use case quản lý lịch hẹn

Biểu đồ 3.5 Biểu đồ usecase quản lý lịch hẹn

Bảng 3.5: Kịch bản mô tả usecase quản lý lịch hẹn

Tên use case Use case “quản lý lịch hẹn”

- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Lịch hẹn”

- Hệ thống thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form lịch hẹn.

Use case quản lý dịch vụ khách hàng

Quan ly dich vu khach hang

Quan ly thong tin bao hanh

Quan ly khieu nai cua khach hang

Them thong tin bao hanh

Sua thong tin bao hanh

Xoa thong tin bao hanh

Tim kiem thong tin bao hanh

Them khieu nai cua khach hang

Sua khieu nai cua khach hang

Xoa khieu nai cua khach hang Tim kiem khieu nai cua khach hang

Biểu đồ 3.6 Biểu đồ usecase quản lý dịch vụ khách hàng

Bảng 3.6: Kịch bản mô tả usecase quản lý thông tin bảo hành

Tên use case Use case “quản lý thông tin bảo hành”

Mức 3 Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào hệ thống Điều kiện ra Cập nhật thành công thông tin bảo hành

- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “dịch vụ khách hàng” và chọn “ thông tin bảo hành”

- Hệ thống thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form thông tin bảo hành.

Bảng 3.7: Kịch bản mô tả usecase quản lý kiếu nại khách hàng

Tên use case Use case “quản lý khiếu nại khách hàng”

- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “ dịch vụ khách hàng” và chọn “ khiếu nại khách hàng”

- Hệ thống thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form khiếu nại khách hàng.

Use case quản lý thống kê báo cáo

Bao cao tien trinh thuc hien hop dong

Quan ly thong ke bao cao

Biểu đồ 3.7 Biểu đồ usecase quản lý thống kê báo cáo

Xác định các lớp thực thể

- Khach hang ( MaKH, TenKH, Diachi, SDT, SoTK, email, LinhvucKD)

- Nhan vien ( MaNV, TenNV, Chucvu, Diachi, SDT, Password)

- Bao hanh ( MaBH, TenBH, MaSP, NoidungBH )

- Giao dich ( MaGD, TenGD, MaHD, MaNV, NoidungGD, ThoigianGD)

- Hop dong ( MaHD, Ten HD, MaKH, MaNV, MaSP, SoluongSP, Tongtien, Ngayky, Ngayketthuc)

- Lich hen ( MaLH, TenLH, MaKH, MaNV, MaHD, NoidungLH, Diadiem, Thoigian)

- San pham ( MaSP, TenSP, SoluongSP, NgaySX, ThoigianBH, Mota)

- Khieu nai ( MaKN, TenKN, MaKH, Chudeyeucau, Motayeucau, Mucdouutien, Cachgiaiquyet, Tinhtrangxuly, Nguoichiutrachnhiem)

Biểu đồ 3.8 Biểu đồ lớp tổng quát

Khieu nai MaKN : string TenKN : string MaKH : string MaSP : string Chudeyeucau : string Motayeucau : string Cachgiaiquyet : string Mucdouutien : number Tinhtrangxuly : string Nguoichiutrachnhiem : string

Nhan vien MaNV : string TenNV : string Chucvu : string Diachi : string SDT : number Password : string

Bao hanh MaBH : string TenBH : string MaSP : string NoidungBH : string

San pham MaSP : string TenSP : string SoluongSP : number NgaySX : date ThoigianBH : number

Hop dong MaHD : string TenHD : string MaKH : string MaNV : string MaSP : string SoluongSP : number Tongtien : number Ngayky : date Ngayketthuc : date Trangthai : number

Lich hen MaLH : string TenLH : string MaKH : string MaNV : string MaHD : string NoidungLH : string Diadiem : string Thoigian : date

Khach hang MaKH : string TenKH : string Diachi : string SDT : number SoTK : number email : string LinhvucKD : string

Giao dich MaGD : string TenGD : string MaHD : string MaNV : string MaKH : string NoidungGD : string ThoigianGD : date

Biểu đồ 3.9 Biểu đồ lớp chi tiết

3.2.3 Biểu đồ trạng thái Biểu đồ trạng thái lớp khách hàng- chức năng thêm thông tin khách hàng Ở bước khởi tạo, những khách hàng mới của công ty đang ở trạng thái không có thông tin khách hàng trong hệ thống Khi họ liên hệ với phòng kinh doanh, nhân viên viên kinh doanh sẽ thu thập thông tin và tạo hồ sơ khách hàng cho khách hàng mới rồi lưu vào hệ thống, lúc này khách hàng đó ở trạng thái đã có thông tin.

Chua co thong tin khach khang khoi tao Cho mot khoang thoi gian

Kiem tra nhap thong tin khach hang Thong tin khach hang moi thong tin hop le

Khong the them thong tin khach hang

Da co thong tin khach hang thong tin hop le thong tin khong hop le bo nho day

Biểu đồ 3.10 Biểu đồ trạng thái chức năng thêm thông tin khách hàng

Biểu đồ trạng thái lớp hợp đồng- chức năng quản lý hợp đồng

Sau khi khách hàng ký hợp đồng với công ty, nhân viên kinh doanh có trách nhiệm theo dõi và cập nhật thông tin liên quan Trong giai đoạn khởi tạo, hợp đồng chưa được thực hiện; hợp đồng sẽ kết thúc khi khách hàng hoàn tất tất cả giao dịch Nếu khách hàng hủy hợp đồng hoặc không thực hiện giao dịch trong thời gian quy định, các hợp đồng đó sẽ bị loại bỏ.

Biểu đồ 3.11 Biểu đồ trạng thái chức năng quản lý hợp đồng

Biểu đồ trạng thái lớp giao dịch- chức năng quản lý giao dich

Nhân viên và khách hàng tiến hành thực hiện các giao dịch theo như hợp đồng đã quy định.

Biểu đồ 3.12 Biểu đồ trạng thái chức năng quản lý giao dịch

Biểu đồ trạng thái lớp lịch hẹn- chức năng quản lý lịch hen

Khi bắt đầu mà chưa có lịch hẹn, nhân viên kinh doanh sẽ tạo lịch hẹn và ghi lại thông tin cần thiết Điều này giúp khách hàng có cơ hội trao đổi trực tiếp với nhân viên kỹ thuật về các vấn đề liên quan đến sản phẩm.

Chua co lich hen khoi tao

Lich hen da huy khong nhap thong tin nua

Lich hen dang cho kiem tra nhap thong tin lich hen

Lich hen hop le hop le luu lich hen

Biểu đồ 3.13 Biểu đồ trạng thái chức năng thêm lịch hẹn

3.2.4 Biểu đồ tuần tự Biểu đồ tuần tự chức năng thêm khách hàng

Nhân viên sử dụng chức năng thêm thông tin khách hàng trên hệ thống, sau đó điền vào form yêu cầu thông tin khách hàng mới Sau khi nhập xong, nhân viên nhấn nút "Thêm" để hệ thống kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của thông tin Cuối cùng, thông tin khách hàng mới sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu.

Hệ thống đã thông báo nhập liệu thành công, cho phép nhân viên thoát khỏi chức năng thêm khách hàng Trong trường hợp thông tin khách hàng không hợp lệ, hệ thống sẽ yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin Nhân viên tiến hành nhập lại thông tin khách hàng.

: DK form Thong tin KH

KH : Khach hang : Khach hang

1: Chon chuc nang them TT khach hang 2: Yeu cau nhap thong tin khach hang 3: Nhap thong tin khach hang

6: Thong tin duoc luu vao CSDL 7: Nhap thanh cong 8: Nhap thanh cong

10: Thong tin sai 9: Thong bao them thanh cong

11: Nhap khong thanh cong 12: Yeu cau nhap lai thong tin

Biểu đồ 3.14 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin khách hàng

Biểu đồ tuần tự chức năng xóa thông tin khách hàng

Khi nhân viên kinh doanh cần xóa thông tin khách hàng trong form tìm kiếm, họ chỉ cần nhập mã khách hàng cần xóa Hệ thống sẽ kiểm tra xem thông tin khách hàng với mã vừa nhập có tồn tại trong cơ sở dữ liệu hay không.

Khi thông tin khách hàng được hiển thị cho nhân viên, họ có thể chọn nút xóa trên biểu mẫu Sau khi thực hiện, thông tin khách hàng sẽ được xóa thành công và nhân viên sẽ nhận được thông báo xác nhận việc xóa.

Nhân viên kinh doanh cần hoàn thiện các biểu mẫu thông tin khách hàng (KH) để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả Việc đăng ký và cập nhật thông tin KH là rất quan trọng, bao gồm cả yêu cầu xóa thông tin không cần thiết Điều này giúp duy trì độ chính xác và bảo mật dữ liệu khách hàng.

2: Yeu cau xoa thong tin KH 3: Hien thi tim kiem 4: Nhap thong tin KH can xoa

9: Co thong tin 10: Hien thi thong tin

11: Hien thi thong tin 12: Chon xoa

14: Xoa thong tin khach hang 15: Xoa thanh cong 16: Xoa thanh cong

18: Khong co thong tin 19: Thong tin khong hop le

20: Thong tin khong hop le, nhap lai

Biểu đồ 3.15 Biểu đồ tuần tự chức năng xóa thông tin khách hàng

Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hợp đồng

Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thêm thông tin hợp đồng mới vào hệ thống quản lý Nhân viên chọn nút “thêm” trong form dự án và nhập thông tin cần thiết Hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đã nhập; nếu hợp lệ, thông tin sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu và nhân viên sẽ nhận thông báo lưu thành công Nếu không, hệ thống sẽ thông báo rằng thông tin không hợp lệ.

Mở form thêm hợp đồng để cải thiện quy trình làm việc với khách hàng Đảm bảo rằng nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sử dụng sản phẩm để nâng cao hiệu quả công việc Việc cập nhật form sẽ giúp quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả hơn.

2: Hien thi form them hop dong 3: Nhap thong tin hop dong

5: Xac nhan khach hang 6: Xac nhan thanh cong 7: Xac nhan san pham 8: Xac nhan thanh cong 9: Xac nhan nhan vien 10: Xac nhan thanh cong 11: Thong tin hop le

12: Luu thong tin hop dong vao CSDL 13: Them thanh cong 14: Them thanh cong

15: Thong bao them thanh cong

16: Thong tin khong hop le 17: Them khong thanh cong

18: Yeu cau nhap lai thong tin

Biểu đồ 3.16 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hợp đồng

Biểu đồ tuần tự chức năng sửa hợp đồng

Khi nhân viên kinh doanh cần sửa hợp đồng, họ nhập mã hợp đồng vào form tìm kiếm Hệ thống sẽ kiểm tra xem mã hợp đồng đó có tồn tại trong cơ sở dữ liệu hay không Nếu có, thông tin hợp đồng sẽ được hiển thị Nhân viên tiếp tục nhấn nút sửa, và hệ thống sẽ mở form sửa hợp đồng để họ nhập thông tin cần chỉnh sửa Sau khi nhập, hệ thống sẽ xác minh tính hợp lệ của thông tin trước khi lưu lại vào cơ sở dữ liệu.

Hệ thống thông báo đã sửa thành công Nhân viên thoát khỏi chức năng sửa hợp đồng.

Nếu hệ thống thông báo rằng thông tin hợp đồng không hợp lệ, nhân viên sẽ cần nhập lại thông tin sửa hợp đồng Sau đó, nhân viên tiến hành nhập lại các thông tin cần thiết để sửa đổi hợp đồng.

: nhân viên kinh doanh : form Hop dong : form Hop dong : DK form hop dong : DK form hop dong : Hop dong : Hop dong

1: Yeu cau sua hop dong

2: Yeu cau sua hop dong 3: Hien thi tim kiem 4: Nhap thong tin hop dong can sua

5: Nhap thong tin hop dong

8: Kiem tra 9: Co thong tin

10: Hien thi thong tin 11: Hien thi hop dong

12: Chon sua hop dong 13: Hien thi form 14: Sua thong tin hop dong

15: Xac nhan thong tin can sua

16: Xac nhan thong tin 17: Xac nhan thanh cong 18: Thong tin hop le

19: Luu thong tin vao CSDL 20: Thong bao sua thanh cong 21: Thong bao sua thanh cong

22: Thong bao sua thanh cong

23: Thong tin khong hop le

24: Thong bao khong thanh cong 25: Yeu cau nhap lai

26: Khong co thong tin 27: Thong tin khong hop le

28: Thong tin khong hop le, nhap lai

Biểu đồ 3.17 Biểu đồ tuần tự chức năng sửa hợp đồng

3.2.5 Biểu đồ hoạt động Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý thông tin khách hàng

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, hãy chọn chức năng khách hàng để thêm thông tin Nhập các thông tin cần thiết của khách hàng, và hệ thống sẽ hiển thị thông tin mới được thêm vào cũng như cập nhật thông tin hiện có.

Khi nhân viên cần tìm kiếm thông tin, họ sẽ nhập mã khách hàng vào hệ thống Hệ thống sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đã nhập Nếu thông tin không hợp lệ, nhân viên sẽ được yêu cầu nhập lại.

Thông tin hợp lệ thì chọn chức năng xóa hoặc sửa thông tin khách hàng.

Them KH/ Tìm kiem KH

Nhap thong tin khach hang moi

Nhap thong tin tim kiem

Sua thong tin khach hang

Xoa thong tin khach hang

Hien thi Cap nhat thong tin

Yeu cau xoa Yeu cau sua

Biểu đồ 3.18 Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý thông tin khách hàng

Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý hợp đồng

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI CÔNG TY TNHH RHYTHM

Công ty Rhythm Precision Việt Nam đang mở rộng quy mô, do đó việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng trở nên cực kỳ quan trọng để hỗ trợ các bước tiến tiếp theo một cách hiệu quả và chính xác Để khắc phục những hạn chế trong quản lý khách hàng và nâng cao hiệu quả của quá trình phân tích thiết kế, công ty cần đầu tư vào việc tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực có trình độ tin học cao, cùng với việc nâng cấp cơ sở vật chất hiện đại để hỗ trợ tốt hơn cho việc áp dụng hệ thống thông tin.

Hiện tại, công ty chưa có phòng ban chuyên trách về CNTT, điều này đặt ra yêu cầu cần thiết phải áp dụng nhiều chương trình phức tạp hơn Do đó, công ty nên xem xét việc thành lập một phòng CNTT chuyên hỗ trợ các hoạt động liên quan đến chương trình ứng dụng, nghiên cứu và định hướng sử dụng cũng như bảo trì hệ thống Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam" đã áp dụng lý thuyết vào việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin khách hàng, bao gồm quản lý thông tin, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện hệ thống, giúp người quản lý tra cứu, cập nhật thông tin và thống kê báo cáo hiệu quả Tuy nhiên, hệ thống chưa được thử nghiệm thực tế, chỉ giải quyết một số vấn đề cơ bản và chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý quan hệ khách hàng Do đó, cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý khách hàng, tích hợp với các hệ thống khác như quản lý nhân sự và quản lý dự án để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của công ty.

Với kiến thức còn hạn chế, tôi chỉ có thể đưa ra những đề xuất cơ bản nhằm hỗ trợ công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam trong việc nâng cao hiệu quả quản lý khách hàng Hy vọng những đóng góp này sẽ giúp công ty đưa ra những quyết định đúng đắn hơn.

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận về thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam, tôi nhận thấy tầm quan trọng của quản lý khách hàng trong các doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý khách hàng là cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà quản lý trong việc quản lý và lưu trữ dữ liệu Do đó, hệ thống này cần phải chính xác, kịp thời và đồng bộ.

Công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam đang tích cực mở rộng sản xuất với chiến lược rõ ràng, dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng về số lượng khách hàng, đối tác và giao dịch Để quản lý hiệu quả hơn, việc bổ sung hệ thống thông tin quản lý khách hàng là cần thiết, giúp khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ Hệ thống mới này không chỉ gọn nhẹ hơn mà còn loại bỏ nhiều công việc giấy tờ, đồng thời cải thiện tốc độ và độ chính xác trong việc cập nhật, tìm kiếm và truy xuất thông tin, tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Do hạn chế về kiến thức và thời gian, bài khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót và chưa đáp ứng hoàn toàn yêu cầu thực tế của công ty Em rất mong nhận được sự nhận xét và góp ý từ thầy cô giáo để hoàn thiện bài luận văn hơn nữa.

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo tại trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là cô T.S Nguyễn Thị Thu Thủy, người đã tận tâm hỗ trợ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.

Em xin chân thành cảm ơn!

[1] Đàm Gia Mạnh, 2017, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội.

[2] Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Bách khoa, Hà Nội.

[3] Đặng Văn Đức (2002), Phân tích và thiết kế hướng đối tượng, Nhà xuất bản Giáo Dục, Hà Nội.

[4] Trần Đình Quế - Nguyễn Mạnh Sơn (2007), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Học viện công nghệ bưu chính viễn thông, Hà Nội.

[5] Nguyễn Diệu Linh (2015), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty TNHH Đào Vũ

Các tài liệu tham khảo về quy trình quản lý quan hệ khách hàng cung cấp cái nhìn sâu sắc về việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng Những nguồn tài liệu này bao gồm nghiên cứu từ các công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp, như ITG Vietnam, và các công ty công nghệ khác, giúp người đọc hiểu rõ hơn về cách tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng Việc áp dụng các hệ thống này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng, từ đó tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành của họ.

Tiêu đề	Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Khách Hàng Tại Công Ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam
Người hướng dẫn	T.S Nguyễn Thị Thu Thủy
Trường học	Đại Học Thương Mại
Chuyên ngành	Hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp

Định dạng
Số trang	62
Dung lượng	1,04 MB