Theo kết quả nhận được có 8/10 phiếu chọn giao diện cần đẹp, dễ sử dụng (tương ứng 47%). 5/10 phiếu chọn có tính nhất qn, 3/10 phiếu hỗ trợ tối đa người dùng, 1/10 phiếu chọn khác. Qua đó, ta có thể thấy nhân viên sử dụng phần mềm đặt vấn đề giao diện cần phải đẹp và dễ sử dụng là yêu cầu cao nhất, vì vậy khi thiết kế giao diện cần phải chú ý để đáp ứng tốt những yêu cầu này.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY RHYTHM PRECISION VIỆT NAM TY RHYTHM PRECISION VIỆT NAM
Qua các kết quả thu thập và phân tích được ta thấy cơng ty chưa có HTTT quản lý chuyên biệt cho vấn đề quản lý khách hàng, nhiều nghiệp vụ được thực hiện thủ công bằng tay (soạn thảo hợp đồng bằng cơng cụ văn phịng MS Word, MS Excel; hợp đồng được ký kết trên bản hợp đồng mẫu được in ra, nhân viên phòng kinh doanh gửi các bản hợp đồng này cho phòng quản lý, nhân viên nhập thông tin hợp đồng được ký kết vào phần mềm Excel trong hệ thống máy tính của cơng ty). Thơng tin khách hàng không được lưu trữ và xử lý riêng mà được quản lý chung với thông tin của các hợp đồng trong file Excel do đó thơng tin của khách hàng khơng được quản lý chuyên nghiệp, tồn tại nhiều hạn chế như: Khó khăn trong việc tìm kiếm thơng tin khách hàng, lọc thông tin khách hàng mất nhiều thời gian, tốc độ xử lý thông tin chậm chạp khi file dữ liệu lớn. Không phân loại và quản lý thường xuyên được thông tin về khách hàng, hợp đồng,…
Nhân viên công ty vẫn khắc phục được các hạn chế trên do các phần mềm Excel vẫn xử lý tương đối tốt với một số lượng khách hàng và hợp đồng vừa phải, số lượng giao dịch ít. Nhưng hiện nay, cơng ty đang ngày càng phát triển, số lượng khách hàng và giao dịch ngày càng tăng. Phần mềm quản lý khách hàng là rất cần thiết trong việc hỗ trợ nhân viên công ty trong việc quản lý khách hàng.
Từ những khảo sát quy trình quản lý khách hàng cũng như qua phiếu điều tra, em đã nắm được những yêu cầu về chức năng, giao diện cũng như quy trình phân tích thiết kế của phần mềm. Trên cơ sở đó, em tiến hành phân tích thiết kế HTTT quản lý khách hàng theo hướng đối tượng.
CHƯƠNG III: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CHO CƠNG TY TNHH
RHYTHM PRECISION VIỆT NAM
3.1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG, XÁC LẬP DỰ ÁN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG3.1.1. Mô tả bài tốn quản lý khách hàng tại cơng ty TNHH Rhythm 3.1.1. Mô tả bài tốn quản lý khách hàng tại cơng ty TNHH Rhythm
Precision Việt Nam
Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của cơng ty, nhân viên phịng kinh doanh sẽ tập hợp các yêu cầu của khách hàng gửi yêu cầu báo giá đến các phòng quản lý sản xuất. Phòng quản lý sản xuất sẽ gửi lại báo giá cho phòng kinh doanh để thu thập đầy đủ tài liệu, tìm ra các giải pháp phù hợp; sau đó sẽ tư vấn, cung cấp thơng tin, giải pháp phù hợp với yêu cầu về sản phẩm của khách hàng. Khi khách hàng đồng ý với giải pháp của công ty thì hợp đồng sẽ được ký kết. Nhân viên kinh doanh sẽ tiến lập hồ sơ cho khách hàng, lên lịch hẹn để nhân viên kỹ thuật phòng quản lý sản xuất sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng. Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng, tiến hành các giao dịch liên quan, cập nhật các giao dịch và các thông tin liên quan đến hợp đồng cho tới khi kết thúc hợp đồng. Thông tin về các hợp đồng được ký kết được chuyển tới phòng quản lý. Khi giám đốc yêu cầu báo cáo về tình hình kinh doanh, hệ thống sẽ thống kê số hợp đồng đang triển khai, hợp đồng đã hoàn thành và hợp đồng bị hủy.
3.1.2. Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý khách hàngYêu cầu chức năng Yêu cầu chức năng
Từ thực trạng yêu cầu về công tác quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Rhythm Precision Việt Nam và nghiên cứu tổng quan về khách hàng, hệ thống thông tin quản lý khách hàng của cơng ty cần phải có các chức năng sau:
- Chức năng quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xóa bỏ thơng tin về khách hàng. Khi nhân viên cần biết thông tin về khách hàng, chức năng tìm kiếm theo tên và tìm kiếm theo các yêu cầu khác sẽ tổng hợp thông tin từ các kho dữ liệu để trả lời
- Chức năng quản lý hợp đồng: thêm hợp đồng, sửa hợp đồng, xóa hợp đồng và tìm kiếm hợp động
- Chức năng quản lý giao dịch: Thêm giao dịch, sửa giao dịch, xóa giao dịch, tìm kiếm giao dịch
- Chức năng quản lý lịch hẹn: thêm lịch hẹn, sửa lịch hẹn, xóa lịch hẹn, tìm kiếm lịch hẹn
- Chức năng quản lý dịch vụ khách hàng: quản lý thống tin bảo hành, quản lý thông tin khiếu nại của khách hàng
- Chức năng thống kê, báo cáo: hàng tháng theo yêu cầu của giám đốc mà từng bộ phận có báo cáo riêng. Bao gồm các chức năng con là: thống kê doanh thu, thống kê hợp đồng, thống kê hàng đã bán, thống kê hàng tồn kho.
Ngồi ba chức năng chính thì hệ thống thơng tin quản lý khách hàng cịn có chức năng đăng nhập, khi nhân viên muốn sử dụng hệ thống này thì sẽ phải đăng nhập vào hệ thống, khi kết thúc làm việc chỉ cần tắt form sẽ tự đăng xuất ra.
Yêu cầu phi chức năng
Về giao diện: Giao diện của hệ thống cần: Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn, thuận tiện,
thân mật với người sử dụng.
Về vận hành: Cần có một nhóm phụ trách riêng về tính ổn định của hệ thống.
Nếu quá trình cập nhật thơng tin có sai sót, cần có cơ chế dễ dàng chỉnh sửa. Tránh mất công sức trong chỉnh sửa.
Về hiệu năng: Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác, dễ dàng sao lưu và
phục hồi. Phần mềm đáp ứng khả năng truy cập thông tin của nhiều người sử dụng cùng lúc, cho kết quả nhanh, đảm bảo thông tin không bị gián đoạn. Thiết kế hệ thống nhằm tiết kiệm chi phí tối đa.
Về an tồn, bảo mật: Hệ thống bảo mật cao, đảm bảo thông tin không bị xâm
nhập từ bên ngồi hệ thống, có chức năng phân quyền đối với người sử dụng. Nhân viên có quyền xem các thông tin trong phạm vi cho phép. Chỉ có ban Giám đốc mới có quyền xem, sửa thơng tin trong tồn bộ hệ thống. Tiến hành backup dữ liệu định kỳ.
Hệ thống được thiết kế để dễ dàng tích hợp với các hệ thống thông tin khác trong công ty như hệ thống thơng tin quản lý hàng hóa, hệ thống thông tin quản lý dự án, hệ thống thông tin quản lý nhân sự,…
3.2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG
3.2.1. Biểu đồ usecase
Quan ly lich hen Quan ly dich vu khach hang
Quan ly thong tin khach hang
Quan ly hop dong
Quan ly giao dich
Quan ly thong ke bao cao nhân viên kinh
doanh
Nhân viên quan ly
Ban giam doc Dang nhap <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>>