(Luận văn Đại học Thương mại) PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CHO CÔNG TY TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu công tác quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu

- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý khách hàng trong công ty

- Nghiên cứu được các lý thuyết tổng quan về phần mềm, khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng,

- Nghiên cứu được thực trạng quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu

- Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện được phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu.

Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp quan sát là cách tiếp cận thực tế để đánh giá quy trình quản lý khách hàng của công ty, từ đó rút ra những khái quát ban đầu Mục tiêu của việc quan sát ở giai đoạn này là đảm bảo tính chính xác và đơn giản cho các nghiên cứu tiếp theo, phục vụ cho việc triển khai nghiên cứu hiệu quả.

Phương pháp nghiên cứu tài liệu là một trong những cách thức quan trọng để thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu Thông qua việc tìm hiểu và nghiên cứu các văn bản, tài liệu có liên quan trên Internet, sách và các bài báo, người nghiên cứu có thể thu thập được những thông tin cần thiết và hữu ích Sau đó, các tài liệu này sẽ được phân tích và tổng hợp lại để tạo ra một cái nhìn tổng quan và sâu sắc về đề tài nghiên cứu.

Phương pháp phỏng vấn là công cụ quan trọng trong việc thu thập thông tin về môi trường, các chính sách và định hướng, nhằm cải thiện công tác quản lý khách hàng tại công ty.

Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp với các nhân viên trong phòng quản lý tổng hợp, đặc biệt là những người có kinh nghiệm trong quản lý khách hàng và kế toán.

Sưu tầm sách và tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, lý thuyết quản lý khách hàng, kế toán, phần mềm và phân tích thiết kế hệ thống là rất quan trọng Những tài liệu này cung cấp kiến thức nền tảng giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc trong các lĩnh vực liên quan Việc nghiên cứu các lý thuyết và phương pháp quản lý khách hàng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cải thiện dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng Đồng thời, hiểu biết về kế toán và phần mềm cũng giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn, trong khi phân tích thiết kế hệ thống đảm bảo rằng các giải pháp công nghệ được triển khai một cách hợp lý và hiệu quả.

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Sau khi thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá các thông tin đã thu thập Sử dụng phần mềm Excel để xử lý và phân tích các dữ liệu một cách hiệu quả.

Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office, được thiết kế để xử lý bảng tính, ghi chép và trình bày thông tin dưới dạng bảng Chương trình này cho phép người dùng thực hiện các phép tính, xây dựng số liệu thống kê một cách trực quan và hiệu quả Việc sử dụng Excel rất đơn giản, giúp người dùng dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu.

Dựa trên kết quả khảo sát, chúng ta sẽ xác định biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống phù hợp, nhằm đảm bảo đáp ứng các mục tiêu đã đề ra trong đề tài.

TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ LUẬN

Những khái niệm cơ bản

1.1.1 Những khái niệm về nhân sự và quản lý khách hàng

Khách hàng là những cá nhân hoặc tổ chức mà doanh nghiệp tập trung các nỗ lực Marketing, đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định mua sắm Họ là những người có khả năng quyết định và ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.

Khách hàng là đối tượng được thừa hưởng các đặc tính, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là phương pháp giúp doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp hiệu quả với khách hàng, đồng thời quản lý thông tin như tài khoản, nhu cầu và các vấn đề liên quan để phục vụ khách hàng tốt hơn Mục tiêu chính của CRM bao gồm tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với đối tác hiện tại, khôi phục khách hàng cũ, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng Việc đo lường và đánh giá mối quan hệ với khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh.

Một số khái niệm khác:

Quản lý khách hàng là việc cung cấp một hệ thống đáng tin cậy để quản lý mối quan hệ giữa khách hàng và nhân viên, từ đó cải thiện sự tương tác và dịch vụ Một chính sách quan hệ khách hàng hợp lý cần bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng công nghệ thông tin phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Quan hệ khách hàng không chỉ là phần mềm hay công nghệ, mà còn là một chiến lược kinh doanh toàn diện Điều này bao gồm chiến lược tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng.

Tầm quan trọng của quản lý khách hàng:

Quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả là yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức, công ty hay doanh nghiệp Điều này khẳng định tầm quan trọng của khách hàng đối với toàn bộ hoạt động của tổ chức.

Quản lý khách hàng đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức sâu rộng và chú trọng đến con người Tất cả kỹ năng trong quản lý khách hàng đều nhằm mục tiêu đưa ra giải pháp hợp lý, đặt khách hàng làm trung tâm và đáp ứng nhu cầu của họ Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng mà còn tối đa hóa lợi nhuận trong kinh doanh.

Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc khai thác và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Các yếu tố như máy móc, thiết bị, của cải vật chất và công nghệ có thể mua sắm, học hỏi hoặc sao chép, nhưng yếu tố con người thì không thể Do đó, quản trị nhân sự đóng vai trò thiết yếu trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

CRM giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi liên quan đến khách hàng, thị trường, công nghệ lưu trữ dữ liệu và chức năng marketing.

Những thay đổi về khách hàng:

- Sự đa dạng ngày càng tăng do những khuynh hướng nhân khẩu và hành vi

- Khách hàng eo hẹp về thời gian và không thích sản phẩm quá phức tạp

- Sự gia tăng về mong đợi của khách hàng và sự suy giảm về mức độ hài lòng của khách hàng

- Khách hàng có nhiều thông tin hơn và trao đổi thông tin lẫn nhau, hiểu biết hơn trong quyết định mua

- Khách hàng so sánh nhiều hơn giữa các nhà cung cấp, các giao dịch

- Khách hàng quan tâm các vấn đề xã hội và môi trường xung quanh

- Khách hàng thích có một quan hệ làm ăn lâu dài nhưng suy giảm về lòng trung thành

Cách mạng công nghệ đã khởi xướng một cuộc cách mạng mới do chính khách hàng dẫn dắt, khi họ ngày càng yêu cầu cao hơn về sản phẩm và dịch vụ Doanh nghiệp nhận ra rằng họ chưa hiểu biết đủ về từng khách hàng, vì vậy họ không ngừng nỗ lực để có cái nhìn sâu sắc hơn về nhu cầu cá nhân Khách hàng mong muốn được đối xử như những cá nhân độc đáo, không chỉ là những con số, và họ chủ động truyền đạt yêu cầu của mình đến doanh nghiệp Họ thương lượng về giá cả, thiết kế sản phẩm, mẫu mã, lắp ráp, phân phối và bảo quản Sự tôn trọng từ doanh nghiệp là điều mà người tiêu dùng khao khát Việc ghi nhớ thông tin khách hàng không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình đặt hàng mà còn thể hiện sự quan trọng của họ trong mắt doanh nghiệp.

Các ứng dụng máy tính hiện nay đã mang đến nhiều tùy chọn tiện lợi như "one-click", chuyển phát nhanh và đặt hàng trực tuyến, giúp các nhà cung cấp hiểu rõ hơn về nhu cầu cá nhân của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.

Những thay đổi về thị trường:

- Sự cạnh tranh khách hàng mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp

- Sự phân hóa của các thị trường

- Không tồn tại sự phân biệt dựa vào chất lượng sản phNm

Sự lạc hậu nhanh chóng của các sản phẩm CRM hiện nay yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng thông qua việc cung ứng các sản phẩm cá biệt hóa Để duy trì thị phần, các chiến lược kinh doanh cần được định hướng theo nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Những thay đổi về công nghệ lưu trữ dữ liệu:

- Công nghệ tốt hơn, rẻ hơn và khả năng lưu trữ lớn hơn

- Sự gia tăng về nhu cầu lưu trữ dữ liệu

- Sự phổ cập của kho dữ liệu Những thay đổi về chức năng marketing:

- Sự tràn ngập các phương tiện giao tiếp với khách hàng (email, telephone, internet, kênh trực tiếp…)

Các kỹ thuật định giá hiện nay không còn giữ vai trò quan trọng như trước, bởi vì sự phát triển của nhiều chương trình khách hàng trung thành đã giúp khách hàng tiếp cận thông tin sản phẩm và giá cả một cách dễ dàng hơn.

- Tác dụng của quảng cáo trên một số phương tiện giảm

- CRM cho phép nhận biết các khách hàng có lòng trung thành cao cũng như hiệu chỉnh các sản phẩm để tạo lòng trung thành

- Khả năng tăng giá trị khách hàng:

CRM giúp tăng giá trị khách hàng thông qua việc khuyến khích họ mua sắm nhiều hơn, thường xuyên hơn và đa dạng sản phẩm hơn Đồng thời, chi phí hoạt động và sai sót trong phục vụ khách hàng cũng được giảm thiểu Hệ thống này còn nâng cao năng suất và sự nhiệt tình của nhân viên, đồng thời tạo ra sự giới thiệu từ những khách hàng hài lòng, giảm chi phí truyền thông Doanh nghiệp thu thập được nhiều thông tin hơn và có khả năng thiết lập mức giá bán cao hơn mà khách hàng vẫn chấp nhận.

Quy trình quản lý khách hàng theo sơ đồ sau:

Sơ đồ quy trình quản lý khách hàng

1.1.2 Những khái niệm cơ bản về phần mềm và xây dựng phần mềm

Phần mềm máy tính, hay còn gọi tắt là phần mềm, là tập hợp các câu lệnh và chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo trật tự nhất định Nó kết hợp với dữ liệu và tài liệu liên quan để tự động thực hiện các nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết những vấn đề cụ thể.

- Theo phương thức hoạt động:

Phần mềm hệ thống là phần mềm cần thiết để vận hành máy tính và các thiết bị điện tử khác, bao gồm hệ điều hành như Windows, Linux, Unix, cùng với các trình điều khiển (driver), phần sụn (firmware) và BIOS Ngoài ra, hệ điều hành di động như iOS, Android và Windows Phone cũng thuộc về loại phần mềm này.

+ Phần mềm ứng dụng : Các phần mềm văn phòng (Microsoft Office, OpenOffice), trò chơi điện tử (game), các công cụ & tiện ích khác,.v.v

Một số cơ sở lý luận

1.2.1 Phân tích và thiết kế hướng đối tượng (Object Oriented Analysis and Design: OOAD)

Trong ngành công nghiệp phần mềm, quá trình phát triển sản phẩm được chia thành nhiều giai đoạn quan trọng, bao gồm thu thập và phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, phát triển mã nguồn (coding), kiểm thử, triển khai và bảo trì sản phẩm.

Giai đoạn phân tích và thiết kế là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất trong quá trình phát triển phần mềm Giai đoạn này giúp hiểu rõ yêu cầu và xác định giải pháp, đồng thời mô tả chi tiết về giải pháp đó Nó trả lời hai câu hỏi quan trọng: phần mềm này làm cái gì và làm nó như thế nào.

Phân tích và thiết kế phần mềm có thể thực hiện qua nhiều phương pháp, trong đó Phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) là một cách hiệu quả Phương pháp này tập trung vào việc xác định các đối tượng sống trong hệ thống và sự tương tác giữa chúng Bằng cách mô tả chi tiết tất cả các đối tượng và mối quan hệ của chúng, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về hệ thống và tiến hành cài đặt một cách chính xác.

Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp hướng đối tượng:

- Trừu tượng hóa (abstraction) : + Các thực thể phần mềm được mô hình hóa dưới dạng các đối tượng

Các đối tượng được trừu tượng hóa ở mức cao hơn dựa trên thuộc tính và phương thức mô tả, từ đó hình thành các lớp khác nhau.

Các lớp được trừu tượng hóa ở mức cao hơn để tạo thành sơ đồ các lớp kế thừa lẫn nhau Trong phương pháp hướng đối tượng, có thể tồn tại những lớp không có đối tượng tương ứng, được gọi là lớp trừu tượng.

Nguyên tắc cơ bản trong việc xây dựng khái niệm theo hướng đối tượng là thực hiện sự trừu tượng hóa ở các mức độ khác nhau.

Tính bao đóng (encapsulation) là khả năng che giấu mọi chi tiết hiện thực của đối tượng, ngăn cản bên ngoài tiếp cận và truy xuất thông tin Điều này giúp tăng cường tính độc lập giữa các đối tượng trong lập trình, tạo ra sự bảo mật và quản lý tốt hơn cho dữ liệu.

Để quản lý và bảo vệ thuộc tính dữ liệu, nếu cần cho phép truy cập vào một thuộc tính, chúng ta nên tạo hai phương thức get/set tương ứng Điều này giúp giám sát việc truy cập và ẩn đi các chi tiết thực hiện bên trong, đảm bảo thuộc tính được khai báo là private.

- Che dấu chi tiết hiện thực các phương thức

- Che dấu các hàm và sự hiện thực của chúng

- Tính module hóa (modularity): các bài toán sẽ được phân chia thành những vấn đề nhỏ hơn, đơn giản và quản lý được

Tính phân cấp trong cấu trúc của hệ thống hướng đối tượng thể hiện sự tổ chức theo các mức độ trừu tượng, từ cao đến thấp.

1.2.2 Vài nét khái quát về ngôn ngữ mô hình hóa UML

Khái niệm về UML (Unified Modelling Language)

UML (Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát) được thiết kế để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh của phát triển phần mềm hướng đối tượng Nó giúp người phát triển hiểu rõ hơn và đưa ra quyết định liên quan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập hợp các khái niệm, ký hiệu, biểu đồ và hướng dẫn.

OOAD yêu cầu các bản vẽ để mô tả hệ thống thiết kế, trong khi UML là ngôn ngữ dùng để thể hiện các bản vẽ đó Do đó, việc phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng thường đi đôi với việc sử dụng UML để biểu diễn các thiết kế, tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa hai khái niệm này.

Mô hình này cho phép các hệ thống, không chỉ giới hạn ở phần mềm, áp dụng đồng bộ tất cả các khái niệm hướng đối tượng một cách nhất quán.

Cho phép đặc tả và hỗ trợ mô tả một cách trực quan mối quan hệ giữa các thực thể cơ bản trong hệ thống, đồng thời thể hiện mọi trạng thái hoạt động của hệ thống đối tượng Điều này có nghĩa là có khả năng mô tả cả mô hình tĩnh và mô hình động một cách đầy đủ và dễ hiểu.

Tận dụng khả năng sử dụng lại và kế thừa trên diện rộng giúp xây dựng các hệ thống phức tạp và nhạy cảm như hệ thống động, hệ thống thời gian thực và hệ thống nhúng thời gian thực.

- Tạo ra những ngôn ngữ mô hình hóa sử dụng được cho cả người lẫn máy tính

Một số khái niệm cơ bản trong UML:

Mô hình là một biểu diễn của sự vật hoặc tập hợp các sự vật trong một lĩnh vực cụ thể, nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng và bỏ qua những khía cạnh không cần thiết Nó được thể hiện qua một tập ký hiệu và quy tắc nhất định, giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và có hệ thống.

+ Ở một mức độ trừu tượng hóa nào đó

+ Theo một quan điểm (hay một góc nhìn) nào đó

+ Bởi một hình thức diễn tả hiểu được (văn bản, bảng, đồ thị,…) nào đó

+ Việc dùng mô hình để nhận thức và diễn tả là một hệ thống được gọi là mô hình hóa

Tổng quan về tình hình nghiên cứu

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Phần mềm quản lý khách hàng đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và được áp dụng rộng rãi Tuy nhiên, tại Việt Nam, phần mềm này chỉ được biết đến nhiều trong khoảng hơn chục năm qua, cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin Đến nay, phần mềm quản lý khách hàng đã trở nên phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu đã được thực hiện liên quan đến hệ thống thông tin quản lý khách hàng, thu hút sự quan tâm của sinh viên trong việc lựa chọn đề tài cho khóa luận Các ứng dụng thực tiễn của hệ thống này cũng đã được triển khai, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý khách hàng Dưới đây là một số tài liệu mà tôi đã có cơ hội tham khảo.

Giáo trình “Quản trị quan hệ khách hàng” do T NXB Thống Kê phát hành cung cấp cái nhìn tổng quan về quản trị quan hệ khách hàng (CRM) với nội dung trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và hấp dẫn Giáo trình bao gồm các chiến lược, đo lường marketing, tổ chức và sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng Thông qua sự kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, môn học giúp sinh viên hiểu rõ CRM là gì, lợi ích mà CRM mang lại và cách thực hiện chiến lược CRM trong tổ chức.

Giáo trình “Quản trị quan hệ khách hàng” do nhiều Thạc sĩ và PGS.TS Trương Đình Chiến biên soạn, cung cấp kiến thức cơ bản về bản chất và công việc chủ yếu trong quản trị quan hệ khách hàng Nó bao gồm hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng, quy trình lựa chọn chiến lược quản trị quan hệ khách hàng, cùng những công việc tác nghiệp cụ thể Nội dung giáo trình kết hợp lý thuyết hiện đại với các tình huống thực tế, tạo điều kiện cho người học hiểu rõ hơn về lĩnh vực này Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần” cũng được đưa vào nghiên cứu.

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Ngọc Tuân, lớp K45S3, ngành HTTT tại Đại học Thương mại, mang tên "Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt" đã cung cấp cái nhìn tổng quan về quản lý khách hàng Bài luận khảo sát một bài toán thực tế, thực hiện phân tích hệ thống và cài đặt phần mềm để giải quyết các vấn đề trong quản lý khách hàng.

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Trên toàn cầu, có nhiều nghiên cứu uy tín và ứng dụng thực tiễn liên quan đến đề tài này, đóng góp đáng kể cho sự phát triển trong lĩnh vực nghiên cứu.

- Choi Sang Long, Raha Khalifa Nezhad, Wan Kamruzzaman Wan Ismail &

Siti Zaleha Abd Rasid (2013) đã nghiên cứu tác động của các yếu tố CRM đến sự thỏa mãn và lòng trung thành của khách hàng, được xuất bản bởi Canadian Center of Science and Education Nghiên cứu chỉ ra rằng các yếu tố chính của CRM có ảnh hưởng đáng kể đến sự thỏa mãn của khách hàng, từ đó làm tăng lòng trung thành của họ Các tác giả đã phân tích mối quan hệ giữa CRM, sự thỏa mãn và lòng trung thành, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng các chiến lược CRM hiệu quả trong doanh nghiệp.

& Shathi Venkatesh, 2011 CRM Implementation in Indian Telecom Industry

The article evaluates the effectiveness of mobile service providers in India through Data Envelopment Analysis, focusing on the implementation of Customer Relationship Management (CRM) in the telecommunications industry It highlights the benefits of CRM, outlines the research methodology, and details the analysis process and results Consequently, the study assesses the overall effectiveness of CRM deployment among telecommunications service providers, with a particular emphasis on mobile services in India.

Các nghiên cứu về quản lý khách hàng và phần mềm quản lý khách hàng rất phong phú và đa dạng, cung cấp nguồn tài liệu tham khảo quý giá cho nghiên cứu của tôi Tuy nhiên, hiện tại chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp về việc xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu Do đó, tôi đã chọn đề tài này làm luận văn tốt nghiệp của mình.

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ

Tổng quan về Công ty TNHH Nền tảng Dữ liệu

2.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp

Thông tin chung về công ty:

● Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU

● Tên giao dịch: DATA PLATFORM COMPANY LIMITED ( DATA PLATFORM CO.,LTD)

● Địa chỉ: Tầng 2, số 41 Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

● Đại diện pháp luật: Hà Thanh Tùng

● Website: https://www.datanee.com/

Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU, được thành lập vào ngày 25/09/2018, là một công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, chuyên xây dựng nền tảng công nghệ dữ liệu và hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử Với tầm nhìn và sứ mệnh rõ ràng, công ty đã khẳng định vị thế của mình, đồng hành cùng hàng chục doanh nghiệp lớn nhỏ và hàng ngàn chủ hộ kinh doanh nhỏ lẻ tính đến tháng 8/2021.

Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, dịch vụ thông tin và quảng cáo, luôn duy trì tốc độ tăng trưởng cao và vững chắc Được khách hàng tin tưởng nhờ vào các chính sách, cam kết và dịch vụ chất lượng, công ty không ngừng cập nhật nền tảng và công nghệ mới, giúp khách hàng nắm bắt xu hướng và phương thức hoạt động hiệu quả trong thời kỳ 4.0 Để khẳng định sự thành công, công ty đã mở rộng quy mô hoạt động thông qua các công ty con, tạo ra một hệ sinh thái nội dung phong phú cho khách hàng trong kỷ nguyên công nghệ 4.0.

1.1.2 Tầm nhìn, giá trị cốt lõi và triết lý kinh doanh

Tầm nhìn của công ty trong tương lai là xây dựng nền tảng dữ liệu, trở thành công ty dữ liệu và tìm kiếm thương mại điện tử số 1 tại Việt Nam Chúng tôi sẽ sử dụng Big Data để giúp người tiêu dùng và người bán hàng thông minh hơn trong quá trình mua bán trên sàn thương mại điện tử.

Công ty NỀN TẢNG DỮ LIỆU không chỉ tập trung vào việc mang lại giá trị hữu ích cho người tiêu dùng mà còn nỗ lực tạo ra môi trường làm việc tốt nhất để mỗi cá nhân có thể phát triển và học hỏi.

Giá trị cốt lõi của công ty là phát triển và định hướng rõ ràng, kỷ luật trong từng bước và từng khâu làm việc, nhằm mang đến những giá trị tốt nhất cho khách hàng NỀN TẢNG DỮ LIỆU luôn kiên trì theo đuổi các giá trị này.

+ Đưa tới Dữ liệu thật, giá trị thật cho người dùng và khách hành

+ Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp

+ Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể

Triết lý kinh doanh của chúng tôi tập trung vào việc coi khách hàng là nền tảng và trụ cột cho sự phát triển Chúng tôi cam kết tôn vinh tất cả các yếu tố nhân bản trong kinh doanh, hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững.

Trong thời đại 4.0, mọi chính sách và dịch vụ của công ty cần tích hợp các giá trị cốt lõi để xây dựng hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ Để thành công, công ty phải tiên phong trong công nghệ, tối ưu hóa quy trình làm việc và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng cao.

2.1.2 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức công ty được thiết kế theo bộ phận và nhóm, nhằm tối ưu hóa dịch vụ khách hàng và phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế Việc này không chỉ nâng cao khả năng phục vụ mà còn tạo ra cơ chế trao đổi thông tin nội bộ hiệu quả, phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, từ đó giúp thực hiện tốt các công việc chuyên môn và hỗ trợ khách hàng.

Các phòng ban chức năng:

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

Ông Hà Thanh Tùng là giám đốc công ty, đại diện pháp nhân và điều hành mọi hoạt động kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

Phó giám đốc đảm nhận trách nhiệm quản lý và điều hành các lĩnh vực công tác được phân công, hỗ trợ Giám đốc trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty theo sơ đồ đã nêu.

Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các hoạt động kinh doanh, thiết lập giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà phân phối Đội ngũ này thực hiện các hoạt động bán hàng nhằm tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận tài chính, kế toán và hành chính nhân sự để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Phòng Tài chính-Kế toán có nhiệm vụ giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức công tác thông tin kế toán tài chính và phân tích hoạt động kinh tế tài chính Phòng thực hiện các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước và hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và quản lý kinh tế tài chính.

Phòng Hành chính - Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc công ty, tổ chức và quản lý lao động, cũng như sắp xếp nhân lực hiệu quả Phòng này đảm bảo việc thực hiện các chính sách bảo hộ lao động và các quy định theo luật pháp và quy chế công ty Ngoài ra, phòng cũng có trách nhiệm kiểm tra và đôn đốc các bộ phận thực hiện nghiêm túc nội quy công ty, đồng thời làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin từ giám đốc.

Phòng Công nghệ chuyên thiết kế, xây dựng và quản trị website cùng các chương trình máy tính (phần mềm) Đội ngũ kỹ thuật sử dụng các ngôn ngữ lập trình để tạo ra website mới, sửa lỗi và nâng cấp phần mềm, nhằm nâng cao hiệu quả công việc Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm lắp đặt và bảo trì các thiết bị điện.

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty

Số lượng nhân viên và trình độ:

Cơ cấu lao động của công ty chủ yếu tập trung vào hai bộ phận chính là kinh doanh và công nghệ, với tỷ lệ lao động của bộ phận văn phòng kinh doanh chiếm khoảng 60-65% tổng số lao động Bộ phận kỹ thuật chiếm khoảng 25%, trong khi các bộ phận khác chỉ chiếm gần 10% Sự phân bổ này phù hợp với lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử mà công ty đang hoạt động, đồng thời hỗ trợ cho chiến lược phát triển mà ban lãnh đạo đã đề ra.

Tổng số nhân viên của Công ty hiện tại bao gồm : 25 người

- Phòng Kinh doanh : 15 người

- Phòng Tài chính - Kế toán : 1 người

Thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng của công ty

2.2.1 Cơ sở hạ tầng CNTT 2.2.1.1 Phần cứng

Cơ sở hạ tầng của công ty là các cơ sở vật chất, trang thiết bị của Công ty đang sử dụng

- Tổng số máy tính để bàn: 15 chiếc

- Tổng số máy tính xách tay: mọi nhân viên tối thiểu 1 chiếc

- Tổng số máy in: 3 chiếc

- Tổng số máy chiếu: 1 chiếc

- Tổng số điện thoại để bàn: 15 chiếc

Tất cả các máy tính đều sử dụng mạng internet và mạng cục bộ

Công ty đang sử dụng 2 nhóm phần mềm chính bao gồm :

- Phần mềm văn phòng:

+ Bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi chiếc máy tính văn phòng

+ Phần mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey + Các trình duyệt web: Chrome, Firefox, Cốc Cốc + Ứng dụng nén và giải nén tập tin: Winrar, 7-Zip

- Phần mềm thiết kế website,CSDL:

PyCharm là phần mềm chuyên nghiệp hàng đầu được các kỹ sư thiết kế website ưa chuộng nhờ vào những tính năng hữu ích, hỗ trợ xây dựng các mẫu website với cấu trúc khoa học và hệ thống liên kết hợp lý.

IntelliJ là công cụ hỗ trợ lập trình viết mã code tốt nhất hiện nay, trong khi NetBeans chủ yếu được sử dụng cho lập trình viên phát triển Java Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình khác như Python, Ruby, JavaScript, Groovy, C/C++, và PHP, cũng như các framework cho website.

Sử dụng phần mềm kế toán MISA phù hợp với mô hình công ty giúp dễ dàng hợp nhất các báo cáo tài chính, đồng thời quản lý và theo dõi thông tin tài chính, kế toán một cách nhanh chóng và chính xác.

2.2.1.3 CSDL và quản trị CSDL:

2.2.1.3.2 Hệ quản trị CSDL, cách thức quản trị CSDL:

CSDL về quản lý lương, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng được lưu trữ trong các phần mềm tại các bộ phận của công ty

Hạ tầng phần cứng, phần mềm của công ty đáp ứng được nhu cầu quản lý CSDL của công ty

Để đảm bảo việc lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu hiệu quả, công ty cần các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có dung lượng lớn và khả năng hỗ trợ đa dạng, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các phòng ban khác nhau.

2.2.2 Thực trạng về tình hình quản lý nhân viên của công ty

Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu đã hoạt động hơn 3 năm và đang trên đà phát triển với số lượng nhân viên ngày càng tăng Tuy nhiên, công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý nhân viên một cách hiệu quả Hiện tại, các công việc liên quan đến quản lý nhân sự, quản lý nhân viên và tính lương vẫn được thực hiện trên các phần mềm nội bộ của công ty.

2.2.3 Thực trạng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty 2.2.3.1 Các bộ phận liên quan đến việc quản lý khách hàng bao gồm: ã Phũng kinh doanh cú nhiệm vụ tỡm kiếm khỏch hàng, xỏc định yờu cõ̀u của khách hàng , chăm sóc khách hàng và ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng ã Phũng cụng nghệ cú nhiệm vụ quản lý hệ thụ́ng, truyờ̀n xuṍt dữ liệu mà khỏch hàng cần Xây dựng và phát triển yêu cầu của khách hàng ã Phũng kế toỏn cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh làm ăn, chi phớ, doanh thu của công ty, lên hợp đồng cho khách hàng,

2.2.3.2 Quy trình quản lý khách hàng tại công ty TNHH Nền tảng dữ liệu

Phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chăm sóc khách hàng Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm, họ cần liên hệ với phòng kinh doanh để trình bày yêu cầu về phần mềm Sau khi thỏa thuận, hai bên sẽ ký hợp đồng, và yêu cầu sẽ được chuyển đến phòng lập trình để phát triển chương trình theo nhu cầu của khách hàng Sau khi hoàn thành, chương trình sẽ được chuyển tới phòng triển khai hợp đồng, nơi thực hiện cài đặt và hướng dẫn sử dụng Cuối cùng, phòng hỗ trợ và bảo hành sẽ tiếp tục hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng và xử lý sự cố khi cần thiết.

Phòng kế toán theo dõi các thông tin hợp đồng để lên báo cáo về tình hình thu chi của công ty

Công ty đã ứng dụng phần mềm vào quản lý khách hàng, nhưng chưa đạt được mức độ chuyên môn hóa cần thiết và còn nhiều thiếu sót Do đó, việc phát triển một phần mềm quản lý khách hàng chuyên biệt là rất quan trọng, nhằm theo dõi và cập nhật chính xác tình hình của khách hàng, các hợp đồng và giao dịch một cách kịp thời hơn.

Đánh giá thực trạng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty

Công ty chúng tôi, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, luôn chú trọng đầu tư vào trang thiết bị phần cứng và phần mềm, cũng như cơ sở vật chất Ban lãnh đạo đặc biệt quan tâm đến việc cập nhật các công nghệ, kỹ thuật và trang thiết bị mới nhất, nhằm đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả và theo kịp xu hướng phát triển của ngành công nghệ.

Từ kết quả thu thập được ta nhận thấy các ưu điểm trong xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty như sau:

Công ty được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết như máy tính, máy in, máy chiếu, điện thoại cố định và máy fax, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu công việc.

Công ty áp dụng phần mềm sản xuất của mình vào hệ thống thông tin, giúp các bộ phận dễ dàng thực hiện công việc một cách hiệu quả.

- Trình độ nhân viên công ty từ đại học trở lên cao, nhiều nhân viên có trình độ CNTT, kỹ thuật lập trình lành nghề

- Hệ quản trị CSDL của công ty được phân quyền người dùng, được thực hiện một cách dễ dàng và linh hoạt

Mặc dù có nhiều ưu điểm trong xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty nhưng không thể không kể tới những nhược điểm sau:

Công ty cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và hệ thống mạng truyền thông, nhưng chi phí bảo trì, sửa chữa thiết bị và mạng định kỳ, cùng với chi phí dịch vụ Internet cao, là những thách thức đáng lưu ý.

Nhân viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc, trong khi đó, nguồn nhân lực mới lại thiếu hụt trình độ chuyên môn cần thiết để phù hợp với tính chất công việc.

Chương trình quản lý khách hàng cần xây dựng các chức năng phù hợp để tối ưu hóa công tác quản lý, phát huy khả năng chuyên môn và đảm bảo quyền lợi cho từng khách hàng Để đạt được điều này, cần tìm hiểu kỹ các vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và tìm cách giải quyết hiệu quả Đối tượng quản lý bao gồm thông tin về tất cả khách hàng cùng với một số thông tin liên quan đến hợp đồng và giao dịch.

- Quản lý thông tin cá nhân của một khách hàng

- Quản lý thông tin về các hợp đồng, giao dịch

- Lưu trữ các thông tin về khách hàng cho các nhân viên có nghiệp vụ phục vụ cho việc tra cứu thông tin

- Thống kê số lượng khách hàng về triển vọng để có kế hoạch thu hút, thuyết phục

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI

Đặt bài toán

Công ty TNHH Nền tảng Dữ liệu chuyên cung cấp dữ liệu thị trường cho các doanh nghiệp Để đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày càng tăng trong quá trình phát triển, công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả và tiện lợi Phần mềm quản lý khách hàng cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể để hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh.

- Quản trị hệ thống gồm có đăng nhập đổi mật khẩu

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng cho phép người dùng dễ dàng cập nhật và tìm kiếm dữ liệu về khách hàng cũng như người liên hệ của họ khi cần thiết, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

- Quản lý hợp đồng: theo đối tình trạng hợp đồng, xác định được doanh thu của từng hợp đồng

Quản lý giao dịch giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng là rất quan trọng trong việc thuyết phục khách hàng ký hợp đồng cũng như trong quá trình thực hiện hợp đồng Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa mối quan hệ với khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả công việc của đội ngũ kinh doanh.

Chức năng lập báo cáo phục vụ công tác quản trị

- Chức năng tìm kiếm: tìm kiếm và hiển thị kết quả theo yêu cầu

- Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn, có khả năng mở rộng, nâng cấp

Phẩm mềm có giao diện thân thiện, sử dụng Tiếng Việt, với các màn hình xử lý đồng nhất về hình thức Các tiêu đề và thông báo được trình bày rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng hiểu và sử dụng Các chức năng được sắp xếp hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin.

Các yêu cầu đảm bảo của hệ thống:

Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Để đảm bảo tính bảo mật thông tin, mỗi người sử dụng đều có tài khoản riêng, bao gồm tên người dùng và mật khẩu, nhằm ngăn chặn truy cập trái phép Quyền truy cập thông tin sẽ được xác định dựa trên các quyền mà người quản trị cấp cho từng người dùng, cho phép họ truy cập vào những thông tin nhất định.

Hệ thống cần được thiết kế linh hoạt và thông minh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cải tiến và nâng cấp trong tương lai Ngoài việc cung cấp các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình còn cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết, bao gồm thông tin cá nhân và dữ liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch của khách hàng.

Giao tiếp với người sử dụng là yếu tố quan trọng trong mỗi hệ thống, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của chương trình Để nâng cao hiệu quả sử dụng, giao diện của hệ thống cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.

+ Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn

Hệ thống quản lý thông tin khách hàng cần phải đảm bảo tính tiện lợi và thân mật với người sử dụng, đồng thời thông tin phải được quản lý một cách cụ thể, rõ ràng và dễ tìm kiếm Để tối ưu hóa khả năng truy cập, hệ thống cần cung cấp thông tin một cách linh hoạt, nhanh chóng và an toàn.

Phân tích và thiết kế phần mềm

3.2.1 Biểu đồ use case Biểu đồ use case tổng quát như sau:

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ use case tổng quát

Biểu đồ use case chi tiết:

- Use case quản lý thông tin :

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ use case tổng thông tin khách hàng

Kịch bản use case quản lý thông tin khách hàng:

Bảng 3.1 Kịch bản mô tả use case quản lý thông tin khách hàng

Tên use case Use case “quan ly thong tin khach hang”

Tác nhân chính Nhan vien kinh doanh, ban giam doc

Mức 3 Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào phần mềm Điều kiện ra Cập nhật thành công thông tin khách hàng

Sự kiện chính - Nhân viên đăng nhập vào phần mềm, chọn “Danh mục” và chọn

“Quan ly thong tin khach hang”

- Phần mềm hiển thị giao diện chính

- Nhân viên nhập các thông tin, sau đó chọn nút thêm (hoặc xóa, sửa, tìm kiếm)

- Phần mềm cập nhật thông tin lưu vào CSDL

- Quá trình thao tác kết thúc

Sự kiện phụ - Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập user_name và mật khẩu

- Phần mềm thông báo lỗi nếu user_name và mật khẩu không đúng

- Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form nhân viên

- Use case quản lý hợp đồng, giao dịch:

Biểu đồ 3.3 Biểu đồ use case Quản lý hợp đồng, giao dịch

Kịch bản use case quản lý hợp đồng, giao dịch:

Bảng 3.2 Kịch bản mô tả usecase quản lí hợp đồng, giao dịch

Tên use case Use case “quản lý hợp đồng, giao dịch”

Tác nhân chính Nhân viên kinh doanh, ban giám đốc

Mức 3 Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào phần mềm Điều kiện ra Cập nhật thành công hợp đồng, giao dịch

Nhân viên đăng nhập vào phần mềm và truy cập vào mục "Quản lý hợp đồng, giao dịch" Tại đây, họ có thể lựa chọn "Danh mục quản lý hợp đồng" hoặc "Danh mục quản lý giao dịch" để thực hiện các thao tác cần thiết.

- Phần mềm hiển thị giao diện chính

- Nhân viên nhập các thông tin, sau đó chọn nút thêm (hoặc cập nhật, tìm kiếm, xem danh sách)

- Phần mềm cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu

- Quá trình thao tác kết thúc

Sự kiện phụ -Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập user_name và mật khẩu

- Phần mềm thông báo lỗi nếu user_name và mật khẩu không đúng

- Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form nhân viên

- Use case báo cáo thống kê

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ use case báo cáo thống kê

Kịch bản mô tả usecase báo cáo thống kê:

Bảng 3.3 Kịch bản mô tả usecase báo cáo thống kê

Tên usecase: Báo cáo và thống kê thông tin cá nhân của khách hàng Tác nhân bao gồm nhân viên kinh doanh, nhân viên bảo hành và ban giám đốc Điều kiện vào là phải đăng nhập thành công, trong khi điều kiện ra là bảng thông tin của khách hàng phải được cập nhật đầy đủ và chính xác Bảng thông tin hợp đồng và giao dịch sẽ được hiển thị rõ ràng.

Sự kiện chính - Chọn form báo cáo, thống kê trên hệ thống

- Hệ thống hiển thị form báo cáo, thống kê

Nhân viên kinh doanh có thể chọn chức năng báo cáo để thống kê thông tin của khách hàng, trong khi nhân viên bảo hành sử dụng chức năng báo cáo để tổng hợp thông tin liên quan đến khách hàng.

Hệ thống hiển thị báo cáo và thống kê thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng, giao dịch của khách hàng, cùng với yêu cầu từ nhân viên kinh doanh và nhân viên bảo hành.

- Nhân viên kinh doanh, nhân viên bảo hành báo cáo, thống kê thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng, giao dịch của khách hàng

Sự kiện phụ Hệ thống đưa ra thông báo lỗi nếu nhập sai thông tin

+ Giao dich + Nhan vien + Chuong trinh + Lien he + Phi phat

- Các thuộc tính của các thực thể:

+ Nhan vien( HoTen, NgaySinh, GioiTinh, HeSoLuong, DienThoai, Email, Diachi)

+ Khach hang ( HoTen, Diachi, DienThoai, Email) + Lien he ( Thoigian, Noidung, Hinhthuc, Doquantrong, Dagiaiquyet) + Chuong trinh ( Tenchuongtrinh, Mota)

+ Hop dong( SoHopDong, Ngaybatdau, Ngayketthuc, Mota, Songuoithamgia, Diadiem, Mucphat)

+ Giao dich ( Giaidoan, Phi, Motaphi, Phuongthucthanhtoan, Ngaythanhtoantheokehoach, Ngaythatsuthanhtoan)

+ Phi phat( SoHopDong, Giaidoan, Phiphat)

Biểu đồ 3.5 Biểu đồ lớp chi tiết

Biểu đồ trạng thái biểu diễn các trạng thái và sự chuyển trạng thái của các lớp

Dưới đây là các biểu đồ trạng thái thể hiện sự chuyển đổi trong từng lớp, bao gồm lớp thông tin khách hàng, lớp hợp đồng và lớp giao dịch.

Biểu đồ 3.6 Biểu đồ trạng thái lớp thông tin khách hàng

Biểu đồ 3.7 Biểu đồ trạng thái hợp đồng

Biểu đồ 3.8 Biểu đồ trạng thái giao dịch

Biểu đồ 3.9 Biểu đồ trạng thái lớp báo cáo

Các hoạt động liên quan đến quản lý hồ sơ khách hàng và hợp đồng bao gồm các chức năng như thêm, sửa, xem và tìm kiếm thông tin Những hoạt động này được thể hiện qua các biểu đồ minh họa sau đây.

Biểu đồ 3.10 Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập

Biểu đồ 3.11 Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý hợp đồng

Biểu đồ tuần tự là công cụ hữu ích để thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng và tác nhân trong hệ thống theo thứ tự thời gian Bài viết này sẽ trình bày các biểu đồ tuần tự mô tả mối quan hệ giữa các đối tượng và tác nhân của phần mềm, tập trung vào ba chức năng chính: đăng nhập, quản lý thông tin khách hàng và quản lý báo cáo, thống kê.

Biểu đồ 3.12 Biểu đồ tuần tự đăng nhập

Biểu đồ 3.13 Biểu đồ tuần tự thêm thông tin khách hàng

Biểu đồ 3.14 Biểu đồ tuần tự sửa thông tin khách hàng

Biểu đồ 3.15 Biểu đồ tuần tự xóa HSNV

Máy tính của lãnh đạo và máy tính của nhân viên được kết nối với cùng một máy chủ để phối hợp hoạt động cùng nhau

Biểu đồ 3.16 Biểu đồ triển khai

Các thành phần của “Hệ thống thông tin quản lý khách hàng” bao gồm:

- Giao diện: Giao diện cho nhân viên và ban lãnh đạo

- Chức năng: Hệ thống sẽ bao gồm các chức năng + Quản lý thông tin nhân viên

+ Quản lý hợp đồng, giao dịch + Thống kế, báo cáo

- Cơ sở dữ liệu: chứa tất cả các dữ liệu có liên quan đến các đối tượng được lưu trữ trong hệ thống

Hệ thống quản lý khách hàng này sẽ được triển khai trên nền tảng Windows và sử dụng mạng LAN, do đó, lựa chọn công nghệ phù hợp để phát triển là VB.Net.

Thiết kế phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH nền tảng Dữ liệu

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

MaKH varchar(8) Mã khách hàng

TenKH nvarchar(50) Tên khách hàng

DienThoai varchar(20) Số điện thoại

Bảng 3.4 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu khách hàng

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

MaNV varchar(5) Mã nhân viên

TenNV nvarchar(50) Tên nhân viên

DienThoai varchar(20) Số điện thoại

HeSoLuong float Hệ số lương

Bảng 3.5 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu nhân viên

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

MaCT varchar(5) Mã chương trình

TenCT nvarchar(50) Tên chương trình

MoTaCT nvarchar(100) Mô tả chương trình

Bảng 3.6 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu chương trình

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

ID int Khóa chính của bảng

MaKH varchar(8) Mã hợp đồng

MaCT varchar(5) Mã chương trình

MaNV varchar(5) Mã nhân viên

Ngaybatdau smalldatetime Ngày bắt đầu

Ngayhethan smalldatetime Ngày kết thúc

SoNguoiThamGia int Số người tham gia

Diadiem nvarchar(100) Địa điểm tổ chức

Bảng 3.7 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu hợp đồng”

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

IdCTCT int ID bảng chi tiết chương trình

GiaiDoan tinyint Giai đoạn thanh toán

Phi int Số tiền cần thanh toán

MoTaPhi nvarchar(100) Mô tả phí

PhuongThucTT nvarchar(50) Phương thức thanh toán

NgayTTTheoKH smalldatetime Thời gian khách hàng phải thanh toán NgayThatSuTT smalldatetime Thời gian thật sự thanh toán của khách hàng

Bảng 3.8 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu kế hoạch chi trả

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

IdCTCT int ID bảng chi tiết chương trình

GiaiDoan tinyint Giai đoạn thanh toán

Bảng 3.9 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu phí phạt

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

Username Varchar(20) Tên đăng nhập

Password Varchar(35) Mật khẩu đã mã hóa

TenNguoiDung Nvarchar(30) Tên người dùng

Quyen Tinyint Quyền của người dùng

MoTaQuyen Nvarchar(50) Mô tả cho quyền

Bảng 3.10 “Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu người dùng

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

MaLienHe Int Mã liên hệ

MaKH Varchar(8) Mã khách hàng

MaNV Varchar(5) Mã nhân viên

ThoiGian DateTime Thời gian liên hệ

NoiDung Nvarchar(max) Nội dung liên hệ

HinhThuc Nvarchar(50) Hình thức liên hệ

DoQuanTrong Tinyint Độ quan trọng

DaGiaiQuyet Bit Đã giải quyết

Bảng 3.11 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu liên hệ

3.3.2 Thiết kế giao diện 3.3.2.1 Thiết kế form hệ thống

Hình 15: Menu nghi ệp vụ

Hình 16: Menu báo cáo thống kê

Hình 17: Menu quản trị hệ thống

- Một số giao diện chương trình

Hình 18: Giao di ện chính

Hình 19: Giao di ện duyệt web

Hình 20: Giao di ện cập nhật thông tin khách hàng

Hình 21: Giao di ện thống kê thanh toán cần thu

Triển khai phần mềm

3.4.1 Môi trường phát triển và môi trường triển khai

Để phát triển ứng dụng tối thiểu, môi trường yêu cầu bao gồm hệ điều hành Microsoft Windows 7 Professional, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Express 2005 và công cụ phân tích thiết kế Rational Rose.

Để triển khai ứng dụng, môi trường cần thiết bao gồm hệ điều hành Microsoft Windows và cài đặt Net Framework 3.5 Ngoài ra, khi chạy ứng dụng, người dùng cần sao chép và cài đặt đầy đủ các tập tin liên quan.

3.4.2 Các bước cài đặt phần mềm

Bước đầu tiên nhấp chuột vào bộ cài đặt Màn hình cài đặt hiển thị ra như bên dưới Nhấn Next để tiếp tục

Hình 3.16 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 1

Giao diện mới yêu cầu bạn xác nhận sự đồng ý với các điều khoản của phần mềm Để tiếp tục cài đặt, hãy chọn “Tôi đồng ý với các điều khoản của thỏa thuận cấp phép.”

Hình 3.17 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 2

Giao diện mới hiện ra yêu cầu bạn nhập tên người dùng và tên máy tính Hãy nhập đầy đủ thông tin và nhấn Next

Hình 3.18 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 3

Giao diện tiếp theo cho phép bạn lựa chọn phương thức cài đặt Nếu bạn chọn "tùy chỉnh" (custom), bạn có thể chọn các thư mục mà mình muốn cài đặt Ngược lại, nếu chọn "toàn bộ" (complete), chương trình sẽ tự động cài đặt tất cả các mục.

Hình 3.19 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 4

Giao diện cài đặt hiện ra để bắt đầu cài đặt chương trình, chọn Next

Hình 3.20 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 5

Giao diện trạng thái cài đặt thể hiện quá trình cài đặt

Hình 3.21 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 6

Sau khi cài xong, nhấn Finish để hoàn thành

Hình 3.22 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 7

Sử dụng chương trình bằng cách vào ô tìm kiếm trên thanh Taskbar => chọn QLKH