PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý KHÁCH HÀNG CHO CÔNG TY TNHH nền TẢNG dữ LIỆU

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu công tác quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu

- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý khách hàng trong công ty

- Nghiên cứu được các lý thuyết tổng quan về phần mềm, khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng,

- Nghiên cứu được thực trạng quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu

- Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện được phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu.

Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp quan sát là một bước quan trọng trong việc nghiên cứu quy trình quản lý khách hàng của công ty Qua việc quan sát thực tế, chúng ta có thể rút ra những khái quát ban đầu, giúp đảm bảo tính chính xác và đơn giản cho các bước nghiên cứu tiếp theo Mục tiêu của phương pháp này là tạo nền tảng vững chắc cho việc triển khai nghiên cứu hiệu quả.

Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc tìm kiếm và phân tích các văn bản, tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu thông qua Internet, sách và bài báo Quá trình này giúp tổng hợp và đánh giá các tài liệu có liên quan, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề nghiên cứu.

Phương pháp phỏng vấn là công cụ quan trọng để thu thập thông tin về môi trường, chính sách và định hướng nhằm cải thiện công tác quản lý khách hàng tại công ty Trong quá trình thực tập và làm việc, tôi đã tiến hành một số phỏng vấn trực tiếp với các nhân viên trong phòng quản lý tổng hợp, đặc biệt là những người có kinh nghiệm trong quản lý khách hàng và kế toán.

Sưu tầm sách và tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận và các lý thuyết về quản lý khách hàng, kế toán, phần mềm, cũng như phân tích và thiết kế hệ thống là rất quan trọng Những tài liệu này cung cấp kiến thức nền tảng cần thiết cho việc phát triển và cải tiến quy trình quản lý, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh Việc nắm vững các lý thuyết này sẽ hỗ trợ trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý và phân tích hệ thống một cách hiệu quả hơn.

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Sau khi thu thập các số liệu sơ cấp và thứ cấp, chúng ta tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá các dữ liệu đã thu thập Việc xử lý các dữ liệu này được thực hiện thông qua phần mềm Excel.

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính trong bộ Microsoft Office, được phát triển bởi Microsoft Chương trình này giúp người dùng ghi chép và trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các phép tính và tạo ra số liệu thống kê trực quan Việc sử dụng Excel rất đơn giản và hiệu quả, hỗ trợ người dùng trong việc xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng.

Dựa trên kết quả khảo sát, chúng ta sẽ xác định biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống phù hợp, nhằm đảm bảo đáp ứng các mục tiêu đã đề ra trong đề tài.

TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ LUẬN

Những khái niệm cơ bản

1.1.1 Những khái niệm về nhân sự và quản lý khách hàng

Khách hàng là những cá nhân hoặc tổ chức mà doanh nghiệp hướng đến trong các hoạt động Marketing, đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định mua sắm Họ là những người trực tiếp trải nghiệm và thụ hưởng các đặc tính, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là phương pháp giúp doanh nghiệp giao tiếp và tiếp cận khách hàng một cách hệ thống và hiệu quả CRM cho phép quản lý thông tin khách hàng như tài khoản, nhu cầu và các vấn đề liên quan, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ Mục tiêu chính của CRM bao gồm tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với đối tác hiện tại, khôi phục khách hàng cũ, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng Đo lường và đánh giá mối quan hệ với khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh.

Một số khái niệm khác:

Quản lý khách hàng là việc cung cấp một hệ thống đáng tin cậy nhằm cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và khách hàng Chính sách quan hệ khách hàng hợp lý bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng công nghệ thông tin phù hợp Quan hệ khách hàng không chỉ đơn thuần là phần mềm hay công nghệ, mà còn là một chiến lược kinh doanh tổng thể, bao gồm chiến lược tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng.

Tầm quan trọng của quản lý khách hàng:

Quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả là yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức, công ty hay doanh nghiệp Điều này nhấn mạnh vai trò quan trọng của khách hàng trong toàn bộ hoạt động của tổ chức.

Quản lý khách hàng đòi hỏi nhà quản lý có kiến thức sâu rộng về nhiều khía cạnh, nhưng vẫn phải đặt con người làm trung tâm Tất cả kỹ năng quản lý khách hàng đều hướng đến mục tiêu chính là tìm ra giải pháp hợp lý cho mối quan hệ với khách hàng, tập trung vào nhu cầu của họ Điều này nhằm duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa trong kinh doanh.

Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào việc duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Các yếu tố như máy móc, thiết bị, và công nghệ có thể dễ dàng mua sắm và sao chép, nhưng yếu tố con người lại không thể Do đó, quản trị nhân sự đóng vai trò thiết yếu trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

CRM giúp doanh nghiệp thích ứng với những biến đổi liên quan đến khách hàng, thị trường, công nghệ lưu trữ dữ liệu và các chức năng marketing Những thay đổi về nhu cầu và hành vi của khách hàng đòi hỏi các doanh nghiệp phải linh hoạt và nhanh chóng điều chỉnh chiến lược để đáp ứng kịp thời.

- Sự đa dạng ngày càng tăng do những khuynh hướng nhân khẩu và hành vi

- Khách hàng eo hẹp về thời gian và không thích sản phẩm quá phức tạp

- Sự gia tăng về mong đợi của khách hàng và sự suy giảm về mức độ hài lòng của khách hàng

- Khách hàng có nhiều thông tin hơn và trao đổi thông tin lẫn nhau, hiểu biết hơn trong quyết định mua

- Khách hàng so sánh nhiều hơn giữa các nhà cung cấp, các giao dịch

- Khách hàng quan tâm các vấn đề xã hội và môi trường xung quanh

- Khách hàng thích có một quan hệ làm ăn lâu dài nhưng suy giảm về lòng trung thành

Cách mạng công nghệ đã khởi xướng một cuộc cách mạng mới, trong đó khách hàng đóng vai trò chủ đạo Ngày nay, khách hàng không chỉ có yêu cầu cao đối với sản phẩm và dịch vụ, mà còn mong muốn được đối xử như những cá nhân độc lập, chứ không chỉ là những con số Doanh nghiệp nhận ra rằng họ cần hiểu rõ hơn về nhu cầu và sở thích của từng khách hàng, vì vậy họ nỗ lực thu thập thông tin để đáp ứng tốt hơn Khách hàng chủ động truyền đạt yêu cầu của mình, từ mức giá đến thiết kế sản phẩm, và họ mong muốn được tôn trọng trong quá trình này Việc ghi nhớ thông tin khách hàng không chỉ giúp việc đặt hàng trở nên dễ dàng hơn mà còn thể hiện sự quan tâm và giá trị mà doanh nghiệp dành cho họ.

Các ứng dụng máy tính hiện nay cung cấp nhiều tùy chọn như "one-click", chuyển phát nhanh và đặt hàng trực tuyến, giúp các nhà cung cấp hiểu rõ hơn về tính cá nhân của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.

Những thay đổi về thị trường:

- Sự cạnh tranh khách hàng mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp

- Sự phân hóa của các thị trường

- Không tồn tại sự phân biệt dựa vào chất lượng sản phNm

Các sản phẩm CRM hiện nay đang trở nên lạc hậu nhanh chóng, đòi hỏi phải bổ sung giá trị cho khách hàng thông qua việc cung ứng các sản phẩm cá biệt hóa Điều này giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược kinh doanh theo khách hàng, từ đó duy trì và tăng cường thị phần trên thị trường cạnh tranh.

Những thay đổi về công nghệ lưu trữ dữ liệu:

- Công nghệ tốt hơn, rẻ hơn và khả năng lưu trữ lớn hơn

- Sự gia tăng về nhu cầu lưu trữ dữ liệu

- Sự phổ cập của kho dữ liệu

Những thay đổi về chức năng marketing:

- Sự tràn ngập các phương tiện giao tiếp với khách hàng (email, telephone, internet, kênh trực tiếp…)

Các kỹ thuật định giá hiện nay đã mất đi tầm quan trọng do sự xuất hiện của nhiều chương trình khách hàng trung thành Khách hàng ngày càng có nhiều thông tin về sản phẩm và giá cả, điều này khiến việc áp dụng các phương pháp định giá truyền thống trở nên kém hiệu quả.

- Tác dụng của quảng cáo trên một số phương tiện giảm

- CRM cho phép nhận biết các khách hàng có lòng trung thành cao cũng như hiệu chỉnh các sản phẩm để tạo lòng trung thành

- Khả năng tăng giá trị khách hàng:

CRM giúp tăng giá trị khách hàng thông qua việc khuyến khích họ mua sắm nhiều hơn, thường xuyên hơn và lựa chọn đa dạng sản phẩm Hệ thống này không chỉ giảm chi phí phục vụ và sai sót trong quá trình chăm sóc khách hàng mà còn nâng cao năng suất và sự nhiệt tình của nhân viên Hơn nữa, sự hài lòng của khách hàng dẫn đến việc giới thiệu tự nhiên, giúp giảm chi phí truyền thông Doanh nghiệp cũng thu thập được nhiều thông tin hơn và có khả năng chấp nhận mức giá bán cao hơn.

Quy trình quản lý khách hàng theo sơ đồ sau:

Sơ đồ quy trình quản lý khách hàng

1.1.2 Những khái niệm cơ bản về phần mềm và xây dựng phần mềm

Phần mềm máy tính, thường được gọi tắt là phần mềm, là tập hợp các câu lệnh và chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự nhất định Nó bao gồm cả dữ liệu và tài liệu liên quan, nhằm tự động thực hiện các nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể.

- Theo phương thức hoạt động:

Phần mềm hệ thống là phần mềm cần thiết để vận hành máy tính và các thiết bị điện tử khác Ví dụ, hệ điều hành như Windows, Linux và Unix, cùng với các trình điều khiển (driver), phần sụn (firmware) và BIOS, đều thuộc về loại phần mềm này Ngoài ra, hệ điều hành di động như iOS, Android và Windows Phone cũng là những ví dụ tiêu biểu của phần mềm hệ thống.

+ Phần mềm ứng dụng : Các phần mềm văn phòng (Microsoft Office, OpenOffice), trò chơi điện tử (game), các công cụ & tiện ích khác,.v.v

Phần mềm dịch mã, bao gồm trình biên dịch và trình thông dịch, có nhiệm vụ chuyển đổi các câu lệnh từ mã nguồn của ngôn ngữ lập trình sang ngôn ngữ máy, giúp thiết bị thực thi có thể hiểu và thực hiện các lệnh đó.

Một số cơ sở lý luận

1.2.1 Phân tích và thiết kế hướng đối tượng (Object Oriented Analysis and Design: OOAD)

Trong quy trình phát triển phần mềm, các giai đoạn như thu thập và phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, phát triển, kiểm thử, triển khai và bảo trì đều rất quan trọng Trong đó, giai đoạn phân tích và thiết kế là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất, giúp hiểu rõ yêu cầu, xác định giải pháp và mô tả chi tiết các phương án thực hiện Giai đoạn này trả lời hai câu hỏi quan trọng: phần mềm này làm gì và làm như thế nào.

Phân tích và thiết kế phần mềm có nhiều phương pháp, trong đó một cách hiệu quả là xem xét hệ thống như một tập hợp các đối tượng sống và sự tương tác giữa chúng Mô tả đầy đủ các đối tượng và mối quan hệ của chúng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hệ thống và thực hiện cài đặt một cách chính xác Phương pháp này được gọi là Phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD).

Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp hướng đối tượng:

- Trừu tượng hóa (abstraction) :

+ Các thực thể phần mềm được mô hình hóa dưới dạng các đối tượng

Các đối tượng được trừu tượng hóa ở mức cao hơn dựa trên các thuộc tính và phương thức mô tả, nhằm tạo thành các lớp.

Các lớp được trừu tượng hóa ở mức cao hơn để tạo thành sơ đồ các lớp kế thừa lẫn nhau Trong phương pháp hướng đối tượng, có thể tồn tại những lớp không có đối tượng tương ứng, được gọi là lớp trừu tượng.

Nguyên tắc cơ bản trong việc xây dựng các khái niệm theo hướng đối tượng là thực hiện sự trừu tượng hóa ở nhiều mức độ khác nhau.

Tính bao đóng (encapsulation) là một khái niệm quan trọng trong lập trình, giúp che giấu mọi chi tiết hiện thực của đối tượng, ngăn cản bên ngoài truy cập và thấy được các thông tin bên trong Điều này tạo ra tính độc lập cao giữa các đối tượng, giúp cho việc quản lý và bảo trì mã nguồn trở nên dễ dàng hơn.

Để quản lý truy cập vào các thuộc tính dữ liệu, chúng ta cần tạo ra hai phương thức get/set tương ứng cho mỗi thuộc tính Điều này giúp giám sát việc truy xuất dữ liệu và bảo vệ các chi tiết hiện thực bên trong, giữ cho thuộc tính ở trạng thái private.

- Che dấu chi tiết hiện thực các phương thức

- Che dấu các hàm và sự hiện thực của chúng

- Tính module hóa (modularity): các bài toán sẽ được phân chia thành những vấn đề nhỏ hơn, đơn giản và quản lý được

Tính phân cấp trong hệ thống hướng đối tượng thể hiện cấu trúc chung với các mức độ trừu tượng từ cao đến thấp Điều này cho phép tổ chức thông tin một cách có hệ thống, giúp dễ dàng quản lý và phát triển các đối tượng trong hệ thống.

1.2.2 Vài nét khái quát về ngôn ngữ mô hình hóa UML

Khái niệm về UML (Unified Modelling Language)

UML (Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát) là công cụ quan trọng trong việc đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho phần mềm hướng đối tượng Nó giúp các nhà phát triển hiểu rõ hơn về dự án và đưa ra quyết định chính xác liên quan đến phần mềm UML bao gồm một loạt các khái niệm, ký hiệu, biểu đồ và hướng dẫn, hỗ trợ quá trình phát triển phần mềm hiệu quả hơn.

OOAD yêu cầu các bản vẽ để mô tả hệ thống thiết kế, trong khi UML là ngôn ngữ dùng để diễn đạt các bản vẽ đó Do đó, việc phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng cần sử dụng UML để biểu diễn các thiết kế, dẫn đến việc OOAD và UML thường đi đôi với nhau.

Mô hình này tích hợp các hệ thống, không chỉ giới hạn ở phần mềm, và áp dụng đồng bộ tất cả các khái niệm hướng đối tượng.

Bài viết cho phép đặc tả và hỗ trợ việc hình dung mối quan hệ giữa các thực thể cơ bản trong hệ thống, đồng thời mô tả mọi trạng thái hoạt động của hệ thống đối tượng Điều này có nghĩa là nó cho phép mô tả cả mô hình tĩnh và mô hình động một cách đầy đủ và trực quan.

Tận dụng khả năng sử dụng lại và kế thừa ở quy mô rộng giúp xây dựng các hệ thống phức tạp và nhạy cảm như hệ thống động, hệ thống thời gian thực và hệ thống nhúng thời gian thực.

- Tạo ra những ngôn ngữ mô hình hóa sử dụng được cho cả người lẫn máy tính Một số khái niệm cơ bản trong UML:

Mô hình là biểu diễn của sự vật hoặc tập hợp sự vật trong một lĩnh vực cụ thể, nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng và loại bỏ những khía cạnh không cần thiết Nó được thể hiện qua một tập ký hiệu và quy tắc nhất định.

+ Ở một mức độ trừu tượng hóa nào đó

+ Theo một quan điểm (hay một góc nhìn) nào đó

+ Bởi một hình thức diễn tả hiểu được (văn bản, bảng, đồ thị,…) nào đó

+ Việc dùng mô hình để nhận thức và diễn tả là một hệ thống được gọi là mô hình hóa

Trong UML, một hướng nhìn là tập hợp các biểu đồ được tạo ra để thể hiện một khía cạnh cụ thể của hệ thống Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt, với một số biểu đồ có thể xuất hiện trong cả hai hướng nhìn khác nhau.

Hình 1.1: Các hướng nhìn trong UML

+ Use Case View: cung cấp góc nhìn về các ca sử dụng giúp chúng ta hiểu hệ thống có gì? ai dùng và dùng nó như thế nào

+ Logical View: cung cấp góc nhìn về cấu trúc hệ thống, xem nó được tổ chức như thế nào Bên trong nó có gì

+ Process View: cung cấp góc nhìn động về hệ thống, xem các thành phần trong hệ thống tương tác với nhau như thế nào

Tổng quan về tình hình nghiên cứu

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Phần mềm quản lý khách hàng đã xuất hiện trên thế giới từ lâu và được áp dụng rộng rãi Tuy nhiên, tại Việt Nam, phần mềm này chỉ thực sự được biết đến trong hơn chục năm qua, nhờ vào sự bùng nổ của công nghệ thông tin Đến nay, phần mềm quản lý khách hàng đã trở nên phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu đã được sinh viên lựa chọn liên quan đến hệ thống thông tin quản lý khách hàng Những nghiên cứu này không chỉ phục vụ cho khóa luận mà còn bao gồm các ứng dụng thực tiễn đã được triển khai Dưới đây là một số tài liệu mà tôi đã có cơ hội tham khảo.

Giáo trình “Quản trị quan hệ khách hàng” do T NXB Thống Kê phát hành cung cấp cái nhìn tổng quan về quản trị quan hệ khách hàng (CRM) với nội dung trình bày cô đọng, dễ hiểu và hấp dẫn Giáo trình bao gồm các chiến lược, đo lường marketing, tổ chức và cách sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng Thông qua việc kết hợp lý thuyết và thực hành, môn học giúp sinh viên hiểu rõ CRM là gì, lợi ích mà CRM mang lại và cách thực hiện chiến lược CRM hiệu quả trong tổ chức.

Giáo trình “Quản trị quan hệ khách hàng” do nhiều Thạc sĩ và PGS.TS Trương Đình Chiến biên soạn cung cấp kiến thức cơ bản về bản chất và công việc trong quản trị quan hệ khách hàng Nội dung giáo trình bao gồm hoạt động cung cấp dịch vụ, quy trình lựa chọn chiến lược quản trị quan hệ khách hàng, cùng với các công việc tác nghiệp cụ thể Đặc biệt, giáo trình kết hợp lý thuyết hiện đại với các tình huống thực tế, giúp người học áp dụng kiến thức vào thực tiễn Chủ đề “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần” cũng được đề cập, tạo cơ hội cho sinh viên hiểu sâu hơn về ứng dụng của quản trị quan hệ khách hàng.

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Ngọc Tuân, lớp K45S3, ngành Hệ thống Thông tin tại Đại học Thương mại, mang tên "Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt", đã cung cấp cái nhìn tổng quan về quản lý khách hàng Đề tài khảo sát một bài toán thực tế và thực hiện phân tích hệ thống, đồng thời cài đặt phần mềm liên quan.

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Trên thế giới, có nhiều công trình nghiên cứu được đánh giá cao và ứng dụng rộng rãi trong thực tiễn.

In their 2013 study published by the Canadian Center of Science and Education, Choi Sang Long, Raha Khalifa Nezhad, Wan Kamruzzaman Wan Ismail, and Siti Zaleha Abd Rasid examine the impact of Customer Relationship Management (CRM) factors on customer satisfaction and loyalty The authors identify key elements of CRM and analyze the relationship between CRM practices, customer satisfaction, and customer loyalty, highlighting the importance of effective CRM in fostering positive customer experiences.

& Shathi Venkatesh, 2011 CRM Implementation in Indian Telecom Industry

The article focuses on evaluating the effectiveness of implementing Customer Relationship Management (CRM) in the Indian telecommunications industry, highlighting the benefits of CRM, research methodology, analysis process, and results, ultimately assessing the effectiveness of CRM implementation by Indian mobile service providers.

Các nghiên cứu về quản lý khách hàng và xây dựng phần mềm quản lý khách hàng rất đa dạng và phong phú, cung cấp nguồn tài liệu quý giá cho nghiên cứu của tôi Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp về xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu Vì lý do này, tôi quyết định chọn đề tài này làm luận văn tốt nghiệp của mình.

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ

Tổng quan về Công ty TNHH Nền tảng Dữ liệu

2.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp

Thông tin chung về công ty:

● Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU

● Tên giao dịch: DATA PLATFORM COMPANY LIMITED ( DATA PLATFORM CO.,LTD)

● Địa chỉ: Tầng 2, số 41 Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

● Đại diện pháp luật: Hà Thanh Tùng

● Website: https://www.datanee.com/

Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU, được thành lập vào ngày 25/09/2018, là một công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam Với tầm nhìn và sứ mệnh rõ ràng, công ty nhanh chóng khẳng định vị trí của mình trong việc xây dựng nền tảng công nghệ dữ liệu và hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử (TMĐT) Tính đến tháng 8/2021, NỀN TẢNG DỮ LIỆU đã đồng hành cùng hàng chục doanh nghiệp lớn, nhỏ và hàng nghìn chủ hộ kinh doanh nhỏ lẻ trên hành trình phát triển.

Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU hoạt động trong lĩnh vực Phần mềm, Dịch vụ Thông tin và Quảng Cáo, luôn duy trì tốc độ tăng trưởng cao và bền vững Được khách hàng tin tưởng nhờ vào các chính sách, cam kết và dịch vụ chất lượng, công ty không ngừng cập nhật nền tảng và công nghệ mới, giúp khách hàng nắm bắt xu hướng và phương thức hoạt động hiệu quả trong thời kỳ 4.0 Để chứng minh sự thành công, công ty đã mở rộng quy mô hoạt động thông qua các công ty con, tạo ra một hệ sinh thái nội dung phong phú cho khách hàng trong thời đại công nghệ 4.0.

1.1.2 Tầm nhìn, giá trị cốt lõi và triết lý kinh doanh

- Tầm nhìn của công ty trong tương lai bao gồm :

Xây dựng Công ty Nền Tảng Dữ Liệu trở thành công ty dữ liệu và tìm kiếm TMĐT số 1 Việt Nam là mục tiêu trọng tâm của chúng tôi Thông qua việc ứng dụng Big Data, chúng tôi hướng tới giúp người tiêu dùng và người bán hàng thông minh hơn khi mua bán trên sàn TMĐT, mang lại trải nghiệm tốt hơn và tối ưu hóa quá trình giao dịch.

Công ty NỀN TẢNG DỮ LIỆU không chỉ tập trung vào việc mang lại giá trị hữu ích cho người tiêu dùng, mà còn nỗ lực xây dựng môi trường làm việc tốt nhất để từng cá nhân có thể phát triển và học hỏi.

Giá trị cốt lõi của công ty là mang đến những giá trị tốt nhất cho khách hàng thông qua sự phát triển bền vững và định hướng rõ ràng Với tinh thần kỷ luật trong từng bước và từng khâu làm việc, NỀN TẢNG DỮ LIỆU cam kết theo đuổi những giá trị này để phục vụ khách hàng một cách hiệu quả nhất.

+ Đưa tới Dữ liệu thật, giá trị thật cho người dùng và khách hành

+ Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp

+ Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể

Lấy khách hàng làm nền tảng phát triển, doanh nghiệp cần tôn vinh các yếu tố nhân bản, hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững Mọi chính sách và dịch vụ của công ty phải tích hợp các giá trị cốt lõi, phản ánh hình ảnh của một doanh nghiệp trong thời đại 4.0, bao gồm việc tiên phong về công nghệ, tối ưu hóa quy trình và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.

2.1.2 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức công ty theo bộ phận được thiết kế và điều chỉnh dựa trên thực tế công việc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Cấu trúc này không chỉ phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh mà còn tạo ra cơ chế trao đổi và hỗ trợ thông tin nội bộ hiệu quả Qua đó, phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng giúp thực hiện tốt các công việc chuyên môn và nâng cao dịch vụ khách hàng.

Các phòng ban chức năng:

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

Ông Hà Thanh Tùng là Giám đốc công ty và là đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

Phó giám đốc đảm nhận trách nhiệm quản lý và điều hành các lĩnh vực công tác, hỗ trợ Giám đốc trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty theo sơ đồ đã nêu.

Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện các kế hoạch đó, thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng và nhà phân phối Đội ngũ này thực hiện các hoạt động bán hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận tài chính, kế toán và hành chính nhân sự để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Phòng Tài chính-Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức thông tin kế toán tài chính và phân tích hoạt động kinh tế Phòng thực hiện các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước, đồng thời hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và quản lý kinh tế tài chính.

Phòng Hành chính - Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc công ty và tổ chức các hoạt động liên quan đến tổ chức lao động, quản lý nhân lực và bảo hộ lao động Phòng cũng đảm nhận việc thực hiện các chế độ chính sách theo quy định của pháp luật và quy chế công ty Ngoài ra, phòng kiểm tra và đôn đốc các bộ phận trong công ty tuân thủ nghiêm túc nội quy, quy chế, đồng thời là đầu mối liên lạc cho mọi thông tin từ giám đốc công ty.

Phòng Công nghệ chuyên thiết kế, xây dựng và quản trị website cùng các chương trình máy tính (phần mềm) Nhờ vào việc thao tác với các đoạn mã và ngôn ngữ lập trình, phòng thực hiện việc tạo ra website mới, sửa lỗi và nâng cấp phần mềm để tối ưu hóa hiệu quả công việc Đội ngũ kỹ thuật cũng đảm nhiệm lắp đặt và bảo trì các thiết bị điện, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty

Số lượng nhân viên và trình độ:

Công ty thiên về lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử (TMĐT) với cơ cấu lao động chủ yếu tập trung vào hai bộ phận chính là kinh doanh và công nghệ Bộ phận văn phòng kinh doanh chiếm khoảng 60% đến 65% tổng số lao động, trong khi bộ phận kỹ thuật chiếm khoảng 25% Số lao động thuộc các bộ phận khác chỉ chiếm gần 10% Cơ cấu lao động này phù hợp với lĩnh vực thế mạnh của công ty và đang phát triển đúng theo chiến lược mà ban lãnh đạo đã đề ra.

Tổng số nhân viên của Công ty hiện tại bao gồm : 25 người

- Phòng Kinh doanh : 15 người

- Phòng Tài chính - Kế toán : 1 người

Tất cả nhân viên đều được đào tạo bài bản, trong đó 86.1% là lập trình viên với khả năng nắm bắt công nghệ lập trình tiên tiến Họ có kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực ứng dụng phần mềm và kinh nghiệm dày dạn trong việc triển khai các dự án lớn.

2.1.2.2 Tình hình hoạt động trong 3 năm gần đây:

- Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp:

Thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng của công ty

2.2.1 Cơ sở hạ tầng CNTT

Cơ sở hạ tầng của công ty là các cơ sở vật chất, trang thiết bị của Công ty đang sử dụng

- Tổng số máy tính để bàn: 15 chiếc

- Tổng số máy tính xách tay: mọi nhân viên tối thiểu 1 chiếc

- Tổng số máy in: 3 chiếc

- Tổng số máy chiếu: 1 chiếc

- Tổng số điện thoại để bàn: 15 chiếc

Tất cả các máy tính đều sử dụng mạng internet và mạng cục bộ

Công ty đang sử dụng 2 nhóm phần mềm chính bao gồm :

- Phần mềm văn phòng:

+ Bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi chiếc máy tính văn phòng

+ Phần mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey

+ Các trình duyệt web: Chrome, Firefox, Cốc Cốc

+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: Winrar, 7-Zip

- Phần mềm thiết kế website,CSDL:

PyCharm là phần mềm chuyên nghiệp hàng đầu được các kỹ sư thiết kế website ưa chuộng, nhờ vào những tính năng hữu ích giúp xây dựng các mẫu website với cấu trúc khoa học và hệ thống liên kết hợp lý.

IntelliJ là một trong những công cụ hỗ trợ lập trình viết mã code tốt nhất hiện nay, trong khi NetBeans chủ yếu được sử dụng cho các lập trình viên phát triển Java Ngoài Java, NetBeans còn hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình khác như Python, Ruby, JavaScript, Groovy, C/C++, và PHP, cùng với các framework cho website.

Sử dụng phần mềm kế toán MISA phù hợp với mô hình công ty giúp dễ dàng hợp nhất báo cáo tài chính, quản lý và theo dõi thông tin tài chính một cách nhanh chóng và chính xác.

2.2.1.3 CSDL và quản trị CSDL:

2.2.1.3.2 Hệ quản trị CSDL, cách thức quản trị CSDL:

CSDL về quản lý lương, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng được lưu trữ trong các phần mềm tại các bộ phận của công ty

Hạ tầng phần cứng, phần mềm của công ty đáp ứng được nhu cầu quản lý CSDL của công ty

Để đảm bảo lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu hiệu quả, công ty cần các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có dung lượng lớn và khả năng hỗ trợ đa dạng, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của các phòng ban khác nhau.

2.2.2 Thực trạng về tình hình quản lý nhân viên của công ty

Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu đã hoạt động hơn 3 năm và đang trên đà phát triển với số lượng nhân viên ngày càng tăng Tuy nhiên, công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý nhân viên một cách hiệu quả Hiện tại, các công việc liên quan đến quản lý nhân sự, quản lý nhân viên và tính lương vẫn được thực hiện trên các phần mềm nội bộ, chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty.

2.2.3 Thực trạng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty

2.2.3.1 Các bộ phận liên quan đến việc quản lý khách hàng bao gồm: ã Phũng kinh doanh cú nhiệm vụ tỡm kiếm khỏch hàng, xỏc định yờu cõ̀u của khách hàng , chăm sóc khách hàng và ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng ã Phũng cụng nghệ cú nhiệm vụ quản lý hệ thụ́ng, truyờ̀n xuṍt dữ liệu mà khỏch hàng cần Xây dựng và phát triển yêu cầu của khách hàng ã Phũng kế toỏn cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh làm ăn, chi phớ, doanh thu của công ty, lên hợp đồng cho khách hàng,

2.2.3.2 Quy trình quản lý khách hàng tại công ty TNHH Nền tảng dữ liệu

Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chăm sóc khách hàng Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng, họ sẽ liên hệ với phòng kinh doanh để nêu ra yêu cầu về phần mềm Sau khi thỏa thuận, hai bên sẽ ký kết hợp đồng và chuyển yêu cầu đến phòng lập trình để phát triển chương trình theo nhu cầu Chương trình sau đó được chuyển đến phòng triển khai, nơi thực hiện cài đặt và hướng dẫn sử dụng Tiếp theo, phòng hỗ trợ và bảo hành sẽ đảm nhận việc hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng và xử lý sự cố Đồng thời, phòng kế toán theo dõi thông tin hợp đồng để báo cáo tình hình thu chi của công ty.

Công ty đã ứng dụng phần mềm vào quản lý khách hàng, nhưng chưa đạt được mức độ chuyên môn hóa cần thiết và còn nhiều thiếu sót Do đó, việc xây dựng một phần mềm quản lý khách hàng chuyên biệt là cần thiết để theo dõi và cập nhật tình hình khách hàng, hợp đồng và giao dịch một cách chính xác và kịp thời hơn.

Đánh giá thực trạng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty

Công ty chúng tôi, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, luôn chú trọng đến việc đầu tư vào trang thiết bị phần cứng, phần mềm và cơ sở vật chất Ban lãnh đạo cam kết cập nhật các công nghệ, kỹ thuật và trang thiết bị mới nhất để phục vụ công việc, đảm bảo theo kịp xu hướng phát triển của ngành công nghệ.

Từ kết quả thu thập được ta nhận thấy các ưu điểm trong xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty như sau:

Công ty sở hữu đầy đủ các thiết bị cần thiết như máy tính, máy in, máy chiếu, điện thoại cố định và máy fax, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu công việc.

Công ty áp dụng phần mềm tự phát triển cho hệ thống thông tin, giúp các bộ phận dễ dàng sử dụng trong công việc hàng ngày.

- Trình độ nhân viên công ty từ đại học trở lên cao, nhiều nhân viên có trình độ CNTT, kỹ thuật lập trình lành nghề

- Hệ quản trị CSDL của công ty được phân quyền người dùng, được thực hiện một cách dễ dàng và linh hoạt

Mặc dù có nhiều ưu điểm trong xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty nhưng không thể không kể tới những nhược điểm sau:

Công ty cần chú trọng đến việc bảo trì và sửa chữa định kỳ cơ sở hạ tầng cùng hệ thống mạng truyền thông, vì điều này không chỉ đảm bảo hiệu suất hoạt động mà còn tránh chi phí phát sinh lớn từ việc hỏng hóc Ngoài ra, chi phí cho nhà cung cấp dịch vụ Internet cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét để duy trì sự ổn định trong kết nối và truyền tải dữ liệu.

Nhân viên có kinh nghiệm và trình độ CNTT hiện tại chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc, trong khi nguồn nhân lực mới lại thiếu chuyên môn cần thiết để phù hợp với tính chất công việc.

Chương trình quản lý khách hàng cần xây dựng các chức năng phù hợp để tối ưu hóa công tác quản lý, phát huy khả năng chuyên môn và đảm bảo quyền lợi cho từng khách hàng Để thực hiện điều này, cần phải tìm hiểu kỹ các vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và tìm cách giải quyết chúng Đối tượng cần quản lý bao gồm thông tin về tất cả khách hàng cùng với một số thông tin liên quan đến hợp đồng và giao dịch.

- Quản lý thông tin cá nhân của một khách hàng

- Quản lý thông tin về các hợp đồng, giao dịch

- Lưu trữ các thông tin về khách hàng cho các nhân viên có nghiệp vụ phục vụ cho việc tra cứu thông tin

- Thống kê số lượng khách hàng về triển vọng để có kế hoạch thu hút, thuyết phục

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI

Đặt bài toán

Công ty TNHH Nền tảng Dữ liệu chuyên cung cấp dữ liệu thị trường cho các doanh nghiệp, và với sự gia tăng khách hàng trong giai đoạn phát triển hiện nay, công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ và tiện lợi Phần mềm quản lý khách hàng cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể để nâng cao hiệu quả hoạt động và phục vụ khách hàng tốt hơn.

- Quản trị hệ thống gồm có đăng nhập đổi mật khẩu

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng giúp lưu trữ và tổ chức dữ liệu về khách hàng cùng người liên hệ của họ Nó cho phép người dùng dễ dàng cập nhật và tìm kiếm thông tin khi cần thiết, nâng cao hiệu quả trong việc quản lý mối quan hệ với khách hàng.

- Quản lý hợp đồng: theo đối tình trạng hợp đồng, xác định được doanh thu của từng hợp đồng

Quản lý giao dịch giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng là rất quan trọng trong quá trình thuyết phục khách hàng ký hợp đồng cũng như trong việc thực hiện hợp đồng đó.

Chức năng lập báo cáo phục vụ công tác quản trị

- Chức năng tìm kiếm: tìm kiếm và hiển thị kết quả theo yêu cầu

- Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn, có khả năng mở rộng, nâng cấp

Phẩm mềm có giao diện thân thiện và sử dụng Tiếng Việt, giúp người dùng dễ dàng tương tác Các màn hình xử lý có sự tương đồng về hình thức, với các tiêu đề và thông báo rõ ràng, dễ hiểu Các chức năng được sắp xếp hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin.

Các yêu cầu đảm bảo của hệ thống:

Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Để đảm bảo tính bảo mật thông tin, mỗi người sử dụng cần có một tài khoản riêng với tên người dùng và mật khẩu, nhằm ngăn chặn truy cập trái phép Tùy thuộc vào quyền hạn mà người quản trị cấp, người dùng sẽ được phép truy cập vào các thông tin nhất định.

Hệ thống cần được thiết kế linh hoạt và thông minh để dễ dàng cho việc nâng cấp và cải tiến trong tương lai Ngoài việc cung cấp các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình còn cho phép người dùng tìm kiếm thông tin cần thiết, bao gồm thông tin cá nhân và các dữ liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch của khách hàng.

Để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống, giao diện người dùng cần được thiết kế thân thiện và dễ tương tác Việc giao tiếp hiệu quả với người sử dụng là yếu tố quyết định đến sự thành công của chương trình Do đó, hệ thống cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của người dùng.

+ Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn

+ Thuận tiện, thân mật với người sử dụng

Thông tin khách hàng cần được quản lý một cách cụ thể, rõ ràng và dễ dàng tìm kiếm Hệ thống phải đảm bảo khả năng truy cập thông tin linh hoạt, nhanh chóng và an toàn.

Phân tích và thiết kế phần mềm

Biểu đồ use case tổng quát như sau:

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ use case tổng quát

Biểu đồ use case chi tiết:

- Use case quản lý thông tin :

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ use case tổng thông tin khách hàng

Kịch bản use case quản lý thông tin khách hàng:

Bảng 3.1 Kịch bản mô tả use case quản lý thông tin khách hàng

Tên use case Use case “quan ly thong tin khach hang”

Tác nhân chính Nhan vien kinh doanh, ban giam doc

Mức 3 Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào phần mềm Điều kiện ra Cập nhật thành công thông tin khách hàng

Sự kiện chính - Nhân viên đăng nhập vào phần mềm, chọn “Danh mục” và chọn

“Quan ly thong tin khach hang”

- Phần mềm hiển thị giao diện chính

- Nhân viên nhập các thông tin, sau đó chọn nút thêm (hoặc xóa, sửa, tìm kiếm)

- Phần mềm cập nhật thông tin lưu vào CSDL

- Quá trình thao tác kết thúc

Sự kiện phụ - Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập user_name và mật khẩu

- Phần mềm thông báo lỗi nếu user_name và mật khẩu không đúng

- Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form nhân viên

- Use case quản lý hợp đồng, giao dịch:

Biểu đồ 3.3 Biểu đồ use case Quản lý hợp đồng, giao dịch

Kịch bản use case quản lý hợp đồng, giao dịch:

Bảng 3.2 Kịch bản mô tả usecase quản lí hợp đồng, giao dịch

Tên use case Use case “quản lý hợp đồng, giao dịch”

Tác nhân chính Nhân viên kinh doanh, ban giám đốc

Mức 3 Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào phần mềm Điều kiện ra Cập nhật thành công hợp đồng, giao dịch

Nhân viên đăng nhập vào phần mềm và chọn mục “Quản lý hợp đồng, giao dịch”, sau đó tiếp tục chọn “Danh mục quản lý hợp đồng” hoặc “Danh mục quản lý giao dịch” để thực hiện các thao tác cần thiết.

- Phần mềm hiển thị giao diện chính

- Nhân viên nhập các thông tin, sau đó chọn nút thêm (hoặc cập nhật, tìm kiếm, xem danh sách)

- Phần mềm cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu

- Quá trình thao tác kết thúc

Sự kiện phụ -Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập user_name và mật khẩu

- Phần mềm thông báo lỗi nếu user_name và mật khẩu không đúng

- Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form nhân viên

- Use case báo cáo thống kê

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ use case báo cáo thống kê

Kịch bản mô tả usecase báo cáo thống kê:

Bảng 3.3 Kịch bản mô tả usecase báo cáo thống kê

Tên usecase Báo cáo, thống kê thông tin cá nhân của khách hàng

Nhân viên kinh doanh, nhân viên bảo hành và ban giám đốc cần đảm bảo rằng thông tin khách hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác Điều kiện để đăng nhập thành công là bảng thông tin hợp đồng và giao dịch phải được hiển thị rõ ràng.

Sự kiện chính - Chọn form báo cáo, thống kê trên hệ thống

- Hệ thống hiển thị form báo cáo, thống kê

Nhân viên kinh doanh có thể lựa chọn chức năng báo cáo để thống kê thông tin của khách hàng, trong khi nhân viên bảo hành cũng có thể sử dụng chức năng báo cáo để thống kê thông tin liên quan đến khách hàng.

Hệ thống hiển thị báo cáo và thống kê thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng cùng với giao dịch của khách hàng, đồng thời yêu cầu nhân viên kinh doanh và nhân viên bảo hành thực hiện báo cáo và thống kê hiệu quả.

- Nhân viên kinh doanh, nhân viên bảo hành báo cáo, thống kê thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng, giao dịch của khách hàng

Sự kiện phụ Hệ thống đưa ra thông báo lỗi nếu nhập sai thông tin

- Các thuộc tính của các thực thể:

+ Nhan vien( HoTen, NgaySinh, GioiTinh, HeSoLuong, DienThoai, Email, Diachi)

+ Khach hang ( HoTen, Diachi, DienThoai, Email)

+ Lien he ( Thoigian, Noidung, Hinhthuc, Doquantrong, Dagiaiquyet)

+ Hop dong( SoHopDong, Ngaybatdau, Ngayketthuc, Mota, Songuoithamgia, Diadiem, Mucphat)

+ Giao dich ( Giaidoan, Phi, Motaphi, Phuongthucthanhtoan, Ngaythanhtoantheokehoach, Ngaythatsuthanhtoan)

+ Phi phat( SoHopDong, Giaidoan, Phiphat)

Biểu đồ 3.5 Biểu đồ lớp chi tiết

Biểu đồ trạng thái minh họa các trạng thái và sự chuyển đổi của các lớp trong hệ thống Các biểu đồ này thể hiện sự chuyển trạng thái trong từng lớp cụ thể như lớp thông tin khách hàng, lớp hợp đồng và lớp giao dịch, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý các quy trình liên quan.

Biểu đồ 3.6 Biểu đồ trạng thái lớp thông tin khách hàng

Biểu đồ 3.7 Biểu đồ trạng thái hợp đồng

Biểu đồ 3.8 Biểu đồ trạng thái giao dịch

Biểu đồ 3.9 Biểu đồ trạng thái lớp báo cáo

Các hoạt động liên quan đến quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng và giao dịch bao gồm các chức năng như thêm, sửa, xem và tìm kiếm thông tin Những hoạt động này được thể hiện qua các biểu đồ dưới đây.

Biểu đồ 3.10 Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập

Biểu đồ 3.11 Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý hợp đồng

Biểu đồ tuần tự là công cụ quan trọng để thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng và tác nhân trong hệ thống theo thứ tự thời gian Bài viết này sẽ giới thiệu các biểu đồ tuần tự mô tả mối quan hệ giữa các đối tượng và tác nhân trong phần mềm, tập trung vào các chức năng như đăng nhập, quản lý thông tin khách hàng và quản lý báo cáo, thống kê.

Biểu đồ 3.12 Biểu đồ tuần tự đăng nhập

Biểu đồ 3.13 Biểu đồ tuần tự thêm thông tin khách hàng

Biểu đồ 3.14 Biểu đồ tuần tự sửa thông tin khách hàng

Biểu đồ 3.15 Biểu đồ tuần tự xóa HSNV

Máy tính của lãnh đạo và máy tính của nhân viên được kết nối với cùng một máy chủ để phối hợp hoạt động cùng nhau

Biểu đồ 3.16 Biểu đồ triển khai

Các thành phần của “Hệ thống thông tin quản lý khách hàng” bao gồm:

- Giao diện: Giao diện cho nhân viên và ban lãnh đạo

- Chức năng: Hệ thống sẽ bao gồm các chức năng

+ Quản lý thông tin nhân viên

+ Quản lý hợp đồng, giao dịch

+ Thống kế, báo cáo

- Cơ sở dữ liệu: chứa tất cả các dữ liệu có liên quan đến các đối tượng được lưu trữ trong hệ thống

Hệ thống quản lý khách hàng này sẽ hoạt động trên nền tảng Windows và sử dụng mạng LAN, do đó, việc lựa chọn công nghệ phát triển phù hợp là VB.Net.

Thiết kế phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH nền tảng Dữ liệu

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

MaKH varchar(8) Mã khách hàng

TenKH nvarchar(50) Tên khách hàng

DienThoai varchar(20) Số điện thoại

Bảng 3.4 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu khách hàng

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

MaNV varchar(5) Mã nhân viên

TenNV nvarchar(50) Tên nhân viên

DienThoai varchar(20) Số điện thoại

HeSoLuong float Hệ số lương

Bảng 3.5 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu nhân viên

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

MaCT varchar(5) Mã chương trình

TenCT nvarchar(50) Tên chương trình

MoTaCT nvarchar(100) Mô tả chương trình

Bảng 3.6 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu chương trình

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

ID int Khóa chính của bảng

MaKH varchar(8) Mã hợp đồng

MaCT varchar(5) Mã chương trình

MaNV varchar(5) Mã nhân viên

Ngaybatdau smalldatetime Ngày bắt đầu

Ngayhethan smalldatetime Ngày kết thúc

SoNguoiThamGia int Số người tham gia

Diadiem nvarchar(100) Địa điểm tổ chức

Bảng 3.7 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu hợp đồng”

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

IdCTCT int ID bảng chi tiết chương trình

GiaiDoan tinyint Giai đoạn thanh toán

Phi int Số tiền cần thanh toán

MoTaPhi nvarchar(100) Mô tả phí

PhuongThucTT nvarchar(50) Phương thức thanh toán

NgayTTTheoKH smalldatetime Thời gian khách hàng phải thanh toán NgayThatSuTT smalldatetime Thời gian thật sự thanh toán của khách hàng

Bảng 3.8 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu kế hoạch chi trả

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

IdCTCT int ID bảng chi tiết chương trình

GiaiDoan tinyint Giai đoạn thanh toán

Bảng 3.9 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu phí phạt

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

Username Varchar(20) Tên đăng nhập

Password Varchar(35) Mật khẩu đã mã hóa

TenNguoiDung Nvarchar(30) Tên người dùng

Quyen Tinyint Quyền của người dùng

MoTaQuyen Nvarchar(50) Mô tả cho quyền

Bảng 3.10 “Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu người dùng

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích

MaLienHe Int Mã liên hệ

MaKH Varchar(8) Mã khách hàng

MaNV Varchar(5) Mã nhân viên

ThoiGian DateTime Thời gian liên hệ

NoiDung Nvarchar(max) Nội dung liên hệ

HinhThuc Nvarchar(50) Hình thức liên hệ

DoQuanTrong Tinyint Độ quan trọng

DaGiaiQuyet Bit Đã giải quyết

Bảng 3.11 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu liên hệ

3.3.2.1 Thiết kế form hệ thống

Hình 15: Menu nghi ệp vụ

Hình 16: Menu báo cáo thống kê

Hình 17: Menu quản trị hệ thống

- Một số giao diện chương trình

Hình 18: Giao di ện chính

Hình 19: Giao di ện duyệt web

Hình 20: Giao di ện cập nhật thông tin khách hàng

Hình 21: Giao di ện thống kê thanh toán cần thu

Triển khai phần mềm

3.4.1 Môi trường phát triển và môi trường triển khai

- Môi trường phát triển ứng dụng tối thiểu

+ Hệ điều hành : Microsoft Win 7 professional

+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Express 2005

+ Công cụ phân tích thiết kế : Rational Rose

- Môi trường triển khai ứng dụng

+ Hệ điều hành :Microsoft Windows

+ Cần cài đặt : Net Framework 3.5

+ Khi chạy ứng dụng cần chép và cài đặt đầy đủ các tập tin

3.4.2 Các bước cài đặt phần mềm

Bước đầu tiên nhấp chuột vào bộ cài đặt Màn hình cài đặt hiển thị ra như bên dưới Nhấn Next để tiếp tục

Hình 3.16 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 1

Giao diện mới yêu cầu bạn xác nhận sự đồng ý với các điều khoản của phần mềm Để tiếp tục cài đặt, hãy chọn “Tôi đồng ý với các điều khoản của thỏa thuận cấp phép”.

Hình 3.17 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 2

Giao diện mới hiện ra yêu cầu bạn nhập tên người dùng và tên máy tính Hãy nhập đầy đủ thông tin và nhấn Next

Hình 3.18 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 3

Giao diện tiếp theo cho phép bạn lựa chọn phương thức cài đặt Nếu chọn "tùy chỉnh" (custom), bạn có thể chọn các mục mà mình muốn cài đặt Ngược lại, nếu chọn "toàn bộ" (complete), chương trình sẽ tự động cài đặt tất cả các mục.

Hình 3.19 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 4

Giao diện cài đặt hiện ra để bắt đầu cài đặt chương trình, chọn Next

Hình 3.20 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 5

Giao diện trạng thái cài đặt thể hiện quá trình cài đặt

Hình 3.21 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 6

Sau khi cài xong, nhấn Finish để hoàn thành

Hình 3.22 Hình ảnh cài đặt phần mềm bước 7

Sử dụng chương trình bằng cách vào ô tìm kiếm trên thanh Taskbar => chọn QLKH