Mục tiêu và nhi ệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu công tác quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu.
- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý khách hàng trong công ty.
- Nghiên cứu được các lý thuyết tổng quan về phần mềm, khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng,
- Nghiên cứu được thực trạng quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu tập trung vào các vấn đề liên quan đến khách hàng, quy trình quản lý và phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu.
- Về nội dung: Phương thức quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu, phương pháp thiết kế phần mềm quản lý.
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng và xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu.
- Về thời gian: Nghiên cứu, thu thập, phân tích số liệu, quy trình quản lý khách hàng trong năm 2021.
Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp quan sát là một bước quan trọng trong việc nghiên cứu quy trình quản lý khách hàng của công ty Qua việc quan sát thực tế, chúng ta có thể rút ra những khái quát ban đầu, giúp đảm bảo tính chính xác và đơn giản cho các nghiên cứu tiếp theo Mục tiêu của phương pháp này là tạo nền tảng vững chắc cho việc triển khai nghiên cứu hiệu quả hơn.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc tìm hiểu và phân tích các văn bản, tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu thông qua Internet, sách và các bài báo Quá trình này giúp tổng hợp những thông tin quan trọng và có giá trị, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc và toàn diện về vấn đề nghiên cứu.
Phương pháp phỏng vấn là công cụ quan trọng để thu thập thông tin về môi trường, chính sách và định hướng nhằm cải thiện công tác quản lý khách hàng tại công ty Trong quá trình thực tập và làm việc, tôi đã thực hiện một số phỏng vấn trực tiếp với các nhân viên trong phòng quản lý tổng hợp, đặc biệt là những người có kinh nghiệm trong quản lý khách hàng và kế toán.
Sưu tầm sách và tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận và các lý thuyết về quản lý khách hàng, kế toán, phần mềm, cũng như phân tích và thiết kế hệ thống là rất cần thiết Việc này giúp củng cố kiến thức và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và phát triển hệ thống.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá các thông tin đã thu thập Việc xử lý dữ liệu được thực hiện thông qua phần mềm Excel.
Microsoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính trong bộ Microsoft Office, được thiết kế để ghi chép và trình bày thông tin dưới dạng bảng Phần mềm này cho phép thực hiện tính toán và tạo ra các số liệu thống kê trực quan từ dữ liệu trong bảng Việc sử dụng Excel rất đơn giản và hiệu quả.
Dựa trên kết quả khảo sát, chúng ta sẽ xác định biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống phù hợp, nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các mục tiêu đã đề ra cho đề tài.
TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ LUẬN
Những khái niệm cơ bản
1.1.1 Những khái niệm về nhân sự và quản lý khách hàng
Khách hàng là những cá nhân hoặc tổ chức mà doanh nghiệp hướng tới trong các hoạt động Marketing, đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định mua sắm Họ là đối tượng trực tiếp hưởng lợi từ các đặc tính và chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là phương pháp giúp doanh nghiệp giao tiếp và tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả, đồng thời quản lý thông tin khách hàng như tài khoản, nhu cầu và các vấn đề liên quan Mục tiêu của CRM bao gồm tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với đối tác hiện tại, khôi phục khách hàng cũ, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng Đo lường và đánh giá mối quan hệ với khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện chiến lược thành công.
Một số khái niệm khác:
Quản lý khách hàng là một hệ thống đáng tin cậy giúp cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và khách hàng Để xây dựng một chính sách quan hệ khách hàng hợp lý, doanh nghiệp cần triển khai chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng công nghệ thông tin phù hợp Quan hệ khách hàng không chỉ đơn thuần là phần mềm hay công nghệ, mà còn là một chiến lược kinh doanh toàn diện bao gồm tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng.
Tầm quan trọng của quản lý khách hàng:
Quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả là yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển của tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của khách hàng đối với toàn bộ hệ thống.
Quản lý khách hàng đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức sâu rộng về nhiều khía cạnh, nhưng vẫn cần lấy con người làm trung tâm Tất cả kỹ năng quản lý khách hàng đều hướng đến mục tiêu duy nhất là đưa ra giải pháp hợp lý dựa trên tiêu chí đặt khách hàng ở vị trí trung tâm Việc quan tâm đến nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng nhằm duy trì mối quan hệ tốt và tối đa hóa lợi nhuận trong kinh doanh.
Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc khai thác và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Trong khi máy móc, thiết bị và công nghệ có thể được mua, học hỏi và sao chép, yếu tố con người lại không thể Do đó, quản trị nhân sự đóng vai trò thiết yếu trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
CRM giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi liên quan đến khách hàng, thị trường, công nghệ lưu trữ dữ liệu và chức năng marketing.
- Sự đa dạng ngày càng tăng do những khuynh hướng nhân khẩu và hành vi
- Khách hàng eo hẹp về thời gian và không thích sản phẩm quá phức tạp
- Sự gia tăng về mong đợi của khách hàng và sự suy giảm về mức độ hài lòng của khách hàng
- Khách hàng có nhiều thông tin hơn và trao đổi thông tin lẫn nhau, hiểu biết hơn trong quyết định mua
- Khách hàng so sánh nhiều hơn giữa các nhà cung cấp, các giao dịch
- Khách hàng quan tâm các vấn đề xã hội và môi trường xung quanh
- Khách hàng thích có một quan hệ làm ăn lâu dài nhưng suy giảm về lòng trung thành
Cuộc cách mạng công nghệ đã dẫn đến một cuộc cách mạng khác do khách hàng khởi xướng, khi họ ngày càng yêu cầu cao hơn về sản phẩm và dịch vụ Doanh nghiệp nhận ra rằng họ thiếu hiểu biết về nhu cầu cá nhân của khách hàng, từ đó nỗ lực tìm hiểu sâu hơn về từng khách hàng Khách hàng mong muốn được đối xử như những cá nhân với những sở thích và nhu cầu riêng biệt, và họ chủ động truyền đạt những yêu cầu này đến doanh nghiệp Họ thương lượng về giá cả, yêu cầu thiết kế sản phẩm, mẫu mã, lắp ráp, phân phối và bảo quản theo ý muốn Người tiêu dùng khao khát được tôn trọng và doanh nghiệp cần cải thiện khả năng ghi nhớ thông tin liên quan đến khách hàng để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.
Các ứng dụng máy tính hiện nay đã tích hợp nhiều tùy chọn như "one-click", chuyển phát nhanh và đặt hàng trực tuyến, giúp các nhà cung cấp hiểu rõ hơn về nhu cầu cá nhân của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.
Những thay đổi về thị trường:
- Sự cạnh tranh khách hàng mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp
- Sự phân hóa của các thị trường
- Không tồn tại sự phân biệt dựa vào chất lượng sản phNm
Sự lạc hậu nhanh chóng của các sản phẩm hiện nay đòi hỏi hệ thống CRM phải cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng thông qua việc cung ứng các sản phẩm cá biệt hóa Đồng thời, việc định hướng chiến lược kinh doanh theo nhu cầu của khách hàng là cần thiết để duy trì và mở rộng thị phần.
Những thay đổi về công nghệ lưu trữ dữ liệu:
- Công nghệ tốt hơn, rẻ hơn và khả năng lưu trữ lớn hơn
- Sự gia tăng về nhu cầu lưu trữ dữ liệu
- Sự phổ cập của kho dữ liệu
- Sự tràn ngập các phương tiện giao tiếp với khách hàng (email, telephone, internet, kênh trực tiếp…)
Các kỹ thuật định giá hiện nay đã trở nên kém quan trọng vì sự phát triển của các chương trình khách hàng trung thành Khách hàng ngày càng có nhiều thông tin về sản phẩm và giá cả, điều này ảnh hưởng đến quyết định mua sắm của họ.
- Tác dụng của quảng cáo trên một số phương tiện giảm Khả năng nhận biết:
CRM giúp nhận diện những khách hàng trung thành và điều chỉnh sản phẩm để gia tăng sự trung thành của họ.
- Khả năng tăng giá trị khách hàng:
CRM giúp gia tăng giá trị khách hàng thông qua việc khuyến khích họ mua sắm nhiều hơn, thường xuyên hơn và với đa dạng sản phẩm Đồng thời, chi phí phục vụ và các sai sót trong quá trình phục vụ cũng được giảm thiểu Hệ thống này còn nâng cao năng suất và sự nhiệt tình của nhân viên, đồng thời tạo ra sự giới thiệu từ những khách hàng hài lòng, giảm thiểu chi phí truyền thông Doanh nghiệp thu thập được nhiều thông tin hơn và có khả năng áp dụng mức giá bán cao hơn mà khách hàng vẫn chấp nhận.
Quy trình quản lý khách hàng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ quy trình quản lý khách hàng
1.1.2 Những khái niệm cơ bản về phần mềm và xây dựng phần mềm
Phần mềm máy tính, hay còn gọi tắt là phần mềm, là tập hợp các câu lệnh và chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo trật tự nhất định Nó kết hợp với các dữ liệu liên quan để tự động thực hiện các nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết những vấn đề cụ thể.
- Theo phương thức hoạt động:
Phần mềm hệ thống là phần mềm thiết yếu để vận hành máy tính và các thiết bị điện tử khác Các ví dụ bao gồm hệ điều hành máy tính như Windows, Linux, và Unix, cùng với các trình điều khiển (driver), phần sụn (firmware), và BIOS Ngoài ra, còn có hệ điều hành di động như iOS và Android, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều khiển các thiết bị di động.
+ Phần mềm ứng dụng : Các phần mềm văn phòng (Microsoft Office,
OpenOffice), trò chơi điện tử (game), các công cụ & tiện ích khác,.v.v
Một số cơ sở lý luận
1.2.1 Phân tích và thiết kế hướng đối tượng (Object Oriented Analysis and Design: OOAD)
Trong quy trình phát triển phần mềm, các giai đoạn bao gồm thu thập và phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, phát triển, kiểm thử, triển khai và bảo trì Giai đoạn phân tích và thiết kế là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất, giúp hiểu rõ yêu cầu, xác định giải pháp và mô tả chi tiết cách thức thực hiện Giai đoạn này trả lời hai câu hỏi quan trọng: phần mềm này làm cái gì và làm nó như thế nào.
Phân tích và thiết kế phần mềm có nhiều phương pháp, trong đó một cách hiệu quả là xem xét các đối tượng trong hệ thống và sự tương tác giữa chúng Việc mô tả đầy đủ các đối tượng và mối quan hệ của chúng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hệ thống và thực hiện việc cài đặt một cách hiệu quả Phương pháp này được gọi là Phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD).
Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp hướng đối tượng:
- Trừu tượng hóa (abstraction) :
+ Các thực thể phần mềm được mô hình hóa dưới dạng các đối tượng.
Các đối tượng được trừu tượng hóa ở mức độ cao hơn dựa trên thuộc tính và phương thức mô tả, từ đó hình thành các lớp.
Các lớp được trừu tượng hóa ở mức cao hơn để tạo thành một sơ đồ các lớp kế thừa lẫn nhau Trong phương pháp hướng đối tượng, có thể tồn tại những lớp không có đối tượng tương ứng, được gọi là lớp trừu tượng.
Nguyên tắc cơ bản trong việc xây dựng các khái niệm theo hướng đối tượng là thực hiện sự trừu tượng hóa ở nhiều mức độ khác nhau.
Tính bao đóng (encapsulation) là khả năng che giấu các chi tiết hiện thực của đối tượng, ngăn chặn bên ngoài truy cập và nhìn thấy, từ đó tạo ra sự độc lập cao giữa các đối tượng.
Để quản lý và bảo vệ các thuộc tính dữ liệu, nếu cần cho phép truy cập vào một thuộc tính, chúng ta nên tạo ra hai phương thức get và set tương ứng Điều này giúp giám sát việc truy cập và ẩn đi các chi tiết thực thi bên trong, đảm bảo tính bảo mật cho thuộc tính private.
- Che dấu chi tiết hiện thực các phương thức.
- Che dấu các hàm và sự hiện thực của chúng.
- Tính module hóa (modularity): các bài toán sẽ được phân chia thành những vấn đề nhỏ hơn, đơn giản và quản lý được.
Tính phân cấp trong một hệ thống hướng đối tượng được thể hiện qua cấu trúc phân chia theo các mức độ trừu tượng từ cao đến thấp.
1.2.2 Vài nét khái quát về ngôn ngữ mô hình hóa UML
Khái niệm về UML (Unified Modelling Language)
UML (Unified Modeling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát được sử dụng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho phần mềm hướng đối tượng Nó giúp các nhà phát triển nắm bắt rõ ràng các khía cạnh của phần mềm cần xây dựng và đưa ra quyết định chính xác UML bao gồm một tập hợp các khái niệm, ký hiệu, biểu đồ và hướng dẫn, hỗ trợ quá trình phát triển phần mềm hiệu quả hơn.
OOAD yêu cầu các bản vẽ để mô tả hệ thống thiết kế, trong khi UML là ngôn ngữ dùng để diễn đạt các bản vẽ đó Do đó, việc phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng thường đi đôi với việc sử dụng UML để thể hiện các thiết kế.
Mô hình này tích hợp tất cả các hệ thống, không chỉ giới hạn ở phần mềm, và áp dụng một cách thống nhất các khái niệm hướng đối tượng.
Bài viết cho phép đặc tả và hỗ trợ việc mô tả trực quan mối quan hệ giữa các thực thể cơ bản trong hệ thống Nó cũng mô tả đầy đủ mọi trạng thái hoạt động của hệ thống đối tượng, nghĩa là cho phép thể hiện cả mô hình tĩnh và mô hình động một cách rõ ràng và trực quan.
Tận dụng khả năng sử dụng lại và kế thừa ở quy mô lớn giúp xây dựng các hệ thống phức tạp và nhạy cảm, bao gồm hệ thống động, hệ thống thời gian thực và hệ thống nhúng thời gian thực.
- Tạo ra những ngôn ngữ mô hình hóa sử dụng được cho cả người lẫn máy tính. Một số khái niệm cơ bản trong UML:
Mô hình là một biểu diễn của sự vật hoặc một tập hợp các sự vật trong một lĩnh vực cụ thể, nhằm nắm bắt những khía cạnh quan trọng và bỏ qua những khía cạnh không cần thiết Nó được thể hiện thông qua một tập ký hiệu và quy tắc nhất định, giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.
+ Ở một mức độ trừu tượng hóa nào đó.
+ Theo một quan điểm (hay một góc nhìn) nào đó.
Mô hình hóa là một hệ thống sử dụng các hình thức diễn tả như văn bản, bảng biểu hoặc đồ thị để nhận thức và diễn tả thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.
Tổng quan về tình hình nghiên cứu
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Phần mềm quản lý khách hàng đã tồn tại từ lâu trên thế giới và được áp dụng rộng rãi Tuy nhiên, tại Việt Nam, phần mềm này chỉ trở nên phổ biến trong khoảng hơn chục năm qua, đặc biệt cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin Hiện nay, phần mềm quản lý khách hàng đã trở thành công cụ thiết yếu cho hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
Trên thực tế, có nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu liên quan đến hệ thống thông tin quản lý khách hàng mà sinh viên lựa chọn để làm khóa luận Bên cạnh đó, các ứng dụng thực tiễn cũng đã được triển khai, tạo ra nhiều cơ hội nghiên cứu thú vị Dưới đây là một số tài liệu mà tôi đã có dịp tham khảo.
Giáo trình “Quản trị quan hệ khách hàng” do T NXB Thống Kê phát hành, mang đến nội dung cô đọng, dễ hiểu và hấp dẫn Tài liệu nghiên cứu toàn diện về quản trị quan hệ khách hàng (CRM), bao gồm chiến lược, các chỉ số marketing, tổ chức và cách sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng Qua việc kết hợp lý thuyết và thực hành, môn học giúp sinh viên giải đáp các câu hỏi quan trọng như: CRM là gì? CRM mang lại lợi ích gì và cách thức đạt được chúng ra sao? Làm thế nào để thực hiện chiến lược CRM hiệu quả trong tổ chức?
Giáo trình “Quản trị quan hệ khách hàng” do nhiều Thạc sĩ và PGS.TS Trương Đình Chiến biên soạn, cung cấp kiến thức cơ bản về bản chất và các công việc chủ yếu trong quản trị quan hệ khách hàng Nội dung giáo trình bao gồm hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng, quy trình lựa chọn chiến lược quản trị quan hệ khách hàng, cùng với các tác nghiệp cụ thể trong lĩnh vực này Đặc biệt, giáo trình kết hợp lý thuyết hiện đại với các tình huống thực tế, giúp người học áp dụng kiến thức vào thực tiễn Chủ đề "Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần" cũng được đề cập trong giáo trình.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Ngọc Tuân, lớp K45S3, ngành Hệ thống Thông tin tại Đại học Thương mại, đã trình bày tổng quan về quản lý khách hàng Đề tài này khảo sát bài toán thực tế và tiến hành phân tích hệ thống, đồng thời cài đặt phần mềm để hỗ trợ quản lý hiệu quả.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Trên thế giới, nhiều công trình nghiên cứu về các đề tài được đánh giá cao và áp dụng rộng rãi đã được thực hiện.
Choi Sang Long, Raha Khalifa Nezhad, Wan Kamruzzaman Wan Ismail và Siti Zaleha Abd Rasid (2013) đã nghiên cứu tác động của các yếu tố CRM đến sự thỏa mãn và lòng trung thành của khách hàng, được công bố bởi Canadian Center of Science and Education Nghiên cứu này chỉ ra các yếu tố then chốt của CRM và phân tích mối quan hệ giữa CRM, sự thỏa mãn của khách hàng và lòng trung thành của họ.
& Shathi Venkatesh, 2011 CRM Implementation in Indian Telecom Industry
This article evaluates the implementation of Customer Relationship Management (CRM) within India's telecommunications industry, highlighting the benefits of CRM and detailing the research methodology employed It discusses the analytical process and the outcomes of CRM implementation, ultimately assessing the effectiveness of mobile service providers in India The findings provide insights into the overall performance of telecommunications companies in relation to mobile services, emphasizing the significance of effective CRM strategies in enhancing customer satisfaction and business efficiency.
Nghiên cứu về quản lý khách hàng và phát triển phần mềm quản lý khách hàng rất đa dạng và phong phú, cung cấp tài liệu quý giá cho nghiên cứu của tôi Tuy nhiên, hiện tại chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp về việc xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu Do đó, tôi đã quyết định chọn đề tài này cho luận văn tốt nghiệp của mình.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ
Tổng quan về Công ty TNHH Nền tảng Dữ liệu
2.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp
Thông tin chung về công ty:
● Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU
● Tên giao dịch: DATA PLATFORM COMPANY LIMITED ( DATA
● Địa chỉ: Tầng 2, số 41 Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
● Đại diện pháp luật: Hà Thanh Tùng.
● Website: https://www.datanee.com/
Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU, được thành lập vào ngày 25/09/2018, là một công ty công nghệ với tầm nhìn và sứ mệnh rõ ràng.
Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU đã nhanh chóng khẳng định vị trí của mình trong việc xây dựng nền tảng công nghệ dữ liệu và hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử Tính đến tháng 8/2021, công ty đã đồng hành cùng hàng chục doanh nghiệp lớn, nhỏ và hàng nghìn chủ hộ kinh doanh nhỏ lẻ trên hành trình phát triển Hiện nay, công ty là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực này.
Công ty TNHH NỀN TẢNG DỮ LIỆU hoạt động trong lĩnh vực Phần mềm, Dịch vụ Thông tin và Quảng Cáo, luôn duy trì tốc độ tăng trưởng cao và ổn định Được khách hàng tin tưởng nhờ vào các chính sách và cam kết dịch vụ, công ty không ngừng cập nhật nền tảng và công nghệ mới, giúp khách hàng nắm bắt xu hướng và phương thức hoạt động hiệu quả trong thời kỳ 4.0 Để khẳng định sự thành công, công ty đã mở rộng quy mô hoạt động thông qua các công ty con, tạo ra một hệ sinh thái nội dung tuyệt vời cho khách hàng trong kỷ nguyên công nghệ hiện đại.
1.1.2 Tầm nhìn, giá trị cốt lõi và triết lý kinh doanh.
- Tầm nhìn của công ty trong tương lai bao gồm :
Xây dựng Công ty Nền Tảng Dữ Liệu trở thành công ty dữ liệu và tìm kiếm thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam, sử dụng Big Data để giúp người tiêu dùng và người bán hàng thông minh hơn trong quá trình giao dịch trên sàn thương mại điện tử.
Công ty NỀN TẢNG DỮ LIỆU không chỉ tập trung vào việc mang lại giá trị hữu ích cho người tiêu dùng, mà còn nỗ lực xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, giúp từng cá nhân phát triển và học hỏi.
Giá trị cốt lõi của công ty là phát triển và định hướng rõ ràng, kỷ luật trong từng bước và khâu làm việc, nhằm mang đến những giá trị tốt nhất cho khách hàng NỀN TẢNG DỮ LIỆU luôn kiên định theo đuổi những giá trị này.
+ Đưa tới Dữ liệu thật, giá trị thật cho người dùng và khách hành.
+ Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp.
+ Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể.
Khách hàng là nền tảng và trụ cột phát triển của doanh nghiệp, tập trung vào việc tôn vinh các yếu tố nhân bản nhằm hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững Mọi chính sách và dịch vụ của công ty đều cần tích hợp các giá trị cơ bản, tạo nên hình ảnh một doanh nghiệp trong thời đại 4.0, với các tiêu chí tiên phong về công nghệ, tối ưu hóa và đạt tiêu chuẩn cao.
2.1.2 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức công ty theo bộ phận được thiết lập và điều chỉnh dựa trên thực tế công việc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và phù hợp với tình hình kinh doanh Hệ thống này tạo điều kiện cho việc trao đổi và hỗ trợ thông tin nội bộ, đồng thời phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, giúp thực hiện hiệu quả các công việc chuyên môn cũng như nâng cao dịch vụ khách hàng.
Các phòng ban chức năng:
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Ông Hà Thanh Tùng là giám đốc và đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành.
Phó giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực công tác phân công và hỗ trợ Giám đốc trong quản lý, điều hành thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty như đã nêu trong sơ đồ.
Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện các kế hoạch đó, đồng thời thiết lập và giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng và nhà phân phối Phòng cũng thực hiện hoạt động bán hàng để mang lại doanh thu cho doanh nghiệp, phối hợp với các bộ phận tài chính kế toán và hành chính nhân sự nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Phòng Tài chính-Kế toán có nhiệm vụ giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức thông tin kế toán tài chính và phân tích hoạt động kinh tế Phòng thực hiện các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước và hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong công ty tuân thủ đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và quản lý kinh tế tài chính.
Phòng Hành chính - Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và hỗ trợ giám đốc công ty, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, cũng như thực hiện các chế độ chính sách theo quy định của pháp luật và quy chế công ty Phòng cũng có trách nhiệm kiểm tra và đôn đốc các bộ phận thực hiện nghiêm túc nội quy và quy chế của công ty, đồng thời làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin liên quan đến giám đốc công ty.
Phòng Công nghệ chuyên thiết kế, xây dựng và quản trị website cùng các chương trình máy tính (phần mềm) Đội ngũ kỹ sư sử dụng các ngôn ngữ lập trình để tạo ra website mới, sửa lỗi và nâng cấp phần mềm, nhằm nâng cao hiệu quả công việc Ngoài ra, phòng cũng đảm nhận việc lắp đặt và bảo trì các thiết bị điện.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Số lượng nhân viên và trình độ:
Cơ cấu lao động của công ty chủ yếu tập trung vào hai bộ phận chính là kinh doanh và công nghệ, với tỷ lệ lao động tại bộ phận văn phòng kinh doanh chiếm khoảng 60% đến 65% Bộ phận kỹ thuật chiếm khoảng 25%, trong khi đó, các bộ phận khác chỉ chiếm gần 10% Sự phân bổ lao động này phù hợp với lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử, giúp công ty phát triển đúng hướng theo chiến lược đã đề ra bởi ban lãnh đạo.
Tổng số nhân viên của Công ty hiện tại bao gồm : 25 người
- Phòng Kinh doanh : 15 người
- Phòng Kỹ thuật : 5 người
- Phòng Tài chính - Kế toán : 1 người
- Phòng Nhân sự : 2 người
Thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng của công ty
2.2.1 Cơ sở hạ tầng CNTT
Cơ sở hạ tầng của công ty là các cơ sở vật chất, trang thiết bị của Công ty đang sử dụng.
- Tổng số máy tính để bàn: 15 chiếc.
- Tổng số máy tính xách tay: mọi nhân viên tối thiểu 1 chiếc.
- Tổng số máy in: 3 chiếc.
- Tổng số máy chiếu: 1 chiếc.
- Tổng số điện thoại để bàn: 15 chiếc.
- Phần mềm văn phòng:
+ Bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi chiếc máy tính văn phòng
+ Phần mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey
+ Các trình duyệt web: Chrome, Firefox, Cốc Cốc
+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: Winrar, 7-Zip
- Phần mềm thiết kế website,CSDL:
PyCharm là phần mềm chuyên nghiệp được các kỹ sư thiết kế website ưa chuộng nhờ vào những tính năng hữu ích Phần mềm này hỗ trợ việc xây dựng các mẫu website với cấu trúc khoa học và hệ thống liên kết hợp lý, giúp tối ưu hóa quá trình phát triển.
IntelliJ là một trong những công cụ hỗ trợ lập trình viết mã code tốt nhất hiện nay, trong khi NetBeans chủ yếu phục vụ cho các lập trình viên phát triển Java Ngoài ra, NetBeans còn hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình khác như Python, Ruby, JavaScript, Groovy, C/C++, và PHP, cùng với các framework cho website.
Sử dụng phần mềm kế toán MISA phù hợp với mô hình công ty giúp dễ dàng hợp nhất các báo cáo tài chính, quản lý và theo dõi thông tin tài chính một cách nhanh chóng và chính xác.
2.2.1.3 CSDL và quản trị CSDL:
2.2.1.3.2 Hệ quản trị CSDL, cách thức quản trị CSDL:
CSDL về quản lý lương, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng được lưu trữ trong các phần mềm tại các bộ phận của công ty.
Hạ tầng phần cứng, phần mềm của công ty đáp ứng được nhu cầu quản lý CSDL của công ty.
Để đảm bảo việc lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu hiệu quả, công ty cần lựa chọn các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có dung lượng lớn và khả năng hỗ trợ đa dạng, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của các phòng ban khác nhau.
2.2.2 Thực trạng về tình hình quản lý nhân viên của công ty
Công ty TNHH Nền tảng dữ liệu đã hoạt động hơn 3 năm và đang gia tăng số lượng nhân viên theo sự phát triển của mình Tuy nhiên, công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý nhân viên một cách hiệu quả Hiện tại, các công việc liên quan đến quản lý nhân sự, quản lý nhân viên và lương vẫn đang được thực hiện trên các phần mềm nội bộ của công ty.
2.2.3 Thực trạng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty
2.2.3.1 Các bộ phận liên quan đến việc quản lý khách hàng bao gồm : ã Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tỡm kiếm khỏch hàng, xỏc định yêu cõ̀u của khách hàng , chăm sóc khách hàng và ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng. ã Phòng cụng nghệ có nhiệm vụ quản lý hệ thụ́ng, truyờ̀n xuṍt dữ liệu mà khỏch hàng cần Xây dựng và phát triển yêu cầu của khách hàng. ã Phòng kế toỏn có nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh làm ăn, chi phớ, doanh thu của công ty, lên hợp đồng cho khách hàng,
2.2.3.2 Quy trình quản lý khách hàng tại công ty TNHH Nền tảng dữ liệu
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chăm sóc khách hàng Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm, họ sẽ làm việc với phòng kinh doanh để nêu rõ yêu cầu phần mềm Sau khi ký kết hợp đồng, yêu cầu sẽ được chuyển đến phòng lập trình để xây dựng chương trình theo yêu cầu Chương trình hoàn thành sẽ được chuyển đến phòng triển khai, nơi thực hiện cài đặt và hướng dẫn sử dụng Tiếp theo, phòng hỗ trợ và bảo hành sẽ hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng và xử lý sự cố Đồng thời, phòng kế toán theo dõi thông tin hợp đồng để lập báo cáo về tình hình thu chi của công ty.
Kết luận: Công ty đã áp dụng phần mềm vào quản lý khách hàng, nhưng vẫn chưa đạt được tính chuyên môn hóa và còn nhiều khía cạnh chưa đầy đủ Việc phát triển một phần mềm quản lý khách hàng chuyên biệt là cần thiết để theo dõi và cập nhật tình hình khách hàng, các hợp đồng và giao dịch một cách chính xác và kịp thời hơn.
Đánh giá thực trạng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty
Công ty chúng tôi, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, đặc biệt chú trọng đến việc đầu tư vào trang thiết bị phần cứng, phần mềm và cơ sở vật chất Ban lãnh đạo cam kết cập nhật các công nghệ, kỹ thuật và trang thiết bị mới nhất để phục vụ cho công việc, đảm bảo đáp ứng kịp thời xu hướng phát triển công nghệ.
Từ kết quả thu thập được ta nhận thấy các ưu điểm trong xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty như sau:
Công ty được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại như máy tính, máy in, máy chiếu, điện thoại cố định và máy fax, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu công việc.
Công ty tận dụng phần mềm sản xuất của chính mình để áp dụng vào hệ thống thông tin, giúp các bộ phận trong công ty thực hiện công việc một cách dễ dàng và hiệu quả.
- Trình độ nhân viên công ty từ đại học trở lên cao, nhiều nhân viên có trình độ
- Hệ quản trị CSDL của công ty được phân quyền người dùng, được thực hiện một cách dễ dàng và linh hoạt.
Mặc dù có nhiều ưu điểm trong xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty nhưng không thể không kể tới những nhược điểm sau:
Công ty cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và hệ thống mạng truyền thông, bao gồm chi phí bảo trì và sửa chữa định kỳ cho các thiết bị máy móc Ngoài ra, chi phí cho dịch vụ Internet cũng là một yếu tố quan trọng, thường xuyên cao, ảnh hưởng đến ngân sách hoạt động của công ty.
Nhân viên có kinh nghiệm và trình độ CNTT đáp ứng tốt yêu cầu công việc, trong khi nguồn nhân lực mới thường thiếu kỹ năng chuyên môn cần thiết.
Chương trình quản lý khách hàng cần xây dựng các chức năng phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, nhằm phát huy tối đa khả năng chuyên môn và đảm bảo quyền lợi cho từng khách hàng Để thực hiện điều này, cần tìm hiểu kỹ các vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và tìm kiếm giải pháp cho những vấn đề đó Đối tượng cần quản lý bao gồm thông tin về tất cả các khách hàng cùng với một số thông tin liên quan đến hợp đồng và giao dịch.
- Quản lý thông tin cá nhân của một khách hàng
- Quản lý thông tin về các hợp đồng, giao dịch
- Lưu trữ các thông tin về khách hàng cho các nhân viên có nghiệp vụ phục vụ cho việc tra cứu thông tin
- Thống kê số lượng khách hàng về triển vọng để có kế hoạch thu hút, thuyết phục
