Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn tại khách sạn Minh Châu

BÀI TẬP LỚNMÔN KỸ NGHỆ PHẦN MỀMĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀMQUẢN LÝ KHÁCH SẠN CHO KHÁCH SẠN HIRU TOWERMỤC LỤC1. Giới thiệu về nơi triển khai đề tài...........................................................................................11.1 Thông tin chung ................................................................................................................11.2 Tình hình nhân sự .............................................................................................................11.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin..........................................................................12. Tổng quan về đề tài ................................................................................................................22.1 Lý do lựa chọn đề tài ........................................................................................................22.2 Phạm vi, quy mô đề tài .....................................................................................................22.3 Phương pháp nghiên cứu ..................................................................................................32.4 Lợi ích của đề tài...............................................................................................................43. Kết quả thực hiện....................................................................................................................43.1 Xác định và phân tích yêu cầu ..........................................................................................43.2 Kết quả mô hình hóa.........................................................................................................7Sơ đồ chức năng BFD .........................................................................................................7Sơ đồ mức ngữ cảnh CD .....................................................................................................7Sơ đồ DFD mức 0: ..............................................................................................................8DFD mức 1..........................................................................................................................83.3 Thiết kế: ..........................................................................................................................123.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu...............................................................................................123.3.2 Thiết kế giải thuật.....................................................................................................17Giải thuật đăng nhập .......................................................................................................17Giải thuật thêm mới dữ liệu ............................................................................................18Giải thuật sửa dữ liệu ......................................................................................................19Form đăng nhập .........................................................................................................20Main Form .................................................................................................................21Form Quản lý khách hàng..........................................................................................23Form Quản lý dịch vụ ................................................................................................24Form Quản lý nhân viên ............................................................................................24Form Thuê phòng.......................................................................................................25Form Trả phòng..........................................................................................................263.3.4 Báo cáo.....................................................................................................................263.4 Triển khai........................................................................................................................31iiDANH MỤC HÌNH ẢNHHình 3. 1 Sơ đồ chức năng BFD Quản lý khách sạn..................................................................7Hình 3. 2 Sơ đồ ngữ cảnh CD.....................................................................................................7Hình 3. 3 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống quản lý khách sạn....................................................8Hình 3. 4 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý phòng............................................................................8Hình 3. 5 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý thuê phòng....................................................................9Hình 3. 6 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý thông tin khách hàng ....................................................9Hình 3. 7 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý nhân viên ....................................................................10Hình 3. 8 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý dịch vụ........................................................................10Hình 3. 9 Sơ đồ DFD mức 1 Lập báo cáo..............................................................................10Hình 3. 10 Sơ đồ IFD Quy trình đặt phòng............................................................................11Hình 3. 11 Sơ đồ thực thể quan hệ (ERD)................................................................................12Hình 3. 12 Giải thuật đăng nhập...............................................................................................18Hình 3. 13 Giải thuật thêm mới dữ liệu....................................................................................19Hình 3. 14 Giải thuật sửa dữ liệu..............................................................................................20Hình 3. 15 Giao diện Form đăng nhập .....................................................................................21Hình 3. 16 Giao diện màn chính của hệ thống .........................................................................21Hình 3. 17 Giao diện form Quản lý người dùng.......................................................................22Hình 3. 18 Giao diện form Quản lý khách hàng.......................................................................23Hình 3. 19 Giao diện form Quản lý phòng...............................................................................23Hình 3. 20 Giao diện form Quản lý nhân viên .........................................................................24Hình 3. 21 Giao diện form Quản lý thuê phòng .......................................................................25Hình 3. 22 Giao diện form Sử dụng dịch vụ ............................................................................25Hình 3. 23 Giao diện form Trả phòng ......................................................................................26Hình 3. 24 Hóa đơn thanh toán.................................................................................................27Hình 3. 25 Báo cáo doanh thu theo ca làm việc của nhân viên ................................................28Hình 3. 26 Báo cáo doanh thu theo tháng.................................................................................29Hình 3. 27 Báo cáo doanh thu theo năm...................................................................................30Hình 3. 28 Báo cáo tình trạng tiện ích theo phòng ...................................................................31DANH MỤC BẢNGBảng 1. 1 Chức năng của các bộ phận trong khách sạn .............................................................1Bảng 2. 1 Đề cương phỏng vấn ..................................................................................................31. Giới thiệu về nơi triển khai đề tài1.1 Thông tin chungKhách sạn Hiru Tower có địa chỉ số 24C Phạm Văn Đồng, Thành phố Nha Trang,Khánh Hòa. Khách sạn với vị trí khá thuận lợi gần biển và có nhiều tiềm năng phát triểnđược khai trương vào năm 2020.Khách sạn kinh doanh với quy mô nhỏ bao gồm 20 phòng đầy đủ nội thất cần thiết trongđó:Phòng vip:+Gồm 5 phòng trong đó 2 phòng đôi và 3 phòng đơn.+Phòng có diện tích lớn, cửa sổ lớn có ban công, view đẹp hướng thẳng ra biển trên tầngcao, sofa, phòng tắm có bồn tắm đơnđôi, tivi, điều hòa, trang thiết bị cao cấp và cácdịch vụ ưu đãi đi kèm với phòng vip.Phòng thường:+Gồm 15 phòng, trong đó 5 phòng đôi và 10 phòng đơn+Phòng có diện tích nhỏ hơn, có cửa sổ, điều hòa, tivi, phòng tắm có vòi sen và một sốdịch vụ khác.1.2 Tình hình nhân sựKhách sạn Hiru Tower bao gồm 4 bộ phận được quản lý bởi chủ khách sạn là anh TrầnĐức Huy với tổng số nhân sự là 20. Chức năng từng bộ phận được mô tả ở bảng dướiđây:Cấp lãnh đạo,quản lýBộ phận lễ tân Bộ phận buồngphòngBộ phận ẩmthựcBộ phận kỹ thuật,bảo vệĐưa ra địnhhướng phát triểnkhách sạn.Chào đónkhách, giaotiếp, tạo mốiquan hệ vớikhách hàng,nhà cung cấpvà đối tác.Phụ trách đảmnhiệm vệ sinhsạch sẽ cácphòng trongkhách sạn đúngtiêu chuẩn.Cung cấp cácdịch vụ đồ ănthức uống chokhách hàngTheo dõi, quản lývà bảo trì các thiếtbị trong kháchsạn. Đồng thờithực hiện trang trísân khấu, chuẩnbị âm thanh chosự kiện trongkhách sạn.Bảng 1. 1 Chức năng của các bộ phận trong khách sạn1.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tinKhi khách sạn mới mở, anh Huy chủ yếu sử dụng công cụ Excel cùng phươngpháp thủ công trong việc quản lý khách sạn của mình. Tuy nhiên, khi đi vào vận hànhmột thời gian khách sạn trở nên đông khách hàng, dẫn đến một số khó khăn trong công2tác quản lý như khó nắm bắt được doanh thu thực tế của khách sạn, không nắm bắt đượctình trạng phòng, dễ bị lộ thông tin khách hàng, khó khăn khi lập các báo cáo...2. Tổng quan về đề tài2.1 Lý do lựa chọn đề tàiChúng ta đang sống trong thế kỷ 21 kỷ nguyên của công nghệ thông tin, vai tròcủa công nghệ thông tin và kiến thức trở thành yếu tố quyết định sự thành công của mỗingành hay mỗi quốc gia. Nó tác động tích cực đến hầu hết tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội, làm thay đổi lối sống, lối làm việc và tư duy của con người. Công nghệ thông tinkhông tự tạo ra sự thay đổi trong xã hội, nhưng chúng được coi là các phương tiện tạothuận lợi cho việc hình thành tri thức trong các xã hội đổi mới.Hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển với tốc độ rất mạnh mẽ và được ápdụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác quản lý. Nó giúp chongành quản lý ngày càng trở nên hiệu quả, đơn giản, thuận tiện hơn, giảm thiểu tối đathời gian và công sức để hoàn thành công việc.Trong bối cảnh đó, các ngành kinh tế ở Việt Nam đã thu được những thành côngđáng kể, chất lượng cuộc sống con người đang không ngừng được nâng cao. Chính vìthế mà “ngành công nghiệp không khói” du lịch, dịch vụ ngày càng được chú trọng vàphát triển. Kéo theo đó là những điều kiện vô cùng thuận lợi cho ngành kinh doanhkhách sạn để phát triển nhằm thu hút khách trong và ngoài nước.Để tồn tại và phát triển trong thị trường này, các doanh nghiệp khách sạn cầnthiết phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Và một biệnpháp đem lại sự thành công không ít cho khách sạn chính là “tin học hóa” công tác quảnlý. Tuy nhiên, công tác tin học hóa khâu quản lý ở khách sạn Hiru Tower của anh TrầnĐức Huy vẫn còn nhiều hạn chế khi chưa có một phần mềm được thiết kế riêng cho việcquản lý.Chính vì những lý do trên, nhóm em đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích, thiết kếvà xây dựng phần mềm quản lý khách sạn tại khách sạn Hiru Tower”.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ BÀI TẬP LỚN MÔN KỸ NGHỆ PHẦN MỀM ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN CHO KHÁCH SẠN HIRU TOWER Sinh viên thực hiện: Trần Đức Trường -11185333 Hồng Minh Ngọc -11183636 Ngơ Lương Ngọc Mai -11183220 Dương Bảo Ngọc -11193761 Đỗ Thúy Nga -11193615 Nguyễn Trần Bảo Trâm -11195175 Vũ Thị Ngọc Ánh -11190650 Lục Thị Kim Ánh -11193478 Nguyễn Trọng Trường -11195528 Hà Nội, 4/2021 MỤC LỤC Giới thiệu nơi triển khai đề tài 1.1 Thông tin chung 1.2 Tình hình nhân 1.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin Tổng quan đề tài 2.1 Lý lựa chọn đề tài 2.2 Phạm vi, quy mô đề tài 2.3 Phương pháp nghiên cứu 2.4 Lợi ích đề tài Kết thực 3.1 Xác định phân tích yêu cầu 3.2 Kết mô hình hóa Sơ đồ chức BFD Sơ đồ mức ngữ cảnh CD Sơ đồ DFD mức 0: DFD mức 3.3 Thiết kế: 12 3.3.1 Thiết kế sở dữ liệu 12 3.3.2 Thiết kế giải thuật 17 *Giải thuật đăng nhập 17 *Giải thuật thêm dữ liệu 18 *Giải thuật sửa dữ liệu 19 Form đăng nhập 20 Main Form 21 Form Quản lý khách hàng 23 Form Quản lý dịch vụ 24 Form Quản lý nhân viên 24 Form Thuê phòng 25 Form Trả phòng 26 3.3.4 Báo cáo 26 3.4 Triển khai 31 i DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Sơ đờ chức BFD Quản lý khách sạn Hình Sơ đờ ngữ cảnh CD Hình 3 Sơ đồ DFD mức hệ thống quản lý khách sạn Hình Sơ đồ DFD mức - Quản lý phòng Hình Sơ đờ DFD mức - Quản lý thuê phòng Hình Sơ đờ DFD mức - Quản lý thông tin khách hàng Hình Sơ đờ DFD mức - Quản lý nhân viên 10 Hình Sơ đồ DFD mức - Quản lý dịch vụ 10 Hình Sơ đờ DFD mức - Lập báo cáo 10 Hình 10 Sơ đờ IFD - Quy trình đặt phòng 11 Hình 11 Sơ đờ thực thể quan hệ (ERD) 12 Hình 12 Giải thuật đăng nhập 18 Hình 13 Giải thuật thêm dữ liệu 19 Hình 14 Giải thuật sửa dữ liệu 20 Hình 15 Giao diện Form đăng nhập 21 Hình 16 Giao diện màn chính hệ thống 21 Hình 17 Giao diện form Quản lý người dùng 22 Hình 18 Giao diện form Quản lý khách hàng 23 Hình 19 Giao diện form Quản lý phòng 23 Hình 20 Giao diện form Quản lý nhân viên 24 Hình 21 Giao diện form Quản lý thuê phòng 25 Hình 22 Giao diện form Sử dụng dịch vụ 25 Hình 23 Giao diện form Trả phòng 26 Hình 24 Hóa đơn tốn 27 Hình 25 Báo cáo doanh thu theo ca làm việc nhân viên 28 Hình 26 Báo cáo doanh thu theo tháng 29 Hình 27 Báo cáo doanh thu theo năm 30 Hình 28 Báo cáo tình trạng tiện ích theo phòng 31 DANH MỤC BẢNG Bảng 1 Chức phận khách sạn Bảng Đề cương vấn ii Giới thiệu nơi triển khai đề tài 1.1 Thông tin chung Khách sạn Hiru Tower có địa sớ 24C Phạm Văn Đờng, Thành phớ Nha Trang, Khánh Hịa Khách sạn với vị trí thuận lợi gần biển và có nhiều tiềm phát triển khai trương vào năm 2020 Khách sạn kinh doanh với quy mô nhỏ bao gồm 20 phòng đầy đủ nội thất cần thiết đó: -Phịng vip: +Gờm phòng phòng đơi và phòng đơn +Phòng có diện tích lớn, cửa sổ lớn có ban cơng, view đẹp hướng thẳng biển tầng cao, sofa, phòng tắm có bờn tắm đơn/đôi, tivi, điều hòa, trang thiết bị cao cấp và dịch vụ ưu đãi kèm với phòng vip -Phòng thường: +Gờm 15 phòng, phòng đơi và 10 phòng đơn +Phòng có diện tích nhỏ hơn, có cửa sổ, điều hòa, tivi, phòng tắm có vòi sen và sớ dịch vụ khác 1.2 Tình hình nhân Khách sạn Hiru Tower bao gờm phận quản lý chủ khách sạn là anh Trần Đức Huy với tổng số nhân là 20 Chức phận mô tả bảng đây: Cấp lãnh đạo, quản lý Bộ phận lễ tân Đưa định Chào đón hướng phát triển khách, giao khách sạn tiếp, tạo mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác Bộ phận b̀ng phịng Bộ phận ẩm thực Bộ phận kỹ thuật, bảo vệ Phụ trách đảm nhiệm vệ sinh phòng khách sạn tiêu chuẩn Cung cấp dịch vụ đồ ăn thức uống cho khách hàng Theo dõi, quản lý và bảo trì thiết bị khách sạn Đồng thời thực trang trí sân khấu, chuẩn bị âm cho kiện khách sạn Bảng 1 Chức phận khách sạn 1.3 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thông tin Khi khách sạn mở, anh Huy chủ yếu sử dụng công cụ Excel cùng phương pháp thủ công việc quản lý khách sạn mình Tuy nhiên, vào vận hành thời gian khách sạn trở nên đông khách hàng, dẫn đến số khó khăn cơng tác quản lý khó nắm bắt doanh thu thực tế khách sạn, không nắm bắt tình trạng phòng, dễ bị lộ thơng tin khách hàng, khó khăn lập báo cáo Tổng quan đề tài 2.1 Lý lựa chọn đề tài Chúng ta sống kỷ 21 - kỷ nguyên công nghệ thông tin, vai trò công nghệ thông tin và kiến thức trở thành yếu tố định thành công ngành hay q́c gia Nó tác động tích cực đến hầu hết tất lĩnh vực kinh tế xã hội, làm thay đổi lối sống, lối làm việc và tư người Công nghệ thông tin không tự tạo thay đổi xã hội, chúng coi là phương tiện tạo thuận lợi cho việc hình thành tri thức xã hội đổi Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển với tốc độ mạnh mẽ và áp dụng rộng rãi tất lĩnh vực, đặc biệt là công tác quản lý Nó giúp cho ngành quản lý ngày càng trở nên hiệu quả, đơn giản, thuận tiện hơn, giảm thiểu tối đa thời gian và công sức để hoàn thành công việc Trong bới cảnh đó, ngành kinh tế Việt Nam thu những thành công đáng kể, chất lượng sống người không ngừng nâng cao Chính vì mà “ngành công nghiệp không khói” - du lịch, dịch vụ ngày càng trọng và phát triển Kéo theo là những điều kiện vô cùng thuận lợi cho ngành kinh doanh khách sạn để phát triển nhằm thu hút khách và ngoài nước Để tồn và phát triển thị trường này, doanh nghiệp khách sạn cần thiết phải có biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu kinh doanh Và biện pháp đem lại thành công không ít cho khách sạn chính là “tin học hóa” cơng tác quản lý Tuy nhiên, cơng tác tin học hóa khâu quản lý khách sạn Hiru Tower anh Trần Đức Huy còn nhiều hạn chế chưa có phần mềm thiết kế riêng cho việc quản lý Chính vì những lý trên, nhóm em định chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý khách sạn khách sạn Hiru Tower” 2.2 Phạm vi, quy mô đề tài - Phạm vi: Phạm vi nghiên cứu đề tài bao gồm phạm vi không gian và phạm vi thời gian Phạm trù không gian là trình quản lý khách sạn môi trường và phạm vi khách sạn Hiru Tower Phạm trù thời gian từ 05/2021 đến 06/2021 đề tài hoàn thành và tiếp tục trình bảo trì và phát triển chức nâng cấp giai đoạn - Quy mô: Đề tài thực công việc nghiên cứu và đưa giải pháp quản lý khách sạn Hiru Tower nhằm tối giản thời gian và công sức người dùng ći tới ưu hóa lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh khách sạn 2.3 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin: Nhóm thực đề tài sử dụng phương pháp vấn để thu thập thông tin khái quát khách sạn, quy trình đặt, trả phòng và nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng khách sạn với đề cương chi tiết sau: -Người vấn: Trần Đức Huy -Người vấn: Ngô Lương Ngọc Mai -Hình thức vấn: vấn online qua phần mềm Microsoft Teams -Thời gian: từ 9h00 đến 10h10’, ngày 31/05/2021 -Mục tiêu: thu thập thông tin chung khách sạn, hiểu rõ quy trình kinh doanh khách sạn -Phương tiện ghi chép: sổ ghi chép, máy ghi âm, camera Lịch trình Thời gian (phút) Số câu hỏi Giới thiệu Sơ lược buổi vấn Thu thập thông tin chung khách sạn Phỏng vấn thực trạng quản lý 10 Demo cách thức quản lý Excel 15 Trao đổi những mong muốn đối với phần mềm quản lý khách sạn 10 Bảng Đề cương vấn Phương pháp tiếp cận hệ thống: phân tích yêu cầu khách sạn với phần mềm, xác định trình giúp cho phần mềm chủ khách sạn chấp nhận đưa vào sử dụng và giữ trình này tầm kiểm soát cách xác định biện pháp ngăn ngừa không phù hợp phần mềm quản lý khách sạn với người dùng cuối và loại bỏ nguyên nhân gây chúng Đồng thời, thiết lập và áp dụng trình để cải tiến liên tục hệ thống phần mềm chất lượng, linh họa đáp ứng biến động môi trường và tránh lỗi thời thời đại 4.0 Phương pháp mơ hình hóa: Sau thu thập dữ liệu, nhóm thực đề tài sử dụng sơ đồ chức kinh doanh (BFD), sơ đồ ngữ cảnh (CD), sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đờ l̀ng dữ liệu (DFD) để mơ hình hóa hệ thống Phân tích từ tổng quan đến chi tiết, phân rã chức biểu đồ phân cấp chức và mức biểu đồ luồng dữ liệu DFD theo kiểu Top- Down 2.4 Lợi ích đề tài ➢ Người quản lý: cho phép người quản lý nắm bắt rõ ràng và toàn diện tình hình hoạt động kinh doanh khách sạn tiến độ thực công việc nhân viên; đồng thời, kịp giải những vấn đề phát sinh xảy khách sạn ➢ Người sử dụng: dễ dàng sử dụng, tránh những sai sót khách hàng đặt phòng, dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng và phân loại khách hàng để có những dịch vụ chăm sóc khách hàng khác ➢ Khách hàng: thời gian đặt phòng rút ngắn, dễ dàng toán và đặt phòng trực tuyến công tác hoặc du lịch xa, thông tin cụ thể, chi tiết, phục vụ nhanh chóng và tiện lợi Kết thực 3.1 Xác định phân tích u cầu ➢ Mơ tả bài tốn Khi khách sạn mở, anh Huy chủ yếu sử dụng công cụ Excel cùng phương pháp thủ công việc quản lý khách sạn mình Tuy nhiên, vào vận hành thời gian khách sạn trở nên đông khách hàng, dẫn đến sớ khó khăn cơng tác quản lý khó nắm bắt doanh thu thực tế khách sạn, không nắm bắt tình trạng phòng, dễ bị lộ thơng tin khách hàng, khó khăn lập báo cáo ➢ Đặc tả yêu cầu: - Khách hàng đến khách sạn hoặc liên hệ với khách sạn để yêu cầu đặt phòng - Bộ phận lễ tân truy cập hệ thống kiểm tra số lượng phòng trống phù hợp với nhu cầu khách hàng - Bộ phận xác nhận yêu cầu đặt phòng khách hàng và tiến hành tạo phiếu thuê phòng hệ thống cho khách - Nhân viên lấy thông tin khách (yêu cầu giữ CMND hoặc hộ chiếu) và điền thông tin vào phiếu thuê - Khách hàng nhận thông tin phòng, thẻ phòng và gửi lại CMND hoặc hộ chiếu để hoàn tất việc đăng kí phòng - Trong trình ở, khách sử dụng dịch vụ mà khách sạn cung cấp thì nhân viên xác nhận và cập nhật vào phiếu thuê phòng khách - Khi khách yêu cầu trả phòng, nhân viên tiến hành xuất hóa đơn gồm tiền phòng cùng dịch vụ mà khách hàng sử dụng và thu tiền khách hàng - Kết thúc ca làm việc nhân viên tiến hành lập báo cáo cho chủ khách sạn - Chủ khách sạn nhận báo cáo nhân viên, xem kiểm kê hệ thớng lên giám đớc, phòng kế tốn để nắm bắt tình hình khách sạn và kịp thời giải vấn đề có ➢ Nghiệp vụ quản lý thuê phòng Quản lý thuê phòng là những công việc chính và quan trọng công tác quản lý khách sạn Quản lý thuê phòng bao gồm công việc kiểm tra tình trạng phòng, giữ phòng cho khách đặt trước, đặt phòng cho khách, ghi lại những dịch vụ khách hàng sử dụng Do khách sạn vào hoạt động chưa có phần mềm quản lý khách sạn, sử dụng Excel để quản lý nên dễ phát sinh số vấn đề như: -Khi khách hàng đặt phòng trước qua điện thoại hay website khách sạn, nhân viên tiến hành ghi lại thông tin đặt phòng khách file đặt phòng Điều này dễ gây tình trạng phòng có người đặt trước nhân viên khơng nắm bắt tiếp tục đặt cho người khác phòng Khi khách hàng sử dụng dịch vụ khách sạn, nhân viên khó khăn việc tìm kiếm, dễ bị điền nhầm vào thông tin khách hàng khác Mặt khác, khách hàng yêu cầu toán, việc tính tốn hóa đơn thời gian và dễ gây nhầm lẫn nhân viên sử dụng phương pháp tính toán thủ cơng, doanh thu sau tính tốn phải nhập lại không tự động lưu hệ thống Ngoài ra, sử dụng excel để quản lý thuê phòng, khách sạn có khả bị dữ liệu Excel không tự động lưu ➢ Nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng Khi sử dụng Excel công tác quản lý khách sạn dễ dàng xảy gian lận tính bảo mật không cao, nhân viên dễ dàng sửa hoặc hóa thơng tin khách hàng Điều dẫn đến việc dữ liệu khách, gây thất thoát doanh thu cho khách sạn Mặt khác, khách sạn không lưu trữ thông tin cách khoa học để dễ dàng việc phân tích, phân loại khách hàng Do đó, khó khăn việc trích xuất dữ liệu cần thiết để phân tích và đưa những chiến lược chăm sóc cho khách hàng cách toàn diện ➢ Quản lý phòng Quản lý phòng bao gồm hai công việc chính là quản lý tiện nghi phòng và quản lý tình trạng phòng Hàng ngày, sau khách hàng trả phòng, phận buồng phòng tiến hành kiểm tra để xem tiện nghi phòng có bị thiếu hay hỏng gì không để báo cho phận lễ tân tiến hành khâu check out cho khách Định kì hàng tuần, phận buồng phòng tiến hành kiểm tra chất lượng tiện nghi phòng để lên danh sách những tiện nghi cần sửa chữa, bổ sung ➢ Quản lý nhân viên Quản lý nhân viên nhằm lưu trữ và kiểm sốt thơng tin nhân viên khách sạn Khi có nhân viên tuyển, khách sạn sử dụng file excel nhân viên để lưu trữ thông tin Cũng giống trường hợp kể trên, quản lý nhân viên dễ bị thông tin trình lưu trữ ➢ Lập báo cáo Việc lập báo là những chức quan trọng quản lý khách sạn nhằm giúp chủ khách sạn nắm tình hình kinh doanh khách sạn và đưa những định hay chiến lược phát triển cho khách sạn Tuy nhiên, quản lý, lưu trữ thông tin Excel nên gây số khó khăn sau: o File lưu riêng lẻ, cần làm báo cáo tổng hợp cuối năm thì bất tiện vì cần phải rà soát lại từ đầu Điển hình thực Báo cáo tài chính, kế tốn cần phải chuẩn bị nhiều sớ liệu, kiểm tra lại nhiều chứng từ sổ sách o Khó khăn việc liên kết dữ liệu và trích xuất thông tin cần thiết o Tổng hợp số liệu excel cần dùng nhiều câu lệnh phức tạp và dễ nhầm o Khi báo cáo gặp phải những sai sót thì nhân viên nhiều thời gian việc rà soát và tìm kiếm lỗi sai để điều chỉnh Vì dùng excel làm báo cáo thường liên kết giữa nhiều sheet nhiều bảng khác nhau, điều này nảy sinh rủi ro sai sót dữ liệu làm ảnh hưởng đến kết báo cáo và phần khác mà thời gian để tra lỗi Đặc biệt là đới với khách sạn có nhiều giao dịch và quản lý nhiều dịch vụ ngày thì thời gian khắc phục là lớn, không đảm bảo có báo cáo chính xác và kịp thời o Cần thời gian để tạo lập và chỉnh sửa mẫu báo cáo và đưa số liệu vào cách thủ công phần mềm quản lý dễ dàng tạo báo cáo nhấn nút lệnh mà không cần nhập gì thêm o Những báo cáo phức tạp đòi hỏi nhân viên/quản lý phải có kỹ và thủ thuật excel nâng cao mà nhân viên/quản lý nào đáp ứng yêu cầu Các thao tác để lập báo cáo thống kê, lọc, phép toán dùng hàm, người lập báo cáo không sử dụng thành thạo hàm thì công việc làm báo cáo khó khăn 3.2 Kết mơ hình hóa Sơ đờ chức BFD Hình Sơ đờ chức BFD Quản lý khách sạn Sơ đờ mức ngữ cảnh CD Hình Sơ đờ ngữ cảnh CD Hình 12 Giải thuật đăng nhập *Giải thuật thêm dữ liệu Giải thuật thêm sử dụng trường hợp: Thêm phiếu thuê, thêm nhân viên, thêm dịch vụ, thêm tiện nghi, thêm phòng Giải thuật này không bao gồm thêm khách hàng, vì thêm phiếu thuê, khách hàng tự động thêm Để thực thêm mới, người sử dụng vào danh mục mình cần thêm mới, chọn biểu tượng thêm mới, nhập thông tin để thêm dữ liệu vào hệ thớng 18 Hình 13 Giải thuật thêm dữ liệu *Giải thuật sửa dữ liệu Giải thuật sửa dữ liệu sử dụng muốn sửa những thông tin sai lưu hệ thớng trước đó, thơng tin bao gờm thông tin khách hàng, phiếu thuê, nhân viên, phòng, tiện nghi, dịch vụ, tiện ích Để sửa dữ liệu, người sử dụng truy cập vào form chứa dữ liệu muốn sửa, chọn biểu tượng sửa và nhập thông tin thay và lưu lại Hệ thống cập nhật và hiển thị thông báo cho người sử dụng 19 Hình 14 Giải thuật sửa dữ liệu 3.3.3 Thiết kế form • Form đăng nhập Để đăng nhập vào phần mềm, người sử dụng phải điền đầy đủ thông tin bao gồm tên người dùng và mật rồi nhấn nút “Đăng nhập” Nếu đăng nhập chính xác thì phần mềm báo “Đăng nhập thành công” và mở Main Form Nếu đăng nhập sai thì 20 phần mềm báo “Tài khoản hoặc mật khơng Bạn có ḿn đăng nhập lại không?” Quá lần đăng nhập sai thì người dùng bị out khỏi chương trình và khơng phép đăng nhập nữa Hình 15 Giao diện Form đăng nhập • Main Form Hình 16 Giao diện chính hệ thống 21 Sau đăng nhập thành công, hệ thống mở giao diện màn hình chính Màn hình chính gồm mục chính sau: - Hệ thống: Quản lý người dùng, Đăng xuất - Danh mục từ điển: Quản lý khách hàng, Quản lý phòng, Quản lý dịch vụ, Quản lý nhân viên - Quản lý thuê phòng: Thuê phòng, Sử dụng dịch vụ, Trả phòng - Báo cáo: Báo cáo doanh thu theo ca làm việc, Báo cáo doanh thu theo tháng/ năm, Báo cáo tình trạng tiện ích phòng - Tìm kiếm: Tìm kiếm khách hàng, Tìm kiếm phiếu thuê - Trợ giúp: Tài liệu hướng dẫn, liên hệ Ngoài mục chính, màn hình chính còn gồm: Tác vụ chính - Các tác vụ sử dụng nhiều, Lịch - Để nhân viên tiện theo dõi, Thông tin người đăng nhập ➢ Form Quản lý người dùng Hình 17 Giao diện form Quản lý người dùng Chức năng: Cấp tài khoản và phân quyền người sử dụng hệ thống Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn 22 • Form Quản lý khách hàng Hình 18 Giao diện form Quản lý khách hàng Chức năng: Cập nhật danh mục khách hàng: Sửa thông tin khách hàng, Tìm kiếm khách hàng Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn ➢ Form Quản lý phòng Hình 19 Giao diện form Quản lý phòng Chức năng: Tìm kiếm phòng, Phân loại phòng, Quản lý tiện nghi 23 Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn, nhân viên • Form Quản lý dịch vụ Hình 3.3.3.6 Giao diện form Quản lý dịch vụ Chức năng: Cập nhật danh mục dịch vụ: Thêm, sửa, xóa, cập nhật; Tìm kiếm dịch vụ Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn, nhân viên • Form Quản lý nhân viên Hình 20 Giao diện form Quản lý nhân viên 24 Chức năng: Cập nhật danh mục nhân viên: Thêm, sửa, xóa, cập nhật; Tìm kiếm nhân viên Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn • Form Th phịng Hình 21 Giao diện form Quản lý thuê phòng Chức năng: Lập phiếu thuê, Cập nhật phiếu thuê: Thêm, sửa, xóa, Tìm kiếm phiếu thuê ➢ Form Sử dụng dịch vụ Hình 22 Giao diện form Sử dụng dịch vụ 25 Chức năng: Cập nhật: Thêm, sửa, xóa Đới tượng sử dụng: Quản lý khách sạn, Nhân viên Form Trả phòng Hình 23 Giao diện form Trả phịng Chức năng: Trả phòng và tốn Đới tượng sử dụng: Quản lý khách sạn, Nhân viên 3.3.4 Báo cáo ➢ Hóa đơn thuê phòng: Khi khách yêu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân tiến hành tạo hóa đơn dựa thông tin từ phiếu thuê phòng khách ➢ Báo cáo doanh thu theo ca làm việc Được nhân viên lập sau kết thúc ca làm việc Mục đích báo cáo doanh thu theo ca để bàn giao tiền sau ca làm việc giữa nhân viên ➢ Báo cáo doanh thu theo tháng/ năm Được nhân viên lập định kì theo tháng/năm theo yêu cầu quản lý Mục đích báo cáo theo tháng/năm để quản lý nắm tình hình hoạt động khách sạn ➢ Báo tình trạng tiện ích phòng 26 Được nhân viên lập có yêu cầu từ quản lý Mục đích báo cáo tiện ích theo phòng nhằm kiểm soát tình hình sở vật chất phòng khách sạn để có phương án xử lý Hình 24 Hóa đơn tốn 27 Hình 25 Báo cáo doanh thu theo ca làm việc nhân viên 28 Hình 26 Báo cáo doanh thu theo tháng 29 Hình 27 Báo cáo doanh thu theo năm 30 Hình 28 Báo cáo tình trạng tiện ích theo phịng 3.4 Triển khai ❖ Mục đích: Hỗ trợ người sử dụng tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin phục vụ cho loại mục đích công việc ❖ Nội dung đào tạo: Cách sử dụng phần mềm; kiến thức nghiệp vụ sử dụng phần mềm nào Đồng thời, cung cấp kiến thức cho người học máy tính thiết bị để sử dụng phần mềm ❖ Phương thức đào tạo: qua buổi học trực tuyến, tài liệu cứng, tài liệu mềm kèm với phần mềm ❖ Yêu cầu môi trường hoạt động phần mềm: - Môi trường phần cứng tối thiu: ã Chipset: Intelđ H370 Chipset ã B nh 4GB 2666MHz DDR4 Memory • Ổ cứng: 1TB HDD - Mơi trường phần mềm: Máy tính chạy hệ điều hành Win8,10 31 KẾT LUẬN Kết đạt Thông qua trình nghiên cứu, tìm hiểu, nhóm thực đề tài bước đầu xây dựng thành công phần mềm quản lý khách sạn cho khách sạn Hiru Tower Phần mềm đáp ứng yêu cầu đề giao diện phần mềm, yêu cầu chức năng, giải vấn đề mà khách sạn Hiru Tower gặp phải trình quản lý Cụ thể, phần mềm khách sạn cho phép người sử dụng lưu trữ thông tin khách hàng, nhân viên, hóa đơn,…một khoa học; hỗ trợ chủ khách sạn khâu quản lý, điều hành và định Bên cạnh đó, thơng qua việc thực đề tài, nhóm sinh viên nắm bước để xây dựng phần mềm, cách xác định và phân tích u cầu, cách mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ thiết kế phần mềm Hướng phát triển đề tài Do giới hạn thời gian, nhóm sinh viên dừng lại việc phân tích, thiết kế mà chưa vào lập trình chức cho phần mềm Vì vậy, tương lai nhóm tiếp tục hồn thiện khâu lập trình phần mềm và đưa vào hoạt động khách sạn Hiru Tower Bên cạnh đó, sớ chức dừng lại việc cập nhật và lưu trữ hệ thớng quản lý nhân viên Nhóm sinh viên tiếp tục nghiên cứu tích hợp chức tính lương vào hệ thống, hỗ trợ chủ khách sạn khâu quản lý nhân 32 ... DFD mức - Quản lý phịng Hình Sơ đờ DFD mức - Quản lý th phịng Hình Sơ đờ DFD mức - Quản lý thông tin khách hàng Hình Sơ đờ DFD mức - Quản lý nhân viên Hình Sơ đờ DFD mức - Quản lý dịch vụ... dụng: Quản lý khách sạn 22 • Form Quản lý khách hàng Hình 18 Giao diện form Quản lý khách hàng Chức năng: Cập nhật danh mục khách hàng: Sửa thông tin khách hàng, Tìm kiếm khách hàng Đối... quan trọng quản lý khách sạn nhằm giúp chủ khách sạn nắm tình hình kinh doanh khách sạn và đưa những định hay chiến lược phát triển cho khách sạn Tuy nhiên, quản lý, lưu trữ thông tin Excel