Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long.pdf

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

Mục Lục

Phần Mở Đầu 3

Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long 4

I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long 4

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 4

2.Chức năng hoạt động của công ty 4

3.Sơ đồ tổ chức của công ty 4

4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty 5

II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu 7

1.Lý do lựa chọn đề tài 7

2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 7

Chương II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình 8

I.Tổng quan về phương pháp luận cơ bản 8

1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức 8

2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 9

3Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 9

3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 9

3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin 9

4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 10

5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin 12

II.Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình 13

1.Các phương pháp thu thập thông tin 13

2.Các công cụ mô hình hóa 13

2.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 13

2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 14

III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý 16

1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu 16

2.Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu 17

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra 17

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa 18

3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access 19

Chương III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long 21

I.Phân tích hệ thống 21

1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ 21

2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 22

3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 24

4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống 24

4.1.Sơ đồ ngữ cảnh 24

4.2.Sơ đồ DFD mức 0 26

4.3.Sơ đồ DFD mức 1 27

II.Thiết kế cơ sở dữ liệu 29

1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra 29

2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access 35

3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể 39

4.Thiết kế giải thuật của chương trình 40

Kết Luận 44

Danh mục các tài liệu tham khảo 45

Phần Mở Đầu

Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thông tin Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mọi mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông tin Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước

Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình

Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu được nhu cầu của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý

Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như lữ hành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thương mại Trong xu thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty Vì vậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chất lượng ,hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả Do

đó em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán

bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long”

Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Thư đã tận tình chỉ bảo hướng dẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án này

Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long

I Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long 1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần Hạ Long là một trong những công ty có tuổi đời rất trẻ Tiền thân là một chi nhánh của công ty than Uông Bí tại Hà Nội

Tháng 7/1996 công ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộc công ty Than Uông Bí

Tháng 5/1999 khách sạn được đổi tên thành “Khách sạn Thanh lịch Hạ Long” trực thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có nhiều khởi sắc thì đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long được đổi tên thành “Công ty cổ phần Hạ Long “trực thuộc công ty du lịch và thương mại Than Việt Nam

Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại được chuyển về thuộc quyền quản lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày 23/2/2004 của chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam

Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theo kịp với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong muốn ,nhu cầu của công ty và của du khách

Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một khách sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lượng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và 22 nam Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùng với cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại Như vậy ,công ty đã đạt được những thành tựu không nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công như trên đã tạo cho công ty một bước đi vững chắc trong thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ

2.Chức năng hoạt động của công ty

Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than Uông Bí nhưng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động chính là kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tượng khách với mức giá phù hợp.Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách sạn ,công ty cũng hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp

thiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thương mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống

3.Sơ đồ tổ chức của công ty

4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phòng ban trong công ty

a.Phòng tổ chức _hành chính:

Chức năng:

Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành và thực hiện trong lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành chính

Nhiệm vụ:

Tổ chức bộ máy của công ty

Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công việc Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên

Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm Soát

Giám Đốc Công Ty Phó Giám Đốc Công Ty

môn cho các cán bộ nhân viên Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào tạo

Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lương ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao động ,an toàn vệ sinh lao động

Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động Tổ chức thực hiện công tác quản trị ,hành chính

Tổ chức quản lý ,hướng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt hoạt động về tài chính kế toán ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong công ty đảm bảo theo đúng chế độ,chính sách phù hợp với công ty

Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng mặt tài chính

c.Phòng Kinh doanh thương mại:

Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm ,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ

Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong tương lai là ai và nhu cầu của họ

Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình

Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ thể chương trình ,yêu cầu của đoàn khách

Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký kết hợp đồng

e.Phòng Kinh doanh khách sạn:

Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận khác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảo dưỡng

Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụ khách sạn Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dự tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác marketing,cung cấp thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách

II Tổng quan về đề tài nghiên cứu: 1.Lý do lựa chọn đề tài:

Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợi nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhưng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng Phải quản lý sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để họ có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty

Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm kiếm, tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai thì việc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài này

2 ý nghĩa của đề tài nghiên cứu :

Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của mình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý, nắm rõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng Word, Excel sẽ không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm lẫn Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài của mình

Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ khó khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn Nếu có được phần mềm này đi vào hoạt động ta có thể giảm bớt được một lượng giấy tờ trong công ty và các phòng ban có thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình Khi có quyết định về nhân sự như từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh được những sai sót trong quá trình làm việc

Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình

I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản: 1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:

Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau

- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin

thông tin

Sơ đồ phản ánh của thông tin

-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi

-Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin có hiệu quả trong một tổ chức Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:

Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền , phần cứng), các chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người

-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập và xử lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau

2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:

Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau: _Thu thập

_Lưu trữ _Xử lý -Phân Phối

3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống thông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức

Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin : 1.Những vấn đề về quản lý

2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý 3.Sự thay đổi của công nghệ

4.Thay đổi sách lược chính trị

3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một

hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic,mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển một hệ thống thông tin :

Nguyên tắc 1:Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3:Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai đoạn Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2.Làm rõ yêu cầu

1.3.Đánh giá khả năng thực thi

1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây:

2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2.Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4.Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5.Đánh giá lại tính khả thi

2.6.Thay đổi đề xuất của dự án

2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn trước Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được chấp nhận vào (các Inputs).Mô hình lôgíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lôgíc bao gồm các công đoạn sau:

3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2.Thiết kế xử lý

3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc 3.5.Hợp thức hóa mô hình lôgíc

Giai đoan 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này.Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lôgíc Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:

4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học 4.2.Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3.Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn Thiết kế vật lý ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp

đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa Những công đoạn chính của quá trình thiết kế vật lý ngoài :

5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa 5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:

6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2.Thiết kế vật lý trong

6.3.Lập trình

6.4.Thử nghiệm hệ thống

6.5.Chuẩn bị các tài liệu hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này gồm các công đoạn:

7.1.Lập kế hoạch cài đặt 7.2.Chuyển đổi

7.3.Khai thác và bảo trì 7.4.Đánh giá

5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp

Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lượng mà phần mềm cần đạt được Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông tin

1.Các phương pháp thu thập thông tin

Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trước hết chúng ta phải thu thập thông tin về hệ thống đó Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp các phương pháp thu thập thông tin sau:

a.Phỏng vấn

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin Đó là cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghi trong văn bản tổ chức Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội dung khái quát về hệ thống mà khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài liệu

Phỏng vấn được thực hiện qua các bước - Chuẩn bị phỏng vấn

-Tiến hành phỏng vấn

b.Nghiên cứu tài liệu

Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

c.Sử dụng phiếu điều tra

Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

d.Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu

hoặc qua phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không sắp xếp, do ai quản lý

2.Các công cụ mô hình hóa

Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ mô hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hình hóa thường được sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu

2.1 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động

Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: -Xử lý

Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn -Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hóa -Dòng thông tin

-Điều khiển

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ

luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): được biểu diễn bằng hình chữ nhật, được đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống hay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:

+Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần của hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu

+Những người hay nhóm người có tương tác với hệ thống +Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống Nguồn hoặc đích

-Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệ thống.Được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng của dòng dữ liệu, trên mũi tên là tên của dòng dữ liệu

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối Được biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện khái quát công việc mà nó thực hiện

-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ Kho dữ liệu được dùng để lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu

Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu

Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi trong sổ sách, trong các phích bằng cứng, hộc Catalog thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác

Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu HQTCSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân

Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:

- Thực thể (Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác

- Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính (attribute) Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.VD: thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán

- Bảng (Table) như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh sách cán bộ ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể

-Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể

-Mỗi bảng có những cột (column) Mỗi cột còn được gọi là một trường (field) Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó

-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan đến nhau

-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (Database System)

2 Các phương pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:

Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Bước1.Xác định các thông tin đầu ra

Bước 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh được gọi là các thuộc tính Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu như HS_Lương

Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác như thực lĩnh

Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra *Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý

-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc

*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới

-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

Theo phương pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm

Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu diễn các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng

VD: nhân viên, phòng ban

Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm liên kết được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các

1@1 Liên kết loại Một – Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A

1 N

N@M Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

N M

Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một thời gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều

giữa các thực thể người ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều

1 N 1 N

3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm

Microsoft Office do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được dùng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới, phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay các phiên bản khác nhau của Access đã lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1, 2.0 rồi đến Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiên bản Access XP

Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB hoặc *.MDE), trên file dữ liệu cũng được tổ chức thành các bảng có quan hệ với nhau, ta có thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu lệnh SQL.Các báo cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều khiển

Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay Visual FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle Từ trước đến nay ở Việt Nam nói đến quản lý cơ sở dữ liệu là người ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase Dùng FoxPro trong quản lý hầu như ta có thể yên tâm vì FoxPro có thể làm được mọi việc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access ta có thể thấy rằng phần mềm này thể hiện nhiều đặc tính ưu việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tính đơn giản và hiệu quả Access có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về quản trị cơ sở dữ liệu nhưng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho người lập trình và cho người sử dụng Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ trong Access Nó là một hệ thống có tính hướng đối tượng và có thể dùng trên hệ thống mạng để chia sẻ với nhiều người dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều công ty đã nối mạng để mở rộng phạm vi và môi trường kinh doanh của mình Access dễ dàng quản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quản lý dữ liệu hàng ngày

Trên đây là những ưu điểm của Microsoft Access so với các phần mềm khác Chắc rằng trong thời gian sắp tới người tiêu dùng ở Việt Nam sẽ khám

phá ra những ưu điểm này và sử dụng Microsoft Access một cách rộng rãi và phổ biến hơn

ChươngIII Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

I Phân Tích Hệ Thống

1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mô tả như sau:

Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự

Danh mục chức vụ Danh sách nhân viên Danh mục dân tộc theo đơn vị Lý lịch cá nhân Báo cáo tổng hợp lương

Danh mục trình độ VH Báo cáo tổng hợp Danh mục phòng ban trình độ văn hóa Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tượng mà chương trình cần quản lý Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục các phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin được nêu trong

hồ sơ cán bộ như mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình ngoài ra còn có các thông tin về bản thân như tình trạng sức khỏe, hôn nhân, trình độ chính trị

Đầu ra của hệ thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan và doanh nghiệp Thông thường đầu ra được thể hiện dưới các dạng báo cáo đặc trưng theo một số tiêu chí nhất định Báo cáo về danh sách cán bộ được coi là báo cáo quan trọng nhất, bắt buộc phải có Ngoài ra còn có các báo cáo về lương, quá trình làm việc, kỉ luật, khen thưởng

Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữ các thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác

Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động Vì vậy hệ chương trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lưu giữ các dữ liệu liên quan đến nhân sự trong công ty.Chương trình cho phép cập nhật, sửa chữa, hủy bỏ các thông tin , hay đưa ra được các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đáp ứng được yêu cầu quản lý.Giúp cho người sử dụng tiết kiệm được công sức, thời gian trong việc quản lý nhân sự

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ

thống thông tin dưới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự ,các xử lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ công nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những người cần các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định