Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

Mục Lục Phần Mở Đầu............................................ .................................................. .......3 Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long...................................4 I.Tổng quan về cô

Mục Lục

Phần Mở Đầu 3

Chơng I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long 4

I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long 4

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 4

2.Chức năng hoạt động của công ty 4

3.Sơ đồ tổ chức của công ty 4

4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty 5

II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu 7

1.Lý do lựa chọn đề tài 7

2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 7

Chơng II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phơng Pháp Luận Cơ Bản ĐểPhân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình 8

I.Tổng quan về phơng pháp luận cơ bản 8

1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức 8

2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 9

3Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin 9

3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 9

3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin 9

4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 10

5.Tiêu chuẩn chất lợng của một hệ thống thông tin 12

II.Các phơng pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chơng trình 13

1.Các phơng pháp thu thập thông tin 13

2.Các công cụ mô hình hóa 13

2.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 13

2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 14

III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý 16

1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu 16

2.Các phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu 17

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra 17

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa 18

3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access 19

Chơng III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long 21

I.Phân tích hệ thống 21

1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ 21

2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 22

3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 24

4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống 24

4.1.Sơ đồ ngữ cảnh 24

4.2.Sơ đồ DFD mức 0 26

4.3.Sơ đồ DFD mức 1 27

II.Thiết kế cơ sở dữ liệu 29

1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra 29

2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access 35

3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể 39

4.Thiết kế giải thuật của chơng trình 40

Kết Luận 44

Danh mục các tài liệu tham khảo 45

Phần Mở Đầu

Thế giới đang bớc vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biếnđổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộccách mạng thông tin Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lênmọi mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội ứng dụng tin học vào lĩnhvực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,gópphần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và pháttriển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy đợc vaitrò của công nghệ thông tin Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu củakhách hàng hiện tại mà còn nâng cao đợc năng lực sản xuất ,giúp cho các doanhnghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trờng trong và ngoài nớc

Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệthống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp Nó giúp chodoanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.

Từ những đặc trng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu đợc nhu cầucủa công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý

Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnhvực khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nh lữhành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinhdoanh thơng mại Trong xu thế thị trờng kinh doanh du lịch và dịch vụ ngàycàng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty Vìvậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chấtlợng ,hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả Do đó em

lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại

Công ty cổ phần Hạ Long là một trong những công ty có tuổi đời rấttrẻ Tiền thân là một chi nhánh của công ty than Uông Bí tại Hà Nội.

Tháng 7/1996 công ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộccông ty Than Uông Bí

Tháng 5/1999 khách sạn đợc đổi tên thành “Khách sạn Thanh lịch HạLong” trực thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động cónhiều khởi sắc thì đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long đợc đổi tênthành “Công ty cổ phần Hạ Long “trực thuộc công ty du lịch và thơng mại ThanViệt Nam.

Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại đợc chuyển về thuộc quyềnquản lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày23/2/2004 của chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam.

Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theokịp với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mongmuốn ,nhu cầu của công ty và của du khách

Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là mộtkhách sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lợng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và22 nam Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùngvới cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại Nh vậy ,công ty đã đạt đợc những thành tựukhông nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công nh trên đã tạocho công ty một bớc đi vững chắc trong thị trờng kinh doanh du lịch và dịch vụ.

2.Chức năng hoạt động của công ty

Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty thanUông Bí nhng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt độngchính là kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tợng khách với mức giá phùhợp.Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh kháchsạn ,công ty cũng hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấpthiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinhdoanh thơng mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống

Tổ chức bộ máy của công ty.

Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí côngviệc Xác định nhu cầu về số lợng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyênmôn cho các cán bộ nhân viên Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đàotạo.

Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lơng ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ laođộng ,an toàn vệ sinh lao động

Đại Hội Cổ Đông

Hội Đồng Quản TrịBan Kiểm Soát

Giám Đốc Công TyPhó Giám Đốc Công Ty

Phòng Tổ Chức Hành Chính

Phòng Kế Toán Tài Chính

Phòng Th ơng Mại

Phòng Kinh Doanh Khách SạnPhòng

Du Lịch Lữ Hành

Đội Xe Vận Tải

Đại Hội Cổ Đông

Thực hiện các biện pháp khuyến khích ngời lao động Tổ chức thực hiện công tác quản trị ,hành chính.

Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lợngmặt tài chính.

c.Phòng Kinh doanh thơng mại:

Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sảnphẩm ,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.

Nghiên cứu thị trờng ,đối tợng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong ơng lai là ai và nhu cầu của họ.

Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.

Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.

d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:

Nắm đợc lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hớng dẫn,thông cho khách cùngthống nhất

Gọi điện đến các đơn vị để chào các chơng trình.

Hớng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hớng dẫn cụthể chơng trình ,yêu cầu của đoàn khách

Xây dựng chơng trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để kýkết hợp đồng.

e.Phòng Kinh doanh khách sạn:

Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phậnkhác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửachữa,bảo dỡng

Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịchvụ khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triểnkhách ,dự tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tácmarketing,cung cấp thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách.

II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:1.Lý do lựa chọn đề tài:

Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợinhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đóviệc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng Phải quảnlý sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực đểhọ có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty.

Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìmkiếm, tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu

có sai thì việc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựachọn đề tài này.

2 ý nghĩa của đề tài nghiên cứu :

Đặc trng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của kháchhàng một cách tốt nhất Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực củamình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý,nắm rõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Thời đại ngày nay làthời đại của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằngWord, Excel sẽ không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gâynhầm lẫn Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tàicủa mình.

Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽkhó khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn Nếu có đợc phần mềm này đi vào hoạtđộng ta có thể giảm bớt đợc một lợng giấy tờ trong công ty và các phòng ban cóthể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình Khi có quyết định vềnhân sự nh từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vịtrí này sang vị trí khác sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh đợcnhững sai sót trong quá trình làm việc.

Chơng II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phơng Pháp Luận ĐểPhân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình

I.Tổng Quan Về Phơng Pháp Luận Cơ Bản:1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:

Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con ngời và sự kiện trong thế giới màchúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.

- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểubiết nào đó cho đối tợng nhận tin.

Thu thậpXử lý và l u giữPhân phát

Kho dữ liệuChủ thể

phản ánhtiếp nhậnĐối t ợng

2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:

Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau:_Thu thập

_Lu trữ_Xử lý -Phân Phối

3 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thốngthông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hởng đếnviệc ra quyết định và chất lợng của quyết định Một hệ thống thông tin hoạtđộng tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định cóchất lợng cao Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sảnxuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhucầu khách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức

Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thànhviên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Một hệ thống thông tin hoạtđộng tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào.

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin : 1.Những vấn đề về quản lý

2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý 3.Sự thay đổi của công nghệ

4.Thay đổi sách lợc chính trị.

3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồntại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích mộthệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra nhữngchuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của mộthệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hìnhlogic,mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tinliên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển môhình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạtđộng của tổ chức

Dới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấutrúc để phát triển một hệ thống thông tin :

Nguyên tắc 1:Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3:Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tíchvà từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.

4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giaiđoạn Sau đây là mô tả sơ lợc các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này bao gồm các côngđoạn sau:

1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu1.2.Làm rõ yêu cầu

2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2.Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4.Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp2.5.Đánh giá lại tính khả thi

2.6.Thay đổi đề xuất của dự án

2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt đợcnhững mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn trớc Mô hình lôgíc của hệ thốngmới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs),nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợpthức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc chấp nhận vào (cácInputs).Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y.Thiết kế lôgíc bao gồm các công đoạn sau:

3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu3.2.Thiết kế xử lý

3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc3.5.Hợp thức hóa mô hình lôgíc

Giai đoan 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm Khi mô hìnhnày đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhómphân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện hệ thống này.Đó làviệc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lôgíc Mỗi mộtphơng án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phảilà một mô tả chi tiết Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án giảipháp:

4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học

4.2.XẪy dỳng cÌc phÈng Ìn cũa giải phÌp4.3.ưÌnh giÌ cÌc phÈng Ìn cũa giải phÌp

4.4.Chuẩn bÞ vẾ trỨnh bẾy bÌo cÌo cũa giai ẼoỈn Ẽề xuất cÌc phÈng Ìn cũa giảiphÌp

Giai ẼoỈn 5: Thiết kế vật lý ngoẾi

Giai ẼoỈn nẾy Ẽùc tiến hẾnh sau khi mờt phÈng Ìn Ẽùc lỳa chồn Thiết kế vậtlý ngoẾi gổm 2 tẾi liệu kết quả cần cọ: trợc hết lẾ mờt tẾi liệu bao chựa tất cảcÌc Ẽặc trng cũa hệ thộng mợi sé cần cho việc thỳc hiện ký thuật; vẾ tiếp Ẽọ lẾtẾi liệu dẾnh cho ngởi sữ dừng vẾ nọ mẬ tả phần thũ cẬng vẾ cả nhứng giao diệnvợi nhứng phần tin hồc họa Nhứng cẬng ẼoỈn chÝnh cũa quÌ trỨnh thiết kế vật lýngoẾi :

5.1.Lập kế hoỈch thiết kế vật lý ngoẾi5.2.Thiết kế chi tiết cÌc giao diện vẾo/ra

5.3.Thiết kế cÌch thực tÈng tÌc vợi phần tin hồc họa5.4.Thiết kế cÌc thũ từc thũ cẬng

5.5.Chuẩn bÞ vẾ trỨnh bẾy bÌo cÌo thiết kế vật lý ngoẾi Giai ẼoỈn 6: Triển khai ký thuật hệ thộng

Kết quả quan trồng nhất cũa giai ẼoỈn thỳc hiện ký thuật lẾ phần tin hồc họacũa hệ thộng thẬng tin, cọ nghịa lẾ phần mềm.Nhứng ngởi chÞu trÌch nhiệm vềgiai ẼoỈn nẾy phải cung cấp cÌc tẾi liệu nh cÌc bản hợng dẫn sữ dừng vẾ thaotÌc cúng nh cÌc tẾi liệu mẬ tả về hệ thộng CÌc hoỈt Ẽờng chÝnh cũa việc triểnkhai thỳc hiện ký thuật hệ thộng nh sau:

6.1.Lập kế hoỈch thỳc hiện ký thuật6.2.Thiết kế vật lý trong

7.1.Lập kế hoỈch cẾi Ẽặt7.2.Chuyển Ẽỗi

7.3.Khai thÌc vẾ bảo trỨ7.4.ưÌnh giÌ

5.Tiàu chuẩn chất lùng cũa mờt hệ thộng thẬng tin

Quản lý cọ hiệu quả cũa mờt tỗ chực dỳa phần lợn vẾo chất lùng thẬng tindo cÌc hệ thộng thẬng tin chÝnh thực sản sinh ra Tử sỳ hoỈt Ẽờng kÐm cũa mờthệ thộng thẬng tin sé lẾ nguổn gộc gẪy ra nhứng hậu quả xấu nghiàmtrồng.HoỈt Ẽờng tột hay xấu cũa mờt hệ thộng thẬng tin Ẽùc ẼÌnh giÌ qua chất l-ùng cũa thẬng tin mẾ nọ cung cấp

Xem xÐt tiàu chuẩn chÝnh lẾ việc Ẽặt ra mừc tiàu chất lùng mẾ phần mềmcần ẼỈt Ẽùc Sau ẼẪy lẾ nhứng tiàu chuẩn cần thiết nhất cho mờt hệ thộng thẬngtin

_ườ tin cậy

_Tính đầy đủ

_Tính thích hợp và dễ hiểu _Tính đợc bảo vệ

II.Các Phơng Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình1.Các phơng pháp thu thập thông tin

Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trớc hết chúng ta phải thuthập thông tin về hệ thống đó Ngời phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp cácphơng pháp thu thập thông tin sau:

a.Phỏng vấn

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp ngời có liên quan đến thu thập thông tin Đó làcách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức Phỏngvấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đ-ợc những ngời chịu trách nhiệm trong thực tế, số ngời này có thể không đợc ghitrong văn bản tổ chức Qua đó, chúng ta có thể thu đợc những nội dung kháiquát về hệ thống mà khó có thể thu thập đợc qua nghiên cứu tài liệu.

Phỏng vấn đợc thực hiện qua các bớc- Chuẩn bị phỏng vấn

-Tiến hành phỏng vấn

b.Nghiên cứu tài liệu

Phơng pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổchức nh: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệmvụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thôngtin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức.

c.Sử dụng phiếu điều tra

Phơng pháp này đợc sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lợng lớn cácđối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõràng, cùng hiểu nh nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

d.Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu

hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu đợc lu ở đâu, có đợc sắp xếp hay không sắp xếp,do ai quản lý

2.Các công cụ mô hình hóa

Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụmô hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hìnhhóa thờng đợc sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.

2.1 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.

Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lýbằng các sơ đồ.

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:-Xử lý

Thủ công Giao tác ngời – máy Tin học hóa hoàn toàn-Kho lu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hóa-Dòng thông tin

-Điều khiển

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng

thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,các xử lý, các lu trữ dữ liệu nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối t-ợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tinlàm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): đợc biểu diễn bằng hình chữnhật, đợc đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thốnghay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:

+Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phầncủa hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu.

+Những ngời hay nhóm ngời có tơng tác với hệ thống.

+Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống.

Nguồn hoặc đích

-Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác tronghệ thống.Đợc biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hớng của dòng dữ liệu, trên mũitên là tên của dòng dữ liệu.

Tên ngời/Bộ phận phát/nhân tin

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên cácdữ liệu làm cho chúng di chuyển, đợc lu trữ, thay đổi hay đợc phân phối Đợcbiểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiệnkhái quát công việc mà nó thực hiện.

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơđồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếpsau mức 0 là mức 1

III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu

Để thiết kế đợc cơ sở dữ liệu trớc hết ta phải hiểu đợc các khái niệm cơ bảnliên quan đến cơ sở dữ liệu.

Trớc khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải đợc thu thập, lutrữ, xử lý, phân tích và cập nhật Các dữ liệu này đợc ghi lên bảng, ghi trong sổsách, trong các phích bằng cứng, hộc Catalog thậm chí ngay trong trí não củanhững nhân viên làm việc Làm nh vậy cần rất nhiều ngời, cần rất nhiều khônggian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu, quy trình mệtmỏi và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thờng là không đầy đủ và không chínhxác.

Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu(HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu HQTCSDL là một

Tên tiến trình xử lý

phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từmột cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Foxprolà những ví dụ về HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.

Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:

- Thực thể (Entity) là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay kháiniệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một số thực thể cóvẻ vật chất nh vật t, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên còn một sốthực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án,nhiệm vụ công tác

- Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính(attribute) Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thờng không chia nhỏđợc nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thểmà ta muốn lu trữ.VD: thực thể nhân viên đợc đặc trng bởi các thuộc tính họtên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán

- Bảng (Table) nh bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảngdanh sách cán bộ ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thựcthể.

-Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi(record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêngbiệt của thực thể.

-Mỗi bảng có những cột (column) Mỗi cột còn đợc gọi là một trờng (field).Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộctính của cá thể trên dòng đó.

-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quanđến nhau.

-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau đợc gọi là một hệ cơ sở dữ liệu(Database System).

2 Các phơng pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:

Có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sởdữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp môhình hóa

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.

Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính đợc tính toán hoặcsuy ra từ các thuộc tính khác nh thực lĩnh

Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra.*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợcphép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách cácthuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý.

-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danhriêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.

*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào mộtphần của khóa Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụthuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.

-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mớinày một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vàothuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sáchcó quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.

-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa

Theo phơng pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà tasẽ dùng các mô hình để biểu diễn Trớc hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.

Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu đợc dùng để biểudiễn các đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữthông tin về chúng.

VD: nhân viên, phòng ban

Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập vớicác thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệmliên kết đợc dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực

thể.VD:

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều của thực thểB và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thựcthể A.

1 N

N@M Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất củathực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lầnxuất của thực thể A.

N M

Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong mộtthời gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiềugiữa các thực thể ngời ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệmột nhiều.

1 N 1 N

3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft

Office do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access làhệ quản trị cơ sở dữ liệu đang đợc dùng phổ biến ở nớc ta và nhiều nơi trên thếgiới, phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến naycác phiên bản khác nhau của Access đã lần lợt ra đời mang số hiệu 1.0,1.1, 2.0 rồi đến Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiên bảnAccess XP.

Microsoft Access tổ chức lu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDBhoặc *.MDE), trên file dữ liệu cũng đợc tổ chức thành các bảng có quan hệ vớinhau, ta có thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câulệnh SQL.Các báo cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điềukhiển.

Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biếnnhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hayVisual FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle Từ trớc đến nay ở Việt Nam nói đếnquản lý cơ sở dữ liệu là ngời ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase DùngFoxPro trong quản lý hầu nh ta có thể yên tâm vì FoxPro có thể làm đợc mọi

Nhân viên có Giấy khen th ởng

có

việc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access ta có thể thấy rằng phần mềmnày thể hiện nhiều đặc tính u việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tính đơn giản vàhiệu quả Access có thể đáp ứng đợc hầu hết các nhu cầu về quản trị cơ sở dữliệu nhng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho ngời lập trình và cho ngờisử dụng Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ trongAccess Nó là một hệ thống có tính hớng đối tợng và có thể dùng trên hệ thốngmạng để chia sẻ với nhiều ngời dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiềucông ty đã nối mạng để mở rộng phạm vi và môi trờng kinh doanh của mình.Access dễ dàng quản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quảnlý dữ liệu hàng ngày.

Trên đây là những u điểm của Microsoft Access so với các phần mềmkhác Chắc rằng trong thời gian sắp tới ngời tiêu dùng ở Việt Nam sẽ khám phára những u điểm này và sử dụng Microsoft Access một cách rộng rãi và phổbiến hơn.

ChơngIII Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

I Phân Tích Hệ Thống

1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể đợc mô tả nh sau:

Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự

Danh mục chức vụ Danh sách nhân viên Danh mục dân tộc theo đơn vị

Lý lịch cá nhân Báo cáo tổng hợp l ơng

Danh mục trình độ VH Báo cáo tổng hợp Danh mục phòng ban trình độ văn hóa .

hệ chơngtrình quản

lý Cán Bộtrong cơ

quan

Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tợng mà chơngtrình cần quản lý Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôngiáo, danh mục các phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin đợc nêu tronghồ sơ cán bộ nh mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử giađình ngoài ra còn có các thông tin về bản thân nh tình trạng sức khỏe, hônnhân, trình độ chính trị

Đầu ra của hệ thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quanvà doanh nghiệp Thông thờng đầu ra đợc thể hiện dới các dạng báo cáo đặc tr-ng theo một số tiêu chí nhất định Báo cáo về danh sách cán bộ đợc coi là báocáo quan trọng nhất, bắt buộc phải có Ngoài ra còn có các báo cáo về lơng, quátrình làm việc, kỉ luật, khen thởng

Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lu trữcác thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viênphòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lợc và chiến lợc bằng cáchcung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn vàthực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác.

Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lợng lao động Vìvậy hệ chơng trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lu giữ các dữliệu liên quan đến nhân sự trong công ty.Chơng trình cho phép cập nhật, sửachữa, hủy bỏ các thông tin , hay đa ra đợc các thông tin theo yêu cầu của ngờisử dụng đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.Giúp cho ngời sử dụng tiết kiệm đợc côngsức, thời gian trong việc quản lý nhân sự

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ

thống thông tin dới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu vềnhân sự ,các xử lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bênngoài dới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến bađối tợng chủ yếu là cán bộ công nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quảnlý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những ngời cần các thông tindo hệ thống đem lại để ra các quyết định.

Thờiđiểm

CBCNV Bộ phận quản lýcán bộ

Phòng banliên quan

Lãnh đạo

Khi tiếp

Nhậnvào cơ

Quanhay khi

Có sự

TT do cán bộ cung cấp

TT về cán bộ

Các báo cáoTiếp nhận, xử lý

các TT

TT đã đ ợc xử lý,chọn lọc

Nhập các TT đã đ ợc xử lý

CSDL Cán Bộ

In báo cáo theo yêu cầu

Các báo cáo