Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

Mục Lục

Phần Mở Đầu 3

Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long 4

I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long 4

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 4

2.Chức năng hoạt động của công ty 4

3.Sơ đồ tổ chức của công ty 4

4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty 5

II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu 7

1.Lý do lựa chọn đề tài 7

2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 7

Chương II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình 8

I.Tổng quan về phương pháp luận cơ bản 8

1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức 8

2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 9

3Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 9

3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 9

3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin 9

4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 10

5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin 12

II.Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình 13

1.Các phương pháp thu thập thông tin 13

2.Các công cụ mô hình hóa 13

2.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 13

2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 14

III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý 16

1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu 16

2.Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu 17

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra 17

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa 18

3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access 19

Chương III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long 21

I.Phân tích hệ thống 21

1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ 21

2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 22

3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 24

4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống 24

4.1.Sơ đồ ngữ cảnh 24

4.2.Sơ đồ DFD mức 0 26

4.3.Sơ đồ DFD mức 1 27

II.Thiết kế cơ sở dữ liệu 29

1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra 29

2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access 35

3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể 39

4.Thiết kế giải thuật của chương trình 40

Kết Luận 44

Danh mục các tài liệu tham khảo 45

Phần Mở Đầu

Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biếnđổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cáchmạng thông tin Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mọimặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinhtế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nângcao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy ,trongquá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệthông tin Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại màcòn nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnhtranh với thị trường trong và ngoài nước

Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệthống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp Nó giúp chodoanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.

Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu được nhu cầucủa công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý

Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vựckhách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như lữ hànhchuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thươngmại Trong xu thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng pháttriển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty Vì vậy ,ứng dụngtin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chất lượng ,hiệu quảcủa đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả Do đó em lựa chọn đề tài:

"Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ PhầnHạ Long”.

Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Thư đã tận tình chỉ bảo hướngdẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án này.

Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ LongI Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần Hạ Long là một trong những công ty có tuổi đời rất trẻ Tiềnthân là một chi nhánh của công ty than Uông Bí tại Hà Nội.

Tháng 7/1996 công ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộccông ty Than Uông Bí

Tháng 5/1999 khách sạn được đổi tên thành “Khách sạn Thanh lịch Hạ Long”trực thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có nhiều khởi sắcthì đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long được đổi tên thành “Công tycổ phần Hạ Long “trực thuộc công ty du lịch và thương mại Than Việt Nam.

Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại được chuyển về thuộc quyềnquản lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày 23/2/2004của chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam.

Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theo kịpvới tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mongmuốn ,nhu cầu của công ty và của du khách

Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một kháchsạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lượng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và 22nam Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùng vớicơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại Như vậy ,công ty đã đạt được những thành tựukhông nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công như trên đã tạo chocông ty một bước đi vững chắc trong thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ.

2.Chức năng hoạt động của công ty

Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than UôngBí nhưng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động chínhlà kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tượng khách với mức giá phù hợp.Đâylà nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách sạn ,công ty cũnghoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp thiết kế các tour du

lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thương mại ,xuất

nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống 3.Sơ đồ tổ chức của côngty

4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phòng ban trong công ty a.Phòng tổ chức _hành chính:

Chức năng:

Đại Hội Cổ Đông

Hội Đồng Quản TrịBan Kiểm Soát

Phòng Tổ Chức Hành Chính

Phòng Kế Toán Tài Chính

Phòng Thương Mại

Phòng Kinh Doanh Khách SạnPhòng

Du Lịch Lữ Hành

Đội Xe Vận Tải

Đại Hội Cổ Đông

Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành và thực hiệntrong lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành chính.

Nhiệm vụ:

Tổ chức bộ máy của công ty.

Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí côngviệc Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyênmôn cho các cán bộ nhân viên Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đàotạo.

Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lương ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ laođộng ,an toàn vệ sinh lao động

Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động Tổ chức thực hiện công tác quản trị ,hành chính.

Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng mặttài chính.

c.Phòng Kinh doanh thương mại:

Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sảnphẩm ,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.

Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trongtương lai là ai và nhu cầu của họ.

Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.

Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.

d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:

Nắm được lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hướng dẫn,thông cho khách cùngthống nhất

Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình.

Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụthể chương trình ,yêu cầu của đoàn khách

Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để kýkết hợp đồng.

e.Phòng Kinh doanh khách sạn:

Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phậnkhác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảodưỡng

Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụkhách sạn Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dựtính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác marketing,cung cấpthông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách.

II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:1.Lý do lựa chọn đề tài:

Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợinhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhưng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đóviệc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng Phải quản lýsao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để họ cóthể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty.

Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm kiếm,tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai thìviệc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tàinày.

2 ý nghĩa của đề tài nghiên cứu :

Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàngmột cách tốt nhất .Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực củamình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý, nắmrõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Thời đại ngày nay là thời đại

của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng Word, Excelsẽ không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm lẫn Vì vậyem thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài của mình.

Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ khókhăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn Nếu có được phần mềm này đi vào hoạt độngta có thể giảm bớt được một lượng giấy tờ trong công ty và các phòng ban có thểlinh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình Khi có quyết định về nhânsự như từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí nàysang vị trí khác sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh được những saisót trong quá trình làm việc.

Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận ĐểPhân Tích Và Thiết Kế Chương Trình

I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản:1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:

Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới màchúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.

- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểubiết nào đó cho đối tượng nhận tin.

thông tin

Sơ đồ phản ánh của thông tin

-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người, cácthiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xửlý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường.

Kho dữ liệuChủ thể

phản ánh Đối tượng tiếp nhận

Mô hình hệ thống thông tin

-Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin cóhiệu quả trong một tổ chức Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:

Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền , phần cứng), cácchương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người.

-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt độngquản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sựmà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập vàxử lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau.

2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:

Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau:_Thu thập

_Lưu trữ_Xử lý -Phân Phối

3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thốngthông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hưởng đếnviệc ra quyết định và chất lượng của quyết định Một hệ thống thông tin hoạt độngtốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chấtlượng cao Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuấtphân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhu cầukhách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức

Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viêncủa tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Một hệ thống thông tin hoạt động tốtlà bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào.

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin : 1.Những vấn đề về quản lý

2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý 3.Sự thay đổi của công nghệ

4.Thay đổi sách lược chính trị.

3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồntại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệthống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những chuẩnđoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thốngmới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic,môhình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tớixây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngônngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấutrúc để phát triển một hệ thống thông tin :

Nguyên tắc 1:Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3:Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích vàtừ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.

4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giaiđoạn Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuquả của dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu1.2.Làm rõ yêu cầu

1.3.Đánh giá khả năng thực thi

1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thốngđang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mụctiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phântích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới.Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây:

2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2.Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4.Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp2.5.Đánh giá lại tính khả thi

2.6.Thay đổi đề xuất của dự án

2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn trước Mô hình lôgíc của hệ thốngmới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nộidung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thứchóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được chấp nhận vào (cácInputs).Mô hình lôgíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y.Thiết kế lôgíc bao gồm các công đoạn sau:

3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu3.2.Thiết kế xử lý

3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc3.5.Hợp thức hóa mô hình lôgíc

Giai đoan 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm Khi mô hìnhnày được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhómphân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này.Đó làviệc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lôgíc Mỗi mộtphương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưaphải là một mô tả chi tiết Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp:

4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học4.2.Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3.Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giảipháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn Thiết kếvật lý ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cảcác đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tàiliệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện vớinhững phần tin học hóa Những công đoạn chính của quá trình thiết kế vật lý ngoài:

5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóacủa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thaotác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triểnkhai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:

6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2.Thiết kế vật lý trong6.3.Lập trình

7.1.Lập kế hoạch cài đặt7.2.Chuyển đổi

7.3.Khai thác và bảo trì7.4.Đánh giá

5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tindo các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Từ sự hoạt động kém của một hệthống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.Hoạt độngtốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá qua chất lượng của thông tinmà nó cung cấp

Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lượng mà phần mềmcần đạt được Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thôngtin

_Độ tin cậy _Tính đầy đủ

_Tính thích hợp và dễ hiểu _Tính được bảo vệ

II.Các Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình1.Các phương pháp thu thập thông tin

Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trước hết chúng ta phải thu thậpthông tin về hệ thống đó Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp cácphương pháp thu thập thông tin sau:

a.Phỏng vấn

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin Đó là cáchđơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức Phỏng vấn chophép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đượcnhững người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghitrong văn bản tổ chức Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội dung khái quátvề hệ thống mà khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài liệu.

Phỏng vấn được thực hiện qua các bước- Chuẩn bị phỏng vấn

-Tiến hành phỏng vấn

b.Nghiên cứu tài liệu

Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chứcnhư: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ củacác thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấytờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.

c.Sử dụng phiếu điều tra

Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn cácđối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

d.Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc

qua phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không sắp xếp, doai quản lý

2.Các công cụ mô hình hóa

Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ môhình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hình hóathường được sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.

2.1 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.

Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lýbằng các sơ đồ.

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng

thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,

các xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đốitượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tinlàm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): được biểu diễn bằng hình chữnhật, được đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thốnghay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:

+Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần củahệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu.

+Những người hay nhóm người có tương tác với hệ thống.+Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống Nguồn hoặc đích

-Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệthống.Được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng của dòng dữ liệu, trên mũi tênlà tên của dòng dữ liệu.

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên các dữliệu làm cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối Đượcbiểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiệnkhái quát công việc mà nó thực hiện.

Tiến trình xử lýTên người/Bộ phậnphát/nhân tin

Tên tiến trình xử lý

-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ Kho dữ liệuđược dùng để lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.

Tệp dữ liệu Kho dữ liệuCác mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệthống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lầnnhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễnhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnhcòn được gọi là sơ đồ mức 0.

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơđồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếpsau mức 0 là mức 1

III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu

Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm cơbản liên quan đến cơ sở dữ liệu.

Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập, lưutrữ, xử lý, phân tích và cập nhật Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi trong sổsách, trong các phích bằng cứng, hộc Catalog thậm chí ngay trong trí não củanhững nhân viên làm việc Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều khônggian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu, quy trình mệtmỏi và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thường là không đầy đủ và không chínhxác.

Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu(HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu HQTCSDL là mộtphần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từmột cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Foxpro lànhững ví dụ về HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.

Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:

- Thực thể (Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay kháiniệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một số thực thể có vẻvật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên còn một số thựcthể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệmvụ công tác

- Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính(attribute) Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏđược nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thểmà ta muốn lưu trữ.VD: thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính họtên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán

- Bảng (Table) như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danhsách cán bộ ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể.

-Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi(record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng biệtcủa thực thể.

-Mỗi bảng có những cột (column) Mỗi cột còn được gọi là một trường (field).Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tínhcủa cá thể trên dòng đó.

-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quanđến nhau.

-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu(Database System).

2 Các phương pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:

Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sởdữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hìnhhóa

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.

Bước1.Xác định các thông tin đầu ra

Bước 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra.

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm cácphần tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh được gọi là cácthuộc tính Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấucác thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu nhưHS_Lương

Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán hoặc suyra từ các thuộc tính khác như thực lĩnh

Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra.*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phépchứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tínhlặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý.

-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danhriêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.

*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phầncủa khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộchàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.

-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới nàymột tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc

tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quanhệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.

-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

Theo phương pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽdùng các mô hình để biểu diễn Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.

Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu diễncác đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thôngtin về chúng.

VD: nhân viên, phòng ban

Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập vớicác thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệmliên kết được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực

1@1 Liên kết loại Một – Nhiều

lãnh đạo

Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể Bvà mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thểA.

1 N

N@M Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất củathực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lầnxuất của thực thể A.

N M

Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong mộtthời gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều giữacác thực thể người ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ mộtnhiều.

1 N 1 N

3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft

Office do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access là hệquản trị cơ sở dữ liệu đang được dùng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế

có

giới, phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay cácphiên bản khác nhau của Access đã lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1, 2.0 rồiđến Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiên bản Access XP.

Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDBhoặc *.MDE), trên file dữ liệu cũng được tổ chức thành các bảng có quan hệ vớinhau, ta có thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu lệnhSQL.Các báo cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều khiển.

Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biếnnhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hayVisual FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle Từ trước đến nay ở Việt Nam nói đếnquản lý cơ sở dữ liệu là người ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase DùngFoxPro trong quản lý hầu như ta có thể yên tâm vì FoxPro có thể làm được mọiviệc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access ta có thể thấy rằng phần mềm nàythể hiện nhiều đặc tính ưu việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tính đơn giản và hiệuquả Access có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về quản trị cơ sở dữ liệunhưng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho người lập trình và cho ngườisử dụng Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ trong Access.Nó là một hệ thống có tính hướng đối tượng và có thể dùng trên hệ thống mạng đểchia sẻ với nhiều người dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều công ty đãnối mạng để mở rộng phạm vi và môi trường kinh doanh của mình Access dễdàng quản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quản lý dữ liệuhàng ngày.

Trên đây là những ưu điểm của Microsoft Access so với các phần mềmkhác Chắc rằng trong thời gian sắp tới người tiêu dùng ở Việt Nam sẽ khám phára những ưu điểm này và sử dụng Microsoft Access một cách rộng rãi và phổ biếnhơn.

ChươngIII Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

I Phân Tích Hệ Thống

1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mô tả như sau:

Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự

Danh mục chức vụ Danh sách nhân viên Danh mục dân tộc theo đơn vị

Lý lịch cá nhân Báo cáo tổng hợp lương Danh mục trình độ VH Báo cáo tổng hợp Danh mục phòng ban trình độ văn hóa .

Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tượng mà chươngtrình cần quản lý Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo,danh mục các phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin được nêu trong hồ sơcán bộ như mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử giađình ngoài ra còn có các thông tin về bản thân như tình trạng sức khỏe, hônnhân, trình độ chính trị

HỆ CHƯƠNGTRÌNH QUẢNLÝ CÁN BỘTRONG CƠ

QUAN

Đầu ra của hệ thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan vàdoanh nghiệp Thông thường đầu ra được thể hiện dưới các dạng báo cáo đặc trưngtheo một số tiêu chí nhất định Báo cáo về danh sách cán bộ được coi là báo cáoquan trọng nhất, bắt buộc phải có Ngoài ra còn có các báo cáo về lương, quá trìnhlàm việc, kỉ luật, khen thưởng

Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữcác thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viênphòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược bằng cáchcung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn vàthực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác.

Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động Vì vậyhệ chương trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lưu giữ các dữ liệuliên quan đến nhân sự trong công ty.Chương trình cho phép cập nhật, sửa chữa,hủy bỏ các thông tin , hay đưa ra được các thông tin theo yêu cầu của người sửdụng đáp ứng được yêu cầu quản lý.Giúp cho người sử dụng tiết kiệm được côngsức, thời gian trong việc quản lý nhân sự

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ

thống thông tin dưới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhânsự ,các xử lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngoài dướidạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượngchủ yếu là cán bộ công nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự vàlãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những người cần các thông tin do hệ thốngđem lại để ra các quyết định.

Thờiđiểm

CBCNV Bộ phận quản lýcán bộ

Phòng banliên quan

Lãnh đạo