TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN ISO 9001 2008 Chương VIII CHỨC NĂNG KIỂM TRA TS Nguyễn Hải Quang GIỚI THIỆU Mục tiêu: • Hiểu được khái niệm, vai trò và những nguyên tắc cơ bản của hoạt động kiểm tra • Nắm được quy trình thực hiện công tác kiểm tra • Hiểu được các loại hình kiểm tra và vận dụng nó trong hoạt động quản trị • Nắm và vận dụng được các công cụ hỗ trợ cho công tác kiểm tra
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN ISO 9001:2008 Chương VIII CHỨC NĂNG KIỂM TRA TS Nguyễn Hải Quang GIỚI THIỆU ❖ Dẫn nhập: Sau hoạch định, thiết kế cấu tổ chức, lãnh đạo, động viên để hướng nỗ lực người vào việc thực mục tiêu đề ra, nhà quản trị thường xuyên kiểm tra trình thực Kiểm tra chức công cụ quan trọng nhà quản trị Nó giúp nhà quản trị có thơng tin phản hồi để khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu xác định Chính lẽ mà nhà quản trị dù cấp bậc tổ chức phải thực tốt chức kiểm tra Đó lý mà GIỚI THIỆU ❖ Mục tiêu: • Hiểu khái niệm, vai trò nguyên tắc hoạt động kiểm tra • Nắm quy trình thực cơng tác kiểm tra • Hiểu loại hình kiểm tra vận dụng hoạt động quản trị • Nắm vận dụng công cụ hỗ trợ cho công tác kiểm tra NỘI DUNG Khái quát Tiến trình kiểm tra Các loại hình kiểm tra Các cơng cụ kiểm tra KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA Khái quát Khái niệm kiểm tra Vai trò kiểm tra Nguyên tắc kiểm tra 1.1 Khái quát ❖ Kiểm tra trình đo lường so sánh kết thực tế với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân để đưa biện pháp khắc phục, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu ❖ Quá trình kiểm tra hệ thống phản hồi Phát sai lệch So sánh với tiêu chuẩn Đo lường Kết thực tế Ng/ nhân sai lệch Ch/trình điều chỉnh Thực điều chỉnh Kết mong muốn 1.2 Vai trò kiểm tra ❖ Thứ nhất, biết tổ chức đến đâu có với dự kiến hay không? ❖ Thứ hai, nắm tiến độ chất lượng thực công việc thuộc cấp ❖ Thứ ba, xác định dự đoán chiều hướng thay đổi yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị ❖ Thứ tư, xác định nhược điểm sai lệch hoạt động để đưa biện pháp chấn chỉnh 1.3 Nguyên tắc kiểm tra ❖ nguyên tắc xây dựng kiểm tra Koontz O Donnell • Kiểm tra phải dựa kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra • Cơng việc kiểm tra phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị • Việc kiểm tra phải thực điểm trọng yếu • Kiểm tra phải khách quan • Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí tổ chức • Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm đảm bảo tính hiệu • Việc kiểm tra phải đưa đến hành động TIẾN TRÌNH KIỂM TRA XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM TRA ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH 2.1 Xác định tiêu chuẩn kiểm tra ❖ Tiêu chuẩn mà dựa vào nhà quản trị tiến hành đánh giá kiểm tra đối tượng bị quản trị Nó mục tiêu, tiêu kế hoạch định mức, chuẩn mực ❖ Các yêu cầu tiêu chuẩn kiểm tra • Mang tính thực • Phản ánh chất đối tượng • Khái quát mặt • Tránh mâu thuẫn với 4.1 Ngân quỹ ❖ Kỹ thuật lập giao ngân quỹ ❖ Ngân quỹ biến đổi: thiết kế chia thành khoản định phí biến phí, phần biến đổi biến phí thay đổi theo sản lượng ❖ Ví dụ: Giao ngân quỹ cho phân xưởng may gia công, sản phẩm áo sơ my Zpx = 80.000 đ/áo FC = 500 tr đ/năm TC = FC + AC Ngân quỹ năm = 500 tr.đ + 80.000 đ x Q (sản lượng) 4.1 Ngân quỹ ❖ Ngân quỹ sở: Đây kỹ thuật lập ngân quỹ cách chia chương trình thành “các gói” gồm mục tiêu, hoạt động nguồn lực cần thiết Sau tính tốn chi phí cho gói bắt đầu gói sở ❖ Ví dụ: Phân xưởng may thực nhiều nhiệm vụ sản phẩm áo sơ my (Zpx = 80.000 đ/áo), áo jacket (Zpx = 200.000 đ/áo), quần âu (Z = 150.000 đ/quần) FC = 500 tr.đ, FC2 = 200 tr.đ/, FC4 = 100 trđ ❖ TC =TC+TC+TC3 Các trường hợp: Ngân quỹ TH= 500 tr.đ + 80.000 đ x 4.1 Ngân quỹ ❖ Ngân quỹ lựa chọn: Đây kỹ thuật lập ngân quỹ cho tình để lựa chọn Đơi xây dựng ngân quỹ cho mức cao, vừa thấp ❖ Ví dụ: Giao ngân quỹ cho PX may gia công, sản phẩm áo sơ my Zpx = 80.000 đ/áo cho khả quy mô SX: cao, vừa thấp tương đương với FCcao = 700 trđ/năm, FC vừa 500 trđ/năm, FCthấp = 300 trđ/năm ❖ Ngân quỹ PAcao = 700 tr.đ + 80.000 đ xQ ❖ Ngân quỹ PAvừa = 500 tr.đ + 80.000 đ x 4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê ❖ Kỹ thuật dựa vào dự liệu khứ để tổng hợp thành biểu đồ, đồ thị qua giúp nhà quản trị đưa nhận xét: • Xu phát triển tổ chức khứ, dự báo tương lai • Mối quan hệ yếu tố q trình phát triển • Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt kế hoạch 4.3 Báo cáo phân tích chun mơn ❖ Sử dụng chuyên gia nghiên cứu lĩnh vực chuyên sâu để phát sai lệch chức riêng biệt Trên sở có đề xuất xác thực ❖ Phân tích chun mơn đem lại lợi ích thiết thực, nhiều lĩnh vực phức tạp kiến thức nhà quản trị khơng bao qt hết 4.4 Quan sát cá nhân ❖ Theo dõi, quan sát trực tiếp thuộc cấp trình thực nhiệm vụ để phát điều chỉnh kịp thời sai lệch ❖ Thực tế nhiều thơng tin hữu ích mà nhà quản trị thu thập từ quan sát, đặc biệt nhà quản trị cấp thấp Qua giúp nâng cao hiệu công tác kiểm tra ❖ Quan sát cá nhân Quản trị viên cấp sở Phân tích chun mơn Quản trị viên cấp trung Phân tích thống kê Quản trị viên cấp cao Kế hoạch ngân quỹ Công cụ kiểm tra với cấp bậc quản trị Bậc quản trị cao kế hoạch ngân quỹ phân tích thống kê quan trọng, ngược lại bậc quản trị xuống thấp phân tích chun mơn quan sát cá nhân quan trọng Bậc quản trị với chức kiểm tra Tiêu chí Quản trị viên cấp cao Gián tiếp, thơng qua sổ sách, báo Hình thức kiểm tra cáo, … kết hợp với trực tiếp Loại hình kiểm tra Quản trị viên Quản trị viên cấp cấp sở Trực tiếp chủ yếu, kết hợp với gián tiếp Kiểm tra trực tiếp Chú trọng lường Chú trọng Chú trọng trước sau thực hành hành Mơi trưởng, tài Trọng tâm kiểm tra chính, ngân quỹ Nhân tác Nhân nghiệp tác nghiệp TĨM LƯỢC ❖ Kiểm tra tiến trình đo lường kết thực so sánh với điều hoạch định, đồng thời sửa chữa sai lầm để đảm bảo việc đạt mục tiêu theo kế hoạch định đề Mặc dù kiểm tra chức sau thực tế đan xen với chức khác ❖ Tiến trình kiểm tra bắt đầu việc xác định tiêu chuẩn kiểm soát, kế đo lường kết thực tế sau tiến hành biện pháp điều chỉnh Việc kiểm tra phải tuân thủ nguyên tắc TÓM LƯỢC ❖ Có loại hình kiểm tra kiểm tra lường trước, kiểm tra hành kiểm tra sau cơng việc Mỗi loại hình kiểm sốt có tác dụng khác quản trị Trong trình kiểm tra nhà quản trị cần tiến hành đồng loại hình Tuy nhiên kiểm trước loại hình kiểm tra tốn lại có hiệu ❖ Để thực kiểm tra nhà quản trị sử dụng nhiều công cụ khác lập ngân quỹ, phân tích thống kê, phân tích chun mơn quan sát cá nhân Tuy nhiên bậc quản trị cao kế hoạch ngân quỹ phân tích thống kê trở nên quan trọng Cịn phân tích chun mơn quan sát cá nhân CÂU HỎI ÔN TẬP ❖ Hãy phân tích khái niệm vai trị chức kiểm tra công tác quản trị tổ chức ❖ Gợi ý: • Ý : Phân tích kiểm tra q trình đo lường so sánh kết thực tế với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân để đưa biện pháp khắc phục để đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu • Ý 2: Phân tích vai trị chủ yếu Biết tổ chức có với dự kiến hay không? Nắm tiến độ chất lượng thực cơng việc Dự đốn chiều hướng thay đổi CÂU HỎI ÔN TẬP ❖ Trình bày loại hình kiểm tra tác dụng cơng tác quản trị Tại nói kiểm tra lường trước loại kiểm tra tốn nhất? ❖ Gợi ý: • Ý 1: Trình bày loại hình kiểm tra tác dụng cơng tác quản trị Cụ thể là: 1) kiểm tra lường trước, 2) kiểm tra hành, 3) kiểm tra sau cơng việc • Ý 2: Giải thích kiểm tra lường trước loại kiểm tra tốn nhờ việc lường trước nên giúp tổ chức chủ động đối phó với bất trắc tương lai, chủ động tránh sai CÂU HỎI ƠN TẬP ❖ Phân tích bước tiến trình kiểm tra Lấy ví dụ cụ thể để minh họa cho bước ❖ Gợi ý: • Ý : Phân tích bước tiến trình kiểm tra Bước 1: Xác định tiêu chuẩn kiểm tra Bước 2: Đo lường kết Bước 3: Điều chỉnh sai lệch • Ý 2: Vận dụng tiến trình để xác định bước cụ thể ví dụ cho cơng tác kiểm tra CÂU HỎI ƠN TẬP ❖ Trình bày cơng cụ để kiểm tra Tầm quan trọng công cụ với bậc quản trị nào? Tại sao? ❖ Gợi ý: • Ý 1: Trình bày khái qt cơng cụ kế hoạch ngân quỹ, phân tích thống kê, phân tích chun mơn quan sát cá nhân • Ý 2: Bậc quản trị cao kế hoạch ngân quỹ phân tích thống kê trở nên quan trọng Cịn phân tích chun mơn quan sát cá nhân trở nên quan trọng nhà quản trị bậc thấp CÂU HỎI ÔN TẬP ❖ Trình bày thuyết hai nhân tố Herzberg phân tích ý nghĩa với nhà quản trị ❖ Gợi ý: • Ý 1: Trình bày hai nhóm nhân tố động viên trì Herzberg • Ý 2: Phân tích ý nghĩa thuyết hai nhân tố Những nhân tố làm thỏa mãn nhân tố tạo bất mãn Nhà quản trị cần phải giải thỏa đáng nhóm nhân tố trì động viên ... tích thống kê Quản trị viên cấp cao Kế hoạch ngân quỹ Công cụ kiểm tra với cấp bậc quản trị Bậc quản trị cao kế hoạch ngân quỹ phân tích thống kê quan trọng, ngược lại bậc quản trị xuống thấp... trọng Bậc quản trị với chức kiểm tra Tiêu chí Quản trị viên cấp cao Gián tiếp, thơng qua sổ sách, báo Hình thức kiểm tra cáo, … kết hợp với trực tiếp Loại hình kiểm tra Quản trị viên Quản trị viên... ích mà nhà quản trị thu thập từ quan sát, đặc biệt nhà quản trị cấp thấp Qua giúp nâng cao hiệu cơng tác kiểm tra ❖ Quan sát cá nhân Quản trị viên cấp sở Phân tích chun mơn Quản trị viên cấp trung