TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN ISO 9001 2008 Chương VI CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TS Nguyễn Hải Quang GIỚI THIỆU Mục tiêu:▪ Nắm được vai trò và vị trí của chức năng tổ chức trong quản trị▪ Hiểu được các nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức▪ Hiểu và vận dụng được các mô hình cơ cấu tổ chức▪ Hiểu và nắm vững những vấn đề trong phân chia quyền lực và ủy quyền trong hoạt động quản trị
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN ISO 9001:2008 Chương VI CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TS Nguyễn Hải Quang GIỚI THIỆU ❖ Dẫn nhập: Với chức hoạch định, nhà quản trị vạch mục tiêu, xây dựng chiến lược kế hoạch hành động Nhưng kế hoạch muốn thành cơng phải có q trình thực Chức tổ chức đảm nhiệm vai trò biến mục tiêu ý tưởng hoạch định thành kết cụ thể Do tổ chức chức quản trị cần thiết cho tất hoạt động, tất nhà quản trị dù cấp cần nắm vững nguyên tắc phương pháp tổ chức Vì vậy, chương nghiên GIỚI THIỆU ❖ Mục tiêu: ▪ Nắm vai trị vị trí chức tổ chức quản trị ▪ Hiểu nguyên tắc công tác tổ chức ▪ Hiểu vận dụng mơ hình cấu tổ chức ▪ Hiểu nắm vững vấn đề phân chia quyền lực ủy quyền hoạt động quản trị NỘI DUNG Khái quát chức tổ chức Xây dựng cấu tổ chức Các mơ hình cấu tổ chức Phân chia quyền lực KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Nội dun g Khái niệm chức tổ chức Vai trò chức tổ chức Những đề khoa học công tác tổ chức 1.1 Khái niệm chức tổ chức ❖ Chức tổ chức hoạt động tạo nên phận, phân công công việc thiết lập mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận ❖ Khía cạnh công tác tổ chức TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔ CHỨC CƠNG VIỆC TỔ CHỨC NHÂN SỰ 1.2 Vai trị chức tổ chức ❖ Đưa mục tiêu kế hoạch hoạch định triển khai vào thực tế ❖ Nó tạo mơi trường làm việc thích hợp cho cá nhân, tập thể việc hoàn thành nhiệm vụ ❖ Tác động tích cực đến sử dụng nguồn lực cách có hiệu ❖ Thể quan điểm quản trị thông qua người khác 1.3 Những vấn đề khoa học công tác tổ chức ❖ Tầm hạn quản trị • Khái niệm: tầm hạn quản trị số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiền cách tốt đẹp • Ví dụ: xí nghiệp A có 12 nhân viên Tầm quản trị = 12 (có cấp) Tầm quản trị = (có cấp) Tầm quản trị rộng Tầm quản trị hẹp 1.3 Những vấn đề khoa học công tác tổ chức ❖ Ý nghĩa Tầm hạn quản trị ❖ Giảm cấp trung gian SL quản trị viên Lựa chọn tầm quản trị • Năng lực nhà quản trị • Tính chất cơng việc • Năng lực người quyền … Nâng cao hiệu quản trị 1.3 Những vấn đề khoa học công tác tổ chức ❖ Quyền hành quản trị • Quyền hành lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo đạo • Quyền hành công cụ nhà quản trị Muốn quản trị, phải có quyền • Quyền hành nhà quản trị đầy đủ có đủ yếu tố: hợp pháp đảm nhận chức vụ, cấp thừa nhận quyền hành đáng thân nhà quản trị có khả đức tính khiến cấp tin tưởng 3.8 Vận dụng cấu tổ chức Mơ hình Trực tuyến Vận dụng Quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp Môi trường nhiệm vụ ổn định, chun Chức mơn hóa cao Quy mô tương đối lớn, môi trường Trực tuyến–chức nhiệm vụ tương đối ổn định Nhiệm vụ có nhiều biến động, khơng cố Ma trận định Địa lý Địa bàn hoạt độn phạm vi ịa lý rộng Sản phẩm Nhiều sản phẩm sản phẩm khác biệt Hỗn hợp Quy mô lớn, địa bàn rộng, đa ngành nghề PHÂN CHIA QUYỀN LỰC Phân chia quyền lực Quyền lực Ủy quyền Tình ❖ Ngọc bổ nhiệm Giám đốc chi nhánh Công ty X Đà Nẵng Chi nhánh có 10 người Hải nhân viên chi nhánh này, có triển vọng bổ nhiệm Giám đốc chi nhánh, phẫn nộ Ngọc bổ nhiệm Anh cho hiểu biết địa bàn nhiều Ngọc có quan hệ tốt với hầu hết thành viên nhóm Những người quản lý cao cấp hy vọng Ngọc quan tâm đến việc phát triển quy trình mới, huấn luyện nhân viên để thực nhiệm vụ ❖ Hỏi: Ngọc gặp khó khăn thiết lập quyền lực cương vị mới? 4.1 Quyền lực ❖ Quyền lực mức độ độc lập giành cho người qua việc trao cho họ quyền định hay đưa mệnh lệnh, thị ❖ Quyền lực sở công cụ nhà quản trị ❖ Cơ sở quyền lực • Quyền lực vị trí (cứng) • Quyền lực cá nhân (mềm) • Quyền lực trị 4.1 Quyền lực ❖ ❖ Các xu hướng thể quyền lực • Tập quyền: thâu tóm quyền định vào tay người • Phân quyền: phân tán quyền định tổ chức Lợi ích phân quyền • Giảm áp lực công việc • Cấp gần với tình huốn thực tế • Giải cơng việc nhanh • Đào tạo cấp Nắm việc cần nắm, buông việc cần buông 4.1 Quyền lực ❖ Những nhân tố ảnh hướng đến việc phân chia quyền lực NHÂN TỐ TẬP QUYỀN PHÂN QUYỀN Môi trường Ổn định Phức tạp biến động Những nhà quản trị cấp thấp Thiếu khả kinh nghiệm định khơng sẵn lịng tham gia định Có khả kinh nghiệm định sẵn lòng tham gia định Quyết định Rất quan trọng Kém quan trọng Tình trạng tổ chức Đang đối mặt với nguy khủng hoảng Hoạt động phân tán rộng theo lãnh thổ 4.2 Ủy quyền ❖ Ủy quyền giao phó quyền hạn trách nhiệm cho người khác để họ thay thực nhiệm vụ riêng biệt ❖ Các mức độ ủy quyền ▪ Ủy quyền hoàn toàn ▪ Ủy quyền chủ yếu ▪ Ủy quyền giới hạn Xác định kết mong ▪ Ủy muốn Chọn người quyền giao tối thiểu nhiệm vụ Giao quyền yêu cầu thực Kiểm tra theo dõi 4.2 Ủy quyền ❖ Các ngun tắc • Khơng vượt cấp • Khơng trách nhiệm • Tương xứng nghĩa vụ, quyền lợi trách nhiệm • Rõ nội dung, ranh giới • Tự giác, khơng áp đặt • Phải có đủ thơng tin • Ln phải kiểm tra q trình thực TĨM LƯỢC ❖ Chức tổ chức trình gồm nhiều hoạt động Trong tập trung vào hoạt động xây dựng cấu tổ chức hình thành mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận cấu tổ chức ❖ Tổ chức quản trị cần lưu ý vấn đề mang tính khoa học tầm hạn quản trị quyền hành quản trị ❖ Có nhiều kiểu cấu tổ chức khác nhau, cấu có ưu, nhược điểm riêng phù hợp điều kiện định Để chọn cấu tổ chức hợp lý cần tuân thủ nguyên tắc, TÓM LƯỢC ❖ Việc phân chia quyền lực tổ chức nội dung quan trọng tổ chức quản trị Theo có xu hướng phân chia quyền lực tập quyền phân quyền Còn linh hồn phân chia quyền lực ủy quyền Nó vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản trị Do cần tuân thủ triệt để nguyên tắc quy trình ủy quyền, đồng thời phải hiểu rõ nhân tố tác động đến ủy quyền nhằm sử dụng có hiệu công cụ quản trị quan trọng CÂU HỎI ÔN TẬP ❖ Tại nói tổ chức yếu tố quan trọng đảm bảo thành công quản trị? ❖ Gợi ý: • Phân tích vai trị cụ thể chức tổ chức để giải thích đảm nhiệm vai trị biến mục tiêu ý tưởng hoạch định thành kết cụ thể CÂU HỎI ÔN TẬP ❖ Thế tầm hạn quản trị? Nâng cao tầm hạn quản trị có ý nghĩa để nâng cao tầm hạn quản trị, nhà quản trị cần phải vào vấn đề gì? ❖ Gợi ý: • Ý 1: Nêu khái niệm – số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp • Ý 2: Trình bày ưu điểm như: máy gọn nhẹ, có tầng trung gian, thơng tin phổ biến phản hồi nội nhanh chóng, tốn chi phí quản trị • Ý 3: Cần tác động đến yếu tố tăng lực nhà quản trị người quyền; chuẩn hóa quy định, quy trình thực cơng việc để làm cơng việc chuẩn mực CÂU HỎI ƠN TẬP ❖ Phân tích nguyên tắc yêu cầu tổ chức quản trị ❖ Gợi ý: • Ý 1: Phân tích nguyên tắc bản: 1) gắn liền với mục tiêu; 2) thống huy; 3) hiệu quả; 4) cân đối; 5) linh hoạt; 6) an tồn tin cậy • Ý 2: Phân tích yêu cầu bản: 1) đảm bảo tính tối ưu; 2) phân rõ nhiệm vụ quyền hạn; 3) luồng thông tin tuyến quản trị rõ ràng CÂU HỎI ƠN TẬP ❖ ❖ Nêu mơ hình cấu tổ chức Theo anh/chị nên sử dụng loại mơ hình trường hợp nào? Gợi ý: • Nếu mơ hình trường hợp nên vận dụng mơ hình Trực tuyến: Quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp • Chức năng: Nhiệm vụ ổn định, chun mơn hóa cao • Trực tuyến - chức năng: Quy mơ tương đối lớn, môi trường nhiệm vụ tương đối ổn định • Theo ma trận: Nhiệm vụ có nhiều biến động, khơng cố định • Theo địa lý: Địa bàn hoạt động phạm vi địa lý rộng • Theo sản phẩm: Nhiều sản phẩm sản phẩm khác biệt • Hỗn hợp: Quy mô lớn, địa bàn rộng, đa ngành nghề CÂU HỎI ÔN TẬP ❖ Tại nói ủy quyền cơng cụ quản trị hữu hiệu mà nhà quản trị phải biết sử dụng? Khi ủy quyền cần lưu ý gì? ❖ Gợi ý: • Ý 1: Trình bày lợi ích ủy quyền: Giảm áp lực công việc cho nhà quản trị, cơng việc xử lý tốt cấp gần với tình cụ thể, giải công việc nhanh giúp đào tạo, phát triển cấp • Ý 2: Nêu vấn đề cần lưu ý xác định mức độ, quy trình, nguyên tắc nâng cao nghệ thuật ủy quyền ... vùng độc lập với ▪ Cạnh tranh có hiệu khu vực địa phương ▪ Tăng cường kết hợp theo vùng ▪ Cần nhiều người làm công việc tổng quản lý ▪ Việc kiểm sốt cấp quản lý có khó khăn 3 .6 Cơ cấu tổ chức theo... trung nguồn ▪ Cần trình độ quản lý khác lực để phát tri? ??n tốt sản phẩm sản phẩm ▪ Hạn chế việc đào tạo nhân ▪ Dễ xác định lực khả hợp tác ưu cạnh tranh phận 3.7 Cơ cấu tổ chức hỗn hợp HĐQT Ban kiểm... phát tri? ??n quy trình mới, huấn luyện nhân viên để thực nhiệm vụ ❖ Hỏi: Ngọc gặp khó khăn thiết lập quyền lực cương vị mới? 4.1 Quyền lực ❖ Quyền lực mức độ độc lập giành cho người qua việc trao