Kế toán tiền mặt Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất

Kế toán tiền mặt Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất

Lời nói đầu

Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá hiện nay, các Doanhnghiệp kinh doanh đang đứng trớc những thử thách mới Thời đại này làthời đại thông tin và nền kinh tế là nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần.Cùng với sự tiến bộ không ngừng và vợt bậc của khoa học kỹ thuậthiện đại và sự giao lu văn hoá, s hội nhập của các nớc trong khu vực vàchính sách mở cửa của nhà nớc, tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp kinhdoanh Mọi sản phẩm hàng hoá trên thị trờng đều tạo nên một nền kinh tếsôi động với sức cạnh tranh lớn để hoà nhập cùng với sự phát triển chung,

VN đã và đang tiến hành mạnh mẽ chính sách kinh tế đối ngoại nhằm mởrộng quan hệ với các nớc trong khu vực cũng nh trên thế giới, ở trên mọilĩnh vực Trong đó, hoạt động thơng mại quốc tế giữa các thơng nhân VNvới các chủ thể thơng mại quốc tế ngày càng phát triển

Là một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại _ XNK trực thuộc tổngcông ty hoá chất VN, công ty vật t & XNK hoá chất (VINACHIMEX) đợcquyền kinh doanh XNK theo nội dung đăng ký Kinh doanh đợc cấp cóthẩm quyền cấp phép

Báo cáo đợc chia làm 3 phần:

Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán của đơn vị Phần II: Nội dung chính của báo cáo thực tập

Phần III: Lời kết luận và nhận xét

Phần I

đánh giá thực trạng công tác kế toán đơn vị

I đặc điểm tình tình chung của công ty

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vật t &XNK hoá chất

Công ty vật t và XNK hoá chất tiền thân là công ty vật t và vận tảihoá chất, đợc thành lập theo quyết định số 327/HC_QLKT1, ngày04/11/1969 của tổng cục Hoá chất VN, với chức năng là đầu mối tiếp nhậnvận chuyển, quản lý, cung ứng các loại vật liệu, hoá chất, các trang thiết bị.phụ tùng….phục vụ sản xuất và xây dựng cơ bản cho các đơn vị trong.phục vụ sản xuất và xây dựng cơ bản cho các đơn vị trongngành.

Ra đời trong hoàn cảnh đất nớc còn gặp nhiều khó khăn, cuộc khángchiến chống Mỹ cứu nớc vẫn đang tiếp diễn ở miền nam, thêm vào đó làcuộc chiến tranh phá hoại miền Bắc diễn ra ác liệt, song trong thời kỳ đó,hàng ngàn tấn thiết bị máy móc, hàng chục ngàn tấn vật t nguyên liệu đã đ-

ợc tiếp nhận vận chuyển an toàn cung ứng kịp thời cho các đơn vị trongngành, đảm bảo duy trì sản xuất liên tục, góp phần cho sự thắng lợi củacuộc kháng chiến chống Mỹ, thống nhất đất nớc

Khi đất nớc đã thoát khỏi chiến tranh, cả nớc đi vào thời kỳ khôiphục và phát triển kinh tế, hoạt động của công ty ngày càng đợc củng cố

mở rộng cả về quy mô , địa bàn và lĩnh vực hoạt động

Ngoài văn phòng chính của công ty đặt tại Hà Nội, công ty còn cócác đơn vị thành viên nằm rải rác ở các đầu mối giao thông chính của ViệtNam đó là Hải Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, một đơn vịchuyên về giao nhận và vận chuyển hàng hoá, cùng một hệ thống kho tàng

ở các địa phơng góp phần hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh củaCông ty thị trờng Kinh doanh của công ty cũng đã đơc mở rộng quy môtrên cả nớc và thị trờng nớc ngoài, không chỉ với các đơn vị trong ngành màcòn cả các đơn vị kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế….phục vụ sản xuất và xây dựng cơ bản cho các đơn vị trong

Mặc dù gặp không ít khó khăn và trở ngại, song nhờ sự nỗ lực cốgắng vợt bậc của tập thể cán bộ _CNV toàn công ty, sự lãnh đạo và chỉ đạosát sao của Đảng uỷ, ban lãnh đạo công ty, cộng với sự hỗ trợ và giúp đỡ cóhiệu quả của cấp trên, Công ty đã nhanh chóng chuyển hớng kinh doanhtheo nguyên tắc bám sát thị trờng , đa dạng hoá mặt hàng, mở rộng quan hệ

và tăng cờng công tác quản lý chi phí sản xuất Kinh doanh, phát huy tiềmnăng có sẵn, tận dụng cơ hội và tranh thủ thời cơ nhằm đa hoạt động củacông ty luôn phát triển

Trụ sở chính của Công ty:

Số 3 Phạm Ngũ Lão_Quận Hoàn Kiếm_Hà Nội

Mã số thuế: 0100102414

Tên giao dịch: VINACHIMEX

2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Công ty vật t & XNK hoá chất là đơn vị thành viên của tổng công tyhoá chất Việt Nam, đơn vị cấp trên quản lý theo ngành dọc, có tổ chức bộmáy quản lý và tổ chức kinh doanh phù hợp với phạm vi và lĩnh vực hoạt

động theo giấy đăng ký kinh doanh

Đứng đầu là giám đốc công ty, ngời có quyền hạn và nghĩa vụ chịutrách nhiệm cao nhất, điều hành mọi hoạt động của công ty và các chinhánh trực thuộc

Dới giám đốc có phó giám đốc, ngời cũng chịu trách nhiệm chung vềmọi hoạt động của công ty, đồng thời đợc giải quyết những công việc vànhững hoạt động kinh doanh theo các uỷ quyền của giám đốc

Các chi nhánh trực thuộc đợc phép kinh doanh độc lập, các giám đốccơ sở chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của cơ sở mình trớc giám đốccông ty

Văn phòng công ty là bộ phận chính, chiếm khối lợng lớn trong Kinhdoanh của công ty Văn phòng có 7 bộ phận chính, trong đó có 3 bộ phậnchuyên trách về Kinh doanh, các trởng phòng là những ngời chịu tráchnhiệm với công việc của phòng mình

Nh vậy, qua cơ cấu tổ chức của công ty cho thấy quan hệ giữa cácthành viên trong công ty đợc thể hiện nh sau:

+ Quan hệ giữa cấp trên và cấp dới là quan hệ mệnh lệnh bắt buộctrong trờng hợp không đồng ý với quyết định cấp trên, cấp dới có quyền bảo

ku ý kiến của mình

+ Quan hệ giữa các phòng ban và cơ sở thành viên trong công ty làquan hệ bình đẳng cùng phồi hợp với nhau thực hiện hoàn thành công việcchung của công ty

Sơ đồ I: Bộ máy quản lý chung của công ty.

Sơ đồ II: Bộ máy quản lý văn phòng tại công ty

Phó giám đốcGiám đốc

Kho AYênViên

Vănphòngcông

ty

XNvật t

và vậntải

CNTP.HCM

Phó giám đốcGiám đốc

Phòng kinh doanh vận tải

Phòng

kế toán tài chính

3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

Tổ chức bộ máy nhà nớc hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc

đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán Để phù hợp với tình hình hoạt

đông kinh doanh của công ty theo đúng quy định hiện hành và quy định,Công ty Vât t &XNK hoá chất tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kếtoán theo mô hình kế tập chung

Kế toán trởng giúp phó giám đốc tổ chức thực hiện công tác kế toán,

kế toán trởng là ngời điều hành và chịu trách nhiệm trớc các hoạt động củaphòng kế toán

3.2 Ngành nghề Kinh doanh chủ yếu:

Kinh doanh vật t , thiết bị vận tải, các loại hoá chất, các nguyên liệuhoá chất và các hàng hoá khác

Đăng ký bổ sung ngành nghề Kinh doanh lần thứ nhất ngày19/08/1995 bao gồm: Sản xuất Silicate, mts xốp, kem giặt, phân bón NPK,bột nhẹ, Kinh doanh & XNK các sản phẩm hoá chất dân dụng

Đăng ký bổ sung ngành nghề Kinh doanh lần thứ hai ngày26/10/1995 bao gồm: Kinh doanh thiết bị điện, điện lạnh và thiết bị vănphòng Kinh doanh XNK trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê vănphòng.

3.3 Lĩnh vực hoạt động và các bộ phận cấu thành gồm

* Văn phòng công ty.

Văn phòng công ty là bộ phận Kinh doanh chủ yếu, chiếm khoảng70% khối lợng Kinh doanh toàn công ty Tại đây có 03 phòng Kinh doanhchính đó là: phòng kinh doanh 1, phòng Kinh doanh 2 và phòng kinh doanhvận tải Mọi văn bản giấy tờ đều phải đợc giám đốc công ty ký duyệt vì vậyquy chế pháp lý chính tại văn phòng công ty đối với các trởng phòngchuyên trách và mệnh lệnh trực tiếp của các trởng phòng chuyên trách đốivới cán bộ trong phòng Hoạt động của công ty bao gồm:

- Kinh doanh XNK vật t thiét bị, máy móc dây truyền công nghệ,nguyên liệu phục vụ nhu cầu sản xuất

- kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hoá nh phân bón quặng vàoMiền Trung và Nam Bộ để tiêu thụ

* chi nhánh TP HCM

Do thế mạnh là tiếp quản đợc hệ thống kho tàng cũ của chế độ nguỵquyền trớc kia để lại, cộng với vị trí thuận lợi ở cửa ngõ của vùng đồngbằng Nam Bộ nên chi nhánh đợc phép tự chủ trong kinh doanh dịch vụ vàmặt hàng nh: Cho thuê kho bãi, kinh doanh các loại phân bón nội địa vàmột số loại phân bón nhập khẩu khác, và có quyền tự chủ trong phạm vipháp luật cho phép Chi nhánh còn có nhiệm vu quản lý các tài sản củacông ty cũng nh giúp văn phòng chính của công ty trong việc kinh doanhcác mặt hàng khác tại khu vực của họ

* xí nghiệp vật t & XNK hoá chất Yên Viên.

Nhận rõ tầm quan trọng của các khâu tiếp nhận và vận chuyển trongcông tác lu thông, kết hợp với văn phòng công ty, tạo công ăn việc làm chocán bộ công nhân viên của xí nghiệp, theo hình thức khoán gọn chi phícũng nh tỉ lệ hao hụt cho phép (nếu có) cho mỗi chuyến hàng hoá mà xínghiệp vận chuyển hay tiếp nhận, công ty đã giảm đợc các chi phí lu thông,tạo thế mạnh về giá bán, vừa tạo đợc doanh số cũng nh lợi nhuận cao cho

xí nghiệp

* CN Hải Phòng, CN Đà Nẵng và tổng kho A Yên Viên:

các đơn vị này đợc phép Kinh doanh cho thuê kho tàng và hỗ trợ công tytrong quá trình Kinh doanh nhập khẩu hàng hoá thiết bị, nhằm giảm các chiphí lu kho, tạo lợi thế cho hàng hoá của công ty

Nói chung với quy mô và cơ sở vật chất hiện có của VINACHIMEXthì Doanh nghiệp này có thể tiến hành tốt các hoạt động của mình trênphạm vi cả nớc, trên các thị trờng lớn, cùng với đội ngũ cán bộ công nhânviên chuyên nghiệp….phục vụ sản xuất và xây dựng cơ bản cho các đơn vị trong Tuy nhiên, bên cạnh đó theo tôi vẫn có nhng điềuhạn chế, cha tận dụng hết các lợi thế hiện có, cha dự trữ một số lợng hànghoá lớn khi giá thành thế giới hạ để phuc vụ cho sản xuất kinh doanh củangành

3.4 Hình thức và phơng pháp kế toán trong Doanh nghiệp

Mọi nghiệp vụ công tác kế toán phát sinh tại công ty đều đợc tậpchung về phòng kế toán tài vụ, tổ chức bộ sổ kế toán của công ty theo hìnhthức”chứng từ ghi sổ”

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái: TK111

Báo cáo tài chính

Ghi chó: ghi hµng ngµy

Ghi cuèi th¸ng

§èi chiÕu, kiÓm tra

II Thực trạng công tác kế toán của đơn vị

Công ty sử dụng phơng pháp “chứng từ ghi sổ”

* Chứng từ dùng trong kế toán quỹ tiền gồm:

- Phiếu thu, phiếu chi

H×nh thøc h¹ch to¸n kÕ to¸n c«ng ty ®ang ¸p dông.

Ghi chó: ghi hµng ngµy

Ghi cuèi th¸ng

§èi chiÕu, kiÓm tra

Chøng tõ gèc phiÕu thu, chi

chøng tõ gèc

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt

B¶ng tæng hîp chi tiÕt

Sæ c¸i: TK111

B¸o c¸o tµi chÝnh

Phần II

NộI DUNG CHíNH CủA CHUYÊN Đề Kế TOáN Quỹ

TIềN MặT TạI CÔNG TY VậT TƯ & XNK HOá CHấT

I khái niệm, nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

1 khái niệm

Tiền mặt là một bộ phận quan trọng, của vốn bằng tiền Nó là mộttrong ba nhân tố tạo lên vốn bằng tiền và là nhân tố không thể thiếu đợctrong toàn bộ tài sản lu động của công ty Vốn bằng tiền có ý nghĩa quantrọng trong việc thúc đẩy quá trình sản xuất Kinh doanh, đồng thời việc sửdụng vốn bằng tiền hiệu quả nhất

2 nhiệm vụ của kế toán quỹ tiền mặt và các yêu cầu cần cho kế toán quỹ tiền mặt.

Trong các công ty đợc quyền giữ lại một lợng tiền nhất định sau đókhi đã thoả thuận với ngân hàng, số tiền mặt trong công ty đợc quản lý tậpchung tại quỹ các nghiệp vụ thu chi do thủ quỹ đơc thực hiện sau khi đãkiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ có nhiệm vụ bảo quản quỹ tiền mặt tuyệt

đối an toàn

Thủ quỹ có nghĩa vụ kiểm tra các chứng từ khi thu hoặc chi tiền mặt,giữ lại các chứng từ số sách có liên quan đến nghiệp vụ thu chi do thủ quỹthực hiện, chứng từ phải có chữ ký của ngời nhận, ngời nộp, cuối ngày thủquỹ phải lập báo cáo quỹ

Thủ quỹ do thủ trởng cơ quan cử, chịu trách nhiệm giữ quỹ, thủ quỹkhông đợc nhờ ngời khác làm thay mình (trừ trờng hợp đơc uỷ quyền)nghiêm cấm thủ quỹ không đợc mua sắm vật t, hàng hoá tiết kiệm, tiếpnhận công tác kế toán

Mọi nghiệp vịu thu chi phải có chứng từ, chứng từ phải có chữ ký củathủ trởng cơ quan, kế toán trởng và ngời trực tiếp giao nhận tiền

Kế toán quỹ tiền mặt có nhiệm vụ nhận các báo cáo quỹ kèm theocác chứng tù thu chi do thu quỹ gửi lên kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp củachứng từ trong trờng hợp cần thiết kiểm tra quỹ để đảm bảo số d chính xác.Căn cứ vào các báo cáo quỹ, kế toán ghi vào sổ sách theo quy định, cuối kỳtiến hành đối chiếu giữa kế toán quỹ tiền mặt với các loại sổ sách khác cóliên quan

Các chứng từ và thủ tục thanh toán gồm: Phiếu thu, phiếu chi, sổ quỹtiền mặt, sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ về thủ tục thanh toán thì mọi khoản thu

và chi đều phải có chứng từ kèm theo Trờng hợp nhập xuất vàng bạc đáquý, ngoài các chứng từ xác nhận của thủ trởng, kế toán trởng, ngời giao,ngời nhận còn phải có dấu xác nhận của thủ trởng đơn vị, ngày giao và têncủa chủ tài sản.

II Phơng pháp hạch toán quỹ tiền mặt tại công ty.

Để hạch toán quỹ tiền mặt trớc hết kế toán phải căn cứ vào phiếu thu,chi

1.Phiếu thu

* Mục đích: Phiếu thu là một giấy tờ quan trọng giúp kế toán xác

định đợc số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý Thực tế phiếu thulàm căn cứ để thủ quỹ thu tiền ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản phải thu

có liên quan đến mọi khoản và trớc khi nhập quỹ phải đợc kiểm nghiệm

* Yêu cầu: kế toán ghi sổ các khoản phải thu có liên quan tới sổ sách,chứng từ ghi sổ, vào các giấy tờ có liên quan, và trớc khi nhập quỹ phải đợckiểm nghiệm

* Nội dung:

+ Tên phiếu thu ghi rõ tên ngời nộp tiền, địa chỉ ngời nộp tiền

+ Ghi rõ lý do thu

+ Số tiền nộp; viết bằng chữ

+ Số lợng chứng từ gốc đi kèm, chữ ký của ngời có liên quan

* Phơng pháp ghi chép: Phiếu thu do kế toán lập thành ba liên, thủquỹ giũ lại một liên để ghi sổ, một liên giao cho ngợi nộp, một liên lu lạinơi nộp phiếu, cuối ngày phiếu thu kèm theo chứng từ gốc và chuyển cho

kế toán ghi sổ

* Công việc của nhân viên kế toán:

Khi kế toán nhận đợc phiếu thu do kế toán kiểm tra tên ngời nhậntiền, lý do thu, số tiền thu viết trên phiếu và số tiền thực nhận, kế toán kiểmtra song cần phải ký tên vào phần của kế toán đã quy định, sau đó vào các

sổ sách có liên quan, sau đó giao lại cho thủ quỹ, liên thứ nhất lu lại nơi lậpphiếu, liên thứ hai thủ quỹ dùng để ghi sổ, sau đó thủ quỹ kiểm tra xem sốtiền thực thu vào quỹ và số liệu trên phiếu có khớp không

Kế Toán ghi số tiền thu vào cột thu của sổ quỹ tiền mặt chi tài khoản

đối ứng với tài khoản 111, ghi ngày vào

Phiếu thu Số : 108

Nhận của: Mai Hồng Anh

Đại diện đơn vị: Công ty TNHH Điện Dơng

Số tiền: 2 900 000 ( hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn )

Về khoản: Thu tiền điện tháng 7 năm 2006

Ghi có vào tài khoản: 642

Phiếu thu số : 109

Nhận của: Nguyễn Đức Trịnh

Đại diện đơn vị: Cp HCN

Số tiền: 1 200 000 000 ( một tỷ hai trăm triệu đồng )

Về khoản : Nhận lại tiền vốn góp liên doanh

Ghi có vào tài khoản: 211

Phải ghi đầy đủ rõ ràng Phiếu chi phải đợc lập thành 2 liên, có đầy

đủ chữ ký của ngời lập phiếu, ghi rõ số tiền va viết bằng chữ

* Nhiệm vụ kế toán: Khi nhận đợc chứng từ kế toán phải kiểm tra tênngời nhận tiền, lý do chi, số tiền ghi trên phiếu chi, kế toàn ký rồi giao lại chothủ quỹ, liên thứ nhất lu lại nơi lập phiếu, liên thứ 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ kếtoán và kèm theo chứng từ gốc Cuối cùng kế toán lu lại phếu chi

Phiếu chi số: HĐ 19

Nhận của: Phan Quốc Tuấn

Đại diện đơn vị: TCKT

Số tiền: 900 000 ( chín trăm nghìn đồng chẵn )

Về khoản: Chi tiền mua một bộ sách, phí sinh hoạt

Ghi nợ tài khoản: 642

Phiếu chi số: 42

Nhận của: Nguyễn Mai Phơng

Đại diện đơn vị: TCKT

Số tiền: 168 300 000 ( một trăm sáu tám triệu ba trăm nghìn đồng )

Về khoản: Chi tiền mua hoá chất Apatit

Ghi nợ tài khoản : 152

( Đã ký)

Phiếu chi II

3 Sổ quỹ tiền mặt

* Mục đích :

Sổ quỹ tiền mặt hàng ngày, phản ánh các khoản đã thu, chi của công

ty và theo dõi đợc số tồn quỹ của công ty vào cuối mỗi ngày

+ Ghi sổ chính xác lý do thu, chi trong từng ngày

+ Ghi tài khoản đối ứng với tài khoản 111

+ Ghi chính xác số tiền thu, chi và số tiền tồn quỹ vào cuối ngày+ Cuối tháng kế toán cộng tổng số thu chi trong tháng của công ty,xác định số d cuối tháng

* Phơng pháp ghi chép:

Sổ chi tiết tài khoản 111 phải ghi đầy đủ vào các cột, ghi đúng ngàyvào sổ, chính xác số tiền theo phiếu thu, chi Cuối tháng xác định số d cuốitháng và có đầy đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị, kế toán trởng, ngời lập

* Nhiệm vụ của kế toán

Kế toán nhận đợc phiếu thu, chi và chứng từ có liên quan, kế toán ghi

đúng ngày phát sinh, diễn giải, số tiền vào cột thu, chi, cuối ngày kế toánxác định số tồn quỹ, từ đó vào sổ tài khoản