Dự án giới thiệu chương trình quản lí nhân sự tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh

Dự án giới thiệu chương trình quản lí nhân sự tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh

Lời nói đầu

Trên thế giới, để có thể cạnh tranh được các tổ chức doanh nghiệp đềuphụ thuộc vào hệ thống thông tin, mà doanh nghiệp đó thu thập được Bên cạnhcác máy móc, thiết bị hữu hình, thông tin được đánh giá như nguồn tài nguyênquan trọng nhất.

Trong thời đại ngày nay, như chúng ta đã biết cùng với sự phát triển củacác nghành khoa học kĩ thuật khác, thì nghành công nghệ thông tin cũng pháttriển một cách mạnh mẽ và đang dần từng bước khẳng định mình Bằng chứnglà các nước phát triển trên thế giới đều ứng dụng công nghệ thông tin trong mọilĩnh vực như: Sản xuất, dịch vụ, thương mại, giao thông … và đạt được nhiềuthành tựu khoa học Các phần mềm giải trí và phần mềm ứng dụng lần lượtđược ra đời để phục vụ con người Cùng với nó là sự ra đời của nhiều máy tínhmới hiện đại, tốc độ sử lý cao, tạo thuân lợi cho người dùng Đặc biệt việc ứngdụng công nghệ thông tin trong quản lí ngày càng được khẳng định và đóng vaitrò quan trọng Theo thống kê có từ 70% - 80% các nhà tin học trên thế giớihoạt động trong lĩnh vực quản lý Trong đó chỉ có từ 20% - 30% các nhà tinhọc hoạt động trong lĩnh vực khác của tin học Cùng với sự phát triển vô cùngmạnh mẽ của công nghệ thông tin trên thế giới và nước ta đang trong quá trìnhcông nghiệp hoá, hiện đại hoá thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trongquản lý là điều rất quan trọng Tính ưu việt của công nghệ thông tin không chỉthực hiện trên lĩnh vực truyền và truy nhập dữ liệu qua mạng internet nó kếtnối người với người mà còn thể hiện trên lĩnh vực quản lí, nó làm cho chươngtrình quản lí trở lên dễ dàng hơn, không tốn nhiều nhân lực.

Đứng trước sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, làsinh viên nghành hệ thống thông tin quản lí, Khoa Tin_Kinh Tế em xin chọn

đề tài tốt nghiệp của mình là một dự án giới thiệu chương trình quản lí nhân sựtại công ty đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh.

Kết cấu báo cáo gồm có: 4 chương

Chương 1:Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lí nhân sựChương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí nhân sự Chương 3: Xây dựng hệ thống

Chương 4: Cài đặt chương trình và hướng dẫn sử dụng

Chương 1:Khảo sát và đánh giá hệthống quản lí nhân sự

1.1.Thực trạng của lĩnh vực quản lí nhân sự

1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty1.1.1.1.Chức năng:

1.1.1.2.Nhiệm vụ của công ty:

1.1.2 Đối tượng của quản lí nhân sự1.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự

1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên:

1.1.4.2.Quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việctại công ty

1.2.Tính cấp thiết của đề tài

1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó1.2.2.Tính cấp thiết của đề tài

1.3.Mục tiêu

1.4.Những công việc đã làm và hạn chế

1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới

1.4.2.Hạn chế và lí do hạn chế của hệ thống mới1.4.3.Hướng phát triển của đề tài

Chương 1 : Khảo sát và đánh giá hệthống quản lí nhân sự

1.1.Thực trạng của lĩnh vực quản lí nhân sự

Công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh là mộtcông ty tư nhân có trụ sở đóng tại 17 Chùa Bộc - Hà nội, công ty có con dấuriêng và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản hợp pháp tại ngân hàng,hoạch toán độc lập Từ khi mới hoạt động đến nay công ty luôn có các chínhsách để cố gắng hoàn thiện về tổ chức và các chiến lược kinh doanh năng độngđể củng cố và mở rộng thị phần của công ty cụ thể:

- Công ty luôn tìm cách khai thác hiệu quả đội ngũ nhân viên, thông quachính sách đãi ngộ như trả lương xứng đáng với công sức người lao động,thưởng khuyến khích, du lịch, nghỉ mát cộng với các chế độ phúc lợi xã hộibảo đảm quyền lợi cho người lao động như đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xãhội cho người lao động…cùng các quy định thưởng phạt nghiêm ngặt.

- Công ty có chính sách ưu đãi, chăm sóc, quan tâm đến khách hàng cũtìm hiểu thị trường nhằm tìm ra thị trường mới, sản phẩm mới để tăng thị phần,doanh số, lợi nhuận cho công ty Tôn chỉ của công ty là “ khách hàng là thượngđế ”, luôn luôn đáp ứng một cách tối đa mọi nhu cầu của khách hàng.

- Từ khi mới thành lập, công ty liên tục phát triển cả về quy mô lẫn mặthàng kinh doanh Về mặt kinh tế, công ty coi trọng hiệu quả kinh tế đồng thờithực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước Mặt khác công tykhông ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ và nắm bắt kịp thời thịhiếu người tiêu dùng để tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp có khảnăng cạnh tranh.

Công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh là công tychuyên cung cấp các loại máy tính, máy in và các thiết bị mạng Công ty đảmtrách tất cả các khâu từ khâu nhập hàng đến khâu bảo quản, sử lý đến tiêu thụ

sản phẩm Ngoài ra công ty còn được sự uỷ quyền thay mặt hãng bảo hành cácsản phẩm của công ty bán ra, cung cấp dịch vụ sau bán hàng

Các mặt hàng mà công ty kinh doanh không thuộc diện nhà nước hạnchế mà trái lại đang có nhu cầu để phục vụ cho nền kinh tế như: dự án tin họchoá trong quản lí hành chính nhà nước, dự án phổ cập tin học cho bậc học phổthông, cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng giáo dục.Đây cũng là yếu tố thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty.

1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty.1.1.1.1.Chức năng:

Công ty trực tiếp nhập khẩu để phân phối các sản phẩm máy tính, máyin, thiết bị mạng, thiết bị ngoại vi cho một số hãng lớn có uy tín trên thị trườngnhư: IBM, AMI, LinkSys, Hellct Packard

Ngoài ra công ty còn được sự uỷ quyền thay mặt hãng bảo hành các sảnphẩm của công ty bán ra, cung cấp dịch vụ sau bán hàng.

1.1.1.2 Nhiệm vụ của công ty:

Xây dựng và thực hiện các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn do giám đốccông ty đề ra theo đúng luật doanh nghiệp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩaViệt Nam.

Tổ chức nghiên cứu để khuyến khích mọi nhân viên làm việc tích cực,nâng cao trang thiết bị để nắm bắt với nhu cầu phát triển của xã hội, tăng khảnăng cạnh tranh nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước như không kinh doanh tráipháp luật, thực hiện nộp thuế đầy đủ, thực hiện các chế độ chính sách về quảnlí và sử dụng tiền vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hoạch toán kinh tế.

Tổ chức bộ máy doanh nghiệp, quản lí toàn diện, đào tạo và phát triểnđội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng pháp luật chính sách của nhà nước,chăm lo đời sống tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động làm việc, thực

hiện phân phối công bằng Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìmtrật tự an ninh chính trị và an toàn xã hội trong phạm vi quản lí của công tytheo quy định của pháp luật.

1.1.2 Đối tượng của quản lí nhân sự

Đối tượng của quản lí chính là các nhân viên ở các phòng ban Trongcông ty bao gồm có 5 phòng ban: Phòng kĩ thuật, Phòng kinh doanh, Phòng kếtoán, Phòng tổng hợp hành chính, bộ phận kho và giao hàng Tổng số có 21công nhân viên được phân ra ở các bộ phận và phòng ban khác nhau.

Sau đây là số lượng các nhân viên ở các bộ phận và phòng ban o 2-Bộ phận giao hàng

o 5-Phòng kinh doanho 2-Kế toán

o 3-Bộ phận khoo 3-Phòng tổng hợpo 4-Phòng kĩ thuật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty.

Căn cứ vào đặc điểm quá trình kinh doanh, tính chất kĩ thuật, quy môdoanh nghiệp, đồng thời để phát huy ngày càng cao vai trò của quản lí đối vớiquá trình kinh doanh, công ty đã tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả với chế độmột thủ trưởng Đứng đầu là giám đốc, ngươì điều hành trực tiếp và chịu tráchnhiệm về mọi hoạt động của công ty, cùng với giám đốc còn có trưởng phòngphụ trách kĩ thuật và trưởng phòng kinh doanh các nhóm sản phẩm, mỗi mộtphòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ cụ thể tạo thành một thể thống nhấtchặt chẽ trong mọi hoạt động của công ty.

Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức như sau:Giám Đốc

P.kế toán P.TH-hành chính

P.kinh doanh

P.kĩ thuật Kho và bộ phận giao hàng

Bộ máy tổ chức của công ty

Mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng riêng

+ Giám Đốc: là người điều hành công việc hàng ngày của công ty, làngười đại diện pháp luật cho công ty.

- Là người quyết định cuối cùng cho việc nhập hàng, giá bán hàng hoá,mọi chi phí kinh doanh …cũng như tổ chức nhân sự của công ty.

- Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộcông nhân viên trong công ty.

+ P.Tổng hợp hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động quản línhân sự, tuyển nhân viên mới, chế độ chính sách, chăm lo đời sống cho cán bộcông nhân viên và các hoạt động khác của công ty.

+ P.Kế toán:tổ chức hoạch toán kinh doanh các hoạt động của công ty, cụthể là nắm giữ sổ sách, ghi lại các nghiệp vụ chi tiêu của công ty và thực hiệncân đối cuối kì, lập bảng tổng kết tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh

- Có trách nhiệm quản lí công nợ khách hàng và hạch toán các hợp đồngnhập khẩu của công ty

- Định kì báo cáo hoạt động kinh doanh lên ban giám đốc, đề xuất cáckiến nghị nhằm cân đối các ngân quỹ, các biện pháp tài chính khác nhằm thúcđẩy hoạt động kinh doanh của công ty.

+ P Kinh doanh: nghiên cứu nắm bắt tình hình thông tin trên thị trườngtrong nước và nhu cầu mặt hàng nguồn hàng, tình hình biến động về giá cả thịtrường, từ đó lên kế hoạch nhập hàng và trình lên ban giám đốc thông quatrưởng phòng kinh doanh.

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho cả năm, quý tháng, xây dựngphương án liên doanh liên kết để bán sản phẩm, nhập khẩu hàng hoá và cácphương án sau khi đã được công ty phê duyệt.

+ P kĩ thuật: Thay mặt hãng bảo hành sản phẩm , thực hiện các dịch vụkinh doanh sau bán hàng

- Mở rộng dịch vụ sửa chữa bảo hành bảo trì, góp phần tăng doanh số vàlợi nhuận của công ty, nâng cao chất lượng dịch vụ, trau dồi tay nghề để đápứng một cách tối đa nhu cầu khách hàng, góp phần nâng cao uy tín

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm khi nhập kho hay đưa ra thị trường tiêuthụ.

+ Kho và bộ phận giao hàng:

- Bộ phận giao hàng: Phối hợp với phòng kinh doanh để giao hàng đúngđịa điểm, thời gian theo quy định cho khách hàng, gián tiếp góp phần nâng caochất lượng dịch vụ và doanh số của công ty.

- Bộ phận kho: Thực hiện bảo quản hàng hoá về chất lượng và số lượng.+ Các trưởng phòng trực tiếp dưới sự lãnh đạo chỉ đạo của giám đốccông ty, thực hiện việc bố trí sắp xếp hợp lý đội ngũ nhân viên cho phù hợp vớitình hình thực tế nhằm phát huy khả năng hoàn thành tốt kế hoạch, có tráchnhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty.

+ Người lao động có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, thựchiện các điều khoản đã kí kết trong hợp đồng lao động, chấp hành pháp luậtnhà nước, và quy định của công ty về nội quy làm việc, có trách nhiệm xâydựng và bảo vệ công ty, quyền lợi của người lao động là được hưỏng theo laođộng, được tham gia tổ chức đoàn thể và được pháp luật thừa nhận.

1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự

Khi thiếu nhân sự trong công ty thì phòng tổng hợp hành chính sẽ chịutrách nhiệm việc tuyển mới nhân viên dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty.

1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên:

+ Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Đối với nhân viên ở bộ phận giao hàng thì yêu cầu phải tốt nghiệp cấp 3trở lên và có bằng lái xe.

Hồ sơ bao gồm: Sơ yếu lí lịch

 Giấy khám sức khoẻ Đơn xin việc

 Giấy khai sinh(bản sao) Chứng chỉ nghề (bản photo) Chứng minh thư (bản photo) Giấy phép lái xe(bản photo)

Đối với nhân viên ở bộ phận khác thì yêu cầu phải có bằng tốt nghiệpchuyên nghành về công việc mà công ty đang cần tuyển.

Hồ sơ bao gồm Sơ yếu lí lịch

 Giấy khám sức khoẻ Đơn xin việc

 Giấy khai sinh(bản sao)

 Bằng tốt nghiệp (bản sao) Chứng minh thư(bản sao)

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ công ty sẽ lên lịch và hẹn ngàyđến phỏng vấn và kiểm tra kiến thức chuyên môn Còn những hồ sơ khônghợp lệ sẽ được trả lại cho người xin việc

Người xin việc sau khi được công ty gửi giấy hẹn ngày đến phỏng vấn,nếu theo giấy hẹn mà người đó không đến thì coi như bị loại khỏi vòng phỏngvấn Sau khi phỏng vấn và kiểm tra kiến thức chuyên môn của họ xong, côngty sẽ chọn trong số đó những người đạt yêu cầu và trình hồ sơ của họ lên bangiám đốc, để giám đốc quyết định Sau đó sẽ tiến hành kí hợp đồng lao động.

Trong những trường hợp đặc biệt công ty yêu cầu họ phải thử việc mộtthời gian sau đó mới kí hợp đồng.

Hợp đồng lao động được lí kết bởi sự nhất trí của hai bên, về các điềukhoản trong hợp đồng như: lương và thời gian thực hiện hợp đồng …đều đượcthoả thuận một cách nhất trí sau đó mới đi đến kí kết, tránh trường hợp mộttrong hai bên làm sai hợp đồng

1.1.4.2.Quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc tạicông ty.

Việc quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc là điều cầnthiết đối với mỗi doanh nghiệp dù đó là doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệpnhà nước hay doanh nghiệp liên doanh.

Sau đây là quá trình quản lí hồ sơ nhân viên của công ty.

 Hồ sơ của nhân viên được lưu trữ trên máy tính của phòng tổnghợp hành chính, ngoài ra hồ sơ còn được lưu trữ bên ngoài trongtủ hồ sơ của công ty.

 Sử lí hồ sơ: Khi có yêu cầu tìm kiếm thông tin của nhân viên từgiám đốc hoặc các phòng khác, thì phòng tổng hợp hành chính sẽ

lấy hồ sơ trong tủ hồ sơ ra tìm kiếm những thông tin cần tìm sauđó trả lời họ.

 Nếu như có đơn xin thôi việc của nhân viên, thì phòng tổng hợphành chính sẽ tiếp nhận và sau đó sẽ trình lên ban giám đốc đểgiám đốc xem xét và kí quyết định Khi có quyết định cho ngườiđó thôi việc thì phòng tổng hợp hành chính sẽ giao lại hồ sơ nhânviên lại cho họ và huỷ thông tin của nhân viên đó khỏi dữ liệu củacông ty.

 Trong trường hợp công ty nhận thấy một nhân viên nào đó, khôngcó khả năng làm công việc hiện tại nữa, thì công ty sẽ huỷ hợpđồng với nhân viên đó và có bồi thường theo thoả thuận hoặcchuyển nhân viên đó đến bộ phận khác, phù hợp với khả năng củanhân viên đó Và thông tin của nhân viên đó phải chỉnh sửa lại  Khi một nhân viên được nhận khen thưởng hoặc bị kỉ luật, sau khi

nhận quyết định phòng tổng hợp hành chính sẽ thực hiện việc cậpnhật dữ liệu vào sổ khen thưởng kỉ luật.

 Khi một nhân viên nào đó được đề bạt lên chức vụ cao hơn thìphải chỉnh sửa lại thông tin và thường thì hồ sơ cũ phải huỷ đi vàviết lại hồ sơ mới

1.2.Tính cấp thiết của đề tài

1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó

Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế chưa phát triển nênviệc sử dụng máy tính trong công tác quản lí nói chung và công tác quản línhân sự nói riêng chưa phổ biến, công tác quản lí nói chung còn thủ công Khinền kinh tế chưa phát triển và còn gặp nhiều khó khăn thì việc quản lí thủ công

là phù hợp Và lại quy mô của công ty không lớn lên việc quản lí thủ công làphù hợp, không đòi hỏi cao và đáp ứng nhu cầu hiện tại.

Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu của con người ngàycàng cao do đó việc quản lí thủ công của công ty phần nào không còn phù hợpvà gặp một số yếu kém sau:

 Việc lưu trữ phức tạp, phải sử dụng nhiều hồ sơ, sổ sách

 Nước ta là một nước nhiệt đới gió mùa và có độ ẩm cao, vì vậy hồsơ được lưu trên giấy tờ để trong nhiều năm có thể bị ẩm mốc vàbị vàng ố, điều đó rất bấ lợi cho quá trình tìm kiếm sau này.

 Công việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp nhiều khó khăn vì mỗi khi thayđổi phải huỷ toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại hồ sơ mới

 Việc tìm kiếm thông tin của nhân viên mất nhiều thời gian vàcông sức.

 Khi thay đổi chỉnh sửa khó tránh khỏi những thiếu sót trong việclưu trữ thông tin bổ xung

1.2.2.Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay công nghệ thông tin trên thế giới được ứng dụng rộng dãi trongnhiều lĩnh vực và đạt được nhiều thành tựu, còn công nghệ thông tin ở nước tathì sao? Hiện nay nó mới chỉ áp dụng một số lĩnh vực, tuy chưa phát triển mộtcách mạnh mẽ và rộng dãi nhưng hầu như các doanh nghiệp đều ý thức đượcviệc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh đem lại nguồn lợinhuận rất lớn

Các doanh nghiệp luôn tìm cách thu thập thông tin nhằm phục vụ hoạtđộng kinh doanh của họ, vì thông tin là yếu tố rất quan trọng không thể thiếutrong bất kì một cơ quan, đơn vị nào Sự thành công hay thất bại của một tổchức phụ thuộc khá nhiều vào hàm lượng thông tin mà họ chiếm lĩnh được.

Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, là một nghànhcông nghệ cao mà trong đó sự cải tiến thay đổi công nghệ và sự ra đời của cácthế hệ sản phẩm mới diễn ra hàng ngày hàng giờ Sản phẩm mới ra đời làmcho sản phẩm cũ giảm giá rất nhanh và nếu như còn tồn kho loại hàng này thìcông ty sẽ bị thiệt hại nhiều, chính vì vậy việc tuyển chọn nhân sự cho côngtác quản trị mua hàng và hàng tồn kho đối với công ty là cực kì quan trọng.Cho nên công tác quản lí đòi hỏi phải chính xác và kịp thời.

Sự phát triển của công ty nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế nóichung đang đòi hỏi mỗi nghành mỗi nghề, mỗi công việc đều có sự đổi mới vàtiến bộ.

Yêu cầu phải nối mạng toàn công ty để đảm bảo cho sự quản lí chặt chẽthống nhất, đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty

Hiện nay trong công ty thói quen làm bằng phương pháp thủ công vẫncòn nhất là công tác quản lí nhân sự, phương pháp chính là làm bằng Excelhoặc ghi trên giấy tờ Tuy nó đơn giản nhưng hiệu quả không cao, lại khôngmang tính chuyên nghiệp Nhận thấy sự hạn chế trong công tác quản lí nhân sựcủa công ty, em xin đưa ra dự án quản lí nhân sự để khắc phục những vấn đềrắc rối trên Thông thường quản lí nhân sự bao gồm cả quản lí lương, nhưngdo thời gian và trình độ còn hạn chế, em xin không nhắc tới phần quản lí lươngtrong dự án này.

1.3.Mục tiêu

Đề tài nhằm mục đích thiết kế hệ thống quản lí nhân sự tại công tyTNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh, hệ thống này đưa ra sẽgiúp cho công ty khắc phục được những yếu kém của mình.

Hệ thống bao gồm các chức năng sau: Tuyển mới

 Khen thưởng ,kỉ luật Đào tạo ,bồi dưỡng

 Giải quyết nghỉ ,thôi việc Đề bạt ,bổ nhiệm

 Chỉnh sửa ,Cập nhật thông tin Thống kê ,báo cáo,tìm kiếm

1.4.Những việc đã làm

1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới

Từ những hạn chế của công tác Quản lí nhân sự thủ công, một hệ thôngmới được ra đời có thể đáp ứng được nhu cầu mà công tác quản lí hiện tạikhông làm được cụ thể là:

 Hệ thống là công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian và côngsức cho nhân viên quản lí trong việc lưu trữ hồ sơ, chỉnh sửa in ấncác thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng và chính xác. Tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tìm kiếm thông tin

1.4.2.Hạn chế và lí do hạn chế của hệ thống mới

Bên cạnh những tác dụng chính của hệ thống mới đem lại thì còn cónhững hạn chế như: chưa giải quyết hết mọi phát sinh trong quá trình quản lí,

và chưa có phần quản lí lương, chưa đưa ra được hệ thống báo cáo tự động…Lý do của hạn chế này là do thời gian nghiên cứu ngắn, trình độ củangười thực hiện còn hạn chế , còn đang trong quá trình học hỏi và tíchluỹ kinh nghiệm

1.4.3.Hướng phát triển của đề tài:

 Xây dựng hệ thống quản lí lương với các chức năng thống kê báocáo tự động,nâng nghạch bậc lương…

 Hoàn thiện các chức năng đã xây dựng.

 Mở rộng và xây dựng một số chức năng mới đáp ứng nhu cầu đadạng của quản lí nhân sự.

 Thiết kế giao diện đẹp hơn, có tính thẩm mĩ

Chương 2: Phân tích và thiết kế hệthống quản lí nhân sự

2.1.Phân tích tác nghiệp:

2.2.Biểu đồ phân cấp chức năng:

2.3.Biểu đồ Luồng DL mức khung cảnh:

2.3.1.Biểu đồ DL mức đỉnh2.3.2.Biểu đồ DL mức dưới đỉnh

2.3.2.1 Định nghĩa chức năng “tuyển mới”

2.3.2.2 Định nghĩa chức năng “Đề bạt ,bổ nhiệm”2.3.2.3 Định nghĩa chức năng “Đào tạo ,bồi dưỡng”2.3.2.4 Định nghĩa chức năng “Khen thưởng kỉ luật”

2.3.2.5 Định nghĩa chức năng “ Thôi việc “

2.3.2.6 Định nghĩa chức năng “ Cập nhật ,sao lưu”2.3.2.7 Định nghĩa chức năng “Thống kê báo cáo”

Về mặt quản lí: Ban lãnh đạo công ty cần có một thông tin chi tiết,nhanh chóng về nhân viên trong công ty Chẳng hạn như trình độ chuyên môn,quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật, báo cáo thường kì về lương bổng , báocáo thống kê trong toàn bộ công ty…từ đó đưa ra những dự báo để sẵn sàng

giải quyết những nhân viên nào sẽ được tăng lương, những phòng ban thiếunhân sự để còn bổ xung kịp thời Những thông tin được đưa ra chi tiết, chínhxác kịp thời theo ý kiến của ban lãnh đạo có được những quyết định đúng đắnkịp thời.

Đối với người sử dụng việc truy nhập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vàora dữ liệu đơn giản, chuẩn xác dễ thực hiện và sử lí lỗi tốt, có hệ thống đăngnhập người dùng tránh trường hợp có ai đó vào sửa dữ liệu, hệ thống này chỉcho phép người có mật khẩu mới có thể sử dụng được.

2.2.Biểu đồ phân cấp chức năng

Hệ thống quản lí nhân sự

Tuyển mới

Đào tạo,bồi dưỡng

Khen thưởng,kỉ luật

4 Thôi việc5Đề bạt ,bổ

Cập nhật ,sao lưu

Thống kê,báo cáo

Nhận HS

Phỏng vấn

Ban hànhQĐ

Duyệt DS

Ban hành QĐ

Lập DS

Ban hành QĐ

Nhận đơnLập DS

Ban hành QĐ

Ban hành QĐ

Lấy TT

Cập Nhật

Sao lưu

Nhận Y/C

Lập BC

Trả lờiRa QĐ

Ra QĐ

Ra QĐPhân bổ

CT

Biểu đồ phân cấp chức năng

2.3.Biểu đồ Luồng DL mức khung cảnh

Hệ thống QLNSNhân viên

Lãnh đạo

Quyết địnhHồ sơ

Báo cáo Thống kê

Yêu cầu báo cáo,thống kêĐơn (*)

Trả lời

Đề nghị

QĐ

2.3.1.Biểu đồ DL mức đỉnh

Nhân viên

Tuyển Mới

Đề bạt ,bổ nhiệm

Đào tạoBồi dưỡng

Khen thưởng,K

TKê,báo cáo

Cập nhật ,sao l ưu

NghỉThôi việc

Nhân viênHồ sơ

Quyết định

QĐQĐ đề bạt,bn

DSđề nghị

DSđề nghịQĐ

QĐ KTKL

Bản dự trùQĐ

yêu cầu BCTKBáo cáo TK

ĐơnQĐYêu

cầu TT

ĐơnQĐ

2.3.2 Biểu đồ DL mức dưới đỉnh

2.3.2.1 Định nghĩa chức năng:”Tuyển mới”

Tuyển mới nhân viên là việc làm cần thiết khi công ty thiếu nhân lực đểphục vụ cho hoạt đông kinh doanh của mình.

Hệ thống sẽ xác định nhu cầu nhân lực của từng phòng ban sau đó dựavào số lượng hồ sơ nộp vào và từ đó sẽ lựa chọn ra những hồ sơ đáp ứng nhucầu cần tuyển dụng.

Tiếp nhận HS1.1

Phỏng vấn

Ban hành QĐ

1.3Nhân viên

Lãnh đạoHồ sơ

Hồ sơ hợp lệ

KQphỏng vấn

QĐ hồ sơKQ tuyển

lại HS

hẹn ngày đến phỏng vấn

BDL Định nghĩa chức năng 1

2.3.2.2 Định nghĩa chức năng: ” Đề bạt bổ nhiệm”

Khi thấy công ty mình thiếu một số vị trí trong bộ máy quản lí, cácphòng ban sẽ gửi đề nghị lên cho hệ thống, hệ thống sẽ lập ra danh sách nhữngngười phù hợp, để trình lên cho cấp trên duyệt và quyết định.

Khi nhân viên được đề bạt bổ nhiệm vào chức vụ mới, thì hệ thống sẽthay đổi chức vụ và cập nhật quá trình công tác của nhân viên đó

BDL Định nghĩa chức năng 2

Đề nghị

Lập DS2.1

Ban hành QĐ

2.3Nhân viên

Phòng ban

Ra QĐ2.2

QĐ bổ nhiệm

Giám đốcDS đề nghị

DS đãduyệt

2.3.2.3Định nghĩa chức năng:” Đào tạo bồi dưỡng”

BDL Định nghĩa chức năng 3

Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin là một nghành màtrong đó sự cải tiến thay đổi công nghệ và sự ra đời của các thế hệ sản phẩmmới diễn ra hàng ngày hàng giờ, để tiến kịp được sự thay đổi công nghệ, côngty thường xuyên có những đợt học tập ngắn hạn hay dài hạn do công ty tổchức.

Ra QĐ3.3

Ban hành QĐ

3.4Nhân viên

Quyết địnhĐơn

DS đề nghị

Quyết địnhPhân bổ

chỉ tiêu

Phòng ban

chỉ tiêu

chỉ tiêu

chỉ tiêuDanh

sáchtừ

Quyết địnhQuyết

định

Vì vậy việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụlà một trong những chức năng rất quan trọng của hệ thống quản lí nhân sự Saukhi nhận được chỉ tiêu của lãnh đạo công ty, hệ thống sẽ thực hiện việc phânbổ chỉ tiêu cho bộ phận kho và Phòng kĩ thuật theo tỷ lệ hợp lí, hai bộ phận nàysẽ lập danh sách cử nhân viên đi học, sau đó hệ thống sẽ ra quyết định

2.3.2.4Định Nghĩa chức năng:”khen thưởng kỉ luật”

BDL Định nghĩa chức năng 4

Hàng năm sau khi tổng kết hoạt động kinh doanh, dựa vào những đónggóp của từng nhân viên đối với sự phát triển và tồn tại của công ty, các phòngsẽ lập ra danh sách đề nghị khen thưởng, kỉ luật lên ban giám đốc Hệ thống cónhiệm vụ xét duyệt các đề nghị và ra quyết định.

Hình thức khen thưởng, kỉ luật được đưa ra không chỉ nhằm khuyếnkhích nhân viên, mà còn làm cho họ nhận thấy được khả năng làm việc củamình, từ đó có thể phát huy khả năng sáng tạo trong công việc Hình thức kỉ

Lập DS4.1

Ra QĐ4.2Ban hànhQĐ

Lãnh đạo

Nhân viên

QĐ KTKL

HSNVĐề nghị

DS đề nghị

QĐ KTKLKTKL

Phòng banĐề

QĐ

luật cũng tương tự, nó chỉ ra những khuyết điểm của nhân viên, để nhân viên tựkhắc phục những nhược điểm của mình và làm việc một cách tốt hơn.

Ngoài ra hình thức khen thưởng, kỉ luật không chir tác động đến nhânviên, mà nó còn tác động trực tiếp đến sự phát triển của công ty Hình thứckhen thưởng có thể là tăng lương hoặc thưởng tiền…

2.3.2.5 Định nghĩa chức năng :”Thôi việc,nghỉ việc”

BDL Định nghĩa chức năng 5

Khi có đơn xin thôi việc của nhân viên hoặc công ty nhận thấy nhân viêncủa mình không còn đủ khả năng làm việc tại công ty nữa, thì công ty sẽ huỷhợp đồng lao động với nhân viên đó, trước thời hạn và bồi thường theo hợpđồng lao động đã thoả thuận ban đầu Hệ thống sẽ xem xét và giải quyết cáctrường hợp này sau đó sẽ đưa ra quyết định.

Khi nhân viên nghỉ hoặc thôi việc, thì toàn bộ hồ sơ và thông tin củanhân viên đó được loại khỏi cơ sở dữ liệu và được lưu tại một tập tin riêng đểthuận lợi cho việc tìm kiếm sau này.

2.3.2.6 Định nghĩa chức năng:” chỉnh sửa,cập nhật ,sao lưu”

Lập DS5.2

Nhân viên

Ra QĐ5.3Ban hành

HSNVNhận Đơn

Xem xét

QĐQĐ

tin6.1Sao lưu

Yêu cầu TT

TT cập nhật

Lãnh đạođề

QĐ

BDL Định nghĩa chức năng 6

Các thông tin về nhân viên được hệ thống lưu lại khi bắt đầu xây dựnghệ thống hoặc khi nhân viên đó nộp hồ sơ xin tuyển mới Các thông tin củanhân viên như họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán…gọi là các thông tin cốđịnh chúng không thay đổi trong suốt cuộc đời của các nhân viên đó, tuy cónhiều thông tin thay đổi thường xuyên như quá trình công tác, tình trạng hônnhân, con cái, địa chỉ…

Các thông tin như quá trình công tác, quá trình đào tạo, khen thưởng kỉluật, được cập nhật ngay khi có quyết định đối với nhân viên, các thông tin cầnbổ xung, sửa đổi khác sẽ được các nhân viên chuyển cho hệ thống khi hệ thốngyêu cầu.

Công việc này được tiến hành một cách đều đặn và thường xuyên nhằmđảm bảo cho các thông tin về nhân viên trong cơ sơ dữ liệu luôn được cập nhậtmột cách chính xác.

2.7 Định nghĩa chức năng :”Thống kê ,báo cáo,tìm kiếm”

Cập nhậtTT

Thông tin

Đề nghịsao lưu

Nhận Y/C7.1Lãnh đạo

Yêu cầu báocáo ,thống