Hoàn thiện công tác văn phòng tại Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông

Luận Văn: Hoàn thiện công tác văn phòng tại Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông

LỜI MỞ ĐẦU

Du lịch là một ngành công nghiệp không khói Hiện nay, trên thế giới

có hàng trăm triệu người đi du lịch và số người đi du lịch có khuynh hướng ngày càng gia tăng Du lịch không những là động lực chủ yếu thúc đẩy nền kinh tế thế giới mà còn là một nhân tố có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế văn hoá xã hội của mỗi quốc gia, du lịch còn thúc đẩy hoà bình, giao lưu văn hoá và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc giữa các quốc gia

Đối với Việt Nam du lịch là một ngành kinh tế trọng điểm của đất nước, hàng năm chính phủ đầu tư một lượng vốn không nhỏ để phái triển ngành du lịch, Việt Nam là một quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong phú, từ đó Việt Nam rất có nhiều tiềm năng để phát triển du lịch và thu thút rất nhiều khách du lịch đến thăm và càng ngày càng tăng Từ đó công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã ra đời để đáp ứng nhu cầu thuận lợi và sự phát triển của ngành du lịch

Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của công ty, hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thông tin, hoạt động văn phòng đã không còn bó gọn trong một phạm vi hẹp với những chức năng mang tính hành chính tạp vụ mà giờ đây đã được nâng lên tầm cao với những chức năng nhiệm vụ chuyên sâu của mình như trợ giúp hoạch định các chính sách phát triển, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển và kiểm tra các hoạt động của công ty

Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông, em đã tìm hiểu rõ về hoạt động của công ty nói chung và công tác văn phòng tại công ty nói riêng Hiểu được thực tế hoạt động của một văn phòng diễn ra như thế nào, kỹ năng thao tác, thực hiện công việc ra sao Có thể nói công ty hoạt động có hiệu quả cũng là nhờ một phần lớn ở bộ máy văn phòng Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần:

Phần I: Khái quát vài nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông

Phần II: Thực trạng công tác văn phòng TNHH Dịch vụ Mêkông

Phần III: Đánh giá chung

Mặc dù có có gắng nhưng bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót Rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo

PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG

I KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG

1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Trước sự phát triển du lịch như vũ bão, Thủ đô Hà Nội là một trong những thành phố lớn của Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả nước hiện nay Tiềm năng phát triển du lịch tại Hà Nội là rất lớn do có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với sự phát triển của dân tộc ta Rất nhiều người dân Việt Nam và nước ngoài đi du lịch vào Hà Nội và những vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vì vậy, ngày 30/08/2000 Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã chính thức được thành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch trong và ngoài nước Ngay trong năm đầu tiên được thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã được Sở

Du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế Hiện nay, trụ sở chính của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tại 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội

Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông cũng dần lớn mạnh và trở thành những đơn vị kinh doanh lữ hành năng động và có hiệu quả Công ty TNHH Dịch

Vụ Mêkông đã thực sự mở rộng thị trường của mình ra toàn quốc, thể hiện được chỗ đứng của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung và kinh doanh lữ hành nói riêng

2 Chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông được coi là một doanh nghiệp lữ hành chuyên kinh doanh các sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế và nội địa, ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ trung gian khác

Cụ thể chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao gồm:

♦Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận những đoàn khách hay

khách riêng lẻ là những người nước ngoài hay người Việt Nam định cư ở nước ngoài đi du lịch vào Việt Nam Những khách này có thể đến với công ty thông qua các công ty lữ hành gửi khách ở nước ngoài hoặc khách chủ động đến với công ty

♦Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty sẽ tổ chức đưa khách từ

Việt Nam đi du lịch sang các nước khác Những khách này có thể là người Việt Nam hoặc có thể là người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam

♦Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức các chương trình du lịch

cho người Việt Nam tham quan những điểm du lịch trên mọi miền đất nước

♦Cung cấp các dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ trong khách

sạn, mua vé máy bay, các dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp tại sân bay…

Trong những chức năng trên thì Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập trung chủ yếu vào chức năng kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách Thực hiện phục vụ rất nhiều đối tượng khách từ những nước khác nhau

3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực hiện cơ cấu trực tuyến chức năng Đây là kiểu cơ cấu phù hợp với một đơn vị có nguồn lực tài chính, số lượng nhân viên không lớn như Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau:

Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Cơ cấu của công ty được chia ra làm 2 bộ phận rõ ràng: bộ phận nghiệp

vụ du lịch và bộ phận bổ trợ Trong mỗi bộ phận có các phòng ban, chức năng khác nhau: phòng Marketing, phòng điều hành thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, phòng kế toán hành chính tổng hợp thuộc bộ phận bổ trợ

Tuy có sự phân chia thành các bộ phận khác nhau nhưng tất cả các bộ phận, các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có sự hỗ trợ, cho nhau trong việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng Tổ chức HC

* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

- Khối các bộ phận tổng hợp:

Thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:

+ Phòng Kế toán: quản lý toàn bộ tài sản vốn có của doanh nghiệp Tổng hợp, thanh quyết toán chế độ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà nước, chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các đơn vị trực thuộc

+ Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc về tổ chức nhân sự, quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý cán bộ theo Bộ luật lao động quy định

Quản lý con dấu, các sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu , in

ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày

Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng của công ty

Đôn đốc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện các chế độ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp

- Khối bộ phận nghiệp vụ du lịch:

+ Phòng Thị trường: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra những ý

đồ mới về sản phẩm của công ty; ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty

du lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước ngoài tại Việt Nam và khách

du lịch Việt Nam Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách,

đề xuất và xây dựng phương án mở các công ty, đại diện của công ty ở trong nước và trên thế giới Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các nguồn khách; thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách

+ Phòng Điều hành: được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công

ty, nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công

ty Phòng điều hành như cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp dịch vụ

du lịch Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm công việc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô ) hoặc theo các tuyến , điểm du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty Phòng điều hành

có các nhiệm vụ sau đây:

Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành, cung cấp các dịch

vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị thực gửi đến Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như: đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển , đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng Thiết lập và duy

trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan)

Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng và dịch vụ du lịch(khách sạn, hàng không, đường sắt), lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm có uy tín và chất lượng Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi khách và các nhà cung cấp du lịch Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch

Ngoài những thuận lợi, cơ cấu tổ chức của công ty còn có hạn chế đó là phòng hướng dẫn chưa được hình thành một cách rõ ràng

3 Tình hình tài chính của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông.

CƠ CẤU VỐN CỦA CÔNG TY

Đơn vị tính: 1.000 đồng

Chỉ tiêu Năm

2003

Năm 2004

Năm 2005

So sánh tăng giảm 04/03

So sánh tăng giảm 05/04

Tuyệt đối

là 31,43% (55.000 nghìn đồng) Năm 2005 tăng so với 2004 là 30,43% (70.000 nghìn đồng) Trong đó vốn cố định năm 2004 tăng so với năm 2003

là 44.000 nghìn đồng (55%) và năm 2005 so với 2004 là 16.000 nghìn đồng (12,90%)

4 Đặc điểm nguồn nhân lực

Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông có số lượng cán bộ nhân viên

là 14 người Đội ngũ này còn rất trẻ, có độ tuổi trung bình đều dưới 30 tuổi Trong đó số lượng nhân viên của từng phòng ban như sau:

+Phòng điều hành: Gồm 6 người trong đó :

Phụ trách mảng khách quốc tế đi vào(Inbound):3 người

Phụ trách mảng khách quốc tế đi ra (Outbound):1 người

Phụ trách mảng khách nội địa :1 người

Ngoài ra các nhân viên trong công ty có trình độ ngoại ngữ rất khá Điều này vô cùng quan trọng trong kinh doanh du lịch Đặc biệt khi thị trường mục tiêu của công ty là thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN Do vậy việc các nhân viên của công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung Quốc… thì rất quan trọng trong quá trình giao dịch với khách hàng.

Trình độ học vấn và trình độ ngoại ngữ của công ty thể hiện qua hai bảng sau:

TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN VÀ TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ CỦA CÔNG TY

Bộ phận Tổng

số

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông không có đội ngũ hướng dẫn viên riêng của mình nhưng công ty có đủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên chuyên nghiệp có đủ năng lực trình độ để đảm bảo hướng dẫn cho các khách

du lịch của công ty trong các chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhất những nhu cầu của khách du lịch trong thời gian đi du lịch

II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1 Thị trường của Công ty

Công ty đáp ứng các dịch vụ với 3 đối tượng khách là:

+ Khách Inbound là khách đi du lịch vào lãnh thổ Việt Nam

+ Khách Outbound là khách đi du lich ra ngoài lãnh thổ Việt nam

+ Khách nội địa là khách đi du lịch trong nước

Khách du lịch đến với công ty trong thời gian qua liên tục tăng nhanh không ngừng do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường

Hà nội Khách du lịch đến với côn ty đa phần là khách du lịch quốc tế đi vào (inbound) với nhiều quốc tịch khác nhau

• Số lượt khách của Công ty trong năm 2005

CƠ CẤU KHÁCH CỦA CÔNG TY

Tổng lượt

khách

Khách Inbound

Khách Outbound

Khách nội địa

.100% = 71%

Theo bảng trên thì cơ cấu tỷ lệ khách trên thì số lượt khách công ty phụ

vụ chủ yếu là khách Inbound chiếm 71% tổng lượt khách điều này chỉ thấy mảng Inbound của công ty đã hoạt động khá tốt và đóng góp một phần rất lớn vào sự phát triển của công ty, trong khi mảng Outbound hoạt động kém trong

cả năm số lượt khách Outbound của công ty chỉ có 4.8% tổng lượt khách của công ty, số khách Outbound chiếm tỷ trọng nhỏ cũng do một phần là có sự chuyển đổi cơ cấu trong bộ máy công ty chuyển một số nhân viên ở bộ phận Outbound sang bộ phận Inbound cho phù hợp với yêu cầu của công việc Mảng phục vụ khách du lịch nội địa cũng khá tốt nhưng mảng này của công

ty không phải là mảng hoạt động chính mà công ty chỉ tập trung nhiều vào làm du lịch nội địa ở những mùa mà Inbound ít khách trong vòng 2 tháng từ tháng 6 đến tháng 8 Trong năm 2003 số lượt khách du lịch nội địa của công

ty là 483 lượt chiếm 23,5% tổng lượt khách của toàn công ty

với các chương trình du lịch yêu cầu dài ngày hơn và có yêu cầu về chất lượng cao hơn Các chương trình hấp dẫn du khách khiến cho khách muốn kéo dài chương trình cộng với khả năng nhanh nhậy, đáp ứng các nhu cầu phát sinh của khách hàng.

2 Kết quả kinh doanh

Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển của toàn ngành du lịch, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã có những bước phát triển nhất định, hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả Tuy chịu nhiều ảnh hưởng của nhiều biến động về kinh tế, chính trị, trên thế giới và khu vực nhưng Công ty vẫn làm ăn có lãi đóng góp đáng kể vào toàn ngành du lịch và ngân sách Nhà nước

Sau đây là bảng tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sách nhà nước của Công ty từ năm 2003-2005

KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG

Đơn vị:1.000 VND

Chỉ tiêu Năm

2003

Năm 2004

Năm 2005

So sánh 04/03 So sánh 05/04 Tuyệt

4.Nộp ngân

sách

19.571 23.978 27.236 4.407 22,51 3.258 13,58

(Nguồn :Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông)

Trong những năm gần đây sau khi Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã

ổn định về văn phòng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hiện đại cộng thêm việc tích cực nghiên cứu thị trường, công ty đã có những bước thành công nhất định trong hoạt đông kinh doanh của mình Những thành công đó phần nào được thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận của công ty trong thời gian qua liên tục tăng lên

Quá trình sử dụng vốn của công ty được coi là khá hiệu quả thể hiện ở kết quả kinh doanh trong những năm gần đây Lợi nhuận và doanh thu của công ty liên tục tăng lên qua các năm

- Doanh thu của công ty năm 2003 đạt 405.824 nghìn đồng, năm 2004 đạt 640.632 nghìn đồng tăng 234.808 nghìn đồng (tương ứng 50,85%), năm 2005 đạt 720.831 nghìn đồng tăng 80.199 nghìn đồng (tương ứng 12,52%)

- Về chí phí năm 2003: 340.037 nghìn đồng, năm 2004 là 545.156 nghìn đồng tăng 60%, năm 2005 là 615.294 ngìn đồng tăng 12,86%

- Tuy chi phí tăng nhưng mức độ tăng doanh thu cao hơn mức tăng chi phí nên lợi nhuận công ty vẫn tăng, năm 2003 lợi nhuận là: 65.787 nghìn đồng, năm 2004 là 95.476 nghìn đồng và năm 2005 là 105.357 nghìn đồng Đồng thời mức nộp ngân sách cũng tăng năm 2003 là 19.571 nghìn, năm

2004 là 23.978 nghìn đồng và năm 2005 là 27.236 nghìn đồng

Qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy nhìn chung công ty hoạt động có

hiệu quả, kinh doanh phát triển và có tính ổn định Trong đó phần doanh thu tăng nhanh hơn so với chi phí ở chỉ số tuyệt đối cũng như tương đối Nó thể hiện sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty Lý do chính là vì

sau sự kiện 11/9, Việt Nam được coi là một trong những điểm đến an toàn trên thế giới Trong khi “Bóng ma khủng bố” đang bao trùm lên khắp nơi thì Việt Nam vẫn là một điểm du lịch yên tĩnh và an toàn Chính vì lẽ đó mà lượng khách đến Việt Nam tăng, nó khiến hoạt động kinh doanh của ngành du lịch Việt Nam nói chung và công ty nói riêng gặp nhiều điều kiện thuận lợi và hoạt động hiệu quả.

Với hoạt động chính là kinh doanh lữ hành quốc tế, nên trong ba năm vừa qua 2003 – 2005, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Dịch

Vụ Mêkông là đón khách du lịch quốc tế vào đi du lịch trong nước Các chương trình du lịch của công ty thường có số lượng khách đông theo đoàn (từ 20 – 30 người), thời gian đi du lịch dài Bên cạnh đó khách du lịch đến với công ty chủ yếu là khách Châu Âu đặc biệt là khách Pháp, đây là những vị khách đòi hỏi chất lượng cao Vì thế để đáp ứng được nhu cầu của thị trường mục tiêu này, trước sự cạnh tranh gay gắt của các công ty du lịch khác, công

ty đã và đang có sự đầu tư lớn cho công tác tuyên truyền quảng cáo cũng như

tổ chức thực hiện và quản lý chất lượng của chương trình Công ty thường xuyên cử các nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn tham gia các hội chợ quốc tế và du lịch ra nước ngoài khảo sát thị trường nhằm tăng cường các môí quan hệ với các bạn hàng Đồng thời trong nước công ty cũng thường xuyên tham gia các hội chợ, các sự kiện (festival về du lịch) mà ngành tổ chức Hàng năm công ty vẫn tăng cường phát hành các ấn phẩm quảng cáo như: các tập gấp, bản đồ quảng cáo, sách mỏng giới thiệu về các chương trình du lịch,…

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG

I SƠ LƯỢC VỀ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH