TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin (CNTT) đã khiến ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) trở thành một vấn đề được nhiều người quan tâm Tất cả các ngành nghề đều cần HTTT để quản lý và nâng cao hiệu quả công việc Một hệ thống thông tin bao gồm nhiều thành phần như phần cứng, phần mềm, mạng, dữ liệu và con người, trong đó phần mềm ứng dụng được chú trọng hơn cả Tại Việt Nam, lĩnh vực phần mềm phát triển mạnh mẽ, dẫn đến việc sử dụng phần mềm trong hoạt động doanh nghiệp ngày càng phổ biến Ngoài các phần mềm ứng dụng thông dụng như Word, Excel, Skype, TeamViewer, hay các phần mềm CRM, SCM, doanh nghiệp còn cần những phần mềm đặc thù phù hợp với quy trình hoạt động của mình để nâng cao hiệu quả quản lý và làm việc.
Bravo là một công ty phần mềm nổi bật với sản phẩm BRAVO 7 ERP – VN Để quản lý hiệu quả hoạt động của mình, Bravo không chỉ sử dụng sản phẩm ERP mà còn kết hợp với các phần mềm như Skype và TeamViewer Công ty còn áp dụng thêm các công cụ khác nhằm hỗ trợ tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng, triển khai các hợp đồng và bảo hành, cũng như trong quá trình xây dựng và phát triển phần mềm mới.
Trong hai năm qua, Bravo đã ghi nhận mức tăng trưởng 150%, với sản phẩm ngày càng được các doanh nghiệp và tổ chức tin dùng Sự gia tăng này dẫn đến việc ra mắt nhiều sản phẩm mới và số lượng hợp đồng triển khai tăng nhanh chóng, gây khó khăn trong quản lý Mặc dù công ty đã sử dụng phần mềm BRAVOMAN để quản lý hợp đồng, nhưng nó chưa đáp ứng đủ nhu cầu hiện tại và tương lai của nhân viên Để phù hợp với tình hình tăng trưởng và tầm quan trọng của việc quản lý triển khai, công ty cần nhanh chóng phát triển một phần mềm chuyên biệt nhằm quản lý công việc một cách chi tiết và hiệu quả hơn.
Dựa trên những lý do đã nêu, tôi quyết định chọn đề tài: “Phát triển phần mềm quản lý triển khai hợp đồng cho Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo”.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích và đánh giá thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm Bravo Qua đó, đề tài sẽ tìm hiểu lý thuyết liên quan và đưa ra định hướng phát triển cũng như các giải pháp cải tiến cho công ty.
Nghiên cứu về quản lý triển khai hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm Bravo nhằm thiết kế và phát triển phần mềm hỗ trợ quản lý quá trình triển khai hợp đồng cho khách hàng Phần mềm này sẽ giúp tối ưu hóa công tác quản lý, nâng cao hiệu quả và đảm bảo sự chính xác trong việc triển khai các hợp đồng.
- Quản lý các danh mục sản phẩm, Phòng ban, Nhân viên.
- Quản lý và phân bổ hợp đồng
Quản lý triển khai bao gồm việc giám sát các công việc và tài liệu liên quan, quản lý các giao dịch thử nghiệm trong quá trình thực hiện, cũng như quản lý các hợp đồng chuyển nhượng bảo hành.
- Quản lý thanh toán của khách hàng
2.1 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu của đề tài, bài khóa luận cần tìm hiểu và làm rõ các vấn đề sau
- Các vấn đề liên quan đến quy trình triển khai tại công ty Cổ phần Phần mềm Bravo
- Tìm hiểu thực trạng cũng như ưu, nhược điểm của việc sử dụng phần mềm để quản lý hoạt động triển khai tại công ty.
- Xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng cho công ty cổ phần phần mềm Bravo
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các bài viết và công trình nghiên cứu trên Internet Cụ thể, thông tin được lấy từ website của Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo (bravo.com.vn) và các tài liệu, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh từ phòng Quản lý Tổng hợp của công ty này.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là hình thức thu thập thông tin thông qua sự tương tác trực tiếp giữa người phỏng vấn và đối tượng phỏng vấn Phương pháp này ngày càng được ưa chuộng vì tính tiện lợi và hiệu quả trong việc thu thập dữ liệu.
Phương pháp phát phiếu điều tra bao gồm việc thiết kế phiếu điều tra và phân phát cho nhân viên trong công ty Dựa vào các phiếu điều tra này, thông tin sẽ được tổng hợp một cách hiệu quả.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu được áp dụng sau khi nắm rõ quy trình xử lý và đặc điểm thực tế tại công ty Kết hợp kiến thức học hỏi với việc tìm hiểu lý thuyết liên quan đến C# và SQL, tôi đã xác định được các cách thức và thuật toán cần thiết để phát triển các chức năng của phần mềm.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, chúng tôi tiến hành tổng hợp, phân tích và xử lý dữ liệu bằng phần mềm bảng tính Excel Việc phân tích và tổng hợp dữ liệu được thực hiện dựa trên kết quả phỏng vấn và phiếu điều tra, nhằm lựa chọn những thông tin phù hợp với mục đích nghiên cứu và yêu cầu sử dụng.
- Phương pháp phân tích thiết kế: Việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý triển khai hợp đồng được tiến hàng theo phương pháp hướng đối tượng
- Phương pháp lập trình và xây dựng chương trình: Thông qua ngôn ngữ lập trình C# và môi trường Visual Studio 2010, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
Năm 2008, dựa trên các dữ liệu thu thập được, chúng tôi đã tiến hành phân tích và thiết kế phần mềm theo hướng đối tượng Tiếp theo, chúng tôi thực hiện thiết kế cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL.
Server 2008 Sau quá trình thiết kế giao diện, thực hiện xây dựng chương trình bằng ngôn ngữ lập trình C# trên môi trường lập trình Visual Studio 2010.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu, tạo nền tảng cho các khái niệm và lý thuyết liên quan Chương 2 tập trung vào kết quả phân tích và đánh giá thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo, nhằm xác định hiệu quả và những vấn đề cần cải thiện trong quá trình quản lý hợp đồng.
Chương 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Phần mềm máy tính (Tiếng Anh: Computer Software) hay gọi tắt là phần mềm (Software) được định nghĩa như sau.
Phần mềm là tập hợp các lệnh hoặc chỉ thị được lập trình bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, theo một trình tự nhất định, nhằm tự động hóa các chức năng hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp và công ty.
(Nguồn: Bài giảng Công nghệ phần mềm, Trường Đại học Thương Mại).
1.1.2 Khái niệm phần mềm quản lý triển khai hợp đồng
Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp kinh doanh phần mềm, cho phép theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình triển khai hợp đồng Với các chức năng như giám sát thông tin hợp đồng, người quản lý, nội dung yêu cầu, tiến độ triển khai, lịch làm việc và quy trình thanh toán của khách hàng, phần mềm này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hơn các hoạt động triển khai Đồng thời, nhân viên cũng có thể theo dõi công việc của mình, từ đó điều chỉnh kế hoạch một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi và điều phối việc thực hiện các dự án, trong khi phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tập trung vào việc quản lý cả các hợp đồng nhỏ và lớn, coi chúng như những dự án riêng biệt.
(Nguồn: Tử Quang Phương (2014), Giáo trình Quản lý dự án, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân)
Trong phạm vi đề tài, em xin đề cập đến phần mềm quản lý triển khai các hợp đồng về lĩnh vực triển khai phần mềm.
1.1.3 SQL Server, ngôn ngữ SQL
SQL Server, hay còn gọi là Server Ngôn ngữ Truy vấn Cấu trúc, là một công cụ quản lý dữ liệu phổ biến trong nhiều lĩnh vực Nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao như Visual Basic, Oracle và Visual C đều hỗ trợ SQL, giúp người dùng dễ dàng tương tác với cơ sở dữ liệu.
Ngôn ngữ SQL là công cụ quan trọng để tạo, chỉnh sửa và truy vấn dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu Với cấu trúc và cú pháp đơn giản, SQL giúp người dùng dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ quản lý dữ liệu Đặc biệt, SQL có tính chuyển dịch cao, cho phép người dùng áp dụng cùng một cú pháp khi chuyển đổi giữa các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau.
(Nguồn:Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1, Trường Đại học Thương Mại).
1.1.4 Visual studio, ngôn ngữ lập trình C#
Microsoft Visual Studio is an integrated development environment (IDE) by Microsoft, designed for creating computer programs for Microsoft Windows, as well as websites, web applications, and web services It leverages Microsoft's software development platforms, including Windows API, Windows Forms, Windows Presentation Foundation, Windows Store, and Microsoft Silverlight Visual Studio is capable of generating both machine code and managed code.
C# (đọc là "C thăng" hay "C sharp") là một ngôn ngữ lập trình hiện đại, hướng đối tượng do Microsoft phát triển, là nền tảng cho kế hoạch NET của họ Tên gọi C# bao gồm ký tự thăng theo Microsoft, nhưng theo tiêu chuẩn ECMA, chỉ được viết là C Ngôn ngữ này được xây dựng dựa trên C++ và Java, mang lại sự cân bằng giữa các ngôn ngữ như C++, Visual Basic, Delphi và Java Với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ NET Framework, C# giúp việc phát triển ứng dụng Windows Forms và WPF trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
(Nguồn: Nguyễn Ngọc Bình Phương, Các giải pháp lập trình C#, Nhà xuất bản giao thông vận tải)
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.2.1 Quy trình xây dựng phần mềm
Phần mềm được phát triển qua các bước quan trọng: đầu tiên là phân tích và đặc tả yêu cầu phần mềm, tiếp theo là thiết kế phần mềm, sau đó là lập trình, kiểm thử, cài đặt phần mềm, và cuối cùng là vận hành và bảo trì phần mềm.
Hình 1.1 Quy trình xây dựng phần mềm(Nguồn: Bài giảng Công nghệ phần mềm, Trường Đại học Thương Mại).
Phân tích và đặc tả yêu cầu phần mềm là bước khởi đầu quan trọng trong quy trình phát triển phần mềm Giai đoạn này tập trung vào việc xác định đầy đủ và chi tiết các chức năng của hệ thống cùng với những ràng buộc cần thiết trong quá trình vận hành hệ thống.
Trong bước thiết kế phần mềm, bao gồm thiết kế giao diện, chương trình và cơ sở dữ liệu, có hai phương pháp chính là phân tích thiết kế hướng chức năng và hướng đối tượng Cấu trúc phần mềm, bao gồm cả chức năng và dữ liệu, cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã được xác định trong đặc tả.
Lập trình là quá trình chuyển đổi thiết kế chi tiết thành mã lệnh bằng cách sử dụng các ngôn ngữ lập trình Để thực hiện điều này, cần xác định trước ngôn ngữ lập trình, phương pháp lập trình và các công cụ liên quan.
Kiểm thử phần mềm là quá trình quan trọng nhằm xem xét và kiểm tra lại các đặc tả, phân tích thiết kế và mã hóa, với mục tiêu phát hiện lỗi Để đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, nó cần được đánh giá, kiểm tra và thẩm định kỹ lưỡng.
Cài đặt phần mềm là quá trình cần thiết cho người sử dụng, tuy việc chuyển đổi kỹ thuật có thể thực hiện dễ dàng Tuy nhiên, việc thay đổi thói quen và tâm lý của người dùng lại phức tạp và thường kéo dài do sự kháng cự và ngại thay đổi của họ.
-Vận hành và Bảo trì: Phần mềm cần phải cải tiến và điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi về yêu cầu hệ thống
Tuỳ theo từng mô hình mà ta có thể phân chia các pha, các bước có thể có sự khác nhau.
Có thể phân loại phần mềm theo nhiều góc độ khác nhau
* Phân loại theo phương thức hoạt động
Phần mềm hệ thống là phần mềm thiết yếu cho việc vận hành máy tính và các phần cứng liên quan Các ví dụ điển hình bao gồm hệ điều hành như Windows, Linux và Unix, cũng như các thư viện động (DLL), trình điều khiển (Driver), phần sụn (Firmware) và BIOS.
Hệ điều hành di động như iOS, Android và Windows Phone là phần mềm quan trọng giúp điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng.
Phần mềm ứng dụng là chương trình máy tính hỗ trợ người dùng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể Nó giúp người sử dụng hoàn thành nhiều công việc khác nhau, bao gồm các phần mềm văn phòng như Microsoft Office và OpenOffice, phần mềm doanh nghiệp, quản lý nguồn nhân lực, giáo dục, cơ sở dữ liệu, phần mềm trò chơi, chương trình tiện ích và cả phần mềm độc hại.
Các phần mềm chuyển dịch mã, bao gồm trình biên dịch và trình thông dịch, có chức năng chuyển đổi các câu lệnh từ mã nguồn của ngôn ngữ lập trình sang ngôn ngữ máy Điều này giúp thiết bị thực thi có thể hiểu và thực hiện các lệnh một cách chính xác.
Các nền tảng công nghệ, như ASP.NET của Microsoft, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển ứng dụng web và dịch vụ web service, hỗ trợ tối ưu cho các lập trình viên trong quá trình xây dựng và triển khai ứng dụng trực tuyến.
* Phân loại theo khả năng hay quyền hạn can thiệp vào mã nguồn
Phần mềm mã nguồn đóng là loại phần mềm mà mã nguồn không được công khai, yêu cầu người dùng phải có bản quyền để sử dụng.
Phần mềm mã nguồn mở (open source software) là loại phần mềm có mã nguồn được công khai, cho phép người dùng tự do phát triển và cải tiến Thông thường, phần mềm này được cung cấp miễn phí, tạo điều kiện cho cộng đồng đóng góp và phát triển thêm tính năng mới.
* Phân loại theo khả năng ứng dụng
Phần mềm có sẵn là những ứng dụng được bán rộng rãi trên thị trường tự do, phục vụ cho nhiều nhóm người dùng khác nhau Ví dụ điển hình bao gồm phần mềm cơ sở dữ liệu như Oracle, phần mềm đồ họa như Photoshop và Corel Draw, cũng như các ứng dụng soạn thảo văn bản và bảng tính Mặc dù chúng có khả năng ứng dụng đa dạng, nhưng phần mềm này thường thiếu tính linh hoạt và tùy biến theo nhu cầu cụ thể của người sử dụng.
Phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng có tính linh hoạt và tùy biến cao, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cụ thể của một nhóm người sử dụng Thông thường, loại phần mềm này phục vụ cho các ứng dụng chuyên ngành hẹp, chẳng hạn như phần mềm điều khiển hoặc phần mềm hỗ trợ bán hàng.
1.2.3 Một số lý thuyết cơ bản về Sql server
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng, hay còn gọi là phần mềm quản lý dự án, đang trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp kinh doanh phần mềm Quy trình triển khai một dự án thường bao gồm các bước như khảo sát yêu cầu, thống nhất và lập kế hoạch, ký kết hợp đồng, xây dựng, tạo tài liệu đào tạo, cài đặt hệ thống, hỗ trợ nhập liệu, thử nghiệm và nghiệm thu phần mềm Tuy nhiên, quy trình này có thể thay đổi tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp, có thể thiếu hoặc thừa so với các bước tiêu chuẩn, và có thể chi tiết hơn hoặc ngắn gọn hơn.
Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp như Bravo, Green Effect và Fast cung cấp phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu khách hàng, nhưng việc này thường tốn nhiều thời gian và chi phí do cần khảo sát nhu cầu và điều chỉnh phần mềm Do đó, việc phát triển một phần mềm quản lý công việc hiệu quả là cần thiết Các doanh nghiệp hiện đang gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý dự án có sẵn, vì chúng có thể làm phức tạp hóa các quy trình đơn giản và không tương thích với hệ thống thông tin hiện tại Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có nhiều hợp đồng và công việc cần quản lý, việc xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Trên thực tế cũng đã có một số bài nghiên cứu của sinh viên về vấn đề này như:
Sinh viên Thiều Quang Huy, thuộc Khoa Tin học kinh tế 48 của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, đã thực hiện dự án "Xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng" tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam Dự án này nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng, nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.
Đề tài xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng cho dịch vụ của công ty TNHH Deloitte Việt Nam, mặc dù không phải là hợp đồng triển khai phần mềm, nhưng có quy trình thực hiện tương tự Nghiên cứu đã phân tích thực trạng doanh nghiệp và tổng hợp lý thuyết về phần mềm quản lý hợp đồng cũng như quản lý công việc Đề xuất xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng với các chức năng như quản lý tài khoản người dùng, danh mục hợp đồng mẫu, danh mục khách hàng và quản lý chi tiết hợp đồng Tuy nhiên, nghiên cứu chưa chỉ ra ngôn ngữ lập trình cụ thể và phương pháp xây dựng phần mềm.
Sinh viên Nguyễn Hải Lân đã thực hiện đề tài "Xây dựng phần mềm quản lý triển khai dự án" sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server.
Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Học viện tài chính đã cung cấp cái nhìn sâu sắc về ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL Server, tạo ra một phần mềm với nhiều tính năng hữu ích Tuy nhiên, tính ứng dụng thực tiễn của phần mềm này còn hạn chế vì nghiên cứu không được áp dụng cho một doanh nghiệp cụ thể, mà chỉ dựa trên một quy trình chung.
Trong lĩnh vực xây dựng phần mềm bằng C#, nhiều sinh viên ngành Hệ thống thông tin và Công nghệ thông tin đã thực hiện các đồ án tốt nghiệp, điển hình là dự án "Xây dựng phần mềm kế toán mua hàng tại Công ty nhập khẩu gỗ Phương Nam" của Nguyễn Đình Trung từ Trường Đại học Bách Khoa TP HCM Đề tài này đặc biệt chú trọng vào việc thiết kế hệ thống thông tin, phân tích và xây dựng cơ sở dữ liệu Mặc dù đã phân tích và thiết kế giải pháp cho bài toán mà công ty đưa ra, phần mềm hoàn thiện vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các chức năng như đã nêu trong thiết kế.
Trên thị trường Việt Nam, có nhiều phần mềm quản lý hợp đồng và dự án như Facework và SinnovaSoft Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm này đều được thiết kế sẵn, dẫn đến khó khăn trong việc tùy chỉnh cho phù hợp với quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Trên toàn cầu, nhiều bài báo và nghiên cứu đã được công bố về phần mềm quản lý triển khai hợp đồng, như bài viết "Project Management – Software Development Methodology" của Zvonimir Vukovi, tập trung vào quản lý dự án trong phát triển phần mềm Bài báo nhấn mạnh vai trò của người quản lý dự án và sự cần thiết của phần mềm hỗ trợ trong quá trình quản lý Ngoài ra, có nhiều tài liệu và sách hướng dẫn về phân tích thiết kế phần mềm quản lý hợp đồng và quản lý dự án, cũng như các phương pháp sử dụng các ngôn ngữ lập trình như C#, Java, và VB.Net để phát triển phần mềm này.
Về vấn đề xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp thì System Analysis
Cuốn sách "And Design Methods" của Jeffrey L Whitten, Lonnie D Bentley và Kevin C Dittman là một nghiên cứu quan trọng về hệ thống thông tin, tập trung vào các phương pháp phân tích và thiết kế phần mềm cho quản lý hoạt động doanh nghiệp Nội dung chính của tác phẩm bao gồm phân tích và thiết kế hệ thống, kỹ thuật phần mềm hỗ trợ máy tính, phát triển ứng dụng nhanh, cùng với việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho quy trình hoạt động và làm việc của doanh nghiệp.
Việc xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng đã thu hút sự quan tâm đáng kể tại Việt Nam, thể hiện qua nhiều bài báo và nghiên cứu Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý hợp đồng và quản lý dự án, cho thấy tính ứng dụng thực tiễn của vấn đề này Tuy nhiên, quy trình triển khai, giao diện và chức năng của các phần mềm này không đồng nhất, phụ thuộc vào đặc điểm và quy trình của từng doanh nghiệp Xuất phát từ nhu cầu thực tế và đặc thù của Công ty cổ phần phần mềm Bravo, tôi sẽ nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý triển khai hợp đồng dành riêng cho các chi nhánh của công ty.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
* Thông tin chung về doanh nghiệp
Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO Tên tiếng anh: Bravo Software Join Stock Company Tên viết tắt: BRAVO
Giám đốc : Đào Mạnh Hùng
+ Chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà 101, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Email: hanoi@bravo.com.vn
Tel : 0243 776 2472 + Chi nhánh Đà Nẵng Địa chỉ: Tầng 4, 466 Nguyễn Hữu Thọ, Cẩm Lệ, Đà Nẵng Email: danang@bravo com.vn
Tel : 0236 3633 733 + Chi nhánh Hồ Chí Minh Địa chỉ: 2B, Lầu 2, 116-118 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Email: hcm@bravo.com.vn Tel : 0283 930 3352
Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và trách nhiệm hữu hạn, hoạt động độc lập với các cổ đông sở hữu Vốn của công ty được chia thành các cổ phần bằng nhau, cho phép huy động vốn từ nhiều nhà đầu tư thuộc các thành phần kinh tế khác nhau.
- Tháng 10/1999 : Thành lập Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO tại Hà Nội và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Tháng 12/1999: Ra đời phiên bản BRAVO 3.0 và triển khai phần mềm cho Công ty nhựa thiếu niên Tiền Phong
- Tháng 3 năm 2000 : Ra đời phiên bản BRAVO 3.2
- Tháng 7 năm 2001: Ra đời phiên bản BRAVO 4.1 với nhiều tính năng nổi trội
- Tháng 1 năm 2003: Ra đời phiên bản BRAVO 5.0
- Tháng 3 năm 2003: Thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng
- Tháng 4 năm 2004 : Ra đời phiên bản BRAVO 6.0
- Tháng 3 năm 2005: Đạt và nhận chứng chỉ ISO 9001:2000
- Tháng 3 năm 2006: Ra đời phiên bản BRAVO 6.3 với cơ sở dữ liệu SQL Server
- Tháng 6 năm 2009: Ra đời phiên bản BRAVO 6.3 SE – Nâng cấp từ BRAVO 6.3 với nhiều tính năng ưu việt.
- Tháng 10 năm 2011: Chính thức ra đời phiên bản BRAVO 7 ( ERP-VN)
- Tháng 10 năm 2015: Top 40 doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) bình chọn
Trong hai năm 2016-2017, sản phẩm BRAVO 7 ERP-VN đã xuất sắc nhận Danh hiệu Top 10 Sao Khuê và đồng thời, công ty cũng hai lần liên tiếp được vinh danh trong Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam do VINASA bình chọn.
Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty cổ phần phẩn mềm Bravo (Nguồn: website – www.bravo.com.vn)
Trụ sở chính đặt tại Hà Nội, do đó có những phòng ban chỉ có duy nhất tại trụ sở chính như:
- Ban giám đốc: Điều hành, quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động của Công ty.
Xây dựng chiến lược, kế hoạch và mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn phát triển của công ty là rất quan trọng Đồng thời, việc đưa ra các quyết định và mệnh lệnh rõ ràng sẽ giúp giải quyết hiệu quả các công việc trong tổ chức.
Phòng Quản Lý Tổng Hợp đảm nhiệm các công việc hạch toán kinh doanh, giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức khác, đồng thời lập báo cáo tài chính Phòng cũng phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các điều khoản thanh toán, quản lý thu, chi, tài sản, thuế, kiểm toán, và đảm bảo tuân thủ chính sách tài chính của công ty.
- Phòng Phát triển sản phẩm: Lập trình phát triển sản phẩm của công ty Hỗ trợ triển khai phần mềm.
Phòng Tư vấn hỗ trợ công nghệ chuyên lập trình theo mô hình tổng quát, giúp các bộ phận khác trong công ty dễ dàng khai báo và áp dụng vào các bài toán thực tế phục vụ khách hàng Đội ngũ cũng tiến hành đào tạo và hỗ trợ các bộ phận triển khai sản phẩm hiệu quả cho khách hàng, đồng thời nghiên cứu các công nghệ mới có thể ứng dụng trong quy trình làm việc.
Các Phòng ban có ở tất cả các chi nhánh có các chức năng chính như:
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm và khai thác khách hàng, thực hiện giao dịch trực tiếp để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ phần mềm BRAVO Đội ngũ này cũng xúc tiến bán hàng và phân tích thị trường cùng đối thủ cạnh tranh nhằm tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
Phòng Triển khai chuyên trách tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm sửa đổi và hiệu chỉnh Đội ngũ cũng thực hiện cài đặt, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm.
Trợ giúp khách hàng trong các nghiệp vụ kế toán, nhân sự, quan hệ khách hàng
- Phòng Kiểm thử sản phẩm và Đào tạo: Nhận các giao dịch test, test các chương trình, báo cáo hoặc phần mềm và đưa ra lỗi nếu có
Phòng Bảo hành và Chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm triển khai và bảo trì hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Đội ngũ tham gia khảo sát và phân tích yêu cầu của khách hàng, từ đó điều chỉnh chương trình để đáp ứng nhu cầu cụ thể Chúng tôi cung cấp hỗ trợ cho khách hàng về phần mềm, cũng như các nghiệp vụ kế toán, nhân sự và quản lý quan hệ khách hàng Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện cài đặt, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng phần mềm hiệu quả.
Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chuyên phát triển và triển khai các hệ thống phần mềm công nghệ thông tin, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành cho doanh nghiệp Chúng tôi cung cấp giải pháp phần mềm, chủ yếu là phần mềm kế toán, cùng với các dịch vụ hỗ trợ quản lý theo yêu cầu của khách hàng.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp BRAVO 7 (ERP-VN) là sản phẩm mới nhất của công ty, được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp và đơn vị quản lý trong việc giải quyết các vấn đề quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chi nhánh Hà
Nội trong giai đoạn 2014-2016 (Đơn vị: 1đ)
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2015 Năm 2014
( Nguồn: Báo cáo tổng kết công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO năm 2014-2016)
Trong ba năm qua, Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo đã có sự phát triển tích cực, thể hiện rõ nét qua việc ra mắt và phát triển các sản phẩm mới.
Trong những năm gần đây, doanh thu của công ty đã tăng khoảng 30% so với kế hoạch dự kiến, trong khi lợi nhuận tăng khoảng 9% Có thời điểm, doanh nghiệp ghi nhận mức tăng trưởng nóng lên tới 150% Cụ thể, giai đoạn 2014-2015, doanh thu tăng 4.6% và lợi nhuận tăng 10.6% Tiếp theo, trong giai đoạn 2015-2016, doanh thu tiếp tục tăng 15.9% và lợi nhuận tăng 17%.
THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
Bài viết tổng hợp thông tin từ các phương pháp quan sát, phỏng vấn và khảo sát để phân tích thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm Bravo Qua việc đánh giá các dữ liệu thu thập được, bài viết đã chỉ ra những vấn đề hiện tại trong quản lý triển khai hợp đồng với khách hàng tại doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập, em đã thu thập được thông tin cơ bản về doanh nghiệp Để có được những thông tin rõ ràng và cụ thể hơn, em đã tiến hành phát phiếu điều tra.
Thông tin thu thập được bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Phỏng vấn anh Lê Minh Quang- Trưởng phòng Kỹ thuật triển khai 4, công ty cổ phần phần mềm Bravo Thu thập được các thông tin sau:
Những phần mềm đang được sử dụng trong doanh nghiệp
Công ty hiện đang sử dụng hai phần mềm chính là BRAVO 7 R2 (ERP-VN) cho kế toán và BRAVOMAN để quản lý các hoạt động chung BRAVO 7 R2 hỗ trợ công tác kế toán hiệu quả, trong khi BRAVOMAN giúp tối ưu hóa quản lý hoạt động trong công ty.
Phần mềm kế toán BRAVO 7 R2 (ERP-VN) là sản phẩm nổi bật của công ty, cung cấp chức năng quản lý và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phần mềm này hỗ trợ lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo quản trị và báo cáo thuế Ngoài ra, BRAVO 7 R2 còn giúp theo dõi công nợ theo đối tượng và quản lý kế toán tiền lương hiệu quả.
Thứ hai, Phần mềm quản lý chung BRAVOMAN:Đây là phần mềm quản lý chung tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp, gồm các phân hệ chính sau:
- Quản lý thông tin về nhân viên công ty, ngày sinh và thông báo sinh nhật theo tháng
Bản tin Bravo cung cấp thông tin cập nhật về các thay đổi chính sách và quy định mới của công ty, thông báo lịch nghỉ, lịch đào tạo cùng với các chương trình và hoạt động khác.
Chấm công và quản lý việc ra vào của nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc theo dõi lịch công tác Hệ thống này giúp ghi nhận tình trạng đi muộn, nghỉ phép, nghỉ không lương, cũng như các loại nghỉ khác như nghỉ nửa buổi hoặc nghỉ cả buổi Việc quản lý hiệu quả các thông tin này không chỉ đảm bảo sự minh bạch mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty.
Quản lý triển khai là quá trình theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến các hợp đồng đang được thực hiện, bao gồm thông tin chi tiết về khách hàng, thời gian triển khai, phạm vi công việc và giá trị hợp đồng.
Lưu trữ thông tin phòng ban nào chịu trách nhiệm triển khai, ngày nghiệm thu, đã nghiệm thu hay chưa nghiệm thu, ngày chuyển bảo hành
- Quản lý bảo hành: Bao gồm thông tin về các hợp đồng đang bảo hành, thời gian bảo hành và các công việc phát sinh
Các phần mềm của công ty đang sử dụng là mua ngoài hay tự sản xuất :
Công ty Bravo phát triển phần mềm tự sản xuất để phục vụ nhu cầu nội bộ, bao gồm phần mềm kế toán BRAVO 7 R2 (ERP-VN) dành cho doanh nghiệp Ngoài ra, phần mềm quản lý BRAVOMAN cũng được thiết kế để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
Thông tin thu thập được từ phương pháp phát phiếu điều tra
Số phiếu phát ra 20 phiếu
Số phiếu thu về: 20 phiếu
Cơ cấu cán bộ, nhân viên tham gia khảo sát bao gồm: 1 Giám đốc, 1 Trưởng phòng, 2 Nhân viên Phát triển sản phẩm, 2 Nhân viên kiểm tra sản phẩm, 4 Nhân viên Triển khai, 3 Nhân viên Bảo hành, 3 Nhân viên Kinh doanh và 4 Nhân viên thuộc Phòng Quản lý tổng hợp.
Mức độ đáp ứng chung của phần mềm
Theo kết quả điều tra mức độ đáp ứng chung của phần mềm.
Bảng 2.2: Kết quả điều tra về mức độ đáp ứng chung của phần mềm
Nhận định Số phiếu Kết quả (%)
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát tại Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO)
Tốt Khá Tốt Trung Bình Kém
Mức độ đáp ứng của phần mềm
Mức độ đáp ứng của phần mềm
Biểu đồ 2.1 cho thấy mức độ đáp ứng của phần mềm tại Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết các quy trình hoạt động của doanh nghiệp đều được hỗ trợ bởi phần mềm Đặc biệt, 70% người tham gia đánh giá rằng phần mềm hiện tại đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp ở mức khá tốt trở lên.
Trong lĩnh vực kế toán, phần mềm hiện tại đáp ứng hầu hết các yêu cầu của người dùng, từ hạch toán đến báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán Tuy nhiên, nhiều nhân viên kỹ thuật cho rằng phần mềm quản lý chung BRAVOMAN chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý công việc triển khai cho doanh nghiệp Do đó, có đến 30% người dùng đánh giá phần mềm này chỉ đạt mức trung bình.
Phần mềm nào của công ty đang gặp những bất cập? Công ty nên hoàn thiện, thêm mới phần mềm nào?
Trong một khảo sát, 6 nhân viên đánh giá phần mềm đang sử dụng là tốt, trong khi 3 nhân viên nhận thấy việc tính lương vẫn còn hạn chế do chưa ứng dụng đầy đủ công nghệ Đặc biệt, 11 nhân viên cho rằng phần mềm BRAVOMAN cần cải thiện trong việc quản lý hợp đồng, với đề xuất xây dựng một phần mềm chuyên sâu hơn Hơn 50% nhân sự trong công ty liên quan đến triển khai hợp đồng mong muốn có một công cụ quản lý chi tiết để nâng cao hiệu quả công việc.
Thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO
Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo đang gặp khó khăn trong việc quản lý và triển khai các hợp đồng cho khách hàng Để hiểu rõ hơn về thực trạng này, công ty đã thiết kế thêm câu hỏi phỏng vấn nhằm điều tra các hạn chế trong phần mềm quản lý triển khai hợp đồng hiện tại Việc xác định những vấn đề cụ thể sẽ giúp cải thiện hiệu quả quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Qua việc tổng hợp câu trả lời của các thành viên cho thấy việc quản lý triển khai hợp đồng đang tồn tại những vấn đề sau:
Trước đây, do số lượng hợp đồng và sản phẩm phần mềm hạn chế, nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng chưa cao Các hợp đồng trong giai đoạn triển khai và bảo hành thường được giao trực tiếp cho Trưởng phòng quản lý, trong khi Ban giám đốc chỉ theo dõi kết quả thông qua người quản lý hợp đồng mà không can thiệp vào chi tiết công việc Mặc dù quy trình triển khai hợp đồng vẫn được thực hiện, nhưng việc cập nhật và quản lý không được thực hiện qua phần mềm.
Hiện tại, công ty chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý chi tiết việc triển khai hợp đồng, mà chỉ sử dụng phần mềm BRAVOMAN để lưu trữ thông tin cơ bản như mã hợp đồng, tên hợp đồng, khách hàng, nhân viên quản lý, giá trị hợp đồng và tình trạng BRAVOMAN quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng không theo dõi chi tiết từng giai đoạn trong quá trình triển khai hợp đồng, dẫn đến việc thiếu sót trong việc ghi nhận các công việc quan trọng như khảo sát, lập kế hoạch, sửa đổi và hỗ trợ Do đó, phần mềm hiện tại không đáp ứng được nhu cầu quản lý hiệu quả và chặt chẽ các tài liệu liên quan để hoàn thành đúng tiến độ.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Công ty đang gặp phải một số hạn chế trong việc quản lý triển khai hợp đồng do sử dụng phần mềm quản lý chung, dẫn đến việc theo dõi không chi tiết Với sự phát triển của công ty, nhu cầu của nhân viên về một phần mềm quản lý chuyên sâu đã gia tăng, giúp họ theo dõi công việc và thông tin hợp đồng hiệu quả hơn Phần mềm này không chỉ hỗ trợ nhân viên mà còn giúp cán bộ quản lý theo dõi tiến độ và lập kế hoạch kịp thời để hoàn thành công việc tốt hơn Để nâng cao hiệu quả quản lý, công ty cần triển khai phần mềm quản lý chi tiết hơn, cho phép theo dõi từng giai đoạn của hợp đồng như khảo sát, lập phương án, sửa đổi, cài đặt, hỗ trợ, nghiệm thu và chuyển bảo hành, đồng thời cập nhật kết quả và tình hình thanh toán từ khách hàng.
Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích, công ty cổ phần phần mềm Bravo thể hiện những điểm mạnh và điểm yếu rõ rệt trong lĩnh vực nghiên cứu, cho thấy những ưu điểm nổi bật cũng như những nhược điểm cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hiện tại, phần mềm công ty đang sử dụng phục vụ quản lý quá trình triển khai hợp đồng có những ưu điểm sau:
Công ty đã áp dụng phần mềm BRAVOMAN để tối ưu hóa quản lý công việc triển khai, một chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý tổng thể của phần mềm này BRAVOMAN giúp theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý hợp đồng của công ty đã hiệu quả trong việc theo dõi thông tin chung của từng hợp đồng, bao gồm việc xác định nhân viên phụ trách và tình trạng hiện tại của hợp đồng Nhờ vào phần mềm này, công ty có thể dễ dàng quản lý các hợp đồng chưa triển khai, đang triển khai và đã chuyển sang bảo hành.
Ngoài ra, công ty có những ưu điểm về hệ thống mạng, phần cứng, nhân sự, trình độ nhân viên Cụ thể như sau:
- Phần cứng của công ty được trang bị đầy đủ với 5 máy chủ, 93 máy tính để bàn, 110 máy sách tay và một số phần cứng hỗ trợ khác
Công ty triển khai hệ thống mạng LAN đơn giản, dễ dàng truy cập và mở rộng khi cần thiết, giúp tối ưu hóa việc chia sẻ tài nguyên giữa các phòng ban Bên cạnh đó, công ty cũng cung cấp hệ thống internet đầy đủ, đáp ứng nhu cầu sử dụng của toàn bộ nhân viên.
- Tại chi nhánh Hà Nội, công ty có hơn 100 nhân sự với trình độ kỹ thuật cao, có kỹ kiến thức tốt về hệ thống thông tin
- Lãnh đạo công ty đề cao việc áp dụng hệ thống thông tin để phục vụ cho việc quản lý và đáp ứng nhu cầu của nhân viên
Phân tích thực trạng cho thấy, bên cạnh những điểm mạnh, việc quản lý và triển khai hợp đồng tại công ty vẫn gặp phải một số hạn chế cần khắc phục.
Trong quá trình nghiên cứu quy trình hoạt động của công ty, chúng tôi nhận thấy rằng đây là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và phân phối phần mềm Việc quản lý chi tiết và chặt chẽ quy trình triển khai từng hợp đồng là rất cần thiết và quan trọng Tuy nhiên, phần mềm hiện tại mà công ty đang sử dụng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng và quản lý hiệu quả.
Phần mềm hiện tại không hiệu quả trong việc quản lý quá trình triển khai hợp đồng cho khách hàng Qua phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy rằng việc quản lý hợp đồng được thực hiện trên phần mềm BRAVOMAN, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần cải thiện.
BRAVOMAN chỉ quản lý thông tin cơ bản về hợp đồng và nhân viên, nhưng quy trình triển khai hợp đồng cho khách hàng tại công ty rất phức tạp, bao gồm khảo sát, sửa đổi, cài đặt, hỗ trợ, test chương trình, nghiệm thu và chuyển bảo hành Những công việc này liên kết chặt chẽ với nhau nhưng hiện chưa được quản lý trên phần mềm, mà chỉ được theo dõi riêng lẻ trên Excel bởi từng nhân viên Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn nhân viên mong muốn có một phần mềm quản lý chi tiết quy trình triển khai hợp đồng cho khách hàng.
Sự gia tăng số lượng công việc do nhiều hợp đồng được triển khai đã dẫn đến việc mỗi nhân viên phải xử lý đồng thời nhiều hợp đồng hoặc một hợp đồng lớn được phân bổ cho nhiều người Điều này đã làm cho việc quản lý công việc của từng nhân viên và các giai đoạn triển khai của từng hợp đồng trở nên phức tạp hơn, gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và kiểm soát công việc.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 30
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Nhằm khắc phục những bất cập và hạn chế trong việc ứng dụng hệ thống thông tin tại công ty, đồng thời khai thác tiềm năng và lợi ích từ việc phát triển phần mềm quản lý triển khai hợp đồng, tôi xin đề xuất xây dựng một phần mềm chuyên biệt để đáp ứng các yêu cầu hiện tại của công ty.
Qua khảo sát và quan sát thực tế tại công ty cổ phần phần mềm Bravo, chúng tôi đã nắm bắt được yêu cầu của nhân viên đối với phần mềm quản lý triển khai hợp đồng Những thông tin này rất quan trọng trong việc phát triển phần mềm, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của cả nhân viên và các cấp quản lý Nhờ đó, phần mềm quản lý triển khai hợp đồng sẽ có tính ứng dụng cao sau khi hoàn thiện.
GIẢI PHÁP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
3.2.1 Đặc tả yêu cầu phần mềm 3.2.1.1 Đặc tả chức năng
Chức năng quản lý sản phẩm của công ty hiện đang tập trung vào sản phẩm BRAVO 7 (ERP-VN) R2, bao gồm 11 phân hệ như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, kế toán tổng hợp, quản lý kho, chi phí giá thành, quản lý tài sản cố định, vốn bằng tiền, nhân sự và lương Khách hàng có thể lựa chọn triển khai một hoặc nhiều phân hệ tùy theo nhu cầu cụ thể Giá cả cho từng phân hệ không cố định và phụ thuộc vào các chức năng cần thiết cũng như yêu cầu của khách hàng Thông tin chi tiết về từng phân hệ bao gồm mã phân hệ, tên phân hệ và chức năng chính.
Chức năng quản lý Phòng ban - Nhân viên cho phép quản lý hai danh mục chính: phòng ban và nhân viên Thông tin về phòng ban bao gồm mã phòng ban, tên phòng ban, ngày thành lập và số điện thoại Đối với nhân viên, thông tin quản lý bao gồm mã nhân viên, tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, chức vụ, ngày vào làm và thâm niên Chức năng này giúp theo dõi thông tin về các phòng ban, xác định nhân viên thuộc phòng ban nào, ai là trưởng phòng và chức vụ của từng nhân viên, từ đó hỗ trợ việc phân bổ hợp đồng hiệu quả.
Chức năng quản lý và phân bổ hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin hợp đồng của khách hàng Nó xác định nhân viên phụ trách quản lý và triển khai hợp đồng, cũng như các phân hệ liên quan Chức năng này bao gồm hai mục chính: danh mục khách hàng và hợp đồng, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc.
Chức năng quản lý triển khai là phần quan trọng nhất của phần mềm, giúp theo dõi và quản lý các công việc được triển khai, kết quả thực hiện và tài liệu liên quan Nó bao gồm việc quản lý thông tin về các loại công việc như khảo sát, lập phương án, sửa đổi và cài đặt Chức năng này cũng giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên theo từng hợp đồng cụ thể, bao gồm các tài liệu như biên bản khảo sát, kế hoạch sửa đổi và biên bản nghiệm thu Ngoài ra, nó quản lý thông tin về các giao dịch test, tình trạng, nhân viên và hợp đồng liên quan, đồng thời theo dõi việc chuyển bảo hành của các hợp đồng, xác định xem hợp đồng đã được chuyển bảo hành hay chưa và có đủ điều kiện chuyển bảo hành hay không.
Quản lý thanh toán là quá trình quan trọng trong việc theo dõi và kiểm soát thông tin hóa đơn của khách hàng Nhân viên kế toán sẽ nhận và nhập các hóa đơn thanh toán vào phần mềm, đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi chép chính xác và kịp thời.
- Báo cáo: Báo cáo về mức độ hoàn thành công việc, tình hình thanh toán hợp đồng, doanh số nhân viên.
3.2.1.2 Đặc tả phi chức năng
Phần mềm cần có khả năng sử dụng dễ dàng cho tất cả nhân viên trong công ty, giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình làm việc Đặc biệt, nó phải thân thiện với người dùng, ngay cả những người có ít kiến thức về công nghệ thông tin cũng có thể sử dụng một cách hiệu quả.
Phần mềm mang lại hiệu quả cao nhờ vào tốc độ xử lý nhanh chóng và độ chính xác của dữ liệu, từ đó nâng cao khả năng quản lý Đồng thời, yêu cầu về độ tin cậy của phần mềm cũng rất quan trọng, đòi hỏi sự tin cậy tuyệt đối để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
Phần mềm này cung cấp khả năng truy cập thông tin nhanh chóng cho nhiều người sử dụng cùng lúc, đảm bảo rằng thông tin luôn sẵn sàng và không bị gián đoạn.
- Tính bảo mật : Độ an toàn cao, hệ thống không được để lộ các thông tin quan trọng
Để đảm bảo sự thành công trong dự án phát triển phần mềm, cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp luật và các quy tắc đã được xác định trong quá trình xây dựng hệ thống.
- Giao diện dễ sử dụng, màu sắc hình ảnh phù hợp với tiêu chí của công ty
3.2.1.3 Đặc tả miền ứng dựng
Phần mềm được xây dựng dựa trên ngôn ngữ lập trình C# và môi trường lập trình Visual Studio Sử dụng hệ quản trị CSDL SQL Server
Phần mềm được cài đặt trên các thiết bị chạy hệ điều hành Windows.
3.2.2 Phân tích thiết kế phần mềm 3.2.2.1 Mô tả phần mềm quản lý triển khai hợp đồng
Công ty cổ phần phần mềm Bravo chuyên cung cấp giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp, bao gồm việc phát triển và bán các sản phẩm phần mềm Khi tiếp nhận hợp đồng, Bravo thực hiện triển khai theo quy trình đã được xác định, với sự hỗ trợ từ hệ thống phần mềm chuyên dụng.
Sau khi nhận hợp đồng, cần phân bổ hợp đồng và điền thông tin vào phần quản lý Hợp đồng, đồng thời lấy thông tin từ phần quản lý Phòng ban - Nhân viên.
Quy trình khảo sát và lập phương án triển khai bao gồm việc nhập công việc và thông tin liên quan vào phần mềm Cần hoàn thành các tài liệu như kế hoạch khảo sát, biên bản khảo sát và phương án Tất cả các tài liệu này sẽ được quản lý tại mục tài liệu trong phần mềm Các công việc này được thực hiện thông qua module quản lý Triển khai.
Quy trình sửa đổi là giai đoạn điều chỉnh chương trình dựa trên yêu cầu chức năng của khách hàng, nhằm chuẩn bị cho quá trình cài đặt tiếp theo Những sửa đổi này sẽ được cập nhật vào mục công việc, trong khi quá trình kiểm tra các sửa đổi sẽ được quản lý tại mục giao dịch test Tất cả các công việc này cũng được thực hiện trong module quản lý Triển khai.
Quy trình cài đặt và hướng dẫn sử dụng sản phẩm cần được thực hiện trực tiếp tại địa điểm của khách hàng và được quản lý trong mục công việc Nếu có sự cố lớn không thể giải quyết qua điện thoại hoặc email, việc hỗ trợ cũng sẽ được ghi nhận trong mục công việc Khi khách hàng đã sử dụng sản phẩm thành thạo và không còn thắc mắc, nhân viên sẽ đến để nghiệm thu, nhập thông tin vào mục công việc và lập biên bản nghiệm thu trong mục tài liệu.
Quy trình chuyển bảo hành yêu cầu khách hàng phải đáp ứng các điều kiện quy định Trong quá trình thanh toán, khách hàng cần nhập thông tin vào mục hóa đơn thanh toán Khi thực hiện việc test chuyển bảo hành, thông tin cần được cập nhật và theo dõi trong mục giao dịch test Nếu các điều kiện được đảm bảo và việc test chuyển bảo hành thành công, hợp đồng sẽ được chuyển bảo hành và thông tin sẽ được nhập vào mục chuyển bảo hành Cuối cùng, quy trình triển khai sẽ được hoàn tất.
