Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Từ những phân tích trên ta có thể thấy rằng vấn đề quản lý việc triển khai các hợp đồng trong công ty đăng gặp phải một số hạn chế. Thực tế, cơng ty đã có quản lý q trình này trên một phần mềm quản lý chung có nhiều chức năng, chính vì vậy q trình triển khai, thực hiện các hợp đồng chỉ chỉ được quản lý một cách chung nhất, mang tính tổng thể. Do sự phát triển, tăng trưởng của công ty nên nhu cầu của nhân viên triển khai cũng thay đổi, họ muốn có một phần mềm quản lý chi tiết cơng việc triển khai để họ có thể quản lý cơng việc của mình cũng như xem được thơng tin của những hợp đồng khác. Hơn nữa, phần mềm cũng giúp cho cán bộ quản lý sát sao hơn trong quá trình triển khai để đẩy kịp tiến độ hoặc có những kế hoạch kịp thời để hồn thành tốt cơng việc.
Để phục vụ cho việc quản lý một cách bao quát của lãnh đạo đối với nhân viên cấp dưới, cũng như để các nhân viên có thể xem được kết quả làm việc của nhau và đặc biệt là theo dõi và quản lý chính cơng việc của mình, trong thời gian sắp tới cơng ty nên có một phần mềm quản lý chi tiết hơn về quá trình triển khai phần mềm như hợp đồng được phân bổ như thế nào, quản lý các giai đoạn như khảo sát và lập phương án, sửa đổi, cài đặt và hỗ trợ, nghiệm thu và chuyển bảo hành ( ví dụ hợp đồng đã triển khai đến giai đoạn nào, kết quả ra sao, khách hàng đã thanh toán số tiền là bao nhiêu và được bao nhiêu phần trăm...)
Từ kết quả khảo sát, đánh giá, phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của cơng ty cổ phần phần mềm Bravo về vấn đề nghiên cứu, em nhận thấy cơng ty đang có những ưu, nhược điểm sau
2.3.1 Ưu điểm
Hiện tại, phần mềm công ty đang sử dụng phục vụ quản lý quá trình triển khai hợp đồng có những ưu điểm sau:
- Cơng ty đã sử dụng phần mềm để quản lý công việc triển khai. Quản lý triển khai là một chức năng của phần mềm quản lý chung BRAVOMAN. Phần mềm BRAVOMAN đã quản lý được bao quát các hoạt động trong công ty.
- Về vấn đề quản lý triển khai hợp đồng, phần mềm công ty đang dùng đã quản lý được thông tin chung nhất của từng hợp đồng. Phần mềm đã quản lý được những nhân viên chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng và tình trạng của từng hợp đồng, hợp đồng nào chưa triển khai, đang triển khai và đã chuyển bảo hành.
Ngoài ra, cơng ty có những ưu điểm về hệ thống mạng, phần cứng, nhân sự, trình độ nhân viên....Cụ thể như sau:
- Phần cứng của công ty được trang bị đầy đủ với 5 máy chủ, 93 máy tính để bàn, 110 máy sách tay và một số phần cứng hỗ trợ khác
- Công ty sử dụng hệ thống mạng LAN đơn giản, dễ truy cập, dễ mở rộng khi có nhu cầu. Đảm bảo việc chia sẻ tài ngun giữa các phịng ban. Ngồi ra công ty cũng cung cấp hệ thống mạng internet phục vụ đầy đủ nhu cầu sử dụng của nhân viên trong cơng ty.
- Tại chi nhánh Hà Nội, cơng ty có hơn 100 nhân sự với trình độ kỹ thuật cao, có kỹ kiến thức tốt về hệ thống thông tin
- Lãnh đạo công ty đề cao việc áp dụng hệ thống thông tin để phục vụ cho việc quản lý và đáp ứng nhu cầu của nhân viên
2.3.2 Nhược điểm
Qua việc phân tích thực trạng cho thấy bên cạnh những điểm mạnh trên, việc quản lý triển khai hợp đồng tại công ty đang tồn tại những hạn chế sau:
- Trong quá trình tìm hiểu quy trình hoạt động của cơng ty nhận thấy là một công ty sản xuất và bán phần mềm, việc quản lý chi tiết và chặt chẽ quy trình triển khai mỗi hợp đồng là một việc cần thiết và quan trọng. Nhưng hiện nay, phần mềm công ty đang sử dụng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng và quản lý.
- Phần mềm đang sử dụng không quản lý hiệu quả quá trình triển khai hợp đồng cho khách hàng tại thời điểm hiện tại. Như đã đề cập ở phần, qua việc phỏng vấn về chức năng của các phần mềm công ty đang sử dụng thấy rằng quá trình triển khai hợp đồng cho khách hàng được quản lý trên phần mềm quản lý chung BRAVOMAN. Cụ thể, BRAVOMAN chỉ quản lý những thông tin cơ bản về hợp đồng, nhân viên quản lý hợp đồng, kết quả hiện tại của từng hợp đồng. Trong khi đó, qua việc tìm hiểu về quy trình triển khai hợp đồng cho khách hàng tại cơng ty bao gồm rất nhiều công việc như khảo sát, sửa đổi, cài đặt, hỗ trợ, test chương trình, nghiệm thu, chuyển bảo hành.... những cơng việc này tương đối phức tạp, liên kết chặt chẽ với nhau trong quá trình triển khai nhưng chưa được quản lý trên phần mềm mà được quản lý riêng trên excel bởi từng nhân viên. Kết quả phát phiếu điều tra cũng cho thấy phần lớn nhân viên cơng ty mong muốn có một phần mềm quản lý một cách chi tiết quy trình quản lý triển khai hợp đồng cho khách hàng.
- Qua việc điều tra cho thấy số lượng cơng việc tăng lên rất nhiêu do có nhiều hợp đồng được triển khai, mỗi nhân viên phải triển khai đồng thời nhiều hợp đồng hay một hợp đồng lớn được phân bổ cho rất nhiều nhân viên. Vì vậy việc quản lý cơng việc của từng nhân viên và quản lý các giai đoạn triển khai của từng hợp đồng cũng phức tạp hơn, gây ra nhiều khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và kiểm sốt cơng việc .
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Nhận thấy những bất cập và hạn chế trong q trình ứng dụng hệ thống thơng tin tại cơng ty như đã trình bày ở trên, cũng như nhận thấy những những tiềm năng và lợi ích khi xây dựng một phần mềm chuyên về quản lý triển khai các hợp đồng, em xin đề xuất xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng, đáp ứng các yêu cầu hiện tại của cơng ty.
Thơng qua q trình khảo sát và quan sát thực tế tại công ty cổ phần phần mềm Bravo, nắm bắt được các yêu cầu của nhân viên đối với phần mềm quản lý triển khai hợp đồng sẽ xây dựng cũng như quy trình triển khai của cơng ty. Đây là những tư liệu quan trọng trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng đáp ứng các yêu cầu của nhân viên sử dụng cũng như của các cấp quản lý. Nhờ vậy phần mềm quản lý triển khai hợp đồng sau khi xây dựng sẽ có tính ứng dụng cao.