Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược kinh doanh và chính sách quản lý hiệu quả, đặc biệt là quản lý chi phí, để đạt được hiệu quả kinh tế cao Điều này giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có, bảo toàn và phát triển vốn, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Biến đổi trong cơ chế quản lý kinh tế đã khẳng định vai trò quan trọng của thông tin kế toán, đặc biệt là thông tin kế toán chi phí kinh doanh, trong quản trị doanh nghiệp Thông qua việc nắm bắt tình hình kinh doanh, nhà quản trị có thể xác định chi phí, doanh thu và lợi nhuận, từ đó nghiên cứu và xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp để phát triển doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại, kế toán chi phí không chỉ quyết định sự tồn tại mà còn phản ánh hiệu quả quản lý của lãnh đạo, ảnh hưởng đến thành bại của doanh nghiệp Tất cả hoạt động trong doanh nghiệp đều nhằm tối ưu hóa luân chuyển vốn lưu động và tối đa hóa lợi nhuận Hơn nữa, chi phí kinh doanh còn thể hiện khả năng quản lý và đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng của xã hội.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My, tôi nhận thấy mặc dù công tác kế toán chi phí kinh doanh có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục Cụ thể, việc luân chuyển chứng từ chưa hợp lý và công tác hạch toán không được thực hiện thường xuyên đã dẫn đến sai sót trong số liệu và khó khăn trong việc kiểm soát chi phí phát sinh Hơn nữa, công ty có thể chưa có kế hoạch trích lập các khoản dự phòng như nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm Xuất phát từ tính cấp thiết của kế toán chi phí kinh doanh và thực trạng hiện tại tại công ty, tôi đã chọn đề tài “Kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My” cho luận văn tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết hệ thống hóa lý luận về kế toán chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại, đồng thời khảo sát và đánh giá thực trạng kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My Từ đó, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại công ty này.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Nghiên cứu quy định về kế toán bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính và các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 01, VAS 02, VAS 14, VAS 21) là rất quan trọng Bên cạnh đó, việc tìm hiểu kế toán chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại cũng cần thiết Các thông tin từ phòng kế toán như hóa đơn GTGT, chứng từ kế toán xuất nhập hàng tồn kho và sổ sách kế toán sẽ cung cấp dữ liệu hữu ích cho nghiên cứu này.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã có cơ hội làm việc trực tiếp với phòng kế toán, nơi tôi tiến hành phỏng vấn các thành viên dựa trên bảng phỏng vấn đã chuẩn bị sẵn Tôi cũng đã đề nghị đơn vị cho phép tôi tìm hiểu các tài liệu và quy định liên quan đến chi phí, bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo có và sổ sách kế toán Qua đó, tôi đã tổng hợp và nghiên cứu đặc điểm cũng như tình hình kế toán bán hàng tại công ty.
Phương pháp phân tích và xử lý số liệu
So sánh và đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn, cũng như giữa kế hoạch và việc thực hiện quản lý chi phí là rất cần thiết Việc này bao gồm việc kiểm tra các số liệu trên chứng từ gốc với các sổ kế toán liên quan, đồng thời đối chiếu số liệu trên sổ cái và sổ tổng hợp với các sổ kế toán chi tiết tài khoản.
Phương pháp tổng hợp dữ liệu được áp dụng để tổng hợp các kết quả thu thập tại công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My, nhằm đưa ra những đánh giá và nhận xét rõ ràng về nội dung của đề tài nghiên cứu.
Phương pháp toán học được áp dụng để phân tích số liệu thu thập trong quá trình thực tập, giúp tính toán các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận Qua đó, chúng ta có thể đưa ra những nhận xét chính xác nhất về hoạt động kinh doanh của công ty.
Kết cấu của đề tài
Khóa luận được cấu trúc bao gồm tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục từ viết tắt, lời mở đầu và kết luận, cùng với ba chương chính.
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
Chương 3: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
Nội dung chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Mọi doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đều cần so sánh doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ với chi phí kinh doanh để đánh giá hiệu quả hoạt động của mình.
Doanh thu và chi phí kinh doanh là hai yếu tố then chốt quyết định lợi nhuận và sự tồn tại của doanh nghiệp.
Chi phí kinh doanh là gì và làm thế nào để hiểu rõ bản chất của nó? Nắm bắt được khái niệm này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra những biện pháp tích cực và hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí.
Trong kế toán tài chính, chi phí được định nghĩa là các khoản phí tổn phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một kỳ hạch toán Có những chi phí phát sinh trong kỳ nhưng không được tính vào chi phí để xác định kết quả, và ngược lại, có những chi phí chưa phát sinh nhưng đã được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Trong kế toán quản trị, chi phí được xác định là các khoản phí tổn thực tế liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và phương án kinh doanh Chi phí này có tính cụ thể, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận, từ đó làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định đầu tư và lựa chọn phương án tối ưu.
Theo VAS số 01, chi phí được định nghĩa là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán, bao gồm tiền chi ra, khấu trừ tài sản hoặc phát sinh nợ, làm giảm vốn chủ sở hữu, ngoại trừ khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Chi phí được hiểu là sự tiêu hao của các yếu tố sản xuất và nguồn lực tài chính sau mỗi kỳ hoạt động, nhằm tạo ra kết quả thu về Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau về chi phí, nhưng điểm chung vẫn là sự ảnh hưởng của nó đến hiệu quả sản xuất.
Chi phí kinh doanh bao gồm các khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp phải chi trả cho lao động sống, lao động vật hóa và các khoản chi phí khác trong quá trình hoạt động.
1.1.2 Phân loại, chi phí kinh doanh
Chi phí kinh doanh rất đa dạng và phức tạp, và chúng được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào từng lĩnh vực cụ thể.
➢ Phân loại chi phí theo bản chất kinh tế chi phí kinh doanh thương mại (lưu thông)
Chi phí lưu thông bổ sung là những khoản chi phí cần thiết để duy trì và hoàn thiện quá trình sản xuất hàng hóa trong giai đoạn lưu thông Những chi phí này không chỉ gia tăng giá trị sử dụng mà còn nâng cao giá trị của hàng hóa.
Chi phí lưu thông thuần túy là các khoản chi phục vụ cho việc chuyển đổi hình thái giá trị của hàng hóa từ tiền sang hàng hóa và ngược lại Những chi phí này không làm gia tăng giá trị sử dụng hay giá trị của hàng hóa.
➢ Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong doanh nghiệp thương mại Bao gồm:
Chi phí bán hàng (CPBH) bao gồm các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ trong kỳ, như tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, quảng cáo, tiếp thị, bảo hành sản phẩm, nguyên vật liệu, bao bì và công cụ dụng cụ Tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, tài khoản CPBH có thể được mở rộng thêm Cuối kỳ, các chi phí này sẽ được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
Chi phí bán hàng bao gồm:
Chi phí nhân viên bao gồm các khoản thanh toán cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hóa Các khoản chi này không chỉ bao gồm tiền lương mà còn có tiền ăn giữa ca, tiền công, cùng với các khoản trích cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp.
Chi phí vật liệu và bao bì bao gồm các khoản chi cho vật liệu và bao bì phục vụ cho việc bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ Những chi phí này bao gồm chi phí cho vật liệu đóng gói, nhiên liệu phục vụ bảo quản, bốc vác và vận chuyển sản phẩm trong quá trình tiêu thụ, cũng như vật liệu dùng cho sửa chữa và bảo trì tài sản cố định liên quan đến bộ phận bán hàng.
Chi phí dụng cụ và đồ dùng là khoản chi tiêu liên quan đến các công cụ và thiết bị cần thiết cho quá trình tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa, bao gồm dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán và các công cụ làm việc khác.
Kế toán chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Kế toán chi phí kinh doanh theo qui định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam
❖ Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 – Quy định chung):
Chi phí sản xuất, kinh doanh và các chi phí khác được ghi nhận trong Báo cáo Kết quả Kinh doanh khi chúng làm giảm lợi ích kinh tế trong tương lai, liên quan đến việc giảm tài sản hoặc tăng nợ phải trả Để được ghi nhận, các khoản chi phí này cần phải được xác định một cách đáng tin cậy.
Các chi phí được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí
Khi lợi ích kinh tế trong các kỳ kế toán liên quan đến doanh thu và thu nhập khác được xác định gián tiếp, các chi phí liên quan sẽ được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dựa trên phương pháp phân bổ hệ thống hoặc tỷ lệ.
Một khoản chi phí được ghi nhận ngay vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi chi phí đó không mang lại lợi ích kinh tế trong các kỳ tiếp theo.
Các nguyên tắc kế toán chi phối việc ghi nhận chi phí kinh doanh:
Cơ sở dồn tích yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phải được ghi sổ kế toán ngay khi phát sinh, mà không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền.
Việc ghi nhận giao dịch tại thời điểm phát sinh giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác bản chất kinh tế, từ đó dễ dàng theo dõi các khoản thu chi và công nợ phải thu, phải trả, tránh được nhầm lẫn và sai sót Nguyên tắc này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
Vào ngày 1/X/2018, Công ty Trà My đã bán một lô văn phòng phẩm cho Công ty A và ghi nhận nợ từ công ty này Trong quá trình bán hàng, Công ty Trà My phải chi một khoản cho phí vận chuyển Khi thực hiện hạch toán kinh tế, kế toán cần ghi nhận doanh thu, giá vốn và chi phí vận chuyển (Nợ TK 641/Có TK 111,112) Lưu ý rằng chi phí vận chuyển không được ghi nhận sau khi Công ty Trà My nhận được tiền.
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí cần phải đảm bảo tính phù hợp, nghĩa là khi ghi nhận một khoản doanh thu, phải đồng thời ghi nhận khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí này có thể bao gồm chi phí phát sinh trong kỳ tạo ra doanh thu cũng như các chi phí từ các kỳ trước hoặc các chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ hiện tại.
Ví dụ: Ngày 15/10/2018 công ty Trà My bán một lô văn phòng phẩm cho công ty Hoàng
Theo hợp đồng kinh tế số 112, lô văn phòng phẩm có giá bán 18.000.000 đồng và thuế GTGT 10% Khách hàng đã thanh toán qua chuyển khoản và đã có giấy báo có Giá trị xuất kho của lô hàng là 8.500.000 đồng Công ty Trà My có trách nhiệm vận chuyển lô hàng đến công ty Hoàng Long và chi phí vận chuyển, bao gồm thuế GTGT, là 275.000 đồng, sẽ được công ty Trà My thanh toán bằng tiền mặt.
Khi nghiệp bán hàng xảy ra, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ, đồng thời tuân thủ nguyên tắc phù hợp để ghi nhận giá vốn của lô văn phòng phẩm Trong quá trình bán hàng, công ty còn phát sinh chi phí vận chuyển lô hàng đến công ty Hoàng Long, và kế toán sẽ ghi nhận chi phí vận chuyển này trong quá trình bán lô văn phòng phẩm.
Để đảm bảo tính nhất quán, các chính sách và phương pháp kế toán liên quan đến chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp cần được áp dụng đồng nhất trong ít nhất một kỳ kế toán năm.
Khi có sự thay đổi trong chính sách và phương pháp kế toán đã được lựa chọn, cần phải giải trình rõ lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh của báo cáo tài chính.
Công ty Trà My sở hữu một tài sản cố định trị giá 120.000.000 đồng và áp dụng phương pháp khấu hao theo quy định của Thông tư 45/TT-BTC với thời gian khấu hao từ 3 đến 8 năm Công ty đã quyết định trích khấu hao trong vòng 5 năm, sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng Khi đã lựa chọn phương pháp này, công ty cần duy trì áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm.
Khấu hao tài sản cố định trong 5 năm đầu tiên được tính là 120.000.000 đồng chia cho 5, tương đương 24.000.000 đồng mỗi năm Nguyên tắc thận trọng trong kế toán yêu cầu doanh nghiệp xem xét và đánh giá cẩn thận các ước tính trong điều kiện không chắc chắn Cụ thể, doanh nghiệp cần lập các khoản dự phòng hợp lý, không đánh giá cao hơn giá trị tài sản và thu nhập, đồng thời không đánh giá thấp hơn giá trị nợ phải trả và chi phí Doanh thu chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu lợi, trong khi chi phí phải được ghi nhận khi có chứng từ hợp lệ như hóa đơn xăng dầu, bảng khấu hao tài sản, và các hóa đơn liên quan khác Những chi phí này có thể phát sinh định kỳ trong một khoảng thời gian nhất định hoặc liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế khác của doanh nghiệp.
Thông tin về chi phí kinh doanh được xem là trọng yếu, vì sự thiếu sót hoặc không chính xác của nó có thể gây ra sai lệch đáng kể trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng Tính trọng yếu phụ thuộc vào kích thước và bản chất của thông tin hoặc sai sót trong bối cảnh cụ thể Do đó, việc đánh giá tính trọng yếu cần được thực hiện từ cả góc độ định lượng và định tính.
Chi phí kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên, một số kế toán viên có thể ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp để giảm nghĩa vụ thuế, dẫn đến việc phản ánh không chính xác giá trị thực của chi phí.
Tổng quan về Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My và các nhân tố ảnh hưởng đến kế toán chi phí kinh doanh tại công ty
2.1.1 Tổng quan về Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
• Tên công ty: Công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Trà My
• Địa chỉ: Thôn Ngọc Đà, xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên
• Người đại diện: Phạm Quốc Tuấn
• Điện thoại: : 0321-991626 Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Văn Phòng Phẩm Trà My được thành lập theo quyết định Số: 0502000151
Ngày 16 tháng 03 năm 2000 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp chuyên buôn bán đồ dùng, thiết bị văn phòng phẩm Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng nhựa và bìa Xúc tiến thương mại; Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá
Công ty được thành lập vào năm 2000, với trụ sở chính tọa lạc tại 300 phố Bạch Đằng, Quận Hoàn Kiếm, và xưởng sản xuất nằm tại 780 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng.
Vào năm 2001, công ty đã triển khai dự án xây dựng nhà máy sản xuất đồ dùng văn phòng phẩm tại huyện Văn Lâm, Hưng Yên, với tổng vốn đầu tư lên đến 45 tỷ VND trên diện tích 1.2 ha nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường.
Vào năm 2003, Công ty Trà My đã khởi động dự án mở rộng nhà máy sản xuất đồ dùng văn phòng phẩm, với tổng vốn đầu tư bổ sung lên đến 65 tỷ VND trên diện tích 3 ha đất công nghiệp.
Công ty đã hoàn thành dự án đầu tư nhà máy, với các phân xưởng hoạt động ổn định, cung cấp một lượng hàng lớn cho cả thị trường trong nước và quốc tế.
Công ty Trà My đã mở rộng thị trường bán hàng trực tiếp cho các đại lý lớn tại miền Bắc và chủ yếu phân phối hàng hóa qua các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh ở miền Nam Với dây chuyền máy móc hiện đại, công ty đã tạo việc làm cho hơn 50 lao động, đồng thời nâng cao năng suất và giảm giá thành sản phẩm Sản phẩm của Trà My hiện được phân phối rộng rãi trên toàn quốc và được người tiêu dùng đánh giá cao Công ty đang sản xuất các loại cặp văn phòng với hai logo và năm nhãn hiệu hàng hóa đã được đăng ký bản quyền tại cục sở hữu công nghiệp Việt Nam.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Nhờ vào những nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường nội địa, với các lĩnh vực kinh doanh chính đa dạng.
❖ Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất – Thương mại
- Sản xuất văn phòng phẩm;
- Mua bán vật tư sản xuất văn phòng phẩm
2.1 Các sản phẩm kinh doanh của công ty
Công ty Văn Phòng Phẩm Trà My chuyên sản xuất đồ dùng văn phòng phẩm quy mô lớn, với hơn 30.000m2 nhà xưởng và sử dụng công nghệ hiện đại từ Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản Sản phẩm bao gồm cặp tài liệu, cặp lỗ, cặp ba dây, trình ký, túi hồ sơ, khay đựng hồ sơ, chia file, giấy in, bóng kính, và file lồng Các sản phẩm sau khi sản xuất sẽ được chuyển giao cho các chi nhánh không có tư cách pháp nhân để bán và phân phối.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của công ty TNHH văn phòng phẩm Trà My
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Sơ lược công việc, trách nhiệm của từng bộ phận:
Ban giám đốc là cơ quan điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, với Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý Giám đốc trực tiếp chỉ đạo công việc tổ chức nhân sự, quyết định về tiền lương, thưởng và sử dụng các quỹ xí nghiệp Ngoài ra, Giám đốc cũng đưa ra các chủ trương lớn về phát triển kinh doanh và ký duyệt phiếu thu, chi, quyết toán theo định kỳ.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường và hoạch định chính sách bán hàng chi tiết cho công ty Ngoài ra, phòng cũng tổ chức mở rộng thị trường, giám sát hoạt động của đại lý trong việc bán hàng và trực tiếp giao dịch với khách hàng, đồng thời thực hiện thu hồi công nợ hiệu quả.
- Phòng hành chính-nhân sự:
+ Quản lý nhân sự: quản lý công tác tuyển dụng trong công ty,quản lý hồ sơ,lý lịch của công nhân viên toàn công ty
+ Kế toán: thu thập, xử lí, cung cấp thông tin + Hành chính : Theo dõi ,quản lý cơ sở vật chất, tài sản thuộc văn phòng công ty
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm bảo trì và sửa chữa thiết bị công ty, lập kế hoạch và thực hiện bảo trì định kỳ cho toàn bộ máy móc trong nhà máy nhằm đảm bảo hoạt động liên tục và ngăn ngừa sự cố bất thường xảy ra.
Phòng tài chính-nhân sự
Phòng quản lý kho Phòng kĩ thuật
- Phòng quản lý sản xuất: hoạch định sản xuất( lập kế hoạch sản xuất),tổ chức sản xuất,thực hiện công tác an toàn,vê sinh công nghiệp
Phòng quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động xuất, nhập và tồn kho của tất cả các loại vật tư, nguyên vật liệu và thành phẩm Nhiệm vụ của phòng bao gồm theo dõi hàng tồn kho, thực hiện thủ tục đặt hàng, và sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý Ngoài ra, phòng cũng phải tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn cho kho hàng.
- Danh sách các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc:
Chi Nhánh Công Ty TNHH Văn Phòng Phẩm Trà My Địa chỉ: Số 300 phố Bạch Đằng, P Chương Dương, Q Hoàn Kiếm, Hà Nội
2.1.3 Đặc điểm hoạt động kế toán tại công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính công ty)
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổng quát, báo cáo trực tiếp với ban giám đốc về mọi hoạt động của phòng kế toán cũng như các vấn đề tài chính liên quan đến công ty Vị trí này đảm bảo theo dõi và quản lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Kế toán công nợ và bán hàng là quá trình quản lý đơn đặt hàng, thực hiện thủ tục mua bán và lập hóa đơn cho từng công ty hàng tháng Công việc này bao gồm theo dõi công nợ, các khoản phải thu và phải trả, đồng thời đối chiếu công nợ với khách hàng Kế toán cũng có trách nhiệm đôn đốc khách hàng thu hồi nợ và thực hiện công tác thuế GTGT đầu vào cho doanh nghiệp.
Kế toán kho: Lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập- xuất –tồn
Kế toán tổng hợp là quá trình hạch toán các khoản thu nhập, chi phí, tính giá thành sản phẩm, khấu hao tài sản cố định, quản lý công nợ, thực hiện nghiệp vụ khách hàng, và xử lý thuế giá trị gia tăng Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn đảm bảo báo cáo tài chính văn phòng công ty và quản lý tổng hợp theo quy định hiện hành.
Các kết luận về thực trạng kế toán chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và chặt chẽ, với mỗi nhân viên phụ trách một mảng cụ thể, có nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng Nhân viên kế toán không chỉ độc lập mà còn có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình và yêu nghề, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Nhờ vậy, bộ máy kế toán của công ty duy trì sự ổn định, đảm bảo việc theo dõi và báo cáo sổ sách hàng tháng đúng hạn.
Giám sát và quản lý chi phí phát sinh theo đúng pháp luật và quy định công ty là rất quan trọng Việc này không chỉ giúp củng cố công tác quản lý chung của công ty mà còn nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với yêu cầu kinh tế cho các nghiệp vụ phát sinh Các chứng từ này là cơ sở quan trọng trong quá trình hạch toán ban đầu.
Thông tin về nghiệp vụ kế toán cần được ghi chép đầy đủ và chính xác trên chứng từ, giúp dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết Việc lưu trữ chứng từ được thực hiện một cách khoa học và được giám sát chặt chẽ, với các kế toán lưu trữ chứng từ liên quan đến phần hành của mình Điều này đảm bảo tính không chồng chéo và nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng trong công việc kế toán.
Sổ sách kế toán của công ty được thực hiện một cách rõ ràng và sạch sẽ, tuân thủ các chuẩn mực chung do Bộ Tài chính ban hành Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung”, một phương pháp phổ biến với nhiều ưu điểm như phù hợp với điều kiện kế toán của công ty, dễ hiểu và dễ thực hiện Hình thức này cũng thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại.
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty tuân thủ quy định của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý Công ty đã cập nhật theo Thông tư 200/2014-BTC, sử dụng các tài khoản hợp lý để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Một số tài khoản được chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như 112, 641.
- Về hạch toán chi phí kinh doanh tại Công ty :
Công ty đã nhanh chóng cập nhật thông tin kinh tế liên quan đến những thay đổi trong chế độ kế toán, đảm bảo áp dụng phù hợp cho đơn vị của mình, đặc biệt chú trọng vào việc quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả.
Dưới sự hướng dẫn của Kế toán trưởng, công tác hạch toán chi phí kinh doanh tại công ty diễn ra nhanh chóng và chính xác Hệ thống máy vi tính cùng với phần mềm được cài đặt hỗ trợ đắc lực, giúp hạch toán và theo dõi chi phí một cách chi tiết và chặt chẽ theo từng vụ việc, từ đó dễ dàng đánh giá hiệu quả của từng hợp đồng kinh tế.
Hạch toán chi phí kinh doanh là quá trình quan trọng nhằm đảm bảo sự thống nhất trong nhiệm vụ và phương pháp tính toán các chỉ tiêu Việc này đáp ứng yêu cầu của Ban Giám Đốc (BGĐ) trong việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về tình hình kinh doanh của toàn công ty.
3.1.2 Tồn tại và nguyên nhân của tồn tại
Việc kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ kế toán là điều kiện thiết yếu trong mạng lưới pháp lý Tại công ty, quy trình này được thực hiện hàng ngày, nhưng vẫn có trường hợp hóa đơn thiếu chữ ký của người nhận hoặc thủ trưởng đơn vị Các mẫu hóa đơn chưa đa dạng và thiếu chứng từ do nội bộ thiết kế, dẫn đến tính luân chuyển chứng từ chậm chạp, không đảm bảo tính kịp thời của thông tin.
Trong quản lý và hạch toán chi phí kinh doanh, việc ghi nhận các khoản chi phí bán hàng như điện, nước, điện thoại và fax thường gặp phải sai sót khi các khoản này được hạch toán chung vào chi phí quản lý doanh nghiệp Điều này có thể dẫn đến việc không phản ánh chính xác chi phí thực tế của hoạt động bán hàng, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Nguyên nhân của vấn đề này xuất phát từ việc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể phát sinh từ các khoản tiền không rõ ràng Trong quá trình hạch toán, kế toán có thể chưa hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ kinh tế, dẫn đến sai sót trong phân loại, mặc dù tổng chi phí vẫn được ghi nhận đúng Hơn nữa, các khoản chi phí tiếp khách và công tác phí của công ty chưa được quy định cụ thể, gây ra sự gia tăng chi phí quản lý doanh nghiệp một cách không minh bạch.
Để quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả, công ty văn phòng phẩm cần có tài khoản chi tiết cho từng khoản mục chi phí và mối liên hệ với doanh thu Hiện tại, chi phí kinh doanh chỉ được phân loại ở cấp 2, khiến việc xác định nguồn gốc chi phí trở nên khó khăn Chi phí quản lý doanh nghiệp có nguy cơ bị tăng giá trị một cách tự ý, và nếu không xem xét mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu và lợi nhuận, các nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc xây dựng chiến lược sử dụng chi phí hợp lý, từ đó ảnh hưởng đến khả năng gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Phòng Tài chính – Kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình tập trung, đảm bảo tính gọn nhẹ và chặt chẽ Mặc dù số lượng nhân viên trong phòng có hạn, nhưng vẫn đáp ứng hiệu quả các nhiệm vụ tài chính và kế toán của công ty.
Công ty hiện đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt nhân sự trong bộ phận kế toán, trong khi khối lượng công việc lại rất lớn Các kế toán viên được phân công phụ trách nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, dẫn đến một số người phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc Sự thiếu hụt này ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính kịp thời của các báo cáo kế toán và khả năng cung cấp thông tin cần thiết cho Ban Giám đốc về kết quả kinh doanh và chi phí sản xuất.
Các đề xuất hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
Sau khi thực tập và tìm hiểu tình hình kinh doanh tại công ty, tôi nhận thấy rằng để đạt được kết quả kinh doanh tương xứng với vị thế của mình, công ty cần giảm thiểu chi phí và tổ chức bộ máy quản lý một cách hợp lý hơn Để đạt được thành công bền vững trong kinh doanh, công ty có thể thực hiện một số biện pháp cải tiến quản lý và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán
Công ty có thể thiết kế mẫu báo cáo riêng, tuân thủ Luật và quy định kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng Việc xây dựng hệ thống báo cáo chi phí cuối ngày và báo cáo hàng tồn kho sẽ hỗ trợ quản lý kinh doanh, giúp hoàn thiện hệ thống chứng từ.
Ví dụ: Thiết kế mẫu báo cáo hàng tồn kho cho công ty như sau: Đơn vị: Công ty TNHH văn phòng phẩm Trà My
BÁO CÁO TÌNH HÌNH HÀNG TỒN KHO
STT Mặt hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho
Báo cáo tình hình sử dụng chi phí trong ngày Đơn vị: Công ty TNHH văn phòng phẩm Trà My
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ
STT Loại chi phí Giá trị(VNĐ) Tỷ trọng(%) Ghi chú
2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Giám đốc Kế toán trưởng
Quá trình luân chuyển chứng từ chậm có thể gây ra sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin, vì vậy cần có sự giám sát từ giám đốc và kế toán trưởng Đối với những chứng từ thiếu chữ ký, cần kiểm tra tính xác thực và bổ sung chữ ký ngay khi giám đốc có mặt Nếu người ký vắng mặt do việc đột xuất, cần xác nhận chữ ký qua email cá nhân và cam kết bổ sung chữ ký đầy đủ để đảm bảo kế toán thực hiện đúng thời gian và quy định.
3.2.2 Hoàn thiện hạch toán và quản lý chi phí kinh doanh
Cần thiết lập các quy định và định mức cụ thể cho các khoản chi phí quản lý hành chính như chi phí tiếp khách, hội họp và công tác phí Việc này sẽ giúp thuận tiện hơn trong việc theo dõi, kiểm tra và hạch toán chi phí, đồng thời giảm thiểu các khoản chi phí bất hợp lý phát sinh.
Để tiết kiệm chi phí dịch vụ mua ngoài, cần thực hiện khoán chi phí điện thoại và điện báo cho khối văn phòng, đồng thời tăng cường quản lý và sử dụng đúng mục đích công việc Các khoản chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp nên được hạch toán vào chi phí quản lý, không nên gộp chung vào chi phí bán hàng, nhằm xác định chính xác chi phí quản lý và tránh việc làm tăng giả tạo chi phí bán hàng.
Để nâng cao hiệu quả quản lý công tác hạch toán kế toán, công ty cần thực hiện các biện pháp kiểm soát chặt chẽ và thường xuyên Cần tiến hành kiểm tra đột xuất tất cả các khâu trong quá trình hạch toán tiêu thụ, cũng như các nghiệp vụ khác Đặc biệt, việc kiểm tra các chứng từ ban đầu là rất quan trọng, đảm bảo rằng các chứng từ này phải có đầy đủ cơ sở pháp lý.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần quan trọng trong tổng chi phí kinh doanh của công ty Để giảm thiểu việc sử dụng sai mục đích hoặc ghi không đúng giá trị thực của các khoản chi phí này, các công ty nên thiết kế bảng theo dõi chi tiết cho những khoản mục dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc kê khai không chính xác.
Ví dụ: Chi phí tiếp khách
BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ TIẾP KHÁCH Ngày 1/1/2018
STT Ngày phát sinh Giá trị Chứng từ liên quan Người chi
Giám đốc Kế toán trưởng
3.2.3 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán Đối với chi phí bán hàng công ty nên mở thêm TK chi tiết cấp 3 để đánh giá quá trình sử dụng chi phí của từng mặt hàng cụ thể:
-TK 6418_A: Chi phí xăng dầu của sản phẩm A -TK6418_B: Chi phí xăng dầu của sản phẩm B
Để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí bán hàng trong doanh nghiệp, cần phải xem xét mối quan hệ giữa chi phí và doanh thu Việc theo dõi chi phí bán hàng cho từng sản phẩm, như sản phẩm B (TK6411_B), là rất quan trọng Công ty nên xây dựng bảng theo dõi chi tiết chi phí bán hàng cho từng mặt hàng để có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu quả chi phí.
BẢNG THEO DÕI HIỆU QUẢ SỬ DỤNG CHI PHÍ CỦA MẶT HÀNG BÚT BI
(Từ ngày…đến ngày…) STT Ngày phát sinh Số lượng hàng bán Chi phí bán hàng Doanh thu Lợi nhuận
Thông qua việc theo dõi chi phí bán hàng, công ty có thể xác định được số tiền đã chi ra để tạo ra doanh thu và lợi nhuận từ việc bán hàng Điều này cho phép so sánh tỷ lệ chi phí trên lợi nhuận, từ đó đánh giá tính hợp lý trong việc sử dụng chi phí.
Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán viên cần phân tích tỷ trọng của từng khoản chi nhỏ trong tổng chi phí quản lý chung Việc này giúp đánh giá và điều chỉnh chi tiêu cho phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị.
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, số lượng nhân viên kế toán trong công ty chưa đáp ứng đủ quy mô và khối lượng công việc thực tế, do đó cần thiết phải bổ sung nhân sự cho phòng Tài chính - Kế toán.
Mặc dù đội ngũ kế toán trẻ, năng động và có chuyên môn cao đã đóng góp đáng kể vào sự phát triển của công ty, nhưng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung với khối lượng công việc lớn đã dẫn đến việc kiểm tra và đối chiếu dồn vào cuối kỳ, hoàn toàn do Kế toán trưởng đảm nhiệm Điều này gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho Ban Giám Đốc Do đó, công ty cần tuyển thêm nhân viên kế toán để giảm bớt khối lượng công việc, đảm bảo chất lượng và tiến độ trong thực hiện nhiệm vụ.
Công ty cần hoàn thiện bộ máy tổ chức để tạo ra một cơ cấu gọn nhẹ nhưng mạnh mẽ, đáp ứng yêu cầu kinh doanh Với sự tổ chức hợp lý, các phòng ban sẽ hiểu rõ nhiệm vụ của mình và có trách nhiệm cao, giảm thiểu tình trạng thiếu trách nhiệm và chậm trễ trong công việc Bộ máy gọn nhẹ giúp mỗi bộ phận phát triển phong cách làm việc linh hoạt, cân đối và hiệu quả Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận được xác định rõ ràng, tránh tình trạng trùng lắp và bất hợp lý.
Điều kiện thực hiện
Nhà nước đã ban hành các nghị định và thông tư hướng dẫn nhằm cụ thể hóa các Chuẩn mực, chế độ, và luật kế toán, giúp kế toán viên hiểu rõ và áp dụng một cách chính xác.
+ Tạo ra khuôn khổ pháp lý đúng đắn, thống nhất đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp
- Không ngừng thay đổi các Bộ luật, chuẩn mực kế toán,…theo hướng tiến bộ, phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay
Để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động và tiềm năng, cần loại bỏ dần các thủ tục rườm rà, từ đó thu hút đầu tư từ các tổ chức trong và ngoài nước.
3.3.2 Về phía công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
• Về phía nhà quản trị
Con người là nguồn năng lực chủ chốt trong doanh nghiệp, vì vậy cần liên tục tạo điều kiện để nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực quản lý Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tồn tại mà còn phát triển bền vững trong tương lai.
Để đạt được thông tin kinh tế tài chính hiệu quả, cần yêu cầu sử dụng thông tin từ bộ phận kế toán Việc này giúp nhận được dữ liệu phù hợp và hỗ trợ kế toán viên xác định rõ mục tiêu cần hướng tới.
- Đôn đốc, kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch đã vạch ra trong từng tháng, quý và năm
• Đối với kế toán viên
Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn thông qua các khóa đào tạo, học hỏi từ những người có kinh nghiệm như đồng nghiệp, bạn bè,
Để thiết lập chế độ tài chính phù hợp cho công ty, cần thường xuyên cập nhật những thay đổi về luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Vận dụng các tài khoản một cách linh hoạt, phù hợp, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
