Nội dung và thời điểm ghi nhận chi phí kinh doanh- 123docz.net

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

5. Kết cấu của đề tài

2.2. Thực trạng kế toán chi phí kinh doanh tại Cơng tyTNHH Văn phịng phẩm Trà

2.2.1. Nội dung và thời điểm ghi nhận chi phí kinh doanh

Chi phí kinh doanh của đơn vị bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Theo BCTC năm 2018 cũng như các chứng từ liên quan, trong năm 2018 chi phí bán hàng của cơng ty chiến 22,05% chi phí kinh doanh cịn chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 77,95%. Có thể thấy chi phí kinh doanh trong cơng ty chủ yếu đến từ chi phí quản lý doanh nghiệp.

a. Chi phí bán hàng

Trong công ty văn phịng phẩm Trà My chi phí bán hàng bao gồm chi phí nhân viên và chi phí bằng tiền khác. Chi phí nhân viên chính là khoản lương và các phụ cấp theo lương( BHXH) mà công ty bỏ ra cho nhân viên bán hàng. Chi phí bằng tiền khác chủ yếu là chi phí xăng xe, bến bãi và sửa chữa phương tiện trong q trình vận chuyển hàng hóa.

b. Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp của cơng ty văn phịng phẩm Trà My bao gồm chi phí lương cho các cán bộ cơng nhân viên quản lí và vận hành bộ máy hành chính của cơng ty, chi phí đồ dùng văn phịng phẩm, chi phí khấu hao các tài sản dùng cho văn phịng, chi phí th dịch vụ ngồi như dịch vụ kế tốn của cơng ty, dịch vụ dọn dẹp vệ sinh cũng cấp cho các phân xưởng, bên cạnh đó chi phí quản lý doanh nghiệp của cơng ty Trà My cịn bao gồm các khoản chi phí khác chi bằng tiền mặt

Thời điểm ghi nhận chi phí tại đơn vị: Cơng ty TNHH Văn phịng phẩm Trà My vẫn

ln tn thủ việc ghi nhận chi phí phát sinh theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và tuân thủ theo nguyên tắc cơ sở dồn tích – các chi phí này được ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch kinh tế.

2.2.2. Phương pháp kế tốn chi phí kinh doanh tại Cơng ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My

2.2.2.1. Phương pháp kế tốn chi phí bán hàng tại cơng ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My

Bảng phân bổ tiền lương: Bảng này nhằm tính chi phí TK 641 vào TK334 Bảng phân công cụ dụng cụ: Dùng để phân bổ giá trị khấu hao vào các TK 641 Phiếu chi: Là chứng từ chi tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt. Nếu giá trị phát sinh trên 20 triệu đồng (đối với 01 hóa đơn Giá trị gia tăng) thì khơng lập Phiếu chi mà phải bắt buộc chuyển khoản thanh tốn qua ngân hàng

Hóa đơn GTGT đầu vào: Giúp cơng ty hạch tốn các chi phí đã phát sinh … Quy trình luân chuyển chứng từ:

+ Phiếu chi:

Trách nhiệm luân chuyển Công việc Người nhận tiền KT trưởng, Thủ trưởng đơn vị KT thanh toán Thủ quỹ 1. Đề nghị chi tiền 2. Duyệt chi 3. Lập phiếu chi 4. Ký phiếu chi 5. Xuất quỹ 6. Ghi sổ kế toán 7. Bảo quản,lưu trữ 1 2 4 3 6 7 5

Sơ đồ 2.4: Quy trình ln chuyển phiếu chi tại cơng ty TNHH VPP Trà My

Căn cứ vào các chứng từ gốc và kế hoạch thu chi đã được duyệt, kế toán thanh toán

lập Phiếu chi theo mẫu quy định của Công ty.

Phiếu chi được coi là hợp lệ khi đã cho số thứ tự liên tục, ghi đầy đủ các nội dung in trên Phiếu và có đầy đủ các chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nhận hay người nộp tiền.

Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp các Phiếu chi đã thực hiện để đối chiếu và bàn giao lại chứng từ cho kế toán .

Nhân viên Bộ phận chấm cơng

Kế tốn tiền lương Kế toán trưởng Giám đốc

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ bảng phân bổ tiền lương tại công ty TNHH VPP Trà My

Căn cứ vào bảng chấm công và các quyết định, thông báo về lương, thưởng tại đơn vị, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp. Sau đó Kế tốn tiền lương sẽ trình lên kế tốn trưởng, nếu KTT đồng ý thì sẽ chuyển lên cho giám đốc xem xét, phê duyệt (có đầy đủ chữ ký, dấu của giám đốc hoặc người ủy quyền, kế toán trưởng.

Cuối cùng, sau khi phê duyệt xong thì chuyển ngược lại cho Kế tốn tiền lương để chi tiền trả lương cho CBCNV.

+ Hóa đơn GTGT : Từ những người đi mua hàng sẽ đưa lại cho kế toán để lưu và hạch toán chứng từ.

- Quy trình nhập liệu

+ Bảng phân bổ tiền lương:

Công ty sử dụng excel để theo dõi tình hình chấm cơng và bảng tính lương . Quy trình nhập liệu trên PMKT: Đi Chấm công hàng ngày Tập hợp Bảng chấm cơng và các chứng từ liên Lập bảng thanh tốn tiền lương, thưởng và

các khoản phải nộp. Xem xét và Duyệt bảng lương Kiểm tra bảng lương Ký vào bảng lương Nhập lại bảng lương Phát lương Ký Không đồng ý Đồng ý

Căn cứ vào bảng tính lương tháng 12 (Bảng thanh toán và phân bổ lương số 3) có q trình nhập liệu vào phần mềm kế toán như sau:

Cuối tháng , kế toán vào Phân hệ “Kế toán tổng hợp” => “Phiếu kế toán” . Nhập: “Ngày hạch toán” và “Ngày lập chứng từ”: 31/12/2018

“Quyển số “: PKT001 “Số chứng từ”: PKT1111

“Diễn giải chung”: Chi phí lương tháng 12/2018 - Màn hình nhập liệu:

Hình 2.4: Màn hình nhập liệu phiếu kế tốn

- Chứng từ: Phiếu chi

Bảng thanh tốn và phân bổ lương

Hóa đơn GTGT đầu vào phụ lục Tài khoản và sổ sách sử dụng: - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 641.

Trong đó, các chủ yếu là các tài khoản chi tiết như sau: TK 6411 - Chi phí nhân viên, TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngồi, TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác. Hiện tại công ty chỉ dừng lại ở việc phân loại chi phí theo TK cấp 2, chưa có Tk cấp 3 để phân loại rõ hơn cho từng tài khoản chi phí chi tiết.

❖ Phương pháp kế tốn chi phí kinh doanh

Khi có các chứng từ gốc kế toán nhập liệu các phiếu thu, chi, phiếu khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ cơng cụ dụng cụ trong phần phiếu kế tốn. Phần mềm sẽ tự động nhảy ra sổ nhật ký chung (màn hình nhập liệu: Hình 2.4)/ sổ cái tài khoản TK 641 .

- Quy trình nhập liệu:

- Chọn kỳ báo cáo: Từ ngày 01/01/2018 Đến ngày 31/12/2018 - Cột “ Số tài khoản” : chọn TK 641

- Cuối cùng nhấn “ Nhận” để xem kết quả.

Hình 2.5: Màn hình nhập, xem sổ cái TK 641

Ví dụ minh họa

Giả sử cơng ty có các nghiệp vụ kinh tế như sau:

NV 1: Ngày 24/6/2018, công ty TNHH văn phịng phẩm Trà My có thực hiện bán hàng cho công ty cổ phần đầu tư phát triển Việt Nam một lơ văn phịng phẩm giá bán chưa thuế GTGT là 50.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10%. Số hàng này đã được giao cho khách hàng và phía khách hàng đã thanh tốn bằng chuyển khoản. Giá vốn của lô hàng trên là 40.000.000 VNĐ. Chi phí vận chuyển(chi phí xăng xe) phát sinh cho lô hàng là 954.545 VNĐ (thuế GTGT 10%) của công ty xăng dầu khu vực 1- Công ty TNHH 1 thành viên, lái xe đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ này dựa trên hóa đơn GTGT đầu ra và hóa đơn xăng dầu mà nhân viên lái xe gửi về số 0791502( phụ lục 03). Lúc này kế toán sẽ tiến hành hạch toán như sau:

- Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 112: 55.000.000 Có TK 511: 50.000.000 Có TK 3331: 5.000.000 - Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 40.000.000 Có TK 156: 40.000.000

- Ghi nhận chi phí vận chuyển đi kèm: Nợ TK 6417: 954.545

Có TK 111: 1.050.000

NV 2: Ngày 30/6 kế toán hạch toán tiền lương cho nhân viên bán hàng của công ty TNHH văn phòng phẩm Trà My giá trị 12.372.000 VNĐ. Dựa vào bảng tính lương của quản lý bán hàng cung cấp tháng 6 năm 2018, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 641: 12.372.000 Có TK 334: 12.372.000

Tính tiền BHXH tháng 6 năm 2018, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 641: 2.291.298

Có TK 3383: 2.291.298

Cuối kì dựa vào số phát sinh trên sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản 641, kế tốn cơng ty tiến hành kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911. Lúc này kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 911: 15.617.843 Có TK 641: 15.617.843

Từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ theo chứng từ liên quan kế toán viên sẽ hạch tốn lên phần mềm kế tốn. Sau đó phần mềm kế toán tự động link sang sổ nhật ký chung - Phụ lục 03 và sổ cái TK 641 - phụ lục 08)

2.2.2.2. Phương pháp kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp tại cơng ty TNHH Văn phịng phẩm Trà My

a. Chứng từ, thủ tục:

HĐ GTGT, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ lương, Phiếu chi,... (Phụ lục 1)

-Vai trò của các chứng từ trên: Giúp phân bổ chi phí trong doanh nghiệp để hạch toán.

+Phiếu chi:

Trách nhiệm luân chuyển Công việc Người nhận tiền KT trưởng, Thủ trưởng đơn vị KT thanh toán Thủ quỹ 1. Đề nghị chi tiền 2. Duyệt chi 3. Lập phiếu chi 4. Ký phiếu chi 1 2 4 3

6. Ghi sổ kế toán 7. Bảo quản,lưu trữ

6 7

Sơ đồ 2.6: Quy trình ln chuyển phiếu chi tại cơng ty TNHH VPP Trà My

Căn cứ vào các chứng từ gốc và kế hoạch thu chi đã được duyệt, kế toán thanh toán

lập Phiếu chi theo mẫu quy định của Công ty.

Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp các Phiếu chi đã thực hiện để đối chiếu và bàn giao lại chứng từ cho kế toán .

+ Bảng phân bổ tiền lương: Do kế toán lập vào cuối tháng và lưu giữ. Nhân viên Bộ phận chấm

cơn

Kế tốn tiền lương Kế toán trưởng Giám đốc

Sơ đồ 2.7: Sơ đồ bảng phân bổ tiền lương tại công ty TNHH VPP Trà My

Qui trình lập và luân chuyển: Căn cứ vào bảng chấm công và các quyết định, thông báo về lương, thưởng tại đơn vị, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương,

Đi Chấm công hàng ngày Tập hợp Bảng chấm công và các chứng từ liên quan Lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng và

các khoản phải nộp. Xem xét và Duyệt bảng lương Kiểm tra bảng lương Ký vào bảng lương Nhập lại bảng lương Phát lương Ký Không đồng ý Đồng ý

thưởng và các khoản phải nộp. Sau đó Kế tốn tiền lương sẽ trình lên kế tốn trưởng, nếu KTT đồng ý thì sẽ chuyển lên cho giám đốc xem xét, phê duyệt (có đầy đủ chữ ký, dấu của giám đốc hoặc người ủy quyền, kế toán trưởng.

Cuối cùng, sau khi phê duyệt xong thì chuyển ngược lại cho Kế toán tiền lương để chi tiền trả lương cho CBCNV.

- Quy trình nhập liệu

Ngày 22 tháng 11 năm 2018, Chi phí bảo hiểm xe chi cho quản lý doanh nghiệp, kế toán vật tư tiến hành quy trình nhập liệu trên phần mềm 3A.

Trên phân hệ “Tiền mặt, tiền gửi và tiền vay” , chọn “ Phiếu chi” Nhập liệu “Mã giao dịch”: 2 –Chi cho nhà cung cấp

“Mã khách”: 0CHINHANH –Văn phịng cơng ty Trà My “Lí do”: Chi phí bảo hiểm xe HD 3357

“Ngày ht” và “Ngày lập pn”: 22/11/2018 Nhập TK nợ : 6428

Nhập PS Nợ: 998.300

Thông tin chứng từ: Nhập thông tin Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng Ngày chứng từ.

Khi nhập liệu xong kế toán ấn “Lưu” rồi ấn “In c từ” để làm bằng chứng khi cần .

Màn hình nhập liệu:

Mẫu các chứng từ : Phụ lục số 4

b. Tài khoản và sổ sách sử dụng:

-Tài khoản sử dụng: TK 6421,6422,6423,6424,6427, 6428 - Sổ sách sử dụng: sổ cái TK 642, Sổ nhật ký chung

c. Phương pháp kế toán

Tương tự như TK 641 ở trên, kế toán từ những chứng từ gốc nhập liệu vào phần mềm kế toán như phiếu thu,chi trong phần hệ kế toán tiền mặt; lập phiếu kế toán trong phân hệ kế toán tổng hợp.PMKT tự động nhảy sang chi phí sang sổ cái TK642 và sổ nhật ký chung.

Quy trình nhập liệu:

Tương tự như cách xem và in sổ cái các TK 155,632,511,.. Ta có màn hình nhập liệu như sau

Hình 2.7: Màn hình nhập, xem sổ cái TK 642

• Ví dụ minh họa

Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của cơng ty cũng được định khoản dựa trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ liên quan của doanh nghiệp

1. Ngày 06/01/2018, chi trả tiền cước điện thoại cho công ty viễn thông quân đội Viettel tháng 1 giá trị 332.580 VNĐ, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn cước điện thoại, phiếu chi kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 6427: 332.580 Có TK 111: 332.580

3. Ngày 31/1/2018, cơng ty trích khấu hao TSCĐ, giá trị khấu hao ước tính là 805.933 VNĐ. Căn cứ vào bảng theo dõi khấu hao và sổ chi tiết của TK 214, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 6423: 805.933 Có TK 214: 805.933

4. Ngày 31/01/2018, cơng ty tính tiền lương cho bộ phận quản lý trong cơng ty TNHH văn phòng phẩm Trà My giá trị Căn cứ vào bảng tính lương của bộ phận quản lý, sổ chấm cơng kế tốn ghi nhận như sau:

Nợ TK 6421: 13.160.000 Có TK 334: 13.160.000

Tính trích BHXH cho nhân viên trong cơng ty. Căn cứ theo tỷ lệ quy định, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 6421: 2.478.735 Có TK 3383: 2.478.735

Từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ theo chứng từ liên quan kế toán viên sẽ hạch tốn lên phần mềm kế tốn. Sau đó phần mềm kế tốn tự động liên kết sang sổ nhật ký chung và sổ cái của các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đó. (Sổ nhật ký chung và sổ cái TK 642 được lập theo phụ lục 09)

Chương 2: “Thực trạng kế toán chi phí kinh doanh tại cơng ty TNHH văn

phịng phẩm Trà My” cho thấy tình hình vận dụng thực tế những nội dung, phương pháp

kế tốn chi phí kinh doanh trong nội tại doanh nghiệp. Thơng qua đó người đọc hiểu rõ hơn về về hoạt động kế tốn chi phí kinh doanh tại đơn vị từ tài khoản sử dụng, cách thức hạch toán, cách lên sổ chi tiết cho các tài khoản liên quan...

CHƯƠNG 3

CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CƠNG TY TNHH VĂN PHỊNG PHẨM TRÀ MY

3.1. Các kết luận về thực trạng kế tốn chi phí kinh doanh tại cơng ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My phòng phẩm Trà My

3.1.1. Ưu điểm

- Về bộ máy kế toán:Bộ máy kế tốn của cơng ty gọn nhẹ, chặt chẽ, mỗi người phụ

trách một mảng riêng, có nhiệm vụ và quyền hạn đối với mỗi phần hành của mình. Nhân viên kế tốn có tính độc lập, trình độ năng lực chun mơn cao, nhiệt tình và có lịng u nghề, ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Do vậy mà bộ máy kế tốn của cơng ty luôn ổn định và đảm bảo việc theo dõi, báo cáo sổ sách hàng tháng của công ty đúng hạn. Giám sát và quản lý các chi phí phát sinh theo đúng pháp luật và quy định của công ty. Điều này giúp cho công tác quản lý cơng ty nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng không ngừng củng cố và lớn mạnh.

- Về chứng từ kế toán: Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế toán tuân thủ theo đúng chế độ kế tốn của Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ phát sinh. Những thơng tin về nghiệp vụ kế tốn được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Việc lưu trữ chứng từ tương đối khoa học và được giám sát chặt chẽ, các kế toán ở phần hành nào thì lưu trữ chứng từ liên