- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
5. Kết cấu của đề tài
3.2. Các đề xuất hoàn thiện kế tốn chi phí kinh doanh tại công tyTNHH Văn
phịng phẩm Trà My
Sau q trình thực tập tìm hiểu thực tế tình hình kinh doanh tại cơng ty, em nhận thấy để cơng ty có thể đạt kết quả kinh doanh tương xứng với vị thế doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh ngày một hợp lý hơn nữa và ngày càng đạt được những thành cơng trong việc kinh doanh thì cơng ty có thể thực hiện một số biện pháp như sau:
3.2.1. Hồn thiện hệ thống báo cáo kế tốn
Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, công ty có thể tự thiết kế các mẫu báo cáo của riêng công ty đảm bảo phù hợp với Luật, quy định kế toán để thuận lợi cho quá trình sử dụng cũng như quản lý. Xây dựng hệ thống báo cáo tình hình sử dụng chi phí cuối ngày cũng như báo cáo hàng tồn kho phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh để hệ thống chứng từ được hồn thiện hơn
Ví dụ: Thiết kế mẫu báo cáo hàng tồn kho cho công ty như sau:
BÁO CÁO TÌNH HÌNH HÀNG TỒN KHO
Từ 1/1/2018-31/1/2018 STT Mặt hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
1 Giấy A4 2 Vở ô ly 3 Bút bi 4
Ngày 31/1/2018
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho
Báo cáo tình hình sử dụng chi phí trong ngày
Đơn vị: Cơng ty TNHH văn phịng phẩm Trà My
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ
Ngày 1/1/2018
STT Loại chi phí Giá trị(VNĐ) Tỷ trọng(%) Ghi chú
1 Chi phí bán hàng
2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tổng cộng
Giám đốc Kế toán trưởng
Như đã nêu ở trên, đơi khi q trình ln chuyển chứng từ cịn chậm có thể dẫn tới khơng cung cấp thơng tin kịp thời. Do đó cần có sự giám sát và đôn đốc của giám đốc và kế toán trưởng của đơn vị. Với những chứng từ bị thiếu chữ ký, cần kiểm tra tính xác thực của chứng từ đó. Trường hợp giám đốc có mặt tại đơn vị cần phải bổ sung chữ ký ngay, đối với trường hợp người ký có việc đột xuất cần xác nhận chữ ký qua mail cá nhân và cam kết bổ sung chữ ký đầy đủ để kế toán hạch toán đúng thời gian và quy định.
3.2.2. Hoàn thiện hạch tốn và quản lý chi phí kinh doanh
+ Cần xây dựng những qui định, định mức cụ thể đối với một số khoản chi phí quản lý hành chính như: chi phí tiếp khách, hội họp, công tác phí…để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và hạch tốn chi phí, giảm được những khoản chi phí bất hợp lý phát sinh.
+ Thực hiện khốn chi phí điện thoại, điện báo với khối văn phịng để tiết kiệm chi phí dịch vụ mua ngồi, thêm vào đó phải tăng cường công tác quản lý, sử dụng đúng mục đích cơng việc. Ngồi ra, những khoản chi phí thuộc về quản lý doanh nghiệp công ty nên hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp khơng nên hạch tốn chung vào chi phí bán hàng để xác định đúng đắn chi phí quản lý, khơng làm tăng giả tạo khoản chi phí bán hàng.
Về mặt quản lý cơng tác hạch tốn kế tốn cơng ty cần phải có các biện pháp kiểm sát chặt chẽ và thường xuyên hơn, thường xuyên tiến hành kiểm tra đột xuất tất cả các khâu trong q trình hạch tốn tiêu thụ cũng như đối với các nghiệp vụ khác, đặc biệt trong khâu kiểm tra các chứng từ ban đầu đảm bảo các chứng từ đó phải có đầy đủ cơ sở pháp lý.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí kinh doanh của cơng ty. Do đó để góp phần giảm thiểu việc sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp sai mục đích hoặc ghi khơng đúng giá trị thực phát sinh của công ty, công ty nên thiết kế bảng theo dõi chi tiết phát sinh cho những khoản mục chi phí dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc kê khai khơng đúng mục đích.
Ví dụ: Chi phí tiếp khách
BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ TIẾP KHÁCH Ngày 1/1/2018 STT Ngày phát sinh Giá trị Chứng từ liên quan Người chi
1 2 3 4
Tổng cộng
Giám đốc Kế tốn trưởng
3.2.3. Hồn thiện hệ thống tài khoản kế tốn
Đối với chi phí bán hàng cơng ty nên mở thêm TK chi tiết cấp 3 để đánh giá q trình sử dụng chi phí của từng mặt hàng cụ thể:
Ví dụ như:
-TK 6418_A: Chi phí xăng dầu của sản phẩm A -TK6418_B: Chi phí xăng dầu của sản phẩm B
-TK6411_B: Tiền lương cho nhân viên bán hàng sản phẩm B
Bên cạnh nếu chỉ theo dõi khoản mục chi phí mà khơng đưa nó vào mối quan hệ với doanh thu thì rất khó để đánh giá được hiệu quả sử dụng chi phí trong doanh nghiệp, nhất là việc sử dụng chi phí bán hàng. Cơng ty có thể xây dựng bảng theo dõi chi tiết chi phí bán hàng cho từng mặt hàng trong công ty như sau:
BẢNG THEO DÕI HIỆU QUẢ SỬ DỤNG CHI PHÍ CỦA MẶT HÀNG BÚT BI LOẠI I
(Từ ngày…đến ngày…) STT Ngày phát sinh Số lượng hàng bán Chi phí bán hàng Doanh thu Lợi nhuận 1
2 3 4
Tổng cộng
Thơng qua việt theo dõi trên cơng ty có thể tính tốn được chi phí bán hàng bỏ ra để có thể thu được doanh thu và lợi nhuận từ việc bán các mặt hàng. Từ đó so sánh tỷ lệ chi phí/ LN để đánh giá việc sử dụng chi phí là hợp lý hay chưa.
Ngồi ra đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, sau khi chi tiết cho khoản mục chi phí này kế tốn viên cần xem xét tỷ trọng của từng chi tiêu nhỏ trên tổng chi phí quản lý chung để đánh giá và điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị.
3.2.1. Hồn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Số lượng nhân viên kế toán của cơng ty hiện nay cịn thiếu so với quy mô và số lượng cơng việc thực tế địi hỏi nên cần bổ sung nhân sự cho phịng Tài chính - Kế tốn. Mặc dù các nhân viên kế toán đều là những cán bộ trẻ, năng động, có trình độ chun mơn, ln hồn thành nhiệm vụ của mình góp phần khơng nhỏ vào sự nghiệp phát triển của cơng ty. Mặt khác, hình thức sổ kế tốn là Nhật ký chung tuy đơn giản những lượng công việc tương đối nhiều nên công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ, mà khối lượng công việc lại hồn tồn do Kế tốn trưởng đảm nhiệm. Do vậy, việc cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban GĐ sẽ không đảm bảo về mặt thời gian cũng như độ
chính xác. Do đó u cầu cấp thiết đặt ra cho công ty là phải tuyển thêm nhân viên kế tốn. Bởi vì khi số lượng nhân viên kế tốn được bổ sung, khối lượng cơng việc của kế tốn sẽ được san sẻ bớt. Như vậy sẽ đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ của yêu cầu công việc.
Ngồi ra, cơng ty cần phải tiếp tục hồn thiện hơn nữa bộ máy các phịng ban, bộ phận nhằm tạo ra một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ nhưng đủ mạnh để đáp ứng được yêu cầu của quá trình kinh doanh. Với một bộ máy tổ chức gọn nhẹ nên các phòng ban sẽ đều nắm được từng nhiệm vụ cụ thể của mình, có trách nhiệm cao đối với mọi hoạt động của công ty, hầu như khơng có hiện tượng thiếu trách nhiệm, cơng việc bị chậm trễ… Do bộ máy gọn nhẹ nên mỗi bộ phận đều có thể tự tạo ra cho mình được phong cách làm việc, hoạt động thực sự linh hoạt, cân đối và hiệu quả. Chức năng quyền hạn, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, cá nhân trong công ty luôn được xác định rõ ràng nên không bị trùng lắp và bất hợp lý.