- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
5. Kết cấu của đề tài
2.1. Tổng quan về Công tyTNHH Văn phòng phẩm Trà My và các nhân tố ảnh
hưởng đến kế tốn chi phí kinh doanh tại cơng ty
2.1.1. Tổng quan về Cơng ty TNHH Văn phịng phẩm Trà My
• Tên cơng ty: Cơng ty TNHH Văn Phịng Phẩm Trà My
• Địa chỉ: Thôn Ngọc Đà, xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên • Mã số thuế: 0100984685
• Đăng kí kinh doanh: 16/03/2000 • Người đại diện: Phạm Quốc Tuấn • Điện thoại: : 0321-991626
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Văn Phòng Phẩm Trà My được thành lập theo quyết định Số: 0502000151.
Ngày 16 tháng 03 năm 2000 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp chun bn bán đồ dùng, thiết bị văn phịng phẩm. Sản xuất các sản phẩm văn phịng bằng nhựa và bìa. Xúc tiến thương mại; Đại lý mua bán, ký gửi hàng hố.
Khi cơng ty được thành lập vào năm 2000, trụ sở chính được đặt tại 300 phố Bạch Đằng-Quận Hoàn Kiếm và xưởng sản xuất được đặt tại 780 phố Minh Khai - Quận Hai Bà Trưng-Hà Nội.
Để đáp ứng với nhu cầu của thị trường vào năm 2001 công ty lập dự án xây dựng nhà máy sản xuất đồ dùng văn phòng phẩm với số vốn đầu tư là 45 tỷ VND trên diện tích đất cơng nghiệp là 1.2 ha tại huyện Văn Lâm, Hưng Yên.
Năm 2003 Công ty Trà My lập dự án mở rộng nhà máy sản xuất đồ dùng văn phòng phẩm, với số vốn đầu tư thêm là 65 tỷ VND trên diện tích đất cơng nghiệp là 3 ha.
Hiện nay, cơng ty đã hồn thành dự án đầu tư nhà máy và các phân xưởng đã đi vào hoạt động ổn định, cung cấp 1 lượng hàng lớn cho thị trường trong nước và quốc tế.
Về mặt thương mại, công ty đã tiến hành mở rộng thị trường bán hàng trực tiếp cho các đại lý lớn trên tồn bộ các tỉnh phía bắc. Về khu vực miền nam, hàng hóa của cơng ty chủ yếu được bán qua các chi nhánh và đại lý lớn tại thành phố Hồ Chí Minh. Các dây chuyền máy móc đã đầu tư hoạt động ổn định góp phần tạo cơng việc cho hơn 50 người lao động. Sản phẩm của Trà My ngày nay được phân phối rộng khắp trong cả nước và
được người tiêu dùng đánh giá cao. Công ty luôn đầu tư thêm công nghệ hiện đại để giúp phần nâng cao năng suất lao động giảm giá thành sản phẩm. Công ty Trà My đang sản xuất các loại cặp văn phòng với hai logo và năm nhãn hiệu hàng hoá đã được đăng ký bản quyền tại cục sở hữu công nghiệp Việt Nam
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My phòng phẩm Trà My
2.1.2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Qua những nỗ lực của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty, Công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My đã đứng vững trên thị trường trong nước với những ngành kinh doanh chính như:
❖ Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất – Thương mại ❖ Ngành nghề kinh doanh:
- Sản xuất văn phòng phẩm;
- Mua bán vật tư sản xuất văn phòng phẩm - Kinh doanh siêu thị
Hình
2.1. Các sản phẩm kinh doanh của cơng ty
❖ Quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, dịch vụ
Cơng ty Văn Phịng Phẩm Trà My là một đơn vị chuyên sản xuất các đồ dùng văn phịng phẩm với quy mơ lớn (trên 30.000m2 nhà xưởng) trên dây chuyền công nghệ hiện đại của Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản (Các loại cặp tài liệu, Cặp lỗ, Cặp ba dây, Trình ký, Các túi hồ sơ lưu tài liệu, Khay đựng hồ sơ tài liệu, Chia file, Giấy in, Bóng kính, File lồng , .. .v.v..) rồi chuyển giao cho chi nhánh trực thuộc khơng có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc bán và phân phối.
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của cơng ty TNHH Văn phịng phẩm Trà My
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của cơng ty TNHH văn phịng phẩm Trà My
(Nguồn: Phịng Kế tốn tài chính)
Sơ lược cơng việc, trách nhiệm của từng bộ phận:
Ban giám đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty. Trong đó Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý, trực tiếp chỉ đạo các công việc: Tổ chức nhân sự, quyết định về tiền lương, thưởng sử dụng cấc quỹ xí nghiệp; quyết định các chủ chương lớn về phát triển kinh doanh của doanh nghiệp; Ký duyệt phiếu thu,chi,quyết tốn theo định kì;…
❖ Các phòng ban:
- Phòng kinh doanh: nghiên cứu thị trường, hoạch định chi tiết chính sách bán hàng, kinh doanh của công ty, tổ chức mở rộng thị trường, giám sát đại lý về việc bán hàng và bán hàng trực tiếp với khách hàng ,thu hồi cơng nợ,…
- Phịng hành chính-nhân sự:
+ Quản lý nhân sự: quản lý công tác tuyển dụng trong công ty,quản lý hồ sơ,lý lịch của cơng nhân viên tồn cơng ty.
+ Kế toán: thu thập, xử lí, cung cấp thơng tin
+ Hành chính : Theo dõi ,quản lý cơ sở vật chất, tài sản thuộc văn phịng cơng ty - Phịng kĩ thuật: phụ trách công việc bảo dưỡng sửa chữa thiết bị của cơng ty.Lập kế hoạch và thực hiện bảo trì định kỳ tồn bộ máy móc trong nhà máy để đảm bảo khơng có sự cố bất thưởng xảy ra.
Ban giám đốc Phịng kinh doanh Chi nhánh Bạch Đằng Phịng tài chính-nhân sự Phòng QL Sản xuất Phân xưởng Phòng quản lý kho Phòng kĩ thuật
- Phòng quản lý sản xuất: hoạch định sản xuất( lập kế hoạch sản xuất),tổ chức sản xuất,thực hiện cơng tác an tồn,vê sinh cơng nghiệp.
- Phòng quản lý kho: quản lý hoạt động xuất, nhập, tồn kho của tất cả các loại vật tư, nguyên vật liệu và thành phẩm; Theo dõi hàng tồn kho; Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho, Sắp xếp hàng hóa trong kho; Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy trong kho. - Danh sách các đơn vị trực thuộc khơng có tư cách pháp nhân hạch tốn phụ thuộc:
Chi Nhánh Cơng Ty TNHH Văn Phòng Phẩm Trà My
Địa chỉ: Số 300 phố Bạch Đằng, P. Chương Dương, Q. Hoàn Kiếm, Hà Nội.
2.1.3. Đặc điểm hoạt động kế tốn tại cơng ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
(Nguồn: Phịng Kế tốn tài chính cơng ty)
Kế tốn trưởng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về mọi hoạt
động của phịng cũng như các hoạt động khác của cơng ty có liên quan đến vấn đề tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của cơng ty
Kế tốn cơng nợ và bán hàng: dựa vào các đơn đặt hàng để làm thủ tục mua
bán,viết hóa đơn khi giao bán thành phẩm cho từng công ty (theo tháng) theo dõi công nợ, các khoản phải thu, phải trả.Đối chiếu công nợ với khách hàng, có trách nhiệm đơn đốc khách hàng để thu nợ cịn kiêm ln cơng tác thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp.
Kế toán kho: Lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao
gồm cả tình hình hàng nhập- xuất –tồn .
Kế toán tổng hợp: Hạch tốn thu nhập, chi phí, tính giá thành ,khấu hao TSCĐ,
công nợ, nghiệp vụ khách , thuế GTGT và báo thế văn phịng cơng ty, quản lý tổng hợp theo quy định
Thủ quỹ: Theo dõi và quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ. Lập báo cáo quỹ, quản lý
các khoản thu, chi tiền mặt dựa trên các khoản phiếu thu, phiếu chi… Kế toán trưởng
Kế tốn bán hàng và cơng nợ
2.1.4. Đặc điểm hoạt động kế tốn tại cơng ty
- Chế độ kế tốn áp dụng: Theo Thơng tư 200/2014-TT-BTC - Hình thức kế tốn: Nhật ký chung
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch tốn: VNĐ
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận HTK: Theo giá trị gốc
Nguyên tắc tính giá trị HTK xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền. Nguyên tắc hạch toán HTK: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
- Phương pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá và giá trị còn lại Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kế thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Hiện nay, Cơng ty có quy mơ vừa nên Báo cáo tài chính của cơng ty đều được thực hiện theo thông tư này để chi tiết các chỉ tiêu của hệ thống báo cáo tài chính. Đối với các khoản liên quan đến tiền kế toán mở sổ quỹ kế toán ghi chép hằng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất các loại tiền và tính ra số tồn tại quỹ và từng khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm.
- Phần mềm kế tốn áp dụng tại cơng ty
Công ty sử dụng phần mềm kế 3A 2016. để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình 2.2: Màn hình đăng nhập kế tốn 3A
- Màn hình nhập liệu của phần mềm kế tốn 3A:
Hình 2.3: Màn hình nhập liệu của kế tốn 3A
2.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh tại cơng tyTNHH Văn phịng phẩm Trà My
2.1.2.1. Các nhân tố vĩ mơ
Luật kế tốn, chuẩn mực kế toán: Luật kế toán năm 2003 là văn bản mang tính pháp lý cao nhất trong lĩnh vực kinh tế hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2004 đến ngày 31/12/2016, chi phối đến mọi nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kế toán từ các quy định chung về chứng từ , tài khoản, sổ kế toán đến việc lập báo cáo tài chính .
• Hệ thống Chuẩn mực kế tốn Việt Nam bao gồm chuẩn mực kế toán chung và các chuẩn mực cụ thể quy định và hướng dẫn các nguyên tắc, yêu cầu kế toán, các yếu tố và cách ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính. Hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam thường xuyên cập nhật để phù hợp với tình hình trong nước cũng như chuẩn mực kế toán quốc tế.
• Thuế là cơng cụ quản lý quan trọng của Nhà nước. Luật thuế thay đổi liên tục phù hợp với nền kinh tế, hoạt động kinh doanh của DN trong từng thời kỳ.
• Tuy nhiên, việc áp dụng các chính sách thuế tại Việt Nam vẫn cịn gặp khó khăn do sực cứng nhắc, mang tính hình thức của các quy định
• Chế độ kế toán: Xây dựng các chế độ kế tốn áp dụng với các loại hình DN có các quy mơ khác nhau
+ Thông tư 200 áp dụng cho tất cả các loại hình DN + Thơng tư 133 áp dụng cho các DN nhỏ và vừa
Bên cạnh đó, chế độ kế tốn thường xun được cập nhật, hồn thiện để các DN có thể sử dụng một cách linh hoạt, dễ dàng hơn. Cụ thể, vào thời điểm năm 2014 Thông tư 200 ra đời thay thế cho Quyết định 15. Thông tư 200 dựa trên nền tảng của Quyết định 15, ngoài ra BTC sửa đổi và bổ sung thêm thơng tin có hướng phát triển trong tương lai, phát triển tiệm cận với hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế, chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS). Giúp cho kế tốn Việt Nam phát triển, định hướng phát triển và hội nhập với quốc tế.
- Sự phát triển của công nghệ: Công nghệ đã đem lại nhiều sản phẩm hỗ trợ con
người trong cuộc sống, có tác động rất lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội trong đó có kế toán. Việc ra đời của các phần mềm kê toán, các ứng dụng bổ trợ cho kế tốn viên trong q trình hạch tốn giúp cho cơng việc kế tốn trở nên dễ dàng hơn. Kế toán viên sẽ tiết kiệm thời gian trong việc định khoản, hạch tốn chi phí, doanh thu và các chỉ tiêu khác, giảm thiểu công sức, thời gian với độ chính xác ngày một cao.
2.1.2.1. Các nhân tố vi mô
Cơng ty TNHH Văn phịng phẩm Trà My là đơn vị hạch tốn độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn cơng ty, Cơng ty đã áp dụng hình thức tổ chức cơng tác kế toán tập trung. Bộ phận kế toán tuân theo sự hướng dẫn và chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc kinh doanh.
- Chính sách và chế độ kế tốn tại đơn vị:
Hiện nay, Cơng ty TNHH Văn phịng phẩm Trà My đang sử dụng hình thức kế sổ nhật ký chung để thực hiện các cơng việc kế tốn. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ để ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Đây là hình thức áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: sản xuất, thương mại, xây lắp, dịch vụ.
Trong q trình hạch tốn kế tốn, cơng ty tn thủ việc ghi nhận chi phí kinh doanh theo đúng chuẩn mực kế tốn và áp dụng theo thơng tư 200/2014/TT-BTC trong việc ghi nhận chi phí. Các tài khoản được thiết kế và phân loại một cách rõ ràng và chính xác
- Đội ngũ lãnh đạo trong công ty
Việc sử dụng chi phí kinh doanh trong cơng ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My chịu sự chi phối bởi các quyết định cũng như là hoạt động của ban lãnh đạo. Đây là bộ phận đưa ra quyết định và kiểm soát việc sử dụng chi phí trong cơng ty. Đưa ra các hướng đi và giải pháp hiệu quả cho công ty trong từng giai đoạn phát triển của mình.
- Sản phẩm kinh doanh tại công ty
Cơng ty TNHH văn phịng phẩm Trà My chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng phẩm cho khách hàng. Đây là loại sản phẩm có nhiều mẫu mã và chủng loại. Do đó mỗi lần cung ứng ra thị trường thường bao gồm nhiều loại mặt hàng khác nhau. Chi phí kinh doanh phát sinh liên quan đến đơn hàng vẫn còn chưa thực sự chính xác cho từng sản phẩm mà theo dõi chung cho đơn hàng đó. Điều này làm giảm đi tính chính xác trong việc đánh giá tình hình sử dụng chi phí kinh doanh cho từng sản phẩm riêng biệt.
- Phương thức bán hàng tại công ty
Công ty sử dụng cả hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. Trong đó bán buôn chiếm tỷ trọng lớn. Sau khi xác nhận được đơn hàng công ty sẽ vận chuyển hàng đến ty khách hàng. Trong q trình này chi phí kinh doanh phát sinh bao gồm xăng, dầu và một
phần nhỏ là dịch vụ viễn thơng. Ngồi ra định kì cơng ty cũng bỏ ra chi phí cho việc khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC trong quá trình bán hàng của mình.
2.2. Thực trạng kế tốn chi phí kinh doanh tại Cơng ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My
2.2.1. Nội dung và thời điểm ghi nhận chi phí kinh doanh
Chi phí kinh doanh của đơn vị bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Theo BCTC năm 2018 cũng như các chứng từ liên quan, trong năm 2018 chi phí bán hàng của cơng ty chiến 22,05% chi phí kinh doanh cịn chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 77,95%. Có thể thấy chi phí kinh doanh trong cơng ty chủ yếu đến từ chi phí quản lý doanh nghiệp.
a. Chi phí bán hàng
Trong cơng ty văn phịng phẩm Trà My chi phí bán hàng bao gồm chi phí nhân viên và chi phí bằng tiền khác. Chi phí nhân viên chính là khoản lương và các phụ cấp theo lương( BHXH) mà công ty bỏ ra cho nhân viên bán hàng. Chi phí bằng tiền khác chủ yếu