Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài này hệ thống hóa các lý luận về công tác tổ chức lực lượng bán hàng, bao gồm bán hàng, quản trị bán hàng và các hoạt động cơ bản liên quan Bài viết cũng tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP Máy và Thiết bị Công nghiệp Phúc Thái, từ đó xác định những điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân gây ra các vấn đề tồn tại trong công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty.
Để nâng cao hiệu quả tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái, cũng như các doanh nghiệp thương mại Việt Nam, cần đề ra các giải pháp cụ thể nhằm khắc phục những thực trạng hiện tại Việc cải tiến quy trình bán hàng và đào tạo nhân viên sẽ góp phần tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Phương pháp nghiên cứu
5.1.Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp nghiên cứu này áp dụng bảng câu hỏi trắc nghiệm đã được thiết kế sẵn, lặp đi lặp lại với nhiều đối tượng trả lời nhằm thu thập thông tin về công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP Máy và Thiết bị Công nghiệp Phúc Thái.
-Đối tượng điều tra: Lực lượng bán hàng công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
-Quy mô điều tra: Số phiếu phát ra 10 phiếu
Phương pháp quan sát trực tiếp:
Mục đích của việc theo dõi và quan sát trực tiếp hoạt động của lực lượng bán hàng tại phòng kinh doanh là để ghi chép và thu thập thông tin cần thiết Đối tượng quan sát chủ yếu là đội ngũ bán hàng của công ty, nhằm đánh giá hiệu quả công việc và cải thiện quy trình bán hàng.
-Quy mô điều tra: Toàn bộ tại phòng kinh doanh của công ty Phương pháp phỏng vấn:
Mục đích của bài viết này là làm rõ những thông tin mà phiếu điều tra chưa thể hiện một cách rõ ràng Đối tượng phỏng vấn bao gồm các nhà quản trị, trưởng phòng, và phó phòng có trách nhiệm hoặc liên quan đến hoạt động bán hàng.
-Quy mô: Phòng giám đốc, phòng kinh doanh
5.2.Phương pháp xử lí dữ liệu
Phương pháp thống kê và so sánh được áp dụng để phản ánh thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP Máy và Thiết bị Công nghiệp Phúc Thái, thông qua việc sử dụng các thông tin thứ cấp đã thu thập.
-Mục đích: Phán ánh thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty -Đối tượng áp dụng: Những thông tin thứ cấp thu được
Phương pháp bảng biểu: Là sử dụng hệ thông bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ phản ánh thông tin thu thập được
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1 trình bày các lý luận cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng một đội ngũ bán hàng hiệu quả để nâng cao doanh thu và phát triển bền vững Chương 2 phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái, chỉ ra những điểm mạnh và hạn chế trong quy trình tổ chức, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động bán hàng.
-Chương 3: Đề xuất và kiến nghị về công tác tổ chức bán hàng tại công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
MỘT SỐ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG
Các khái niệm có liên quan
Bán hàng là hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp thương mại, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi sản xuất kinh doanh Bản chất của bán hàng là quá trình mà người bán tìm hiểu và thỏa mãn nhu cầu của người mua, nhằm đảm bảo quyền lợi bền vững cho cả hai bên.
1.1.2.Khái niệm quản trị bán hàng
Quản trị bán hàng là một quá trình quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức triển khai và kiểm soát các hoạt động bán hàng Mục tiêu của quản trị bán hàng là đạt được các chỉ tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.3.Khái niệm lực lượng bán hàng
Theo giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại của Trường đại học Thương Mại, lực lượng bán hàng bao gồm các cá nhân và tổ chức trực tiếp tham gia vào quá trình bán hàng Họ là những người thực hiện các hoạch định và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng.
1.1.4.Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng
Tổ chức lực lượng bán hàng là quá trình mà doanh nghiệp xác định cơ cấu, số lượng, quyền hạn và trách nhiệm của đội ngũ quản lý và nhân viên bán hàng Các công việc chính trong tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm xác định cơ cấu và tiêu chuẩn của lực lượng bán hàng, tuyển dụng, huấn luyện và tạo động lực cho đội ngũ này.
1.1.5.Phân loại lực lực bán hàng
Lực lượng bán hàng được chia thành 2 loại sau:
Lực lượng bán hàng thuộc biên chế:
Lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thường làm việc tại văn phòng và chủ yếu liên hệ với khách hàng qua điện thoại, email và fax Việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng diễn ra rất hiếm khi.
Lực lượng bán hàng tại địa bàn là những người trực tiếp giao dịch với khách hàng, cung cấp dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp thông qua các giao dịch trực tiếp Họ không làm việc tại văn phòng doanh nghiệp mà hoạt động tại các vùng đại lý, nơi có mật độ khách hàng lớn, giúp doanh nghiệp tiếp cận và phục vụ tốt hơn nhu cầu của thị trường Đại lý bán hàng và cộng tác viên đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng mạng lưới phân phối và tăng cường sự hiện diện của doanh nghiệp.
Đại lý bán hàng là cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các hoạt động bán hàng theo ủy thác từ doanh nghiệp thông qua hợp đồng đại lý Trong khi đó, cộng tác viên là những người có thỏa thuận với doanh nghiệp để bán hàng nhưng không nằm trong đội ngũ nhân viên, họ nhận thù lao từ hoa hồng hoặc chiết khấu dựa trên doanh số bán hàng.
1.1.6.Một số chức danh cơ bản của lực lượng bán hàng
-Giám đốc bán hàng: Người đảm bảo các mục tiêu doanh thu của doanh nghiệp.
Thực hiện các công việc lập chiến lược, kế hoạch, xác định hạn ngạch, và đồng thời chịu trách nhiệm quản lí toàn bộ lực lượng bán hàng.
Giám đốc chi nhánh là người đại diện cho giám đốc hoặc giám đốc kinh doanh tại một thị trường cụ thể, có trách nhiệm quản lý toàn bộ lực lượng bán hàng tại chi nhánh.
Trưởng kênh bán hàng có nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai các hoạt động bán hàng Họ cũng chịu trách nhiệm kiểm soát hiệu quả hoạt động bán hàng và quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên thuộc kênh của mình.
-Cửa hàng trưởng: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh bao gồm mua, bán, dự trữ.
Giám sát bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các điểm bán hàng trong kênh phân phối được giao Họ chịu trách nhiệm thu thập thông tin về khách hàng và đối thủ cạnh tranh trong khu vực mình phụ trách, đồng thời thường xuyên thực hiện công tác quản lý để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Nhân viên bán hàng là người đảm nhiệm việc bán hàng trực tiếp cho doanh nghiệp, có trách nhiệm duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, nhận đơn hàng và thiết lập mối quan hệ mới Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của nhân viên bán hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ chính là thực hiện giao hàng cho khách hàng theo các hợp đồng đã ký kết Bên cạnh đó, họ cũng có thể đảm nhận các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Nhân viên phát triển thị trường và tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu và bán các sản phẩm mới của doanh nghiệp Họ cũng chịu trách nhiệm xúc tiến để tiếp cận khách hàng mới, góp phần mở rộng thị trường và tăng trưởng doanh thu cho công ty.
Nội dung tổ chức lực lượng bán hàng
1.2.1.Xác định quy mô và định mức của lực lượng bán hàng 1.2.1.1.Xác định quy mô lực lượng bán hàng
Xác định quy mô lực lượng bán hàng là quá trình quan trọng nhằm đánh giá nhu cầu về số lượng, chất lượng và thời điểm của nhân sự cần thiết cho đội ngũ bán hàng Quá trình này giúp doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi then chốt để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động bán hàng.
-Doanh nghiệp cần những chức danh bán hàng gì?
-Số lượng nhân lực cho từng chức danh bán hàng?
Quy mô lực lượng bán hàng thương được xác định theo từng chu kỳ kinh doanh, dựa trên các yếu tố như nhu cầu thị trường, mục tiêu doanh thu và khả năng cạnh tranh Việc xác định quy mô này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả bán hàng và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Để đạt được mục tiêu doanh số bán hàng, cần phải đảm bảo số lượng và chất lượng của đội ngũ bán hàng Sự gia tăng số lượng lực lượng bán hàng sẽ tỷ lệ thuận với doanh số bán hàng, góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
Doanh nghiệp đặt mục tiêu phát triển thị trường đồng nghĩa với việc cần tuyển dụng thêm lực lượng bán hàng Mục tiêu phát triển thị trường càng cao, doanh nghiệp càng phải xác định biên chế phù hợp cho đội ngũ bán hàng để đáp ứng nhu cầu mở rộng.
-Năng suất lao động bình quân hoặc hạn ngạch của một nhân viên bán hàng, nhân viên viên kinh doanh
Tầm hạn quản lý trong lĩnh vực bán hàng xác định số lượng người tối đa có thể đảm nhận vai trò quản lý cũng như quy mô thị trường mà họ có thể quản lý hiệu quả Việc xác định tầm hạn quản lý giúp định hình các chức danh và trách nhiệm trong bộ phận quản lý bán hàng.
1.2.1.2.Xác định định mức lực lượng bán hàng Định mức là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng đặt ra đối với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng trong thời gian nhất định Mục đích của việc xác định các định mức bán hàng là:
Định mức bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hiệu suất bán hàng Nó không chỉ là tiêu chuẩn để đánh giá kết quả mà còn là cơ sở để định hướng hoàn thành các mục tiêu kinh doanh Hơn nữa, định mức này còn giúp khích lệ và thúc đẩy lực lượng bán hàng đạt được hiệu quả cao hơn.
-Định mức bán hàng là cơ sở đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng
Thông thường, doanh nghiệp có các định mức bán hàng cơ bản sau:
-Hạn ngạch trên cơ sở kết quả: được thể hiện thông qua:
Khối lượng hàng bán là hạn ngạch thể hiện tổng số lượng sản phẩm được giao cho một bộ phận cụ thể Đơn vị đo lường có thể là khối lượng bán hoặc doanh thu.
+Số lượng khách hàng: Loại hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng Là sự phản ánh trực tiếp chiến lược của công ty.
-Các hạn ngạch về tài chính: Có 3 dạng hạn ngạch về tài chính:
Lợi nhuận khu vực được xác định dựa trên lợi nhuận ròng, tỷ lệ doanh lợi trên tài sản sử dụng và thu nhập còn lại của một khu vực cụ thể.
+Tổng lãi gộp: Là cách đảm bảo một giới hạn lợi nhuận trong khi phá vỡ khó khăn về tính toán lợi nhuận khu vực.
+Chi phí: Là hạn ngạch thông dụng nhất, thực chất là các giwois hạn về ngân sách mà người bán hàng không được vượt qua.
Hạn ngạch trên cơ sở hành vi ứng xử, hay còn gọi là hạn ngạch hoạt động, được xác định bằng cách quy định các hành vi cần thực hiện trong quá trình bán hàng Hạn ngạch này được đánh giá dựa trên số lượng hoạt động cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, như số lần gọi bán trong ngày, số lần gọi chào hàng và số lần trưng bày bán lẻ.
2 vấn đề cần quan tâm: chỉ số đo chất lượng, thủ tục báo cáo có thể trở nên rườm rà.
1.2.2.Tuyển dụng lực lượng bán hàng
Tiêu chuẩn tuyển dụng lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính: nhân viên bán hàng và nhà quản trị bán hàng Các tiêu chí này có thể khác nhau tùy thuộc vào chức danh và chính sách tuyển dụng của từng doanh nghiệp.
Giám đốc bán hàng cần có bằng đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc marketing, cùng với ít nhất hai năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương Ứng viên phải có khả năng đọc hiểu và giao tiếp bằng tiếng Anh, sử dụng thành thạo máy tính, cũng như có khả năng thiết lập chiến lược và mục tiêu hiệu quả.
Trưởng kênh bán hàng cần có bằng đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc marketing, ít nhất một năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương Ứng viên phải có khả năng đọc hiểu và giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh, cùng với kỹ năng sử dụng máy tính thành thạo.
Giám sát bán hàng yêu cầu ứng viên tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành quản trị kinh doanh, marketing hoặc kinh tế, cùng với ít nhất hai năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng Ứng viên cần có khả năng quản lý, giám sát và kiểm tra công việc hiệu quả, kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo vi tính văn phòng và có trình độ tiếng Anh cơ bản.
Nhân viên bán hàng cần tốt nghiệp tối thiểu trung học phổ thông và có đam mê với lĩnh vực bán hàng Họ phải có khả năng chịu áp lực kiếm tiền, hiểu biết sâu về sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của mình Ngoài ra, sự tự tin, năng động, linh hoạt và trung
Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng
1.3.1.Nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp 1.3.1.1.Môi trường kinh tế
Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Những biến động như lạm phát, thất nghiệp và suy thoái kinh tế có thể tác động mạnh mẽ đến hoạt động bán hàng Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phù hợp để thích ứng với những thay đổi này.
Do đó doanh nghiệp sẽ phải tổ chức lại lực lượng bán hàng của mình để phù hợp với chiến lược đó.
1.3.1.2.Môi trường văn hóa – xã hội
Mỗi quốc gia và vùng miền đều có những đặc trưng văn hóa, giá trị và chuẩn mực xã hội riêng, ảnh hưởng đến hành động và suy nghĩ của cộng đồng Do đó, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu những đặc điểm văn hóa này để xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên phù hợp Đặc biệt, những đặc trưng văn hóa sẽ tác động đến hành vi người tiêu dùng, điều này cần được đưa vào nội dung huấn luyện và đào tạo cho nhân viên bán hàng.
1.3.1.3.Môi trường chính trị - pháp luật
Sự ổn định chính trị và đường lối ngoại giao, cùng với các chính sách cân bằng của nhà nước, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh Chiến lược phát triển kinh tế của Đảng và Chính phủ, cùng với sự điều tiết và can thiệp của Chính phủ vào đời sống kinh tế xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định bảo vệ người tiêu dùng Hệ thống pháp luật và việc hoàn thiện, thực thi các quy định pháp lý cũng có tác động lớn đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
1.3.1.4.Môi trường khoa học kỹ thuật công nghệ
Trong bối cảnh cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang diễn ra mạnh mẽ, việc cập nhật xu hướng công nghệ mới trở thành yếu tố thiết yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp Ứng dụng tiến bộ khoa học vào bán hàng và cải tiến dây chuyền sản xuất không chỉ mang lại tính năng mới cho sản phẩm mà còn trang bị kiến thức cần thiết cho nhân viên bán hàng Sự phát triển của hình thức bán hàng tự động cũng tác động đến quy mô lực lượng bán hàng Do đó, doanh nghiệp cần nhận thức rõ tầm ảnh hưởng của khoa học công nghệ để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.
1.3.1.5 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh là các tổ chức, doanh nghiệp có mặt hàng giống như của doanh nghiệp hoặc các mặt hàng có khả năng thay thế lẫn nhau Doanh nghiệp phân chia các đối thủ cạnh tranh thích hợp để có biện pháp đối phó thích hợp:
- Các doanh nghiệp khác đưa ra sản phẩm, dịch vụ cho cùng một khách hàng ở mức giá tương tự.
- Các doanh nghiệp khác cùng kinh doanh một hay một số loại sản phẩm.
- Các doanh nghiệp cùng cạnh tranh để kiếm lời của một nhóm khách hàng nhất định.
Khách hàng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển trên thị trường, doanh nghiệp cần xây dựng uy tín và lòng tin từ phía khách hàng Do đó, khách hàng có tác động mạnh mẽ đến cấu trúc tổ chức và lực lượng bán hàng của doanh nghiệp.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp, bởi năng lực cung cấp và vị trí của họ trên thị trường ảnh hưởng đến quyết định cung cấp hàng hóa Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc tổ chức lực lượng bán hàng để tận dụng các ưu thế phù hợp với chiến lược của nhà cung cấp.
1.3.1.8.Cung sản phẩm Đây là yếu tố ảnh hưởng đến giá cả hàng hoá, nếu cung hàng hoá trên thị trường tiêu thụ tăng sẽ ảnh hưởng tiêu cực và ngược lại nếu cung hàng hoá giảm sẽ kích thích khả năng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp Mặt khác, nếu cầu hàng hoá tăng thì quy mô thị trường của doanh nghiệp sẽ tăng lên và nếu ngược lại sẽ ngây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực bán hàng, vai trò của nhà quản trị bán hàng và đội ngũ nhân viên bán hàng là vô cùng quan trọng Hiệu quả bán hàng phụ thuộc chủ yếu vào năng lực của nhà quản trị và trình độ, kỹ năng của nhân viên bán hàng.
1.3.2.Môi trường bên trong doanh nghiệp 1.3.2.1.Quy mô
Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng đáng kể đến việc tổ chức lực lượng bán hàng Doanh nghiệp lớn với cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật tốt, cùng với số lượng sản phẩm phong phú, sẽ cần một đội ngũ bán hàng lớn hơn Hơn nữa, quy mô lớn cũng giúp thu hút nhiều ứng viên chất lượng trong quá trình tuyển dụng.
Sản phẩm đóng vai trò quyết định trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty Hiện nay, công ty sở hữu một danh mục sản phẩm đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng và thể hiện thương hiệu của mình.
1.3.2.3 Chiến lược và mục tiêu định hướng phát triển của doanh nghiệp
Mỗi chiến lược và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đều có tác động lớn đến lực lượng bán hàng Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng thị phần, việc tăng cường lực lượng bán hàng là cần thiết Ngược lại, để vươn ra thị trường quốc tế, không chỉ cần tăng cường số lượng nhân viên bán hàng mà còn phải nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
1.3.2.4.Khả năng tài chính của doanh nghiệp:
Tài chính đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và tổ chức lực lượng bán hàng Nguồn tài chính mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp chi trả cho các hoạt động này, khẳng định rằng "buôn tài không bằng dài vốn" Do đó, khả năng huy động nguồn vốn, phân phối và quản lý hiệu quả các nguồn tài chính sẽ quyết định sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.2.5.Năng lực lực lượng bán hàng
Năng lực của đội ngũ bán hàng có tác động lớn đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Một đội ngũ nhân viên bán hàng được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu và chiến lược một cách hiệu quả và nhanh chóng.
1.3.2.6.Năng lực quản trị nhà bán hàng
Năng lực của nhà quản trị là yếu tố quyết định đến việc tổ chức lực lượng bán hàng một cách hệ thống và bài bản Khi được tổ chức phù hợp với điều kiện môi trường bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, hoạt động bán hàng sẽ đạt hiệu quả cao, góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁNHÀNG TẠI CÔNG TY CP MÁY VÀ THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP PHÚC THÁI
Khái quát về công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
2.1.1.Sự hình thành và phát triển của công ty C P máy và thiết bị công nghiệ p Phúc Thái
Công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái, được thành lập vào ngày 27/10/2008, đã nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.
- Tên công ty: Công ty cổ phần máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
- Tên giao dịch: PHUC THAI, JSC
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Số 6 ngách 57/98 đường Mễ Trì - phường Mễ Trì
- quận Nam Từ Liêm - thành phố Hà Nội
- Trụ sở giao dịch chính: Số 161 Phan Trọng Tuệ - thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội
- Người đại diện theo pháp luật: Bùi Ngọc Thận
Công ty Phúc Thái, với trang web www.phucthai.com.vn, được thành lập với vốn ban đầu 8 tỷ đồng và hiện đã tăng lên 30,093,273,519 VNĐ sau hơn 7 năm hoạt động Công ty đã mở rộng mạng lưới bán hàng từ miền Bắc ra toàn quốc, chuyên cung cấp sản phẩm nhập khẩu trực tiếp từ nhiều tỉnh thành của Trung Quốc như Quảng Đông, Quảng Tây, và Thượng Hải Các sản phẩm máy móc và thiết bị của công ty cam kết chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh, và có đầy đủ hóa đơn GTGT, giấy chứng nhận xuất xứ (CO) và giấy chứng nhận chất lượng (CQ).
2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty C P máy và thiết bị công nghiệ p Phúc Thái
Công ty cổ phần máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái là đơn vị phân phối thiết bị xây dựng uy tín, được khách hàng tin tưởng trong hơn 7 năm hoạt động Chúng tôi cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả cạnh tranh, đồng thời tư vấn chuyên nghiệp và phục vụ khách hàng nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.
Nghiên cứu, phân tích thị trường, mở rộng phát triển thị trường, xây dựng quảng bá thương hiệu, xây dựng các chiến lược và các kế hoạch bán hàng.
2.1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty CP máy và thiết bị công nghiệp
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Dựa vào hình 2.1 ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo cấu trúc chức năng :
Giám đốc có trách nhiệm quyết định các chủ trương, chính sách và mục tiêu chiến lược của công ty, đồng thời điều hành toàn bộ hoạt động của tổ chức Ngoài ra, giám đốc còn là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước nhà nước và pháp luật.
-Phó giám đốc: Phụ trách hoạt động kỹ thuật, kinh doanh của công ty và được giám đốc ủy quyền điều hành công ty khi vắng mặt.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện từng giai đoạn Nhiệm vụ bao gồm quản lý chi phí mua bán, doanh thu, công nợ khách hàng, soạn thảo hợp đồng kinh tế và hợp đồng mua bán, cùng với việc thực hiện các hoạt động marketing và chăm sóc khách hàng.
Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài chính
Phòng kỹ thuật Phòng hành chính nhân sự
Phòng kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Nhiệm vụ chính của phòng là giám sát tình hình tài chính, đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn vốn, lao động và vật tư Đồng thời, phòng cũng theo dõi việc tuân thủ chế độ hạch toán và các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo quy định pháp luật Cuối cùng, phòng kế toán tài chính lập báo cáo tổng hợp, xác định kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và hiệu quả kinh doanh của công ty.
-Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm lắp đặt thiết bị, máy móc, sửa chữa bảo hành các sự cố về máy móc thiết bị cho khách hàng.
Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc công ty và tổ chức các hoạt động liên quan đến quản lý lao động, bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, và chăm sóc sức khỏe cho người lao động theo quy định pháp luật và nội quy công ty Phòng cũng có trách nhiệm kiểm tra và đôn đốc các bộ phận thực hiện nghiêm túc các quy định của công ty, đồng thời là đầu mối liên lạc cho mọi thông tin từ giám đốc.
-Cửa hàng: Thực hiện trực tiếp hoạt động bán hàng với khách hàng đem lại doanh thu cho công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản, linh hoạt với sự phân bố nhân sự hợp lý giữa các phòng ban, giúp tăng cường sự gắn bó và phối hợp trong công việc Tuy nhiên, việc lặp lại chức năng ở các phòng ban khác nhau yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ, trong khi chuyên môn hóa quá mức đã tạo ra cái nhìn hạn hẹp cho các cán bộ quản lý, dẫn đến tình trạng quá tải công việc cho lãnh đạo Do đó, công ty cần tuyển dụng giám đốc có năng lực thực sự, vừa có khả năng lãnh đạo, vừa có thể hòa nhập vào bộ máy lãnh đạo chung của toàn công ty.
2.1.4.Nghành nghề kinh doanh của công ty C P máy và thiết bị công nghiệ p Phúc Thái
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ kinh doanh, tư vấn và thiết kế lắp đặt thiết bị trong lĩnh vực công nghiệp, bao gồm máy nghiền đá, trạm trộn bê tông, máy trộn bê tông, thùng trộn bê tông cưỡng bức, thiết bị nâng hạ, đầm rung, đầm bàn, hộp giảm tốc và nhiều phụ kiện máy móc khác Chúng tôi cam kết chuyển giao công nghệ tiên tiến để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong ngành công nghiệp.
2.1.5.Môi trường kinh doanh của công ty C P máy và thiết bị công nghiệ p Phúc Thái
Đội ngũ nhân sự là tài sản vô giá, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thành quả kinh doanh cho công ty Để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất, công ty cần có một đội ngũ nhân sự chất lượng Trong những năm gần đây, cơ cấu nhân sự của công ty đã ổn định và chất lượng ngày càng được nâng cao, cùng với sự quan tâm lớn từ công ty đối với công tác nhân sự nhằm thực hiện các mục tiêu và chiến lược đã đề ra.
Công ty đã duy trì hoạt động hiệu quả và đạt lợi nhuận liên tiếp trong nhiều năm, tạo điều kiện thuận lợi để tăng nguồn vốn kinh doanh Vào năm 2015, vốn chủ sở hữu của công ty đạt 72.3%, cho thấy tình hình tài chính khá lành mạnh Nhờ vậy, công ty có thể chủ động trong kinh doanh, nhanh chóng nắm bắt cơ hội thị trường và mở rộng thị trường một cách dễ dàng và thuận lợi.
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty, và Công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái đã xây dựng một nét văn hóa riêng biệt thông qua việc thiết lập các nội quy nghiêm ngặt Chẳng hạn, nhân viên đi làm muộn 5 phút sẽ bị phạt 50 nghìn đồng, và việc tự ý nghỉ việc không xin phép sẽ bị phạt gấp đôi số tiền lương trong những ngày nghỉ.
Công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở vật chất kỹ thuật, bao gồm việc thuê các kho bãi có mái che để bảo quản hàng hóa tránh mưa nắng Bên cạnh đó, công ty còn trang bị hệ thống thiết bị hiện đại, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh với sự đơn giản và độ chính xác cao.
Các yếu tố môi trường kinh tế ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty Việt Nam đã gia nhập WTO và TPP, dẫn đến việc giảm hạn ngạch xuất khẩu và hàng rào thuế quan, đồng thời đơn giản hóa thủ tục hải quan, giúp việc nhập hàng trở nên dễ dàng hơn Nhu cầu thị trường đang tăng cao, cùng với việc tiếp cận công nghệ mới nhất trong các máy móc và thiết bị công nghiệp.
Tuy nhiên sự bất ổn của tỷ giá đồng nhân dân tệ luôn biến động gây áp lực không nhỏ tới việc kinh doanh của công ty.
Việt Nam có nền chính trị ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp Tuy nhiên, hệ thống pháp luật vẫn còn nhiều bất cập, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh, như thủ tục hải quan rườm rà và quy định lãi suất cho vay cao Sự phức tạp và chồng chéo trong hệ thống pháp luật tạo ra lỗ hổng, khiến doanh nghiệp dễ dàng lách luật, từ đó gây bất lợi cho các doanh nghiệp làm ăn lành mạnh.
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công
2.2.1 Thực trạng công tác xác định quy mô và định mức lực lược bán hàng của công ty
2.2.1.1.Công tác xác định quy mô lực lượng bán hàng
Để xác định quy mô lực lượng bán hàng đa dạng, các nhà quản trị cần dựa vào kết quả phiếu điều tra, trong đó mục tiêu doanh số chiếm 40.33% và năng suất nhân viên 35.47% Ngoài ra, công ty cũng xem xét chi phí và thời hạn quản lý của nhà quản trị bán hàng Khi xác định quy mô lực lượng, các yếu tố cơ bản cần được chú ý bao gồm mục tiêu doanh số trong kỳ (thường là một năm), mục tiêu phát triển thị trường, chu kỳ kinh doanh và chương trình bán hàng.
Trong cuộc phỏng vấn với anh Nguyễn Văn Sinh, nhân viên bán hàng, ông cho biết rằng lực lượng bán hàng của công ty hiện tại chủ yếu là nam giới, trong độ tuổi từ 20-35 và có trình độ đại học Quy mô lực lượng bán hàng được xác định dựa vào khối lượng hàng bán theo kế hoạch hàng năm và chu kỳ kinh doanh của công ty Mỗi khi bắt đầu một kỳ kinh doanh mới, công ty sẽ đưa ra mục tiêu khối lượng hàng bán, từ đó bộ phận bán hàng sẽ xem xét định mức tiêu thụ trung bình của từng nhân viên để quyết định có cần tuyển thêm nhân viên hay không.
Công ty cần thường xuyên đánh giá quy mô lực lượng bán hàng để đảm bảo phù hợp với nhu cầu, mục tiêu kinh doanh và chiến lược bán hàng của mình.
2.2.2.2.Công tác xác định định mức lực lượng bán hàng
Theo kết quả điều tra, 100% nhân viên chọn công ty có giao định mức bán hàng cho cấp dưới, với định mức được tính theo khối lượng hàng bán là triệu đồng/tháng Định mức này phù hợp với tình hình kinh doanh và năng lực nhân viên, như thể hiện trong biểu đồ 2.1.
6.33% rất phù hợp phù hợp không phù hợp
Biểu đồ 2.1 thể hiện sự đánh giá về mức độ ảnh hưởng của định mức bán hàng đối với kết quả hoạt động của lực lượng bán hàng, dựa trên dữ liệu thu thập từ phiếu điều tra trắc nghiệm Kết quả cho thấy mối liên hệ chặt chẽ giữa các tiêu chí định mức và hiệu quả làm việc của đội ngũ bán hàng.
Theo biểu đồ 2.1, có tới 59.72% số phiếu cho rằng định mức bán hàng phù hợp và 33.95% cho rằng rất phù hợp, cho thấy công tác xác định định mức bán hàng của công ty diễn ra hiệu quả Công ty thực hiện việc này hàng năm và điều chỉnh theo từng chức danh khác nhau Tuy nhiên, với 6.33% số phiếu cho rằng không phù hợp, công ty cần cải thiện quy trình xác định định mức bán hàng để giảm áp lực cho đội ngũ bán hàng, từ đó nâng cao chất lượng công việc khi khối lượng công việc được giảm bớt.
Để xác định định mức giao cho nhân viên, cần dựa vào quy mô, nhu cầu thị trường, mức tiêu thụ năm ngoái và thu nhập của người dân Việc này giúp đưa ra những con số phù hợp, khả thi và đạt hiệu quả cao nhất.
2.2.2.Thực trạng công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty 2.2.2.1.Kết quả tuyển dụng lực lượng bán hàng
Bảng 2.2.Kết quả tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty năm 2013-2015 Đơn vị: người
1 Trưởng, phó phòng kinh doanh 0 0 0
4 Nhân viên phát triển thị trường 0 1 2
Trong giai đoạn 2013-2015, công ty đã thực hiện tuyển dụng lực lượng bán hàng, chủ yếu cho các vị trí nhân viên phát triển thị trường và nhân viên bán hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô do nghỉ việc và sa thải Tuy nhiên, do công ty vẫn thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, nên số lượng tuyển dụng vẫn hạn chế.
2.2.2.2.Nguồn tuyển dụng lực lượng bán hàng
Theo kết quả điều tra mức độ tốt của huấn luyện lực lượng bán hàng được thể hiện qua biểu đồ 2.2 như sau:
Rất phù hợp phù hợp khá phù hợp không phù hợp
Biểu đồ 2.2 thể hiện đánh giá về mức độ phù hợp của công tác tuyển dụng tại công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái, cho thấy sự liên kết giữa nhu cầu của công ty và quy trình tuyển dụng hiện tại.
( Nguồn: tổng hợp phiếu điều tra trắc nhiệm)
Biểu đồ 2.2 cho thấy công tác tuyển dụng của công ty đạt mức độ phù hợp cao, với 30.56% đánh giá rất phù hợp và 65.45% đánh giá phù hợp Chỉ có 3.99% cho rằng công tác này khá phù hợp, trong khi không có ai đánh giá không phù hợp Dù công ty đã hoàn thành tốt công tác tuyển dụng, một số ý kiến cho rằng việc tuyển dụng sinh viên mới ra trường có thể dẫn đến thiếu kinh nghiệm, khiến thời gian học hỏi kéo dài, tạo cảm giác rằng sự phù hợp chưa thực sự đạt yêu cầu.
Công ty lựa chọn ứng viên cho vị trí lực lượng bán hàng dựa trên yêu cầu cụ thể của công việc Thông tin tuyển dụng được đăng tải trên các trang web như 24h, timviecnhanh.vn, mywork.vn và Facebook Nguồn tuyển dụng bao gồm cả nguồn lực nội bộ và bên ngoài, như sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề, ứng viên được giới thiệu bởi nhân viên công ty, cũng như những ứng viên có hồ sơ trên các trang tuyển dụng và thông tin từ các công ty tư vấn nhân sự.
Công ty đã thiết lập tiêu chuẩn tuyển dụng cho các vị trí trong lực lượng bán hàng và khảo sát cho thấy 36.89% số phiếu đánh giá cho rằng tiêu chuẩn rất phù hợp, trong khi 63.11% đánh giá là phù hợp Điều này cho thấy công ty đã hoàn thành tốt công tác tuyển dụng Một số tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty bao gồm:
Bảng 2.3 Tiêu chuẩn tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
Trưởng, phó phòng kinh doanh
+Giới tính: Nam +Độ tuổi: 30-45 +Trình độ học vấn: tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, Marketing
+ Trình độ ngoại ngữ: tiếng Anh, tiếng Trung +Kinh nghiệm: 2 năm kinh nghiệm giữ chức vụ quản lí kinh doanh
+ Giới tính: nam + Độ tuổi: 25-45 +Trình dộ học vấn: tốt nghiệp đại học chuyên nghành quản trị kinh doanh, Marketing
+Trình độ ngoại ngữ:tiếng Anh + Kinh nghiệm: 1 năm giữ chức vụ quản lí bán hàng, giám sát bán hàng
+Giới tính: nam/ nữ +Độ tuổi :25-35 +Trình độ học vấn: tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị kinh doanh, Marketing + Kinh nghiệm: không yêu cầu
Nhân viên phát triển thị trường
+Giới tính: nam/nữ +Trình độ học vấn: tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị kinh doanh, Marketing +Kinh nghiệm: không yêu cầu
+ Nhanh nhẹ, giao tiếp tốt, có trách nhiện với công việc, có phương tiện đi lại, laptop
+Giới tính: nam/ nữ +Trình độ học vấn: tốt nghiệp THPT trở lên + Kinh nghiệm: không yêu cầu
+ Nhanh nhẹ, giao tiếp tốt, có trách nhiệm với công việc, yêu thích sale
Thông qua quy trình tuyển dụng sau mà công ty lựa chọn được các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc đã đề ra:
-Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng -Bước 2: Thông báo tuyển dụng -Bước 3: Thu nhận, xét hồ sơ
- Bước 4: Phỏng vấn lần 1 -Bước 5: Kiểm tra kỹ năng và phỏng vấn lần 2 -Bước 6: Tuyển chọn
Trong quá trình tuyển dụng, bước 7 là thử việc trong 2 tuần, tiếp theo là bước 8, nơi ứng viên sẽ được tuyển dụng chính thức và ký kết hợp đồng Tuy nhiên, công tác tuyển dụng của công ty thường gặp khó khăn do tốn nhiều thời gian và chi phí đáng kể.
2.2.3.Thực trạng công tác huấn luyện lực lượng bán hàng 2.2.3.1.Kết quả đào tạo, huấn luyện lực lượng bán hàng qua các năm Bảng 2.4 Tình hình huấn luyện luyện lực lượng bán hàng của công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái năm 2013-2015
STT Đối tượng huấn luyện
1 Trưởng, phó phòng kinh doanh
4 Nhân viên phát triển thị trường
Công ty chú trọng đến công tác đào tạo và huấn luyện nhân viên, đặc biệt là lực lượng bán hàng, nhằm trang bị cho họ những kỹ năng và kiến thức cần thiết về sản phẩm mới Điều này rất quan trọng do tính chất của máy móc và thiết bị công nghiệp thường thay đổi theo công nghệ Trong giai đoạn từ 2013 đến 2015, lực lượng nòng cốt đã được đào tạo và huấn luyện thường xuyên để nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.
Các kết luận từ thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty
ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
Trong ba năm qua, công ty đã xây dựng một bộ phận bán hàng với quy mô phù hợp, đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường và doanh số cao Quy mô này cần được hoàn thiện để mở rộng ra các khu vực khác trong nước, đồng thời đảm bảo chất lượng và số lượng nhân sự cho bộ phận bán hàng Việc xác định quy mô lực lượng bán hàng dựa trên đặc điểm của doanh nghiệp giúp tránh tình trạng thừa thiếu nhân lực.
Công ty đã thiết lập nhiều định mức bán hàng cho nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và kiểm soát hoạt động bán hàng cá nhân Những định mức này được xây dựng phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty, giúp quản lý hoạt động bán hàng một cách kịp thời và hiệu quả Đồng thời, việc xác định các định mức này cũng giúp nhân viên nắm rõ mục tiêu cụ thể để tập trung hoàn thành chỉ tiêu doanh số được giao.
Để tuyển dụng lực lượng bán hàng hiệu quả, cần sử dụng đa dạng nguồn tuyển dụng từ cả nội bộ và bên ngoài Nhân sự tuyển dụng chủ yếu là những người trẻ, với chất lượng công việc đạt mức khá Những nhân viên mới được giới thiệu bởi người trong công ty thường dễ dàng hòa nhập với môi trường làm việc Hơn nữa, quy trình tuyển dụng cũng cần được thực hiện một cách cụ thể và rõ ràng.
Trong ba năm qua, công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân viên bán hàng có trình độ chuyên môn cao thông qua các hình thức đào tạo tự học, tổ chức buổi training và lớp học Nhờ đó, số lượng và chất lượng lực lượng bán hàng không ngừng được cải thiện, đồng thời nhân viên được trang bị kiến thức chuyên sâu về sản phẩm Công ty áp dụng đa dạng các phương pháp đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức cho đội ngũ bán hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nghề nghiệp của họ.
Tạo động lực cho lực lượng bán hàng là yếu tố quan trọng giúp kích thích nhân viên làm việc hiệu quả hơn Bằng cách xây dựng niềm tin và khuyến khích tinh thần làm việc hăng say, công ty có thể phát huy sức mạnh tập thể của đội ngũ bán hàng, từ đó nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh.
2.3.2.Hạn chế và nguyên nhân -Về quy mô lực lượng bán hàng: Quy mô mà công ty đưa ra vẫn còn chưa thực sự phù hợp với yêu cầu đề ra Mặt khác, căn cứ xác định quy mô còn hạn chế, công ty chưa có kế hoạch và quy trình khoa học để xác định quy mô lực lượng bán hàng Hơn nữa, khi xác định quy mô lực lượng bán hàng công ty chưa đưa ra được chi phí của quy mô đó như thế nào, nên đôi lúc rơi vào thế bị động.
Công ty chưa thiết lập một quy trình khoa học để xác định quy mô lực lượng bán hàng, đồng thời gặp khó khăn do chi phí hạn chế, dẫn đến việc xây dựng một quy mô lực lượng bán hàng hợp lý trở nên khó khăn.
Định mức lực lượng bán hàng hiện tại có phần cao hơn khả năng của nhân viên, và công ty chưa chú trọng đến các tiêu chí tài chính như tổng lãi gộp và lợi nhuận gộp Bên cạnh đó, các định mức liên quan đến hành vi ứng xử cũng chưa được xem xét một cách nghiêm túc.
Nguyên nhân chính là do hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động bán hàng chưa được hiện đại hóa, cùng với việc hệ thống thông tin quản lý của công ty chưa đạt hiệu quả, dẫn đến việc công ty hạn chế trong việc áp dụng đa dạng các định mức.
Quy trình tuyển dụng lực lượng bán hàng hiện tại gặp nhiều khó khăn, tốn kém và chưa đạt chất lượng như mong muốn Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đặc thù ngành kinh doanh máy và thiết bị công nghiệp, yêu cầu nhân viên phải hiểu rõ sản phẩm và cách sử dụng, dẫn đến việc xác định tiêu chuẩn tuyển dụng trở nên phức tạp Thêm vào đó, công ty chưa đầu tư đúng mức cho công tác tuyển dụng, vẫn phụ thuộc vào nguồn ứng viên từ người quen, khiến cho nhiều ứng viên chưa được kiểm tra và phỏng vấn một cách nghiêm túc.
Công ty cần xây dựng một hệ thống quy trình tạo động lực hiệu quả cho lực lượng bán hàng, bởi hiện tại vẫn còn nhiều nhân viên không hài lòng với mức lương Chính sách đãi ngộ chưa đa dạng và chưa chú trọng đến hình thức đãi ngộ phi vật chất, đồng thời thiếu sự tìm hiểu sâu về nhu cầu của nhân viên để cải thiện chính sách đãi ngộ Hệ thống lương hiện tại chủ yếu dựa vào bằng cấp và thâm niên, mà chưa xem xét đến hiệu quả công việc, dẫn đến việc không tạo ra động lực thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.
Công ty chưa xác định rõ nhu cầu của nhân viên và chưa hiểu họ một cách sâu sắc, dẫn đến việc các biện pháp tạo động lực chưa phát huy hiệu quả do chi phí hạn chế Hệ thống đánh giá thường dựa vào mục tiêu chủ quan từ trên xuống, thiếu sự cụ thể và không chú trọng vào mục đích ngắn hạn, gây ra sự thiếu thống nhất với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP MÁY VÀ THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP PHÚC THÁI
Phương hướng hoạt động của công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái trong thời gian tới
3.1.1.Mục tiêu kinh doanh của công ty -Mục tiêu ngắn hạn:
Tăng doanh số, lợi nhuận vào năm 2016 Lợi nhuận năn 2016 cao hơn lợi nhuận
2015, đồng thời nâng cao thu nhập cho nhân viên Để đạt được điều này công ty cần có những mục tiêu cụ thể năm 2016 như sau:
Mục tiêu doanh thu của công ty là 100 tỷ đồng, với kế hoạch tổ chức ít nhất 2 đợt huấn luyện dành cho nhân viên, đặc biệt là đội ngũ bán hàng Đồng thời, công ty sẽ đầu tư chi phí và thời gian cho công tác tuyển dụng nhằm lựa chọn những ứng viên có năng lực và phù hợp với yêu cầu công việc.
Để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp chăm sóc khách hàng tối ưu Điều này không chỉ giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng hiện tại mà còn tạo cơ hội tiếp cận và mở rộng hợp tác với các khách hàng tiềm năng.
+Đầu tư thêm cơ sở vật chất, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp thân thiện cho nhân viên
+Cắt giảm tối đa các khoản phí nhưng không ảnh tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ
+Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp để có thể nhận được ưu đãi từ họ, tránh rủi ro có thể xảy ra
Để mở rộng thị trường và tăng sản lượng bán ra, đồng thời giữ vững tên tuổi và uy tín, cần xác định những mục tiêu cụ thể.
Để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu của thị trường, từ đó mạnh dạn đầu tư vào cơ sở vật chất và tuyển dụng nhân sự có năng lực Bên cạnh đó, việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, giúp công ty nâng cao hiệu quả và mở rộng thị trường.
3.1.2.Phương hướng hoạt động của công ty
Trong chương 1, chúng ta đã đề cập đến các yếu tố ảnh hưởng đến công ty, bao gồm cả yếu tố bên ngoài và bên trong Do đó, việc xác định phương hướng phát triển của công ty cần phải dựa trên phân tích môi trường bên ngoài, thị trường ngành, cũng như nội lực của chính công ty.
Trong những năm qua, nhờ nỗ lực của toàn thể nhân viên, công ty máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái đã khẳng định được vị thế vững chắc trên thị trường Đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động và đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề luôn tận tâm phục vụ, giúp công ty phát triển ổn định và mở rộng thị phần Phúc Thái cam kết cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại máy móc, thiết bị công nghiệp Để tiếp tục phát triển, công ty đã xây dựng phương hướng chiến lược rõ ràng cho tương lai.
Để tăng doanh số bán hàng và cải thiện vòng quay vốn, doanh nghiệp cần đẩy mạnh các biện pháp xúc tiến bán hàng, mở rộng hình thức kinh doanh và mở rộng thị trường.
Công ty không ngừng nhập khẩu các sản phẩm chất lượng và mẫu mã đa dạng, đồng thời mở rộng thị trường tiêu thụ trên toàn quốc, trước đây chỉ tập trung vào khu vực Miền Bắc, đặc biệt là các tỉnh có nhiều khu công nghiệp phát triển Ngoài việc nhắm đến các công ty xây dựng và nhà thầu, công ty còn mở rộng đối tượng khách hàng mục tiêu sang các đại lý buôn bán lẻ và cá nhân có nhu cầu Đặc biệt, việc cung cấp các dịch vụ sau bán hàng nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng cũng được chú trọng, giúp kích thích sự quan tâm và thu hút khách hàng đến với công ty hơn.
Công ty đang tập trung vào việc đầu tư và phát triển đa dạng các loại máy móc và thiết bị công nghiệp nhằm củng cố vị thế hiện tại Mục tiêu là trở thành nhà phân phối mạnh mẽ hơn, không chỉ về thị phần mà còn về tiềm lực.
Chúng tôi đang xây dựng hệ thống showroom để phân phối trực tiếp sản phẩm đến tay khách hàng, nhằm khẳng định rằng sự lựa chọn của họ là giải pháp tối ưu nhất Đồng thời, công ty cũng tiếp tục hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhân sự để nâng cao hiệu quả làm việc và tăng cường sức mạnh cạnh tranh trên thị trường nội địa cũng như khu vực.
-Tiếp tục làm công tác chăm lo đời sống và tinh thần cho đội ngũ nhân viên trong công ty
-Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, phát triển công ty ngày càng lớn mạnh và bền vững
Quan điểm hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng của công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
3.2.1.Quan điểm về việc hoàn thiện công tác xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng
-Quan điểm về hoàn thiện công tác xác định quy mô lực lượng bán hàng
Để xác định quy mô lực lượng bán hàng phù hợp, cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau và thực hiện việc đánh giá quy mô này một cách thường xuyên, có thể theo quý hoặc mỗi 6 tháng.
-Quan điểm về hoàn thiện công tác xác định định mức lực lượng bán hàng
Xác định định mức lực lượng bán hàng một cách thường xuyên và sử dụng đa dạng các hạn ngạch để đạt hiệu quả cao.
3.2.2.Quan điểm về việc hoàn thiện công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng tại công ty
Để xây dựng kế hoạch tuyển dụng lực lượng bán hàng hiệu quả, trước tiên cần xác định rõ nhu cầu và kế hoạch cụ thể Sử dụng đa dạng các hình thức thông báo tuyển dụng sẽ giúp tiếp cận nhiều ứng viên tiềm năng hơn Đồng thời, việc đầu tư tài chính hợp lý cho công tác tuyển dụng là rất quan trọng để thu hút nhân sự chất lượng Cuối cùng, xây dựng quy trình tuyển dụng một cách khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên phù hợp.
3.2.4.Quan điểm về việc hoàn thiện công tác huấn luyện lực lượng bán hàng
Để nâng cao hiệu quả của lực lượng bán hàng, cần thường xuyên theo dõi và rà soát kiểm tra năng lực của đội ngũ này Việc đầu tư kinh phí cho công tác huấn luyện là rất quan trọng, giúp cải thiện kỹ năng và kiến thức cho nhân viên Đồng thời, cần duy trì các phương pháp huấn luyện hiện tại và lựa chọn thêm những phương pháp hiệu quả mới để tối ưu hóa quá trình đào tạo.
- Công ty cần thực hiện công tác đánh giá kết quả sau khi huấn luyện đối với lực lượng bán hàng
-Làm cho lực lượng bán hàng nhận thức được huấn luyện là một sự đãi ngộ của công ty với họ
3.2.5.Quan điểm về việc hoàn thiện công tác động lực cho lực lượng bán hàng
Liên tục theo dõi và nắm bắt thông tin về từng nhân viên trong lực lượng bán hàng là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc Đồng thời, việc hoàn thiện các biện pháp đãi ngộ tài chính và phi tài chính tại công ty sẽ giúp tạo động lực cho nhân viên, từ đó tăng cường sự gắn bó và hiệu suất làm việc của họ.
Để xây dựng quy trình tạo động lực hiệu quả cho lực lượng bán hàng, các công ty có thể tham khảo sơ đồ 1.1 đã trình bày Quy trình này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn khuyến khích nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình Việc áp dụng những chiến lược động lực phù hợp sẽ góp phần nâng cao tinh thần làm việc và sự gắn bó của nhân viên với công ty.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty CP máy và thiết bị công nghiệp Phúc Thái
3.3.1.Tiếp tục điều chỉnh quy mô lực lượng bán hàng cho hợp lí hơn
Hiện tại, công ty được xem là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, và để phát triển bền vững, việc mở rộng lực lượng bán hàng là rất cần thiết Nếu quy mô kinh doanh tăng lên mà không điều chỉnh lực lượng nhân sự, đội ngũ bán hàng sẽ phải đối mặt với áp lực công việc lớn Do đó, công ty cần thực hiện chính sách điều chỉnh quy mô nhân sự từ cả hai hướng: từ trên xuống và từ dưới lên Đặc biệt, khi công ty dự định mở thêm 2 chi nhánh tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh, việc bổ sung nhân viên là rất quan trọng Cụ thể, cần tuyển dụng 2 cửa hàng trưởng, 1 giám sát bán hàng, 3 nhân viên thị trường và 5 nhân viên bán hàng, ưu tiên tuyển dụng người địa phương để đảm bảo hiểu biết về văn hóa và nhu cầu của thị trường miền Nam.
Công ty cần xây dựng kế hoạch và quy trình khoa học rõ ràng để xác định quy mô lực lượng bán hàng, đồng thời cần xem xét mối quan hệ giữa quy mô này và các khâu khác trong tổ chức lực lượng bán hàng Quy mô lực lượng bán hàng bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi định mức bán hàng trung bình năm; nếu định mức này thay đổi, quy mô lực lượng bán hàng cũng cần điều chỉnh tương ứng Chẳng hạn, nếu định mức bán hàng trung bình năm giảm nhưng mục tiêu doanh số năm sau cao hơn năm trước, công ty sẽ cần tăng số lượng nhân viên bán hàng Ngược lại, nếu định mức hạn ngạch tăng, quy mô lực lượng bán hàng có thể giảm hoặc giữ nguyên.
Công ty cần xác định số lượng lực lượng bán hàng phù hợp cho từng chu kỳ kinh doanh, bao gồm các vị trí cần thiết Để làm điều này, cần có căn cứ rõ ràng nhằm xác định quy mô lực lượng bán hàng Theo ý kiến của tôi, phương pháp khối lượng công việc là cách hiệu quả để xác định số lượng lực lượng bán hàng cần thiết trong giai đoạn cụ thể.
+Bước 1: Phân nhóm khách hàng theo quy mô dựa trên khối lượng tiêu thụ hàng năm.
Bước 2: Đánh giá tần suất tiếp xúc với từng nhóm khách hàng trong một năm để xác định số lần tiếp xúc trực tiếp Điều này giúp phản ánh cường độ tương tác mà công ty cần duy trì so với các đối thủ cạnh tranh.
+Bước 3: Xác định tổng khối lượng công việc trong một năm bằng cách nhân số khách hàng trong mỗi nhóm quy mô với tần suất tiếp xúc tương ứng.
+Bước 4: Xác định số lần tiếp xúc trung bình mà một đại diện bán hàng có thể thực hiện được trong một năm.
Để xác định số lượng đại diện bán hàng cần thiết, bạn cần chia tổng số lần tiếp xúc cần thiết trong một năm cho số lần tiếp xúc trung bình mà mỗi đại diện có thể thực hiện hàng năm.
3.3.2.Xác định nhiều định mức hạn ngạch khác nhau, có các chính sách hỗ trợ nhân viên trong việc hoàn thành định mức bán hàng của công ty
Công ty hiện chỉ xác định hạn ngạch cho từng chức danh mà chưa có mức hạn ngạch cụ thể cho các nhóm nhân viên có năng lực tương đương Nhân viên bán hàng lâu năm với trình độ cao có thể thấy mức hạn ngạch công ty giao là bình thường, dẫn đến việc không phát huy tối đa năng lực Ngược lại, nhân viên trẻ với ít kinh nghiệm lại phải đối mặt với mức hạn ngạch quá cao, gây áp lực và tâm lý chán nản, làm giảm hiệu quả công việc Do đó, cần điều chỉnh mức hạn ngạch phù hợp với từng nhóm nhân viên để tối ưu hóa hiệu suất làm việc Cuối mỗi quý, công ty nên thực hiện khảo sát để đánh giá khả năng đáp ứng của lực lượng bán hàng, từ đó cân đối định mức bán hàng cho phù hợp với từng nhóm nhân viên.
Công ty cần cải thiện các chính sách hỗ trợ tài chính, phương tiện và động viên tinh thần cho nhân viên nhằm giúp họ hoàn thành mục tiêu công việc Các hình thức hỗ trợ bao gồm phương tiện di chuyển, liên lạc và tư vấn cách tiếp cận, thuyết phục khách hàng trong từng tình huống cụ thể.
3.3.3.Tuyển dụng lực lượng bán hàng một cách khoa học, hiệu quả, tiết kiệm chi phí
Theo kết quả điều tra dữ liệu, lực lượng bán hàng của công ty hiện ổn định và không có nhiều biến động lớn Do đó, cần tuyển dụng thêm một số nhân viên mới và mở rộng nguồn tuyển dụng bằng cách tìm kiếm những tài năng bên ngoài, thay vì chỉ dựa vào mối quan hệ trong công ty Vì vậy, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng lực lượng bán hàng phù hợp là rất cần thiết.
Xây dựng một quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời đảm bảo phù hợp với các vị trí bán hàng cần thiết Quy trình này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của một công ty lớn mà còn thu hút nhân lực chất lượng cao, từ đó giúp công ty chọn được nhân viên phù hợp nhất.
Đánh giá sau mỗi đợt tuyển dụng là yếu tố quan trọng để nhận diện những thành công và tồn tại, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho toàn bộ quy trình tuyển dụng Điều này không chỉ áp dụng cho bộ phận bán hàng mà còn có giá trị cho các bộ phận khác trong công ty, giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng tổng thể.
Để thu hút nhân lực giỏi trong lĩnh vực bán hàng, công ty cần triển khai các biện pháp hiệu quả nhằm lôi cuốn những ứng viên xuất sắc, bao gồm cả những nhân viên ưu tú từ đối thủ cạnh tranh.
Công ty cần chú trọng không chỉ vào việc tuyển dụng nhân viên nội bộ mà còn cần quan tâm đến lực lượng bán hàng bên ngoài như đại lý và cộng tác viên Đây là nguồn lực quan trọng, chiếm số lượng lớn và ảnh hưởng đáng kể đến kết quả kinh doanh Khi tuyển chọn, công ty nên xem xét nhiều vị trí và đặc điểm kinh doanh để tạo điều kiện thuận lợi trong việc tiếp xúc với khách hàng và đảm bảo doanh số bán hàng.
Và theo như bản thân tôi nhận thấy đối với từng chức danh mà có những yêu cầu cụ thể sau:
Đối với nhà quản trị cấp cao, công ty nên áp dụng chiến lược kết hợp giữa tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài Việc thu hút nhà quản trị từ bên ngoài sẽ mang lại phong cách quản lý mới mẻ, cùng với năng lực, trình độ và kinh nghiệm vượt trội, thay vì chỉ dựa vào mối quan hệ quen biết để tuyển dụng một cách ngẫu nhiên.
Khi tuyển dụng nhân viên bán hàng, công ty cần tìm kiếm ứng viên chất lượng từ các trung tâm và công ty uy tín, đặc biệt khi tiêu chí tuyển dụng cao Thay vì quá chú trọng vào trình độ và kinh nghiệm, công ty nên tập trung vào năng lực của ứng viên Sau khi tuyển dụng, doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo để nâng cao kỹ năng cho nhân viên.
Công ty nên thiết lập tiêu chí rõ ràng về năng lực, trình độ và kinh nghiệm khi hợp tác với các công ty tuyển dụng chuyên nghiệp Những công ty này sẽ hỗ trợ trong việc tìm kiếm và lựa chọn những nhân viên xuất sắc nhất, đồng thời đảm bảo chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.
3.3.4.Giải pháp hoàn thiện công tác huấn luyện lực lượng bán hàng -Theo dõi rà soát và kiểm tra năng lực của lực lực lượng bán hàng thường xuyên
