TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA
Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội và con người, việc đổi mới và hoàn thiện sản phẩm dịch vụ là điều cần thiết.
Hiện nay, sự phát triển không ngừng của xã hội và sự lớn mạnh của các doanh nghiệp đã tạo ra nhu cầu cấp thiết về quản lý chặt chẽ Lĩnh vực quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt khi số lượng hàng hóa nhập và xuất ngày càng lớn, đòi hỏi sự chính xác cao và quản lý thời gian hiệu quả.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp quản lý hàng hóa thủ công và bán thủ công Điều này cho thấy nhu cầu về một hệ thống quản lý hàng hóa chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và công việc là rất lớn Vì vậy, thị trường cho hệ thống quản lý hàng hóa tiềm năng đang chờ đợi những giải pháp hiệu quả.
1.1.2 Ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, vì nó là nền tảng cho mọi kế hoạch thực hiện Một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả không chỉ đảm bảo nguồn thu nhập chính mà còn hỗ trợ sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại công ty CP máy tính Thành Hưng, tôi nhận thấy tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý hàng hóa Sự bức thiết phải có một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả tại công ty đã thúc đẩy tôi nghiên cứu sâu hơn Tôi đã xây dựng đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành Hưng” với mong muốn đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Tổng quan về phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa
Doanh nghiệp nước ngoài sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa tiên tiến để tối ưu hóa quy trình quản lý kho Hệ thống này cung cấp thông tin đầy đủ về kho, hàng hóa và các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho, cũng như kiểm kê hàng hóa Nhờ đó, hiệu quả quản lý hàng hóa tại các doanh nghiệp này được nâng cao rõ rệt.
Công tác quản lý hàng hóa tại các doanh nghiệp trong nước hiện đang đối mặt với nhiều thách thức lớn, bao gồm thiếu thốn về kỹ thuật, nguồn lực tài chính và vốn Thách thức lớn nhất không phải là thiếu vốn hay trình độ kỹ thuật, mà là làm thế nào để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào quản lý vẫn chưa đồng bộ và chưa mang lại hiệu quả rõ rệt Hệ thống và phần mềm hỗ trợ quản lý hàng hóa chưa được khai thác triệt để, dẫn đến việc chưa tận dụng được các tính năng và tài nguyên sẵn có.
Nhận thức được tầm quan trọng của quản lý hàng hóa, nhiều công trình nghiên cứu đã được thực hiện Một trong những đề tài nổi bật là “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý,” nhằm cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kiểm soát hàng tồn kho.
Nam Đế” đề tài này do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên trường Đại học Kinh Tế Quốc
Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hàng hóa của công ty máy tính Hải" được thực hiện bằng Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro 7.0, chủ yếu đáp ứng yêu cầu quản lý xuất, nhập và tìm kiếm thông tin một cách khoa học hơn Tuy nhiên, hệ thống vẫn chưa hoàn thiện trong việc tạo báo cáo và đảm bảo tính bảo mật thông tin.
Phong” đề tài này do sinh viên Nguyễn Kim Phượng trường Đại học Kinh Tế Quốc Tế
Quốc Dân đã triển khai hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access cho đề tài này, đáp ứng được các yêu cầu hiện tại Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại vấn đề dư thừa về cơ sở dữ liệu, do đó cần có sự hoàn thiện hơn nữa để nâng cao hiệu quả sử dụng.
Tại công ty CP máy tính Thành Hưng, hệ thống quản lý hàng hóa đã giải quyết nhiều công việc theo yêu cầu, nhưng vẫn còn hạn chế trong việc cập nhật và theo dõi thông tin nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa Quá trình quản lý dữ liệu lưu trữ và tìm kiếm thông tin chưa đạt hiệu quả cao và nhanh chóng Do đó, cần thiết phải phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý hàng hóa mới, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của công ty, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Để xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, trước tiên cần tìm hiểu các khái niệm cơ bản như thông tin, hệ thống, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý Ngoài ra, việc phân loại các hệ thống thông tin quản lý cũng rất quan trọng Cuối cùng, cần nắm rõ khái niệm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cùng các phương pháp liên quan.
Sau khi tìm hiểu các khái niệm và quy trình phân tích thiết kế, tôi sẽ xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng hóa Hệ thống này sẽ bao gồm các nhiệm vụ chính như quản lý hàng nhập với các chức năng như phiếu nhập kho, đơn đặt hàng và dự trù hàng nhập Đồng thời, hệ thống cũng sẽ quản lý hàng xuất thông qua phiếu xuất kho và quản lý hàng tồn Cuối cùng, tôi sẽ lập các báo cáo tra cứu liên quan đến nhập, xuất, tồn, chi tiết hàng tồn và chênh lệch.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài Không gian: Địa điểm: Tại công ty CP máy tính Thành Hưng.
Bộ phận: Bộ phận kho. Đối tượng: Nhân viên kho và nhân viên phòng kinh doanh.
Thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 2 năm từ 2010 đến 2012.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu:
Phương pháp này nhằm thu thập thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt động và quy trình quản lý hàng hóa tại công ty.
- Phương pháp quan sát hệ thống
Quan sát các hoạt động hàng ngày của Bộ phận kho và phòng kinh doanh là cần thiết để hiểu rõ quy trình xuất nhập hàng hóa Qua việc này, tư vấn viên sẽ có cái nhìn tổng quát về công ty và cách thức quản lý các hoạt động của nó.
Phương pháp này bao gồm việc phỏng vấn các cán bộ tại Bộ phận kho và phòng kinh doanh nhằm tìm hiểu quy trình quản lý hàng hóa.
1.5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp này tập trung vào việc tổng hợp thông tin từ các cuộc điều tra và phỏng vấn, tạo nền tảng cho quá trình phân tích tiếp theo Tất cả các thông tin cùng loại sẽ được hệ thống hóa và tổng kết một cách hiệu quả.
- Phương pháp phân tích tổng hợp
Kết quả thống kê đã được phân tích và hệ thống hóa, cung cấp thông tin hữu ích cho nghiên cứu vấn đề và làm nổi bật thực trạng của công ty.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần:
Phần 1: Tổng quan về vấn đề phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của quản lý hàng hóa tại Công ty cổ phần máy tính Thành Hưng.
Phần 3: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa tại Công ty cổ phần máy tínhThành Hưng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG
Cơ sở lý luận chung về HTTT quản lý
Hệ thống bao gồm các phần tử tương tác và tác động lẫn nhau, cùng nhau hoạt động để đạt được mục tiêu chung Quá trình này diễn ra thông qua việc tiếp nhận dữ liệu đầu vào và sản sinh dữ liệu đầu ra nhờ vào quá trình chuyển đổi.
Thông tin là những thông báo hoặc tin tức giúp người nhận nâng cao hiểu biết về một vấn đề cụ thể Nó thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt kiến thức và nâng cao nhận thức.
Các tính chất của thông tin: Tính tương đối, tính định hướng, tính thời điểm, tính cục bộ.
Hệ thống thông tin (HTTT) là một cấu trúc nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ cho các hoạt động của con người trong tổ chức HTTT bao gồm các thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và với các hệ thống khác thông qua việc trao đổi thông tin.
Phân loại hệ thống thông tin
Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ
A Transaction Processing System (TPS) is an information system designed to collect and process data related to business transactions efficiently.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là công cụ cung cấp thông tin cần thiết cho việc báo cáo và ra quyết định trong quản lý, thông qua việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức.
Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) là một công cụ thông tin quan trọng giúp xác định các cơ hội ra quyết định và cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
Hệ thống thông tin điều hành (EIS) là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý điều hành trong việc lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả hoạt động EIS cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ ra quyết định và cải thiện quy trình quản lý.
Hệ thống chuyên gia (Expert System) là một loại hệ thống thông tin được thiết kế để thu thập và mô phỏng tri thức chuyên môn từ các chuyên gia, nhằm cung cấp lợi ích và hỗ trợ cho người sử dụng thông thường.
Hệ thống truyền thông và cộng tác là một công cụ thông tin quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa nhân viên, đối tác, khách hàng và nhà cung cấp, từ đó tăng cường khả năng hợp tác giữa các bên.
Hệ thống tự động văn phòng (Office automation system) là công cụ thông tin giúp nâng cao hiệu quả công việc văn phòng, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc giữa các nhân viên.
Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin thiết yếu cho công tác quản lý của tổ chức, bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối thông tin Hệ thống này đảm bảo rằng thông tin được cung cấp một cách kịp thời và chính xác cho những người ra quyết định trong tổ chức.
Phân loại HTTT quản lý:
Một tổ chức thường có nhiều cấp, bao gồm chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp, mỗi cấp cần một hệ thống thông tin quản lý riêng Do đó, một tổ chức điển hình có thể sở hữu bốn hệ thống thông tin quản lý tương ứng với bốn cấp này, mặc dù các cấp có thể chia sẻ những bộ phận chung.
Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý
Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
Những người đảm nhiệm vai trò lập kế hoạch chiến lược có trách nhiệm xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Họ thiết lập các chính sách chung và hoạch định các hướng phát triển phù hợp để đảm bảo sự thành công bền vững cho tổ chức.
Trách nhiệm chiến thuật liên quan đến việc quản lý và kiểm soát, nhằm sử dụng các phương tiện cụ thể để đạt được các mục tiêu chiến lược đã được thiết lập ở cấp độ cao hơn.
Cuối cùng, ở mức tác nghiệp, việc quản lý hiệu quả và hiệu lực các phương tiện và nguồn lực là rất quan trọng để đảm bảo các hoạt động của tổ chức diễn ra suôn sẻ, đồng thời cần tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật.
2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa
Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty CP máy tính Thành Hưng
CP máy tính Thành Hưng.
2.2.1 Giới thiệu về công ty CP máy tính Thành Hưng
Giới thiệu chung về Công ty
Công ty CP máy tính Thành Hưng chuyên tư vấn và triển khai hệ thống mạng, cung cấp linh kiện máy tính và máy văn phòng Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ cài đặt, sửa chữa linh kiện máy tính và máy văn phòng, cùng với dịch vụ đổ mực cho máy in và máy photo.
Công ty CP máy tính Thành Hưng chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế và tích hợp hệ thống CNTT Chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng để xây dựng một tầm nhìn công nghệ vượt trội, với các thiết bị chất lượng cao và chi phí hợp lý.
Công ty Cổ phần Máy tính Thành Hưng, hay còn gọi là THANHHUNG COMPUTER JOINT STOCK COMPANY, có trụ sở chính tại số 49B Ngõ 651 Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại đến số 04.39878599 hoặc 04.39878598, và gửi fax qua số 04.39878595.
Email: thanhhung.jsc@vnn.vn Website: www.thanhhungpc.com.vn
Mã số thuế: 0104768854Ngày đăng ký: 25/06/2010
Giấy phếp đăng ký kinh doanh số: 0104768854
Cơ quan cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội Loại hình doanh nghiệp: Cổ phần
Quá trình phát triển của công ty
Công ty CP máy tính Thành Hưng, được thành lập vào năm 2010 bởi giám đốc Nguyễn Bình Khiêm và 15 thành viên đầu tiên, chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ cao với hàm lượng chất xám đáng chú ý.
Năm 2011, Công ty CP máy tính Thành Hưng đã trở thành một trong những nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu máy tính lớn như Dell và Compaq tại Việt Nam Cùng năm, Thành Hưng bắt đầu xuất khẩu các sản phẩm của mình, với doanh thu tăng trưởng liên tục mỗi tháng, khẳng định được niềm tin của khách hàng vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ Đến năm 2012, Thành Hưng đã tự khẳng định vị thế của mình bằng cách cung cấp dịch vụ tốt nhất, đảm bảo đầy đủ về chủng loại, mẫu mã, chất lượng và số lượng sản phẩm, cùng với chế độ bảo hành chính hãng.
Công ty hiện có 5 thành viên trong Hội Đồng quản trị, 2 thành viên trong Ban Kiểm soát, 1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc và hơn 60 nhân viên.
- Phòng Kế toán: gồm 1 trưởng phòng và 10 nhân viên kế toán.
- Phòng Bán hàng: gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 15 nhân viên bán hàng.
- Phòng Kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 10 nhân viên.
- Phòng Kỹ thuật: gồm 1 trưởng phòng, 3 trưởng bộ phận, 1 phó phòng, 20 nhân viên kỹ thuật
- Phòng dịch vụ: gồm 1 trưởng phòng 1 phó phòng và 5 nhân viên.
Về cơ cấu tổ chức
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP máy tính Thành Hưng
Chức năng của từng bộ phận, phòng ban của Công ty
Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát hoạt động của Công ty, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho Giám đốc thực hiện các Nghị quyết và quyết định của Hội đồng.
Kiểm soát là quá trình giám sát hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, bao gồm việc theo dõi các hoạt động quản lý của Giám đốc và các trưởng phòng Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của các báo cáo, như báo cáo tài chính và báo cáo kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
Giám đốc điều hành là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Họ tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, triển khai kế hoạch kinh doanh và cung cấp dịch vụ, cũng như sửa chữa thiết bị phần cứng và phần mềm Ngoài ra, Giám đốc điều hành có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, ngoại trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
Phó Giám đốc điều hành đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty Họ chủ động triển khai và thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả của các hoạt động này.
- Phòng Kế toán: Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính của
Công ty CP máy tính Thành Hưng tuân thủ các quy chế và quy định của công ty cũng như của Nhà nước Chúng tôi quản lý toàn bộ quỹ của công ty theo đúng quy định và thực hiện chế độ báo cáo tài chính đầy đủ Ngoài ra, chúng tôi lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán ban đầu theo quy định hiện hành, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm.
Phòng Kinh doanh chủ động tìm kiếm đối tác nhằm phát triển mạng lưới phân phối và mở rộng thị trường cả trong và ngoài nước Đồng thời, phòng cũng nghiên cứu và tư vấn cho Ban Giám đốc về định hướng kinh doanh cũng như các hoạt động xuất nhập khẩu.
- Phòng Cung ứng: Thực hiện việc cung cấp các mặt hàng của Công ty khi các bộ phận có yêu cầu hàng.
- Phòng Kỹ thuật: Quản lý hệ thống, các thiết bị của Công ty và sửa chữa thiết bị, lập trình máy vi tính Hỗ trơ trực tuyến kỹ thuật.
Phòng Dịch vụ chuyên cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tin và máy tính, bao gồm cho thuê máy móc, thiết bị, cũng như sửa chữa và lắp đặt các thiết bị công nghệ.
- Nhập khẩu - phân phối, bán buôn, bán lẻ các thiết bị, linh kiện công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng.
- Tư vấn, cung cấp các thiết bị, linh kiện, phần mềm công nghệ thông tin.
- Sửa chữa, lắp ráp và cài đặt máy tính, mạng internet, tổng đài viễn thông cho các cá nhân, đơn vị, cơ quan và tổ chức.
Sứ mệnh kinh doanh và tầm nhìn kinh doanh
Chiến lược kinh doanh của Công ty CP máy tính Thành Hưng nhằm gia tăng giá trị cho các doanh nghiệp và thúc đẩy sự phát triển của công nghệ thông tin thông qua việc cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, thực tiễn và có khả năng ứng dụng rộng rãi với chi phí hợp lý.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là việc kết nối lợi ích của từng cá nhân lao động với lợi ích chung của công ty, đồng thời liên kết lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của cộng đồng Điều này không chỉ tạo ra sự gắn bó giữa nhân viên và tổ chức mà còn góp phần nâng cao trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HT QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG
Định hướng phát triển quản lý hàng hóa cho công ty CP máy tính Thành Hưng
Qua quá trình thực tập tại công ty CP máy tính Thành Hưng, nhận thấy thực trạng quản lý hàng hóa còn yếu kém, dẫn đến nhiều vấn đề trong công tác này Do đó, việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa cho công ty là cần thiết và phù hợp nhất để cải thiện hiệu quả quản lý.
Phát triển hệ thống thông tin quản lý hàng hóa sẽ mang lại cho công ty khả năng quản lý hàng hóa một cách linh hoạt và khoa học hơn rất nhiều so với phương pháp hiện tại.
HT giúp tối ưu hóa thời gian và đảm bảo các hoạt động trong từng giai đoạn quản lý hàng hóa diễn ra liên tục, tránh được những sai sót thường gặp trong quản lý hiện tại.
Việc lập báo cáo một cách dễ dàng giúp nhà quản lý có được thông tin cần thiết để đưa ra quyết định và phương hướng hiệu quả, từ đó nâng cao hoạt động kinh doanh của công ty.
Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa được thiết kế bằng Microsoft Access đảm bảo lưu trữ thông tin một cách khoa học và bảo mật, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu Việc tham khảo các chương trình trước đó cùng với kiến thức về Microsoft Access giúp tôi xây dựng một giải pháp hiệu quả cho công ty CP máy tính Thành Hưng Đây là một vấn đề quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt khi lượng hàng hóa nhập và xuất trong kho hàng ngày là rất lớn.
Một số mục tiêu và yêu cấu đối với hệ thống mới
Mục tiêu của HT như sau:
Hệ thống mới mang lại lợi ích nghiệp vụ đáng kể bằng cách quản lý thông tin hàng hóa hiệu quả, kiểm soát quy trình nhập và xuất hàng một cách chính xác, nhanh chóng và đáng tin cậy, đáp ứng tốt các yêu cầu nghiệp vụ.
- Mang lại lợi ích kinh tế: Giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập…
- Mang lại lợi ích sử dụng: Hệ thống dễ sử dụng, nâng cấp phát triển.
3.2.2 Yêu cầu của hệ thống mới
Yêu cầu về chức năng của hệ thống
Chức năng nhập dữ liệu (Các dữ liệu đầu vào)
- Phiếu yêu cầu hàng hóa
Chức năng xuất (Dữ liệu ra)
- Lưu trữ các thông tin về hàng hóa
- Lưu trữ về phiếu nhập, xuất hàng
- Lưu trữ các báo cáo về hàng nhập, xuất và tồn
- Tìm kiếm thông tin hàng hóa
- Tìm kiếm thông tin khách hàng
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp
- Yêu cầu phi chức năng
Dễ dàng cập nhật và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa, khách hàng và nhà cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
- Dễ dàng sửa chữa, xóa các thông tin khi cần thiết
- Cho phép tìm kiếm thông tin về hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp… một cách nhanh nhất đáp ứng nhu cầu của người sử dụng
- Công việc thống kê, tổng hợp chính xác và nhanh chóng
- Hệ thống giúp phân quyền cho người sử dụng nên mang tính bảo mật.
- Tránh được sự xâm nhập phá hoại từ bên ngoài.
- Đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác
- Hướng dẫn người sử dụng: hệ thống trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến
- Tính đa dạng: hỗ trợ tương tác cho nhiều loại người sử dụng khác nhau
- Đảm bảo cho người sử dụng thao tác nhanh và chính xác
Đề xuất phát triển HTTT quản lý hàng hóa cho công ty CP máy tính Thành Hưng
Thành Hưng 3.3.1 Phân tích hệ thống
Để nâng cao tính linh hoạt trong quản lý hàng hóa của công ty, cần thực hiện phân tích hệ thống chức năng một cách hiệu quả Việc này bao gồm xác định các quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và cải tiến công nghệ để đảm bảo hoạt động diễn ra thông suốt.
- Quản lý hàng nhập: Hỗ trợ cho người sử dụng thực hiện các công việc lập dự trù hàng mua, nhập và kiểm tra hàng nhập.
- Quản lý xuất hàng: Hỗ trợ cho người sử dụng thực hiện các công việc nhận yêu cầu hàng xuất, xuất và kiểm tra hàng xuất.
Thống kê kho hàng giúp người sử dụng tổng hợp thông tin về hàng nhập, hàng xuất và hàng tồn kho trong các khoảng thời gian khác nhau, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Hỗ trợ người dùng trong việc lập báo cáo về tình hình nhập hàng, xuất hàng và hàng tồn kho, giúp tạo danh mục tra cứu cho công ty theo yêu cầu của nhà quản lý.
Sau khi phân tích từng chức năng trong hệ thống ta có thể đưa ra sơ đồ phân rã chức năng của HTTT quản lý kho hàng như sau:
Phân tích hệ thống về chức năng xử lý
Bằng cách phân tích các chức năng của hệ thống, chúng ta có thể xem xét các chức năng xử lý thông qua các sơ đồ luồng dữ liệu Dưới đây là những sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống.
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh hệ thống
Sơ đồ 3.2: sơ đồ mức ngữ cảnh hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh hệ thống
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ mức dưới đỉnh
Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng “ Quản lý hàng nhập”
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý hàng xuất”
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “ Thống kê kho hàng”
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “ Lập tra cứu báo cáo”
Phân tích hệ thống về dữ liệu
Xác định các thực thể
Quá trình khảo sát và phân tích nghiên cứu công tác quản lý hàng hóa thông qua sổ sách và tài liệu báo cáo đã giúp xác định một số thực thể quan trọng.
- Hàng Hóa (MaHH, TenHH, ChungLoai, DonViTinh, MaNhom )
- Phiếu Nhập Hàng (SPNhap, TenHH, TenNV, SoLuongNhap, NgayNhap)
- Chi Tiết Phiếu Nhập Hàng (SPNhap, MaHH, MaNV, SoLuongNhap,
- Phiếu Xuất Hàng (SPXuat, TenHH, TenNV, SoLuongXuat, NgayXuat)
- Chi tiết Phiếu Xuất Hàng (SPXuat, MaHH, MaNV, SoLuongXuat, NgayXuat)
- Nhân Viên (MaNV, TenNV, GioiTinh, SDT, MaBP)
- Bộ Phận (MaBP, TenBP, SDT, MaPB)
Sơ đồ liên kết ER
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành
Thiết kế tổng thể hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính
Thiết kế HT quản lý hàng hóa của công ty CP máy tính Thành Hưng gồm các thiết kế sau:
- Thiết kế về cơ sở dữ liệu của hệ thống: để lưu trữ các dữ liệu cần thiết cho quá trình xử lý hệ thống.
- Thiết kế dữ liệu vào/ ra
- Thiết kế kiểm soát hệ thống
- Thiết kế modul của hệ thống.
Thiết kế chi tiết hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây dựng các bảng dữ liệu như sau:
Danh sách hàng hóa (Hàng Hóa): cập nhật, lưu trữ những thông tin cần thiết của hàng hóa trong công ty.
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
STT Number integer Số thứ tự
MaHH String 5 Mã hàng hóa
TenHH String 30 Tên hàng hóa
DonViTinh String 10 Đơn vị tính
MaNhomHang String 5 Mã nhóm hàng
Bảng 3.1 Bảng danh mục hàng hóa
Danh sách nhóm hàng (Nhóm Hàng): Lưu trữ thông tin về nhóm hàng trong công ty.
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
STT Number Integer Số thứ tự
MaNhomHang String 5 Mã nhóm hàng
TenNhom String 30 Tên nhóm hàng
Phiếu Nhập: Cập nhật, lưu trữ những thông tin về hàng nhập, số lượng, ngày nhập hàng từ bộ phận mua hàng vào kho hàng của công ty.
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
SPNhap String 8 Số phiếu nhập
TenHH String 30 Tên hàng hóa
TenNV String 30 Tên nhân viên
SoLuongNhap Number Integer Số lượng nhập
Bảng 3.3 Bảng phiếu nhập hàng
Phiếu Xuất Hàng là tài liệu quan trọng giúp cập nhật và lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hóa xuất kho, bao gồm số lượng và ngày xuất hàng Phiếu này đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận yêu cầu trong công ty.
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
SPXuat String 8 Số phiếu xuất
TenHH String 30 Tên hàng hóa
TenNV String 30 Tên nhân viên
SoLuongXuat Number Integer Số lượng xuất
Bảng 3.4 Bảng phiếu xuất hàng
Chi tiết phiếu nhập: Lưu trữ những thông tin chi tiết của phiếu nhập hàng.
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
SPNhap String 8 Số phiếu nhập
MaHH String 5 Mã hàng hóa
MaNV String 5 Mã nhân viên
SoLuongNhap Number Integer Số lượng nhập
Bảng 3.5 Bảng chi tiết phiếu nhập
Chi tiết phiếu xuất: Lưu trữ những thông tin chi tiết của phiếu xuất hàng.
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
SPXuat String 8 Số phiếu xuất
MaHH String 5 Mã hàng hóa
MaNV String 5 Mã nhân viên
SoLuongXuat Number integer Số lượng xuất
Bảng 3.6 Bảng chi tiết phiếu xuất
Danh sách nhân viên (Nhân Viên)
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MaNV String 5 Mã nhân viên
TenNV String 30 Tên nhân viên
SDT Number 20 Số điện thoại
MaBP String 5 Mã bộ phận
Danh sách bộ phận (Bộ Phận)
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MaBP String 5 Mã bộ phận
TenBP String 30 Tên bộ phận
SDT Number 20 Số điện thoại
MaPB String 5 Mã phòng ban
Danh sách phòng ban (Phòng Ban)
MaPB String 5 Mã phòng ban
TenPB String 20 Tên phòng ban
Thiết kế tài liệu vào/ ra
Thiết kế biểu mẫu và tài liệu in là một phương pháp hiệu quả để trình bày thông tin, giúp người dùng dễ dàng nhập dữ liệu vào máy tính hoặc xuất dữ liệu ra từ máy tính.
Thiết kế phiếu nhập/xuất hàng
- Tài liệu vào: Số phiếu nhập/xuất hàng, ngày nhập/xuất, mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng nhập/xuất.
- Tài liệu ra: Phiếu nhập/ xuất hàng để cung cấp cho các bộ phận có liên quan
Báo cáo hàng nhập xuất tồn cung cấp thông tin quan trọng bao gồm thời gian từ ngày… đến ngày…, mã hàng hóa, tên hàng hóa, tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn cuối kỳ.
- Tài liệu ra: Các báo cáo để gửi đến ban giám đốc trong quá trình điều hành và quản lý.
Danh mục tra cứu bao gồm các bảng biểu quan trọng như danh mục hàng hóa và thống kê hàng nhập, xuất, kho Những thông tin cần thiết để tra cứu sẽ được cung cấp từ ngày
- Tài liệu ra: Thông tin về hàng hóa mà tra cứu hay thông tin về số lượng nhập/xuất/tồn của hàng hóa.
Để hoàn thiện hệ thống quản lý hàng hóa, việc thiết kế kiểm soát hệ thống là rất quan trọng Cần phải kiểm soát các sự cố phát sinh trong quá trình xây dựng hệ thống Dưới đây là một số điểm kiểm soát cần lưu ý khi triển khai hệ thống.
Để đảm bảo tính xác thực của thông tin thu nhập và xuất ra từ hệ thống phần mềm nhân sự, cần thiết lập các biện pháp kiểm tra nghiêm ngặt đối với các dữ liệu được đưa vào hệ thống.
Kiểm soát các sự cố làm gián đoạn chương trình
Khóa từng phần cơ sở dữ liệu cho phép phân hoạch CSDL thành các đơn vị riêng biệt để dễ dàng cập nhật Sau khi quá trình cập nhật hoàn tất, phiên bản mới sẽ thay thế phiên bản cũ, đảm bảo sự hoàn thiện của việc cập nhật Nếu xảy ra sự cố trong quá trình này, bản gốc của dữ liệu vẫn được bảo toàn, giữ cho hệ thống hoạt động ổn định.
- Tạo các tệp sao lục: Gồm các tệp nhật ký và các tệp sao lưu dữ liệu.
Để khôi phục cơ sở dữ liệu về trạng thái chính xác trước khi bị hỏng do gián đoạn chương trình, cần thiết lập thủ tục phục hồi Quy trình này phụ thuộc vào nguyên nhân gây ra sự gián đoạn trong quản lý hàng hóa.
Kiểm soát các xâm phạm từ phía con người.
Xác định các điểm hở trong hệ thống là rất quan trọng, bởi đây là những khu vực mà thông tin nhân sự có thể bị truy cập trái phép, bị sửa đổi, đánh cắp hoặc thậm chí bị phá hủy Những lỗ hổng này có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho hệ thống quản lý hàng hóa của công ty.
- Biện pháp phòng ngừa, khắc phục:
Tạo mật mã Mã hóa dữ liệu sang dạng không hiểu được Người hiểu phải có quy tắc giải mã thích hợp.
Để phân biệt quyền riêng tư, mỗi loại người dùng sẽ được gán một số quyền truy cập nhất định Điều này cho phép một số người dùng có khả năng ủy quyền, tức là họ có thể giao quyền truy cập cho người khác.
Thiết kế modul chương trình
Sơ đồ 3.10 Sơ đồ các module chức năng của hệ thống
Thiết kế modul “ Hệ thống quản lý hàng hóa”
Kiểu: Màn hình hiển thị
Diễn giải: Thực hiện các công viêc nhập, xuất, thống kê, báo cáo các thông tin của hàng hóa.
- Các Controlbutton để thực hiện các công việc sau:
+ Nút “Nhập”: Sẽ hiện thị giao diện “quản lý hàng nhập”.
+ Nút “Xuất”: Sẽ hiện thị giao diện “quản lý hàng xuất”.
+ Nút “Thống kê”: Sẽ hiển thị ra các giao diện thống kê tùy thuộc vào mình chọn thống kê nhập, xuất, tồn.
+ Nút “Báo cáo”: Xuất ra các báo cáo mà ban giam đốc cần hay vào nhập các báo cáo.
+ Nút “Thoát”: Thoát khỏi chương trình này.
Thiết kế modul “ Quản Lý Nhập Hàng”
Kiểu: Màn hình hiển thị
Diễn giải: Thực hiện các công viêc nhập mới, sửa, xóa các thông tin của hàng hóa nhập.
- Một Form dùng để nhập dữ liệu
- Các Texbox dùng để nhập và hiện thị dữ liệu
- Các Controlbutton để thực hiện các công việc sau:
+ Nút“Nhập Mới”: Mở một bản ghi mới để nhập dữ liệu + Nút “Sửa”: Sửa thông tin một hàng hóa khi nhập vào từ bàn phím các thông
Hệ thống quản lý hàng hóa
Module Quản lý hàng xuất
Module Thống kê hàng hóa
Module Lập tra cứu báo cáo
ModuleQuản lý nhập hàng
+ Nút “Xóa”: Xóa phiếu nhập hàng khi không cần thiết
+ Nút “Thoát”: Thoát khỏi modul này.
Thiết kế modul “ Quản Lý Xuất Hàng”
Kiểu: Màn hình hiển thị
Diễn giải: Thực hiện các công viêc nhập mới, sửa, xóa các thông tin của hàng hóa xuất.
- Một Form dùng để nhập dữ liệu
- Các Texbox dùng để nhập và hiện thị dữ liệu
- Các Controlbutton để thực hiện các công việc sau:
Một số kiến nghị
Do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm lập trình, thiết kế, hệ thống quản lý hàng hóa hiện tại chỉ mới phát triển ở chức năng, dữ liệu và giao diện Do đó, cần thiết phải mở rộng và cải tiến hệ thống để đáp ứng tốt hơn với yêu cầu quản lý hàng hóa hiện nay.
Tiếp tục phát triển các chức năng quản lý hàng hóa như quản lý hàng nhập và hàng xuất Cần hoàn thiện giao diện chương trình để đưa vào sử dụng thực tế và phát triển chương trình hoạt động trên mạng máy tính Để thực hiện những công việc này, tôi xin đề xuất một số ý kiến cho công ty.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là rất quan trọng, với các chương trình tập huấn chuyên sâu giúp nhân viên nắm vững kiến thức về hệ thống Điều này đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ quy trình, nghiệp vụ và có khả năng vận hành hệ thống một cách chính xác và hiệu quả.
Đầu tư vào công nghệ thông tin và hệ thống thông tin là giải pháp quan trọng để nâng cấp hệ thống mạng máy tính trong công ty, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý kho hàng Việc áp dụng linh hoạt các hệ thống quản lý khác nhau sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả tổng thể trong công ty.
