Phân tích hệ thống - Đề xuất phát triển HTTT quản- 123docz.net

3.3. Đề xuất phát triển HTTT quản lý hàng hóa cho cơng ty CP máy tính Thành

3.3.1. Phân tích hệ thống

 Phân tích hệ thống về chức năng

Để giúp cho việc quản lý hàng hóa của cơng ty được linh hoạt về hệ thống phải thực hiện các công việc sau:

- Quản lý hàng nhập: Hỗ trợ cho người sử dụng thực hiện các công việc lập dự trù

hàng mua, nhập và kiểm tra hàng nhập.

- Quản lý xuất hàng: Hỗ trợ cho người sử dụng thực hiện các công việc nhận yêu

cầu hàng xuất, xuất và kiểm tra hàng xuất.

- Thống kê kho hàng: Hỗ trợ cho người sử dụng thực hiện các công việc tổng hợp

hàng nhập, tổng hợp hàng xuất, tổng hợp hàng kho trong thời gian khác nhau. - Lập các tra cứu báo cáo: Hỗ trợ cho người sử dụng thực hiện các công việc lập

các báo cáo về tình hình nhập hàng, xuất hàng, hàng kho, lập danh mục tra cứu của công ty khi nhà quản lý yêu cầu báo cáo.

Sau khi phân tích từng chức năng trong hệ thống ta có thể đưa ra sơ đờ phân rã chức năng của HTTT quản lý kho hàng như sau:

 Phân tích hệ thống về chức năng xử lý

Từ việc phân tích các chức năng của hệ thống ta đi phân tích các chức năng xử lý của hệ thống thông qua các sơ đồ luồng dữ liệu. Sau đây là các sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống:

 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh hệ thống

 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh hệ thống

 Biểu đồ mức dưới đỉnh

 Phân tích hệ thống về dữ liệu

 Xác định các thực thể

Quá trình khảo sát phân tích nghiên cứu cơng tác quản lý hàng hóa qua sổ sách, tài liệu các mẫu bảng biểu báo cáo ta có thể xác định được một số thực thể sau:

- Hàng Hóa (MaHH, TenHH, ChungLoai, DonViTinh, MaNhom )

- Phiếu Nhập Hàng (SPNhap, TenHH, TenNV, SoLuongNhap, NgayNhap) - Chi Tiết Phiếu Nhập Hàng (SPNhap, MaHH, MaNV, SoLuongNhap,

NgayNhap)

- Phiếu Xuất Hàng (SPXuat, TenHH, TenNV, SoLuongXuat, NgayXuat)

- Chi tiết Phiếu Xuất Hàng (SPXuat, MaHH, MaNV, SoLuongXuat, NgayXuat) - Nhân Viên (MaNV, TenNV, GioiTinh, SDT, MaBP)

- Bộ Phận (MaBP, TenBP, SDT, MaPB) - Phịng ban (MaPB, TenPB)

- Nhóm Hàng (MaNhom, TenNhom)

Thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại cơng ty CP máy tính Thành Hưng

 Thiết kế tổng thể hệ thống quản lý hàng hóa tại cơng ty CP máy tính Thành Hưng

Thiết kế HT quản lý hàng hóa của cơng ty CP máy tính Thành Hưng gờm các thiết kế sau:

- Thiết kế về cơ sở dữ liệu của hệ thống: để lưu trữ các dữ liệu cần thiết cho quá trình xử lý hệ thống.

- Thiết kế dữ liệu vào/ ra - Thiết kế kiểm soát hệ thống - Thiết kế modul của hệ thống. - Thiết kế giao diện.

 Thiết kế chi tiết hệ thống quản lý hàng hóa tại cơng ty CP máy tính Thành Hưng

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây dựng các bảng dữ liệu như sau:

 Danh sách hàng hóa (Hàng Hóa): cập nhật, lưu trữ những thơng tin cần thiết của hàng hóa trong cơng ty.

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

STT Number integer Số thứ tự

MaHH String 5 Mã hàng hóa

TenHH String 30 Tên hàng hóa

ChungLoai String 20 Chủng loại

DonViTinh String 10 Đơn vị tính

MaNhomHang String 5 Mã nhóm hàng

 Danh sách nhóm hàng (Nhóm Hàng): Lưu trữ thơng tin về nhóm hàng trong cơng ty.

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

STT Number Integer Số thứ tự

MaNhomHang String 5 Mã nhóm hàng

TenNhom String 30 Tên nhóm hàng

Bảng 3.2 Bảng nhóm hàng

 Phiếu Nhập: Cập nhật, lưu trữ những thông tin về hàng nhập, số lượng, ngày nhập hàng từ bộ phận mua hàng vào kho hàng của cơng ty.

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

SPNhap String 8 Số phiếu nhập

NgayNhap Datetime 30 Ngày nhập

TenHH String 30 Tên hàng hóa

TenNV String 30 Tên nhân viên

SoLuongNhap Number Integer Số lượng nhập

Bảng 3.3 Bảng phiếu nhập hàng

 Phiếu Xuất (Phiếu Xuất Hàng): Cập nhật, lưu trữ những thông tin về hàng xuất, số lượng, ngày xuất hàng từ kho hàng đến bộ phận yêu cầu của công ty.

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

SPXuat String 8 Số phiếu xuất

NgayXuat Datetime 30 Ngày xuất

TenHH String 30 Tên hàng hóa

TenNV String 30 Tên nhân viên

SoLuongXuat Number Integer Số lượng xuất

 Chi tiết phiếu nhập: Lưu trữ những thông tin chi tiết của phiếu nhập hàng.

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

SPNhap String 8 Số phiếu nhập

NgayNhap Datetime 30 Ngày nhập

MaHH String 5 Mã hàng hóa

MaNV String 5 Mã nhân viên

SoLuongNhap Number Integer Số lượng nhập

Bảng 3.5 Bảng chi tiết phiếu nhập

 Chi tiết phiếu xuất: Lưu trữ những thông tin chi tiết của phiếu xuất hàng.

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

SPXuat String 8 Số phiếu xuất

NgayXuat Datetime 30 Ngày xuất

MaHH String 5 Mã hàng hóa

MaNV String 5 Mã nhân viên

SoLuongXuat Number integer Số lượng xuất

Bảng 3.6 Bảng chi tiết phiếu xuất

 Danh sách nhân viên (Nhân Viên)

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

MaNV String 5 Mã nhân viên

TenNV String 30 Tên nhân viên

SDT Number 20 Số điện thoại

MaBP String 5 Mã bộ phận

 Danh sách bộ phận (Bộ Phận)

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

MaBP String 5 Mã bộ phận

TenBP String 30 Tên bộ phận

SDT Number 20 Số điện thoại

MaPB String 5 Mã phòng ban

Bảng 3.8 Bảng bộ phận

 Danh sách phòng ban (Phòng Ban)

MaPB String 5 Mã phòng ban

TenPB String 20 Tên phòng ban

TruongPhong String 25 Trưởng phòng

Bảng 3.9 Bảng phòng ban

Thiết kế tài liệu vào/ ra

Thiết kế các loại biểu mẫu và tài liệu in: Đây là hình thức để trình bày các thơng tin để nhập vào máy tính hay x́t ra máy tính.

 Thiết kế phiếu nhập/xuất hàng

- Tài liệu vào: Số phiếu nhập/xuất hàng, ngày nhập/xuất, mã hàng hóa, tên hàng

hóa, đơn vị tính, số lượng nhập/x́t.

- Tài liệu ra: Phiếu nhập/ xuất hàng để cung cấp cho các bộ phận có liên quan.

 Danh mục báo cáo

- Tài liệu vào: Thông tin báo cáo hàng nhập xuất tờn bao gờm: Từ ngày… đến

ngày…, mã hàng hóa, tên hàng hóa, tờn đầu kì, số lượng nhập, số lượng x́t, tờn cuối kì.

- Tài liệu ra: Các báo cáo để gửi đến ban giám đốc trong quá trình điều hành và

quản lý.

 Danh mục tra cứu

- Tài liệu vào: Danh mục tra cứu bao gồm một số bảng biểu như danh mục hàng

- Tài liệu ra: Thơng tin về hàng hóa mà tra cứu hay thơng tin về số lượng

nhập/x́t/tờn của hàng hóa.

Thiết kế kiểm sốt hệ thống

Để hồn thiện được hệ thống quản lý hàng hóa thì ta phải có sự kiểm sốt được các sự cố xảy ra trong quá trình tiến hành xây dựng hệ thống. Sau đây là một số các kiểm soát cần lưu ý trong xây dựng hệ thống:

Kiểm sốt các thơng tin thu nhập và các thơng tin xuất

Để bảo đảm tính xác thực của các thơng tin thu thập để đưa vào hệ thống phần mềm nhân sự cũng như các thông tin xuất từ hệ thống, nhất thiết phải thiết lập các biện pháp kiểm tra đối với các thông tin được đưa vào hệ thống.

Kiểm soát các sự cố làm gián đoạn chương trình

- Khóa từng phần cơ sở dữ liệu: CSDL được phân hoạch thành các đơn vị để cập nhật. Khi cập nhật kết thúc, phiên bản mới của đơn vị thay thế phiên bản cũ và sự cập nhật được hồn thành. Nếu trong q trình cập nhật, hệ thống có sự cố thì bản gốc vẫn cịn ngun vẹn.

- Tạo các tệp sao lục: Gồm các tệp nhật ký và các tệp sao lưu dữ liệu.

- Tạo thủ tục phục hồi: Nhằm đưa CSDL trở về trạng thái đúng đắn mà có nó

ngay trước khi bị hỏng vì một sự gián đoạn chương trình. Việc tạo thủ tục phục hồi phụ thuộc vào nguyên nhân của sự gián đoạn chương trình quản lý hàng hóa.

Kiểm sốt các xâm phạm từ phía con người.

- Xác định những điểm hở của hệ thống : Là những điểm mà tại đó thơng tin của hệ thống nhân sự có khả năng bị truy nhập trái phép, bị sửa chữa, lấy cắp thậm chí phá hủy thơng tin, có thể gây thiệt hại lớn cho hệ thống quản lý hàng hóa của cơng ty.

- Biện pháp phòng ngừa, khắc phục:

Tạo mật mã Mã hóa dữ liệu sang dạng khơng hiểu được. Người hiểu phải có quy tắc giải mã thích hợp.

- Phân biệt riêng tư

+ Gán cho mỗi loại người dùng một số quyền truy nhập nhất định

+ Cho phép một số người dùng được phép ủy quyền tức giao quyền truy nhập cho người khác.

Sơ đồ 3.10 Sơ đồ các module chức năng của hệ thống

 Thiết kế modul “ Hệ thống quản lý hàng hóa”

 Kiểu: Màn hình hiển thị

 Diễn giải: Thực hiện các công viêc nhập, xuất, thống kê, báo cáo các thơng tin

của hàng hóa.  Mơ tả chi tiết:

- Các Controlbutton để thực hiện các công việc sau:

+ Nút “Nhập”: Sẽ hiện thị giao diện “quản lý hàng nhập”. + Nút “Xuất”: Sẽ hiện thị giao diện “quản lý hàng xuất”.

+ Nút “Thống kê”: Sẽ hiển thị ra các giao diện thống kê tùy thuộc vào mình chọn thống kê nhập, xuất, tồn.

+ Nút “Báo cáo”: Xuất ra các báo cáo mà ban giam đốc cần hay vào nhập các báo cáo.

+ Nút “Thốt”: Thốt khỏi chương trình này.  Thiết kế modul “ Quản Lý Nhập Hàng”

 Kiểu: Màn hình hiển thị

 Diễn giải: Thực hiện các cơng viêc nhập mới, sửa, xóa các thơng tin của hàng

hóa nhập.  Mô tả chi tiết:

- Một Form dùng để nhập dữ liệu

- Các Texbox dùng để nhập và hiện thị dữ liệu - Các Controlbutton để thực hiện các công việc sau:

+ Nút“Nhập Mới”: Mở một bản ghi mới để nhập dữ liệu

+ Nút “Sửa”: Sửa thơng tin một hàng hóa khi nhập vào từ bàn phím các thơng

Hệ thống quản lý hàng hóa Module Quản lý hàng xuất Module Thống kê hàng hóa Module Lập tra cứu báo cáo Module Quản lý nhập hàng

+ Nút “Xóa”: Xóa phiếu nhập hàng khi khơng cần thiết. + Nút “Thốt”: Thốt khỏi modul này.

 Thiết kế modul “ Quản Lý Xuất Hàng”

 Kiểu: Màn hình hiển thị

 Diễn giải: Thực hiện các cơng viêc nhập mới, sửa, xóa các thơng tin của hàng

hóa x́t.  Mơ tả chi tiết:

- Một Form dùng để nhập dữ liệu

- Các Texbox dùng để nhập và hiện thị dữ liệu - Các Controlbutton để thực hiện các công việc sau:

+ Nút “Nhập Mới”: Mở một bản ghi mới để nhập dữ liệu

+ Nút “Sửa”: Sửa thông tin hàng xuất khi nhập vào từ bàn phím các thơng tin được hiển thị trong Form.

+ Nút “Xóa”: Xóa phiếu x́t hàng khi khơng cần thiết. + Nút “Thốt”: Thốt khỏi modul này.

 Thiết kế modul “ Thống kê hàng hóa”

 Kiểu: Màn hình hiển thị

 Diễn giải: Thực hiện các cơng việc thống kê hàng hóa

 Mơ tả chi tiết:

- Một Form dùng để hiển thị các thông tin thống kê số lượng hàng hóa đã nhập, đã xuất và hàng cịn trong kho.

- Một Combobox chứa thơng tin hàng cần thống kê - Nút “Thoát”: Thoát khỏi modul này.

 Thiết kế modul “ Báo cáo hàng nhập xuất tồn”

 Kiểu: Màn hình hiển thị

 Diễn giải: Thực hiện các công việc báo cáo hàng xuất nhập tồn trong kho.

 Mô tả chi tiết:

- Một Form dùng để hiển thị các thơng tin báo cáo số lượng hàng hóa nhập x́t tờn đầu kỳ và cuối kỳ cịn trong kho.

- Nút “In Báo Cáo”: In báo cáo khi có yêu cầu. - Nút “Thoát”: Thoát khỏi modul này.

Thiết kế giao diện cho hệ thống quản lý hàng hóa phải thoả mãn điều kiện giao diện thân thiện, đẹp mắt, dễ sử dụng và cung cấp đủ thông tin để người sử dụng dễ dàng quản lý hàng hóa.

3.4. Một số kiến nghị

Do thời gian cũng như kinh nghiệm lập trình, thiết kế của bản thân còn hạn chế nên hệ thống quản lý hàng hóa mới chỉ dừng lại ở cơng đoạn phát triển về chức năng, dữ liệu và mơ hình giao diện. Vì vậy hệ thống quản lý hàng hóa cần thiết phải phát triển thêm một số vấn đề cho phù hợp với cơng tác quản lý hàng hóa hiện nay.

Tiếp tục phân tích phát triển một số chức năng quản lý của hàng hóa như quản lý

hàng nhập, quản lý hàng xuất.Hồn thiện giao diện chương trình đưa vào sử dụng trên

thực tế và phát triển chương trình chạy trên mạng máy tính.

Để làm được những cơng việc trên thì em xin kiến nghị một số ý kiển của bản thân đối với công ty như sau:

- Đào tạo và phát triển ng̀n nhân lực: Có những chương trình tập huấn, đào tạo bài bản cho nhân viên về kiến thức hệ thống để nhân viên nắm vững quy trình, nghiệp vụ và cách điều hành hệ thống một cách chính xác và hiệu quả. - Giải pháp về công nghệ:Đầu tư về vấn đề CNTT, HTTT hơn nữa để nâng cấp

hệ thống mạng máy tính trong Cơng ty để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý kho hàng. Đồng bộ áp dụng linh hoạt các hệ thống quản lý khác nhau trong Công ty nhằm tạo ra hiệu quả trong quản lý.

KẾT LUẬN

Với sự phát triển của công nghệ thơng tin, thì tin học ngày càng được áp dụng trong thực tế và mang lại những hiệu quả to lớn. Khi áp dụng tin học vào bài toán quản lý hàng hóa đã giảm nhẹ được rất nhiều cơng việc tính tốn cho kế tốn viên cũng như thủ kho. Đảm bảo thơng tin kịp thời, chính xác và doanh nghiệp chủ động trong việc mua bán hàng hóa.

Bài tốn quản lý hàng hóa là một bài tốn khơng hề mới mẻ, trên thị trường có rất nhiều cơng ty đã xây dựng và nghiên cứu, đáp ứng yêu cầu quản lý khác nhau. Sự lựa chọn đề tài này làm luận văn tốt nghiệp cũng khơng gì mong muốn góp một phần nhỏ về bài tốn quản lý hàng hóa.

Chương trình quản lý hàng hóa tuy đã đạt được một số yêu cầu đề ra như tạo báo cáo theo ngày, theo tháng, theo năm, theo dõi được q trình nhập x́t tờn. Bài tốn mới chỉ thể hiện một số chức năng chính thỏa mãn yêu cầu đề bài, cấu trúc dữ liệu tương đối đầy đủ để từ đó có thể phát triển lên sản phẩm phần mềm.

Do trình độ kinh nghiệm thực tế và trình độ cịn hạn chế nên chương trình chưa thật hồn chỉnh cần phải có thời gian để chương trình hoàn thiện hơn. Em rất mong được sự chỉ bảo hướng dẫn của cô, em xin chân thành cảm ơn cô!

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Đào Kiến Quốc (1999), giáo trình “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin tin học

hóa”, Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Hà Nội.

2. Nguyễn Văn Vỵ (2007), “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý”, Nhà xuất bản Khoa họcTự nhiên và Xã hội, Hà Nội.

3. Thạc Bình Cường, giáo trình “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý”, nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội, Hà Nội.

4. Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Bộ môn CNTT, Trường Đại học

Thương mại.

5. Giáo trình “Hệ thống thơng tin kế tốn”, Nhà x́t bản Thống kê (2004) 6. Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp 2012, khoa Quản trị