Hoàn thiện quản lý thanh toán không dùng tiền mặt tại Chi nhánh NHNo&PTNT Chi nhánh Bách Khoa

LỜI GIỚI THIỆU Bước vào thế kỷ XXI, ngành Ngân hàng hình thành những xu hướng phát triển phù hợp với sự phát triển và biến đổi của kinh tế - xã hội.

LỜI GIỚI THIỆU

Bước vào thế kỷ XXI, ngành Ngân hàng hình thành những xu hướngphát triển phù hợp với sự phát triển và biến đổi của kinh tế - xã hội Để đápứng yêu cầu của nền kinh tế, quản lý trong ngành Ngân hàng cũng đã cónhững củng cố, cải tiến và phát triển trên mọi lĩnh vực quản lý của mình.Trong hoạt động của mỗi ngân hàng thương mại, thanh toán không dùng tiềnmặt qua ngân hàng là một dịch vụ phong phú, đa dạng và liên tục phát triển,đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường đó là linh hoạt và năng độngtrong hoạt động thanh toán Thanh toán không dùng tiền mặt giúp việc tậptrung và phân phối vốn được nhanh chóng, an toàn và hiệu quả, góp phần tíchcực vào việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển Việc phát triển hệ thống thanhtoán qua ngân hàng không chỉ tạo tiền đề, nền tảng cho việc phát triển hoạtđộng kinh doanh của ngân hàng mà còn giúp Nhà nước quản lý vĩ mô mộtcách có hiệu quả, đặc biệt là trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế.

Chi nhánh Bách Khoa là một chi nhánh trực thuộc hệ thốngNHNo&PTNT Việt Nam hoạt động trên địa bàn Hà Nội, nơi mà có rất nhiềungân hàng, các tổ chức tài chính cạnh tranh rất gay gắt trên mọi hoạt động.Với những ưu điểm trên và thực trạng phát triển thanh toán không dùng tiềnmặt hiện nay để tồn tại và phát triển đòi hỏi Ban Giám Đốc của Chi nhánh Hạphải giải quyết nhiều vấn đề trong quản lý và quản lý thanh toán không dùngtiền mặt là một trong những lĩnh vực quản lý cần phải được hoàn thiện càngsớm càng tốt.

Qua thời gian thực tập ở Chi nhánh Bách Khoa, nghiên cứu các chứcnăng quản lý, đặc biệt là công tác quản lý thanh toán không dùng tiền mặt củaChi nhánh, kết hợp với phần lý thuyết đã được học tập tại trường đại họcKinh tế Quốc dân Hà Nội, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quản lý thanh toánkhông dùng tiền mặt tại Chi nhánh NHNo&PTNT Chi nhánh Bách Khoa” đểlàm Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyềnđã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ để em có thể hoàn thành Chuyên đề này Emcũng xin cảm ơn các cán bộ của Chi nhánh Bách Khoa đã tạo điều kiện thuậnlợi cho em trong quá trình thực tập tại ngân hàng.

CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TTKDTM : thanh toán không dùng tiền mặt

TTDTM : thanh toán dùng tiền mặt

DNNQD : doanh nghiệp ngoài quốc doanh

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ TTKDTM TRONG NHTM

1.1 NHTM và hoạt động thanh toán của NHTM

NHTM là những trung gian tài chính, thực hiện các nghiệp vụ kinhdoanh như: nhận tiền gửi, cho vay, chuyển tiền, cung cấp các dịch vụ về traođổi ngoại tệ, các dịch vụ liên quan đến thư tín dụng, dịch vụ két an toàn, v.v

Các chức năng cơ bản của NHTM là: Trung gian tài chính; Tạo phươngtiện thanh toán; Trung gian thanh toán Trong nền kinh tế thị trường, tại cácnước đang phát triển như Việt Nam, NHTM cùng với các tổ chức tài chínhkhác thực sự đóng một vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế, vì nó đảmnhận vai trò giữ cho dòng vốn của nền kinh tế được lưu thông và góp phầnbôi trơn cho hoạt động kinh tế còn non yếu.

Nghiệp vụ kinh doanh trong các NHTM thường rất đa dạng và phongphú Thanh toán là một nghiệp vụ trong NHTM đó là sự chuyển giao tài sảncủa một bên cho bên kia thông qua trung gian là NHTM Thanh toán là khâumở đầu và cũng là khâu kết thúc quá trình hoạt động của NHTM, vì vậy trongcác nghiệp vụ kinh doanh thì thanh toán là một nghiệp vụ có ảnh hưởng tới sựtồn tại và phát triển của NHTM Hoạt động thanh toán trong NHTM bao gồm:

+ Cung cấp các phương tiện thanh toán.

+ Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng.

+ Thực hiện các dịch vụ thanh toán, thu hộ và chi hộ khác theo quyđịnh của Ngân hàng Nhà nước.

+ Thực hiện dịch vụ thanh toán Quốc tế khi được Ngân hàng Nhà nướccho phép.

+ Thực hiện dịch vụ thu và phát triển tiền mặt cho khách hàng.

+ Tổ chức hệ thống thanh toán nội bộ và tham gia hệ thống thanh toánliên ngân hàng trong nước.

+ Tham gia hệ thống thanh toán quốc tế khi được Ngân hàng Nhà nướccho phép.

Hoạt động thanh toán trong NHTM còn có thể phân chia theo 2 hìnhthức: TTDTM và TTKDTM Cách phân chia này dựa vào sự tham gia củatiền trong hoạt động thanh toán TTDTM có sự tham gia trực tiếp của tiền,hình thức này hiện nay gặp nhiều trở ngại và bộc lộ nhiều hạn chế như: độ antoàn không cao, chi phí lớn, hạn chế khả năng tạo tiền Do vậy, sự ra đời củahình thức TTKDTM với sự góp mặt gián tiếp của tiền vào thanh toán đã gópphần khắc phục những hạn chế của TTDTM đồng thời tạo ra một cơ chếthanh toán mới thỏa mãn nhu cầu giao dịch thương mại của nền sản xuất hànghóa phát triển ở trình độ cao.

1.2 Hoạt động TTKDTM tại NHTM

1.2.1 Khái niệm TTKDTM

TTKDTM là tổng hợp tất cả các khoản thanh toán tiền tệ giữa các chủthể, được thực hiện bằng cách trích chuyển tiền trên tài khoản hoặc bù trừ lẫnnhau thông qua ngân hàng mà không trực tiếp sử dụng tiền mặt trong khoảnthanh toán đó Như vậy, có thể hiểu TTKDTM là một phương thức thanh toántrong NHTM không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằngcách trích từ tài khoản của người chi trả để chuyển vào tài khoản của ngườithụ hưởng mở tại ngân hàng hoặc bằng cách bù trừ tài khoản lẫn nhau thôngqua vai trò trung gian của ngân hàng.

1.2.2 Đặc điểm của TTKDTM

TTKDTM ra đời và phát triển đã tạo điều kiện cho cá nhân và các tổchức kinh tế mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, qua đó thực hiện việc thanhtoán thông qua việc chuyển khoản trong hệ thống ngân hàng TTKDTM là

công cụ để chuyển hóa hình thức giá trị của hàng hóa và dịch vụ TTKDTMcó một số đặc điểm sau:

+ Hàng hóa và tiền tệ vận động độc lập với nhau cả về không gian lẫnthời Đây là đặc điểm quan trọng và nổi bật nhất của hình thức TTKDTM chophép phân biệt với hình thức TTDTM.

+ Vật trung gian trao đổi không xuất hiện như trong hình thức thanhtoán dùng tiền mặt theo kiểu H-T-H mà chỉ xuất hiện dưới hình thức tiền tệ kếtoán Chính nhờ đặc điểm này mà ngân hàng và các tổ chức mới có thể tạo rathêm một lượng tiền nhàn rỗi khi thực hiện TTKDTM và đưa nó tham gia cáchoạt động kinh doanh khác.

+ Ngân hàng tổ chức đồng thời thực hiện các khoản thanh toán Chỉ cóngân hàng, người quản lý tài khoản tiền gửi của các khách hàng mới đượcquyền trích chuyển những tài khoản này theo các nguyên tắc chuyên môn đặcthù như là một nghiệp vụ riêng Do vậy với nghiệp vụ này, ngân hàng trởthành trung tâm thanh toán đối với các khách hàng của mình khi tham giaTTKDTM.

Với những đặc điểm trên cùng với sự phát triển của các quan hệ kinhtế, TTKDTM nếu được tổ chức và thực hiện tốt sẽ phát huy được tác dụngtích cực của nó Trong tương lai, TTKDTM sẽ giữ một vị trí cực kỳ quantrọng trong việc lưu chuyển tiền tệ và cụ thể là trong hoạt động thanh toán giátrị của nền kinh tế, đối với NHTM thì TTKDTM sẽ là phương tiện thanh toánchủ yếu trong hoạt động thanh toán.

1.2.3 Vai trò của TTKDTM

TTKDTM cung cấp khá nhiều phương tiện, dịch vụ thanh toán mới vàchúng đã có những vai trò to lớn đối với sự phát triển của nền kinh tế,TTKDTM có vai trò cụ thể như sau:

- Cung cấp cho các chủ thể thanh toán những công cụ thanh toán nhanhchóng, thuận tiện, hiện đại Trong quá trình thanh toán không phải mang theotiền mặt mà chỉ cần sử dụng các hình thức TTKDTM, do vậy sẽ tránh đượcrủi ro mất trộm, giảm chi phí vận chuyển, kiểm đếm và bảo quản tiền mặt.Nhờ vậy, chất lượng của thanh toán ngày càng nâng cao góp phần thúc đẩyhoạt động sản xuất lưu thông hàng hoá mang lại hiệu quả kinh tế cao, ngoài racòn hạn chế được hoạt động rửa tiền.

- Thông qua kế toán, TTKDTM luôn tạo ra một lượng tiền nhàn rỗi cóthể sử dụng cho vay và đầu tư Vai trò này chính là cơ sở để ngân hàng thựchiện chức năng tạo tiền Giúp ngân hàng tập trung được nguồn vốn trong xãhội phục vụ cho quá trình phát triển công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.TTKDTM góp phần giải quyết được tình trạng thiếu tiền mặt trong ngân quỹlàm cho hoạt động của ngân hàng được thực hiện trong suốt quá trình hoạtđộng và hoàn thiện chức năng trung gian thanh toán của NHTM TTKDTMqua ngân hàng tạo điều kiện cho ngân hàng có thể sử dụng nguồn vốn nhànrỗi trong thanh toán cho đầu tư, cho vay sản xuất sau khi đã tính toán dự trữmột lượng vốn nhất định đảm bảo được tỷ lệ dự trữ bắt buộc đảm bảo và tăngkhả năng thanh toán của mình Khi TTKDTM qua ngân hàng được nhanhchóng, thuận tiện sẽ tạo tăng khả năng cạnh tranh của ngân hàng điều kiện thuhút các đơn vị cá nhân đến mở tài khoản thanh toán hoặc gửi tiền Do sự gópmặt của rất nhiều của các tổ chức ngân hàng nước ngoài, các tổ chức phi ngânhàng như bảo hiểm, bưu diện cũng cung cấp một số dịch vụ TTKDTM nhưNHTM Vì vậy, để thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ các ngân hàng phảikhông ngừng cải tiến dịch vụ, tích cực áp dụng công nghệ hiện đại, đổi mớiphong cách giao dịch… không chỉ trong TTKDTM mà cả các nghiệp vụ khác.- Giúp NHTM và Ngân hàng Nhà nước có thể kiểm soát một phần lượng

khách hàng, tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính… thông quacác thông tin từ tài khoản thanh toán của khách hàng, từ đó ngân hàng sẽ cóđược những quyết định cho vay đúng đắn, đảm bảo thu gốc và lãi đúng hạn,giảm tỷ trọng nợ quá hạn, nợ khó đòi, nợ xấu; tăng dư nợ tín dụng, mở rộng vàphát triển nghiệp vụ tín dụng và cung ứng các dịch vụ, cho vay, tư vấn…

- Góp phần làm giảm lượng tiền mặt trong lưu thông qua đó tiết kiệmđược chi phí lưu thông như: in ấn tiền mặt, bảo quản, vận chuyển… Cùng vớiđó TTKDTM còn giúp kìm hãm và đẩy lùi lạm phát, đảm bảo an toàn choviệc dự trữ tiền và tài sản của xã hội, đẩy mạnh tốc độ lưu chuyển tiền tệ

- Việc TTKDTM qua ngân hàng đòi hỏi hoạt động thanh toán củakhách hàng phải qua ngân hàng hoặc phải mở tài khoản tại ngân hàng dẫn đếnthông qua hoạt động TTKDTM nhà nước có thể kiểm soát được lượng tiềnmặt lưu thông trên thị trường để có biện pháp quản lý lạm phát, quản lý sựbiến động của thị trường và thiết lập các chính sách tài chính – tiền tệ quốcgia Bên cạnh đó việc thanh toán qua ngân hàng sẽ kiểm soát được tình trạngthu chi của các doanh nghiệp hạn chế tình trạng tham ô, chi tiêu mờ ám, trốnthuế, rửa tiền… Do vậy, TTKDTM còn có vai trò hỗ trợ đối với quản lý vĩmô của nhà nước.

Tóm lại, TTKDTM trong nền kinh tế thị trường có vai trò đặc biệt quantrọng không chỉ đối với các chủ thể thanh toán mà còn quan trọng với cáctrung gian thanh toán, các cơ quan quản lý nhà nước Đối với ngành ngânhàng TTKDTM phản ánh khá trung thực bộ mặt hay trang thiết bị cơ sở vậtchất của ngành và tầm vĩ mô TTKDTM phản ánh trình độ phát triển kinh tếvà dân trí của một nước Ngoài ra, việc áp dụng những thành tựu khoa họccông nghệ vào công tác TTKDTM làm cho hệ thống ngân hàng ngày càng trởnên hiện đại góp phần ổn định và phát triển hệ thống tài chính quốc gia, đẩymạnh quá trình hội nhập quốc tế.

1.2.4 Các loại TTKDTM

- Thanh toán bằng séc: Séc là một lệnh vô điều kiện thể hiện dưới dạngchứng từ của người chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoảncủa mình để trả cho người có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của người ấyhoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay bằngchuyển khoản Về nguyên tắc người phát hành séc chỉ được phát hành trongsố dư phạm vi tài khoản của mình khi vượt quá sẽ phải chịu một khoản tiềnphạt Chủ thể tham gia thanh toán séc bao gồm: Người phát hành, người thụhưởng và ngân hàng, trong đó người phát hành và người thụ hưởng nhất thiếtphải có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng và mỗi chủ thể này đều có tráchnhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi riêng Trong TTKDTM ở nước ta hiện naythanh toán séc qua ngân hàng thông dụng nhất là 2 loại:

+ Séc chuyển khoản: Là lệnh trả tiền của người phát hành séc đối vớingân hàng về việc trích nộp một khoản tiền nhất định từ tài khoản của mìnhđể trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ séc Hiệu lực thanh toán của mỗi tờséc là 15 ngày kể từ ngày ký phát hành đến ngày nộp vào ngân hàng Sécchuyển khoản có đặc điểm là không được phép lĩnh tiền mặt và chỉ đượcthanh toán trong phạm vi giữa khách hàng có tài khoản ở cùng một chi nhánhngân hàng (một kho bạc) hoặc khác chi nhánh ngân hàng (khác kho bạc)nhưng các ngân hàng các kho bạc này có tham gia thanh toán bù trừ trên địabàn tỉnh, thành phố Người phát hành séc phải ghi đầy đủ các yếu tố quy địnhtrên tờ séc Người thụ hưởng khi nhận séc phải kiểm tra tính hợp lý, hợp phápcủa tờ séc.

+ Séc bảo chi: Là tờ séc chuyển khoản thông thường nhưng được ngânhàng bảo đảm chi trả bằng cách trích trước số tiền ghi trên tờ séc từ ngânhàng của bên trả tiền đưa vào một tài khoản riêng (tài khoản tiền ký gửi bảo

séc trước khi giao séc cho khách hàng Séc bảo chi được dùng để thanh toángiữa các ngân hàng hoặc khác ngân hàng nhưng cùng hệ thống và nếu khác hệthống thì phải cùng địa bàn có tham gia thanh toán bù trừ Khả năng thanhtoán séc bảo chi rộng hơn hơn séc chuyển khoản và được đảm bảo không xảyra tình trạng phát hành qua số dư

- Thanh toán bằng UNC: UNC là lệnh viết của chủ tài khoản yêu cầungân hàng phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mìnhchuyển vào tài khoản được hưởng để thanh toán tiền mua bán, cung ứng hànghoá, dịch vụ, nộp thuế, thanh toán nợ… UNC thanh toán cho người được hưởngcó tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác hệ thống ngân hàng khác tỉnh.

- Thanh toán bằng UNT: Là lệnh của người bán viết trên mẫu in sẵn dođơn vị bán lập và nhờ ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền sau khi đã hoànthành cung ứng hàng hoá, dịch vụ theo các chứng từ thanh toán hợp pháp, hợplệ đã được thoả thuận Bên mua và bên bán phải thống nhất thoả thuận dùnghình thức UNT, đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho ngân hàng bênthụ hưởng để có căn cứ thực hiện UNT UNT áp dụng giữa các đơn vị mở tàikhoản ở cùng một chi nhánh ngân hàng hoặc các chi nhánh ngân hàng kháctrong cùng một hệ thống hoặc khác hệ thống.

- Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Thẻ thanh toán là phương tiện thanhtoán hiện đại dựa trên sự phát triển kỹ thuật tin học ứng dụng trong ngân hàngbao gồm: ghi nợ nội địa và quốc tế, thẻ tín dụng nội địa và quốc tế có khảnăng chi trả được nhiều loại tiền Thẻ thanh toán do ngân hàng phát hành, báncho các cá nhân và các doanh nghiệp để thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ,công nợ và lĩnh tiền mặt Người dân có thể rút tiền tại các ngân hàng đại lýthanh toán hay máy rút tiền tự động ATM Thể thức thanh toán bằng thẻ là mộttrong những thể thức TTKDTM hiện đại, nhiều ưu điểm nhưng do các yếu tố

chủ quan và khách quan nước chưa đủ điều kiện để sử dụng một cách phổ biếncho nên cần phải có sự quan tâm đầu tư từng bước phù hợp với tình hình thực tế.- Thanh toán bằng séc chuyển tiền: Là một hình thức thanh toán bằngcách chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng trong đó người đại diện đứngtên trên tờ séc trực tiếp cầm và chuyển nộp séc vào ngân hàng trả tiền để lĩnhtiền mặt hay chuyển khoản để chi trả cho người cung cấp hàng hoá dịch vụ.Hiệu lực tối đa là 30 ngày kể từ ngày phát hành séc, trên séc có ghi ký hiệumật và được thanh toán giữa các ngân hàng khác địa phương nhưng cùng hệthống NHTM

- Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng là một cam kết thanh toáncó điều kiện bằng văn bản của ngân hàng đối với người thụ hưởng thư tíndụng (thông thường là người bán hàng hoặc người cung cấp dịch vụ) với điềukiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điềukhoản được quy định trong thư tín dụng, phù hợp với quy tắc thực hành thốngnhất về tín dụng chứng từ được dẫn chiếu trong thư tín dụng và phù hợp vớitập quán ngân hàng, tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trongphương thức tín dụng chứng từ Thanh toán thực hiện khi bên bán sẵn sànggiao hàng, bên mua phải ký quỹ vào ngân hàng một số tiền đủ để mở thư tíndụng thanh toán mua hàngvà đòi hỏi phải có đủ tiền để chi trả ngay và phùhợp với tổng số tiền hàng đã giao trong hợp đồng Hiện nay, thanh toán thưtín dụng được sử dụng chủ yếu trong thanh toán quốc tế đối với các đơn vịxuất nhập khẩu do bên mua và bên bán không quen biết nhau khi đó họ khócó thể biết được khả năng tài chính của nhau.

1.3 Quản lý TTKDTM trong NHTM

1.3.1 Khái niệm quản lý TTKDTM

Quản lý TTKDTM là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và

TTKDTM đã đặt ra trong hoạt động của NHTM Yếu tố trung tâm của quảnlý TTKDTM là tác động lên quá trình chuyển giao tài sản trong hoặc sau khitrao đổi sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của chủ thể tham gia Trongnền kinh tế thị trường hiện nay với sự tiến triển vượt bậc trong ngành ngânhàng nói riêng và nền kinh tế vĩ mô nói chung, đặc biệt là sự tiến bộ của khoahọc công nghệ sử dụng trong ngành ngân hàng thì việc quản lý TTKDTMcàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Quản lý TTKDTM chỉ thực hiệnđược vai trò của mình khi phối hợp cùng các chức năng quản lý khác như:quản lý tài chính, quản lý marketing, quản lý nhân sự…

1.3.2 Nội dung quản lý TTKDTM trong NHTM

Quản lý TTKDTM là chức năng quản lý theo lĩnh vực, nó sẽ phối hợpbốn yếu tố nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin thành một chỉnh thể để thựchiện mục đích TTKDTM của NHTM với hiệu quả cao Quản lý TTKDTMbao gồm các nội dung sau:

* Lập kế hoạch: là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn cácphương thức của hoạt động TTKDTM để đạt được các mục tiêu đó Nó baogồm các nội dung sau:

- Nghiên cứu và dự báo nhu cầu TTKDTM trên thị trường: Đây là nộidung quan trọng trước tiên giúp cho NHTM đưa ra được các quyết định sau:Các dịch vụ TTKDTM sẽ cung cấp; Các ưu nhược điểm của từng loại hìnhTTKDTM so với thanh toán bằng tiền mặt; Mức độ về khối lượng, chất lượngcủa mỗi loại hình dịch vụ đó Để đưa ra được các quyết định trên thì ngânhàng tiến hành dự báo về các yếu tố của TTKDTM trong hiện tại và tương lai,các nghiên cứu này thường là các dự báo trung và dài hạn Bên cạnh đó, ngânhàng cũng cần phải nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt độngTTKDTM như: môi trường, thị trường, sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm

yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh Đồng thời phải dự đoán được cácyếu tố không chắc chắn và đưa ra các phương án đối phó.

- Thiết lập các mục tiêu TTKDTM: Mục tiêu TTKDTM được địnhlượng hóa đến mức cao nhất và quan trọng hơn là xác định thời hạn thực hiệnmục tiêu đó Ngân hàng phân nhóm các mục tiêu đó thành các nhóm thứ tự ưutiên khác nhau trong hoạt động thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng.Ngoài ra, mỗi ngân hàng cũng cần xác định rõ trách nhiệm thực hiện mục tiêuvà thời hạn hoàn thành đối với các cá nhân, tổ chức tham gia thực hiệnTTKDTM.

- Xây dựng các phương án TTKDTM bao gồm: Thứ nhất, ngân hàngcần tìm ra và nghiên cứu các phương án TTKDTM để lựa chọn, các phươngán này bao gồm: Khả năng tiềm tàng của từng loại hình TTKDTM; Tốc độphát triển dự báo; Chi phí đối với mỗi phương án và chi phí cho quá trìnhphát triển mỗi loại hình đó Thứ hai, xem xét các điều kiện chủ quan và kháchquan với ngân hàng mà đưa ra và lựa chọn các phương án phù hợp Cuốicùng, phát triển ngân hàng dựa vào các mô hình TTKDTM đã có trước đó củacác ngân hàng khác từ đó giả thiết về địa bàn, quy mô hoạt động, mức phí,sản phẩm, công nghệ, mức chi phí và các khía cạnh tài chính, xã hội, chính trịkhác Sau khi đã thực hiện các bước trên ngân hàng phải đánh giá các phươngán theo tiểu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiềnđề đã xác định nhằm giảm bới các phương án lựa chọn.

- Lựa chọn các phương án TTKDTM và ra quyết định: đánh giá và lựachọn phương án đã chọn lọc để ra quyết định từ đó phân bổ con người vànguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch và dựa vào ngân quỹxây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hóa kế hoạch Các phương án thườnglà các loại hình TTKDTM được đưa vào thực hiện chính chức tại ngân hàng

* Tổ chức và điều hành là bước đưa TTKDTM vào trong thực tế, baogồm các nội dung sau:

- Xác định cơ cấu tổ chức trong hoạt động quản lý TTKDTM dựa trênchiến lược, quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động bên cạnh đó cần xétđến công nghệ, thái độ ban lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân viên vàyếu tố môi trường Thiết lập cơ cấu tổ chức còn phải xét đến mối quan hệquyền hạn trong TTKDTM thông qua việc phân bổ cho các vị trí mỗi cá nhânvà mỗi bộ phận các trách nhiệm sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thểphối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của ngân hàng Ngoàira, bộ phận được giao xác định cơ cấu trong TTKDTM cũng cần đưa ra một sốvấn đề quản lý khác như giới hạn quản lý, quyền hạn tương ứng tương ứng củacác bộ phận từ đó để giải quyết vấn đề thanh toán dễ hơn, hiệu quả hơn.

- Thiết kế hệ thống TTKDTM: Thực chất của hoạt động này là bố tríTTKDTM trong ngân hàng, nó bao gồm: tổ chức, sắp xếp, định vị về mặtkhông gian các phương tiện vật chất được sử dụng để thực hiện TTKDTMđáp ứng nhu cầu của khách hàng Dựa vào việc nghiên cứu và dự báo nhu cầuTTKDTM ngân hàng sẽ đưa ra các báo cáo về các loại hình thanh toán nhằmđảm bảo nhu cầu của khách hàng và phù hợp với khả năng đáp ứng của ngânhàng Từ đó lựa chọn những loại hình thanh toán sẽ áp dụng trong quá trìnhhoạt động nhằm đảm bảo đúng những đặc tính kinh tế - kỹ thuật thì việc thiếtkế các hình thức này phải được tiến hành theo một quá trình nhất định với sựtham gia của cán bộ quản lý, chuyên gia và kỹ sư trong các lĩnh vực khácnhau Kết quả của việc thiết kế phải đảm bảo khách hàng hiểu được lợi ích vàmục đích của từng hình thức qua đó hướng dẫn khách hàng tham gia sử dụng.Yếu tố cuối cùng cần xét đến trong bước này là việc liên kết hoạt độngTTKDTM bao gồm con người, bộ phận, phân hệ với các thành phần của hoạtđộng khác trong ngân hàng nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu chung.

- Công việc tiếp theo trong quá trình tổ chức và điều hành TTKDTM làviệc định ra các mục đích, tính chất và nguyên tắc hoạt động của các bộ phậnTTKDTM Đầu tiên là tổ chức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân và máy mócchịu trách thực hiện các nghiệp vụ TTKDTM dựa vào khả năng TTKDTMđược giới hạn trong một khối lượng đã được thiết kế ở bước trên sẽ giúp ngânhàng lựa chọn quá trình sản xuất phù hợp, có hiệu quả đối với từng hình thứcthanh toán đã lựa chọn Kết quả của quá trình này là hình thành nên các bộphận phục vụ theo từng giai đoạn hoạt động tương ứng với vị trí Sau đó xácđịnh số lượng và khối lượng các giao dịch sẽ thực hiện từ đó xác định nhu cầuvề nguồn vốn, nhân viên và khả năng cần thiết cho mỗi nhân viên và khả năngthu hút thêm khách hàng tham gia vào TTKDTM Kết quả của bước này làhình thành nên các bộ phận phục vụ theo từng giai đoạn hoạt động tương ứngvới từng vị trí trong TTKDTM.

* Kiểm tra TTKDTM: Bao gồm kiểm tra quy trình thanh toán, kỳ hạn,chất lượng và kết quả hoạt động trước, trong và sau khi thực hiện TTKDTMđể phát hiện những sai lệch Sau khi xác định được những sai lệch ngân hàngphải điều chỉnh dựa trên mục tiêu, kế hoạch đồng thời tìm kiếm các yếu tố cóthể khai thác để hoàn thiện cải tiến hoạt động TTKDTM của mình Xác địnhmức độ trước khi thực hiện kiểm tra để đảm bảo tính đồng bộ giúp cho ngânhàng phát hiện và điều chỉnh Kiểm tra quá trình TTKDTM có vai trò rất quantrọng cho phép xác định tính chính xác của quá trình thanh toán, từ đó phântích tìm ra các nguyên nhân để xóa bỏ và phòng ngừa sự tái diễn Kiểm tracác chất lượng của từng loại hình thanh toán sau khi đã thực hiện để có đượcthông tin phản hồi từ khách hàng cũng như nhân viên tham gia giao dịch.

1.3.3 Vai trò của quản lý TTKDTM trong NHTM

TTKDTM là một trong hoạt động cơ bản của bất kỳ NHTM, có vai trò

ngân hàng Vì vậy việc quản lý TTKDTM là hoạt động thiết yếu và là mộttrong những chức năng quản lý quan trọng của ngân hàng Các vai trò củaquản lý TTKDTM:

- Quản lý TTKDTM giúp ngân hàng tiết kiệm được các nguồn lựctrong thanh toán, đảm bảo chất lượng thông qua việc tăng thêm sự nhanhchóng, thuận tiện, hiện đại của hoạt động thanh toán Khi đó sẽ đem lại lợi íchtối đa cho các khách hàng tham gia sử dụng các phương tiện và dịch vụTTKDTM Giảm được các nguy cơ xấu trong quá trình thanh toán do việc tìmvà áp dụng thêm các giải pháp TTKDTM tốt hơn, góp phần thúc đẩy hoạtđộng thanh toán và hoạt động sản xuất lưu thông hàng hoá mang lại hiệu quảkinh tế cao Mục tiêu quan trọng thể hiện trong quá trình này đó là đưa nhữnghình thức TTKDTM có nhiều ưu điểm hơn thay thế hình thức thanh toán dùngtiền mặt có nhiều nhược điểm, kém phát triển.

- Quản lý TTKDTM giúp ngân hàng tập trung hơn vào những nguồnvốn và góp phần giải quyết tốt hơn tình trạng thiếu tiền mặt giúp hoàn thiệnchức năng trung gian thanh toán của NHTM Quản lý TTKDTM tạo điều kiệncho ngân hàng có thể sử dụng nguồn vốn nhàn rỗi một cách hiệu quả hơn Khiđó thanh toán qua ngân hàng được nhanh chóng, thuận tiện sẽ tạo tăng khảnăng cạnh tranh của ngân hàng tạo điều kiện thu hút các đơn vị cá nhân đếnmở tài khoản thanh toán hoặc gửi tiền Cùng với đó các hoạt động khác củaNHTM được thực hiện tốt hơn và rộng hơn, phục vụ cho quá trình tái sản xuấtxã hội được diễn ra nhanh hơn vì tiền tệ vừa là khởi đầu và cũng vừa là kếtthúc của một chu kỳ sản xuất Tóm lại, quản lý TTKDTM giúp cho hoạt độngthanh toán trong ngân hàng được thực hiện tốt hơn đồng thời tăng cường nănglực cạnh tranh cho NHTM.

- Quản lý TTKDTM được đẩy mạnh sẽ tiết kiệm được chi phí lưuthông do sự hài hòa trong khâu tổ chức, điều hành Sự hài hòa này không

chỉ bộc lộ trong hoạt động thanh toán mà còn thể hiện trong quá trình thựchiện giữa hoạt động thanh toán với các hoạt động khác như: huy độngvốn, đầu tư và cho vay… Giúp cho ngân hàng kiểm soát một cách có khoahọc sự biến động số dư tài khoản của khách hàng, tình hình hoạt độngkinh doanh, khả năng tài chính… Thông qua đó ngân hàng sẽ có đượcnhững quyết định cho vay đúng đắn hơn, đảm bảo thu gốc và lãi đúnghạn, giảm tỷ trọng nợ quá hạn, nợ khó đòi, nợ xấu; tăng dư nợ tín dụng,mở rộng và phát triển nghiệp vụ tín dụng và cung ứng các dịch vụ, chovay, tư vấn… Song song với đó quản lý TTKDTM còn tạo điều kiện choNgân hàng Nhà nước và các ban, ngành liên quan có thể kiểm soát tốt hơnlượng tiền mặt lưu thông trên thị trường từ đó có biện pháp quản lý, thiếtlập các chính sách quan trọng khác của đất nước.

- Quản lý TTKDTM tạo điều kiện cho ngân hàng quản lý và kiểmtra được quá trình sản xuất và lưu thông tiền tệ của khu vực mình hoạtđộng Quản lý quá trình sản xuất trong ngân hàng đó là quản lý việc kinhdoanh tiền tệ với những hình thức đã áp dụng, sự quản lý này sẽ làm chongân hàng thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình đồng thời phối hợp cácnguồn lực của ngân hàng tạo ra tính trồi để thực hiện mục đích một các cóhiệu quả cao.

- Quản lý TTKDTM cùng với các chức năng quản lý khác của ngânhàng giúp cho ngân hàng hoạt động hiệu quả hơn đồng thời thích ứng tốt hơnvới sự thay đổi của môi trường, tăng năng suất và đáp ứng tốt nhất các yêucầu của khách hàng về chất lượng, thời hạn và sự tiện ích trong việc sử dụngcác dịch vụ Qua đó, ngân hàng sẽ không ngừng cải tiến và áp dụng côngnghệ hiện đại nâng cao khả năng phục vụ khách hàng đảm bảo thực hiện cácmục tiêu cao hơn.

1.3.4 Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động quản lý TTKDTM

Chỉ tiêu tổng quát là đảm bảo hoạt động của ngân hàng đáp ứng đượcnhu cầu của khách hàng đồng thời đem lại những lợi ích tối đa cho NHTM, cụthể bao gồm các chỉ tiêu sau:

- Đảm bảo chất lượng: Là khả năng thanh toán có thể thỏa mãn nhu cầucủa khách hàng chất lượng TTKDTM Thứ nhất, đó là khả năng đáp ứng nhucầu thanh toán của khách hàng một cách an toàn, hiệu quả, sử dụng thuận tiệnkhi thực hiện quản lý TTKDTM và khả năng thay thế hình thức thanh toándùng tiền mặt trong lưu thông Thứ hai, chất lượng TTKDTM được đánh giávới những tiêu chuẩn đặt ra bên trong và bên ngoài của ngân hàng từ đó tăngcường năng lực cạnh tranh trong ngân hàng trên thị trường.

- Đảm bảo thời hạn: đảm bảo thời hạn không chỉ là đảm bảo trong mụctiêu đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, mà đem lại những tiêu chí nhanhnhạy trong việc đem lại cho ngân hàng những uy tín và lợi ích khi thực hiệnthanh toán theo hình thức TTKDTM.

- Tăng quy mô TTKDTM: Số lượng là tổng số khách hàng tham gia,khối lượng và mật độ của các giao dịch TTKDTM Việc tăng số lượng sẽ tạođiều kiện cho ngân có thể giảm chi phí cũng như giảm phí trong quá trìnhTTKDTM, đem lại không chỉ lợi nhuận, chất lượng, khả năng cạnh tranh màcòn giúp ngân hàng đưa thêm các hình thức thanh toán khác vào áp dụng Sựgia tăng thanh toán trên mỗi khách hàng cũng là một chỉ tiêu quan trọng đánhviệc thực hiện quản lý TTKDTM.

- Linh hoạt trong tổ chức: Dễ dàng trong việc điều chỉnh cùng với sựthay đổi của ngành ngân hàng, nền kinh tế - xã hội Quản lý TTKDTM tạo rasự linh hoạt trong tổ chức có nghĩa là ngân hàng có khả năng phản ứng nhanhvới mọi biến đổi trong hoạt động để có được yếu tố này cần phải đào tào nhânsự có dự trữ năng lực TTKDTM.

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý TTKDTM

1.4.1 Các nhân tố chủ quan

* Yếu tố con người:

- Trong bất kỳ hoạt động nào của ngân hàng với xu hướng ứng dụngkhoa học kỹ thuật hiện đại cần ít nhân lực hơn thì con người không nhữngkhông mất đi vai trò của mình mà ngược lại ngày càng đóng vai trò quantrọng hơn, như việc đòi hỏi rất cao về trình độ nghiệp vụ và kỹ năng công táccủa mỗi cán bộ Quản lý TTKDTM là một hoạt động của ngân hàng do đócon người cũng đóng vai trò quan trọng quyết định tới chất lượng của nó

- Con người thể hiện vai trò của mình qua từng nội dung trong việcquản lý TTKDTM: khi lập kế hoạch chính con người đưa ra và lựa chọn cácphương án, khi tổ chức và điều hành con người tham gia thiết lập hệ thốngcon người, máy móc và phân bổ các nguồn lực vào TTKDTM…

* Hoạt động kinh doanh chung của ngân hàng.

- Xét về mặt hình thức hoạt động của ngân hàng vẫn là các nghiệp vụcơ bản như: nhận tiền gửi, cho vay, chi trả hộ nhưng các ngân hàng đã mởrộng cả quy mô, phương thức hoạt động Do vậy, quản lý các cấp trong ngânhàng vẫn luôn góp phần quan trọng vào sự thành công trong hoạt động kinhdoanh của ngân hàng Ngược lại, nếu hoạt động kinh doanh chung của ngânhàng được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện cho hoạt động quản lý lĩnh vực trongđó có quản lý TTKDTM tốt hơn

- Khi chức năng trung gian thanh toán được thực hiện sẽ có những ảnhhưởng ngược trở lại tới hoạt động quản lý thanh toán trong ngân hàng và cụthể hơn là việc quản lý TTKDTM sẽ bị ảnh hưởng Thanh toán tốt, ngân hànghoạt động tốt hơn khi đó sẽ quan tâm đầu tư nhiều hơn tới quản lý sau đóquản lý tốt hơn sẽ tác động tốt tới hoạt động thanh toán và ngược lại.

1.4.2 Các nhân tố khách quan

* Môi trường kinh tế vĩ mô

Khi có nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động của ngân hàng, cũng như ảnhhưởng hoạt động TTKDTM thì việc quản lý TTKDTM cũng sẽ chịu ảnhhưởng Các yếu tố từ môi trường kinh tế tác động rất lớn tới hoạt động củangân hàng trong nền kinh tế Nếu môi trường kinh tế vĩ mô không ổn định nósẽ tác động trực tiếp tới TTKDTM quan trọng hơn ảnh hưởng tới hoạt độngkinh doanh chung của ngân hàng từ đó lại tác động gián tiếp tới việc quản lýTTKDTM Như vậy nếu nền kinh tế phát triển ổn định sẽ tạo thuận lợi cho sựphát triển của TTKDTM khi đó ngân hàng sẽ được coi là một người trunggian thanh toán bởi vì ngân hàng cung cấp các tiện ích cho phép các kháchhàng tham gia thanh toán có thể giảm được các chi phí vận chuyển, bảo quản,kiểm đếm khi sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt, đồng thời làm choquá trình thanh toán được nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn Khi đó việcquản lý TTKDTM cũng thuân lợi hơn do việc thông thoáng và phát triểntrong quá trình thanh toán Tóm lại, môi trường kinh tế vĩ mô có ảnh hưởnglớn tới hoạt động quản lý thanh toán nói chung và quản lý TTKDTM nóiriêng trong NHTM.

* Môi trường pháp lý

- Pháp luật, các chính sách liên quan ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạtđộng quản lý chức năng của ngân hàng mà quản lý TTKDTM là một trongnhững chức năng cơ bản của ngân hàng nên cũng chịu ảnh hưởng Hiện nay,ngành ngân hàng đã có các luật riêng liên quan tới hoạt động quản lýTTKDTM như: luật Ngân hàng Nhà nước, luật tổ chức tín dụng… đã tạohành lang pháp lý cơ bản cho hệ thống thanh toán trong ngân hàng hoạt độngvà phát triển.

- Bất kỳ một sự thay đổi về pháp luật và các chính sách sẽ làm chongân hàng phải có thời gian để thay đổi cho phù hợp, nếu không giải quyết tốtngân hàng dễ mất uy tín với khách hàng và hoạt động kinh doanh của ngânhàng cũng bị ảnh hưởng và kém hiệu quả Như vậy, sự thay đổi pháp luật vàchính sách sẽ tác động gián tiếp tới việc quản lý các cấp trong ngân hàng.

* Khoa học - công nghệ

- Công nghệ ngân hàng không chỉ là một yếu tố quan trọng ảnh hưởnglớn tới hoạt động kinh doanh và TTKDTM của các ngân hàng hiện nay màcòn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý TTKDTM trong ngânhàng Khi công nghệ ngân hàng tiên tiến sẽ góp phần nâng cao chất lượng vàsố lượng các thanh toán trong ngân hàng bằng sự nhanh chóng, chính xác,thuận tiện, hiện đại Khi đó TTKDTM sẽ tốt hơn góp phần tối đa hóa lợinhuận và thực hiện các mục tiêu khác của ngân hàng, là điệu kiện để ngânhàng quan tâm hơn tới các hoạt động liên quan bổ trợ cho TTKDTM Nóichung, việc ứng dụng các thành tựu công nghệ tin học và tự động hóa vàoquản lý TTKDTM sẽ giúp cho bộ phận quản lý thực hiện tốt hơn các chứcnăng của mình vì các công việc được thực hiện trên các máy vi tính vừa chínhxác, an toàn lại vừa nhanh chóng, tiện lợi

- Khi khoa học và công nghệ hiện đại sẽ cho phép tiếp thu tốt hơn cácloại hình quản lý đặc biệt là quản lý TTKDTM từ các ngân hàng khác là cáctổ chức quốc tế về các hình thức điều hành, tổ chức TTKDTM Hiện nay, cácthành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất luôn được ưu tiên ứng dụng vào lĩnhvực ngân hàng góp phần nâng cao năng lực quản lý trong ngân hàng tạo ra cơhội phát triển và tăng cường khả năng cạnh tranh của ngân hàng.

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TTKDTM TẠI CHI NHÁNH BÁCH KHOA

2.1 Khái quát chung về Chi nhánh NHNo&PTNT Chi nhánh Bách Khoa

Tên gọi: Chi nhánh NHNo&PTNT Bách Khoa.

Trụ sở: Số 92, Võ Thị Sáu, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.

2.1.1 Các hoạt động kinh doanh

- Nhận tiền gửi.

- Đầu tư và cho vay bao gồm:

+ Cho vay tổ chức cá nhân dưới các hình thức: Cho vay thương mại; Chovay tiêu dùng; Tài trợ cho dự án.

+ Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng khác: Bảo lãnh; Cung cấp các dịch vụủy thác và tư vấn; Mua bán ngoại tệ.

- Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Bách Khoa

Ngân Hàng Nông Nghệp và Phát Triển Nông Thôn Việt NamNgân Hàng Nông Nghệp và Phát

Triển Nông Thôn Bách KhoaBan Giám Đốc

Phòng Kế Hoạch - Kinh Doanh:

+ Tín Dụng+ Kế Hoạch+ Thanh Toán Quốc Tế

Phòng Kế Toán - Ngân Quỹ:

+ Kế Toán+ Tin Học+ Điện Toán

Phòng Hành Chính - Nhân Sự:

+ Hành Chính+ Tổ Chức Cán Bộ

Phòng Marketing

Phòng Giao Dịch:

+ PGD số 4+ PGD số 7+ PGD số 9+ PGD Kim Liên

Hiện tại các nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa do phòngKế hoạch – Kinh doanh đảm nhiệm Các nghiệp vụ chính của hoạt động thanhtoán là:

- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế, tài trợ xuất - nhập khẩu,bảo lãnh và tái bảo lãnh, mua bán ngoại tệ, dịch vụ chi trả kiều hối, thu ngânphiếu lấy tiền mặt và ngược lại, dịch vụ kiểm đếm giao nhận tiền tận nơi chođơn vị.

- Dịch vụ thanh toán chuyển tiền nhanh qua mạng vi tính trong phạm vitoàn quốc và qua hệ thống Swift trên toàn thế giới.

- Thực hiện các dịch vụ thanh toán khác như:

- Thực hiện các dịch vụ thanh toán khác như: chuyển tiền đi và nhận trảtiền qua thanh toán chuyển tiền toàn quốc Giao dịch tự động bằng máy ATM;Dịch vụ thu hộ, chi hộ, chi trả lương cán bộ công nhân;

Xét theo loại hình dịch vụ TTKDTM thì Chi nhánh Bách Khoa cung cấpcác dịch vụ sau:

các dịch vụ sau: UNC; UNT; Thanh toán bằng séc; Thanh toán điện tử.

2.1.3 Tình hình hoạt động trong giai đoạn 2007 - 2009

Hoạt động của Chi nhánh Bách Khoa trong giai đoạn 2007 – 2009 đượctóm tắt qua bảng sau:

Bảng 01: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2007 - 2009

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2007, 2008, 2009)

2.1.4 Định hướng hoạt động kinh doanh

Trong tương lai, Chi Nhánh Bách Khoa sẽ từng bước tạo lập nền tảngvững chắc từ cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ, nhân lực, mạng lưới, thị

phần và khách hàng để hoàn thành toàn diện nhiệm vụ kinh doanh cũng nhưhoàn thành chỉ tiêu của một Chi nhánh cấp I mà NHNo&PTNT Việt Namgiao cho Tăng cường các biện pháp thúc đẩy các nghiệp vụ kinh doanh, xâydựng hệ thống thực hiện các nghiệp vụ đó với mục tiêu hiện đại và đủ sứcvượt qua những thử thách của nền kinh tế thị trường Trong năm 2010, Chinhánh sẽ cố gắng hoàn thiện chỉ tiêu sau: Nguồn vốn đạt 1450 tỷ đồng; Dư nợđạt 1100 tỷ đồng Bên cạnh đó là các chỉ tiêu cụ thể khác và tiếp tục thực hiệncác chỉ tiêu mà NHNo&PTNT Việt Nam giao cho.

2.2 Thực trạng TTKDTM tại Chi Nhánh Bách Khoa

2.2.1 Tình hình chung TTKDTM

Giai đoạn 2007 – 2009 là thời kỳ nền kinh tế Việt Nam có nhiều sựbiến động bất ngờ, đặc biệt là cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008,đã gây ra nhiều ảnh hưởng tới ngành ngân hàng Và trong giai đoạn này,TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa đang từng bước chuyển đổi để phù hợpvới yêu cầu thanh toán của nền kinh tế Tình hình chung của TTKDTM có thểtóm tắt qua bảng sau:

Bảng 02: Tình hình thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa

Đơn vị: Triệu đồng

Chỉ tiêu Số tiền2007Tỷ trọng Số tiền2008Tỷ trọng Số tiền2009Tỷ trọng

TTDTM 1.222.745 47,06% 3.019.690 43,46% 2.162.420 30,8%TTKDTM 1.375.524 52,94% 3.928.515 56,54% 4.858.424 69,2%

chênh lệch khá thấp về tỷ trọng giữa hai hình thức này cho thấy Chi nhánhBách Khoa chưa thực sự quan tâm và phát triển TTKDTM Một nguyên nhânkhác của thực trạng này do là một Chi nhánh mới thành lập cho nên cơ sở vậtchất và uy tín trong thanh toán với khách hàng là chưa cao cùng với đó làthực trạng quản lý TTKDTM còn nhiều tồn tại chưa được giải quyết

Số liệu ở Bảng 02 cho ta thấy, công tác TTKDTM tại Chi nhánh BáchKhoa ngày càng chiếm tỷ trọng và khối lượng cao hơn Năm 2008, do nhiềunguyên nhân khác nhau trong đó có sự đi xuống của thị trường chứng khoánvà cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đã có những ảnh hưởng lớn đến khốilượng thanh toán chung tại Chi nhánh khi tăng từ 2.598.269 triệu đồng lên tới36.948.205 triệu đồng tức là gần 170% Trong đó, TTKDTM đạt 3.928.515triệu đồng chiếm 56,54% trong tổng thanh toán chung cuả Chi nhánh BáchKhoa trong khi đó doanh số thanh toán bằng tiền mặt chiếm 3.019.690 triệuđồng chiếm 43,46% trong tổng doanh số thanh toán chung Đến năm 2009,doanh số TTKDTM tiếp tục được duy trì và đã đạt mức 4.858.424 triệu đồngchiếm 69,2% trong tổng doanh số thanh toán chung, trong khi đó doanh sốthanh toán bằng tiền mặt là 2.162.420 triệu đồng chiếm 30,8% trong tổngdoanh số thanh toán chung và giảm 28,39% so với cùng kỳ năm 2008 Nhưvậy, TTKDTM đã thay đổi lớn về tỷ trọng trong 2 năm 2008 – 2009 với sựđầu tư về các yếu tố như con người (đặc biệt trình độ tin học), công nghệ vàđặc biệt là sự bố trí bộ phận quản lý TTKDTM riêng vào năm 2008 theoquyết định của phòng Kế hoạch – Kinh doanh.

2.2.2 Thực trạng hoạt động TTKDTM theo các hình thức

Từ khi thành lập vào năm 2001, Chi nhánh Bách Khoa đưa vào hoạtđông 4 hình thức TTKDTM bao gồm: UNC; UNT; Thanh toán bằng séc;Thanh toán điện tử (thực chất bao gồm: thanh toán qua mạng máy tính và

năm 2002, thì thanh toán điện tử thực sự chiếm phần lớn TTKDTM so với cáchình thức khác Cụ thể TTKDTM theo hình thức của Chi nhánh Bách Khoagiai đoạn 2007- 2009 được thể hiện qua Bảng 03 dưới đây:

Bảng 03: Tình hình thanh toán KDTM tại Chi nhánh Bách Khoa.

(Nguồn: Báo cáo TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa năm 2007, 2008, 2009)

Qua số liệu trong bảng trên ta thấy cơ cấu về khối lượng và tỷ trọng củacác hình thức TTKDTM thay đổi liên tục trong giai đoạn này Năm 2007, haihình thức chiếm tỷ trọng cao nhất là thanh toán theo hình thức UNC đạt695.142 triệu đồng chiếm 26,754% trong tổng trị giá TTKDTM của Chinhánh Bách Khoa thì thanh toán điện tử chiếm tới 67,97% với 1.766.043 triệuđồng Tới năm 2008 thanh toán bằng UNC giảm xuống chỉ còn 20,24% thìthanh toán điện tử tiếp tục tăng lên 4.874.166 triệu đồng trong tổng TTKDTM6.948.205 triệu đồng tại Chi nhánh Sự tăng trưởng của hình thức thanh toánđiện tử còn được ghi nhận rõ hơn khi năm 2009 thanh toán điện tử đạt5.524.001 triệu đồng chiếm 78,68% TTKDTM tại Chi nhánh tăng 13,33% sovới năm 2008, trong khi đó còn thanh toán UNC, UNT, séc đều giảm so vớinăm 2008

Trước hết, để đạt được kết quả như trên là do Chi nhánh Bách Khoa đãtrang bị đầy đủ máy vi tính và thực hiện nối mạng để thanh toán Việc thanhtoán chuyển tiền qua mạng vi tính đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, chínhxác, an toàn đã tạo được uy tín đối với khách hàng, thu hút được nhiều kháchhàng đến giao dịch Thứ hai, là việc thực hiện tin học hoá công nghệ thanh

toán đã đẩy nhanh được tốc độ thanh toán, khắc phục được tình trạng chậmtrễ, sai sót Sau đó phải kể đến việc hoàn thành tốt việc lập kế hoạch và tổchức trong quá trình thanh toán của Chi nhánh Hai hình thức thanh toán cònlại là thanh toán bằng séc và UNT do ít được chú trọng và cũng chưa có điềukiện phát triển luôn chiếm tỷ trọng khá nhỏ trong TTKDTM.

* Thanh toán bằng UNC

UNC là một hình thức TTKDTM khá quan trọng trong mọi NHTM đượcthể hiện không chỉ trong khối lượng thanh toán mà còn cả trong những ưuđiểm (như thủ tục thanh toán đơn giản) của hình thức này so với hình thứcthanh toán bằng UNT và thanh toán bằng séc Hiện nay, UNC tại Chi nhánhBách Khoa có xu hướng giảm rõ rệt là do đặc điểm của sự phát triển trongTTKDTM đặc biệt là sự phát triển của thanh toán điện tử Qua Bảng 03 tathấy, hình thức thanh toán bằng UNC cùng với thanh toán điện tử đóng vai tròchủ yếu trong công tác TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa Cụ thể năm 2007hình thức này đạt 695.142 triệu đồng chiếm 26,754% trong khi đó thanh toánđiện tử chiếm 67,97% Nhưng với sự phát triển của hình thức thanh toán điệntử thì thanh toán bằng UNC nói riêng và các hình thức thanh toán KDTMkhác nói chung đều giảm Năm 2008 thanh toán bằng UNC chiếm 20.24% vớikhối lượng 1.406.317 triệu đồng trong tổng TTKDTM mặt tăng 102,3% sovới năm trước Năm 2009, thanh toán bằng hình thức UNC đạt doanh số962.558 triệu đồng chiếm 13,71% trong tổng TTKDTM, giảm 31,55% so vớinăm 2008 Nguyên nhân của sự suy giảm trên là chương trình máy vi tính chưaphù hợp trong việc khớp chứng từ và thanh toán theo hình thức này các đơn vịmua thường hay chiếm dụng vốn của đơn vị bán Hiện nay với những thay đổitrong công tác trả lương, trả công, nộp thuế… hình thức UNC được kỳ vọng sẽngày càng phát triển và Chi nhánh Bách Khoa đã bắt đầu có những thay đổi

* UNT

Do khá nhiều nguyên nhân cho nên đây là hình thức được sử dụng íttrong nhất trong các hình thức TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa hiện nay,thể hiện qua số liệu trong Bảng 03 UNT chỉ chiếm 0,016% vào năm 2007 vàtăng lên 3,13% vào năm 2008, trong khi đó UNC thì chiếm 1,84% năm 2009.Nhìn chung UNT phát triển chậm và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh sốTTKDTM, chỉ chiếm khoảng 0,9% trong tổng các hình thức thanh toán khôngdùng tiền mặt Cụ thể, năm 2007 là 415 triệu đồng, năm 2008 là 217.478 triệuđồng, năm 2009 là 129.184 triệu đồng Cũng giống như hình thức UNC, nếuxét sự tăng giảm tương đối thì giai đoạn 2008 – 2009, UNT giảm 88.294 triệuđồng trong khi tăng với con số 217.063 triệu đồng ở giai đoạn 2007 - 2008.

* Thanh toán bằng séc

Hiện nay tại Việt Nam thanh toán bằng séc trong vẫn còn khá mới mẻmặc dù đó là một trong các hình thức TTKDTM hữu hiệu khi giảm các chiphí phát sinh trong các giao dịch mua bán Dựa vào Bảng 03 ta thấy thanhtoán bằng séc năm 2007 đạt 5,26% là 136.669 triệu đồng trong tổngTTKDTM, đây là một khối lượng khá thấp biểu hiện sự kém phát triển củahình thức này Mặc dù năm 2008 thanh toán bằng séc tăng lên 450.244 triệu,tức tăng 229,44% so với cùng kỳ năm 2007, nhưng tỷ trọng của nó trongTTKDTM vẫn rất thấp (6,48%) Năm 2009, thanh toán bằng séc là 405.102triệu đồng chiếm tỷ trọng 5,77% trong tổng TTKDTM giảm 10,03% so vớinăm 2008 Qua sự phân tích trên cho thấy phần nào sự thiếu quan tâm của Chinhánh Bách Khoa trong việc quản lý cũng như phát triển hình thức thanh toánséc, cụ thể trong việc triển khai kế hoạch đối với hình thức này khi mà trongnhiều năm chưa có một văn bản cụ thể để phát triển Nguyên nhân chủ yếucần xét đến là thanh toán bằng séc có nhiều hạn chế như: phạm vi thanh toáncòn hẹp, mức thu nhập của đại bộ phận những người dân còn thấp, thời hạn

hiệu lực thanh toán séc dài gây khó khăn trong việc kiểm soát và hạn chế sựthúc đẩy quá trình luân chuyển vốn Để đẩy mạnh thanh toán séc cần quản lýtốt hơn việc phát hành và đưa séc vào thanh toán, ngoài ra phải bổ sung quyđịnh chặt chẽ cách hạch toán séc để đảm bảo quyền lợi cho các bên tham gia,giúp cho việc kiểm soát được dễ dàng, đảm bảo an toàn tài sản trong khâuthanh toán

* Thanh toán điện tử

Với việc ngành Ngân hàng đã và đang áp dụng những thành tựu củacông nghệ thông tin và kết hợp với xu thế phát triển của ngân hàng vào côngtác TTKDTM, năm 2007 chuyển tiền điện tử bắt đầu được sử dụng nhiều vàrộng rãi nhờ có được những ưu điểm vượt trội so với những hình thức thanhtoán khác khi chiếm tới 67,97% về tỷ trong và đạt 1.766.043 Năm 2008,chuyển tiền điện tử đạt 13.358 món với giá trị 4.874.166 triệu đồng về tỷtrọng vẫn chiếm 70,15% trong tổng số TTKDTM nhưng khối lượng đã tănggần gấp 3 năm Đến năm 2009: hình thức thanh toán này tiếp tục tăng lên đạt19.065 món với giá trị 5.524.001 triệu đồng chiếm 78,68%, khối lượng tăng13,33% so với cùng kỳ năm trước Nguyên nhân là do Chi nhánh Bách Khoađã có những giải pháp đổi mới cơ chế, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viêncó trình độ nghiệp vụ tốt, cải tiến hệ thống thanh toán điện tử bằng việc thamgia hệ thanh toán liên ngân hàng, thanh toán quốc tế, giảm thời gian thanhtoán điện tử và rất ít xảy ra sai sót Bên cạnh đó thanh toán điện tử ngày càngđược mở rộng thông qua hệ thống máy tính và hệ thống máy rút tiền ATM đãđược nhiều người ưa dùng vì thủ tục đơn giản, thời gian luân chuyển chứng từnhanh, đảm bảo chuyển tiền an toàn, chính xác, đã đáp ứng được nhu cầuthanh toán của khách hàng.

2.2.3 Thực trạng hoạt động TTKDTM theo đối tượng thanh toán

Về đối tượng thanh toán, qua phân tích Bảng số 04 dưới đây cho thấy tỷtrọng trong công tác TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa ngày càng tăng, nhưngđối tượng tham gia thanh toán vẫn chủ yếu là các doanh nghiệp quốc doanh.

Bảng 04: Thực trạng TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa

các doanh nghiệp ngoài quốc doanh mở tài khoản và có nhiều chính sách ưuđãi nhằm tăng khối lượng nhưng tỷ trọng TTKDTM của các doanh nghiệpngoài quốc doanh tăng trưởng không cao.

2.3 Thực trạng quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa

2.3.1 Thực trạng quản lý TTKDTM tại Chi nhánh

Ngày 07/09/2007, Giám đốc Chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam Chinhánh Bách Khoa đã ký quyết định số: 239/QĐ/NHBK-TCCB Theo quyếtđịnh này Chi nhánh sẽ giao cho Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đảm nhiệmviệc quản lý nghiệp vụ thanh toán của Chi nhánh Phòng sẽ có quyền ra cácquyết định trực tiếp đồng thời sẽ chịu trách nhiệm trong quá trình quản lý hoạtđộng thanh toán tại Chi nhánh Như vậy, từ năm 2008 mọi vấn đề về quản lýTTKDTM sẽ do Phòng Kế hoạch – Kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện.Quyết định này đã tạo ra nhiều thay đổi tích cực thúc đẩy sự phát triển hoạtđộng thanh toán trong đó có TTKDTM Dưới sự quản lý của Phòng Kế Hoạch– Kinh Doanh và Chi nhánh Bách Khoa TTKDTM đang dần chiếm ưu thếtrong công tác thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa Những đổi mới trongcông tác TTKDTM của Chi nhánh trước hết phải kể đến công tác lập kếhoạch với những phương án đưa vào hoạt động những hình thức TTKDTM cónhiều ưu điểm hơn, và việc tổ chức sự hoạt động của các hình thức này cùngvới việc thực hiện tin học hóa công nghệ thanh toán, đẩy nhanh được tốc độluân chuyển chứng từ, rút ngắn thời gian thanh toán, khắc phục được tìnhtrạng thanh toán chậm trễ, sai sót Quyết định cũng tạo ra sự đồng bộ trongviệc điều hành TTKDTM và có hiệu quả hơn Như vậy sự thay đổi trong quảnlý đối với từng hình thức của Chi nhánh Bách Khoa đã góp phần không nhỏvào sự phát triển thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng Hiện nay, côngtác quản lý của Chi nhánh được chia ra thành 3 nội dung và thực trạng của

* Thực trạng lập kế hoạch TTKDTM tại Chi nhánh:

Hiện tại, việc lập kế hoạch Chi nhánh Bách Khoa do Phòng Kế Hoạch –Kinh Doanh và bộ phận Kế hoạch của phòng chịu trách nhiệm lập kế hoạchvề TTKDTM tại khu vực Chi nhánh phụ trách Các cuộc điều tra TTKDTMđược Chi nhánh thực hiện chủ yếu vào năm 2004 đã đưa ra được các kết luậnthiết thực làm cơ sở cho công tác quản lý Trong giai đoạn năm 2007 – 2009,thực trạng công tác này tại Chi nhánh có những đặc điểm như sau:

- Nghiên cứu và dự báo khả năng TTKDTM của Chi nhánh:

+ Năm 2008, bộ phận Kế hoạch đã được hiện đại hóa bằng việc trang bị100% các chương trình tin học cơ bản, tin học ứng dụng Đây là bước tiếnquan trọng giúp Chi nhánh có thể nghiên cứu tốt hơn về các lĩnh vực hoạtđộng trong đó có TTKDTM Việc đưa ra mục tiêu là các nghiên cứu phải sátthực trong TTKDTM là tiêu chí mà Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh giao chobộ phận Kế Hoạch thực hiện và tiêu chí này đã được bộ phận thực hiện khátốt thể hiện qua việc phân chia các loại hình TTKDTM và sự phát triển trongtương lai của các loại hình này

+ Về công tác dự báo, Bộ phận Kế hoạch đã đưa vào ứng dụng khánhiều loại hình dự báo như là: Dự báo trung hạn; Dự báo dài hạn Nhưng xétvề tính chất của các dự báo thì hầu hết các dự báo đều là dự báo định tính.Thông qua những hình thưc dự báo đó, các con số dự báo về sự phát triển củaTTKDTM đã dựa vào thực những thực tế về TTKDTM trong quá khứ và hiệntại cũng như đã xét đến các yếu tố ảnh hưởng đến nó Bên cạnh đó việc dựbáo tại chi nhánh được thực hiện khá tuần tự dựa chủ yếu vào các mô hìnhtoán học và mô hình thống kê Hiện tại, xác định mục tiêu và lựa chọn loạihình dự báo được đưa ra bởi trưởng bộ phận Kế hoạch có thông qua Trưởngphòng Kế hoạch – Kinh doanh Các bước tiếp theo là xác định thời gian dựbáo (thường là 1 đến 5 năm), chọn mô hình, thu thập và tiến hành dự báo sẽ